كيفية تتبع نفقات المشروع عند العمل المستقل أو العمل من المنزل (+ قوالب)

هل العمل من المنزل صديق للميزانية؟ حسنًا ، إذا ألقيت نظرة على هذا الاستطلاع ، ستلاحظ الإيجابيات والسلبيات المالية للعمل عن بعد. يظهر هذا الاستطلاع أنه ، مقارنة بالعمل في مكتب ، ينفق الموظفون الذين يعملون عن بعد أموالاً أكثر على محلات البقالة (بمتوسط ​​182 دولارًا) و 121 دولارًا إضافيًا على المرافق كل شهر. من ناحية أخرى ، يساعدهم العمل من المنزل على توفير المال على رعاية الأطفال (34 دولارًا) والغاز والمواصلات العامة (33 دولارًا).

سواء كنت مستقلاً أو موظفًا دائمًا يعمل من المنزل ، تذكر أنه من أجل البقاء في حدود الميزانية (وحتى توفير بعض المال) ، يجب أن تبدأ في تتبع نفقات مشروعك. في هذه المقالة ، سنطلعك على بعض النصائح والحيل التي تتيح لك تتبع نفقات المشروع:

• كعامل مستقل ،
• كموظف دائم يعمل من المنزل.

ما هي مصاريف المشروع؟

بشكل عام ، تشمل نفقات المشروع جميع التكاليف اللازمة لإنهاء مشروع أو معاملة تجارية. تغطي مصاريف المشروع تكاليف:

• توظيف مهنيين للمشروع المذكور (موظفين أو مستقلين أو مقاولين) ،
• المعدات - جميع الأدوات التي يستخدمها الموظفون أثناء المشروع ،
• المواد - جميع المواد التي يحتاجها العمال أثناء المشروع ،
• مهام إدارة المشروع - المهام التي تضمن الانتهاء من المشروع في الوقت المحدد ،
• المهام الهندسية (إن وجدت) - المهام في مجال البحث وأعمال التصميم ،
• النقل (إن وجد) ،
• النفقات العامة - إيجار المكاتب والمرافق والمواد والمعدات المكتبية ،
• الراتب السنوي - المبلغ المطلوب من المال الذي تريد شركة أو فرد جنيه ، بصرف النظر عن المبلغ المطلوب لتغطية النفقات الأخرى.

تساعدك إدارة تكلفة المشروع في عمل تقديرات حول المشروع ، فضلاً عن الاهتمام بتخصيص ميزانية المشروع والتحكم في تكلفة المشروع.

الآن ، من المسؤول عن دفع نفقات هذا المشروع عندما لا يتم إنجاز المهمة في الموقع؟

عندما يتعلق الأمر بترتيب العمل من المنزل ، فإن هذا النوع من الإعداد لا يجب أن يشمل فقط العاملين لحسابهم الخاص. في بعض الحالات ، هناك موظفين دائمين - أولئك الذين يعملون في شركة واحدة من المنزل. في هذه الحالات ، يقوم صاحب العمل عادة بتزويد الموظفين بمعدات العمل. بالإضافة إلى ذلك ، لا يتعين على هؤلاء الموظفين دفع أي ضرائب لأن الضرائب يتم خصمها من أجورهم.

ولكن ، إذا كنت تعمل بالقطعة ، فأنت عامل يعمل لحسابك الخاص. وبالتالي ، سيكون لديك بعض النفقات الأولية في بداية حياتك المهنية المستقلة ، مثل شراء جهاز كمبيوتر شخصي أو كمبيوتر محمول ، بالإضافة إلى البرنامج الذي تحتاجه للعمل. إلى جانب ذلك ، يعني العمل المستقل أيضًا أنه يتعين عليك دفع ضرائب العمل الحر والتأمين الصحي.

فيما يلي النفقات الأكثر شيوعًا للعاملين لحسابهم الخاص:

• نفقات العمل - الإنترنت ، والهاتف المحمول للعمل (إذا لزم الأمر) ، وإيجار المكتب (إذا لم يكن العمل من المنزل) ، ومواد العمل والنقل (إذا لزم الأمر) ، وصيانة الكمبيوتر الشخصي أو الكمبيوتر المحمول ، والشراء لمرة واحدة.
• المصاريف الشخصية - الإيجار ، والمرافق ، والهاتف المحمول الشخصي ، والاشتراكات والعضويات (إن وجدت) ، ومحلات البقالة ، وتوصيل الطعام ، وأغذية الحيوانات الأليفة (إذا لزم الأمر) ، والنقل ، والتنظيف الجاف ، والملابس ، والترفيه.
• نفقات إضافية - حساب IRA ، والتأمين الصحي ، ومدخرات الضرائب ، والمدخرات في حالات الطوارئ (الأوقات التي يكون فيها العمل أقل) ، وميزانية الإجازة.

بالنسبة للموظفين الدائمين الذين يعملون من المنزل ، فإن قائمة النفقات لا تشمل إيجار المكتب ، والنقل (لأغراض العمل) ، وحساب IRA ، والتأمين الصحي ، والضرائب.

ما هي المصاريف الأكثر شيوعًا للموظفين المستقلين والموظفين الدائمين الذين يعملون من المنزل؟

على الرغم من أننا قمنا بالفعل بإدراج نفقات المشروع المعتادة ، فلنلقِ نظرة على بعض مواقف الحياة الواقعية. إليك ما يبرزه المستقلون والموظفون الذين يعملون من المنزل كمصروفات شهرية رئيسية ".

نفقاتي الأكثر شيوعًا هي:

• إنترنت،
• كهرباء،
• برنامج لمساعدتي في أتمتة الكثير من عملياتي مثل Acuity Scheduling و Zapier وما إلى ذلك.
• برنامج يساعد في إبقائي منظمًا مثل Gsuite و Asana
• صيانة الموقع ،
• إعلانات. - كيمبرلي رييس ، مالك وكالة Kimberley Reyes & Co Virtual Assistant

” في الواقع ، الكهرباء ! جميع الأضواء المطلوبة (خاصة إذا كان مكتبك في الطابق السفلي) والشاشات وأجهزة الشحن وما إلى ذلك. أضف ما يصل! طلب البقالة من Target مرة واحدة في الأسبوع أيضًا. - بشير البدي ، مؤسس DaBash Deals

" توصيل الطعام هو بالتأكيد تكلفة كبيرة بالنسبة لي. الشيء المهم في العمل المستقل هو أنه من الصعب أحيانًا وضع حدود لوقتك. أجد نفسي دائمًا أعمل في وقت متأخر من الليل أو أعمل في وقت مبكر جدًا من الصباح لمواكبة المواعيد النهائية. لذلك ، بدون وقت لإعداد الطعام ، فإن توصيل الطعام هو الخيار الأسهل بالنسبة لي.

المعدات هي أيضا شيء آخر. إذا كنت تعمل بالقطعة ، فيجب أن يكون لديك جهاز كمبيوتر محمول أو سطح مكتب ، وكاميرا ويب ، وسماعة رأس جيدة. يعتبر الاتصال بالإنترنت مصاريف أخرى ، وعليك أن تدفع ثمنها شهريًا. يجب أن يكون مزود الخدمة موثوقًا به ، حتى لا تفقد الاتصال في منتصف المهمة. - كانديس هيلتون ، مدير العمليات في Ringspo

" غالبًا ما تأتي التكاليف المخفية من النفقات غير الملموسة وبالنسبة لي ، فإن أكبر هذه التكاليف هو اشتراكات البرامج . يمكن أن تتزايد تكاليف إصدارات Pro للإنتاجية عبر الإنترنت أو أدوات الإنشاء. ما يبدو وكأنه شراء "رخيص" بحوالي 8 جنيهات إسترلينية شهريًا سرعان ما يضيف عندما تستخدم أدوات متعددة في عملك. لقد راجعت مؤخرًا جميع أدواتي الرقمية ووفرت 50 جنيهًا إسترلينيًا شهريًا عن طريق إلغاء تلك التي لم تضيف قيمة حقيقية لعملي ". - أليسون راي جونز ، دعم الأعمال

" باعتباري شخصًا يعمل لحسابه الخاص من المنزل لسنوات ، فإن أكبر نفقاتي الفردية هي الإيجار . الأمر ببساطة هو أن المكتب المنزلي هو أحد المصروفات التجارية المسموح بها (في معظم البلدان).

في شقة مكونة من غرفتي نوم ، شعرت أن ثلث فاتورة الإيجار (8 ساعات في اليوم) ، و 1/2 من فواتير النطاق العريض عالي السرعة ، تُعزى إلى أنشطتي التجارية ، لذلك أسجل ذلك وهو مسموح به لأغراض الضريبة." - كيفن ميرفي ، مستشار إنتاجية

" العمل من المنزل ، الأشياء التي أنفق عليها أكثر يجب أن تكون المكتب المنزلي والأثاث مع القليل من توصيل الطعام بين الحين والآخر. يجب أن يكون امتلاك المعدات المناسبة والراحة في العمل من أولويات الجميع. - سيمون الكجار ، مدير التسويق بشركة avXperten

هنا ، في Clockify ، نعمل حاليًا من المنزل ، لذلك سألت زملائي عن النفقات الأكثر شيوعًا عند العمل عن بُعد.

” بالتأكيد توصيل الطعام . مرة واحدة على الأقل في الأسبوع لا أشعر بالرغبة في الطهي أو ليس لدي الوقت لتحضير وجبة ". - نيكولا رادوجسين ، مساعد تحسين محركات البحث

"عندما أعمل من المنزل ، أتحمل نفقات أقل مقارنة بالعمل في مكتب - لا أطلب غداء ، وليس لدي أي تكاليف مواصلات. أما بالنسبة لمصاريف الإنترنت في المنزل ، فسأدفعها على أي حال ". - ليوبومير سيمين ، رئيس قسم التكنولوجيا

زميلي في العمل لوكا ديانوفيتش وناتاليا توفيق ديدوفيتش عملوا أيضًا بصفة مستقلة. هذا ما يجب أن يقولوه حول النفقات الرئيسية لعملهم المستقل.

" أثناء عملي بالقطعة ، كانت أكبر نفقاتي هي الاتصال بالإنترنت أو الافتقار إليه. كانت هناك مواقف أفقد فيها الاتصال أثناء إجراء مكالمة مع عميل محتمل ، والتي قد تنتهي أحيانًا بخسارة صفقة. إلى جانب ذلك ، كان طلب الطعام تكلفة كبيرة أيضًا ". - ناتاليا توفيق ديدوفيتش ، مسوقة محتوى اجتماعي وفيديو

"المصاريف الوحيدة التي أملكها هي خسارة المال أثناء تحويل الأموال ." - لوكا ديانوفيتش ، رسام

الآن ، كنت أشعر بالفضول أيضًا لمعرفة ما إذا كان الموظفون المستقلون والموظفون الدائمون الذين يعملون من المنزل يتتبعون نفقاتهم الشهرية . إذا كان الأمر كذلك ، فما هي الأدوات التي يستخدمونها لكتابة جميع التكاليف.

"ألقي نظرة على المعاملات المصرفية ومعاملات بطاقتي الائتمانية وأكتب جميع النفقات والأرباح في دفتر يومية / مخطط سنوي . لا شيء أفضل من القلم والورقة من الطراز القديم! " - بشير العبدي

" بينما حاولت استخدام تطبيقات الميزانية من قبل (مثل Wallet) ، وجدت أن طريقة القلم والورق هي الأكثر فاعلية. هناك شيء ما يتعلق بكتابة نفقاتك وفواتيرك والذي يمنحك صورة أوضح عن أين تذهب أموالك ". - كانديس هيلتون

"أستخدم برنامج Excel لتتبع رصيدي. كقاعدة عامة ، أنا لا أنفق أكثر من 70٪ مما أكسبه. بهذه الطريقة ، يمكنني توفير بعض المال لحالات الطوارئ ". - ستيفن تشانغ ، رئيس التحرير في Luremefish

"من أجل تجنب الإنفاق الزائد ، أتابع نفقاتي من خلال إنشاء جداول البيانات. أجد أن هذه الطريقة فعالة حقًا حيث يمكنني رؤية رؤية واضحة إلى أين تذهب أموالي. - سيمون الكجار

كيف يمكنك تتبع نفقات المشروع؟

الآن بعد أن رأينا المصاريف التي عادة ما يتحملها الموظفون المستقلون والموظفون الدائمون الذين يعملون من المنزل ، سنشرح كيفية تتبع نفقات المشروع بسهولة.

كصحفي مستقل

كما ذكر أعلاه ، فإن العاملين لحسابهم الخاص مسؤولون عن رعاية ضرائبهم ، ولكن أيضًا تخصيص بعض الأموال للتأمين الصحي و IRA. إليك كيف يمكنك مراقبة جميع تكاليف عملك المستقل.

لديك حساب تجاري وحساب خاص منفصل

هذه الخطوة حاسمة. عندما يكون لديك مصروفات تجارية ، مثل سفر العمل أو الغداء مع عميل ، يجب عليك تحميلها على حساب عملك. لذلك ، سيكون من الأسهل بكثير تغطية ضرائبك وحساب خصوماتك الضريبية.

يعمل Kimberley Reyes عن بُعد منذ 13 عامًا. عندما يتعلق الأمر بنفقات عملها المستقل ، فإليك كيفية تعاملها معها:

"لدي بطاقة ائتمان تجارية حيث يتم ربط جميع نفقات عملي ، لذا أقوم فقط بتنزيل الفاتورة الشهرية حيث يتم تسجيل جميع نفقاتي. أنا أعمل أيضًا مع شركة دعم ضريبي تساعدني في تقديم ضرائبي. أقوم بإضافة جميع نفقاتي يدويًا إلى نظامهم الأساسي ، ويقومون بتتبعها من أجلي للأغراض الضريبية ".

كما ترى ، إذا كنت تكافح من أجل حساب ضرائبك ، يمكنك تعيين محترف مثل محاسب ضرائب أو شركة ضرائب.

تتبع نفقات عملك ، ونفقاتك الشخصية ، والإضافية

تماشياً مع نصيحتنا السابقة ، تذكر كتابة جميع نفقاتك بعناية ، بما في ذلك التكاليف المتعلقة بالعمل والتكاليف الشخصية والإضافية. لقد أوضحنا بالفعل ما تغطي كل منطقة.

بالإضافة إلى ذلك ، يشير العديد من المستقلين إلى أن تخصيص جزء من دخلك الشهري للضرائب أمر حيوي. حتى أن بعض العاملين لحسابهم الخاص يقولون إنهم يوفرون 30٪ من أي دفعة يتقاضونها للضرائب.

لمساعدتك في تتبع جميع نفقات عملك المستقل ، أنشأنا نموذجًا يجمع جميع مجالات التكاليف الثلاثة. كل ما عليك القيام به هو تدوين كل حساب لديك على مدار الشهر ، سواء كان ذلك شخصيًا أو عمليًا أو إضافيًا.

→ تنزيل نفقات المشروع لقالب المستقلين

الآن ، إذا كنت تعمل لحسابهم الخاص وتسافر كثيرًا للعمل ، فقد تبحث عن قالب أكثر تفصيلاً لتتبع نفقات سفر العمل أو الأميال التي قطعتها الشركة. في هذه الحالة ، قمنا بتغطيتك بقوالب تقارير المصروفات المتنوعة الخاصة بنا.

تتبع دخلك الشهري

علاوة على ذلك ، يجب أن يكون لديك فهم أفضل لمقدار ما تكسبه شهريًا. بهذه الطريقة ، ستعرف ما إذا كنت قادرًا على تغطية نفقاتك. بالإضافة إلى ذلك ، ستعرف مقدار المال الذي ستحصل عليه بعد دفع جميع النفقات الشهرية.

لذلك ، ستدرك ما إذا كنت بحاجة إلى العثور على عميل آخر أو مشروع إضافي من أجل الحصول على راتب أعلى. والأفضل من ذلك كله ، أن الراتب الأعلى يعني أيضًا أنه يمكنك علاج نفسك بهاتف جديد أو بتذكرة حفلة موسيقية لفرقتك الموسيقية المفضلة.

تحتوي نفقات مشروعنا الخاصة بقوالب المستقلين على هذه الميزة أيضًا ، لذا تأكد من كتابة جميع مبالغ الدخل التي تحصل عليها من مختلف العملاء.

كموظف دائم يعمل من المنزل

تمامًا كما ناقشنا سابقًا ، على عكس المستقلين ، يميل الموظفون عن بُعد الذين يعملون في شركة واحدة إلى الحصول على نفقات أقل. ذلك لأن الموظفين الدائمين ليس لديهم تكاليف مثل التأمين الصحي والضرائب لأن هذه النفقات يتم تخفيضها تلقائيًا من أجورهم. في حالات معينة ، يزود أصحاب العمل العمال بأجهزة كمبيوتر محمولة وأدوات أساسية أخرى حتى يتمكن الموظفون الدائمون من أداء عملهم في المنزل. إذا كنت موظفًا دائمًا ، فإليك بعض النصائح القيمة حول كيفية تتبع نفقات المشروع وتسجيلها.

احتفظ بسجل لجميع مصاريف العمل والشخصية والإضافية

تنطبق هذه القاعدة على كل من العاملين لحسابهم الخاص والموظفين الدائمين. إذا لم تقم بتدوين كل إنفاق صغير ، فلن يكون لديك قريبًا أي فكرة عن كيفية إنفاق راتبك.

عند الحديث عن نفقات عمل العمال الدائمين ، فإن المبلغ الإجمالي أقل مما هو عليه في حالة العاملين لحسابهم الخاص. ومع ذلك ، قد يستثمر العديد من الموظفين الدائمين في بعض قطع الأثاث عالية الجودة لمكتبهم المنزلي ، مثل كرسي مريح للعمل. يمكن أن تكون النفقات الشخصية لكل من فئتي التوظيف هي نفسها عادةً ، خاصةً إذا كان العاملون لحسابهم الخاص يميلون إلى العمل من المنزل فقط ، بدلاً من مساحة العمل المشتركة.

إذا قارنت النفقات الإضافية للموظفين المستقلين والموظفين الدائمين ، فستلاحظ أن هذا الأخير عادة ما يكون له تكاليف مثل المدخرات لقضاء الإجازة ولحالات الطوارئ الشخصية المختلفة (صيانة المنزل أو السيارة). ستلاحظ أن نموذج نفقات مشروع الموظفين الدائمين يحتوي على تكاليف أقل شهريًا ، مقارنةً بالموظفين المستقلين. علاوة على ذلك ، لا توجد حاسبة للدخل لأن العمال الدائمين يحصلون على رواتب ثابتة.

→ تنزيل نموذج مصاريف المشروع للموظفين الدائمين

نصيحة إضافية - طالب بنفقات عملك

عندما يتعلق الأمر بمصروفات المكتب المنزلي ، فإن العاملين لحسابهم الخاص في الولايات المتحدة مؤهلون لأخذ خصم ضريبي لهذه التكاليف. تشمل فئة العاملين لحسابهم الخاص:

• أولئك الذين يعملون من المنزل بدوام كامل ،
• أولئك الذين لديهم أزعج مستقل (حتى لو كانوا يعملون أيضًا لدى صاحب عمل)
• أولئك الذين عملوا لحسابهم الخاص لعدة أشهر.

يحتاج مكتب منزلك أيضًا إلى التأهل لهذه الخصومات. لكن ضع في اعتبارك أن الموظفين الذين يعملون لدى صاحب عمل واحد غير مؤهلين للمطالبة بنفقاتهم.

لذلك ، إذا كنت من بين الأشخاص المؤهلين للحصول على خصم الضرائب ، فيمكنك المطالبة بنفقات مثل شراء كمبيوتر محمول جديد أو طابعة أو كرسي مكتب أو مكتب. إذا كنت مهتمًا بهذا الموضوع ، فإليك المزيد من التفاصيل حول كيفية حساب خصم مكتب منزلك.

تغليف

عند العمل من مكتبك في المنزل ، لا يختلط عملك ومساحتك الشخصية فحسب ، بل تتداخل أيضًا مع نفقاتك. لمنع هذا النوع من الارتباك المالي ، تأكد دائمًا من فصل نفقات عملك عن النفقات الخاصة. علاوة على ذلك ، فإن الاحتفاظ بسجل لجميع مدفوعاتك ، بما في ذلك العمل والشخصية والإضافية ، هو أفضل طريقة للبقاء ضمن الميزانية الشهرية. إلى جانب ذلك ، سيساعدك وجود مثل هذا التقرير الشهري المفصل في الحصول على خصومات ضريبية إذا كنت تعمل بالقطعة.