10 علامات حان الوقت لترقية نظام هاتف العمل الخاص بك

إذا كنت تفكر في ترقية نظام الهاتف ، فلديك بعض الأسئلة المهمة التي تحتاج إلى إجابة.
هل هذا هو الوقت المناسب للترقية؟ هل ستحدث الترقية فرقًا في عملي؟ هل يستحق هذا الجهد كل هذا العناء؟ هل أفقد الكثير حقًا إذا لم أقم بالترقية؟
هذا الدليل مخصص لك إذا كنت على دراية باستبدال نظام الهاتف القديم بنظام حديث. سنأخذك عبر هذه العلامات العشر ، حان الوقت لترقية نظام هاتف العمل الخاص بك:

1. نظام الهاتف الخاص بك يكلف الكثير
2. نظام هاتفك أصبح قديمًا
3. نظام الهاتف الخاص بك لا يمكن أن ينمو مع عملك
4. يفتقر نظام هاتفك إلى ميزات مهمة
5. نظام هاتفك عرضة للانقطاع
6. نظام هاتفك به ثغرات أمنية
7. جودة مكالمتك وموثوقيتها تزداد سوءًا
8. لا يمكن لنظام هاتفك دعم الموظفين عن بعد
9. عملك يحتاج اتصالات موحدة
10. نظام الهاتف الخاص بك أمر بالغ الأهمية لعملك

1. نظام الهاتف الخاص بك يكلف الكثير

هل فاتورة هاتفك مرتفعة وغير متوقعة؟ إذا كان الأمر كذلك ، فإن ترقية نظام هاتفك إلى Voice over IP (VoIP) يعد فوزًا سهلاً وموفرًا للتكلفة. تزداد تكلفة أنظمة الهاتف القديمة بسرعة بسبب المعدات الموجودة في الموقع والترخيص والصيانة وخطوط الهاتف الجديدة والفنيين والمكالمات الدولية.

يمكن أن يؤدي التبديل إلى نظام الهاتف السحابي إلى توفير ما يصل إلى 60٪ من فاتورة هاتفك. يمكّنك من:

• استخدم اتصال النطاق العريض الحالي لديك بدلاً من الأجهزة والأسلاك المكلفة.
• وفر نفقات الاتصال بفضل أسعار المكالمات المحلية المجانية غير المحدودة ومنخفضة التكلفة.
• قم بإدارة نظام هاتفك من لوحة تحكم سهلة الاستخدام ودع مزود خدمة VoIP الخاص بك يتعامل مع الباقي.
• أضف خطوط هاتف جديدة ، بالإضافة إلى مواقع جديدة بالكامل ، بأقل تكلفة.

إنه أمر بسيط ، يكلفك نظام الهاتف الأرضي حوالي 50 دولارًا لكل خط كل شهر وعادةً ما يتضمن فقط المكالمات المحلية بهذا السعر. اعتمادًا على احتياجاتك والمزود الذي تختاره ، سيكلفك نظام هاتف VoIP عادةً أقل من 25 دولارًا لكل خط وستعرف بالضبط ما ستكون فاتورتك كل شهر.
الموضوعات ذات الصلة: كيفية التبديل إلى VoIP وتوفير ما يصل إلى 60٪ من الخطوط الأرضية

2. نظام هاتفك أصبح قديمًا

إن صيانته ليس مكلفًا فحسب ، ولكنه يعتمد أيضًا على تقنية ستنتهي في النهاية. في كل مرة تفشل فيها قطعة من أجهزتك ، سيصعب عليك العثور على قطع غيار وفني يمكنه التعامل مع الإصلاح.
سيصعب عليك أيضًا إضافة حلول تقنية جديدة إلى مجموعتك التقنية إذا كان نظام هاتفك يتأخر عن عقد أو أكثر. لن تكون متوافقة وستجلب لك المزيد من الإحباط أكثر من الفوائد.
هل تريد إضافة CRM أو هواتف مكتبية جديدة ذات ميزات رائعة أو أدوات تعاون داخلية إلى الإعداد الخاص بك؟ ضع في اعتبارك ترقية نظام الهاتف في نفس الوقت.

3. نظام الهاتف الخاص بك لا يمكن أن ينمو مع عملك

هل تنمو شركتك بسرعة و / أو تتوسع إلى مواقع جديدة؟
هل إضافة خطوط هاتف جديدة و / أو فتح مكاتب جديدة أمر معقد ومكلف بالنسبة لك؟
إذا أجبت بـ "نعم" على أي من الأسئلة أعلاه ، فأنت جاهز لنظام هاتف العمل الجديد. ليس من المنطقي التمسك بنظام الهاتف الذي يؤخر نموك أو يمنعه تمامًا.
يتناسب VoIP مع عملك بينما ينمو ويتوسع. يمكن إضافة خطوط هاتف جديدة والمستخدمين ببضع نقرات. يمكنك أيضًا إضافة ميزات الاتصال لاستيعاب المواسم الأكثر ازدحامًا. لن تحصل على قابلية التوسع والمرونة هذه مع الأنظمة القديمة.

4. يفتقر نظام الهاتف الخاص بك إلى ميزات مهمة

قد تكون راضيًا تمامًا عن وظائف نظام هاتفك الحالي. بعد كل شيء ، الأمر كله يتعلق بإجراء واستقبال المكالمات الهاتفية ، وهذا يعمل بشكل جيد ، أليس كذلك؟
فكر مرة اخرى.
يمكن للميزات التي تأتي مع المهاتفة السحابية أن تنقل إنتاجية الجميع إلى المستوى التالي. لا يتعلق الأمر فقط بالمكالمات الهاتفية نفسها ، ولكن أيضًا بكل ما يحدث من حولهم.
فيما يلي بعض الأسئلة التي يمكنك طرحها على نفسك حول عمليات الاتصال التجارية الحالية الخاصة بك:

• من يجيب على مكالمات العملاء؟ هل يتم توجيه المكالمات بناءً على نوع العميل ، والمشكلة ، والغرض ، أم أنها تنتهي مع أي وكيل متاح؟
• هل يتعين على عملائك الانتظار لفترة طويلة قبل التحدث إلى أحد الوكلاء؟
• هل يمكنك مراقبة جودة مكالمتك؟
• هل يحتاج موظفوك إلى نسخ رسائل البريد الصوتي التي يتلقونها يدويًا؟

إذا أظهرت لك هذه الأسئلة أنه يمكن أن يكون لديك مهام سير عمل أكثر كفاءة ، فأنت بحاجة إلى ميزات جديدة. ستمنحك ترقية نظام الهاتف الخاص بك الوصول إلى توجيه المكالمات ، والرد التلقائي ، وتسجيل المكالمات ، والبريد الصوتي إلى نص ، والعديد من الميزات الأخرى التي ستغير طريقة تواصلك.

5. نظام الهاتف الخاص بك عرضة للانقطاع

إذا كان نظام هاتفك معطلاً ، فهل يمكنك الاستمرار في العمل؟ هل لا يزال بإمكان عملائك الحصول على ما يحتاجونه منك بسهولة؟
إذا كانت إجابتك "لا" ، فهذا يعني أن كل انقطاع في نظام الهاتف يخلق إحباطًا لعملائك ويؤدي إلى توقف مبيعاتك (وتدفقك النقدي).
يمكن للكوارث الطبيعية مثل الفيضانات ، والأعاصير ، والزلازل ، والبنية التحتية القديمة ، والمعدات القديمة أن تُخرج نظام هاتفك التقليدي من اللعبة. إن انقطاع الخدمة باهظ الثمن ليس فقط لإصلاحه جسديًا ، ولكن أيضًا لأنه يمكن أن يؤدي إلى خسارة المبيعات وحتى الإضرار بسمعتك على المدى الطويل.
عندما تقوم بترقية نظام هاتفك ، فإليك كيفية حمايتك من هذه المخاطر:

• تعمل خطوط الهاتف عبر الإنترنت ، لذلك لن تؤدي عوامل مثل سوء الأحوال الجوية إلى تعطيل خدمتك
• إذا كان هناك انقطاع في الخدمة ، فيمكن إعادة توجيه مكالماتك الواردة تلقائيًا إلى رقم مختلف ، مثل جهاز محمول
• في حالة حدوث مشكلة ، يمكن لمزود الخدمة استكشافها وإصلاحها عن بُعد

يوفر VoIP مستوى من إمكانات التعافي من الكوارث التي لا يمكن لنظام الهاتف القديم مطابقتها. ومع مزود مثل Nextiva ، ستحصل على وقت تشغيل بنسبة 99.999٪ بفضل مراكز البيانات المتعددة والمولدات الاحتياطية والمراقبة على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع.

6. نظام هاتفك به ثغرات أمنية

سواء كنت شركة صغيرة أو كبيرة ، فإن الأمان ليس بالأمر الهين أبدًا.
إذا كنت تستخدم نظام الهاتف التقليدي ، المعروف أيضًا باسم نظام الهاتف القديم البسيط (POTS) ، يتم إرسال مكالماتك باستخدام الإشارات الصوتية التي يمكن للمهاجمين اعتراضها بسهولة - وهي مخاطرة كبيرة للغاية.
من ناحية أخرى ، توفر أنظمة الهاتف VoIP أمانًا وموثوقية وخصوصية أعلى للشركات. يستثمر مقدمو VoIP المحترمون في الأمن العسكري باستخدام مراقبي حدود الجلسة (SBCs). تعمل SBC كجدران حماية تحافظ على الأداء وتوجيه المكالمات المنطقي ، لذلك لا ينتهي الأمر ببياناتك في الأيدي الخطأ.
اعتمادًا على مجال عملك ، قد تحتاج أيضًا إلى البحث عن هذه الاعتمادات في مزود VoIP الخاص بك:

• الامتثال لقانون HIPAA إذا كنت مقدم خدمة رعاية صحية
• PCI الامتثال إذا كنت تقبل مدفوعات بطاقات الائتمان
• ISO / IEC 20071 كمعيار عالمي لتقييم التهديدات الأمنية
• توافق SOC 2 في الخصوصية والأمان والتوافر وسلامة البيانات

تلبي أنظمة الهاتف السحابية أكثر معايير الأمان صرامة. لا تجعل نظام هاتفك آمنًا وفكرًا لاحقًا وانتظر حتى فوات الأوان.
الموضوعات ذات الصلة: هل VoIP موثوق؟ تسع نصائح مفيدة يجب أن تعرفها

7. جودة مكالمتك وموثوقيتها تزداد سوءًا

واحدة من أسرع الطرق لتبدو غير احترافي أمام العميل هي من خلال مكالمة تنقطع أو تتقطع.
ستجبرك جودة الصوت الرديئة على تكرار ما تقوله ، أو تطلب من المتصل الخاص بك القيام بذلك ، والتعامل مع ضوضاء الخلفية ، وإجراء اجتماعات مكالمة جماعية غير فعالة.
إذا كان هذا هو واقعك الحالي ، فقد حان الوقت للترقية إلى حل VoIP.
يمكن إجراء مكالمات عالية الجودة عبر بروتوكول VoIP بفضل برامج الترميز الصوتية عالية الدقة التي تضغط وتفك ضغط الصوت للإرسال السريع عبر الإنترنت. تعمل هذه التقنية بسلاسة من خلال هواتف VoIP وتطبيقات الهواتف الذكية.
ستجعلك التطورات في جودة الصوت عبر بروتوكول VoIP تشعر كما لو كنت في نفس الغرفة مع المتصل.
أفضل جزء؟ بمجرد أن يكون لديك نظام هاتف سحابي ، أو هاتف مكتب VoIP متوافق أو تطبيق هاتف محمول ، وعرض نطاق ترددي كافٍ ، فلن تضطر إلى فعل أي شيء لتجربة صوت عالي الدقة. ما عليك سوى الحصول على مزود خدمة الهاتف الخاص بك للتأكد من تمكين الصوت عالي الدقة لحسابك.

8. لا يمكن لنظام الهاتف الخاص بك دعم الموظفين عن بعد

أكثر من 38٪ من الشركات اليوم لديها موظفين عن بعد. هل شركتك واحدة منهم؟ إذا لم يكن كذلك ، ما الذي يعيقك؟ من المحتمل أن تكون الإجابة على غرار "نحن لا نعرف كيفية تحقيق ذلك مع نظام الهاتف الحالي لدينا."

إذا أجرى موظفوك واستقبلوا الكثير من المكالمات وتعاونوا كثيرًا ، فهذا تحدٍ معقول. إذا كنت ترغب في إضافة خط هاتف غير متصل بهاتف المكتب ، فإن نظام الهاتف القديم سيعيقك. إذا كان الموظف ينقل مواقعه ، فلا يمكنه نقل رقم هاتفه معه بسهولة.
باستخدام VoIP ، يمكن لموظفيك أن يكونوا أكثر قدرة على الحركة ومرونة.
عندما تنقل نظام هاتفك إلى السحابة ، لا يحتاج موظفوك إلى الاتصال بنفس شبكة خطوط الهاتف الفعلية. يمكنهم أخذ رقم هاتفهم وجميع ميزات هواتفهم معهم إلى المنزل من خلال هاتف رقمي أو هاتف مكتب VoIP.
ستحافظ هذه الترقية على اتصال القوى العاملة بالكامل مع توفير جميع اتصالاتك في نظام هاتف واحد يسهل إدارته. يمكن للفرق البعيدة أن تظل منظمة ومركزة ومرنة في يوم عملها.

9. عملك يحتاج اتصالات موحدة

الجانب السلبي الآخر لنظام الهاتف التقليدي هو أنه موجود خارج أنظمة اتصالات الأعمال الأخرى. إذا كنت تستخدم أي شيء بخلاف المكالمات الهاتفية والبريد الصوتي - بما في ذلك البريد الإلكتروني والدردشة والرسائل النصية ومكالمات الويب والصوت والفيديو - فلا يمكنك دمج هواتفك مع الباقي.
تجمع الاتصالات الموحدة جميع قنوات الاتصال الخاصة بك معًا. إنه يبسط اتصالك الداخلي والخارجي.
الاتصالات الموحدة كخدمة (UCaaS) هي نموذج اتصالات موحد يتيح لك تشغيل جميع أنظمتك وأدواتك من نفس حل البرنامج.
UCaaS لاتصالاتك الداخلية يعني أنك تجلب اجتماعاتك ومكالماتك ومشاركة الملفات والدردشة والمهام وكل التعاون الداخلي في مكان واحد ويمكن الوصول إليه من أي مكان.
كما أنه يحفز الاحتفاظ بالعملاء وولائهم لأنه يتيح لعملائك اختيار القناة التي يمكنهم الاتصال بك من خلالها حتى تتمكن من خدمتهم بشكل أفضل. إذا اتصل بك شخص ما عبر البريد الإلكتروني والهاتف ومحادثات موقع الويب ، فإن UCaaS يجعل من الممكن تتبع كل هذه التفاعلات في مكان واحد.
النتيجة النهائية؟ اتصال فائق. ستعمل مع فرق شديدة التركيز وتقدم خدمة عملاء استثنائية لعملائك ، كل ذلك من مكان واحد.
الموضوعات ذات الصلة: سوق UCaaS سينمو إلى 140 مليار دولار بحلول عام 2025 [بيانات جديدة]

10. نظام الهاتف الخاص بك هو أمر بالغ الأهمية لعملك

إليك سؤال أخير لك: على مقياس من 1 إلى 10 ، ما مدى أهمية نظام الهاتف الخاص بك لنجاح عملك؟ إذا كنت تستخدمه لتقديم خدمة العملاء ، وإسعاد عملائك ، والتحدث إلى العملاء المحتملين ، والمبيعات القريبة ، والتعاون مع زملاء العمل ، فأنت قريب جدًا من 10.
بمعنى آخر ، نظام الهاتف الخاص بك هو ما يصنع أو يكسر إنتاجيتك وولاء عملائك وفرصتك في تحقيق إيرادات جديدة.
إذا كنت لا تستطيع العمل بدون نظام هاتفك ، فأنت بحاجة إلى نظام يمكنك الاعتماد عليه في كل الظروف. وإذا كان الشخص الذي لديك حاليًا لا يمنحك ذلك ، فقد حان الوقت للترقية.

أنت تستحق نظام هاتف عمل أفضل

حان الوقت للحصول على نظام هاتف جديد - نظام يمنحك المرونة وقابلية التوسع والتسعير والميزات والموثوقية لدعم احتياجاتك ونموك.
هذا هو بالضبط ما ستحصل عليه مع نظام VoIP للشركات الصغيرة من Nextiva. يتيح لك العمل من أي مكان ، وضبط خدمة الهاتف مع تغير عملك ، والبقاء على اتصال مع عملائك وموظفيك وشركائك.
بمجرد ترقية نظام هاتفك ، لن تنظر إلى الوراء أبدًا.