كيفية تتبع المشاريع والمهام لعملائك
نشرت: 2022-05-07تظهر إحصائيات تتبع الوقت الأخيرة أن الاقتصاد الأمريكي يخسر ما يصل إلى 7.4 مليار دولار لكل يوم عمل فقط في أنشطة العمل غير المسجلة.
هذا مبلغ كبير من المال كان يمكن توفيره من خلال تتبع وإدارة مشروعك بشكل صحيح من عميلك - خاصةً إذا كنت تؤدي عملاً مستقلاً أو تعمل في وكالة.
ولكن ، ما الذي يجب أن تتبعه بالضبط لمشاريعك ومهامك؟ وكيف يجب أن تتعامل مع العملية؟
في منشور المدونة هذا ، سنغطي:
- كيف يمكنك إعداد مشاريعك ومهامك بشكل صحيح ، من أجل تسهيل تتبعها.
- كيف يمكنك تتبع الوقت الذي تقضيه في العمل على المشاريع والمهام.
- كيف يمكنك تتبع تقدمك وأدائك في المهام والمشاريع.
- كيف يمكنك التتبع والتمييز بين الأنشطة القابلة للفوترة وغير القابلة للفوترة.
- كيف يمكنك تتبع التقديرات والمواعيد النهائية.
لماذا يجب عليك تتبع المشاريع والمهام؟
وفقًا للإصدار الثالث من هيئة المعرفة لإدارة المشروع ، فإن المشروع هو "مسعى مؤقت له بداية ونهاية ويجب استخدامه لإنشاء منتج أو خدمة أو نتيجة فريدة".
في إدارة المشروع ، يتكون كل مشروع من سلسلة من المهام التي تحتاج إلى إنجازها في فترة زمنية معينة أو قبل الموعد النهائي لإكمال المنتج أو تقديم الخدمة بشكل كامل أو الوصول إلى النتيجة المرجوة.
لذلك ، بالنظر إلى أن المشروع هو "مسعى مؤقت" يتكون من المهام التي يجب إنجازها في "فترة زمنية معينة" ، يمكن تتبع كلا المشروعين بسهولة من خلال التعريف.
وتتبع المشاريع والمهام له العديد من الفوائد الملموسة:
- ستساعدك أنت والعميل على فهم ما إذا كان سيتم الانتهاء من المشروع في الوقت المحدد.
- سيساعدك أنت والعميل على فهم ما إذا كان سيتم إكمال المشروع في حدود الميزانية.
- ستحصل على نظرة عامة واضحة على المشروع يمكنك تحليلها لاحقًا لمعرفة ما إذا كانت المشاريع المماثلة ستكون مربحة لك في المستقبل.
- ستحصل على الوثائق التي تساعدك على فهم ما إذا كان يمكنك أداء أفضل في مشاريع مماثلة في المستقبل وكيف يمكنك ذلك.
- ستحصل على دليل ملموس على عملك لإرساله إلى العميل - سيؤدي ذلك إلى زيادة رضا العميل ، بالإضافة إلى فرصك في الحصول على الأموال في الوقت المحدد.
كيفية إعداد وتتبع المشاريع والمهام
قبل أن تتمكن من البدء في تتبع مشاريعك ومهامك ، ستحتاج أولاً إلى الشروع في مهمة أكثر أهمية - التأكد من إعداد المشاريع والمهام المذكورة بشكل صحيح.
للإعداد بشكل صحيح ، ستحتاج إلى اتباع الخطوات التالية:
- إنشاء مخطط المشروع
- تقسيم المشروع إلى مهام
- تحديد نهج الفوترة الذي ستستخدمه
- تحديد كيفية التعامل مع فاتورة الرسوم بالساعة أو الرسوم الثابتة
- تحديد المهام التي ستكون قابلة للفوترة أو غير قابلة للفوترة
- تحديد تقديرات للمهمة وإنجاز المشروع
- تحديد المواعيد النهائية للمشروع والمهمة النهائية
سيكون لكل خطوة عناصرها الخاصة التي يجب عليك تتبعها.
1. إعداد ومتابعة مخططات المشروع
كيفية إنشاء مخطط المشروع
يمكن أن يخبرك مخطط المشروع الواضح أنت والعميل بما يمكن أن تتوقع تحقيقه مع المشروع ، بالإضافة إلى ما يجب الانتباه إليه عند العمل.
أولاً ، ستحتاج إلى التأكد من أن جميع المشاركين في المشروع يفهمون ما يجب تحقيقه في نهاية المشروع - أي ما هي أهداف المشروع .
مثال: الهدف من المشروع هو إنشاء تطبيق للياقة البدنية وصيانته ، ضمن إطار زمني محدد وميزانية يوافق عليها العميل.
بعد ذلك ، ستحتاج إلى إنشاء العديد من معالم المشروع بعد كل مجموعة من المهام ذات الصلة ، من أجل تحديد وتتبع الإنجازات المهمة في المشروع.
مثال: يمكن أن تكون المراحل المختلفة لتصميم التطبيق أحد معالم المشروع المتعلقة بالتصميم التي يمكنك اتباعها لتطبيق اللياقة البدنية:
- MS 1: اكتمال مفاهيم التصميم المختلفة
- MS 2: الموافقة على مفهوم التصميم النهائي
- MS 3: تنفيذ التصميم المعتمد
- MS 4: إطلاق الإصدار
بعد ذلك ، يمكنك إنشاء مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) التي ستستخدمها لقياس مدى جودة أداءك أو أداء فريقك في العمل.
مثال: يمكن أن تكون مؤشرات الأداء الرئيسية لتطبيق اللياقة الخاص بك:
- KPI 1: تصنيف المستخدم
- KPI 2: معدل التحويل
- مؤشر الأداء الرئيسي 3: العائد لكل مستخدم
في النهاية ، يمكنك أيضًا إنشاء الأهداف والنتائج الرئيسية (OKRs) التي ستستخدمها لتحديد وتتبع أهداف المشروع ونتائجها.
مثال: يمكن أن يكون الهدف من تطبيق اللياقة البدنية الخاص بك هو KR1: تقليل عدد الأخطاء الموجودة أثناء عملية التطوير بنسبة 30٪ كيفية تتبع مخطط المشروع
تتبع أهداف المشروع ومعالمه
لتتبع أهداف المشروع ، أولاً ، قم بتخطيط وتنظيم الوقت الذي ستقضيه في المشروع في برنامج جدولة.
ضع في اعتبارك جميع الموارد التي ستحتاج إليها ، سواء كانت أعضاء أو معدات إضافية في الفريق ، أو مجرد وقت إضافي ، حتى لا تتجاوز الميزانية. إذا اقتربت من تجاوز الميزانية ، فأبلغ العميل بالتغييرات المحتملة.
يمكنك إقران الأحداث الرئيسية للمشروع بتواريخ محددة أو مجموعات من المهام. بمجرد وصولك إلى مرحلة رئيسية في المشروع ، قم بمراجعة عبء العمل القادم. سيساعدك هذا على فهم ما إذا كنت بحاجة إلى تغيير سير العمل الخاص بك لملاءمة وتيرتك الحالية أو اتجاه عملك بشكل أفضل.
لمعرفة المزيد حول أفضل السبل لتعيين وتتبع أهداف المشروع ومعالمه ، تحقق من منشور المدونة الخاص بنا حول موضوع الجداول الزمنية للمشروع:
→ كيفية إنشاء جدول زمني للمشروع (+ قوالب مجانية)
تتبع مؤشرات الأداء الرئيسية
عندما يتعلق الأمر بمؤشرات الأداء الرئيسية التي اخترتها ، سيحدد نوعها كيف يمكنك تتبعها.
مثال: يمكنك تتبع تقييم المستخدم لتطبيقك على Capterra أو موقع ويب مشابه.
يجب عليك أيضًا التفريق بين نقاط ضعفك (مثل مؤشرات الأداء الرئيسية المتأخرة) ونقاط القوة (مثل مؤشرات الأداء الرئيسية الرئيسية) في عمل المشروع.
يمكنك بعد ذلك محاولة التعلم من المؤشرات الرائدة (على سبيل المثال ، كيف يمكنك إنشاء أفضل تطبيقات تجذب تقييمات المستخدمين الرائعة). ولكن أيضًا ، يمكنك العمل على تحسين المؤشرات المتأخرة (على سبيل المثال ، كيف يمكنك تحسين معدل التحويل للتطبيقات التي تقوم بإنشائها).
في النهاية ، احفظ ملخصات لمؤشرات الأداء الرئيسية لمشروعك لمزيد من التحليل والمقارنات والاستنتاجات.
لمعرفة المزيد حول أفضل السبل لتعيين وتتبع مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) ، تحقق من منشور المدونة الخاص بنا حول هذا الموضوع:
→ مؤشرات الأداء الرئيسية (KPI): لماذا وكيف يتم تعيينها ، بالإضافة إلى مؤشرات الأداء الرئيسية في برنامج Excel التعليمي
أهداف التتبع والنتائج الرئيسية
عندما يتعلق الأمر بالأهداف والنتائج الرئيسية التي اخترتها ، سيحدد نوعها أيضًا كيف يمكنك تتبعها.
مثال: يمكنك تتبع تقليل عدد الأخطاء التي تجدها أثناء عملية التطوير بنسبة 30٪ باستخدام أداة تتبع الأخطاء والمشكلات ، مثل Jira .
بعد ذلك ، يمكنك ربط البيانات ومقارنة نتائجك الفعلية بالنتائج الرئيسية المتوقعة لمعرفة مدى نجاحك.
في النهاية ، يمكنك مرة أخرى حفظ ومعالجة ملخصات OKRs لمشروعك.
لمعرفة المزيد حول أفضل السبل لتعيين وتتبع الأهداف والنتائج الرئيسية (OKRs) ، تحقق من منشور المدونة الخاص بنا حول هذا الموضوع:
→ الأهداف والنتائج الرئيسية (OKR): كل ما تحتاج إلى معرفته
2. إعداد ومتابعة الوقت والتقدم في المشاريع والمهام
كيفية تقسيم المشروع إلى مهام
بعد ذلك ، لتسهيل تتبع المشروع ، ستحتاج إلى تقسيمه إلى مهام. سيساعدك نوع المشروع في تحديد أفضل طريقة للقيام بذلك:
- المهام = مراحل مختلفة من المشروع
مثال: يمكن لمطور البرامج استخدام مراحل التطوير المختلفة (مثل التخطيط والتحليل والتصميم والتطوير وما إلى ذلك) كمهام.
- المهام = فئات مختلفة من المشروع
مثال : يمكن لمخطط الحفلات المحترف استخدام فئات مختلفة من تخطيط الحفلات (مثل تقديم الطعام والديكور والترفيه وما إلى ذلك) كمهام.
- المهام = أجزاء مختلفة من المشروع
مثال : يمكن لمدبرة المنزل استخدام غرف مختلفة في المنزل الذي يقوم بتنظيفه (مثل المطبخ وغرفة النوم والحمام وما إلى ذلك) كمهام.
بالنسبة لبعض المشاريع ، سيكون من السهل نسبيًا تحديد ما إذا كان يجب استخدام مراحل المشروع أو الفئات أو الأجزاء كمهام. لن تكون المشاريع الأخرى واضحة تمامًا. للحصول على دليل سريع وسهل حول أفضل السبل لتخصيص عملية تقسيم المشروع إلى مهام ، تحقق من منشور المدونة الخاص بنا حول هذا الموضوع:
→ كيفية تقسيم المشروع إلى مهام
كيفية تتبع الوقت المستغرق في المشاريع والمهام
عند الاقتراب من تتبع الوقت لمشاريعك ومهامك ، ستحتاج أولاً إلى اختيار طريقة تتبع الوقت المراد استخدامها. وستحتاج إلى التفكير في أفضل السبل لتنفيذ الطريقة المذكورة في سير عملك.
اختيار طريقة تتبع الوقت
هناك أربع طرق مميزة لتتبع الوقت يمكنك الاعتماد عليها لتتبع الوقت الذي تقضيه أنت و / أو فريقك في العمل:
- طريقة الورق - تقيس الوقت الذي تقضيه في العمل على المشروع والمهام عبر ساعة توقيت وتدوين النتائج بقلم .
- نظام الشرف - أنت لا تقيس ، ولكن مجرد تقدير الوقت الذي ستقضيه في العمل على المشروع والمهام.
- طريقة جدول البيانات - تقيس الوقت الذي تقضيه في العمل على المشروع والمهام عن طريق إدخال الساعات والدقائق التي تقضيها عليها يدويًا في جدول البيانات الذي أنشأته أو في قالب جدول بيانات بسيط.
- طرق برامج تتبع الوقت - تقيس الوقت الذي تقضيه في العمل على المشروع والمهام باستخدام تطبيق متخصص لتتبع الوقت.
ومع ذلك ، فإن الأساليب الثلاثة الأولى المدرجة لها عيوبها.
في الوقت الحاضر ، قد يُنظر إلى الطريقة الورقية على أنها غير مهنية إلى حد ما وغير فعالة وتفتقر إلى الدقة. على نفس المنوال ، يعتمد نظام الشرف بشكل كبير على ثقة العميل في أنك قد أنجزت العمل الذي تدعي أنك قمت به ، والذي قد يكون طلبًا أكثر من اللازم - خاصةً عندما تتطلع إلى جذب عملاء جدد.
من ناحية أخرى ، قد تكون طريقة جدول البيانات مشكلة بالنسبة لك و / أو لفريقك. وهي حقيقة أنه يتطلب منك إدخال الوقت يدويًا يزيد من فرص ارتكابك لخطأ مكلف في النهاية. يمكن أن تستغرق كل من طريقة جدول البيانات والورق وقتًا طويلاً ، خاصة إذا كنت تعمل في مشاريع متعددة.
في النهاية ، تظهر طريقة برنامج تتبع الوقت كخيار أفضل نظرًا لعملتها وجاذبيتها المهنية وسرعتها ودقتها. لذلك ، دعنا نرى كيف يمكنك استخدام مثل هذه البرامج على أفضل وجه لتتبع وقت المشروع والمهمة.
تطبيق أسلوب تتبع الوقت
للمساعدة في فهم المفهوم وتنفيذه ، دعنا نلقي نظرة على برنامج تتبع الوقت الخاص بنا ، Clockify.
أولاً ، داخل التطبيق ، يمكنك تحديد مشاريعك ومهامك وعملائها.
بعد ذلك ، يمكنك اختيار حل تتبع الوقت الذي يناسبك - يمكنك:
- تتبع الوقت أثناء عملك ، باستخدام مؤقت
- أضف الوقت يدويًا
- أدخل الوقت في الجدول الزمني
إذا كنت ترغب في تتبع الوقت باستخدام جهاز ضبط الوقت ، فكل ما عليك فعله هو إدخال "وضع المؤقت" ، وكتابة وصف للنشاط الذي تعمل عليه ، وتحديد المشروع والمهمة. بعد ذلك ، ابدأ المؤقت ، واتركه يعمل حتى تنتهي من النشاط - بمجرد الانتهاء ، أوقف المؤقت ، وسيقوم النظام بإضافة إدخال الوقت الذي تم إنشاؤه حديثًا إلى قائمة إدخالات الوقت أدناه.
إذا كنت ترغب في إضافة الوقت يدويًا ، فما عليك سوى التبديل إلى "الوضع اليدوي" ، واتبع نفس وصف الكتابة - تحديد المشروع - تحديد نمط المهمة. بعد ذلك ، يمكنك إضافة المدة للمهمة ، دون الحاجة إلى القلق بشأن أوقات البدء والانتهاء.
إذا اخترت إدخال الوقت في جدول زمني ، فستحتاج فقط إلى ملء صفوف الجدول الزمني بالمشاريع والمهام التي تعمل عليها ، ثم إضافة وقتك في الخلايا المقابلة.
بمجرد الانتهاء من تتبع الوقت ، يمكنك الاستفادة من قسم التقارير في التطبيق. هنا ، ستتمكن من عرض المبلغ الذي ربحته لمشروع و / أو مهمة معينة عن طريق تصفية النتائج.
بعد ذلك ، يمكنك تصدير تقرير بتنسيق PDF أو Excel للساعات والدقائق التي تتبعها في المشروع والمهام ، وإرساله إلى العميل ليكون بمثابة فاتورة.
كيفية تتبع التقدم في المشاريع والمهام
بالإضافة إلى تتبع الوقت الذي تقضيه في العمل على المشروع ومهامه ، ستستفيد أيضًا من تطبيق نظام تتبع التقدم.
تتبع التقدم مع التطبيقات
لبدء تتبع التقدم ، يمكنك تجربة نظام قائم على Kanban ، مثل Trello أو Asana .
يعتمد كلا التطبيقين على مبدأ مماثل:
- قم بإنشاء لوحة تمثل مشروعك
- قم بإنشاء عدة بطاقات تمثل مهامك
- قم بتسمية الأعمدة بحيث تمثل حالة جميع المهام الموضوعة تحتها (على سبيل المثال "Backlog" ، "Design" ، "To do" ، "Doing" ، "Code Review" ، "Testing" ، "Done")
- انقل البطاقات / المهام عبر الأعمدة ، لترمز إلى حالة تقدمها (على سبيل المثال ، المهمة المذكورة في "Backlog" ، المتعلقة بـ "Design" ، جاهزة "To Do" ، حاليًا "قيد التقدم" ، حاليًا في "Code Review" ، ضمن "اختبار" ، أو "تم" بالفعل؟)
يوفر Trello أيضًا خيارًا لإضافة "مراقبون" إلى لوحاتك / مشاريعك - لذلك ، يمكنك إضافة عملائك إلى لوحاتهم الخاصة ، والذين ، على عكس أعضاء فريقك ، سيكونون قادرين فقط على عرض تقدمك في المهام الفردية ، قم بتنزيل المرفقات وإضافة التعليقات وكذلك تصدير اللوحة.
في Clockify ، سيتمكن العميل من تتبع تقدم المشروع من حيث الوقت ، عبر تقرير مشترك. ما عليك سوى مشاركة تقرير قمت بتصفيته حسب المعلمات الصحيحة ، وانسخ الرابط الخاص به ، وأرسل الرابط إلى العميل الذي يمكنه بعد ذلك عرض التغييرات في الوقت الفعلي.
جعل تتبع التقدم أسهل
بصرف النظر عن استخدام تطبيق قائم على Kanban لتتبع تقدم المشروع والمهمة ، يمكنك أيضًا استخدام قوالب مختلفة لتسريع التقدم المذكور:
- إذا كانت معظم مشاريعك تتبع نفس الهيكل عندما يتعلق الأمر بالمهام (على سبيل المثال ، تتضمن جميع المشاريع مهام التحليل والتصميم والتطوير والمحتوى والإدارة) ، سيكون من الحكمة إنشاء قالب مشروع يساعدك على تكرار نفس الشيء مجموعة من المهام لكل مشروع جديد تقوم به.
- لتنظيم وقتك بشكل أفضل (وتسريع عمل المشروع كنتيجة لذلك) ، يمكنك استخدام قالب قائمة مهام مناسب ليكون بمثابة تذكير لما تحتاج إلى القيام به بالضبط.
- لمساعدتك على توفير الوقت الكافي للمهام ذات الأولوية (وتقليل الوقت الذي تضيعه) ، يمكنك استخدام قالب مخطط مناسب لحظر الوقت.
3. اختيار نهج الفوترة وتتبع كفاءتها
كيفية تحديد طريقة الفوترة التي ستستخدمها
الآن بعد أن قمت بإنشاء مخطط مشروعك وتحديد المهام المتعلقة بالمشروع ، ستحتاج إلى تحديد كيفية إصدار فاتورة للمشروع والمهام المذكورة:
سوف تدفع فاتورة العمل بالساعة؟
أم أنك ستفرض رسومًا ثابتة؟
إذا قمت بالدفع بالساعة ، فستبني فاتورتك فقط على عدد الساعات التي تقضيها في عملك.
إذا كنت تتقاضى رسومًا ثابتة ، فستؤسس فاتورتك على نطاق العمل الذي تكمله ، بغض النظر عن عدد الساعات التي تستغرقها لإنهاء المشروع.
بغض النظر عن طريقة الفوترة التي تختارها ، ستحتاج إلى قائمة شاملة توضح:
- المهام التي قمت بها للمشروع.
- الوقت الذي قضيته في المهام الفردية والمشروع إجمالاً.
- بعض الإشارة إلى ما إذا كانت المهام قابلة للفوترة أم لا. بهذه الطريقة ، في حالة فاتورتك بالساعة ، ستحصل دائمًا على مبلغ واضح يدين لك عملاؤك به مقابل عملك.
من ناحية أخرى ، إذا كنت تتقاضى رسومًا ثابتة ، فستظل تقدم لعملائك دليلًا على ما عملت عليه بالضبط (وما يدفعون مقابله بالضبط).
لمساعدتك في تحديد أفضل طريقة لفواتير أعمال مشروعك ، تحقق من مقالاتنا السابقة:
→ الراتب مقابل العمل بالساعة: إيجابيات وسلبيات
→ كيف نستخدم Clockify لتتبع الوقت وفواتير العملاء
→ كيف تسعير وكالات التصميم مشاريعها
كيفية تتبع كفاءة نهج الفواتير الخاص بك
عندما يتعلق الأمر بتتبع كفاءة نهج الفوترة الذي اخترته ، إذا كانت لديك شكوك ، فمن الأفضل أن تتلاعب بالخيارين الرئيسيين لديك.
حاول تطبيق نهج كل ساعة أو نهج الرسم الثابت أولاً. ربما ستجد في النهاية أن النهج البديل للنهج الذي تختاره في البداية يناسب نوع المشاريع أو سير العمل بشكل أفضل.
أو ، قد تجد أن نوعًا واحدًا من مشاريعك يناسب بشكل أفضل نهج الساعة بينما نوع آخر مناسب بشكل أفضل لنهج الرسوم الثابتة.
4. إعداد منهج الفوترة ومتابعة دقته
كيفية التعامل مع الفواتير بالساعة أو فرض رسوم ثابتة
بمجرد تحديد نظام الفوترة المثالي لك ، فقد حان الوقت لتقرر بالضبط كيف ستتعامل مع عملية الفوترة.
إذا كنت تحاسب سعرًا محددًا بالساعة ، فهناك أربعة أنواع فعالة من الأسعار بالساعة يمكنك تنفيذها:
أجر ساعة واحدة على جميع المشاريع. عظيم إذا:
- يعمل فريقك عادة في نوع واحد من المشروع
- يتكون فريقك من نوع واحد من المحترفين
- انت تعمل بمفردك
مثال: فريق عمل حر مكون من اثنين من المصممين (35 دولارًا) متخصصين في تصميم الشعار.
أسعار محددة بالساعة لكل أعضاء الفريق. عظيم إذا:
- يعمل فريقك عادة في نوع واحد من المشروع
- يتكون فريقك من محترفين ذوي مهارات وخبرات وخبرات مختلفة
مثال: فريق مستقل من مصمم واحد (40 دولارًا) وثلاثة مطورين (65 دولارًا) متخصص في إنشاء صفحات مقصودة لمواقع الموضة.
أسعار محددة بالساعة لمشاريع محددة. عظيم إذا:
- يعمل فريقك على أنواع مختلفة من المشاريع
- يتكون فريقك من نوع واحد من المحترفين
مثال: فريق مستقل من ثلاثة مطورين (65 دولارًا) ينشئون تطبيقات مخصصة.
أسعار محددة بالساعة لكل عضو في الفريق يعمل على مشاريع محددة. عظيم إذا:
- يعمل فريقك على أنواع مختلفة من المشاريع
- يتكون فريقك من محترفين يمتلكون مهارات وخبرات وخبرات مختلفة
مثال: فريق عمل مستقل مكون من فنانين (50 دولارًا) وأربعة مطورين (70 دولارًا) ومصممين (55 دولارًا) وأخصائي صوت واحد (45 دولارًا) واثنان من منتجي ألعاب الفيديو (35 دولارًا) قاموا بإنشاء إستراتيجيات وألعاب ألغاز.
بدلاً من ذلك ، إذا كنت تتقاضى رسومًا ثابتة ، فمن المحتمل أن ترغب في تأسيس أسعارك على نطاق المشاريع الفردية - والتي يمكن أن تدور حول مهام محددة أو مجموعات من المهام.
مثال : فريق عمل مستقل مؤلف من مصمم واحد ومطورين وكاتب إعلانات يقوم بإنشاء مواقع ويب يعرض كل عنصر من عناصر المشروع كمهمة منفصلة برسوم خاصة به:
- الإعداد: 170 دولارًا
- تصميم وبناء 3500 دولار
- إنشاء المحتوى: 550 دولارًا
- تدريب العملاء: 700 دولار
- صيانة الموقع: 600 دولار
لمزيد من الأفكار حول كيفية إصدار فاتورة لمشاريعك ومهامك ، تحقق من منشور المدونة الخاص بنا حول هذا الموضوع:
→ الدليل النهائي لفواتير المشروع والفواتير
كيفية تتبع دقة نهج الفواتير الخاص بك
عندما يتعلق الأمر بتتبع دقة عملية الفوترة الخاصة بك ، فإن الفاتورة الشاملة بقائمة نظيفة من المهام المكتملة هي المفتاح دائمًا. سيساعد العميل على فهم قيمة عملك (وبالتالي السعر الدقيق) بشكل أفضل.
بالطبع ، ستحتاج أيضًا إلى التأكد من دقة أسعارك في حد ذاتها:
- إذا كنت تتقاضى رسومًا ثابتة ، فتأكد من أن الأسعار التي تقدمها للعميل تتطابق مع الأسعار التي قمت بإدراجها على موقع الويب الخاص بك أو التي استخدمتها للعملاء السابقين.
- إذا كنت تعمل مقابل أجر بالساعة ، فتأكد من صحة حساباتك. إذا كنت تتعقب الوقت في Clockify ، فسيتم احتساب أرباحك لكل مشروع تلقائيًا لكل دقيقة تقوم بتتبعها ، بناءً على معدلات الساعة التي أدخلتها مسبقًا.
5. إعداد ومتابعة المهام القابلة للفوترة وغير القابلة للفوترة
كيفية التمييز بين المهام القابلة للفوترة والمهام غير القابلة للفوترة
حان الوقت الآن لتحديد المهام التي ستفوتر بها مباشرةً؟ وما هي المهام التي ستتركها خارج الفاتورة؟
ستحتاج بالتأكيد إلى تمييز المهام الأساسية الخاصة بالمشروع على أنها قابلة للفوترة وإضافتها إلى فاتورتك. على سبيل المثال ، سيقوم مطورو البرامج بإعداد فاتورة لجميع المهام المتعلقة بالتطوير.
لكن تطوير البرمجيات هو عملية معقدة تتطلب أيضًا بعض المهام الثانوية المتكررة. ستحتاج على الأرجح إلى عقد اجتماعات الفريق والعملاء ، والتواصل مع العميل وأعضاء الفريق عبر البريد الإلكتروني أو الدردشة ، بالإضافة إلى معالجة البيانات المتعلقة بالمشروع على أساس منتظم.
على الرغم من أن هذه المهام ضرورية لمشروع التطوير ، فمن المحتمل أن تمتنع عن تمييزها على أنها قابلة للفوترة وإضافة 20 عنصر "اجتماع يومي" منفصل في فاتورتك الرسمية.
بدلاً من ذلك ، يمكنك الحصول على الوقت الذي تقضيه في الاجتماعات ورسائل البريد الإلكتروني والتلاعب بالبيانات ينعكس في معدل الساعة الذي ستستخدمه لمهام التطوير - على سبيل المثال ، ارفع أسعارك بالساعة.
كيفية تتبع المهام القابلة للفوترة وغير القابلة للفوترة
عند تتبع الوقت في Clockify ، يمكنك تحديد ما إذا كانت الأنشطة (أو حتى المشاريع بأكملها) قابلة للفوترة أو غير قابلة للفوترة.
إذا قمت بتمييز مهمة على أنها قابلة للفوترة ، فستتم إضافة قيمتها إلى المبلغ الإجمالي لهذا المشروع.
بدلاً من ذلك ، من خلال وضع علامة على مهمة على أنها غير قابلة للفوترة ، فأنت تستبعدها من أرباحك المباشرة.
المفتاح هنا هو زيادة الوقت الذي تقضيه في المهام القابلة للفوترة ، من أجل زيادة القيمة التي ستحصل عليها شخصيًا من المشروع. لذلك ، ضع في اعتبارك ما إذا كنت تضيع الوقت في بعض المهام ويجب بدلاً من ذلك تخصيص هذا الوقت لمهام أكثر أهمية (وأكثر ربحية) في المستقبل.
مثال: أنت فريق مستقل من 5 أشخاص يجدون أنهم يقضون ساعة واحدة في الاجتماعات اليومية ، ولكن يمكنك بدلاً من ذلك تقليل هذا الوقت إلى النصف - وبهذه الطريقة ، يمكنك توفير 2.5 ساعة يوميًا ، أو 12.5 أسبوعيًا ، بشكل إجمالي .
لمعرفة المزيد حول المهام القابلة للفوترة وغير القابلة للفوترة ، وكذلك كيفية إيجاد التوازن المثالي بين الاثنين ، راجع منشور المدونة الخاص بنا حول هذا الموضوع.
← الساعات القابلة للفوترة وغير القابلة للفوترة: كيفية إيجاد التوازن المثالي
6. إعداد ومتابعة تقديرات المهام والمشاريع
كيفية تحديد تقديرات المهمة والمشاريع
فيما يلي بعض أهم الأسئلة التي ستحتاج إلى الإجابة عليها لعميلك:
- متى سينتهي المشروع؟
- كم ستكون التكلفة؟
إذا كنت تتقاضى رسومًا ثابتة ، فيمكنك بناء تقدير السعر الخاص بك على قائمة الأسعار الجاهزة. يمكنك بعد ذلك بناء تقديرات الوقت على أساس الخبرة في المشاريع المماثلة التي أنجزتها في الماضي.
ومع ذلك ، إذا كنت تسعير بالساعة ، فإن تقديرات الوقت الواضحة ستمنحك أرقامًا واضحة حول المبلغ الذي يمكن أن يتوقعه العميل لدفعه.
مثال 1: يمكن لفريق العمل المستقل المكون من اثنين من المصممين (35 دولارًا) والمتخصصين في تصميم الشعار أن يقتبس سعرًا تقديريًا قدره 700 دولار لتقدير الوقت لمدة 20 ساعة.
مثال 2: يمكن لفريق العمل المستقل المكون من مصمم واحد (40 دولارًا) وثلاثة مطورين (65 دولارًا) متخصصًا في إنشاء صفحات مقصودة لمواقع الأزياء أن يقتبس سعرًا تقديريًا قدره 4450 دولارًا لتقدير الوقت لمدة 80 ساعة (على سبيل المثال 40 دولارًا × 30 + 65 دولارًا × 50)
مثال 3: يمكن لفريق العمل المستقل المكون من ثلاثة مطورين (65 دولارًا) الذين ينشئون تطبيقات مخصصة اقتباس 31200 دولار لتقدير السعر لمدة 480 ساعة.
مثال 4: يمكن للفريق المستقل المكون من فنانين (50 دولارًا) وأربعة مطورين (70 دولارًا) ومصممين (55 دولارًا) وأخصائي صوت واحد (45 دولارًا) واثنين من منتجي ألعاب الفيديو (35 دولارًا) ممن يصممون ألعاب الإستراتيجية والألغاز اقتباس مبلغ 54100 دولارًا تقدير السعر لتقدير الوقت 1000 ساعة. (على سبيل المثال ، 50 دولارًا × 200 + 70 دولارًا أمريكيًا × 300 + 55 دولارًا أمريكيًا × 200 + 45 دولار أمريكي × 160 + 35 دولار أمريكي × 140)
كيفية تعقب تقديرات المهام والمشاريع
إذا كنت تتعقب الوقت في Clockify ، فستتمكن من إعداد تقديرات الوقت للمشاريع والمهام ، ثم تتبعها مقابل نتائجك في الوقت الفعلي.
أثناء تقدمك في المشروع ، سترى أشرطة التقدير الخاصة بالمشروع والمهام تملأ. لذلك ، ستكون قادرًا على معرفة متى اقتربت بشكل خطير من كسر تقديرات الوقت ، وبشكل غير مباشر ، ميزانيتك.
7. إعداد ومتابعة المواعيد النهائية للمشروع والمهمة
كيفية تحديد المواعيد النهائية للمشروع والمهمة
فيما يتعلق بالمشاريع الأخرى التي تعمل عليها ، والموارد التي ستستخدمها لهذا المشروع ، بالإضافة إلى عدد المهام التي ستتمتع بها ، فأنت بحاجة إلى تعيين مواعيد نهائية واضحة للمشروع والمهام.
سترتبط المواعيد النهائية للمهام بشكل مباشر بالموعد النهائي للمشروع ، وستتعلق جميعها بتقديرات المشروع التي قمت بتعيينها للتو.
على سبيل المثال ، إذا كنت قد حددت تقديرًا لمدة 480 ساعة لإكمال المشروع لكل ثلاثة مطورين ، فهذا يعني أنك ستحتاج إلى شهر واحد تقريبًا لإكماله (إذا كان الثلاثة جميعًا سيعملون على المشروع لمدة 40 ساعة في الأسبوع).
ومع ذلك ، قد يعمل فريقك على مشروعين يقدر أنهما يستغرقان 480 ساعة ، في نفس الوقت ، مما يعني أنه من المحتمل أن يكون أحد المطورين قادرًا على العمل 20 ساعة أسبوعيًا فقط في المشروع الأول. في مثل هذه الحالة ، قد يكون الموعد النهائي لمدة شهرين هو أول تاريخ واقعي يمكنك تقديمه للعميل.
في هذا المثال ، بدأ جميع الأعضاء الثلاثة في فريق المطورين المستقلين العمل على المشروع في نفس الوقت.
لكن في الواقع ، نادرًا ما يكون الأمر بهذه البساطة - بسبب شيء يسمى تبعيات المهام .
تحدد تبعيات المهام الترتيب الذي يمكنك من خلاله العمل على المهام. وقد تعتمد إحدى المهام على الأخرى بطريقة تحتاج إلى:
- قم بإنهاء المهمة "أ" قبل أن تتمكن من بدء المهمة "ب"
- ابدأ المهمة "ب" في نفس وقت المهمة "ج"
- قم بإنهاء المهمة "ج" قبل أن تتمكن من إنهاء المهمة "د"
- ابدأ المهمة د قبل أن تتمكن من إنهاء المهمة ب
الآن ، قد تصل المهام المدرجة إلى 480 ساعة من العمل معًا. ولكن ، سيؤثر نوع التبعية للمهمة (بالإضافة إلى من تم تعيينه معهم) أيضًا على تاريخ الانتهاء الواقعي الذي يمكنك تقديمه لعميلك.
كيفية تتبع المواعيد النهائية للمشروع والمهمة
إذا كنت تتعقب تقدم مشروعك ومهمتك في Trello ، فيمكنك تحديد مواعيد نهائية منفصلة لكل بطاقة / مهمة قمت بالتخطيط لها.
ستساعدك المواعيد النهائية للمهام الفردية على تحديد ما إذا كان الموعد النهائي للمشروع واقعيًا أم لا. الآن ، إذا فاتتك المواعيد النهائية للمهام ، فمن المؤكد أنه يجب عليك التفاوض في النهاية على تمديد الموعد النهائي للمشروع أيضًا.
تغليف
تبدو المشاريع والمهام مفاهيم معقدة مع العديد من العناصر المهمة التي تحتاج إلى مراعاتها وتتبعها.
مع الخطوط العريضة للمشروع ، من الضروري أن تتبع أهداف المشروع والمعالم ومؤشرات الأداء الرئيسية والأهداف والنتائج الرئيسية.
مع المشاريع بشكل عام ، من الضروري تقسيمها إلى مهام يمكنك تتبع وقتها وتقدمها بسهولة. علاوة على ذلك ، يجب عليك تحديد تقديرات الأسعار والوقت ، وكذلك تحديد مواعيد نهائية واضحة.
عندما يتعلق الأمر بنهج الفوترة الخاص بك ، يجب عليك تتبع دقته وكفاءته وكذلك التمييز بين المهام القابلة للفوترة والمهام غير القابلة للفوترة.
في النهاية ، قد يبدو تتبع الجوانب المختلفة للمشاريع والمهام وكأنه عملية معقدة ، لكنها بسيطة نوعًا ما ، بمجرد تحديد وتنظيم كل ما تحتاجه.