ما هو رقم الهاتف الافتراضي وكيف يعمل؟

لم يعد نظام الهاتف القديم الخاص بك يقطعها هذه الأيام. مع زيادة عدد الأشخاص الذين يعملون عن بُعد ، لا تستطيع الخطوط الأرضية التقليدية مواكبة احتياجات عملك.

يجب أن تكون هناك طريقة أفضل لإدارة اتصالات عملك ، أليس كذلك؟ هنالك!

سنقوم بشرح جميع مداخل وعموميات أرقام الهواتف الافتراضية لشركتك وما يجب أن تعرفه عن كيفية عملها.

• ما هو رقم الهاتف الافتراضي؟
• كيف يعمل الرقم الافتراضي؟
• كيفية الحصول على رقم هاتف افتراضي
• الاختلافات بين أرقام الهواتف الافتراضية والعادية
• فوائد الرقم الافتراضي

ما هو رقم الهاتف الافتراضي؟

رقم الهاتف الافتراضي هو رقم هاتف غير مرتبط بموقع مادي. يمكن استخدام الأرقام الافتراضية لإجراء مكالمات أو استقبالها على أي هاتف ، مثل هواتف مكتب VoIP أو الهواتف المحمولة أو الهواتف الذكية. إنه مثالي للموظفين في المكتب ، أو أولئك الذين يعملون في المنزل.

يمكنك تحديد الأجهزة التي تتلقى المكالمات من رقم الهاتف الافتراضي ، وتغييرها عند الحاجة. توفر أرقام الهواتف الافتراضية أيضًا مزيدًا من إخفاء الهوية عبر خطوطك الأرضية ، والتي يمكن للأشخاص العثور عليها في الدلائل عبر الإنترنت.

أرقام الهواتف الافتراضية ضرورية لقبول المكالمات من العملاء في جميع أنحاء العالم ، بغض النظر عن مكان وجود مكاتبهم. يمنحهم خطوط اتصال سلسة مع عملائهم. لا يمكنهم التمييز بين رقم هاتف افتراضي وقياسي.

كيف يعمل الرقم الافتراضي؟

لا تتطلب أرقام الهواتف الافتراضية بطاقة SIM أو عنوانًا فعليًا. بدلاً من ذلك ، تقبل الأرقام الافتراضية المكالمات عبر بروتوكول الصوت عبر الإنترنت (VoIP). في الأساس ، إنها نفس التقنية المثبتة المستخدمة لإجراء مكالمات ورسائل نصية من خلال iMessage أو WhatsApp أو Google Voice.

مكالماتك الهاتفية رقمية ومتصلة عبر الإنترنت وعبر شبكات الهاتف التقليدية. نحن نستخدم عملية تسمى نقل الرقم للتأكد من أنه يمكنك أخذ رقم هاتف عملك معك بغض النظر عن مزود خدمة VoIP.

نتيجة لذلك ، كل ما تحتاجه هو اتصال بيانات سريع وموثوق - 4G LTE أو Wi-Fi - لإجراء مكالمات. هذه هي الطريقة التي تسمح لك أرقام الهواتف الافتراضية بتلقي المكالمات من هاتفك المحمول.

كيفية الحصول على رقم هاتف افتراضي

ليس هناك شك في أن أرقام الهواتف الافتراضية أكثر فائدة من أرقام الخطوط الأرضية التقليدية. إنهم يعملون مع الشركات الصغيرة مع الموظفين عن بعد وكذلك الشركات الأكبر التي تحتاج إلى إدارة الاتصالات في مراكز الاتصال الخاصة بهم.

هناك 3 أنواع من أرقام الهواتف الافتراضية:

1. أرقام الهواتف المحلية - تستند هذه الأرقام إلى مناطق جغرافية معينة ، تُعرف أيضًا باسم مراكز الأسعار أو رموز المنطقة.
2. الأرقام المجانية - هذه أرقام خاصة تبدأ بـ 800 و 888 و 866 وأرقام أخرى تسمح للأشخاص بالاتصال بها دون أي رسوم أو رسوم.
3. الأرقام المميزة - هذه الأرقام هي الأرقام الجذابة التي لا تنسى مثل 1-800-FLOWERS. قد ترغب في شراء هذه ونقلها.

تذكر أنه يمكنك الاحتفاظ برقم هاتفك الحالي واصطحابه معك إلى نظام هاتف افتراضي. مع توسع شركتك ، يمكنك اختيار أرقام جديدة أو تبديل أرقام أخرى متى شئت.

بمجرد تثبيت نظام الهاتف الافتراضي الخاص بك ، سوف تتمنى لو كان لديك في وقت أقرب. سيستمتع فريقك بالحرية والمرونة والتوفير الذي يوفره رقم الهاتف الافتراضي.

بمجرد أن تقرر نوع رقم الهاتف الافتراضي الذي تريده ، يمكنك شراء رقم هاتف افتراضي من مزود VoIP ، مثل Nextiva.

ما الفرق بين رقم الهاتف الافتراضي ورقم الهاتف العادي؟

عادةً ما يتم تثبيت أرقام الهواتف التقليدية وتوفيرها من قبل شركة الهاتف المحلية. لا يعرف معظم الناس أنهم يمتلكون الرقم وليس شركة الهاتف. عادةً ما تخصص شركات الهاتف خطوط الهاتف لعنوان الشارع الذي تم تثبيته فيه.

تتطلب خطوط الهاتف التقليدية تشغيل خطوط الهاتف في جميع أنحاء المبنى إلى كل هاتف مكتبي. تركيب خطوط الاتصالات ليس دائمًا سهلًا ولا ممكنًا في كل مكتب.

ومع ذلك ، فإن رقم الهاتف الافتراضي لا يحدد الموقع ، ولا يرتبط بموقع واحد. إنه يعمل للموظفين داخل وخارج المكتب لأنهم يشاركون نفس السحابة PBX.

هذا يعني أن فريقك الداخلي أو الافتراضي يمكنه استقبال المكالمات من الرقم الافتراضي في المكتب أو في المنزل أو على هواتفهم المحمولة. ويمكنك اختيار من يتلقى المكالمات الواردة من رقم الهاتف الافتراضي حسب توفر موظفيك.

فوائد الرقم الافتراضي

الآن بعد أن أصبحت لديك فكرة أفضل عن هذه الأنواع من أرقام الهواتف ، فقد حان الوقت لتقرير ما إذا كان عملك بحاجة إلى رقم.
فيما يلي بعض الفوائد المفيدة التي يجب أن تعرفها عن أرقام الهواتف الافتراضية.

1) تخلص من الوظائف الإضافية الباهظة والرسوم مع أرقام الهواتف المحلية

يمكن للأشخاص استخدام نظام الهاتف الافتراضي الخاص بك من أي مكان في العالم دون دفع رسوم اتصال باهظة الثمن. يمكنك تقديم رقم هاتف مجاني أو رقم هاتف محلي مخفض قد يقدّره المتصلون العالميون.
دعنا نضع ذلك موضع التنفيذ ونفترض أنك تدير حملات تسويقية في جميع أنحاء الولايات المتحدة. يمكنك أن تطلب من العملاء الاتصال برقمك المجاني - وهو رقم هاتف افتراضي لا يكلفهم تكلفة إضافية لإجراء المكالمة.
سيوجههم الاتصال الداخلي المباشر (DID) إلى الشخص المحدد الذي يحتاجون إلى التحدث معه عن طريق الاتصال بالرقم الافتراضي الذي أنشأته لمدينتهم أو بلدهم. سيتم توجيههم إلى فريق المبيعات الخاص بك ، بغض النظر عما إذا كانوا في بلدان مختلفة. وأفضل جزء: لن يلاحظ العملاء المحتملون أي فرق.
نصيحة احترافية: إذا كنت تتصل بالعملاء المحتملين في منطقة مترو رئيسية مثل واشنطن العاصمة أو فينيكس أو لوس أنجلوس أو سياتل ، فقد ترغب في الحصول على رقم افتراضي محلي.

2) تحسين رضا المتصل مع الردود الآلية

يشمل مقدمو خدمة الهاتف السحابي مثل Nextiva الحاضرين الآليين. يرحب الرد الآلي بالمتصلين ويقدم قائمة مباشرة للوصول إلى الشخص المناسب. تضمن هذه الميزة عدم إضاعة المتصلين للوقت في شرح مشكلتهم للشخص الخطأ.
على سبيل المثال ، إذا اتصل شخص ما برقمك الافتراضي للحصول على مساعدة بشأن سؤال الفواتير ، فسيتم توجيه مكالمته إلى وكيل في فريقك المالي. لن يحتاجوا إلى المرور عبر عدة أشخاص للوصول إلى الوكيل الأفضل استعدادًا لمساعدتهم.
لا تتضمن أنظمة الهاتف التقليدية ميزات توجيه المكالمات القوية هذه. مع أنظمة الهاتف القديمة ، قد تحتاج إلى PBX محلي مكلف ، ومدير لتكنولوجيا المعلومات ، والكثير من العمل القانوني لمجرد الارتداد إلى العملاء. إنه ليس ممتعًا لأي شخص.
تعد خدمة Cloud PBX ، إلى جانب أرقام الهواتف الافتراضية ، هي السبيل للذهاب.

3) الخروج من المكتب بالإضافة إلى بريد صوتي حديث

يتصل رقم الهاتف التقليدي بهاتف مكتب واحد. ماذا يحدث عندما يكون الشخص على هذا المكتب خارج المكتب؟ ليس لديك خيار سوى إرسالها إلى البريد الصوتي. تشير بعض الأبحاث إلى أن العملاء لن يعاودوا الاتصال بك إذا وصلوا إلى بريدك الصوتي.
الأرقام الافتراضية تحل هذه المشكلة. يمكنك إيقاف تشغيل اتصال هاتف المكتب الخاص بهم وجعل الوكلاء الآخرين يردون على المكالمات على هواتفهم المحمولة ، أو إعادة التوجيه إلى وكيل آخر متاح. تقلل هذه الإمكانية من احتمالات وقوع هؤلاء المتصلين ضحية للبريد الصوتي وعدم سماع أي شيء منهم مرة أخرى.
ولكن إذا استمروا في الهبوط على صندوق بريد صوتي ، فلا يزال هناك أمل. يقوم نظام الهاتف الافتراضي بنسخ الرسالة وإرسالها إليك عبر البريد الإلكتروني في غضون ثوانٍ. هل هذا المتصل الآلي أو يتصل بمدرسة طفلك؟ مع البريد الصوتي إلى البريد الإلكتروني ، ستعرف.
الموضوعات ذات الصلة: 35 من ميزات نظام هاتف المكتب الأساسي: دليل المشتري لعام 2020

4) يمكن للموظفين فصل العمل عن هواتفهم الشخصية

ليس فقط المكالمات الواردة هو أن رقم الهاتف الافتراضي مفيد. يمكنك استخدام نفس الرقم لإجراء مكالمات صادرة - سواء أكان ذلك مع عملائك أو زملائك في العمل. كما أنه يخفي معرف المتصل الخاص بك عندما تفعل ذلك.
هذه الميزة الجديدة تجعل أرقام الهواتف الافتراضية مثالية للعاملين عن بعد. أكثر من 38٪ من الشركات لديها أعضاء فريق يعملون عن بعد ؛ هناك تحول ثابت بعيدًا عن العمل في المكتب.

لا يحتاج الموظفون عن بُعد إلى تثبيت هاتف مكتبي في مكاتبهم المنزلية ، ولا استخدام هواتفهم المحمولة لتلقي مكالمات العمل. يخفي رقم الهاتف الافتراضي معرف المتصل الخاص بهم ، مما يمنحهم قدرًا أكبر من التحكم وراحة البال عند الاتصال بجهات الاتصال.
لا داعي للقلق من أن العملاء يعرفون رقمك الخاص. يمكنك تحديد ساعات العمل لرقم الهاتف الافتراضي لقبول المكالمات الواردة أو تحويلها إلى بريد صوتي.