كيفية كتابة بريد إلكتروني لطلب الإجازة (+ نصائح وأمثلة)

قبل أن تحجز إجازتك القادمة، لا تنس أن تسأل رئيسك في العمل!

دوه - قد تقول.

لكن بعض الموظفين يواجهون صعوبات في مطالبة رؤسائهم رسميًا بأيام الإجازة.

لذا، تعرض هذه المقالة نماذج وأمثلة ونصائح حول كيفية:

• كتابة ايميل طلب اجازة,
• انتقل مباشرة إلى صلب الموضوع في مراسلاتك، و
• حافظ على نبرة احترافية في خطاب إجازة الغياب الخاص بك.

دعونا ندخل في ذلك.

• البريد الإلكتروني لطلب الإجازة هو طلب مكتوب للحصول على إجازة يوجهه الموظفون إلى رئيسهم أو مديرهم.
• تشتمل العناصر الأساسية لطلب الإجازة المهنية على سطر موضوع موجز، والتحية، وذكر أيام الإجازة، وCCing HR، وتوضيح من سيتولى عبء العمل الخاص بك أثناء غيابك، وتسجيل الخروج.
• لزيادة احتمالية الموافقة على البريد الإلكتروني الخاص بطلب الإجازة، حافظ على نبرة احترافية، وانتقل مباشرة إلى صلب الموضوع، واستخدم العينة الأكثر ملاءمة للبريد الإلكتروني الخاص بطلب الإجازة.
• لا يقتصر طلب الإجازة على يوم أو أسبوع. اعتمادا على سياسات شركتك، يمكنك أن تطلب إجازة لمدة نصف يوم أو إجازة أطول تمتد لعدة أشهر.

ما هو البريد الإلكتروني لطلب الإجازة؟

البريد الإلكتروني لطلب الإجازة هو طلب رسمي ومكتوب للحصول على إجازة يتم إرساله إلى رئيسك أو مشرفك أو مديرك عبر البريد الإلكتروني الخاص بالعمل. اعتمادًا على سياسة شركتك، يتعين عليك إرسال طلب الإجازة عبر البريد الإلكتروني قبل أيام أو أسابيع من الوقت الذي تريد فيه الإقلاع.

وبالمثل، تحدد سياسة الشركة ما إذا كان صاحب العمل سيطلب من الموظف ذكر سبب إجازته، مثل زيارة الأصدقاء أو الأقارب - أو أي سبب آخر.

في الأقسام التالية، سنقدم لك جميع العينات والأمثلة والخطوات والنصائح التي تساعدك على الإقناع في رسالة البريد الإلكتروني الخاصة بطلب الإجازة في المرة القادمة.

لأنه، تذكر أن رئيسك في العمل من المرجح أن يقبل طلبك للإجازة إذا كنت قد كتبته بطريقة تجعل من السهل أن تقول نعم ويصعب أن تقول لا.

ما هي العناصر الأساسية للبريد الإلكتروني لطلب الإجازة؟

تتضمن العناصر الأساسية للبريد الإلكتروني لطلب الإجازة ما يلي:

1. سطر موضوع موجز ،
2. تحية موجهة إلى رئيسك،
3. نبذة مختصرة عن أيام الإجازة ،
4. شرح كيف سيتم إدارة عبء العمل الخاص بك في غيابك،
5. تسجيل الخروج ومعلومات الاتصال مع المسمى الوظيفي أو القسم أو المنصب أو الاسم أو اللقب أو أي تفاصيل أخرى ذات صلة
6. CC تحتوي على رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالعمل الخاصة بالموارد البشرية وزملاء العمل ذوي الصلة.

طالما قمت بتغطية هذه الجوانب، فإن البريد الإلكتروني لطلب الإجازة الخاص بك سيكون في محله.

كيفية كتابة بريد إلكتروني لطلب الإجازة

الكتابة لطلب إجازة هي مهارة نحتاج إلى إتقانها عاجلاً أم آجلاً.

ولكن ليس لدى كل شركة نفس النهج في كتابة طلب الإجازة.

تقدم الأقسام القادمة دليلاً خطوة بخطوة حول تجميع البريد الإلكتروني لطلب الإجازة التالي.

الخطوة رقم 1: اكتب سطر موضوع موجزًا

تريد أن يبرز بريدك الإلكتروني في البريد الوارد لرئيسك. لذا، اجعل سطر الموضوع الخاص بك موجزًا ​​قدر الإمكان.

وللتوضيح، يمكنك تجربة بعض العينات التالية:

• طلب إجازة — [تواريخ طلب الإجازة + اسمك]،
• طلب الإجازة السنوية — [تواريخ طلب الإجازة + اسمك]، أو
• طلب إجازة — [تواريخ طلب الإجازة + اسمك].

إذا كانت لديك علاقة رسمية أكثر مع رئيسك في العمل، فننصحك بإدخال اسمك ولقبك في سطر الموضوع.

على أية حال، قد يؤدي طلب الإجازة المليء بالألفاظ أو الغامض إلى تخطي رئيسك في العمل، لذا كن حذرًا!

الخطوة رقم 2: قم بتحية رئيسك بشكل صحيح

بمجرد الانتهاء من سطر الموضوع الموجز، يجب عليك تحية رئيسك في العمل بكل احترام.

في هذه الحالة، كن رسميًا أو غير رسمي - ولكن اجعل الأمر بسيطًا، كما في الأمثلة التالية:

• "عزيزي [اسم المدير]" - لتحية أكثر احترافية، أو
• "مرحبًا [اسم المدير]" - لتحية غير رسمية أكثر.

على أية حال، لا تطيلي في هذا الجزء أكثر من اللازم. طالما أنك تعرف اسم مديرك، فستكون بداية رائعة!

بعد ذلك، يمكنك التعبير عن المجاملة العامة ببضع كلمات، مثل:

• "آمل أن تكون في حالة رائعة"
• "آمل أن تصلك هذه الرسالة الإلكترونية بحالة جيدة"
• "كيف حالك؟"،
• "مساء الخير" أو تعبيرات مماثلة.

ومع ذلك، فإن صياغة هذا الجزء المتعلق بكيفية العمل تعتمد على نوع بريدك الإلكتروني (المزيد حول ذلك بعد قليل).

الخطوة رقم 3: اذكر أيام إجازتك

لإبقاء صاحب العمل على اطلاع، اذكر أيام إجازتك في الجملة التالية من البريد الإلكتروني لطلب الإجازة بعد جزء الترحيب.

فيما يلي بعض الأمثلة التي تم تجربتها واختبارها:

• "أود أن أتوقف عن [تواريخ طلب الإجازة]."
• "أريد أن أحصل على إجازتي السنوية في [تواريخ طلب الإجازة]."
• "أود أن أطلب إجازة للتواريخ التالية: [تواريخ طلب الإجازة]."

طالما أن بريدك الإلكتروني المهني يحتوي على التواريخ الفعلية التي تريد الإقلاع فيها، فأنت تقترب من نهاية البريد الإلكتروني لطلب الإجازة.

الخطوة رقم 4: حدد من سيتولى عبء العمل الخاص بك أثناء غيابك

بالنسبة لرسائل البريد الإلكتروني الخاصة بطلبات الإجازة الأطول أو الرسائل العاجلة، يجب عليك أن تشرح في جملة أو اثنتين كيف ستتم إدارة عبء العمل الخاص بك في غيابك. يوضح هذا أنك ملتزم بعملك وتريد أن تبقي الأمور تسير بسلاسة.

فيما يلي بعض الأمثلة حول كيفية القيام بذلك:

• "أود أن أعلمك أن [اسم زميل العمل ولقبه] سيتحمل جزءًا من عبء العمل الخاص بي أثناء غيابي، لذلك لن يشعر عملاؤنا بانخفاض في الخدمات."
• "يرجى العلم أنه تم إعادة جدولة جميع مهامي الحالية حتى انتهاء إجازتي وسأواصل العمل عليها بمجرد عودتي إلى العمل."
• "سوف يتولى [اسم زميل العمل ولقبه] بعضًا من مهامي أثناء إجازتي."

عادةً، لن يُطلب منك توضيح سبب إجازتك. ومع ذلك، إذا كنت تطلب الإجازة قبل يوم أو يومين فقط، فقد ترغب في إخبار مديرك بالسبب، حيث قد يؤثر ذلك على الموافقة على طلبك.

الخطوة رقم 5: قم بالتسجيل بشكل احترافي

كما هو الحال مع كل الأمور، كن محترمًا تجاه رئيسك في العمل عند إرسال طلب الإجازة عبر البريد الإلكتروني.

فيما يلي بعض الطرق التي يمكنك من خلالها إنهاء بريدك الإلكتروني:

• "شكرا للنظر في طلبي. [اسمك ولقبك ورقم هاتفك]" - للحصول على بريد إلكتروني أكثر رسمية، أو
• "أتحدث إليك قريبًا [اسمك ورقم هاتفك]" - للحصول على بريد إلكتروني أقل رسمية.

يجب عليك دائمًا ترك رقم هاتفك في حالة رغبة مديرك في الاتصال بك مباشرةً بخصوص البريد الإلكتروني لطلب الإجازة.

الخطوة رقم 6: ضع الموارد البشرية (وزملاء العمل الآخرين ذوي الصلة) في CC

أخيرًا وليس آخرًا، اجعل الأمور شفافة قدر الإمكان من خلال إبلاغ قسم الموارد البشرية لديك بطلبك. وبهذه الطريقة، حتى لو لم يفتقد مديرك بريدك الإلكتروني أو حدث خطأ آخر، فلا يزال لديك البريد الإلكتروني الذي يوضح أنك طلبت إجازتك في الوقت المحدد .

نوصي بإرسال نسخة إلى كبار متخصصي الموارد البشرية لديك أو غيرهم من الموظفين ذوي الصلة الذين يجب أن تبقيهم على اطلاع أثناء إجازتك.

لكن لا تنس تضمين رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالعمل، وليس الرسائل الشخصية. ربما تعرف بعضهم شخصيًا، لذا يمكنك بسهولة الخلط بين عناوين البريد الإلكتروني الخاصة بالعمل وعناوين البريد الإلكتروني الشخصية.

في النهاية، يعد CCing أفضل ممارسة عندما يتعلق بريدك الإلكتروني بالآخرين.

عينات وأمثلة من البريد الإلكتروني لطلب الإجازة

لربط كل هذه المعلومات معًا، سننظر إلى 9 أمثلة وعينات من طلبات الإجازات المهنية، إلى جانب مشورة الخبراء الجديدة.

المثال رقم 1: بريد إلكتروني بسيط لطلب الإجازة

إن البريد الإلكتروني البسيط لطلب الإجازة هو ما يبدو عليه الأمر تمامًا. ينقل طلبك بسرعة وبساطة، بما لا يزيد عن 4 جمل.

فيما يلي مثال على هذا النوع من البريد الإلكتروني:

تصف مديرة الموارد البشرية في مجموعة شركات TempPositions، سالي أحمد، حجر الزاوية في رسالة البريد الإلكتروني البسيطة لطلب الإجازة، بما في ذلك العنوان والتحية والمنطق:

"قم بتحية مديرك كما تفعل عادةً، وقم بتقديم التواريخ التي تطلبها. من المهم أيضًا ملاحظة الاستعدادات المهنية التي قمت بها قبل الرحلة والأشخاص الآخرين في فريقك المتاحين لمساعدتك في غيابك.

مثال رقم 2: بريد إلكتروني غير رسمي لطلب إجازة

إذا كنت أنت ورئيسك في العمل مقربين لأنك عملتما معًا لسنوات، فقد يكون إرسال طلب إجازة غير رسمي بالبريد الإلكتروني هو الأفضل.

فيما يلي مثال لرسالة بريد إلكتروني غير رسمية من هذا النوع:

يقول الرئيس التنفيذي لشركة Z Branding، كريج كليمان، إنه يجب أن يكون لديك نبرة مريحة في رسائل البريد الإلكتروني غير الرسمية الخاصة بطلبات الإجازة:

"أدخل بعض الشخصية في طلبك. شارك خططك بإيجاز، واجعلها أشبه بمحادثة غير رسمية مع صديق. لا تنس رمي التمر، مع الحفاظ على نبرة مريحة وودية.

مثال رقم 3: بريد إلكتروني لطلب إجازة رسمية

إذا كنت لا تعرف رئيسك جيدًا، أو كانت شركتك تشجع رسائل البريد الإلكتروني الرسمية، فاكتب بريدًا إلكترونيًا رسميًا لطلب الإجازة.

فيما يلي مثال على هذا النوع من البريد الإلكتروني:

تعتقد سالي أحمد أن البريد الإلكتروني الرسمي لطلب الإجازة يجب أن يكون أكثر رسمية من الأنواع الأخرى:

"حافظ على نبرة احترافية تصل مباشرة إلى صلب الموضوع أثناء تحديد الأيام المطلوبة. قم بتضمين تسجيل خروج محترم ودعوة مديرك للمتابعة مع أي أسئلة إضافية.

المثال رقم 4: البريد الإلكتروني لطلب إجازة الإجازة

يمزج البريد الإلكتروني لطلب إجازة الإجازة بين النوعين السابقين من الطلبات - غير الرسمية والرسمية.

وإليك كيف يمكنك القيام بذلك:

القاعدة الأساسية: تعتمد نبرة خطاب طلب الإجازة على مدى سهولة التواصل مع رئيسك ومدى توافقكما، لذا تذكر أن تأخذ ذلك في الاعتبار عند صياغة بريدك الإلكتروني.

المثال رقم 5: بريد إلكتروني لطلب PTO

PTO والإجازة ليسا متماثلين، لذا قد ترغب في كتابة بريد إلكتروني لطلب PTO بدلاً من بريد إلكتروني لطلب الإجازة في مرحلة ما. باختصار، PTO تعني إجازة مدفوعة الأجر - وهي إجازة يدفع ثمنها صاحب العمل. في المقابل، قد تكون الإجازة في بعض الأحيان غير مدفوعة الأجر.

إليك ما يبدو عليه البريد الإلكتروني لطلب الإجازة أثناء العمل:

يتحدث Kraig Kleeman عن أهمية اتباع السياسات التنظيمية عندما يتعلق الأمر برسائل البريد الإلكتروني لطلب PTO:

"التنقل عبر سياسات PTO الخاصة بالشركة بسلاسة. قم بالتعبير بوضوح عن طلب PTO الخاص بك، بما في ذلك التواريخ وأي تفاصيل ذات صلة. يعد الامتثال أمرًا بالغ الأهمية هنا، مما يضمن أن وقت إجازتك يتوافق مع المبادئ التوجيهية التنظيمية.

المثال رقم 6: البريد الإلكتروني لطلب يوم إجازة

في بعض الأحيان، تحتاج فقط إلى يوم للاسترخاء، أو الاهتمام ببعض المهمات، أو معالجة حالة طارئة. بمعنى آخر، تسمح بعض الشركات بأيام شخصية - ولكن تحقق مع الموارد البشرية أو المدير الخاص بك في حالة حدوث ذلك.

ومع ذلك، في كثير من الحالات، يكون طلب الحصول على يوم إجازة عبر البريد الإلكتروني هو أفضل رهان لك.

فيما يلي عينة من البريد الإلكتروني لطلب يوم إجازة:

على أية حال، تحقق من سياسة شركتك لمعرفة عدد الأيام التي تحتاجها مسبقًا لطلب إجازة. على سبيل المثال، لا تسمح بعض المؤسسات بطلبات اللحظة الأخيرة.

مثال رقم 7: بريد إلكتروني أطول لطلب إجازة

وفي أوقات أخرى، لا يكفي الحصول على يوم أو أسبوع من الراحة. هذا هو المكان الذي يمكن أن يساعدك فيه البريد الإلكتروني لطلب الإجازة الأطول.

عندما تطلب إجازة ممتدة، من المفيد تقديم الأسباب وراء طلبك لزيادة فرص الموافقة على وقت إجازتك.

وإليك كيفية القيام بذلك:

تعد رسائل البريد الإلكتروني لطلبات الإجازة الطويلة نادرة ولكنها ضرورية في بعض الأحيان. يقول كريج كليمان أنه يجب عليك تحديد ما إذا كانت أيام إجازتك يمكن أن تؤثر على عملك وكيفية جعل الأمور أسهل لجميع المعنيين:

"ارفع مستوى اتصالاتك للحصول على استراحة ممتدة. شارك الإثارة من خلال خط سير الرحلة التفصيلي، وسلط الضوء على التواريخ الممتدة، وناقش بشفافية أي تأثير محتمل على العمل. أكد لفريقك على الانتقال السلس، وتعزيز التفاهم والتعاون.

المثال رقم 8: البريد الإلكتروني للتذكير بالإجازة

تعمل رسالة التذكير بالإجازة عبر البريد الإلكتروني على تذكير مشرفك بالإجازة التي وافق عليها بالفعل.

فيما يلي مثال على رسالة بريد إلكتروني للتذكير بالإجازة:

اعتمادًا على مدى انشغالهم، قد ينسى مديرك أنهم وافقوا على إجازتك. فقط للتأكد، أرسل تذكيرًا بالإجازة قبل أيام قليلة من بدء إجازتك المعتمدة.

مثال رقم 9: طلب ترحيل أيام الإجازة

يسمح بعض أصحاب العمل لموظفيهم بترحيل أيام إجازاتهم غير المستخدمة من العام الحالي إلى العام المقبل.

في هذه الحالة، ستحتاج إلى كتابة طلب أيام الإجازة المُرحَّلة — وإليك نموذج بسيط يمكنك استخدامه:

رسائل البريد الإلكتروني التي تطلب إعادة جدولة إجازة معتمدة

لا تعمل الخطط دائمًا كما نرغب.

لذلك، ستحتاج في بعض الأحيان إلى إعادة جدولة إجازتك - وسيعلمك هذا الجزء كيفية القيام بذلك باستخدام عينات يمكنك استخدامها الآن.

طلب إعادة جدولة بسبب تغيير الخطط الشخصية

إذا تغيرت خططك لأسباب شخصية، فيمكنك استخدام نموذج البريد الإلكتروني لطلب إجازة لإعادة جدولة إجازتك:

طلب إعادة جدولة بسبب التزام العمل العاجل

إذا ظهر أمر عمل عاجل أثناء حجز رحلة الإجازة تلك، فمن الجيد إبلاغ مشرفك بذلك على الفور.

فيما يلي مثال على طلب إعادة الجدولة هذا:

طلب إعادة جدولة بسبب حالة طارئة

تغمر المياه شقتك بسبب وجود أنبوب صدئ أو متسرب، أو يمرض طفلك - هناك حالات طوارئ لا نهاية لها قد تجعلك تعيد جدولة إجازتك المعتمدة.

ولجعل هذا الأمر يسير بسلاسة، استخدم نموذج البريد الإلكتروني التالي لإعادة الجدولة:

نصائح لطلب وقت الإجازة

يفضل بعض الأشخاص التحدث مع رئيسهم وجهًا لوجه عند طلب إجازة. ومع ذلك، قد ينسى مديرك طلبك الشفهي للحصول على إجازة، مما يسبب لك المتاعب عن غير قصد.

الخيار الأكثر أمانًا هو كتابة بريد إلكتروني لطلب الإجازة. فيما يلي بعض النصائح التي تم اختبارها والتي قدمها الخبراء لصياغة طلب البريد الإلكتروني الخاص بك:

• حافظ على نبرة احترافية مهما حدث،
• تجنب استخدام لغة غير رسمية (إلا إذا كنت تعرف رئيسك في العمل لفترة طويلة جدًا).
• استخدم البريد الإلكتروني لطلب الإجازة الأكثر ملاءمة لموقفك الخاص (على سبيل المثال، طلب يوم إجازة، طلب PTO، طلب إجازة ترحيل)،
• ادخل في صلب الموضوع مباشرة، ولا تطيل المقدمة،
• اكتب سطر موضوع موجزًا ​​يشير إلى موضوع البريد الإلكتروني، و
• استخدم بريدك الإلكتروني الخاص بالعمل عند إرسال طلب الإجازة بدلاً من بريدك الإلكتروني الشخصي.

تقول مديرة الموارد البشرية سالي أحمد أن الترتيب ليس بهذه الأهمية طالما أنك تراعي الآخرين أثناء كتابته:

"بغض النظر عن التنسيق، فإن النقاط الرئيسية هي أن تكون واضحًا وموجزًا ​​ومراعيًا لحجم عملك أثناء غيابك، مما يجعل من السهل جدًا على مديرك أن يتمنى لك التوفيق أثناء وجودك بالخارج".

أسئلة وأجوبة حول طلب إجازة

يغطي هذا القسم بعض الأسئلة الأكثر شيوعًا حول طلب الإجازة.

لماذا تعتبر كتابة بريد إلكتروني لطلب الإجازة أمرًا مهمًا؟

تعد كتابة رسالة بريد إلكتروني لطلب الإجازة أمرًا بالغ الأهمية لأنها تترك أثراً. ببساطة، ستعلم أنت ورئيسك وفريق الموارد البشرية بإجازتك المكتوبة، مما لا يترك مجالًا لسوء الفهم حول ما إذا كنت قد طلبت إجازة أم لا.

إلى أي مدى يجب أن أرسل بريدًا إلكترونيًا لطلب الإجازة مقدمًا؟

القاعدة الأساسية الجيدة هي مراجعة سياسة شركتك لتحديد عدد الأيام التي تحتاجها مسبقًا لطلب إجازة. لكن لنفترض أنك تخطط لأخذ إجازة لمدة أسبوع. في هذه الحالة، من الجيد أن ترسل طلب إجازتك قبل 2-3 أسابيع من إجازتك المخططة.

هل يمكنني إرسال طلب إجازة بالبريد الإلكتروني للحصول على إجازة لمدة نصف يوم؟

يعتمد ذلك على سياسات الإجازة الخاصة بشركتك. تسمح بعض الشركات بأخذ إجازة لمدة نصف يوم، والبعض الآخر لا يسمح بذلك. لذا، من الجيد مراجعة مدير الموارد البشرية أو رئيسك.

ماذا لو تم رفض البريد الإلكتروني الخاص بطلب الإجازة؟

قد يرفض رئيسك في العمل أيام إجازتك بسبب فترات الانشغال. إذا شعرت أن مديرك قد أخطأ في حقك، فيمكنك تصعيد المشكلة إلى قسم الموارد البشرية. ولكن إذا لم تصلك رسالة البريد الإلكتروني الخاصة بطلب الإجازة في الوقت المحدد، فربما يكون خطأك أن مديرك لم يقبل طلبك. في الحالة الأخيرة، ما عليك سوى انتظار فرصة أخرى للحصول على إجازة وشحنها في الوقت المناسب.

كيفية تقديم طلب إجازة مع Clockify

لرفع معنويات إجازتك والتأكد من أن إجازتك تسير كما هو مخطط لها، يمكنك استخدام PTO ومتتبع العطلات مثل Clockify.

لطلب الإجازة في Clockify، تحتاج فقط إلى:

• حدد ما إذا كنت تأخذ إجازة مرضية أو إجازة أو إجازات أو إجازة مكتسبة،
• حدد الفترة التي تخطط للإقلاع فيها،
• أضف ملاحظة إلى مديرك (اختياري)، و
• اضغط على إرسال.

سيتلقى مشرفك على الفور بريدًا إلكترونيًا للموافقة على طلب إجازتك.

ستتلقى إشعارًا بالتفاصيل بمجرد أن يقرر مديرك ما إذا كان سيوافق على طلب الإجازة أم لا.

بهذه الطريقة، يمكنك أنت وشركتك توفير الكثير من الأموال التي تنفقها على إرسال رسائل البريد الإلكتروني. علاوة على ذلك، تتيح لك ميزة Time off في Clockify الحصول على جميع أيام إجازتك المستخدمة وغير المستخدمة في مكان واحد.

ابدأ في تتبع إجازتك المدفوعة وطلبات الإجازات الأخرى باستخدام أداة إدارة الوقت - اشترك في Clockify اليوم!