التحكم في الإصدار: لا تدع الإصدار الخاص بك يخرج عن نطاق السيطرة

إن فقدان السيطرة على التغييرات في الملف هو مادة من الكوابيس. أنت تعرف الصفقة: يمكنك إنشاء نسخة بمهارة وإرسالها للمراجعة بين زملائك ، ثم يبدأ الجميع في إرسال ملفات منفصلة مع تعليقاتهم. إذا قبلت ملاحظاتهم ، فإنك تبدأ في تنفيذ التغييرات في أحد المستندات - "سيدك" - بينما تستمر في جلب تعليقات وتعديلات إضافية من أشخاص آخرين. ولكن إذا كانت حلقة الملاحظات طويلة وكنت مشتتًا على الإطلاق ، فقد يكون من السهل جدًا أن تفقد المسار الرئيسي للوثيقة.

أنا متأكد من أنك عشت كابوس الكتابة فوق التغييرات المهمة أو إعادة تسمية الملف بشكل غير صحيح ، فقط لإدراك الخطأ الذي حدث في العديد من جولات المراجعة لاحقًا. لدي ، وهو صنع مجنون. يرجى الاطلاع على ملاحظاتي / تعديلاتي الأخرى ، كما يقول أحد الزملاء. أقسمت أنني قمت بهذه التغييرات ، على ما أعتقد.

والأسوأ من ذلك: أن الشيء يُطبع أو يُنشر قبل أن تمسكه ؛ ستدرك لاحقًا أنها كانت نسخة غير نهائية. رعب.

يمكن أن يؤدي التحكم في الإصدار - أو عدمه - إلى القضاء على أي مؤسسة تسويقية حسنة النية. إن فقدان المسار الذي تدور حوله ، وما هو الإصدار العملي ، وأين ذهبت التغييرات ، أمر محبط ومحبط وغير فعال.

فكيف تنتزع السيطرة على هذا الوحش؟ دعنا نتحدث عن كيفية تتبع الإصدارات الخاصة بك ... مكان تخزينها ، وكيفية تسمية الملفات ، وكيفية متابعة التغييرات ، وما إلى ذلك.

إنشاء اصطلاحات تسمية الملفات

تتمثل إحدى الخطوات الأولى البسيطة والفعالة للغاية في إنشاء اصطلاحات تسمية الملفات عبر مؤسستك.

إذا لم تستبعد أي شيء آخر من هذه المقالة ، فاحذر مما يلي: قم بإنشاء نظام تسمية بسيط ولكنه متسق لملفاتك والتزم به. قد يشمل ذلك مجموعة من الأرقام أو الأحرف الأولى أو التواريخ. ويجب عليك استخدامه بقوة ، مع كل مراجعة.

أنا شخصياً أستخدم أساليب مختلفة بناءً على عدد الأشخاص المشاركين في المشروع. إذا كنت أعمل فقط على ملف ، مثل مسودة هذه المدونة ، فأنا أحتفظ بإستراتيجية بسيطة لتسمية الملفات. أقوم بتصنيف كل شيء برقم الإصدار فقط: "v1" ، "v2" ، إلخ.

ولكن بمجرد مشاركة المزيد من الأشخاص ، أصبحت أكثر دقة. عندما يقوم العديد من الأشخاص بالمراجعة ، أجد أنه من السهل إلحاق اسم ملف بالأحرف الأولى حتى أتمكن بسهولة من رؤية المراجعة التي أعمل معها أو مسح سطح المكتب الخاص بي لمعرفة من الذي تم إدخاله بالفعل. أود أيضًا إضافة تاريخ إلى اسم الملف ، مثل FILENAME_060717. . عمليات التحرير - إدخال تغييرات متعددة في يوم واحد - أرغب في وضع طابع زمني لاسم الملف الفعلي باستخدام "مراجعة الصباح" أو "مراجعة بعد الظهر" أو حتى "مراجعة الساعة 2 مساءً" وما إلى ذلك ، لإبقائها في نصابها الصحيح.

قم بإعداد سير عمل إبداعي واضح

خطوة أخرى للسيطرة على الوحش هي وضع استراتيجية لمن يراجع ماذا وفي أي مرحلة. يمكن أن يساعدك وجود نوع من الخطط الموثقة - خيالية أو معقدة - في التحكم في الملفات. هذه هي السمات المميزة لسير العمل الإبداعي ، وهي عملية أخرى أؤيدها. في الواقع ، قد تكون قادرًا على الزواج من الاثنين في عملية واحدة ، ضربة فعالة. ولكن مرة أخرى ، مثل اصطلاح التسمية ، تحتاج حقًا إلى الالتزام بالخطة وتنفيذها.

احصل على الجميع في نفس الصفحة

إذن لديك نظام تسمية ملفات وخطة. هذا رائع - لك. ولكن إذا كنت بحاجة إلى ربط الآخرين بهذه الخطة ، فمن الأهمية بمكان جعل الجميع يعملون على نفس الصفحة التي يضرب بها المثل. هذا يعني تطبيق القواعد والعمليات ، ليس فقط لنفسك ، ولكن للمؤسسة بأكملها.

قم بإنشاء سير عمل فعال متعدد الوظائف واطلب من شخص ما ارتداء قبعة من النوع أ. يمكن لهذا الشخص توثيق العملية ، وإرسال التعليمات إلى الزملاء حول كيفية تسمية ملفاتهم وتسميتها ، وعقد جلسات تدريب مصغرة ، والتحقق الفوري للتأكد من الالتزام بالعملية وفرضها. لا يُعد إجراء روتين التمسك بالتفاصيل أمرًا ممتعًا ، ولكنه سيوفر الوقت على المدى الطويل.

"كلمة" على مسار التغييرات

لا يوجد شيء يثير الغضب بداخلي مثل تلقي ملف نظيف من أحد المساهمين. أعتقد ، "مرحبًا ، رائع - لم يكن لديهم أي تغييرات" ... فقط لبدء القراءة وإدراك ، برعب ، أنهم قاموا بإجراء عدد كبير من التعديلات دون تدوينها. عندما أكون في الحشائش ، أقرأ سطراً بسطر لمقارنة التغييرات القديمة والجديدة ، يخرج الدخان من أذني.

توفر أدوات تتبع التغيير ، مثل تلك الموجودة في Word أو Google Docs ، طريقة سهلة للتعليق والتعديل والترميز. يساعدني هذا بسرعة في معرفة من قام بالتغيير ومتى.

أنا لا أتتبع التغييرات فقط عند العمل مع الآخرين. أقوم بتشغيل الوظيفة أثناء القيام بعملي الخاص لمتابعة ما أفعله. أحب أن البرنامج يحتفظ بسجل لتغييراتي ويمكنني بسهولة من التراجع والعودة إذا لم تكن تعديلاتي ممتازة بعد كل شيء.

أداة التعليقات هي أداة التعليقات التي أحبها بنفس القدر. أستخدم التعليقات لتذكير نفسي بالحالة ، أو الأشياء التي أحتاج إلى العودة إليها وإكمالها ، أو عملية التفكير. كما أنني أستخدم التعليقات لأشرح للآخرين سبب إجراء تغييرات معينة في الصياغة ، ولماذا أعدت كتابة مقطع من أجل النغمة ، وما إلى ذلك.

أعرف ما سمعته في الماضي عن تتبع التغييرات - وهذا صحيح. إنه وحش ساحق بصريًا للجدل. لكن البرامج تطورت بطريقة تجعل هذا الأمر قابلاً للإدارة. من الممكن الآن وضع علامة على التغييرات مع إخفائها أثناء التنقل ، بحيث تظل صفحتك نظيفة وسهلة القراءة ويمكنك التركيز فقط على تدفق النسخة ومظهرها.

تحذير: لا تختمها على أنها "نهائية" حتى تصبح فعلاً

هناك شيء سحري - وليس بطريقة جيدة - يبدو أنه يحدث عندما ألحق اسم ملف بكلمة "نهائي". إنه مثل إشارة إلى قانون مورفي: في اللحظة التي أعلن فيها عن انتهاء الملف ، لا بد أن مجموعة من التعديلات والتغييرات الإضافية تتدفق.

لخداع نفسي (ومورفي) ، تعلمت عدم استخدام كلمة "نهائي" في ملفاتي حتى يتم شحن الشيء وتشغيله ومغادرته المبنى الذي يضرب به المثل. بدلاً من ذلك ، أواصل مواكبة اصطلاحات التسمية أعلاه حتى أعرف أي إصدار هو الأحدث. فقط لاحقًا ، بمجرد الانتهاء من كل شيء ، سأعود وأعمل نسخة من "الشخص الذي ذهب إلى الضغط عليه" وأعد تسميته "نهائي".

كيف تصل إلى المرحلة "النهائية"؟ توفير نافذة لمراجعة العميل الداخلي. وبعد ذلك ، عندما يتم إغلاقه ، يتم إغلاقه. ما لم تكن مشكلة قانونية ، اشحن عندما تقولها وتلتزم بها. سوف يندرج عملاؤك في الطابور.

قم بإنشاء أرشيف

تعد الأرشفة - على سطح المكتب أو محرك أقراص سحابي - طريقة رائعة أخرى لتتبع الإصدارات.

أثناء عملي على ملفات متعددة ، أخزنها في مجلد على سطح المكتب يسمى "الإصدارات السابقة". بهذه الطريقة ، عندما أفتح مجلد العمل الرئيسي الخاص بي ، أرى فقط الأحدث المطلق. يساعد ذلك على منعني من الإرهاق أو من المسح والاستيلاء على الملف الخطأ. كما أنه يصنع أرشيفًا لطيفًا. عندما أعمل بهذه الطريقة ، أقوم بإنشاء مجلد يلتقط جميع التعديلات والمراجعات على طول الطريق. لذا ، إذا احتجت في أي وقت إلى الرجوع إلى تكرار سابق ، فمن السهل العثور عليه.

عندما يتم قول وفعل كل شيء ، قد يكون لدي ثلاثة أو 300 نسخة من الملفات المنقحة. مثل الكثير من السجلات الضريبية ، أود الاحتفاظ بها لفترة وجيزة ... على الأقل حتى يتم إخراج ملفاتي من الباب. بهذه الطريقة ، لدي أرشيف واضح لجميع التغييرات التي تم إجراؤها خلال عملية المراجعة - شيء يجب أن أعود إليه إذا كنت بحاجة للعودة إلى التكرار السابق ، ومعرفة مكان إدخال تغيير غريب أو تعديل غير مألوف ، وما إلى ذلك.

أحب أيضًا العمل مع محركات الأقراص السحابية - مثل Google Drive أو SharePoint أو Dropbox. في الواقع ، أنا أعمل بشكل حصري تقريبًا على ملفات من هذه الأنظمة هذه الأيام. بهذه الطريقة أعرف أنني أعمل دائمًا على أحدث إصدار من الملف ، ويمكنني القيام بعملي من أي جهاز كمبيوتر ، مقابل الاضطرار إلى إرسال نسخ من الملفات عبر البريد الإلكتروني. يمكن لعدة أشخاص المساهمة أو التعديل أو المراجعة في وقت واحد. ويحتفظ بأرشيف تلقائي.

أفكار فراق: كن متيقظًا عند إجراء تعديلاتك

نصيحة أخيرة: حاول قدر الإمكان الحد من مصادر التشتيت عند العمل على الملفات والتغييرات. أغلق الباب ، اشرب بعض القهوة ، وأوقف تشغيل الموسيقى (أو شغّلها ، إذا كان ذلك يساعدك على التركيز). لا يوجد شيء أسوأ من إجراء مجموعة كبيرة من التغييرات الممتازة ، فقط لتكتشف لاحقًا أنك قمت بإدخالها إلى الإصدار الخاطئ من الملف وتحتاج إلى إعادة عملك. أو أنك قمت بحفظ التغييرات في مكان غريب وفقد الملف الآن. لذا انتبه.

وهذا نهائي.

ما هي طريقتك المفضلة للحفاظ على التحكم في الإصدار؟ أو ما قصة الرعب المتعلقة بالملف التي يجب عليك مشاركتها؟