VoIP للمؤسسات غير الربحية: أهم الميزات والفوائد للمنظمات غير الحكومية

غالبًا ما يشعر قادة المنظمات غير الربحية بالقلق بشأن كيفية تنمية العلاقات مع المانحين والمتطوعين، وتحقيق مهمتهم، ومراقبة التكاليف.

أحد أكثر القرارات تأثيرًا التي يمكنك اتخاذها هو نظام هاتفك.

لسوء الحظ، لم يتم تصميم خدمات الهاتف التقليدية مع وضع المنظمات غير الربحية في الاعتبار.

بين المعدات القديمة، وتوجيه المكالمات غير المرنة، والإمكانيات المحدودة، غالبًا ما تسبب أنظمة الخطوط الأرضية التقليدية صداعًا أكثر من الفوائد للمؤسسات التي تعتمد على الميزانيات المحدودة والدعم التطوعي.

إذا كنت تفكر في ترقية نظام الهاتف ولكنك غير متأكد من أين تبدأ، فقد يكون بروتوكول نقل الصوت عبر الإنترنت ( VoIP ) هو الحل الأمثل. يتم توصيل المكالمات من خلال السحابة وليس عبر خطوط الهاتف الفعلية لإجراء واستقبال المكالمات الهاتفية. كل ما تحتاجه هو اتصال بالإنترنت.

تابع القراءة واكتشف سبب انتقال العديد من المنظمات غير الربحية من هواتف المدرسة القديمة إلى أنظمة VoIP.

لماذا تتخلى المنظمات غير الربحية عن أنظمة الهاتف التقليدية الخاصة بها؟

تعاني أنظمة الهاتف القديمة من العديد من القيود التي تعيق إنتاجية المنظمات غير الربحية والعلاقات مع العملاء. فيما يلي بعض أهم الأسباب التي تدفع المؤسسات إلى الترقية إلى VoIP.

1. ارتفاع تكاليف التشغيل

إن الاستثمار الأولي في نظام PBX المحلي، بالإضافة إلى الصيانة والتحديثات المستمرة، يجعل أنظمة الهاتف التقليدية أكثر تكلفة بكثير من بدائل VoIP.

يؤدي دفع الرسوم الشهرية لكل خط أرضي أيضًا إلى زيادة النفقات بسرعة. ونظرًا لأن معظم المنظمات غير الربحية تعمل بميزانيات محدودة للغاية، فإن هذه التكاليف المستمرة تحول الأموال دون داعٍ من الجهود الفعلية إلى التكاليف التشغيلية.

2. الافتقار إلى المرونة وقابلية التوسع

نظرًا لأن أنظمة الهاتف التقليدية تعتمد على خطوط الهاتف والأجهزة الفعلية، مع تطور مؤسستك غير الربحية، فمن الصعب إضافة الملحقات أو إزالتها.

على سبيل المثال، إذا قمت بفتح مكتب جديد أو كنت بحاجة إلى إعداد الهواتف بسرعة لحملة مؤقتة لجمع التبرعات، فإن تكاليف تجديد الأسلاك وشراء المعدات تتراكم بسرعة، مما يحد من قابلية التوسع.

3. قدرة محدودة على التعامل مع المكالمات

تعتمد معظم أنظمة الهاتف القديمة على عدد محدد مسبقًا من خطوط الهاتف الفعلية. إذا كانت كل هذه الخطوط مشغولة بالمكالمات الحالية، فإن أي مكالمات واردة إضافية تبقى في طوابير طويلة، أو يتم حظرها، أو إرسالها إلى البريد الصوتي، أو يتم قطع اتصالها.

يمثل هذا مشكلة كبيرة للشركات الصغيرة والمنظمات غير الحكومية، لأنه غالبًا ما يعني فقدان التبرعات وخيبة أمل المؤيدين للمبادرات المهمة خلال فترات الازدحام الشديد.

4. ضعف التكامل مع إدارة علاقات العملاء (CRMs).

نظرًا لأن أنظمة الاتصالات القديمة تعمل بمعزل عن الأنظمة الأخرى، فإن بيانات المكالمات لا تقوم تلقائيًا بملء نظام إدارة علاقات العملاء (CRM) الخاص بك أو الأنظمة الأخرى.

بدون التكامل المضمن، يجب على فريقك تتبع جميع تفاعلات المكالمات وتسجيلها يدويًا - وهي عملية غير فعالة وعرضة للخطأ البشري. ومن المحتم أن تتسرب البيانات القيمة من خلال الشقوق، مما يؤدي إلى تجارب مفككة بالنسبة للمؤيدين.

5. المخاوف الأمنية

مع خدمات الهاتف القديمة، توجد جميع الأجهزة والبنية التحتية في مكاتبك، مما يجعل من الصعب حمايتها. قد يؤدي المتسللون أو الحوادث إلى اختراق الخوادم، وقد يؤدي الفشل في تحديث البنية التحتية إلى تعريض البيانات الحساسة لعميلك للخطر.

توفر حلول VoIP تشفير المكالمات لمنع التنصت غير المرغوب فيه على اتصالاتك. وهذا مهم بشكل خاص للمنظمات التي تحركها قضية.

مقالات لها صلة

هل VoIP آمن؟ الدليل النهائي لأمن VoIP وتشفير المكالمات

6. التقارير والتحليلات المحدودة

توفر معظم أنظمة الهاتف القديمة القليل من بيانات المكالمات أو لا توفرها على الإطلاق، فقط السجلات الأساسية للمكالمات والمدد الواردة والصادرة.

بدون رؤى تفصيلية - مثل أوقات ذروة الاتصال، والمكالمات التي لم يتم الرد عليها، وأصل المكالمة - يكاد يكون من المستحيل تحديد المجالات التي تحتاج إلى تحسينها أو اتخاذ قرارات مدعومة بالبيانات لتعزيز جمع التبرعات والتواصل.

تعد خدمة الهاتف المستندة إلى السحابة خيارًا أفضل للمنظمات غير الربحية المسؤولة ماليًا. إنه يوفر الكثير من الإمكانات مع قابلية التوسع غير المحدودة ومعالجة المكالمات المحسنة والتكاملات القوية.

فوائد VoIP للمنظمات غير الربحية

من خلال التبديل إلى نظام هاتف VoIP للمؤسسات غير الربحية ، يمكن لمؤسستك التغلب على هذه التحديات مع فتح المزايا التالية التي ستغير قواعد اللعبة.

الاتصالات بأسعار معقولة

تتميز أنظمة الهاتف VoIP عادةً بإعدادات وتكاليف مستمرة أقل من خطوط الهاتف التقليدية، مما يجعلها مثالية للمؤسسات غير الربحية ذات الميزانيات المحدودة.

مع عدم الحاجة إلى أجهزة مادية أو أسلاك واسعة النطاق، يمكن للمؤسسات غير الربحية توفير تكاليف الصيانة والبنية التحتية.

يمكنك تجنب استثمارات PBX باهظة الثمن ورسوم كل خط، وبما أن VoIP يستخدم اتصالاً بالإنترنت ، فإن شبكتك الحالية هي كل ما هو مطلوب. يوفر هذا الانخفاض الكبير في التكاليف تخفيفًا للميزانية تحتاجه المنظمات غير الربحية بشدة.

نصيحة احترافية: إذا كانت مؤسستك معفاة من الضرائب ، فيمكنك التأهل لمزيد من المدخرات. اسأل عن كيفية تخطي دفع ضرائب المبيعات أو الضرائب المرتبطة بخدمة VoIP الخاصة بك.

هواتف جاهزة للعمل عن بعد

يدعم موفرو خدمة VoIP القوى العاملة عن بعد، مما يسمح لأعضاء الفريق بالبقاء على اتصال حتى عندما يكونون بالخارج في الميدان أو يعملون من المنزل.

وهذا يحرر المستخدمين من هواتف المكتب الفعلية. ومع الميزات المتقدمة مثل تحويل المكالمات والهواتف الإلكترونية وتطبيقات الهاتف المحمول، يمكن لفريقك الاتصال ببعضهم البعض عند الحاجة.

تحسين مشاركة الجهات المانحة

يمكن للمؤسسات استخدام أنظمة VoIP للتواصل ومكالمات المتابعة، وإبقاء المانحين على اطلاع بقضاياهم ومشاركتهم فيها. من خلال الوصول الفوري إلى ملفات تعريف المتصلين أثناء المكالمات، يمكن لفريقك تعزيز الاتصالات الهادفة مع مؤيديك بشكل أفضل.

لقد ثبت أن الأرقام المجانية تزيد من ثقة المستهلك، وتسمح هذه الأرقام لكبار المانحين بالتحدث مع فريقك حول مكان إرسال أموالهم.

يتم تبسيط عمليات المتابعة عن طريق تسجيل التفاعلات مباشرةً في نظام إدارة علاقات العملاء (CRM)، وهو مستوى من التخصيص يساعد في تعزيز ولاء المانحين وأمانهم.

تمت إضافة إمكانات إرسال الرسائل النصية القصيرة

تفضل الفئات السكانية الأصغر سنًا إرسال الرسائل النصية بدلاً من الاتصال، مما يجعل الرسائل النصية القصيرة أداة فعالة لإشراك المانحين الجدد والمحتملين.

تعمل الرسائل النصية القصيرة المتكاملة على سد فجوات الاتصال للداعمين الذين يفضلون الرسائل النصية على المكالمات ورسائل البريد الإلكتروني. يمكن للرسائل النصية الجماعية السريعة إخطار الآلاف من المؤيدين على الفور لتحفيز اتخاذ إجراء فوري، وهو أمر مفيد لحملات جمع التبرعات في اللحظة الأخيرة أو تحديثات الأحداث.

تعزيز تعاون الفريق

تعمل ميزات مثل الدردشات الجماعية ومؤتمرات الفيديو ومشاركة الملفات على تحسين تعاون الفريق، مما يؤدي إلى إدارة أكثر كفاءة للمشروع.

ومن خلال دمج الاتصالات الصوتية والمرئية والنصية في منصة واحدة، يمكن لفرق المسافات الطويلة العمل معًا بشكل متماسك ومرن. تعمل الأنظمة الموحدة على توحيد الموظفين والمتطوعين، مما يؤدي إلى تبسيط العمل الجماعي.

فيما يلي كيفية استخدام الخدمات المهنية الاجتماعية في كاليفورنيا، التي تدعم البالغين ذوي الإعاقات التنموية أو الذهنية، لنظام هاتف العمل لتوصيل الموظفين بشكل موثوق ومستمر وتنسيق البرمجة مع العائلات ومقدمي الرعاية عبر مواقعها الـ 80.

اقرأ أيضًا: كيف تساعد Nextiva شركة United Way في جمع 2.6 مليون دولار من خلال برامج Telethons الافتراضية

أفضل 10 ميزات VoIP أساسية للمؤسسات غير الربحية

لتحويل اتصالات مؤسستك غير الربحية بشكل حقيقي، ابحث عن نظام VoIP الذي يتضمن الميزات الرئيسية التالية.

1. الرد الآلي

يرحب موظف الاستقبال الافتراضي التلقائي بالمتصلين القادمين، ويقدم خيارات القائمة، مثل "اضغط على 1 للتبرعات"، ويوجه المكالمات بشكل صحيح. يوفر الرد الآلي تغطية على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع بأقل تكاليف للعمالة، مما يضمن عدم تفويت أي مكالمة أبدًا، حتى بعد ساعات العمل أو أثناء نقص الموظفين.

لا يجب أن تكون تدفقات مكالماتك معقدة. يمكن لفريقك تكييفها مع ساعات تواجدك أو أحداث جمع التبرعات الخاصة.

2. توجيه المكالمات

يحدد توجيه المكالمات الذكي المكان الذي يجب أن تذهب إليه المكالمات بناءً على تفضيلاتك واحتياجاتك.

يمكنك إرسال مكالمات معينة إلى البريد الصوتي، أو توجيه كبار المانحين إلى ممثلي الحساب، أو إعادة توجيه الرسائل العاجلة إلى الهواتف المحمولة. عندما يرتفع حجم المكالمات، يمكنك تعديل توجيه المكالمات بسرعة أو إعداد قواعد التوجيه للمناسبات الخاصة.

3. المكالمات الجماعية واجتماعات الفيديو

اختر نظام هاتف قائم على السحابة يتيح عقد المؤتمرات الصوتية أو المرئية ومشاركة الشاشة وخيارات أخرى للاتصال في الوقت الفعلي، مما يسمح لفريقك بالتعاون من أي مكان دون أي مشكلات لوجستية أو تكاليف سفر.

مع منصة VoIP المستضافة مثل Nextiva، لن تحتاج إلى الدفع مقابل برامج اجتماعات إضافية أو خدمات المكالمات الجماعية - فهي مضمنة.

4. الهواتف المحمولة وسطح المكتب

تتيح الهواتف الإلكترونية للموظفين والمتطوعين استخدام أجهزتهم المحمولة كامتدادات لنظام VoIP، مما يضمن بقائهم على اتصال أينما كانوا. يمكن للموظفين أن يكونوا منتجين بغض النظر عن مكان وجودهم - في المكتب، أو في المنزل، أو في الميدان.

5. البريد الصوتي إلى البريد الإلكتروني

تلغي نسخ البريد الصوتي الحاجة إلى الاتصال والتحقق من الرسائل يدويًا. تعمل تنبيهات البريد الإلكتروني على إخطار الموظفين برسائل البريد الصوتي الجديدة، بينما توفر تحويلات الكلام إلى نص المحتويات مكتوبة مباشرة في صندوق الوارد الخاص بك للمراجعة السريعة.

يساعد هذا فريقك على الاستجابة بشكل أسرع ويضمن عدم مرور أي رسائل عبر الشقوق.

6. الاتصالات عبر الرسائل القصيرة

الرسائل النصية القصيرة المدمجة تجعل التواصل مع الداعمين أكثر سلاسة عبر قنوات الاتصال المفضلة لديهم - الهاتف أو البريد الإلكتروني أو الرسائل النصية.

يمكنك الوصول إلى جمهور أوسع عن طريق إرسال تذكيرات بالأحداث أو تأكيدات التبرعات أو غيرها من الإشعارات مباشرة من نظام هاتف عملك.

7. الرد الصوتي التفاعلي (IVR)

إحدى الميزات الرئيسية لنظام الهاتف VoIP هي القدرة على التفاعل مع المتصلين عبر الأوامر الصوتية أو مدخلات لوحة المفاتيح، مما يوفر خيار الخدمة الذاتية للوصول إلى المعلومات أو إكمال مهام معينة.

قم بتخصيص قوائم الرد الصوتي التفاعلي (IVR) لتبسيط المهام، مثل:

• طلب رد الاتصال
• الحصول على الاتجاهات أو تفاصيل الدعم
• تعلم كيف تصبح متطوعا
• الحصول على معلومات الدفع

علاوة على ذلك، يوفر الرد الصوتي التفاعلي (IVR) خيارات الخدمة الذاتية على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع دون تقييد الموظفين. يساعد جمع المعلومات الأساسية مقدمًا في توجيه المتصلين إلى أحد الممثلين بشكل أكثر كفاءة، مما يؤدي إلى تبسيط تجربة العملاء الخاصة بك.

8. تحليلات المكالمات وإعداد التقارير

توفر تحليلات المكالمات القوية رؤية سريعة لأحجام المكالمات وأوقات الانتظار والمكالمات المهجورة وإشارات الانشغال والمزيد.

تكشف تقارير الاتجاه عن أنماط الاستخدام لتوجيه تخطيط الموارد بشكل أفضل - تعرف على مصادر الاتصال التي توفر أفضل عائد على الاستثمار وتحديد المشكلات بشكل استباقي قبل أن تؤثر على مؤشرات الأداء الرئيسية.

9. تكامل إدارة علاقات العملاء (CRM).

يؤدي ربط نظام إدارة علاقات العملاء (CRM) ونظام الهاتف إلى تمكين تسجيل المكالمات تلقائيًا وإظهار معلومات المتصل على الشاشة، مما يمنح الموظفين إمكانية الوصول الفوري إلى ملفات تعريف المتصل أثناء المكالمات.

يقوم CRM بتسجيل التفاعلات تلقائيًا، مع الاحتفاظ بالسجلات منظمة في حل واحد.

10. تسجيل المكالمات والنسخ

يؤدي تسجيل المكالمات إلى خلق فرص قيمة، مثل حل النزاعات، وإعداد الموظفين الجدد بشكل أسرع من خلال عينات من المكالمات، وتقليل مخاطر المسؤولية، والاحتفاظ بسجلات دائمة للإعلانات الخاصة أو المقابلات.

تجعل عمليات النسخ المحتوى قابلاً للبحث، بينما يستطيع الذكاء الاصطناعي تحليل التفاعلات لتحسين أداء الفريق.

مقدمو خدمة VoIP الأعلى تقييمًا للمنظمات غير الربحية

عند تقييم حلول VoIP، تأكد من مراعاة مقدمي الخدمات المصممين مع وضع المنظمات غير الربحية في الاعتبار، مثل:

1. نيكستيفا

تشتهر Nextiva بموثوقيتها وحلول الاتصالات الشاملة، وهي عبارة عن مجموعة كاملة من الأدوات التي تتضمن الصوت والفيديو والنص والمراسلة الفورية وتكامل إدارة علاقات العملاء (CRM).

تبرز Nextiva كأفضل مزود تم تصميمه خصيصًا لتمكين الإنتاجية غير الربحية والعلاقات المجتمعية . تتغلب منصتها الرائدة في الصناعة على قيود الاتصال السابقة من خلال ميزات VoIP القوية، وعمليات تكامل CRM السهلة، وقابلية التوسع غير المحدودة، والموثوقية من الدرجة الأولى.

وباعتبارها منصة قائمة على السحابة، تعمل Nextiva أيضًا على التخلص من المخاطر الأمنية وتكاليف الصيانة التي تعاني منها الأنظمة القديمة. تعني قابلية التوسع الحقيقية التكيف بسهولة مع الحملات أو طفرات النمو دون انقطاع الخدمة أو تكاليف مفاجئة.

تصنيف G2: 4.5 من 5 (2,896 تعليقًا من العملاء)

2. كريسبكال

تشتهر KrispCall بواجهتها سهلة الاستخدام وأسعارها المعقولة، وتوفر منصة موحدة للمكالمات والرسائل النصية القصيرة وتكامل إدارة علاقات العملاء، مما يجعلها خيارًا متعدد الاستخدامات للمؤسسات غير الربحية ذات احتياجات الاتصال المتنوعة.

تصنيف G2: 4.4 من 5 (21 تقييمًا للعملاء)

3. تيلزيو

تقدم Telzio حلول VoIP مباشرة وقابلة للتطوير مع التركيز على البساطة والشفافية في التسعير، مما يوفر نظام هاتف كامل المواصفات مع عدد غير محدود من المستخدمين والإضافات.

تصنيف G2: 4.2 من 5 (3 تقييمات العملاء)

4. فوناجي

تجمع Vonage Business بين حلول UCaaS وميزات مركز الاتصال، بهدف تعزيز الاتصالات بين المؤسسات وعملائها. يمكن للمنظمات غير الربحية اختيار مستوى الخدمة بناءً على عدد المستخدمين وميزات الاتصال المطلوبة ومتطلبات التكامل الخاصة بهم.

تصنيف G2: 4.3 من 5 (437 تقييمًا للعملاء)

5. 8×8

تعطي 8x8 الأولوية للحفاظ على الاتصالات آمنة ومتوافقة ومتاحة ضمن أنظمة UCaaS وCCaaS المتكاملة. يمكن للمنظمات غير الربحية أن تقوم بمركزية قنوات المشاركة مع الاستفادة من التحليلات المتقدمة لتعظيم أداء الفريق. ومع ذلك، 8×8 يفتقر إلى عدد الميزات التي تقدمها Nextiva.

تصنيف G2: 4.1 من 5 (656 تعليقًا من العملاء)

مؤسستك غير الربحية تستحق نظام هاتف أفضل

تمثل أنظمة الهاتف القديمة مشكلة، خاصة بالنسبة للمنظمات غير الربحية والمنظمات غير الحكومية التي تعاني من ضائقة مالية. يمكن أن تؤدي إلى ضياع فرص النمو والمشاركة، مما يعيق التأثير البيئي والإنساني الذي يمكن أن تحدثه المنظمة غير الربحية.

ومع ذلك، من خلال الترقية إلى مزود الاتصالات الموحدة الغنية بالميزات VoIP، تحقق المؤسسات توفيرًا في التكاليف، ومرونة، وقابلية للتنقل، وقدرات قوية للتعامل مع المكالمات.

من خلال الانتقال إلى Nextiva، يمكن للمنظمات غير الربحية تحديث الاتصالات والعمل بشكل أكثر كفاءة - والانتقال سهل.

تضمن خدمة Nextiva الموثوقة عدم انقطاع المكالمات أو جودة المكالمات غير الواضحة - وهو أمر ضروري لمبادرات جمع التبرعات والتوعية. تدعم Nextiva هذه الاحتياجات التشغيلية من خلال خدمة VoIP على مستوى المؤسسات ، والتسعير المناسب للميزانية، ودعم التنفيذ العملي.

تلجأ المنظمات غير الربحية إلى Nextiva لتعزيز العلاقات الهادفة. مكالمات ورسائل نصية غير محدودة على المستوى الوطني تبقي الجميع على اتصال في مكان واحد.

تعمل المعالجة البديهية للمكالمات على توجيه كل تفاعل بذكاء لتتناسب مع احتياجات العملاء والمتطوعين والشركاء. بعد نقل اتصالاتك إلى السحابة، ستتمكن من إنفاق مواردك المحدودة على تعزيز مهمتك.

احصل على ميزات قوية وتشغيل سهل وموثوقية ممتازة بسعر مناسب. تخلص من مشاكل نظام الهاتف القديم من خلال احتضان المستقبل من خلال حل VoIP من Nextiva، والذي تم تصميمه خصيصًا للمؤسسات غير الربحية.

خلاصة القول هي أن Nextiva تساعد المنظمات غير الربحية اليوم على النمو والحفاظ على نفسها. سوف تشكرك مؤسستك والمتطوعين والمجتمع.