ما هو برنامج CLM وهل تحتاجه؟

ما هو CLM؟

يعنيCLM إدارة دورة حياة العقد. إنها عملية التعامل مع العقود من البداية إلى النهاية، منذ صياغتها والتفاوض بشأنها لأول مرة، وحتى توقيعها وتنفيذها ثم تجديدها أو إلغاؤها.

تتضمن دورة حياة إدارة العقود أشياء مثل تتبع المواعيد النهائية، والتأكد من التزام جميع الأطراف بالشروط، والتعامل مع أي تغييرات أو مشكلات قد تظهر على طول الطريق.

ما هو برنامج CLM؟

برنامج CLM عبارة عن أداة تستخدمها فرق المبيعات لتبسيط وأتمتة المراحل المختلفة لإدارة العقود.

يمكن أن يساعدك الحل الفعال لإدارة دورة حياة العقد أنت وفريقك على:

• تحسين الكفأة

• تبسيط عمليات البيع

• تقليل المخاطر القانونية لشركتك

• تحسين الامتثال على كلا الجانبين

• تعزيز التعاون

• تحسين أداء العقد

يساعد برنامج إدارة دورة حياة العقد فريقك على إنجاز كل هذه الأشياء في مراحل محددة.

مراحل إدارة دورة حياة العقد

تتم عملية إدارة دورة حياة العقد بترتيب منطقي. يشتمل أفضل برنامج CLM على ميزات تساعدك على الانتقال بكفاءة من مرحلة إلى أخرى.

إنشاء العقد

يتضمن ذلك صياغة شروط وأحكام العقد، غالبًا باستخدام قوالب أو لغة معيارية أو متطلبات محددة. قد تتضمن هذه المرحلة التعاون بين مختلف أصحاب المصلحة في الشركة، بما في ذلك الأقسام القانونية والمشتريات وإدارة المنتجات والمبيعات والإدارات الأخرى.

التفاوض والموافقة

بمجرد إعداد المسودة الأولية، يجوز لجميع الأطراف المعنية التفاوض للتوصل إلى شروط مقبولة للطرفين. تتضمن هذه المرحلة المناقشات والمراجعات ووضع اللمسات النهائية على الاتفاقية. يجوز لأصحاب المصلحة الموافقة على الشروط أثناء التفاوض، أو ببساطة الموافقة على العقد عند الانتهاء منه.

تنفيذ العقد

بمجرد التفاوض على العقد والموافقة عليه، يتم توقيعه من قبل جميع الأطراف عبر التوقيع الإلكتروني، مما يجعله ملزمًا قانونًا.

التخزين والتنظيم

يجب تخزين العقود وتنظيمها بشكل آمن ليسهل الوصول إليها. يتضمن هذا عادةً نوعًا ما من نظام إدارة المستندات الرقمية، والذي يمكن لجميع الأطراف وأصحاب المصلحة الوصول إليه.

إدارة الالتزامات

طوال دورة حياة إدارة العقد، يجب على جميع الأطراف الوفاء بالتزاماتهم على النحو المبين في الاتفاقية. ويساعد برنامج CLM على تتبع هذه الالتزامات وإدارتها، مما يضمن تلبية كلا الطرفين لالتزاماتهما التعاقدية.

التعديلات وإعادة التفاوض

في بعض الأحيان، قد تحتاج العقود إلى التعديل بسبب التغيرات في الظروف أو المتطلبات. يمكن لبرنامج CLM تسهيل عملية إدارة التعديلات وإعادة التفاوض، مما يضمن توثيق جميع التغييرات بشكل صحيح.

التجديد أو الإنهاء

ومع اقتراب نهاية مدة العقد، يمكن لبرنامج CLM تقديم تذكيرات وإشعارات لتواريخ التجديد أو الإنهاء. بعد ذلك، يمكن للأطراف المعنية تقييم مدى نجاح العقد وتحديد ما إذا كان سيتم تجديد الاتفاقية أو إعادة التفاوض بشأنها أو إنهاؤها.

التحليل وإعداد التقارير

يمكن لبرنامج CLM إنشاء تقارير حول أداء العقد والامتثال والمخاطر والمقاييس الرئيسية الأخرى. يمكن أن تساعدك هذه المعلومات أنت وفريقك على اتخاذ قرارات مستنيرة بشأن العقود المستقبلية، وتحسين عملية إدارة دورة حياة العقد بشكل عام.

هل تحتاج حقًا إلى برنامج CLM؟

تعتبر أدوات إدارة دورة حياة العقد مثالية لفرق المبيعات الكبيرة التي تنشئ أعدادًا كبيرة من العقود لخدمات متعددة. لقد تم تصميمه لعقود وعمليات أكثر تعقيدًا.

وأيضًا، كلما زاد عدد أصحاب المصلحة المشاركين في CLM، كلما كان برنامج CLM أسهل في تنفيذ العملية. بالإضافة إلى فرق المبيعات، قد يشمل أصحاب المصلحة الآخرون ما يلي:

• الإدارات القانونية

• الإدارات المالية

  

• فرق المشتريات والمشتريات

• فرق العمليات

• مدراء ومدراء العقود

ولكن بالنسبة للشركات التي لديها فرق مبيعات أكثر مرونة وعقود أبسط، قد يكون برنامج CLM أداة قوية ومعقدة للغاية. قد يعني هذا أيضًا أنك تنفق أكثر مما تحتاج إليه حقًا.

هذا لا يعني أنه لا ينبغي عليك استخدام برنامج CLM. ولكن قد تكون أفضل حالًا باستخدام أداة أبسط مثل Proposify.

مقارنة برامج CLM

على الرغم من أن Proposify ليس برنامج CLM، إلا أنه يشترك معه في العديد من الميزات.

عملية إدارة العقود المتسقة والمتكررة

يؤدي استخدام البرنامج إلى تسهيل عملية إدارة العقود المتسقة والمتكررة من خلال توحيد القوالب وسير العمل وعمليات الموافقة. وهذا يضمن التوحيد في إنشاء العقود وتنفيذها ومراقبتها، مما يؤدي إلى زيادة الكفاءة والامتثال وتخفيف المخاطر.

إدارة الأدوار والأذونات

تسمح إدارة الأدوار والأذونات لك ولفريقك بالتحكم في الوصول إلى بيانات العقد الحساسة ووظائفه بناءً على أدوار المستخدم ومسؤولياته. ويضمن ذلك أن الموظفين المصرح لهم فقط هم من يمكنهم عرض العقود أو تحريرها أو الموافقة عليها، مما يعزز الأمان والسرية مع تعزيز المساءلة طوال دورة حياة العقد.

مكتبة المحتوى

يمكن لجميع أصحاب المصلحة الوصول إلى الأصول المتعلقة بالعقد في مكتبة محتوى واحدة، بما في ذلك الصور وجداول التسعير والمقتطفات المستخدمة لإنشاء العقود وتحديثها.

التوقيعات الإلكترونية الملزمة قانونًا

يؤدي استخدام برنامج CLM إلى إلغاء الحاجة إلى التوقيعات المكتوبة بخط اليد، مما يؤدي إلى تسريع عملية إتمام العقد. وعلى الرغم من أن برنامج CLM يستخدم التوقيعات الإلكترونية، إلا أنها لا تزال ملزمة قانونًا.

الحقول المخصصة والمتغيرات

تنطبق بعض الحقول والمتغيرات المخصصة على جميع العقود، بغض النظر عما تغطيه. يتضمن ذلك أشياء مثل معلومات المنظمة وأسماء الموقعين وسياسات إنهاء العقد. يسمح البرنامج بملء هذه المعلومات تلقائيًا في العقود.

أمان عالمي المستوى

تتم حماية كل من برنامج Proposify ومعظم برامج CLM بتشفير 256 بت على مستوى البنك وتشفير كلمة المرور أحادية الاتجاه. وهذا يضمن أن عملاءك المحتملين سيشعرون بالأمان بأن بياناتهم الخاصة محمية.

التكامل مع أنظمة إدارة علاقات العملاء (CRM).

يمكن إجراء عمليات تكامل البرامج باستخدام أدوات مثل Salesforce وHubspot وبرامج إدارة الأعمال الأخرى.

ثم يحتوي Proposify على بعض الميزات التي تميزه عن برنامج CLM القياسي.

أسهل في الاستخدام

يعد Proposify أقل تعقيدًا من برنامج CLM، لذا فهو أسهل في الإعداد والتعلم والاستخدام. وهذا يسهل اعتماد فريق المبيعات.

القدرة على تحمل التكاليف

نظرًا لأنها تقنية أبسط، فإن Proposify أقل تكلفة من برنامج CLM. إنها أداة فعالة مثل برنامج CLM، ولكنها أكثر فعالية من حيث التكلفة.

المزيد من التخصيص البصري

يقدم Proposify قوالب عقود قوية ومكونات مرئية فردية يمكن تضمينها في المستندات لتخصيصها وجعلها أكثر فعالية.

يمكن استخدامها كبرنامج اقتراح

هذا هو المكان الذي يتألق فيه Proposify حقًا. احصل على التحكم والرؤية في عمليات العرض، وقم بإقرانها بعملية إدارة دورة حياة العقد للحصول على حل مبيعات قوي وشامل.

توجد خطط التوسع أيضًا في خريطة طريق Proposify لإضافة أدوات محددة لإدارة دورة حياة العقد لتصبح حلاً برمجيًا كاملاً لـ CLM.

السيطرة على العقود الخاصة بك

إذا توصلت إلى استنتاج مفاده أن برنامج CLM أكثر مما تحتاج إليه، فاختر خيارًا أبسط — اقتراح. وسوف يأخذك بكفاءة خلال عملية إدارة دورة حياة العقد، ويوفر العديد من الميزات نفسها التي يوفرها برنامج CLM.

والأهم من ذلك، أنه يوفر مزايا لا يوفرها برنامج CLM، مثل التكلفة المنخفضة، وسهولة الإعداد والاستخدام، والمزيد من التخصيص المرئي.

تعرف على المزيد حول كيف يمنحك Proposify رؤية شاملة والتحكم في عملية إدارة العقود الخاصة بك لمساعدتك على إتمام الصفقات بسرعة وكفاءة أكبر.