معدل الاستخدام: ما هو وكيف يتم حسابه (+ نصائح حول تحسينه)

هل تدير شركة خدمات احترافية ، مثل شركة تطوير برمجيات ، أو استوديو تصميم ، أو أي مشروع آخر قائم على المشاريع؟

إذا كان الأمر كذلك ، لكي تعمل بنجاح ، يجب عليك إدارة الوقت وتخصيص الموارد بكفاءة.

قد تؤدي الإدارة غير الفعالة للوقت والموارد إلى خسائر مالية فادحة للشركة.

هذا عندما يبدأ معدل الاستخدام .

يعد فحص معدل الاستخدام طريقة ممتازة لتتبع أداء شركتك.

إذا كان معدل الاستخدام جديدًا بالنسبة لك ، وترغب في معرفة المزيد عنه - فتابع ، لأنه في منشور المدونة هذا ، ستحصل على إجابات للأسئلة التالية:

• ما هو معدل الاستخدام؟
• كيف يمكنك حساب ذلك؟
• ما هي فوائد مراقبة معدل الاستخدام؟
• ما هو تقرير الاستخدام الشهري؟
• كيف يمكن لتقرير الاستخدام الشهري أن يساعد في تحديد معدل الاستخدام؟
• ما الذي يمكن عمله لتحسين معدل الاستخدام؟

ما هو معدل الاستخدام؟

يمثل معدل الاستخدام النسبة المئوية لإجمالي ساعات العمل القابلة للفوترة للموظف ، مما يجعله أحد مؤشرات الأداء الرئيسية للأعمال. مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) هي نوع من قياس الأداء الذي يقيم نجاح عملك. يساعدون أعضاء فريقك على التركيز على المهام المهمة ويدعمون استراتيجيتك. لذلك ، تساعدك مراقبة معدل الاستخدام على تحقيق هدف تحسين عملك من خلال قياس الساعات المدفوعة بدقة وتهدف إلى تعظيمها.

تتضمن الساعات القابلة للفوترة المهام المرتبطة مباشرة بالمشروع ، والتي يمكنك تضمينها في فاتورة العميل. بعض هذه المهام هي:

• تخطيط المشروع،
• بحث،
• تنفيذ المشروع
• التواصل مع العميل ، و
• مراجعة عملك.

بصرف النظر عن الفوترة ، هناك أيضًا ساعات غير قابلة للفوترة ، والتي تشمل المهام التي لا يمكن إصدار فواتير بها إلى العميل. تشمل الساعات غير القابلة للفوترة مهام مثل اجتماعات الفريق الداخلية والمكالمات.

هناك احتمال ضئيل أن يكمل الموظف المنتظم 40 ساعة من العمل الخاضع للفوترة في الأسبوع ، بسبب مهامه غير القابلة للفوترة. للحصول على معدل استخدام مثالي ، من الضروري تحقيق التوازن الصحيح للساعات القابلة للفوترة وغير القابلة للفوترة.

إذا كان معدل الاستخدام هو:

• منخفض جدًا - يشير عادةً إلى أن فريقك بحاجة إلى مزيد من العمل ، أو
• مرتفع جدًا - يشير إلى أن شركتك تبخل في المهام الداخلية الحاسمة ، وقد تحتاج إلى المزيد من الموظفين المتفانين.

يتم استخدام معدل الاستخدام بشكل متكرر في الخدمات المهنية - على الرغم من أنه يمكن للشركات الأخرى استخدامه لتقييم الإنتاجية الحالية للقوى العاملة لديها.

بعد كل شيء ، التأكد من أن موظفيك يقضون وقتهم بكفاءة أمر ضروري للإنتاجية.

كيف تحسب معدل الاستخدام؟

ما هي الطريقة الأكثر كفاءة لحساب معدل الاستخدام؟

معادلة معدل الاستخدام القياسية بسيطة نسبيًا:

إجمالي الساعات القابلة للفوترة / إجمالي الساعات المتاحة = معدل الاستخدام

على سبيل المثال ، لنفترض أن أحد أعضاء الفريق لديه 30 ساعة مدفوعة الأجر في 40 ساعة عمل في الأسبوع. هنا الحساب:

30/40 = 0.75

وبالتالي ، فإن معدل استخدامها سيكون 0.75 أو 75٪.

للحصول على عرض أكثر دقة لنجاح الأعمال ، ولتحديد الربحية الإجمالية لعملك ، تأكد من قياس معدلات الاستخدام لجميع أعضاء الفريق.

يؤثر معدل استخدام موظفيك على هامش الربح الإجمالي. يحدد هامش الربح ربحية الشركة أو المنتج أو الخدمة. كلما زاد هامش الربح ، زادت نجاح الشركة. هذا يعني أن معدل الاستخدام وهامش الربح مرتبطان ارتباطًا وثيقًا.

ما هو معدل الاستخدام المثالي ومعدل الإنجاز؟

معدل الاستخدام المثالي هو معدل الاستخدام الذي يجب أن تكون عليه الشركة لتحقيق هامش الربح المطلوب.

يمكن حساب معدل الاستخدام المثالي بقسمة التكاليف (أي نفقات الموارد والنفقات العامة) وصافي الربح على إجمالي عدد الساعات (أي السعة المحتملة) والسعر القابل للفوترة.

إليك معادلة حساب معدل الاستخدام المثالي:

(التكاليف + الربح) / (السعة المحتملة × معدل الفاتورة) × 100 = معدل الاستخدام المثالي

الآن ، لنكن واضحين بشأن هذا - فليس بالضرورة صحيحًا أنه كلما ارتفع معدل الاستخدام ، كان ذلك أفضل.

قد يشير معدل الاستخدام القريب من 100٪ إلى قوة عاملة مرهقة على وشك الإنهاك.

إذا كان لدى الشركة معدل استخدام أعلى من 100٪ ، فهذا عادة ما يكون علامة على عدم كفاية الإعداد أو الكثير من العمل خارج نطاق المشروع.

مفهوم آخر مهم نحتاج أن نذكره هو معدل الإنجاز . يمثل نسبة الساعات القابلة للفوترة إلى إجمالي المبلغ المحمل على العملاء.

هذه هي الطريقة التي تحسب بها معدل الإنجاز:

(إجمالي الساعات المدفوعة) / (إجمالي الساعات القابلة للفوترة) = معدل الإنجاز

يشير الاختلاف الكبير بين معدلات الاستخدام والتحقيق إما إلى أن فريقك يقضي الكثير من الوقت على الأنشطة غير القابلة للفوترة ، أو أن هناك حاجة إلى مزيد من العمل في خط الأنابيب.

ما هي فوائد مراقبة معدل الاستخدام؟

تتيح مراقبة معدل الاستخدام تتبع المشروع في الوقت الفعلي.

نتيجة لذلك ، من غير المرجح أن تفوتك معلومات مهمة حول مشاريعك ، وتصبح أكثر استباقية في رؤية الأخطاء قبل أن تتحول إلى مشاكل خطيرة.

فيما يلي بعض أهم فوائد تتبع معدل الاستخدام :

• يحتفظ بعلامات تبويب على تكاليف الموارد ،
• يضبط هامش الربح ،
• يدعم نمو الأعمال التجارية ، و
• يعزز تخطيط المشروع.

الفائدة رقم 1: يحتفظ بعلامات تبويب على تكاليف الموارد

يساعد حساب معدل الاستخدام على التأكد من أنك لا تستخدم الموارد بشكل كافٍ أو تفرط في استخدامها أثناء البقاء في حدود الميزانية - لأنك تتعقب متى وأين تم إنفاق مبلغ معين من الأموال.

لتتبع تكاليف الموارد بشكل أفضل ، يمكنك طرح الأسئلة التالية على نفسك:

• هل يتم استخدام موارد إضافية ، على سبيل المثال ، في مهام غير قابلة للفوترة؟
• هل يتم تتبع وتسجيل جميع الساعات المدفوعة بانتظام؟

المنفعة رقم 2: يضبط هامش الربح

لتعزيز هامش ربحك وكسب المزيد من المال ، تضمن حسابات معدل الاستخدام الصحيحة أن شركتك تدفع للعملاء بالعدد المناسب من الساعات القابلة للفوترة.

قد يحدث أن يكون معدل الاستخدام لديك مرتفعًا ، لكن هامش ربحك ضعيف. إذا كان الأمر كذلك ، فقم بتحليل إنتاجية الموظف لمعرفة كيف يقضي الموظفون وقتهم وما الذي يعملون عليه في الوقت الحالي. علاوة على ذلك ، يجب عليك تحليل المصروفات التشغيلية - أي نفقات التشغيل الخاصة بك ، اللازمة لإدارة الأعمال.

المنفعة رقم 3: يعزز نمو الأعمال التجارية

يمكن أن تظهر معدلات الاستخدام أيضًا المنتجات أو الخدمات الأكثر ربحية. قد يساعد ذلك الإدارة في تحديد مناطق النمو المحتملة والأماكن التي يمكنهم فيها إضافة موظفين.

تظهر معدلات الاستخدام المرتفعة في كثير من الأحيان الخدمات الأكثر مساهمة ومرتبطة بالربحية.

قد يجد الخبراء في تطوير الأعمال والمبيعات هذه المعلومات مفيدة. يمكن أن يساعدهم في قضاء الوقت مع العملاء المتوقعين الذين يرتبطون بالمشاريع التي من المتوقع أن تكون أكثر ربحية.

فائدة # 4: يعزز تخطيط المشروع

قد تساعدك مراقبة معدلات الاستخدام في تحسين تخطيط المشروع وتوزيع الموارد أيضًا.

على سبيل المثال ، مشروع تطوير برمجيات مع ستة أشخاص سيكون له معدل استخدام ضعيف إذا استخدموا 50٪ فقط من وقت العمل المخصص لهم. يمكن أن يشير مثل هذا الموقف إلى أن عددًا كبيرًا جدًا من الموظفين يعملون في نفس المشروع ، أو أن أشياء أخرى تستحوذ على اهتمامهم.

ما هو تقرير الاستخدام؟

عند مراقبة معدل الاستخدام ، هناك شيء واحد سيكون مفيدًا بالتأكيد - تقرير الاستخدام.

يساعد تقرير الاستخدام في تحديد مقدار الوقت المخصص للفريق بالضبط:

• المقرر،
• متاح و
• تستخدم بشكل فعال.

يتكون تقرير الاستخدام من عدة معايير مختلفة توضح معدلات الاستخدام:

• الاستخدام القابل للفوترة - نسبة قدرة الشخص المستخدمة لساعات العمل القابلة للفوترة ، و
• الاستخدام غير القابل للفوترة - نسبة قدرة الشخص على العمل غير القابل للفوترة (اجتماعات الفريق ، وتطوير / تدريب الموظفين ، والتواصل ، وحضور المؤتمرات ، وما إلى ذلك).

تكون مهارات التنبؤ مفيدة عند إنشاء تقارير الاستخدام. لتحسين مهاراتهم في التنبؤ - والتي تساعدك في التفكير في كل من أعباء العمل الحالية والمستقبلية عند توزيع المشاريع على موظفيك - يمكن للمدير مقارنة عبء العمل على أعضاء فريقه للفترة الزمنية المحددة بالأيام أو الأسابيع أو الأشهر لتقييم مقدار العمل وكان من المقرر.

بدلاً من وضع مثل هذه الجداول يدويًا ، يمكن للمديرين اختيار تطبيق جدولة الفريق ، مثل Clockify ، لتوزيع عبء عمل فريقهم بشكل أكثر فعالية.

هذا كل ما تحتاج إلى معرفته عندما يتعلق الأمر بأساسيات تقرير الاستخدام.

الآن ، سنذكر فوائد الحصول على تقرير الاستخدام الشهري.

ما الذي يمكن أن يفعله تقرير الاستخدام الشهري للأعمال؟

يعرض تقرير الاستخدام الشهري معدلات الاستخدام في الوقت الفعلي للموارد في جميع أنحاء الشركة. بعد قولي هذا ، يعد تقرير الاستخدام الشهري مفيدًا لاتخاذ القرارات على الفور ، على سبيل المثال أثناء انتكاسة أو اختناق غير متوقع.

أصبح التخطيط للمشاريع القادمة والأعمال الأخرى أسهل من خلال معرفة مقدار قدرة أعضاء الفريق في وقت مبكر.

إن وجود فكرة واضحة عن مقدار قدرة أعضاء الفريق يساعد أيضًا المديرين على توزيع أعباء العمل داخل الفريق. بهذه الطريقة ، سيكون الموظفون أكثر إنتاجية ولن يغرقوا في العمل.

بعد تفسير النتائج من تقارير الاستخدام ، حان الوقت لتحسين معدل استخدام الموظف.

نصائح لتحسين معدل استخدام الموظفين

يجب على المديرين إيجاد طرق لتعزيز إنتاجية الموظفين ، وبالتالي تحسين معدل استخدام الموظفين.

إذا لم تكن متأكدًا من كيفية القيام بذلك بالضبط ، فيمكن أن تساعدك النصائح التالية.

نصيحة رقم 1: قارن بانتظام الوقت القابل للفوترة مقابل الوقت غير القابل للفوترة

يجب أن تدرك كيف يتم توزيع وقت فريقك حتى تتمكن من التمييز بين الوقت القابل للفوترة والوقت غير القابل للفوترة.

لمعرفة ما إذا كان موظفوك يقضون وقتًا كافيًا في أداء عمل يمكن إصدار فاتورة به للعميل وتحقيق أرباح لك ، من الضروري إنشاء التوازن الصحيح بين العمل القابل للفوترة والعمل غير القابل للفوترة. يعد القيام بذلك أمرًا مهمًا للحساب الأولي لمعدل استخدام الموظف.

بشكل عام ، على الرغم من أن الساعات المدفوعة فقط هي التي تجلب الربح ، فإن الساعات غير القابلة للفوترة لها نفس الأهمية. على سبيل المثال ، لا يمكنك تحصيل رسوم من عملائك مقابل المهام الإدارية أو تدريب الموظفين ، ولكن هذه المهام غير القابلة للفوترة ضرورية لأنها تعمل على تحسين جودة عملك.

يمكن أن تختلف نسبة الوقت القابل للفوترة إلى الوقت غير القابل للفوترة بشكل كبير عبر المشاريع ومع توسع شركتك وفريقك.

للحصول على نظرة عامة أفضل على كل من الساعات القابلة للفوترة وغير القابلة للفوترة داخل الفريق ، يجب عليك إنشاء تقارير استخدام منتظمة وفحص كل فترة زمنية.

نصيحة رقم 2: مراقبة الوقت الفعلي والمقدر

من السهل افتراض أنك تعرف مقدار الوقت الذي سيحتاجه شخص ما لإكمال مهمة ما. ولكن بمجرد أن تبدأ في المقارنة بين الوقت المتوقع والوقت الفعلي لكل ما يفعله فريقك ، فمن المحتمل أنك ستغير رأيك.

يمكنك المبالغة في تقدير أو التقليل من مقدار الوقت الفعلي الذي يقضيه فريقك في المهام ، وكلاهما ضار:

• قد يؤدي التقليل من التقدير إلى مشكلات غير مكتشفة في المشروع وفواتير غير دقيقة ، و
• قد يؤدي المبالغة في التقدير إلى انخفاض الإنتاجية وتباطؤ توسع الشركات.

يمكن أن يبرز التتبع المقدر مقابل الوقت الفعلي الخسارة غير الضرورية لبضع دقائق هنا وهناك ، مما يضيف إلى الساعات الحاسمة في كل خطوة من عمل العميل وفي كل مستوى من مستويات مسؤولية الفريق.

يمكن أن تكون تقديرات المهام مفيدة عندما تحاول تحديد ما إذا كنت تتقاضى رسومًا كافية للمهام. يمكن أن تساعدك التقديرات أيضًا في تحسين مهارات التقدير الخاصة بك للمشاريع القادمة.

يمكنك استخدام أداة مثل Clockify لتقديرات المشروع. في Clockify ، يمكنك قياس مدى أداء فريقك من خلال:

• تقدير الوقت اللازم لإكمال المشروع ،
• تتبع التقدم ، و
• مقارنة الوقت المتوقع والفعلي.

نصيحة رقم 3: تحديد مسؤوليات الوظيفة بوضوح

قد يكون من الصعب تحقيق الاستخدام الأمثل إذا كان لدى موظفيك مشكلة في فهم أدوارهم (بما في ذلك أهداف ومسؤوليات الوظيفة).

لمساعدتهم على تجنب أي ارتباك والالتزام بإنهاء عملهم ، يجب على المدير تقديم تفاصيل واضحة حول المهام وشرح لا لبس فيه لواجبات الوظيفة.

يمكن أيضًا أن تساعدك الأدوار والمهام المحددة جيدًا في تحديد ما إذا كانت لديك مشكلة استخدام ، أو إذا حان الوقت لإضافة عضو جديد في الفريق لتغطية فجوة عندما يصبح عبء العمل لديك كبيرًا جدًا.

نصيحة رقم 4: اجمع آراء الموظفين

على الرغم من أهمية البيانات ، إلا أنه توجد أوقات لا يمكن فيها لأي قدر من التقارير الكشف عما إذا كان فريق العمل لديك يستخدم وقتهم بشكل منتج.

على الرغم من أنه قد يبدو أن الموظفين يديرون مهامهم بشكل جيد ، وأن معدل الاستخدام آخذ في الارتفاع ، إلا أن هذا قد يكون عرضة للتغيير بسبب الظروف المختلفة. على سبيل المثال ، قد يكون التغيير في واجبات فريق واحد قد تسبب في حدوث اختناق لفريق آخر ، لكن التأثير لم يظهر بعد في التقارير.

يمكن للمديرين تجنب مثل هذه المواقف بسهولة من خلال عقد اجتماعات فردية متكررة بين الموظفين والقيادة. بهذه الطريقة ، قد يشعر الموظفون بمزيد من الراحة والتشجيع من خلال تسجيلات الوصول غير الرسمية. يمكن أن يساعدهم أيضًا في الحفاظ على جدول عمل ثابت.

تعد هذه المناقشات أيضًا طريقة ممتازة لتحديد المشكلات قبل أن تبدأ في تقويض ربحية الشركة.

نصيحة رقم 5: شجع على فترات الراحة والإجازات المنتظمة

على الرغم مما قد يبدو متناقضًا ، فقد أظهرت الأبحاث أن فترات الراحة المنتظمة تزيد من الإنتاجية.

يجب ألا يقضي الموظفون فترات الراحة في مهام بلا هدف ، مثل التمرير عبر وسائل التواصل الاجتماعي ، ولكن يجب أن يستغلوا ذلك الوقت للراحة وشحن بطارياتهم. بهذه الطريقة ، بمجرد عودتهم إلى العمل بعد الاستراحة ، سيكونون أكثر قدرة على التركيز والفعالية في إكمال مهامهم.

إذا أخذ الموظفون فترات راحة منتظمة ، فسيكونون أكثر إنتاجية ، مما يؤدي بدوره إلى معدل استخدام أعلى.

بالإضافة إلى ذلك ، فإن استخدام الإجازة من العمل يجعل الموظفين أقل توتراً وأكثر فاعلية في العمل ، مما يزيد من معدل الاستخدام أيضًا.

النصيحة رقم 6: تخلص من المهام العادية أو اجعلها ذات مغزى أكبر

عندما يكون ذلك ممكنًا ، تجنب تكليف فريقك بمهام صغيرة ودنيوية عندما يحاولون التركيز على هدف أكثر أهمية. افحص الجدول اليومي للفريق لتحديد أي أنشطة يمكنك التخلص منها لتوفير وقت الموظفين للعمل في مهام أكثر أهمية.

على سبيل المثال ، لا يجب دعوة الجميع إلى جميع الاجتماعات. لذا ، اجعل من المعتاد دعوة الحاضرين الضروريين فقط إلى أنواع مختلفة من الاجتماعات في مؤسستك. بعد كل شيء ، على الرغم من أن اجتماعاتك اليومية التي تركز على العلاقات العامة قد تكون مثيرة للاهتمام لفريق التطوير الخاص بك ، إلا أنها عادة لا تكون حاسمة في عمل المطورين - لذلك من الأفضل إذا لم يكونوا ملزمين بحضورها.

بشكل عام ، لكل وظيفة بعض المهام المتكررة التي قد تبدو غير مهمة وغير ضرورية. ومع ذلك ، فإن بعض هذه المهام موجودة لسبب ما - يؤدي إنجازها إلى تحقيق هدف أعلى مستوى. يجب على المديرين تعزيز التأطير الفائق - وهو المفهوم الموضح في دراسة واحدة من HBR ، والذي يروج لفكرة توضيح سياق المهام العادية ، لجعلها أكثر فائدة وإمتاعًا للموظفين.

بدلاً من قضاء الكثير من الوقت في المهام التي هي مجرد إجراءات شكلية ، يجب أن تركز على المهام التي تفيد العمل.

نصيحة رقم 7: طابق مهارات الموظف مع الأدوار الوظيفية

يعد فهم قدرات موظفيك وشخصيتهم في مكان العمل والتفضيلات السلوكية أمرًا ضروريًا لاكتساب نظرة ثاقبة حول الطريقة التي يعملون بها بشكل أفضل وتحسين الإنتاجية نتيجة لذلك.

على سبيل المثال ، الشخص المنفتح والخيال والمبدع هو بالتأكيد خيار ممتاز لتقديم الأفكار للعملاء. من ناحية أخرى ، إذا تم تكليف هؤلاء الموظفين بمهمة أكثر تركيزًا على القواعد وموجهة نحو التفاصيل ، فقد يواجهون مشكلة في تنفيذها.

إن مطالبة موظفيك بالتفوق في كل شيء هو أمر غير فعال ويؤدي إلى نتائج عكسية. ضع في اعتبارك كل مهمة بعناية وحدد ما إذا كان الموظف هو الخيار الصحيح لأدائها أم لا. إذا لم يكن الأمر كذلك ، فابحث عن شخص يتمتع بسمات تتوافق بشكل أفضل مع متطلبات المهمة.

نصيحة رقم 8: احتضن العمل من المنزل

قد يبدو للوهلة الأولى أنه من غير المجدي السماح لموظفيك بالعمل من المنزل لأنه لا توجد طريقة لضمان استمرار إنتاجيتهم أثناء عدم وجود أحد يبحث.

لكن الحقيقة هي العكس تماما. صدق أو لا تصدق ، تظهر الدراسات أن الموظفين عن بعد أكثر إنتاجية من موظفي المكاتب. لذلك - إذا كان نوع العمل يسمح بذلك - يجب على المديرين السماح لموظفيهم بالعمل من المنزل.

الخلاصة: سترتفع الربحية طويلة الأجل مع زيادة استخدام الموظفين

إذا قررت تتبع معدل استخدام موظفيك ، فستتمكن من:

• مراقبة تكاليف الموارد ،
• ضبط هامش الربح ،
• ساعد عملك على التوسع والنمو ، و
• تحسين تخطيط المشروع.

كلما زادت مراقبة معدل استخدام الموظف ، كلما كان من الأسهل العثور على المشاكل والحلول وفرص التقدم.

سيؤدي تتبع معدل الاستخدام إلى زيادة إنتاجية الموظف وتعزيز الكفاءة الإجمالية لعملك.

️ هل تراقب معدل استخدام الموظفين لديك؟ هل لديك أي نصائح أخرى حول تحسين معدلات الاستخدام؟ اكتب إلينا على [email protected] للحصول على فرصة للظهور في هذه المقالة أو في إحدى مقالاتنا المستقبلية. أيضًا ، إذا أعجبك هذا المقال ، شاركه مع شخص آخر تعرفه وسيجده مفيدًا.