الرسائل النصية عبر بروتوكول الإنترنت: كيف تعمل وأفضل الممارسات وأفضل مقدمي الخدمات

عندما تحتاج إلى التواصل مع العملاء الذين لا يردون على مكالماتك، يجب أن تكون هناك طريقة أفضل للوصول إليهم. وبالمثل، قد تحتاج إلى خطة احتياطية للوصول إلى العملاء المحتملين أو إخطار الموظفين الذين لا يستطيعون الرد على الهاتف أو لا يمكنهم ذلك .

في هذه المواقف، تصبح الرسائل النصية عبر بروتوكول الصوت عبر الإنترنت (VoIP) في حد ذاتها. يمكنك إرسال رسالة نصية عبر خدمة VoIP الخاصة بشركتك ، وإيصال الرسائل إلى الأشخاص المناسبين، والبقاء في حالة امتثال في نفس الوقت.

تابع القراءة لتتعرف على كيفية إرسال الرسائل النصية من رقم VoIP الخاص بك، وكيف تعمل، وكيف يمكنك استخدامها بالضبط.

ما هي الرسائل النصية عبر بروتوكول الإنترنت (VoIP)؟

تعد الرسائل النصية عبر بروتوكول الإنترنت (VoIP) وسيلة لإرسال واستقبال الرسائل النصية القصيرة عبر رقم هاتفك الذي يوفره مزود خدمة VoIP. قد يكون هذا خطًا أرضيًا أو رقمًا مجانيًا. يمكنك استخدام خدمة VoIP الحالية (أو الجديدة) لإرسال واستقبال الرسائل النصية على نفس النظام الذي تجري فيه مكالمات عملك الهاتفية.

ليست هناك حاجة لالتقاط جهاز محمول أو أن يكون لديك هاتف محمول مخصص للعمل. كل ما تحتاجه هو تمكين ميزات الرسائل القصيرة ورسائل الوسائط المتعددة بواسطة خدمة VoIP الخاصة بشركتك.

كيف تعمل الرسائل النصية عبر بروتوكول الإنترنت (VoIP).

تعمل الرسائل النصية عبر بروتوكول VoIP باستخدام رقم هاتف افتراضي. يمكنك تعيين هذا الرقم لمستخدم أو مجموعة من المستخدمين وتمكين المراسلة النصية عبر اتصال بالإنترنت، مثل Wi-Fi.

عندما يحتاج المستخدمون إلى إرسال رسالة نصية، فما عليهم سوى فتح تطبيق الدردشة الجماعية وإضافة رقم هاتف أو اختيار جهة اتصال موجودة. عندما يقوم أحد الأشخاص بالرد، يتم إعلام نفس المستخدم أو مجموعة المستخدمين.

خلف الكواليس، يستخدم نظام VoIP الخاص بك نفس التقنية التي يستخدمها لإجراء مكالمة هاتفية أو إرسال رسالة فورية. يتم توجيه حزم المعلومات (الرسائل النصية والصور ومقاطع الفيديو وما إلى ذلك) من نظامك السحابي إلى رقم الهاتف المحمول الخاص بالمستلم.

هل تريد معرفة المزيد عن التقنية الكامنة وراء الرسائل النصية عبر بروتوكول الإنترنت (VoIP)؟

ذات صلة: ما هو VoIP؟ دليل المبتدئ للصوت عبر IP

الاختلافات بين الرسائل القصيرة ورسائل الوسائط المتعددة

خدمة الرسائل القصيرة (SMS): وظيفة الرسائل النصية الموجودة منذ عام 1992 للرسائل النصية العادية التي يصل طولها إلى 160 حرفًا والتي يتم تسليمها لمستخدمي الهاتف المحمول. عندما يشير معظم الأشخاص بشكل شائع إلى الرسائل النصية، فإنهم يشيرون إلى الرسائل المستندة إلى الرسائل النصية القصيرة.

️ خدمة رسائل الوسائط المتعددة (MMS): تم تقديم خدمة رسائل الوسائط المتعددة في عام 2002، بناءً على إمكانات الرسائل القصيرة من خلال تمكين مستخدمي الهاتف المحمول من إرسال الصور ومقاطع الصوت ومقاطع الفيديو وعدد أكبر من الأحرف في رسائلهم. تدعم خدمة MMS الملفات الصغيرة التي يصل حجمها إلى 300 كيلو بايت على جميع الهواتف الذكية تقريبًا اليوم.

طرق لاستخدام VoIP والرسائل النصية معًا

هناك العديد من الطرق التي يمكنك من خلالها استخدام الرسائل النصية عبر بروتوكول الإنترنت (VoIP)، ولا توجد قواعد صارمة بشأن متى لا يمكنك استخدام هذه الخدمة. لقد سلطنا الضوء على السيناريوهات الشائعة حيث يمكنك الاستفادة من وظيفة الرسائل النصية عبر بروتوكول الإنترنت (VoIP).

1. دعم العملاء

عندما تحتاج إلى تقديم صور أو معلومات إضافية من العملاء لحالات الدعم، فإن مطالبتهم بالتقاط صورة وإرسالها إلى بريدهم الإلكتروني وتنزيلها وتحميلها على رابط الدعم هي عملية تستغرق وقتًا طويلاً. العميل الذي طلب المساعدة يقوم الآن بكل العمل الثقيل ويشعر بالإحباط. بدلاً من ذلك، يمكنك إرسال رابط إليهم في رسالة نصية حتى يتمكنوا من تحميل الصورة مباشرةً.

تستخدم خدمة إرسال الرسائل النصية عبر بروتوكول الإنترنت (VoIP) نفس تقنية المكالمة التي تتصل بها، مما يضمن تجربة سلسة لعملائك.

هناك أيضًا الميزة الرئيسية المتمثلة في القدرة على إرسال الصور عبر رسائل الوسائط المتعددة. عندما يكون المهندسون الميدانيون، على سبيل المثال، في الموقع مع أحد العملاء، يمكنهم إرسال الصور مباشرة إلى المهندسين الفنيين لتشخيص المشكلات، مما يلغي الحاجة إلى إعادة إحدى المعدات إلى المكتب وتقصير وقت الإصلاح الإجمالي.

2. المتابعة المتوقعة

يصل متوسط ​​معدل الاستجابة لتسويق الرسائل النصية القصيرة إلى 45%. يعد هذا أمرًا مهمًا مقارنة بمعدل الاستجابة للتسويق عبر البريد الإلكتروني بنسبة 6٪ وتحويل المكالمات الباردة بنسبة 2٪.

بعد أن تحدثت مع أحد العملاء المحتملين أو عندما يقوم أحد زائري الويب بتنزيل أحد الأصول، أرسل لهم رسالة نصية بدلاً من الرد على الهاتف أو إضافتها إلى حملة البريد الإلكتروني التالية. عند إنهاء المكالمة بعد مكالمة هاتفية، حدد جهة الاتصال من دفتر العناوين الخاص بك وابدأ في كتابة رسالتك النصية المخصصة. ليست هناك حاجة إلى برامج خاصة — فقط تطبيق VoIP الخاص بك.

لن يؤدي هذا فقط إلى ارتفاع معدل الفتح (نحن نقرأ جميع نصوصنا، بعد كل شيء)، ولكنك تمنح المستلم أيضًا خيار النقر فوق الرابط لمعرفة المزيد حول العرض أو الخدمة التي تقدمها.

3. تذكير التعيين

إذا كان لديك القدرة على تقليل عدد المواعيد الفائتة، فسوف ترحب بذلك بأذرع مفتوحة، أليس كذلك؟

إن قيام العملاء أو المرضى بحجز المواعيد أمر واحد، ولكن حضورهم أمر آخر. يمكنك استخدام الرسائل النصية عبر بروتوكول الإنترنت (VoIP) للأتمتة أو لإرسال تذكيرات يدوية قبل أسبوع أو يوم أو ساعة من الموعد، مما يقلل من احتمالية عدم الحضور.

عندما تجري مكالمة مباشرة مع مريض وتحجز الموعد التالي، قلل من احتمالية تدوين الوقت أو التاريخ الخطأ عن طريق إرسال رسالة نصية قصيرة أثناء المكالمة.

وبالمثل، يمكنك تبسيط خطوات حجز المواعيد المتكررة. عندما يحتاج المريض إلى حجز موعد جديد بشكل منتظم، يمكنك إرسال رابط له عبر الرسائل القصيرة حتى يتمكن من اختيار موعده. يمكنك توفير الوقت في إجراء المكالمات التي لا تتصل، ويمكن للمرضى جدولة المواعيد في الوقت الذي يناسبهم.

4. إرسال رسالة نصية بعد المكالمات الفائتة

كم مرة تلقيت إشعارات بمكالمة فائتة فقط لمعاودة الاتصال ولم يرد عليك أحد؟ علامة الهاتف أو تنس البريد الصوتي - أيًا كان ما تسميه - غير منتجة.

وربما أيضًا أنك لا تعرف من صاحب المكالمة الفائتة. لذلك، تقوم بإعادة المكالمة، ولا أحد يجيب، ولن تكون أكثر حكمة.

بدلاً من ذلك، يمكنك إرسال رسالة نصية تقر فيها بفوت المكالمة ودعوة المتصل لمعاودة الاتصال في الأوقات المقترحة. قد تكون لديك فجوة بين الساعة 1 ظهرًا و2 ظهرًا، أو قد لا يمكن الاتصال بك إلا أثناء النوبة الليلية.

أو، إذا كنت مرتبطًا بمكالمة أخرى، أرسل رسالة نصية قصيرة لتخبرهم أنك مشترك حاليًا وستعاود الاتصال بهم بمجرد أن تتاح لك الفرصة. يمكنك أيضًا إعداد الردود التلقائية بحيث يتلقى المتصل تلقائيًا رسالة نصية عندما تفوت مكالمة.

قيود استخدام رسائل SMS مع أرقام VoIP

مثل جميع التقنيات، هناك بعض القيود التي يجب أن تكون على دراية بها.

فيما يلي ستة أشياء يجب مراعاتها عند تحديد ما إذا كانت الرسائل النصية عبر بروتوكول الإنترنت (VoIP) مناسبة لشركتك الصغيرة أو مؤسستك:

• حدود معدل الرسائل النصية : لا يمكنك إرسال عدد غير محدود من الرسائل النصية.
• وظيفة الرسائل القصيرة: لا يدعم جميع موفري خدمة VoIP وظيفة الرسائل القصيرة.
• أحجام الملفات الكبيرة: لا يتم دعم الصور أو مقاطع الفيديو الكبيرة التي يزيد حجمها عن 1 ميغابايت.
• عدد الأحرف المسموح به: يتم تقسيم الرسائل التي يزيد طولها عن 160 حرفًا إلى رسائل متعددة.
• الرموز القصيرة للرسائل القصيرة: قد لا تكون الرموز القصيرة للرسائل النصية القصيرة مدعومة دائمًا.
• موافقة المستلم: يجب على الشركات الاحتفاظ بسجلات الموافقة لإرسال رسائل نصية لأغراض تجارية، مثل الحملات التسويقية.

فوائد الرسائل النصية عبر بروتوكول الإنترنت (VoIP).

على الرغم من أنه قد تكون هناك بعض القيود على استخدام الرسائل النصية القصيرة مع أرقام VoIP، إلا أن الفوائد تفوقها.

تشمل المزايا الرئيسية توفير تجربة أفضل وأكثر تخصيصًا للعملاء وتقديم نهج متعدد القنوات لعمليات المبيعات والدعم الخاصة بك. وفي الوقت نفسه، يمكنك تحقيق مكاسب في الإنتاجية من خلال تحقيق نفس النتائج أو نتائج أفضل من خلال مكالمات ونقرات أقل.

• زيادة رضا العملاء : متابعة وتبسيط عمليات الدعم والمبيعات والتعيين من خلال تقديم تنسيق مكتوب إلى جانب قناة اتصال لفظية.
• رسائل نصية جماعية مبسطة للموظفين : أرسل رسائل فردية بدلاً من إبلاغ الزملاء بالمشكلات أو العروض واحدة تلو الأخرى.
• خدمة العملاء المخصصة : التكامل مع إدارة علاقات العملاء، أو أنظمة إصدار التذاكر، أو أي برنامج به واجهات برمجة التطبيقات المفتوحة لتخصيص العروض واستخدام المعلومات مثل أسماء العملاء، وأسماء الشركات، والمنتجات الحالية في الرسائل.
• تحسين مشاركة المبيعات : ابدأ التنقيب الخارجي بمعدل مشاركة مرتفع.
• انخفاض تكاليف الاتصال : أرسل رسائل بشكل جماعي لتحقيق نفس النتيجة مثل المكالمات المتعددة التي يتم إجراؤها للأفراد.

كيفية إعداد الرسائل النصية عبر بروتوكول الإنترنت (VoIP).

اتبع هذه الخطوات الأربع لبدء إرسال الرسائل النصية من رقم هاتف عملك:

الخطوة 1. اختر مزود VoIP.

أولاً، عليك اختيار مزود خدمة الهاتف VoIP. تأكد من أن لديهم خبرة مع العملاء الذين يستخدمون أنظمة الهاتف VoIP ومرافق الرسائل القصيرة. إذا كان لديك بالفعل موفر خدمة VoIP، فاستفسر عما إذا كان لديهم عملاء نموذجيون يستخدمون أيضًا خيار الرسائل النصية القصيرة (SMS).

إذا لم يكن لديك مزود خدمة VoIP وتفكر حاليًا في الانتقال من نظام الهاتف التقليدي إلى السحابة، فهذا هو الوقت المثالي للتأكد من انتقالك إلى مزود واحد لكل من متطلبات الاتصال والرسائل النصية الخاصة بك.

الخطوة 2. احصل على رقم جديد، أو احتفظ برقمك الحالي.

بمجرد اختيار مزود الخدمة، فقد حان الوقت للتفكير في أرقام الهواتف. لديك خيارين هنا:

1. استخدم رقمًا افتراضيًا جديدًا : احصل على خط هاتف جديد لحملاتك الصادرة.
2. نقل رقم هاتفك الحالي : احتفظ برقمك الحالي عن طريق نقله بين الشبكات (قد يستغرق هذا بضعة أسابيع للإعداد).

تتضمن عملية نقل الأرقام مطالبة مزود الخدمة القديم بتحرير الرقم من البنية التحتية الخاصة به ومزود الخدمة الجديد بترحيله إلى بنيته التحتية. اعتمادًا على سجل رقم هاتفك ومكان وجوده حاليًا، قد يؤدي ذلك إلى تسريع العملية أو تأخيرها. تأكد من التحدث إلى مقدم الخدمة الجديد الخاص بك عند الاستعداد للاحتفاظ برقم موجود.

الخطوة 3. أكمل تسجيل 10DLC.

الخطوة التالية هي إكمال تسجيل 10DLC. هذا رمز طويل مكون من 10 أرقام يشير إلى رقم هاتف شخصي مكون من 10 أرقام مخصص للاتصالات التجارية وتطبيقات الرسائل النصية.

ومع ذلك، فإن استخدام مثل هذا الرقم يأتي مع لوائح الامتثال. يجب أن تحصل الشركات على موافقة من سجل الحملة قبل أن تتمكن من إرسال الرسائل. تتكون عملية التسجيل في 10DLC من جزأين:

• تسجيل العلامة التجارية : يجب على الشركات تعريف نفسها لشبكات الناقل.
• تسجيل الحملة : يجب على الشركات تقديم أمثلة على الرسائل التي يرسلونها وإظهار دليل على أن المستهلكين اختاروا تلقي رسائلهم النصية.

عندما تقوم بالإعداد مع 10DLC، يمكنك البدء في إرسال الرسائل النصية من خط VoIP الخاص بك.

الخطوة 4. ابدأ بإرسال النصوص من نظام VoIP الخاص بك.

في تطبيق Nextiva، انتقل إلى الرسائل واتبع الإرشادات التالية:

• اضغط على الرسائل القصيرة، ثم + .
• حدد جهة (جهات) الاتصال من قائمة جهات الاتصال أو أدخل رقم (أرقام) الهاتف في الحقل "إلى" .
• أضف عدة مستلمين لإنشاء رسالة SMS جماعية.
• اضغط على أيقونة مشبك الورق الموجود على يسار حقل النص لإرسال صورة (JPG أو PNG أو BMP أو GIF أقل من 1 ميغابايت) أو ملف صوتي (.mp3 أو .wav أو .mp4).
• أدخل رسالتك ثم اضغط على إرسال .

تجربة أفضل مزود VoIP للشركات

سواء كنت ترغب في تحسين خدمة العملاء أو خفض معدل المواعيد الفائتة، فإن الرسائل النصية عبر بروتوكول الإنترنت (VoIP) هي الحل الأمثل للشركات الصغيرة والمؤسسات على حد سواء.

عندما تبحث عن مزود خدمة الرسائل النصية عبر بروتوكول الإنترنت (VoIP)، فأنت بحاجة إلى شخص كان هناك وقام بذلك. تتمتع Nextiva بعلاقات مع جميع مقدمي خدمات الهاتف الرئيسيين، لذلك يتم تسليم الرسائل النصية بشكل موثوق ومن خلال واجهة بسيطة.

عندما تختار Nextiva للرسائل النصية القصيرة للأعمال وكذلك VoIP، فإنك تستفيد مما يلي:

• نسخ البريد الصوتي : احصل على بريد إلكتروني أو رسالة نصية قصيرة تتضمن نصًا دقيقًا للبريد الصوتي.
• الرسائل النصية للأعمال : تبادل الرسائل النصية القصيرة مع العملاء وأعضاء الفريق من سطح المكتب أو تطبيق الهاتف المحمول.
• عمليات تكامل التطبيقات : قم بمزامنة اتصالات عملك مع إدارة علاقات العملاء (CRM) الشهيرة ودعم العملاء وأدوات تعاون الفريق.

وبهذه الطريقة، يمكن للقوى العاملة بأكملها الحصول على أرقام هواتف ممكّنة للرسائل النصية وتبادل النصوص باستخدام تطبيقات NextivaONE للهاتف المحمول والويب وسطح المكتب.

الأسئلة الشائعة