الدليل النهائي لآداب الرسائل النصية للأعمال

إذا كنت تراسل من أجل العمل ، فأنت لست وحدك. في عام 2004 ، أرسل الأمريكيون 56 مليار رسالة نصية ، وفقًا لـ Statista. بحلول عام 2012 ، كان هذا الرقم 2109 مليار. في الواقع ، يرسل الأمريكيون ما معدله 460 رسالة محمولة شهريًا - وليست جميعها للترفيه.

لبضع سنوات حتى الآن ، استخدمت الشركات رسائل SMS للوصول إلى عملائها ، وأصبح من الشائع الآن إرسال رسائل نصية إلى رئيسك وأعضاء فريقك وآفاقك وزملائك. لكن هناك مشكلة.

المراسلة النصية مع أصدقائك هي علاقة غير رسمية تتميز بالرموز التعبيرية والاختصارات. لن ينجح ذلك في بيئة العمل.

إذا كنت تريد تجنب إزعاج جهات الاتصال الخاصة بك أو التسبب في الإساءة ، فمن المهم أن تتعلم قواعد آداب الرسائل النصية الخاصة بالعمل. هذا الدليل سوف يساعدك.

1. تجنب الاختصارات

عند إرسال رسالة نصية قصيرة واحدة ، يكون لديك 160 حرفًا فقط لتوصيل رسالتك. ربما هذا هو سبب استخدام معظم الناس للاختصارات. هناك بعض المشكلات المتعلقة بهذا:

• تبدو الاختصارات عادية وليست عملية
• قد لا يفهم بعض الزملاء (خاصة إذا كانوا أكبر سناً) الاختصارات
• قد لا تتخطى بعض الاختصارات الحدود الثقافية ، وهي مشكلة إذا كنت تعمل مع فريق متعدد اللغات

في نفس الموضوع ، فإن بعض الاختصارات هي كلمة no-no. إذا كنت لا تقول WTF بالكامل في محادثة عمل ، فلا تضعه في رسالة نصية خاصة بالعمل.

في معظم الحالات ، يكون من السهل أيضًا كتابة الكلمة بأكملها ، خاصةً إذا كنت تستخدم لوحة مفاتيح محمولة بوظيفة إكمال تلقائي جيدة.

2. تجنب المشاعر

القاعدة الثانية في آداب إرسال الرسائل النصية للأعمال هي تجنب الرموز التعبيرية ، التي تكون عادية جدًا. بالتأكيد ، يمكنهم المساعدة في تلطيف نغمة الرسالة النصية (المزيد عن ذلك في فترة ما) ، لكنهم لا يشبهون الأعمال ولن يأخذك الناس على محمل الجد إذا كنت تستخدمها. ما لم تكن تعمل مع مجموعة من الأشخاص الذين هم في سن المراهقة ، التزم بالكلمات القديمة البسيطة.

3. مشاهدة النغمة الخاصة بك

تكمن مشكلة الرسائل المكتوبة في صعوبة إيصال النبرة. إنه أمر أكثر صعوبة مع الرسائل النصية للأعمال ، حيث من السهل أن تبدو مقتضبًا. خذ بعض الوقت لصياغة رسالتك بحيث تقول ما تريد قوله دون الإساءة إلى المستلم.

أثناء تواجدك فيه ، تجنب الكتابة بأحرف كبيرة. كما هو الحال في البريد الإلكتروني والرسائل الاجتماعية ، يُنظر إلى هذا على أنه صراخ ولن يؤدي إلا إلى إزعاج المستلمين. تمامًا كما لا تصرخ في جهات اتصال العمل وجهًا لوجه ، لا تفعل ذلك عن طريق النص.

4. تحقق من لغتك

عند إنشاء رسائل نصية للأعمال ، راقب التهجئة والقواعد النحوية وعلامات الترقيم. الكلمات التي بها أخطاء إملائية وعلامات الترقيم السيئة تخلق انطباعًا سيئًا.

قم بتدقيق رسالتك للتخلص من الأخطاء قبل أن تضغط على إرسال. انتبه بشكل خاص إلى فشل التصحيح التلقائي والإكمال التلقائي. انتبه لما تكتبه وتأكد من أن أي تصحيح يوضح في الواقع ما تقصد قوله.

وبالمثل ، إذا كنت تراسل صوتيًا ، فتحقق من الرسالة قبل إرسالها ، حيث لا يوجد ما يضمن أنها ستكون صحيحة بالفعل.

الخط السفلي؟ احرص دائمًا على إجراء اتصالات تجارية خالية من الأخطاء ، سواء كنت تكتب رسالة أو بريدًا إلكترونيًا - أو رسالة نصية.

5. تحقق من المستلم

أنا متأكد من أنني لست الشخص الوحيد الذي أرسل رسالة نصية إلى الشخص الخطأ عن طريق الخطأ. تعد وظائف الاقتراح التلقائي هذه على هاتفك رائعة ، ولكن يمكن أن تؤدي إلى الارتباك إذا كانت جهات الاتصال لها أسماء متشابهة. تأكد من أن رسالتك ستصل إلى الشخص أو الأشخاص المناسبين قبل إرسالها. بهذه الطريقة لن تضيع وقتك أو ترسل معلومات داخلية عن طريق الخطأ إلى الشخص الخطأ.

6. وقّع رسائلك

في حالة إرسال الرسائل النصية الخاصة بالعمل ، لا يمكنك التأكد من أن المستلم لديه تفاصيل الاتصال الخاصة بك. إذا كانوا لا يعرفون من أنت ، فقد يتجاهلون الرسالة. لذا أضف اسمك أو الأحرف الأولى من اسمك في نهاية الرسالة لتوضيح هوية المرسل.

7. الحصول على إذن

يفضل 4٪ فقط من محترفي الأعمال النص على أشكال الاتصال الأخرى ، لذا تأكد من أنه لا بأس من إرسال نصوص الأعمال إلى جهات الاتصال الخاصة بك. ما عليك سوى طلب الإذن وإرساله فقط إلى أولئك الذين يسعدهم استخدام النصوص للاتصال التجاري. (تلميح: إذا قمت بإرسال رسائل نصية إلى جهات الاتصال واستجابوا لها عبر البريد الإلكتروني ، فهذه علامة على أنهم لا يحبون إرسال الرسائل النصية للأعمال ، لذا توقف عن إرسال الرسائل النصية إليهم.)

هذا ينطبق أيضا على مجموعة النصوص. يمكن أن تصبح المراسلة الجماعية مزعجة وصاخبة بسرعة ، لذا تأكد من حصولك على إذن لإضافة أشخاص إلى مجموعة جهات اتصال قبل إرسال النص الأول. يحتوي هذا الدليل لتجميع الرسائل النصية على Huffington Post على بعض الإرشادات المفيدة الأخرى.

8. إرسال الرسائل الصحيحة ...

بقدر ما نحب إرسال الرسائل النصية ، فهي ليست دائمًا الطريقة الصحيحة لنقل المعلومات. بالنسبة للأعمال التجارية على وجه الخصوص ، استخدم أنسب طريقة للاتصال. إذا كانت هناك مشكلة معينة تتطلب بريدًا إلكترونيًا ، فأرسل رسالة بريد إلكتروني ، والتي ستمنحك سجلاً دائمًا لتفاعلك. وإذا كان من الأفضل إجراء مكالمة هاتفية ، فقم بإجراء المكالمة.

هناك أيضًا بعض أنواع الرسائل التي لا يجب عليك إرسالها عن طريق الرسائل النصية. لن تنفصل عن شريكك عن طريق النص (نعم ، أعرف أن الناس يفعلون ذلك ، لكنه وقح جدًا) ، لذلك لا تفعل الشيء نفسه في العمل.

تجنب استخدام النصوص لترك وظيفتك أو إقالة شخص ما أو تقديم مراجعة للأداء أو أي شيء سلبي. من الأفضل إعطاء هذا النوع من التعليقات وجهاً لوجه.

يقترح Business Insider أن تتجنب استخدام الرسائل النصية لتغيير أوقات الاجتماعات أو أماكنها. من السهل تفويت هذه التغييرات ، خاصةً عندما لا يقوم بعض الزملاء بفحص هواتفهم كثيرًا.

ومع ذلك ، هناك أوقات تكون فيها الرسالة النصية هي الشكل المثالي للاتصال. إذا كانت هناك حالة طوارئ وكانت هذه هي أفضل طريقة للوصول إلى الأشخاص ، فأرسل رسالة نصية.

9. ... في الأوقات المناسبة

هل تلقيت يومًا بريدًا إلكترونيًا خاصًا بالعمل عندما كنت تستمتع بأمسيتك أو عطلة نهاية الأسبوع؟ هل أخلت بالتوازن؟ إذا أجبت بنعم ، فأنت لست وحدك. لهذا السبب من المهم إبقاء الرسائل النصية للأعمال في ساعات العمل.

صدقني ، إذا وصلت إشعاراتك في منتصف الليل ، فلن يمر وقت طويل حتى يقوم جهة الاتصال الخاصة بك بحظر رقمك.

لن يساعد ذلك في علاقتك التجارية.

10. مرة واحدة كافية

عندما ترسل رسالة نصية ، لا تستمر في إعادة إرسالها إذا لم يستجب الشخص على الفور. هذا يعني فقط أن هذا الشخص لم يتحقق من هاتفه. سيحدث ذلك ، وهذا سبب آخر لتجنب تغيير أوقات الاجتماعات بالنص. امنح المستلم وقتًا كافيًا لالتقاط الرسالة قبل أن تبدأ في القلق. وإذا حدث هذا بانتظام ، فراجع القاعدة 7: ربما لا تكون الرسائل النصية هي طريقة الاتصال الصحيحة لهذا الزميل بالتحديد.

11. لا ترسل رسالة نصية أثناء الاجتماعات

لا ترسل رسالة نصية عندما من المفترض أن تنتبه لما يحدث في الغرفة. سواء كنت في اجتماع أو تناقش العمل وجهًا لوجه أو تشاهد عرضًا تقديميًا ، فإن الانحناء على هاتفك لإرسال رسالة نصية خفية هو مجرد وقاحة. ستشعر بالإهانة إذا فعلها الأشخاص أثناء العرض ، لذلك لا تفعل ذلك مع أي شخص آخر.

12. تدابير الطوارئ

تحتاج أحيانًا إلى التحقق من رسائلك - الحياة تحدث ، أليس كذلك؟ في هذه الحالة ، دع الناس يعرفون ما إذا كانت هناك حالة طارئة تتطلب منك فحص هاتفك خلال مناسبة عمل. عادةً ما يعمل التحذير المسبق على تلطيف أي ريش منتفخ ويمنع تفاجأ الناس بالاهتزازات العالية لهاتفك.

اتبع هذه القواعد وستحصل على السبق في آداب الرسائل النصية للأعمال. ما الذي يزعجك بشأن الرسائل النصية للأعمال؟ ما هي النصائح التي تود إضافتها؟