فهم وتحسين عملية الطلب إلى النقود (O2C)

يعد تلقي طلبات العملاء والوفاء بها والحصول على الأموال أساسًا لمعظم العمليات التجارية.

يعتمد التدفق النقدي والموارد الداخلية وخدمات العملاء على العمليات المتضمنة في كونها فعالة وموثوقة.

هذا هو السبب في أنه من الضروري فهم عملية الطلب إلى النقود (O2C) وتحسينها .

ما هو الأمر إلى النقد (O2C)؟

طلب إلى نقد (غالبًا ما يشار إليه باسم O2C أو OTC ) هو مصطلح تجاري يستخدم لوصف العملية (/ العمليات) حول تلبية طلبات العملاء.

يبدأ بشكل أساسي عندما يقدم عملاؤك طلبًا وينتهي عندما تقوم بتسجيل الطلبات المكتملة والمدفوعة في الحسابات.

فيما بينها ، يتم اتخاذ عدة خطوات (انظر أدناه ، "خطوات دورة الطلب إلى النقد"). وبعد ذلك ، يمكن أن يساعدك تحليل البيانات وتنفيذ أفضل الممارسات في التحسين المستمر لعملية تحويل الطلب إلى نقود.

تقع عملية الأمر إلى النقد أيضًا بين العديد من العمليات الأخرى وتتداخل معها. على سبيل المثال ، التسويق للقيادة (M2L) وعمليات الشراء حتى الدفع (P2P) وأنشطة مسار التحويل الأعلى من المبيعات الأخرى.

مثل O2C ، تستخدم فرقك هذه المصطلحات داخليًا لأغراض إعداد التقارير ووضع الاستراتيجيات.

لماذا تسمى عملية "الأمر إلى نقد"؟

يتم استخدام عبارة Order-to-cash لأنها تلخص بإيجاز العملية من طلب العميل إلى تلقي عملك للنقد .

ما الفرق بين عملية التحويل إلى النقد ، وعملية الاقتباس إلى النقد (QTC) ، وعملية التحويل إلى النقود؟

يتمثل الاختلاف الرئيسي بين عمليات الطلب إلى النقد ، وعملية الاقتباس إلى النقد (QTC) ، والعملية التي تؤدي إلى الدفع النقدي ، في أن الثانية تتضمن إنشاء عروض أسعار للعملاء قبل إدخال الأمر ، والثالثة تتضمن المبيعات والتسويق حتى النقطة. من الاقتباس أو الطلب.

تتيح عملية عرض الأسعار إلى النقد (QTC) للعملاء فهم مشترياتهم بشكل أفضل قبل إجرائها. ويكون مفيدًا أيضًا عندما لا يتوفر سعر محدد مسبقًا أو حجم طلب لمنتج أو خدمة معينة.

يستخدم الرصاص إلى النقد لوصف عملية أكثر اكتمالاً من كل من QTC و O2C. إنه مفيد لتحليل الارتباط بين عمليات البيع والتسويق المبكرة وعملية O2C أو QTC.

تكمن الاختلافات بين كل عملية على حدة بشكل أساسي في النطاق الدقيق للعمليات التي يركزون عليها. قد يشمل كل منها قسمًا مختلفًا ، وبرامج ، وخطوات للتحسين ، وما إلى ذلك.

لماذا عملية الطلب إلى النقد مهمة

تعتبر عملية الطلب إلى النقد مهمة لمجالين رئيسيين من عملك:

• داخلي: يرتبط بكفاءة التدفق النقدي والموارد الداخلية وإدارة سلسلة التوريد والتحليلات
• خارجي: كلما كان الأمر أكثر ثباتًا ، كانت تجربة العميل أفضل. هذا يساعد في علاقاتك مع العملاء والاحتفاظ بهم على المدى القصير والطويل

العديد من العمليات التجارية مترابطة. عملية O2C ليست استثناء.

يمكن أن يكون للأخطاء في أي من المراحل المعنية (انظر أدناه ، "خطوات الأمر إلى دورة النقد") تأثير غير مباشر على وظائف عملك الأخرى.

على سبيل المثال ، يمكن أن تؤدي المدفوعات المتأخرة أو معالجة الفواتير البطيئة إلى تقليل رأس المال العامل. وهذا بدوره قد يمنع شراء المواد أو المعدات الهامة.

كما هو الحال مع العديد من العمليات التجارية ، يمكن للأتمتة تسريع وتقليل عدد الأخطاء في عملية تحويل الطلب إلى نقد. ومع ذلك ، من أجل عملية مثالية حقًا ، فإن الإشراف والمشاركة البشرية ضروريان أيضًا.

ما هي الأسباب التي قد تجعلك ترغب في تحسين عملية O2C الخاصة بك؟

قد ترغب في تحسين عملية تحويل الطلب إلى نقود لأن لها تأثيرًا سلبيًا حادًا (فوريًا) أو مزمنًا (على سبيل المثال ، مستمر وطويل الأجل) على عملك.

قد تختلف أسباب كلا الفئتين من المشاكل أو تتداخل.

على سبيل المثال ، قد يكون لديك نقص مفاجئ فيالتدفق النقدي.يمكن أن يؤدي هذا على الفور إلى عواقب سلبية ، مثل عدم القدرة على دفع رواتب الموظفين أو تغطية التكاليف الأساسية الأخرى.

أو قد يكون له تأثير سلبي أكثر دقة بمرور الوقت عن طريق إضافة عدم اليقين إلى توقعات عملك ، وتقليل احتمالية استهداف أو تنفيذ مشاريع معينة ، وما إلى ذلك.

الخطوات الست لدورة الأمر إلى النقد

قبل أن تبدأ عملية O2C ، توجد عدة نقاط مهمة. وتشمل هذه إدارة المخزون ، وتكامل نظام نقاط البيع ، وإعداد العملاء ، والمزيد.

بمجرد أن يتم وضعها في مكانها الصحيح ، تحدث الخطوات التالية.

1. تتلقى طلب العميل

عندما يصدر عميلك طلبًا ، تبدأ عملية O2C رسميًا.

قد يتم تقديم الطلب عبر الإنترنت عبر نموذج أو بريد إلكتروني أو عبر الهاتف أو حتى شخصيًا.

لجعل هذه الخطوة فعالة قدر الإمكان ، من الضروري مراقبة قنوات الطلبات والرد الفوري - أو حتى أتمتة - تأكيدات الطلبات.

الاهتمام بالتفاصيل يساهم في إرضاء العملاء في هذه المرحلة. على سبيل المثال ، يجب عدم إرسال تأكيد أولي إذا لم يكن المخزون موجودًا ، فقط ليتم متابعته بإلغاء الطلب.

يساعد نظام إدارة الطلبات على تحسين هذا والمراحل اللاحقة لعملية O2C.

قد تتضمن هذه المرحلة أيضًا خصم الفاتورة أو تحصيل قيمة الفاتورة في العديد من الصناعات.

2. أنت تفي بطلب الزبون

يتضمن استيفاء الطلب معالجته (بما في ذلك التحقق من مواصفات الأمر وفحص المخزون والتفويض) وتنظيم التسليم أو الشحن .

قد يكون من المفيد هنا مزيد من الاتصالات حول أوقات التسليم المقدرة ، خاصة إذا كان من المحتمل حدوث تأخير.

يساعد الحصول على تتبع البيانات في الوقت الفعلي لعملية التنفيذ على ضمان وجود فريقك بأكمله في نفس الصفحة. هذا يقلل من فرص تأخر الطلبات أو تفويتها أو تكرارها.

3. شحن منتجك أو تقديم الخدمة للعميل

الشحن هي العبارة المستخدمة لوصف المنتجات التي تغادر المستودع وتنتقل إلى عميلك. ليس من الضروري أن تتضمن سفنًا فعلية ، ولكنها غالبًا ما تفعل ذلك للأوامر الدولية.

بالنسبة للخدمات ، تتضمن هذه الخطوة تقديم خدمة مادية أو منح حق الوصول إلى برنامج أو نظام أساسي. من المهم أيضًا تقديم الخدمات أو إتاحتها بسرعة وسهولة.

4. إصدار فاتورة للعميل

يؤدي إصدار فاتورة لعملائك على الفور إلى زيادة فرصتك في الدفع في الوقت المحدد.

تحتاج إلى التأكد من صحة تفاصيل فاتورتك. يتضمن ذلك القيمة ورقم الفاتورة وتفاصيل الطلب وشروط الدفع وما إلى ذلك.

سيساعد دمج نظام إدارة الطلبات الخاص بك مع CRM المحدث في التأكد من إرسال الفاتورة والتذكيرات اللاحقة إلى الشخص المناسب.

5. تقوم بتحصيل مدفوعات العميل

تعد عمليات تحصيل المدفوعات جزءًا كبيرًا من إدارة الائتمان ، والتي تعد جزءًا أساسيًا من صحة كل شركة.

المدفوعات المتأخرة شائعة في العديد من الصناعات. تقرير واحد من كل 6 شركات صغيرة يتأخر في الدفع ، على سبيل المثال.

يتم تحسين فرصة تلقيك للدفع في الوقت المحدد من خلال تنفيذ أفضل الممارسات للمجموعات. يمكن أن يشمل ذلك تحسين أو أتمتة الممارسات مثل المطالبة أو استخدام أدوات متخصصة لإدارة حسابات القبض.

6. تقوم بتسجيل الدفع

بمجرد تسليم الطلب ودفع ثمنه ، يساعدك تسجيل المدفوعات في دفتر الأستاذ العام بدقة على مواكبة المحاسبة وإدارة البيانات.

يمكن أن تؤدي الأخطاء في إعداد التقارير في هذه المرحلة إلى حدوث مشكلات لأطراف مختلفة في عملك ، مثل أقسام المبيعات والحسابات المدينة والحسابات.

يمكن أن يساعدك برنامج إدارة الفواتير في الاحتفاظ بسجل محاسبي كامل وحديث. كما أنه يساعدك في إدارة البيانات.

الجيل القادم من أنظمة وتقنيات تحويل الطلبات إلى نقد

البيانات والتكنولوجيا هي الابتكارات الرائدة في عملية O2C.

يمكن أن يساعد التكامل مع تقنية الطرف الثالث عن طريق الاستعانة بمصادر خارجية للاكتتاب وعروض التمويل.

على سبيل المثال ، يمكن أن يؤدي استخدام برنامج إدارة الفواتير إلى تحسين عملية تحرير الفواتير الخاصة بك. يساعد الدمج مع نظام إدارة علاقات العملاء الخاص بك أيضًا في الحفاظ على مشاركة جميع الأقسام في عملية O2C في نفس الصفحة.

كما أوضحنا في ورقتنا البيضاء "الأمر المبتكر لكتيب التشغيل النقدي: وضع المصنعين والموزعين تحت السيطرة على تدفقاتهم النقدية":

يمكن أن تقدم [منتجات O2C] المقترنة بخدمات CRM للشركات المصنعة الأفكار التي يحتاجون إليها لتحديد فرص نمو إضافية والوصول إلى قواعد عملاء أوسع ، مما يعني أن عمليات الدمج الصحيحة يمكن أن تساعدهم حقًا في التركيز على جهودهم التوسعية.

خاتمة

تتضمن دورة الأمر إلى النقد عدة عمليات مترابطة.

يبدأ بتلقي طلبات العملاء وينتهي بتحصيل المدفوعات. في ما بينهما ، يجب أن تقوم عملية إدارة الطلبات بتفويض العديد من الخطوات وتسجيلها ، بما في ذلك تنفيذ الطلبات والشحن وإصدار الفواتير.

الخطوة الأولى في عملية O2C هي تلقي طلب . تتطلب الاستجابة السريعة والدقيقة لهذا الطلب مراقبة قنوات الاتصال وإدارة المخزون.

يمكن أن تتضمن هذه العملية أيضًا خيارات التمويل ، مثل تمويل الفواتير أو الائتمان التجاري.

بعد ذلك ، يجب أن يتم تنفيذ الطلب. يصبح هذا أكثر فاعلية من خلال الاتصال داخليًا ومع العميل.

بمجرد أن تقوم بشحن طلب أو تقديم خدمة أو الوصول إلى خدمة ما ، فإنك تحتاج إلى إصدار فاتورة .

بمجرد تحصيل دفعة ، تحتاج إلى تسجيلها في دفتر الأستاذ العام.

سيساعد تحسين كل جزء من عملية O2C على تحسين التدفق النقدي وأداء مواردك ورضا العملاء.