3 طرق لجمع الملاحظات حول البحث في البرنامج

ملاحظات الزملاء هي المفتاح لاختيار برنامج العمل المناسب - تعرف على كيفية جمع تلك الملاحظات باستخدام هذه النصائح.

تتبنى المنظمات برامج جديدة لحل مشكلة ما. لكي يحدث ذلك ، تحتاج إلى العثور على البرنامج المناسب الذي يلبي احتياجاتك. ومع ذلك ، فإن أي تغيير في البرنامج سيؤثر على العديد من الأشخاص في مؤسستك ، وليس فقط المستخدمين المباشرين. لذلك من المهم الحصول على تعليقات أثناء البحث عن المنتج المناسب.

على الرغم من أنه قد يكون لديك بالفعل قائمة مختصرة من خيارات البرامج ، فلا تتجاهل الحصول على تعليقات من زملائك. من خلال الحصول على المدخلات في وقت مبكر من العملية ، من المرجح أن تجد المنتج المناسب. وفي النهاية ، ستشعر بمزيد من الثقة والرضا عن شراء البرنامج.

تعرف على كيفية الحصول على تعليقات الزملاء حول البحث عن البرامج باستخدام هذه النصائح.

3 طرق لتضمين الزملاء في البحث عن البرامج الخاصة بك

1. تعامل مع اختيار البرامج على أنه رياضة جماعية

من المهم تحديد جميع الفرق التي ستتأثر بتغيير البرامج وإشراك زملاء العمل من تلك المجموعات في عملية صنع القرار.

قد يبدو الأمر وكأنه خطوة عنق الزجاجة في عملية حيث يمكن للقيادة - أو أي شخص مسؤول عن قرار الشراء النهائي - اتخاذ قرار في النهاية دون مدخلات خارجية. ولكن إذا لم تقم بجمع مدخلات الفريق ، فإنك تخاطر باختيار البرنامج الخاطئ أو مواجهة معركة شاقة عند التبني.

على الأقل ، أنت بحاجة إلى عينة من الأفراد الذين سيستخدمون البرنامج كل يوم ، وشخص مالي ، وشخص من القيادة ، وشخص لديه خبرة فنية ، وشخص من فريقك القانوني. سنتحدث أكثر أدناه حول ما يمكن أن يجلبه كل من هذه الأدوار إلى المحادثة.

2. التزم بخيارات البرامج من 3 إلى 5 لتجنب التحميل الزائد

هناك ظاهرة تُعرف باسم "شلل الاختيار" ، والتي تتلخص في: لا تمنح الناس الكثير من الخيارات وإلا سيتراجعون عن أي شيء ولن يختاروا أي شيء. ينطبق نفس المبدأ على الحصول على تعليقات البرامج من فريقك.

امنحهم ما بين ثلاثة وخمسة خيارات بدلاً من 20. ستتجنب شلل الاختيار ، وسيكون لديك قرار عاجلاً وليس آجلاً. من المحتمل أيضًا أن تحصل على تعليقات أكثر ثراءً ، حيث سيكون لدى فريقك المزيد من الوقت للتعليق بشكل متعمق على بعض الخيارات أكثر مما قد يحصل عليه الكثيرون.

لبدء إنشاء قائمتك المختصرة ، سجّل الدخول إلى Capterra واحفظ منتجاتك المفضلة من دليل البرامج لدينا.

إذا كنت تكافح لتضييق نطاق قائمتك ، فجرب ميزة المقارنة لدينا: ابحث عن فئة البرنامج الخاص بك في Capterra ، وانقر فوق مربع الاختيار "إضافة إلى المقارنة" في منتجات معينة تفكر فيها ، ثم انقر فوق "قارن الآن" للحصول على نظرة عامة موحدة لمقارنة المنتج بشكل أكثر كفاءة.

3. تخصيص مناقشاتك لكل جمهور

يحتاج الأشخاص من فرق مختلفة إلى معلومات مختلفة حول كل خيار برمجي من حيث صلته بأدوارهم. ونظرًا لأن الفرق المختلفة تجلب مجموعات خبراتها الخاصة ، فستحتاج إلى تمثيل وجهات النظر هذه في التعليقات التي تجمعها.

فيما يلي تفصيل لما قد ترغب المجموعات المختلفة في معرفته وما يمكنهم تقديمه:

سوف يسأل قسم الشؤون المالية عن تكلفة البرنامج ، وما هي رسوم الصيانة المرتبطة بكل خيار. يمكنهم مشاركة الأفكار حول ميزانية البرنامج على المدى القصير والطويل.

• ما يجب مشاركته: قم بإحضار سعر كل خيار برنامج ، وتكلفة الصيانة أو الترقيات المحتملة ، وعدد المستخدمين المدفوعين للبرنامج ، وأي تكاليف أخرى قد يواجهها عملك في اعتماد كل خيار.
• ما يجب طرحه: تأكد من ترك هذه المناقشة بفهم واضح للميزانية المتاحة للبرنامج الآن وما إذا كان من المحتمل تغيير هذه الميزانية في السنوات القليلة المقبلة. يجب عليك أيضًا أن تسأل عن التمويل عن تفضيلات الدفع الخاصة بهم (على سبيل المثال ، هل يريدون منك أن تدفع سنويًا ، مما قد يعني أنك تحصل على خصم من بائع البرنامج ، أو شهريًا لتوزيع التكاليف بمرور الوقت).

سوف يرغب القسم القانوني في معرفة ما إذا كان للبرنامج سجل حافل من الامتثال لأمن البيانات وتكريم عقود العملاء. يمكنهم تسليط الضوء على أي لغة مقلقة يجب الانتباه إليها أثناء مفاوضات العقد.

• ما يجب مشاركته: إحضار تفاصيل حول كيفية تفاعل البرنامج مع البيانات وتخزينها ، وما هي معايير أمان البيانات الخاصة به ، وما إذا كان متوافقًا مع لوائح الدولة الأمريكية واللوائح العامة لحماية البيانات في المملكة المتحدة أم لا (من بين التشريعات الأخرى ذات الصلة).
• ما يجب طرحه: يمكن لهذا الفريق مساعدتك في الاستعداد لما ستطلبه من البائع أثناء مفاوضات العقد. يمكنهم أيضًا تقديم نظرة ثاقبة حول العلامات الحمراء التي يبحثون عنها في العقود.

سوف تسأل القيادة عما إذا كانت خيارات البرامج المختصرة الخاصة بك ستعمل على تبسيط العمليات ، وجعل العمل أكثر كفاءة ، والمساعدة في تحقيق أهداف العمل ، وحل مشاكل محددة.

• ما يجب مشاركته: تأكد من أن القيادة تفهم ما يمكن وما لا تستطيع فعله لخيارات البرامج التي حددتها. لا تجعلهم يخوضون في المعلومات: قدم لهم المزايا والعيوب عالية المستوى ، والتكلفة ، وتحسينات الأعمال الناتجة المحتملة.
• ما الذي يجب طرحه: يمكن أن تساعدك القيادة على فهم أولوياتهم للبرامج الجديدة ، والتي يمكن أن تساعدك في تضييق نطاق قائمتك المختصرة وتحديد اختيارك الأفضل في النهاية. يجب أن تسأل عما إذا كانوا يهتمون أكثر بالتكلفة أو الميزات ، بالإضافة إلى نسختهم طويلة المدى للتكنولوجيا في الشركة.

سيرغب المستخدمون في معرفة كيف ستساعدهم خيارات البرامج هذه على أداء وظائفهم ، وكذلك كيف ستتغير أي عمليات حالية. يمكنهم تقديم نظرة ثاقبة حول الميزات الأساسية والميزات التي يرغبون في الحصول عليها في برنامجك الحالي.

• ما يجب مشاركته: أحضر قائمة إيجابيات وسلبيات للميزات المختلفة المتوفرة مع كل حل ، مقترنة بمعلومات حول كيفية تسهيل الميزات للإنتاجية.
• ما يجب طرحه: تعرف على أي نقاط ضعف يواجهها فريقك حاليًا ، إما لأنك لا تملك برنامجًا أو لأن برنامجك الحالي ليس هو الأفضل. اطلب من المستخدمين مشاركة ما يرغبون في الحصول عليه من حل جديد. لطرح أسئلة محددة على فريقك عند مقارنة البرامج ، اتبع دليل المحادثة هذا.

يمكن للخبراء التقنيين التحدث إلى القضايا المتعلقة بالتوافق والتكامل والتنفيذ. يمكنهم أيضًا إلقاء نظرة ثاقبة على المواصفات الفنية لخيارات البرامج.

• ما يجب مشاركته: قم بإحضار معلومات حول عمليات الدمج التي يجب توفرها للبرامج الأخرى التي تستخدمها حاليًا. يجب عليك أيضًا تحديد ما إذا كانت خيارات البرنامج التي تفكر فيها قائمة على السحابة أم محليا.
• ماذا تسأل: إذا لم تكن على دراية جيدة بالتفاصيل الفنية لخيارات البرنامج ، فاطلب ملخصًا للمعلومات التقنية الرئيسية. يجب عليك أيضًا أن تسأل عن أي مشكلات في التنفيذ يتوقعونها.

يؤدي جمع تعليقات مفيدة من فريقك إلى اتخاذ قرارات أفضل بشأن شراء البرامج

شراء البرمجيات ، رغم أنه إنجاز كبير ، ليس هو خط النهاية. الهدف الحقيقي هو الانتقال الناجح إلى تنفيذ واستخدام البرنامج الجديد.

لكي يكون هذا الانتقال ناجحًا ، من الضروري الحصول على موافقة الفريق قبل شراء البرنامج. سيؤدي الحصول على تعليقات أولية في وقت مبكر من العملية ، باستخدام هذه النصائح الثلاث ، إلى تسهيل عملية الشراء واعتماد البرامج في المستقبل.