حاسبة ميزانية التدريب: إليك ما يجب أن تنفقه على تدريب الموظفين

وصل موسم الميزانية - ما المبلغ الذي خصصته لتدريب الموظفين؟

هذا هو السؤال الكبير ، أليس كذلك؟ بصفتك رئيس قسم الموارد البشرية لشركة صغيرة أو متوسطة الحجم (SMB) ، فأنت تعلم بالفعل أن تدريب الموظفين يحتاج إلى الكثير من الدعم المالي.

أنت تعلم بالفعل أن العمال حريصون على المزيد من التدريب من صاحب العمل ، وأن التعلم والتطوير عنصر حيوي في تجربة الموظف ، وأن الشركات التي تستثمر أكثر في تدريب الموظفين ، تاريخيًا ، تجني ثمارها في شكل إيرادات أعلى وهوامش ربح .

ما لا تعرفه هو كيفية تحويل هذه الحاجة إلى رقم محدد. هذا هو التحدي.

قد يكون التفكير في ترك كل شيء لكتابة اقتراح الميزانية أمرًا شاقًا بما يكفي لإقناعك بتجنب المهمة تمامًا. إنها ليست مثل ميزانية التدريب التفصيلية إلزامية لإدارة الأعمال التجارية ، أليس كذلك؟

ولكن هذا هو السبب الذي يجعلك تفعل ذلك على أي حال: الشركات الصغيرة والمتوسطة التي لا تنشئ ميزانية للتدريب على بند ، ستنفق فقط على التدريب عندما يكون لديها فائض ، مما يجعلها أقل استثمارًا بالنسبة لما هو مطلوب لإشراك أفضل المواهب والاحتفاظ بها.

إن وضع أموالك في مكانك ، إذا جاز التعبير ، سيضمن بقاء عملك ملتزمًا مالياً بتعليم الموظفين وتطويرهم من أجل الاحتفاظ بأفضل العاملين لديك وزيادة مشاركتهم وإنتاجيتهم.

في هذه المقالة ، سنغطي فئات التكلفة الرئيسية التي يجب أن تضعها كل ميزانية تدريب للموظفين في الحسبان ونقدم أداتين بسيطتين يمكنك استخدامهما لحساب ميزانية تدريب سريعة وقذرة في الوقت الحالي . سننتهي بنصائح حول كيفية توفير المال على تدريب الموظفين.

فئات التكلفة الرئيسية الأربع التي يجب أن تأخذها كل ميزانية تدريب في الاعتبار

بالنسبة للشركات الصغيرة والمتوسطة ، لم يعد تدريب الموظفين يتعلق فقط بفحص مربعات الامتثال. أكثر فأكثر ، يُنظر إلى التدريب على أنه رافعة إستراتيجية يمكنهم جذبها ليس فقط لتطوير المهارات المهمة وإشراك العمال في حياتهم اليومية ، ولكن أيضًا لجذب أفضل المواهب الحريصة على المنظمات ذات التركيز التنموي.

نتيجة لذلك ، ارتفعت تكاليف تدريب الموظفين العام الماضي:

بيانات من تقرير صناعة التدريب السنوي لمجلة التدريب. يتم تعريف الأعمال الصغيرة على أنها تضم ​​ما بين 100 و 1000 موظف (المصدر)

إذا كنت من الشركات الصغيرة والمتوسطة المهتمة بالتكلفة ، فقد يكون هذا الرقم مذهلاً. ما هو كل هذا المال ذاهب نحو؟

ستختلف هذه الإجابة من عمل إلى آخر ، ولكن بشكل عام ، فيما يلي الأنواع الأربعة للتكاليف التي يجب عليك حسابها في ميزانية تدريب الموظفين:

1. تدريب الموظفين (حوالي 50٪ من ميزانيتك)

سواء قررت الاستعانة بمصادر خارجية لاحتياجات موظفي التدريب أو تعيين أشخاص داخليًا ، فأنت بحاجة إلى أشخاص يمتلكون ذراع تدريب الموظفين في مؤسستك.

هذا الفريق مسؤول عن تطوير المواد التدريبية ، وتقديم الدورات للمتعلمين ، (إما شخصيًا أو من خلال تكنولوجيا التدريب) ، وتقديم تقارير عن النتائج إلى القيادة.

لا توجد نسبة محددة للمدرب إلى الموظفين تنطبق على كل شركة ، ولكن وجود مدرب واحد لكل 50 عاملاً هو نقطة انطلاق جيدة. أضف أي موظفين لتكنولوجيا المعلومات أو لأغراض الدعم ، وسوف تلتهم تكاليف الموظفين بسرعة نصف ميزانية التدريب الخاصة بك.

2. أدوات وتقنيات التدريب (حوالي 25٪ من ميزانيتك)

كيف تقدم التدريب لعمالك؟

إذا كان ذلك في فصل دراسي ، فأنت بحاجة إلى استئجار مرفق مناسب أو إنشاء مرفق بنفسك باستخدام عناصر مثل المكاتب واللوحات البيضاء وجهاز عرض. إذا كنت تقوم بتدريب العاملين عن بعد ، فأنت بحاجة إلى نوع من النظام الأساسي للفصول الدراسية الافتراضية. إذا كنت تتدرب من خلال دورة تدريبية عبر الإنترنت ، فأنت بحاجة إلى أجهزة كمبيوتر ونظام إدارة التعلم (LMS) وأداة تأليف الدورة التدريبية.

إذا كنت من بين 42٪ من الشركات الصغيرة التي تستفيد من التعلم المدمج مع كل من عناصر التدريب الشخصية وذاتية السرعة - والتي ثبت أنها أكثر طرق التدريب فاعلية - فعليك التفكير في تكاليف الأدوات لدعم كليهما.

إذا كان العام المقبل هو العام الذي ستشتري فيه نظام إدارة التعلم (LMS) أخيرًا ، أو تستعد للحصول على ترقية مطلوبة بشدة من النظام الذي لديك ، فهناك العديد من الخيارات المعقولة التكلفة التي تم إنشاؤها مع وضع ميزانيات الأعمال الصغيرة في الاعتبار. فقط تأكد من مراعاة أمور مثل الدعم وصيانة النظام.

3. محتوى التدريب (حوالي 20٪ من ميزانيتك)

تشبه الدورة التدريبية بدون محتوى تدريبي سيارة بدون محرك — وفي كلتا الحالتين ، لن تذهب إلى أي مكان.

عند إعداد ميزانية لمحتوى التدريب ، تحتاج إلى إجراء تقييم دقيق لجميع الموضوعات التي تتناولها في العام المقبل. بعد ذلك ، ستحتاج إلى تحديد ما إذا كان من الأفضل إنشاء محتوى لكل موضوع داخليًا (وهو أكثر تكلفة ، ولكنه أيضًا أكثر تخصيصًا) ، أو شرائه جاهزًا من مصدر خارجي (وهو أرخص ولكنه أيضًا أكثر نوعي).

بالنسبة للتدريبات في الفصول الدراسية ، يمكن أن يتكون محتوى التدريب من مواد ورقية وتقييمات أو عروض شرائح تقديمية أو مقاطع فيديو أو محاضرات من خبراء خارجيين في الموضوع (SMEs).

بالنسبة للتدريبات عبر الإنترنت ، يجب إنشاء دورات التعليم الإلكتروني من البداية داخل الشركة أو شراؤها من بائع تابع لجهة خارجية.

هنا أيضًا المكان الذي يجب أن تضع فيه تكاليف المحتوى والتقييمات اللازمة في الاعتبار للبقاء على اطلاع دائم بشهادات الصناعة.

4. متفرقات (حوالي 5٪ من ميزانيتك)

تغطي مجموعة الميزانية الأخيرة هذه الأشياء التي قد تظهر على مدار العام مثل:

• تكاليف السفر والبدلات اليومية لورش العمل والمؤتمرات
• سداد الرسوم الدراسية
• رسوم الاستشارات

قد تتحمل أيضًا تكاليف الترجمة أو التوطين إذا كنت تدير شركة متعددة الجنسيات. هذا هو جمال فئة متنوعة بالرغم من ذلك: يمكنك تخصيص العناصر هنا للوضع الفريد لشركتك.

طريقتان لحساب ميزانية التدريب السريع والقذر

الآن بعد أن أصبحت على دراية بالتكاليف المختلفة التي تحتاج إلى حسابها في ميزانية التدريب الخاصة بك ، فقد حان الوقت لتشغيل الأرقام.

إذا كانت شركتك قد أعدت ميزانيات التدريب في الماضي ، فلديك بالفعل نموذج رائع للعمل من خلاله. ما عليك سوى مقارنة التكاليف من عام لآخر بالميزانية المحددة مسبقًا ، وتعديلها بالزيادة أو النقصان للعام المقبل وفقًا لذلك.

ولكن ماذا لو بدأت تمامًا من الصفر؟ لا تقلق. نحن نبحث في طريقتين يمكنك استخدامهما لحساب ميزانية تدريب سريعة وقذرة الآن. *

* تهدف هذه الأدوات إلى توفير أرقام أساسية. يجب تعديل أي تقديرات وفقًا لظروفك واحتياجاتك الفريدة.

الطريقة الأولى: استخدام الراتب الإجمالي

القاعدة الأساسية الجيدة هي أن الشركات يجب أن تنفق في أي مكان من 1 إلى 5٪ من تكلفة رواتبها الإجمالية على التدريب ، اعتمادًا على مقدار ما يريدون التركيز على التدريب في مؤسستهم.

لذلك ، إذا كان لديك تقدير تقريبي لتكلفة راتبك الإجمالي في العام المقبل ، فيمكنك التوصل إلى تقدير حسن النية لميزانية التدريب الخاصة بك.

ادعم بهذه الطريقة: سيضمن ربط ميزانية التدريب الخاصة بك بتكاليف راتبك عدم زيادة الإنفاق على التدريب المرتبط بكشوف المرتبات. تمنحك هذه الطريقة أيضًا مزيدًا من المرونة في تخصيص الميزانية للمجموعات التي تحتاج إلى تدريب أكثر من غيرها.

سلبيات هذه الطريقة: عندما تصل تكلفة راتبك الإجمالي بالملايين ، فإن الفرق بين استثمار 1٪ و 5٪ في التدريب يمكن أن يكون شاسعًا. خلال أوقات الدوران الثقيل ، قد يكون من الصعب التنبؤ بتكلفة الراتب الإجمالية.

استخدم أداة الحاسبة الخاصة بنا لتجربة هذه الطريقة الآن:

الطريقة الثانية: استخدام عدد الموظفين

من خلال تقرير صناعة التدريب السنوي لمجلة التدريب ، يمكنك إلقاء نظرة على متوسط ​​تكلفة التدريب لكل متعلم في العام الماضي لحجم عملك ومضاعفتها في عدد الموظفين الذين تتوقع تدريبهم العام المقبل للوصول إلى إجمالي رقم الميزانية.

في عام 2017 ، أنفقت الشركات الصغيرة 1،886 دولارًا لكل متعلم على التدريب.

ادعم بهذه الطريقة: إذا كنت تريد التأكد من عدم ترك أي متعلم وراء الركب ، فإن هذه الطريقة تربط فعليًا مبلغًا معينًا بالدولار لكل موظف. على عكس الراتب الإجمالي ، يمكنك تقدير عدد موظفيك للعام المقبل بقدر لا بأس به من الثقة.

سلبيات هذه الطريقة: تفترض هذه الطريقة أنه يجب استثمار جميع الموظفين على قدم المساواة ، وهذا ليس هو الحال (على سبيل المثال ، يجب تخصيص المزيد من الأموال للتعيينات الجديدة أو أولئك الذين يتلقون تدريبًا على المهارات المتخصصة). كما تنخفض التكلفة لكل متعلم مع نمو الشركات ، لذا فإن هذا التقدير سينحرف أعلى من اللازم للشركات الأكبر.

استخدم أداة الحاسبة الخاصة بنا لتجربة هذه الطريقة الآن:

كيفية توفير المال على تدريب الموظفين

على الرغم من بذل قصارى جهدك وحججك المتحمسة ، فأنت تعرف بالفعل ما الذي سيحدث على الأرجح بعد ذلك: سيلقي المدير المالي الخاص بك نظرة واحدة على اقتراح ميزانية التدريب الخاص بك ويخبرك أنه مرتفع للغاية ، وأنك بحاجة إلى إجراء بعض التخفيضات.

حتى إذا وافق C- suite بأعجوبة على ميزانيتك في المرة الأولى ، فمن المهم تحديد المجالات في ميزانيتك لتحقيق وفورات محتملة في التكاليف ومكاسب الكفاءة. سيمنحك هذا المرونة في المستقبل عند ظهور احتياجات أو أولويات أخرى.

مع وضع ذلك في الاعتبار ، دعنا نلقي نظرة على بعض الفرص حيث يمكنك التوفير في تدريب الموظفين:

• الاستفادة من المحتوى الذي ينشئه المستخدم (UGC). موظفوك يجلسون على ثروة من المعرفة التي يمكن أن تفيد مؤسستك بأكملها. الاستفادة من ما يعرفونه عن الدورات التدريبية القابلة لإعادة الاستخدام لن يؤدي فقط إلى تمكين أفضل العاملين لديك ، بل سيوفر لك أيضًا المال الذي تنفقه على تكاليف إنشاء المحتوى. تعلم المزيد هنا.

• ابدأ برنامج الإرشاد. إن ظهور برامج الإرشاد في الشركات الكبيرة والصغيرة ليس مجرد قصة تبعث على الشعور بالرضا. توفر التوجيهات وسيلة لتقديم تدريب غير رسمي فعال من حيث التكلفة وتطوير مهارات قيادية مهمة في نفس الوقت.

• التدريب الآن على iPhone. وفقًا لـ Gartner ، بحلول عام 2022 ، سيكون أكثر من 75٪ من الهواتف الذكية المستخدمة في الأعمال مملوكة للموظفين (البحث الكامل متاح لعملاء Gartner). استفد من خلال إنشاء تدريب مع وضع الأجهزة المحمولة في الاعتبار حتى يتمكن العمال من التدريب في المنزل ويمكنك توفير المال على تكاليف التكنولوجيا.