كيفية استخدام رقم هاتف افتراضي لعملك؟

مع التقدم التكنولوجي، تتغير متطلبات واحتياجات عالم الأعمال لتبسيط اتصالاتهم التجارية. ومن ثم، وكأسلوب مرن وبأسعار معقولة، فإنهم يعتمدون الآن على أرقام الهواتف الافتراضية، ويودعون خطوط هواتفهم التقليدية.

إذًا، ما هي أرقام الهواتف الافتراضية؟ إنها أرقام هواتف مستندة إلى السحابة وغير مرتبطة بمكان أو جهاز. تعمل من خلال الإنترنت وتسمح للشركات بإجراء واستقبال المكالمات من أي مكان وأي جهاز.

توفر الأرقام المستندة إلى السحابة مجموعة من الفوائد للشركات؛ لا يهم حجم الشركة أو نوعها.

إذا كنت تريد معرفة فوائد استخدام رقم هاتف افتراضي وكيفية استخدامه لعملك للحصول على أقصى قدر من الفوائد، فتابع قراءة هذه المدونة.

ميزات أرقام الهواتف الافتراضية

تحتوي أرقام الهواتف الافتراضية على مجموعة واسعة من الميزات التي تساهم في تبسيط الاتصالات والعمليات التجارية.

تتضمن بعض الميزات الأكثر شيوعًا المتوفرة في أرقام الهواتف الافتراضية ما يلي:

1. الرد الصوتي التفاعلي (IVR)

IVR هو خيار الخدمة الذاتية للمتصلين. فهو يسمح للمتصل بالتفاعل مع نظام الهاتف الآلي/ المحوسب باستخدام المفاتيح الموجودة على لوحة الهاتف أو الأوامر الصوتية ونقل مكالمته إلى القسم والشخص المناسبين. إنها أداة رائعة للحصول على إجابات دون الحاجة إلى التحدث إلى وكيل مباشر.

2. تحويل المكالمات

ميزة أخرى رائعة لأرقام الهواتف الافتراضية هي تحويل المكالمات. يساعد في نقل المكالمات الهاتفية الواردة إلى خط أو أداة ذكية أخرى. وبالتالي، لن تفوتك مكالمة مرة أخرى. تضمن هذه الميزة أيضًا تحويل مكالمات العملاء إلى الأيدي اليمنى.

3. صندوق الاتصال الموحد

توفر هذه الميزة عرضًا موحدًا لسجل المكالمات والرسائل والبريد الصوتي على لوحة تحكم واحدة، مما يسهل إدارة جميع الاتصالات.

4. اتصل بالتحليلات

توفر هذه الميزة نظرة ثاقبة لجوانب المكالمات المختلفة مثل الأحجام والحالات والمكالمات الفائتة والمستلمة. تساعد هذه المعلومات الشركات في فهم أنماط الاتصال الخاصة بهم وتخطيط طرق لتعزيز اتصالاتهم.

5. إدارة المكالمات

يتم تضمين ميزات مثل حظر المكالمات وفحص المكالمات وتوجيه المكالمات وقائمة انتظار المكالمات في معظم الأرقام الافتراضية. تساعد هذه المستخدمين على التحكم في مكالماتهم الصادرة والواردة بسلاسة.

6. التوزيع التلقائي للمكالمات (ACD)

يقوم ACD بتوزيع المكالمات الواردة إلى الوكيل أو القسم الأكثر ملاءمة بناءً على معايير مثل توفر الوكيل ومهاراته. ACD يعزز إدارة المكالمات بكفاءة ويعزز خدمة العملاء.

7. مراقبة المكالمات

تمكن مراقبة المكالمات المشرفين أو المسؤولين من الاستماع إلى المكالمات المباشرة بين الوكلاء والعملاء بعلمهم أو بدون علمهم. وهذا يساعد المشرفين على توفير تدريب شخصي لموظفيهم وردود الفعل على المجالات التي تحتاج إلى تحسين. هذه الميزة مفيدة بشكل خاص في بيئات خدمة العملاء أو مركز الاتصال.

8. البريد الصوتي إلى البريد الإلكتروني

تقوم هذه الميزة بتحويل الرسائل الصوتية إلى مرفقات بريد إلكتروني وإرسالها مباشرة إلى عناوين البريد الإلكتروني المحددة. وبالتالي، يمكن للمستخدمين الوصول بسهولة إلى رسائل البريد الصوتي من خلال صناديق البريد الإلكتروني الخاصة بهم.

9. التكامل مع أدوات الأعمال الأخرى

يمكنك دمج أرقام الهواتف الافتراضية مع أدوات الاتصال التجارية الأخرى الموجودة، مثل أنظمة إدارة علاقات العملاء (CRM)، والبريد الإلكتروني، ومنصات التعاون. وهذا يساعد الشركات على تبسيط عمليات الاتصال الخاصة بهم.

فوائد استخدام رقم الهاتف الافتراضي لعملك

توفر أرقام الهواتف الافتراضية العديد من المزايا لأعمالك، وهي كما يلي:

1. فعال من حيث التكلفة مقارنة بأنظمة الهاتف التقليدية

تعد الأرقام الافتراضية المستندة إلى السحابة أرخص نسبيًا من أنظمة الهاتف التقليدية. وهي تعمل من خلال VoIP (بروتوكول نقل الصوت عبر الإنترنت)، مما يقلل الحاجة إلى الأجهزة باهظة الثمن وغيرها من المعدات.

علاوة على ذلك، فإن إجراء مكالمة دولية أو بعيدة المدى من خلال رقم افتراضي أرخص بكثير من الاتصال عبر خطوط الهاتف التقليدية. بالإضافة إلى ذلك، فإن حزمة الاشتراك في نظام الهاتف الافتراضي ميسورة التكلفة.

2. تعزيز الاحترافية من خلال الأرقام المجانية والأرقام المحلية

يمكنك الحصول على رقم هاتف افتراضي أمريكي من KrispCall . بالإضافة إلى ذلك، يمكنك الحصول على أرقام افتراضية محلية ومجانية ومخصصة، مما يساعد في خلق الصورة الاحترافية لشركتك. يمكنك تخصيص الرقم المميز الخاص بك عن طريق تضمين اسم علامتك التجارية في الرقم، على سبيل المثال، 1-800-DOMINOS، مما يسهل على العملاء تذكره.

وبالمثل، فإن الحصول على رقم مجاني يتيح لعملائك المحتملين الاتصال بشركتك مجانًا دون القلق بشأن دفع رسوم المكالمات. وهذا يخلق انطباعًا بين العملاء بأنك تعطي أهمية كبيرة للدعم المخصص وأنك على استعداد للاستماع إلى مشاكلهم واستفساراتهم، مما يخلق صورة احترافية.

وبالمثل، يمكنك الحصول على رقم محلي برمز منطقة إذا كان عملاؤك منتشرين جغرافيًا. سيشعر العملاء براحة أكبر عند الاتصال برقم محلي لأنهم يعتقدون أنهم يتعاملون مع شركة محلية.

3. يحسن إمكانية الوصول للعملاء الدوليين

تلعب أرقام الهواتف الافتراضية دورًا محوريًا في بناء الثقة والألفة والتواصل الفعال مع قاعدة عملاء دولية. يساعد الرقم الافتراضي المحلي على إنشاء تواجد محلي في منطقة معينة، مما يشجع العملاء على الاتصال بالشركة. كما يتيح الرقم المجاني للعملاء الاتصال بك دون دفع رسوم المكالمة.

بالإضافة إلى ذلك، يضمن توفر أنظمة الهاتف الافتراضية على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع إمكانية اتصال العملاء بالشركة في أي وقت يريدون. تحتوي الأرقام الافتراضية على ميزات مثل إعادة توجيه المكالمات إلى أي مكان ودعم متعدد اللغات. ويساهم ذلك في توفير تجربة سلسة وأفضل للعملاء.

4. يوفر إمكانية الاتصال بالعملاء على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع

يمكن للشركات التواصل مع عملائها على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع من خلال نظام الهاتف الافتراضي. يمكن الوصول إلى أرقام الهواتف الافتراضية من أي مكان في العالم بمجرد توفر اتصال بالإنترنت. ومن ثم، لا يهم أين أنت؛ ستكون موجودًا دائمًا لعملائك على مدار الساعة. كما تضمن ميزات مثل تحويل المكالمات والبريد الصوتي عدم تفويت المكالمات أو الرسائل المهمة أبدًا، حتى بعد ساعات العمل.

5. يحافظ على حياتك العملية وكذلك حياتك الشخصية

إحدى مزايا أرقام الهواتف هي أنها تساعد في الحفاظ على خط واضح بين الاتصالات الشخصية والتجارية. يتيح لك الحصول على رقم عمل مخصص منفصل عن رقمك الشخصي إدارة المكالمات المتعلقة بالعمل بشكل مستقل، وتحقيق التوازن بين حياتك المهنية والشخصية.

6. العمل من أي مكان باستخدام شبكة wifi.

تسمح أرقام الهواتف الافتراضية للموظفين بالعمل عبر الإنترنت من أي مكان، مما يلغي الحاجة إلى الارتباط بموقع واحد محدد. فهو يضمن بقاء الموظفين على اتصال حتى في حالة عدم تواجدهم فعليًا في المكتب. هذه المرونة مفيدة للشركات التي لديها موظفين منتشرين جغرافيًا.

كيف تستخدم أرقام الهواتف الافتراضية لعملك؟

تعد أرقام الهواتف الافتراضية مفيدة لشركتك لأنها توفر عددًا من المزايا التي تتراوح بين توفير التكاليف ومرونة العمل عن بعد. ومع ذلك، للاستفادة الكاملة من فوائدها، تحتاج الشركات إلى أن تأخذ في الاعتبار العديد من الاعتبارات الاستراتيجية.

فيما يلي بعض النصائح حول كيفية استخدام أرقام الهواتف الافتراضية لشركتك لتحقيق أهداف تجارية مختلفة:

1. خلق المظهر المهني في الأعمال التجارية

يجب عليك استخدام رقم هاتف افتراضي لتأسيس صورة تجارية احترافية في مناطق جغرافية مختلفة. للقيام بذلك، تحتاج إلى الحصول على رقم هاتف افتراضي محلي مع رمز المنطقة أو رقم مجاني.

يساعد رقم الهاتف المحلي في إنشاء تواجد محلي لشركتك، حتى لو لم يكن نشاطك التجاري موجودًا فعليًا هناك. وفي الوقت نفسه، يقدم الرقم المجاني شركتك على أنها شركة موثوقة وراسخة.

2. استهداف مناطق محددة دون تواجد مادي

كما تمت مناقشته سابقًا، يساعد رقم الهاتف المحلي في إنشاء تواجد محلي لشركتك في منطقة معينة، حتى لو لم يكن لشركتك موقع فعلي هناك. إنه مفيد للشركات التي تخطط لاستهداف الأسواق والعملاء الدوليين.

3. إدارة حجم كبير من المكالمات.

تتكون أنظمة الهاتف الافتراضية من ميزات مثل التوزيع التلقائي للمكالمات (ACD)، والاستجابة الصوتية التفاعلية (IVR)، وتوجيه المكالمات، وما إلى ذلك، والتي تساعد في إدارة عدد كبير من المكالمات الهاتفية بكفاءة دون تدخل بشري. ومن ثم، الاستفادة الكاملة من هذه الميزات في ساعات العمل اليومية الخاصة بك.

4. توفير تكلفة الاتصالات الهاتفية.

تعد أرقام الهواتف الافتراضية أداة ممتازة لتوفير تكاليف الاتصالات الهاتفية. أولاً، تعمل من خلال الاتصال بالإنترنت، مما يمنع إنفاق الكثير من المال على أسلاك وكابلات الهاتف. ثانيًا، يسمح لك مزودو خدمة VoIP بتخصيص خطط التسعير بناءً على احتياجات عملك وميزانيتك. وأخيرًا، فإن إجراء مكالمة دولية برقم افتراضي أرخص من الخطوط الأرضية التقليدية. في معظم الحالات، يكون إجراء مكالمة دولية باستخدام رقم افتراضي مجانيًا.

5. تمتع بالمرونة في تتبع مكالمات العمل وتحليلها

توفر أنظمة الهاتف الافتراضية أدوات شاملة لتتبع المكالمات وتحليلها والتي توفر رؤى حول حجم المكالمات وتفاعلات العملاء وأداء الفريق. ومن خلال الاستفادة من هذه المعلومات، يمكن للشركات تحسين استراتيجيات التعامل مع المكالمات الخاصة بها، وتعزيز علاقات خدمة العملاء، وتحديد مجالات النمو.

6. قابلية التوسع والتوسع

مع توسع أعمالك، تتكيف أنظمة الهاتف الافتراضية بسلاسة لتلبية احتياجاتك المتطورة. يمكنك بسهولة إزالة الأرقام وضبط قواعد تحويل المكالمات وتعديل خطتك لاستيعاب أعضاء الفريق الجدد أو المكاتب الإضافية. تضمن هذه المرونة أن يظل نظام هاتفك قابلاً للتطوير لتحقيق النمو.

7. التكامل مع إدارة علاقات العملاء (CRM).

يمكنك دمج أرقام هواتفك الافتراضية مع برنامج CRM (إدارة علاقات العملاء) الموجود لديك مثل HubSpot وPipedrive وSalesforce وMicrosoft Dynamics وما إلى ذلك. ويتيح لك ذلك إدارة وعرض جميع تفاعلات العملاء والسجلات السابقة من لوحة معلومات واحدة دون الحاجة إلى التبديل بين التطبيقات والأنظمة.

خاتمة

في الختام، توفر أرقام الهواتف الافتراضية فوائد للشركات. فهي تساعد في إنشاء صورة احترافية مع قاعدة عملاء كبيرة، وإدارة أحجام المكالمات الكبيرة بكفاءة، وتقليل التكاليف، وتمكين الموظفين من العمل من أي مكان باستخدام أي جهاز.

ومع ذلك، لتعظيم مزايا الأرقام بشكل فعال، فمن الأهمية بمكان النظر في الاستراتيجيات الرئيسية. على سبيل المثال، يمكن أن يؤدي استخدام رقم محلي إلى إنشاء تواجد محلي في منطقة معينة واستهداف العملاء من تلك المواقع. وبالمثل، فإن استخدام الرقم المجاني يسمح للعملاء بالاتصال بك دون تكبد أي رسوم اتصال.

الأسئلة الشائعة

1. هل يمكن تتبع الأرقام الافتراضية؟
   
   نعم، يمكن تتبع الأرقام الافتراضية. على الرغم من أن الأرقام الافتراضية مستقلة عن عناوين وأجهزة فعلية محددة، إلا أنه يمكن تتبعها بواسطة بعض الأفراد والتقنيات، مثل وكالات إنفاذ القانون وتحقيقات الاستخبارات مفتوحة المصدر (OSINT).
   
   
2. كيف أحصل على رقم افتراضي للواتس اب؟
   
   للحصول على رقم افتراضي للواتس اب من KrispCall، اتبع الخطوات التالية:
   
   ● قم بإنشاء حساب إذا كنت جديدا على المنصة.
   ● تسجيل الدخول باستخدام بيانات الاعتماد الصحيحة.
   ● اختر الدولة ورقم الهاتف من القائمة.
   ● اختر خطة التسعير وقم بالدفع.
   ● إرسال المستندات إذا لزم الأمر.
   
   
3. كيف تعرف أنه رقم افتراضي؟
   
   هناك عدة خصائص للرقم الافتراضي ستساعدك على تمييز الرقم الافتراضي عن الرقم التقليدي. بعض تلك الخصائص هي كما يلي:
   
   ● ليست هناك حاجة لإدخال بطاقة SIM على جهازك.
   ● تعمل الأرقام الافتراضية عبر الاتصال بالإنترنت.
   ● يمكنك تشغيله من أي مكان طالما أن جهازك متصل بالإنترنت.
   ● فهي مستقلة عن العنوان الفعلي والجهاز.
   
   
4. لماذا استخدام رقم افتراضي؟
   
   يجب عليك استخدام رقم افتراضي لأن هناك فوائد عديدة لاستخدام الأرقام الافتراضية، مثل توفير التكاليف، وبناء صورة احترافية، واستهداف مناطق محددة، وتحسين خدمة العملاء، ومرونة العمل من أي مكان، والاتصال على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع، وقابلية التوسع، والمزيد .
   
   
5. من يستخدم الأرقام الافتراضية؟
   
   تستخدم الشركات بجميع أحجامها وأنواعها وحتى الأفراد الأرقام الافتراضية.