استخدام برنامج Excel لمحاسبة الأعمال الصغيرة

اكتشف كيف يمكن لبرنامج Excel المساعدة في تحويل محاسبة الأعمال الصغيرة الخاصة بك.

بعد الآلات الحاسبة ، تعد جداول البيانات أفضل صديق للمحاسب عندما يتعلق الأمر بإدارة مهام المحاسبة الأساسية (فكر في دفاتر الأستاذ والميزانيات العمومية). ولكن هل ما زال Microsoft Excel يرقى إلى مستوى الضجيج في عصر التقنيات المبتكرة مثل الذكاء الاصطناعي وسلسلة الكتل؟

نعم ، اعتمادًا على متطلباتك المحاسبية والمالية.

إذا كنت بحاجة إلى مساعدة في توحيد عملياتك وتسريع مهامك ، فإن Excel هو الأداة المناسبة لك.

يمكن أن يساعدك Excel في معظم الأساسيات (مثل مسك الدفاتر وإدارة الفواتير) ، ولكن إذا كنت تبحث عن مساعدة في وظائف المحاسبة المتقدمة مثل التدفقات النقدية وإدارة الضرائب ، فقد ترغب في التفكير في برنامج محاسبة.

في هذه المقالة ، سنلقي نظرة على بعض اتجاهات وفوائد وميزات استخدام Excel الرئيسية ، وقوالب Excel المجانية ، ومتى يجب أن تفكر في Excel لمحاسبة الأعمال الصغيرة الخاصة بك.

اتجاهات استخدام Excel لمحاسبة الشركات الصغيرة

قبل الغوص في ميزات وفوائد Excel ، من المهم أن نفهم كيف تغير استخدام Excel لمحاسبة الشركات الصغيرة على مدار السنوات القليلة الماضية.

لا يزال برنامج Excel أحد أكثر أدوات المحاسبة شيوعًا التي يستخدمها مديرو تمويل الأعمال الصغيرة. تميل الشركات الصغيرة إلى امتلاك واستخدام بيانات مالية أقل عند مقارنتها بالمؤسسات ، ويسمح Excel لمثل هذه الشركات بالتركيز على مهام المحاسبة الأساسية ، مثل تخطيط الميزانية والتنبؤ بها.

فيما يلي تفصيل لأدوات المحاسبة التي تستخدمها الشركات الأمريكية:

تفاصيل أدوات المحاسبة التي تستخدمها الشركات الأمريكية (المصدر)

على الرغم من شعبية برنامج Excel ، إلا أن استخدامه في المحاسبة يتراجع تدريجياً بين الشركات من جميع الأحجام ، كما هو موضح في الرسم البياني أدناه.

أحد الأسباب المحتملة لهذا الانخفاض هو انخفاض سعر برامج تخطيط موارد المؤسسات وأدوات المحاسبة القائمة على السحابة التي تستهدف على وجه التحديد الوظائف الأساسية مثل إدارة الفواتير.

انخفض استخدام Excel للمحاسبة التجارية منذ عام 2017
(مصدر)

فوائد استخدام Excel لمحاسبة الشركات الصغيرة

• مقارنة مجموعات البيانات : تساعد في مقارنة مجموعات البيانات المالية مثل إجمالي الحسابات الدائنة مقابل الحسابات المدينة لحساب حجم التدفق النقدي خلال فترة معينة. يمكنك تتبع التكاليف المتكررة للحصول على صورة أوضح للمكان الذي تذهب إليه أموالك ، و (إن أمكن) تقسيم العملاء إلى مجموعات بناءً على الحجم أو الموقع أو الشراء لمعرفة المجموعات التي تحقق أكبر قدر من الإيرادات لنشاطك التجاري.
• إنشاء تقارير قابلة للتخصيص: قم بإنشاء تقارير قائمة على القوالب (بما في ذلك الجداول والمخططات) التي يمكن إعادة استخدامها لمهام مثل إدارة الفواتير وتقدير أحجام التدفق النقدي. يمكن تخصيص هذه التقارير حسب الحاجة لإضافة المزيد من نقاط البيانات (مثل معدلات ضريبة مبيعات الحالة المتعددة / المختلفة) دون الحاجة إلى إنشاء قالب جديد من البداية.
• أتمتة إدخال البيانات: تساعد وحدات ماكرو Excel في أتمتة مهام إدخال البيانات المالية المتكررة (على سبيل المثال ، نسخ البيانات من المصادر الأساسية إلى ورقة Excel). على سبيل المثال ، يمكنك إنشاء ماكرو لتصدير البيانات المتعلقة بالفواتير من ملف CSV وملء قالب إدارة الفواتير ذي الصلة في ورقة Excel الخاصة بك.

ميزات Excel الرئيسية التي يمكن استخدامها لمحاسبة الشركات الصغيرة

الجداول المحورية: تقع في قائمة "إدراج" في Excel ، الجداول المحورية هي تنسيق جدول متقدم يلخص مجموعات البيانات المعقدة بناءً على نطاق خلايا محدد. من هناك ، يمكن للمستخدمين تصفية البيانات المحددة في نافذة منفصلة.

تحليل ماذا لو: الموجود في قائمة "البيانات" في Excel ، يساعدك تحليل ماذا لو على توقع النتائج عن طريق تغيير مجموعات البيانات في صيغة. بمعنى آخر ، تتيح هذه الميزة للمستخدمين اختبار نتائج جديدة عن طريق تعديل البيانات دون إزالة مجموعة البيانات الأساسية أو تغييرها.

أوراق التنبؤ: توجد هذه الميزة في نفس القائمة مثل "تحليل ماذا لو" ، وتساعد المستخدمين على توقع اتجاهات البيانات بناءً على القيم التاريخية. تتنبأ هذه الميزة بالاتجاهات بتنسيق رسومي بدلاً من مجرد تغيير قيم البيانات في خلية.

قوالب محاسبة Excel مجانية

يأتي Excel مزودًا بقوالب جاهزة لجميع أنواع وظائف المحاسبة ، مثل الفواتير وإعداد الميزانية والمزيد.

يمكنك الحصول على أوراق التسوية المصرفية ودفاتر الأستاذ وقوالب الفواتير ومتعقبات التمويل الشخصي مباشرة من Microsoft. من هناك ، هناك مجموعة من الموارد عبر الإنترنت لمساعدتك في إعداد قوالب محاسبة Excel المجانية ، مثل مقاطع فيديو YouTube التي تنقل المشاهدين عبر قوالب متنوعة بما في ذلك التنسيق والصيغ ، إلى جانب نصائح حول أفضل السبل لاستخدام هذا النوع من الأوراق بمجرد ' لقد قمت بإعداده.

4 توصيات لاستخدام برنامج Excel لمحاسبة الشركات الصغيرة

فيما يلي بعض الأشياء التي يجب وضعها في الاعتبار إذا كنت تستخدم (أو تفكر في استخدامه) Excel للمحاسبة في عملك الصغير.

1. تأكد من أن البرنامج الذي تريده هو Excel بالفعل . إذا كانت هذه المقالة تبدو وكأنها أكثر من اللازم لتتعلمها أو لم تكن ما تبحث عنه تمامًا ، فلا تنس أنه يمكنك استكشاف خيارات برامج المحاسبة وجداول البيانات الأخرى. فيما يلي قائمة بأفضل خيارات برامج المحاسبة المجانية والمفتوحة المصدر للبدء.
2. تعرف على القوالب التي تقدمها Microsoft . ابحث عن قوالب المحاسبة ومسك الدفاتر عبر الإنترنت لتحديد ما إذا كان ما تقدمه Microsoft يلبي احتياجاتك. انقر هنا لعرض أوراق Excel التي تم تخصيصها بواسطة Microsoft. بمجرد أن تتعرف على النموذج ، يمكنك تخصيصه بناءً على متطلباتك الفريدة (على سبيل المثال ، تقدير ميزانيتك شهريًا مقابل ربع سنوي ، وإضافة جداول محورية ، بما في ذلك شعارك).
3. تجول في عملية بناء النماذج باستخدام الموارد عبر الإنترنت . ابحث عن المقالات أو مقاطع الفيديو عبر الإنترنت التي توجهك خلال إنشاء و / أو استخدام قالب من البداية إلى النهاية. سيساعدك هذا على فهم واجهة Excel ، ويقدم لك وظائف إضافية قد ترغب في استخدامها ، ويمنحك تدريبًا عمليًا قبل استخدام بياناتك الخاصة.
4. ركز على التعلم من مجموعات البيانات المعبأة مسبقًا. مع التدريب يأتي الإتقان. ينطبق هذا على استخدام Excel لأية مهام محاسبية ، مثل إدارة التدفق النقدي. بمجرد الانتهاء من النموذج ، يمكنك التدرب على استخدامه مع مجموعات البيانات المعبأة مسبقًا للتأكد من فهمك لكيفية استخدامه قبل إدخال بياناتك الخاصة.

الخطوات التالية والموارد المحاسبية الإضافية

إذا كنت تستخدم برنامج Excel بالفعل وكنت مستعدًا للترقية ، فراجع دليل برامج المحاسبة حيث يمكنك التصفية حسب الميزة (الميزات) المطلوبة لإنشاء قائمة مختصرة.

فيما يلي بعض موارد Capterra الإضافية لمساعدتك على تلبية الاحتياجات المحاسبية لشركتك: هذا النموذج المجاني لميزانية الأعمال الصغيرة سينقل مسك الدفاتر إلى المستوى التالي 6 أسباب لماذا تخضع الشركات للمراجعة (وكيفية تجنبها) كيفية إنشاء هيكل قسم المحاسبة الخاص بك