استخدام عمليات التكامل لبناء نظام QuickBooks لتخطيط موارد المؤسسات

مع أكثر من ستة ملايين عميل ، يعد QuickBooks أكثر برامج محاسبة الأعمال الصغيرة شيوعًا في السوق ، حيث يجذب الشركات من مستوى رائد الأعمال الفردي إلى أعلى من خلال المؤسسات التي لديها مجموعة واسعة من العروض.

نتيجة لذلك ، يجب أن يكون البرنامج مرنًا بدرجة كافية للتنقل والنمو مع الشركات. لا جدوى من بناء عميل لزج فقط ليخسره عندما يضرب 50 موظفًا.

مثل مزودي برامج المحاسبة الآخرين - مثل Xero و Sage - حقق QuickBooks المرونة ، جزئيًا ، من خلال مجموعة قوية من عمليات الدمج.

اليوم ، سننظر في توسيع QuickBooks ليشمل مجال تخطيط موارد المؤسسات (ERP) من خلال عروض سوق البرنامج.

في حين أن هناك الكثير من عروض تخطيط موارد المؤسسات المجانية أو مفتوحة المصدر في السوق ، فإن نطاق هذه العروض واحتمال ترك معرفة QuickBooks غالبًا ما يكون أمرًا شاقًا بما يكفي لمنع الشركات من التحول إلى التكنولوجيا الجديدة عندما ينبغي عليهم ذلك.

يمكن لأي شركة متنامية تتجنب تنفيذ تخطيط موارد المؤسسات (ERP) أن تواجه مشاكل تتعلق بالكفاءة والتخطيط والمشاكل المالية أثناء محاولتها تجميع الأجزاء المتحركة للعمل المتنامي.

من خلال معالجة وظائف تخطيط موارد المؤسسات (ERP) على QuickBooks ، يمكنك استعادة بعض هذه الكفاءة مرة أخرى دون الحاجة إلى إنفاق ثروة أو إجراء تحول تكنولوجي ضخم.

ما هو برنامج ERP وكيف يساعد؟

قبل أن نتعمق في الخيارات والمسارات المتاحة للشركات الصغيرة ، دعنا نتحدث عن تخطيط موارد المؤسسات.

برنامج تخطيط موارد المؤسسات عبارة عن مجموعة من وحدات البرامج التي تجمع بين وظائف التمويل والتخطيط والتصنيع والمخزون والموارد البشرية (من بين أمور أخرى) في مكان واحد. من خلال الاعتماد على مجموعة مشتركة من تعريفات البيانات ومجموعات البيانات ، تسمح أنظمة تخطيط موارد المؤسسات للشركات المعقدة بالحصول على رؤية واضحة لعملياتها.

تخيل بائع تجزئة يصنع ويبيع سيارة لعبة عند الافتتاح. يتم تسجيل البيع والنقد ، ويتحرك العالم.

الآن ، تخيل أن بائع التجزئة هو شركة عالمية بملايين الدولارات مع ذراع تصنيع يحسب عملية بيع عند إنشاء منتج ، وعملية تخزين تحسب المبيعات عند شحن المنتجات ، وقسم مبيعات يحسب المبيعات عند تقديم طلب. يقوم قسم المحاسبة بالشركة بحساب المبيعات فقط بعد مسح الشيك.

يصعب على شركة كهذه الإجابة عن السؤال ، "ما المبلغ الذي نخطط للقيام به في المبيعات في الربع القادم؟" عادةً ما يدفع المحرك المالي للأعمال اعتماد تخطيط موارد المؤسسات (أو عدمه).

بناء نظام تخطيط موارد المؤسسات ERP

لبناء نظام تخطيط موارد المؤسسات ، نحن بحاجة إلى عمود فقري مالي قوي وقاعدة بيانات.

أدخل برنامج المحاسبة.

علاوة على البيانات المالية الأساسية الخاصة بك ، يمكنك طبقة أيًا من وحدات تخطيط موارد المؤسسات (ERP) المناسبة لعملك. في حين أن أنظمة تخطيط موارد المؤسسات التقليدية - ضخمة ، وغالبًا ما تكون باهظة الثمن بشكل خيالي - عادة ما تكون معبأة في الخياشيم بوحدات بغض النظر عن الحاجة ، فإن أنظمة تخطيط موارد المؤسسات الحديثة تكون معيارية ومرنة.

إذا لم تكن بحاجة إلى وحدة تصنيع ، فلن تكون هناك واحدة. يؤدي إنشاء نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) على رأس نظام محاسبة تأسيسي إلى إعادة إنشاء هذه الوحدة النمطية ، ولكنه يوفر المزيد من المزودين للإضافات المستقبلية أكثر من نظام تخطيط موارد المؤسسات الكلاسيكي ذي البائع الواحد ، وكل ذلك سعياً وراء الحقيقة المالية لشركتك.

ملفات ERP.

اتصال QuickBooks

هذا يعيدنا إلى QuickBooks (على الرغم من أن العديد من أنظمة المحاسبة القابلة للتوسيع في السوق تقدم نفس الوظيفة). لإنشاء مكافئ ERP الخاص بك ، عليك الاختيار بين QuickBooks Online Plus و Desktop Enterprise. يتسع النطاق الأول ويمكن الوصول إليه من أي مكان ، ولكنه يفتقر إلى بعض أدوات المخزون والتصنيع.

قامت Fundera بعمل ملخص جيد على الإنترنت مقابل المشروع حول الاختلافات بين الاثنين. لأغراض هذه المقالة ، سنركز على Desktop Enterprise نظرًا لقوتها في التعامل مع المخزون. إنها أيضًا النكهة المفضلة للشركات الكبيرة.

متجر تطبيقات QuickBooks

يضع QuickBooks جميع تطبيقاته في مكان واحد ، وهو متجر تطبيقات QuickBooks. يمكنك البحث والتصفية والعثور بالضبط على التطبيق الذي تحتاجه لإنشاء تخطيط موارد المؤسسات الخاص بك.

على الرغم من وجود بعض الخيارات المجانية في المتجر ، فإن معظم التطبيقات عبارة عن تكاليف ستحتاج إلى التخطيط لها. على سبيل المثال: يعد Fishbowl أحد أفضل عمليات تكامل التصنيع لـ QuickBooks ، ويبدأ بسعر 10،095 دولارًا. حتى الأعمال التجارية الناجحة لن تتخلى عن هذا النوع من المال لمجرد نزوة.

قبل أن تبدأ في البناء ، اقرأ عروض متجر التطبيقات وتعرّف على ما هو متاح. يجمع QuickBooks المراجعات ، كما تمت مراجعة العديد من الخيارات المتاحة في Capterra.

بناء مكدس ERP الخاص بك

بمجرد اختيار نكهة QuickBooks الخاصة بك ، يمكنك الغوص في إنشاء تخطيط موارد المؤسسات الفعلي. إذا لم تكن متأكدًا من أين تبدأ ، فلا تقلق.

سأغطي تطبيقين - HandiFox و Method: CRM - لمساعدتك في طريقك نحو نجاح ERP. يحتل كلا التطبيقين المرتبة الأولى في فئات QuickBooks App Store - المخزون و CRM ، على التوالي.

سيعطيك هذا فكرة عما هو مطلوب للحصول على نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) وتشغيله على العمود الفقري لـ QuickBooks.

HandiFox: دمج إدارة المخزون مع QuickBooks

يأتي HandiFox في نسختين: Start و Pro. يحتوي Start على معظم أدوات إدارة المخزون التي تشتهر بها العلامة التجارية ، بينما يضيف Pro بعض خيارات العملاء والفوترة. سنغطي البدء أدناه.

يجلب HandiFox واجهة أمامية أفضل لـ QuickBooks لإدارة المخزون. على الرغم من أن QuickBooks لديها بعض إمكانات التتبع ، فإن التفاعل مع بياناتك ليس أمرًا سهلاً. يجعل HandiFox البيانات جذابة بصريًا ويمكن الوصول إليها بطريقة تدعم مهام المخزون اليومية.

HandiFox في العمل.

أسباب استخدامه:

• يتيح لك HandiFox مسح الرموز الشريطية باستخدام الهاتف المحمول. إذا كنت تتلقى مخزونًا أو تشحنه أو تنقله ، فيمكنك القيام بكل ذلك باستخدام واجهة الهاتف المحمول HandiFox. ثم يتم دفع البيانات إلى QuickBooks لتحديث سجلاتك المالية.
• أتذكر عندما ذكرت وجود نسخة واحدة من الحقيقة كميزة رئيسية لتخطيط موارد المؤسسات؟ من خلال تطبيق إدارة المخزون المثبت في مقدمة نظامك ، يمكنك بسهولة تتبع المخزون وقيمته ومعالجته دون إنشاء إصدارات متعددة لما لديك. ستعكس سجلاتك المالية بعد ذلك سجلات نظام إدارة المخزون الخاص بك ، مما يسهل تنبؤات الطلب بشكل أفضل وفهم الأصول.
• تتيح لك تطبيقات إدارة المخزون مثل HandiFox الوصول إلى طبقات إضافية من بيانات المخزون. بينما يمكن لـ QuickBooks تخزين القيمة وحساب البيانات ، إلا أنها ليست مصممة لتتبع أرقام المجموعات أو مواقع الحاويات من تلقاء نفسها. طبقات HandiFox كل هذا فوق البيانات الموجودة لديك ، مما يسمح لك بتتبع واختيار المخزون بشكل أفضل حيث يقوم بتحديث QuickBooks بالمعلومات ذات الصلة.

الطريقة: CRM: دمج CRM مع QuickBooks

الطريقة تفعل للناس ما يفعله HandiFox للأشياء. بينما تقوم QuickBooks بتخزين بعض معلومات العملاء التي يمكنك من خلالها تشغيل عدد قليل من التقارير ، فهي منصة محاسبة ، أولاً وقبل كل شيء.

من خلال تكامل CRM ، يمكنك وضع وجه لامع على بيانات عملاء QuickBooks دون إنشاء مجموعة جديدة ومختلفة قليلاً من البيانات كما تفعل مع CRM مستقل.

أسباب استخدامه:

• الطريقة: يقوم CRM بمزامنة تغييرات معلومات العملاء الخاصة بك مع QuickBooks ، مع الحفاظ على هذا الإصدار الفردي من الحقيقة التي نبحث عنها.
• مثل HandiFox ، تتراكم الطريقة أيضًا في مستويات جديدة من البيانات المتعلقة بجهات الاتصال ، وتاريخ الشراء والتفاعل ، وأداء الحملات التسويقية. يأخذ البيانات الأساسية التي تسمح لـ QuickBooks بالعمل ويضع بيانات إضافية في المقدمة والتي ستساعد عملك على الازدهار.

• الطريقة: يتيح لك CRM إضافة بوابة دفع إلى موقع الويب الخاص بك ، وإنشاء حملات تسويق عبر البريد الإلكتروني باستخدام جهات اتصال QuickBook الخاصة بك ، وتتبع العملاء المحتملين دون تعكير صفو قاعدة البيانات الخاصة بك. هذا يعني عدم التمرير أكثر من خلال صفحات العملاء الذين عرضتهم. بدلاً من ذلك ، يعيش هؤلاء العملاء المحتملون في الطريقة حتى يصبحوا عملاء فعليين ويتم دفعهم إلى QuickBooks.

الحفاظ على QuickBooks ERP الخاص بك يعمل بسلاسة

إذا تمكنت من العثور على عمليات الدمج المناسبة لعملك ، فيمكنك إبقاء شركتك تدور حول إصدار واحد من الحقيقة. لا مزيد من المعلومات حول المبلغ الذي قمت ببيعه ، أو ما هي المنتجات ، أو من الذي تم الدفع له وكم.

يجب أن تستند عمليات الدمج التي تختارها إلى حد كبير على نوع العمل الذي تديره. أعتقد أن CRM هو رهان جيد لأي شخص ، لكن اختياراتك في التصنيع والتخزين والموارد البشرية تعتمد جميعها على الصناعة.

إذا كانت هناك تطبيقات QuickBooks أخرى تستخدمها في عملك ، فأخبر الجميع بذلك في التعليقات أدناه. إذا لم يكن نظام البناء الخاص بك مناسبًا تمامًا لعملك ، فراجع دليل Capterra's ERP ، والذي يتضمن أكثر من 400 خيار من خيارات البرامج.