كيفية استضافة أفضل حدث افتراضي

سنوجهك عبر الدليل الكامل لاستضافة حدث افتراضي ناجح وكيف يمكن أن يساعدك برنامج الحدث الافتراضي.

يعد التخطيط لحدث مباشر واستضافته أمرًا مرهقًا بدرجة كافية ، ولكن عندما يتعلق الأمر بالأحداث الافتراضية ، فهناك ضغوط إضافية: قد لا تعرف الأدوات التي يجب استخدامها ، أو كيفية جعل هذا الحدث مثيرًا للمشاركين.

في هذه المقالة ، سنتطرق إلى كل ما تحتاج لمعرفته حول الأحداث الافتراضية ، بما في ذلك:

• فوائد الأحداث الافتراضية
• أنواع الأحداث الافتراضية
• برنامج الحدث الافتراضي الذي تحتاجه
• كم من الوقت يجب أن يكون الحدث الافتراضي الخاص بك
• كيف تسوق الحدث الافتراضي الخاص بك
• كيف تجعل الحدث الافتراضي الخاص بك ممتعًا وجذابًا للمشاركين

تابع القراءة للحصول على الدليل الكامل للتخطيط لحدثك الافتراضي التالي وتأكد من نجاحه.

ما هي فوائد الأحداث الافتراضية؟

تتمثل إحدى مزايا التخطيط لحدث افتراضي أو عبر الإنترنت في أنك لست بحاجة إلى حجز مساحة فعلية ، مما يعني أنك توفر المال أيضًا. لا تحتاج أيضًا إلى إعداد طاولات وكراسي ومعدات عرض غير عملية (مرحبًا ، نظام A / V القديم من أوائل القرن الحادي والعشرين ، أنا أنظر إليك!) ، مما يوفر المزيد من المال والوقت.

يمكنك أيضًا جني فوائد البيانات الإضافية وتتبع الجمهور من منصة الأحداث الافتراضية الخاصة بك. مع تحليلات أفضل حول تفاعل الحاضرين - ما المدة التي استغرقها الضيوف قبل المغادرة؟ ما الجلسة الأكثر شيوعًا؟ —يمكنك التخطيط بشكل أفضل لحدثك التالي.

فائدة أخرى هي أن لديك القدرة على توسيع نطاق وصولك إلى مواقع جديدة ومشاركتها مع جمهور أكبر. على سبيل المثال ، قد يشمل جمهورك الموسع أشخاصًا لم يتمكنوا من الحضور بشكل متزامن (يتطلب حدث متزامن أن يكون الأشخاص متصلين في نفس الوقت ، ويتفاعلون في الوقت الفعلي) ، ولكنهم يرغبون في مشاهدة المحتوى الخاص بك بشكل غير متزامن (يمكن للأشخاص المشاركة في نفس في الوقت الذي يناسبهم ، في وقتهم الخاص - على سبيل المثال ، أثناء تواجدهم في مناطق زمنية مختلفة).

حدد نوع الحدث الافتراضي

تمامًا مثل الأحداث في العالم الحقيقي ، تدير الأحداث الافتراضية سلسلة كاملة من حيث النوع والمدة والغرض. فيما يلي بعض الأنواع الرئيسية للأحداث الافتراضية.

• مؤتمر افتراضي: حدث قد يكون لديك فيه متحدثون متعددون على مدار أيام قليلة. يحتوي الجدول عادةً على كلمات رئيسية أطول مرة أو مرتين في اليوم ، وجلسات أقصر كل ساعة على مدار اليوم. تعمل هذه الجلسات بشكل جيد مع وظيفة الندوة عبر الإنترنت لمنصة الأحداث الافتراضية.
• المعرض التجاري الافتراضي: يشمل أعضاء اللجنة والمتحدثين على غرار الندوات عبر الإنترنت ، ولكن أيضًا أكشاك العارضين. عادة ما تكون موجهة نحو صناعة معينة. باستخدام برنامج الأحداث الافتراضية ، يمكنك إعداد أكشاك افتراضية تتضمن تطبيقات تفاعلية أو مقاطع فيديو ليستكشفها الحاضرون.
• المهرجان الافتراضي: أثناء الوباء ، تنقل العديد من المهرجانات أحداث 2020 عبر الإنترنت ، حيث يتم بث المشاركات الناطقة أو العروض الموسيقية الحية. يمكن أن يتراوح هذا من مهرجانات الكتاب مثل مهرجان تكساس للكتاب إلى مهرجانات الفنون والثقافة ، مثل مهرجان نيويوركر وحتى المهرجانات الموسيقية.
• حدث الشبكة الافتراضية: يمكن أن يكون حدثًا مستقلاً أو جزءًا من حدث آخر مثل مؤتمر افتراضي أو حدث التحدث. يتحدث الحاضرون مع بعضهم البعض بشكل غير رسمي عبر مؤتمر الفيديو أو الرسائل ، غالبًا قبل أو بعد عرض تقديمي أكثر رسمية.
• حدث التحدث الافتراضي: تتراوح أحداث التحدث الافتراضية من قراءات المؤلف التي تستضيفها المكتبات المحلية إلى اجتماعات التطوير المهني. غالبًا ما يتم ذلك باستخدام وظيفة البث المباشر أو مؤتمرات الفيديو الخاصة ببرنامج الحدث الافتراضي.
• اجتماع داخلي افتراضي: ما كان من المعتاد أن يكون اجتماعات شخصية على مستوى الشركة أو على مستوى القسم قد يحدث الآن في بيئة افتراضية. تُعرف هذه أيضًا باسم اجتماعات قاعة المدينة حيث يمكن للحاضرين التفاعل مع المتحدث وطرح الأسئلة.

اختر الأداة الصحيحة

ستعتمد المنصة المحددة التي تحتاجها على نوع الحدث الافتراضي الذي تستضيفه. على سبيل المثال ، اعتمادًا على لوجستيات الحدث الخاص بك ، قد تحتاج إلى ميزات ندوة عبر الإنترنت أو دردشة أو تكامل جلسة فرعية ، أو ردهة افتراضية أو مساحة حدث لمحاكاة بيئة عرض تجاري ، أو إمكانيات البث المباشر.

من المهم أولاً وضع خطة لحدثك ثم العثور على النظام الأساسي للحدث الافتراضي مع الميزات المناسبة لإنجاز المهمة.

كيف يمكن لبرامج الأحداث الافتراضية أن تساعد

بشكل عام ، تسمح لك أدوات برامج الأحداث الافتراضية ببث الأحداث عبر الإنترنت والتعاون مع الحاضرين. ميزة رئيسية أخرى هي القدرة على مشاركة المعلومات مع الحاضرين من خلال ندوة عبر الإنترنت.

تتيح لك بعض برامج الأحداث الافتراضية إنشاء بيئات افتراضية كاملة مع ردهات الأحداث والأكشاك الافتراضية والصور الرمزية للحضور.

تحقق من كتالوج برنامج الأحداث الافتراضية الخاص بنا للاطلاع على مقارنات بين أدوات البرامج الشائعة واستكشاف الميزات. يمكنك استخدام أداة "الفلاتر الموصى بها" من Capterra والمتوفرة في كل دليل برمجي لتضييق نطاق اختياراتك حسب الميزات المطلوبة. يمكنك أيضًا قراءة تعليقات المستخدمين من أصحاب الأعمال الآخرين حول كيفية تقييمهم لكل منصة.

حدد الطول المناسب

قد تتساءل عن المدة التي يجب أن يستغرقها الحدث الافتراضي. مرة أخرى ، سيعتمد هذا على نوع الحدث الذي تستضيفه. يمكنك استخدام أحداث الحياة الواقعية كدليل ، ولكن ضع في اعتبارك أنه مع وجود بيئة عبر الإنترنت ، قد يكون من الصعب للغاية الحفاظ على مشاركة أحد الحاضرين. لهذا السبب ، قد ترغب في الاحتفاظ بالأشياء في الجانب الأقصر.

لمنحك بعض الإرشادات ، يمكن أن يستمر حدث افتراضي رفيع المستوى مثل مهرجان افتراضي أو مؤتمر افتراضي من يوم إلى أربعة أيام ، اعتمادًا على عدد المتحدثين والحضور ، مع استمرار البرمجة الرسمية طوال يوم العمل. قد يستمر حدث التطوير المهني الافتراضي لمرة واحدة فقط من 45 دقيقة إلى ساعة. يمكنك أيضًا ترك 15 دقيقة في نهاية أو بداية الوقت المحدد للضيوف "للشبكة" من خلال الدردشة أو مؤتمر الفيديو.

سوق لحدثك

لجعل الحدث الافتراضي الخاص بك يبرز من بين الحشود ، عليك أن تكون مبدعًا.

فيما يلي بعض الأفكار لبدء عملية التفكير الإبداعي:

• أرسل صورة متحركة ممتعة كدعوة لحدث.
• قدم لمشتركي البريد الإلكتروني خصمًا لحضور الحدث الافتراضي الخاص بك.
• قم بإنشاء قمصان أو حقائب حمل أو ملصقات مخصصة للترويج لحدثك (كل ذلك متاح عبر التجارة الإلكترونية على موقع الحدث الخاص بك ، بالطبع).
• تبرع بنسبة مئوية من مبيعات التذاكر إلى منظمة غير ربحية ذات صلة بحدثك.

اجعلها ممتعة

بمجرد أن تخرجه من المنتزه لتسويق حدثك ، عليك أن تقدمه.

يريد ضيوفك التعلم منك ومن التواصل ، لكنهم يريدون أيضًا قضاء وقت ممتع. حتى إذا كانت الأشياء افتراضية بالكامل ، فلا يزال بإمكانك جعل أحداثك ممتعة باستخدام منصة الأحداث الافتراضية الخاصة بك.

استضف حدثًا افتراضيًا ناجحًا واجعل الضيوف يعودون للمزيد

على الرغم من أنه قد يكون أمرًا مخيفًا أن تجرب شيئًا جديدًا ، إلا أن حدثك الافتراضي القادم يمكن أن يكون ناجحًا بقدر نجاح حدث مادي.

ضع في اعتبارك أن هذا النوع من التجربة الافتراضية قد يكون جديدًا لضيوفك أيضًا ، لذلك لديك الفرصة للتميز بين منافسيك عن طريق الحفاظ على الأشياء جديدة ومحاولة طرق مبتكرة لإبقاء ضيوفك منخرطين.

هل تريد استكشاف برنامج الحدث الافتراضي؟ تحقق من كتالوج برامج الأحداث الافتراضية لدينا.

ملاحظة: التطبيقات المحددة في هذه المقالة هي أمثلة لإظهار ميزة في السياق وليس المقصود منها أن تكون مصادقات أو توصيات. تم الحصول عليها من مصادر يعتقد أنها موثوقة وقت النشر.