ما هو جسر المؤتمرات وكيف تختار واحدًا؟
نشرت: 2023-12-08مع تحول العمل عن بعد والمختلط إلى القاعدة، أصبح الحفاظ على تواصل الفرق والموظفين أكثر أهمية من أي وقت مضى.
يبرز جسر المؤتمرات كميزة اتصال أساسية لتحسين الاتصال والإنتاجية في الشركات الصغيرة، مما يجعل التعاون الجماعي سهلاً مثل الدردشة مع جارك في المكتب.
تتناول هذه المقالة جسور المؤتمرات بالتفصيل وترشدك في اختيار موفر جسور المؤتمرات المثالي لفريقك.
ما هو جسر المؤتمر؟
جسر المؤتمرات هو رقم هاتف مخصص يدعم مجموعة من الأشخاص الذين يتصلون من مواقع مختلفة لمناقشة موضوع ما.
يمكن للمشاركين حضور المؤتمر من أي رقم هاتف باستخدام هواتفهم المحمولة أو متصفح الويب أو الهاتف المكتبي.
إن الطبيعة المخصصة لجسر المكالمات الجماعية تجعله الحل الأمثل للمؤتمرات الصوتية، مما يجعل التعاون الإنتاجي سهلاً للفرق البعيدة والمختلطة.
كيف يعمل جسر المؤتمر؟
تستخدم أنظمة المؤتمرات تقنية بروتوكول نقل الصوت عبر الإنترنت (VoIP) لإنشاء غرف اجتماعات خاصة. عادةً، تحتوي هذه الغرف أيضًا على وسيط يمكنه كتم صوت المشاركين، أو تغيير أرقام التعريف الشخصية، أو الاتصال برقم هاتف محدد.
كيفية استخدام جسر المؤتمرات
- يوفر منظم الاجتماع للمشاركين رقم هاتف للاتصال بالمؤتمر.
- يقوم المشاركون بطلب رقم الهاتف المقدم من أي هاتف أو اتباع الرابط المقدم.
- عند المطالبة، يقدم المشاركون معرف الاجتماع، الذي يتكون عادة من 10 أرقام.
- ينضم المشاركون إلى قاعة المؤتمرات الافتراضية.
- قد يسمع المشاركون صوت تنبيه عندما ينضم الحاضرون الآخرون إلى المكالمة الجماعية.
يربط جسر المؤتمر عدة متصلين في وقت واحد، وبالتالي "يجمع" هذه المكالمات في خط واحد حيث يمكن للمشاركين التحدث والتفاعل.
كيف تستخدم الفرق الهجينة والبعيدة ميزة تجسير المؤتمرات
هناك العديد من الطرق التي يمكن من خلالها للقوى العاملة المختلطة والبعيدة الاستفادة من جسور المؤتمرات.
اجتماعات افتراضية
يستمتع المتصلون بعقد مؤتمرات صوتية فائقة الوضوح ومشاركة المحتوى بسلاسة في اجتماع افتراضي.
يخلق جسر المؤتمرات المخصص بيئة اجتماع افتراضية تسهل التواصل والتعاون بشكل أعمق بين أعضاء الفريق، مما يعني أن هذه الاجتماعات يمكن أن تكون مؤثرة ومثمرة كما لو كان جميع المشاركين مجتمعين حول نفس الطاولة.
التعاون في الوقت الحقيقي
تتيح جسور المؤتمرات تبادل الأفكار بشكل فوري والتعاون في المشروعات ومشاركة الأفكار. بغض النظر عن اختلافات المنطقة الزمنية، تضمن هذه الأدوات انسجام كل عضو في الفريق ومشاركته.
التدريب والتأهيل
عندما يتعلق الأمر بالتدريب والتأهيل، تعد جسور المؤتمرات مثالية للجلسات التي تستمر طوال اليوم. إنها تتيح لك التواصل مع المواهب وتدريبها من أي مكان في العالم.
تعمل أنظمة هواتف العمل هذه على جعل تجربة التعلم حقيقة واقعة، مما يوفر بداية جذابة للموظفين الجدد، بغض النظر عن موقعهم الفعلي.
قابلية التوسع
يجب أن تواكب أدوات الاتصال الخاصة بك توسع مؤسستك وتبني ترتيبات عمل أكثر مرونة. هذا هو المكان الذي تتألق فيه قابلية التوسع في خدمات المكالمات الجماعية حقًا من خلال تلبية مناقشات الفرق الصغيرة والأحداث على مستوى الشركة.
بدءًا من الشركات الناشئة الصاعدة وحتى الشركات القائمة، تتسع أنظمة اتصالات جسر المؤتمرات لتلبية احتياجاتك.
10 ميزات جسر المؤتمرات الأكثر شعبية
- مؤتمرات الفيديو: توفر فيديو اختياريًا لتكملة المكالمات الصوتية، والمساعدة في الاتصالات الشخصية مع أعضاء الفريق.
- الدردشة والمراسلة: قم بتيسير الحوار النصي في الوقت الفعلي دون تعطيل المحادثة الصوتية الجارية.
- مشاركة الشاشة: يعرض شاشة أثناء المكالمة لعرض المستندات أو الشرائح.
- جدولة الاجتماعات: تبسيط عملية تنظيم المكالمات من خلال تكامل التقويم والتذكيرات في الوقت المناسب.
- نسخ المكالمات: يحول المحتوى المنطوق إلى نموذج مكتوب، وهو أمر مفيد لحفظ السجلات ولأولئك غير القادرين على الحضور.
- التسجيل: يتيح تشغيل الاجتماعات للرجوع إليها أو لمن فاتهم المكالمة الأصلية.
- عناصر تحكم المضيف: قم بتزويد مضيف الاجتماع بأدوات الإشراف لتوجيه تدفق الاجتماع ومعالجة أي مشكلات غير متوقعة، مثل عندما يتم إلغاء كتم صوت ميكروفون شخص ما بشكل غير متوقع.
- ميزات الأمان: تتضمن إجراءات مثل التشفير لضمان إجراء محادثات خاصة وآمنة.
- أرقام الاتصال: تمكين المشاركين من الانضمام إلى المكالمات عبر رقم هاتف محلي أو خط مجاني، مما يوفر بديلاً لأولئك الذين لا يستطيعون الوصول إلى الإنترنت.
- عمليات التكامل: السماح بالمزامنة مع أدوات العمل الأخرى (مثل إدارة علاقات العملاء أو البريد الإلكتروني أو مكتب المساعدة) للحصول على تجربة سير عمل متماسكة.
ما الذي تبحث عنه في خدمة جسر المؤتمرات
يعد اختيار خدمة جسر المؤتمرات المناسبة هو الخطوة الأولى في تعزيز تواصل فريقك وكفاءته.
ما يلي هو تفصيل للأساسيات، مكتملًا بأمثلة عملية، لمساعدتك في العثور على خدمة تتوافق بسلاسة مع احتياجات عملك.
- سهولة الاستخدام: نوصي بمنصة يكون فيها إنشاء اجتماع أو الانضمام إليه سهلاً مثل النقر على زر . يجب أن يكون الوصول إلى جسر المؤتمر خاليًا من التوتر لجميع المستخدمين، مما يعني أن الواجهات سهلة الاستخدام ضرورية عند اختيار جسر المؤتمر.
- التوافق: يجب أن يتم تكوين جسر المؤتمرات المثالي الخاص بك بشكل جيد مع الإعداد الفني الحالي لديك. دمج نظام الهاتف الخاص بك مع عميل البريد الإلكتروني الخاص بك وتقديم تطبيق الهاتف الرقمي الذي يعمل بسلاسة على كل من iOS وAndroid. وينتج عن ذلك اتصال سلس بين الأجهزة وأنظمة التشغيل.
- قابلية التوسع: مع نمو أعمالك، يجب أن تنمو خدمة المؤتمرات لديك أيضًا. أنت تريد أن تتعامل أدوات الاتصال الخاصة بك مع اجتماعات العملاء والموظفين بجميع أحجامها، لذا فإن اختيار جسر مؤتمرات قابل للتطوير من البداية يعد قرارًا تجاريًا حكيمًا. يجب أن تكون إضافة خطوط هاتف المؤتمر لفرق مختلفة أمرًا بسيطًا.
- الميزات: الميزات الصحيحة في برنامج الاتصالات الخاص بك سوف ترفع مستوى اجتماعاتك. على سبيل المثال، يمكن لفريق التسويق الاستفادة من الميزات التفاعلية، مثل ألواح المعلومات أو استطلاعات الرأي للمشاركة. إن معرفة الوظيفة التي ستحتاج إليها في وقت مبكر من العملية يساعدك على اتخاذ القرار الصحيح.
- الصوت والفيديو عالي الدقة: الصوت والفيديو عالي الجودة غير قابلين للتفاوض في بيئة العمل اليوم. فكر في عرض أحد أعضاء الفريق لعميل رئيسي: يمكن للفيديو عالي الدقة والصوت فائق الوضوح أن يترك انطباعًا دائمًا بالاحترافية. إنها فكرة جيدة أن تختبر كيفية تعامل حل المؤتمرات لديك مع مواقف النطاق الترددي المنخفض لتقليل التشويش أو مشكلات الاتصال الأخرى.
- الدعم والموثوقية: يعد دعم وموثوقية جسر المؤتمرات أمرًا بالغ الأهمية مثل ميزاته. إن دعم العملاء الذي يمكن الاعتماد عليه، مثل فريق الخدمة والدعم الحائز على جوائز من Nextiva، يعني وجود مساعدة في متناول اليد أثناء الاجتماعات المحورية. وبالمثل، فإن الخدمة ذات الموثوقية العالية تعني أن اجتماعاتك ستكون متاحة لجميع المشاركين.
- التسعير: من الجيد أن تفكر في إدارة تكاليفك كشركة. مع حل اتصالات الأعمال مثل Nextiva، لن تضطر إلى إنفاق أكثر مما لديك من أجل منح فريقك غرف اجتماعات افتراضية مخصصة كجزء من نظام الهاتف VoIP الخاص به. فكر في الأمر بهذه الطريقة - يدفع جسر المؤتمرات الخاص بك تكاليفه من تكاليف السفر لاجتماع واحد فقط للشركة.
أهم حلول جسر المؤتمرات
قد يكون من الصعب تحديد حل جسر المؤتمرات المناسب لشركتك. ومع أخذ ذلك في الاعتبار، اخترنا أربعة خيارات متميزة تجدها العديد من الشركات مفيدة للغاية.
1) نيكستيفا
تبرز Nextiva كمنصة سهلة الاستخدام تتيح للمستخدمين تبسيط اتصالات الفريق في منصة واحدة سهلة وقوية.
تقدم Nextiva، وهي خدمة VoIP رائدة في الصناعة وحائزة على جوائز، أدوات مؤتمرات الصوت والفيديو ودعم العملاء من الدرجة الأولى، كما أن خدمة الانضمام إلى مؤتمرات الاجتماعات بنقرة واحدة تجعلها واحدة من أفضل مزودي خدمات الهاتف.
2) الذهاب إلى الاجتماع
اسم مألوف في مؤتمرات الفيديو، يقدم GoTo Meeting خبرته إلى جسور المؤتمرات لإجراء مكالمات صوتية متعددة الأطراف.
يتميز ببساطته، والفيديو عالي الجودة، والصوت الذي يمكن الاعتماد عليه، ويقدم ميزات متنوعة مثل مشاركة الشاشة، وتسجيل الاجتماعات، ودعم الهاتف المحمول. إنها أداة مناسبة للشركات التي تحتاج إلى أداة لعقد مؤتمرات الفيديو أولاً.
3) بلوجينز
كانت BlueJeans عبارة عن خدمة جسر مؤتمرات شائعة لشركات السوق المتوسطة والجامعات.
تشتمل موطن قوتها على جودة فيديو وصوت رائعة، وبروتوكولات أمان صارمة، والتعامل الفعال مع الاجتماعات الكبيرة. بعد أن استحوذت عليها شركة Verizon، ستنتهي شركة BlueJeans في أوائل عام 2024.
4) Dialpad (المعروف سابقًا باسم UberConference)
يعد UberConference ، الذي استحوذت عليه شركة Dialpad في عام 2023، بمثابة جسر مؤتمرات شائع.
إنه مجاني لمدة تصل إلى 45 دقيقة و10 مشاركين للمكالمات الشخصية. وهو يوفر أرقام الاتصال عبر الإنترنت والهاتف. من الأفضل استخدامه للاجتماعات السريعة بدلاً من الجسر الصوتي المخصص كجزء من نظام الهاتف.
ارفع مستوى اتصالاتك باستخدام النظام الأساسي المناسب
يعد دمج جسر المؤتمرات في استراتيجية اتصالات عملك أمرًا أساسيًا، نظرًا للانتشار المتزايد للقوى العاملة البعيدة والمختلطة.
عندما تزن عوامل مثل سهولة الاستخدام والتوافق والدعم والموثوقية والأمان، ستكون جاهزًا لتحديد حل جسر المؤتمرات الذي يناسب احتياجات عملك بشكل أفضل.
Nextiva هو أكثر من مجرد حل لعقد المؤتمرات - فهو عبارة عن منصة اتصالات تجارية . بفضل ميزاته المخصصة للمؤسسات، وواجهته سهلة الاستخدام، والدعم السهل، وغير ذلك الكثير، فهو الطريقة المثالية لرفع مستوى تعاون فريقك ودفع أعمالك إلى الأمام.
هل أنت مستعد لتجربة Nextiva؟ تحدث إلى أحد خبراء Nextiva.