لماذا يجب عليك تتبع ساعات العمل (كصاحب عمل وكموظف)

عامًا بعد عام ، يثبت تتبع الوقت أنه أكثر وأكثر أهمية للشركات لأكثر من مجرد كشوف المرتبات. مع تطور الوظائف والقوى العاملة ، تتطور أيضًا الحاجة إلى تتبع ساعات العمل ، حيث وجدنا أنها تساعد في إدارة المشروع ، وإجراء التقديرات ، وتحليل تقدم الموظف وعادات العمل.

لهذا السبب ، في هذه المقالة ، شرعنا في إثبات سبب أهمية تتبع الوقت في مكان العمل الحديث. يمكنك أن تقرأ عن التغيير العام الذي تحتاجه لتتبع الوقت ، والفوائد التي يجلبها لأصحاب العمل والموظفين على التوالي.

أهمية تتبع الوقت

قد يصبح العمل من المنزل أيضًا حقيقة واقعة لعدد أكبر من السكان ، مع الأخذ في الاعتبار كيف غيّر جائحة Covid-19 المشهد فجأة في وقت سابق من عام 2020. ورأى نيكولاس بلوم ، الاقتصادي في جامعة ستانفورد ، أن هذا يمثل مشكلة متصاعدة ، قائلاً إنه "سيخلق كارثة إنتاجية للشركات" ". يبدو الأمر مشؤومًا ، لكن الحلول البسيطة ، مثل تتبع الوقت ، يمكن أن تخفف من حدة الضربة.

يبدو أن ممارسة العمل عن بُعد موجودة لتبقى ، على الأقل لفترة من الوقت. مما يعني أن الإنتاجية ستعاني بطريقة أو بأخرى. سيكون هناك المزيد من العمل الإضافي والتداخلات مع إدارة القوى العاملة وسرقة الوقت والساعات الضائعة وغير ذلك الكثير. وبالتالي ، لتجنب أي كوارث في الإنتاجية ، يحتاج الرؤساء التنفيذيون والموظفون معًا إلى التعود على تتبع الوقت.

هنا في Clockify ، قمنا بتجميع قائمة بالأسباب التي تجعلك على وجه التحديد يجب أن تتبع الوقت ، وبعض الطرق للبدء.

أسباب تتبع الوقت كصاحب عمل

عندما يتتبع أصحاب العمل الوقت ، فإنهم يفعلون ذلك في الغالب لسببين:

• التعويض و
• إدارة القوى العاملة

أولاً ، سنناقش سبب أهمية تتبع ساعات العمل عندما يتعلق الأمر بدفع رواتب موظفيك. بعد ذلك ، سنرى كيف يساعد ذلك في الإنتاجية وإدارة المشاريع وإدارة عبء العمل وما إلى ذلك.

تتبع الوقت للرواتب والعمل الإضافي

السبب الأول الكبير لتتبع الوقت هو تقديم تعويض عادل للموظفين بأجر بالساعة. دعنا نلقي نظرة على أهمية تتبع الوقت في هذه الحالة.

الوقت المدفوع

من بين الأنواع المختلفة لتعويضات الموظفين (بالساعة ، والراتب ، والعمولات ، والمكافآت) ، كل ساعة هي التي تتطلب تتبع الوقت للأغراض المالية.

عندما يعمل فريقك بالساعة ، خاصةً عندما تحسب وقتًا إضافيًا و / أو إجازة ، فقد يكون من السهل أن تفقد تتبع من فعل ماذا وإلى متى. وعندما يحتاجون إلى الحصول على أموال ، فأنت تريد أن تتأكد من أن الجميع يكسبون قدر ما عملوا. ناهيك عن أن متوسط ​​ساعات العمل قد تغير بشكل كبير من الناحية الإحصائية.

يمكن لمتتبع ساعات العمل المجانية مثل Clockify تغطية عدة قواعد هنا:

• يتيح لك تحديد أسعار الساعة لكل موظف ؛
• يمكن للموظفين إدخال مهامهم في جدول زمني للحصول على نظرة عامة يومية واضحة ؛
• تتبع الوقت الذي تم العمل عليه في مهمة باستخدام جهاز توقيت ، لحساب دقيق لاحقًا ؛
• تتبع الوقت باستمرار وبشكل يومي لضمان الحصول على بيانات موثوقة ؛

• أخيرًا ، يقوم تلقائيًا بحساب الأجر بناءً على الفترة الزمنية وسعر الساعة الذي تضعه.

بهذه الطريقة البسيطة للغاية ، سيحتفظ موظفوك بسجل لساعات عملهم ، وستكون لديك مشاكل أقل في كشوف المرتبات.

متأخر , بعد فوات الوقت

عادة ، يكون العمال بالساعة مؤهلين أيضًا للحصول على أجر العمل الإضافي أو الوقت التعويضي.

مع أجر العمل الإضافي ، ستحدد قوانين الولاية مقدار زيادة أجر الساعة لكل ساعة مقابل كل ساعة تقضيها في العمل الإضافي.

مع الوقت التعويضي ، يمكن للموظفين أن يقرروا أخذ إجازة مقابل ساعات العمل الإضافية ، بدلاً من الأجر الإضافي.

• قوانين العمل الإضافي

بالنسبة إلى أجر العمل الإضافي ، يجب عليك أو على موظفيك تتبع الوقت الذي تقضيه في العمل خارج ساعات العمل العادية. بدون "دليل ورقي" حول مقدار الوقت الذي تم قضاؤه في العمل الإضافي ، يمكن أن تكون هناك تداعيات قانونية.

اعتمادًا على البلد الذي تعمل فيه ، يجب أن تنظر في قانون تتبع الوقت في الاتحاد الأوروبي ، أو قانون العمل الإضافي في كاليفورنيا ، أو لائحة وقت العمل FLSA الأمريكية. كل الخطوط العريضة:

• ساعات العمل في الأسبوع ؛
• الحد الأقصى المسموح به من العمل الإضافي ؛
• طرق توثيق العمل الإضافي.
• عدد الساعات لكل وردية أو يوم عمل يمكن للموظفين العمل فيه ساعات إضافية ، إلخ.

يعد تتبع الوقت أمرًا ضروريًا للحفاظ على مسار نظيف وقانوني لمقدار عمل موظفيك في اليوم أو الأسبوع أو الشهر. يتأكد من أنك تظل ملتزمًا بجميع قوانين وأنظمة العمل. ومع انتشار الوباء في عام 2020 ، قامت وزارة العمل الأمريكية بتحديث دليلها الخاص بالتزامات صاحب العمل فيما يتعلق بتتبع الوقت.

المصدر: statista.com

• معدلات العمل الإضافي

بدون تحويل الكثير من الموضوع ، باختصار ، تختلف معدلات العمل الإضافي من بلد إلى آخر ، وعلى ساعات العمل الأسبوعية واليومية.

على سبيل المثال ، يتطلب قانون كاليفورنيا للعمل الإضافي من أصحاب العمل دفع 1.5 مرة أجر الساعة خلال أيام الأسبوع وأيام السبت. اعتمادًا على العقد المبرم مع الموظفين وعدد ساعات العمل الإضافية التي يقضونها ، ستختلف الأسعار.

• الوقت التعويضي

أخيرًا ، يمكنك "الدفع" لموظفيك في إجازة مقابل ساعات العمل الإضافية. يُعرف هذا بالوقت التعويضي ، ويمكن أن تؤثر العوامل المختلفة على ما إذا كان الموظف مؤهلاً أم لا ، وكيفية حسابه.

ولكن حتى في هذه الحالة ، ستحتاج إلى متعقب وقت جدير بالثقة لمعرفة مقدار الوقت الذي يمكن للموظف الحصول عليه بناءً على وقته الإضافي.

وإذا كنت بحاجة إلى مساعدة في العثور على تطبيق تتبع الوقت المناسب ، فلدينا قائمة شاملة بجميع المزايا التي يجلبها كل واحد.

إدارة القوى العاملة وأسباب أخرى لتتبع الوقت

تتبع الوقت يمنع الانتهاكات

لقد ذكرنا القوانين واللوائح المختلفة الموضوعة لتنظيم كيفية تعويض الموظفين عن وقت عملهم. ومع ذلك ، فإن السبب وراء ذلك ليس فقط التأكد من توفير كشوف رواتب مناسبة ، ولكن يمكن للشركات نفسها تجنب ارتكاب أي انتهاكات .

يمكن لأصحاب العمل ارتكاب انتهاكات للأجور والساعات دون قصد. وفقًا لوكالة Tittle و Perlmuter ، فإن أكثرها شيوعًا تشمل:

1. الحد الأدنى للأجور غير المدفوعة
2. عدم دفع أجر ساعات العمل
3. سوء تصنيف الموظفين
4. العمل الإضافي الخاطئ

يمكن أن تتراوح العقوبات من دفع مبلغ الأجر الفائت إلى ثلاثة أضعاف المبلغ ، ومن ستة أشهر إلى سنة.

يشرح الموقع الرسمي لـ NCSL بمزيد من التفصيل الانتهاكات والعقوبات لكل ولاية في الولايات المتحدة.

يمكن منع انتهاكات الوقت والأجور ببساطة عن طريق تتبع ساعات العمل بانتظام وحساب كشوف المرتبات وفقًا للبيانات التي تجمعها.

يعد تتبع الوقت ضروريًا للموظفين الذين يأخذون إجازة

قانون الإجازة العائلية والطبية هو قانون يمنح الموظفين إجازة غير مدفوعة الأجر (لكنها آمنة للعمل) لمدة تصل إلى 12 أسبوعًا سنويًا. ولكن لكي يكون الموظف مقروءًا ، فإنه يحتاج إلى تلبية العديد من المتطلبات. تشمل القائمة أنهم عملوا لدى صاحب العمل لمدة 1250 ساعة في الـ 12 شهرًا الماضية ، أي ما يعادل 24 ساعة تقريبًا في الأسبوع .

كما ترى ، فإن تتبع ساعات العمل يساعد أيضًا في الحالات التي يرغب فيها الموظفون في أخذ إجازة غير مدفوعة الأجر لرعاية أفراد الأسرة ، والمسؤوليات الخاصة ، والقضايا الصحية ، وما إلى ذلك. تقع مسؤولية تقديم الدليل على عاتق صاحب العمل ، لذلك ، بدون البيانات اللازمة ، يمكن أن يكون هناك الكثير من التراجع والبحث في الأرشيف.

ساعات التتبع تمنع سرقة الوقت

تحدث سرقة الوقت عندما يقبل الموظف أجرًا مقابل ساعات العمل التي لم يدفعها. ويحدث هذا بعدة طرق:

• استخدام الريح مع جداول زمنية مرنة (خاصة مع العمل عن بعد) ؛
• تسجيل دخول وخروج زملائهم في العمل ، وليس أنفسهم فقط ؛
• فواصل ممتدة
• تصفح الترفيه أثناء ساعات العمل ، إلخ.

يمكن تتبع سرقة الوقت بسهولة ويمكن حلها بعد قضاء بعض الوقت في تتبع ساعات عمل الموظفين. ستبدأ في ملاحظة أنماط السلوك والتصدي لها وفقًا لذلك.

يساعد تتبع الوقت في عمل تقديرات أفضل للعمل

يعود جزء كبير من نجاح المشروع (أو المنتج) إلى كيفية تعامل الشركة مع المواعيد النهائية.

يتطلب ضمان بقاء المشروع على المسار الصحيح ، وعدم تجاوز التكاليف المتوقعة ، الكثير من الإعداد والتقدير. تضع الفرق معالم وضمنها ، مواعيد نهائية أصغر ، لتلائم الإطار المطلوب لتحقيق نتيجة ناجحة. وبمجرد بدء العمل ، يصبح تتبع الوقت أمرًا ضروريًا.

أثناء عمل الفرق ، يمكن أن يساعدك البرنامج في معرفة أين كانت هذه التقديرات خاطئة ، وأين عملت بشكل جيد. على سبيل المثال ، قد يستغرق الموظف يومًا أطول لإنهاء مهمة ما ، ويعرقل فريقه بالكامل عن غير قصد للموعد النهائي التالي.

ولكن في الوقت نفسه ، يُظهر تتبع ساعات العمل ضمن تلك التقديرات انخفاضًا في الإنتاجية. ومثل الإشارات الضوئية على الرادار ، عند تسجيلها ، يمكنك استشارة الفرق للتعرف على المشكلات المحددة وإصلاحها.

يعد تتبع الوقت في تقديرات المشروع عجائبًا في تحديد المشكلات مبكرًا ، ويتيح لك معالجتها قبل أن تكلفك الأخطاء الكثير من الوقت والطاقة والمال.

كما يقولون - غرزة في الوقت توفر تسعة.

مثال لتتبع تقديرات المشروع باستخدام Clockify

يتيح لك تتبع وقت الموظف أن تكون مديرًا أفضل

سيحتاج الرؤساء التنفيذيون ومديرو المشاريع والمديرون بشكل عام وحتى الموارد البشرية إلى السيطرة بشكل أفضل على إدارة القوى العاملة.

عندما تتعقب ساعات عمل الموظفين ، تحصل على نظرة عامة عامة حول من يفعل ماذا في أي قسم. في حين أن هذا قد يبدو ساحقًا ، إلا أنه يساعدك أيضًا على فهم كيفية توزيع العمل عبر الشركة.

عندما يتم التحقق من المهام في الجداول الزمنية ، تبدأ في ملاحظة الفرق التي لديها الكثير من المهام وتحتاج إلى بعض التفريغ ، وأيها يمكنه تولي المزيد من المهام.

في هذه الحالة ، يساعدك تتبع الوقت على موازنة عبء العمل ، بحيث لا يشعر أحد بالإرهاق أو الملل ، مع مواكبة المعالم في نفس الوقت.

يحدد الوقت الضائع

على عكس سرقة الوقت ، فإن الوقت الضائع أكثر اهتمامًا بالحالة الحالية لإنتاجية الموظفين وكيف تؤثر على الإنتاج / سير العمل.

الوقت الضائع هو تجاوز بسيط حيث يبدأ الناس في الأداء الضعيف ، مما يؤدي إلى تفويت المواعيد النهائية ووقت أطول للإنتاج. في حين أن الوقت الضائع لا يؤثر على أموالك بنفس طريقة سرقة الوقت ، إلا أنه يمكن أن يكون بنفس الخطورة على المدى الطويل.

من خلال تتبع الوقت للعثور على المكان الذي يضيع فيه الوقت ومقدار الوقت ، يفتح الجدول الزمني للموظف جميع المعلومات التي تحتاجها: فترات الراحة التي يأخذونها ، وأنواع المهام التي يعملون عليها خلال أوقات مختلفة من اليوم ، وعندما يسجلون ويخرجون ، وما إلى ذلك. . يعطيك نظرة عامة حول المكان الذي يبدأ فيه بعض الأشخاص بفقدان الحافز ، في أي ساعة ، أو عدد المرات التي يأخذون فيها فترات راحة ومدة استمرارها.

هناك العديد من الأسباب التي تجعل الناس يفقدون الدافع في مكان العمل. وحل هذه المشكلات يستغرق أكثر من تتبع الوقت.

ولكنه يساعد في تحديد الأفراد والفرق على حد سواء الذين يحتاجون إلى المساعدة ، من خلال توفير البيانات اللازمة للبدء في تحسين الأداء.

أسباب تتبع الوقت كموظف

بالطبع ، ليس أصحاب العمل والشركات فقط هم الذين يجنيون فوائد تتبع الوقت. يتمتع الموظفون وأصحاب الأعمال الحرة والمقاولون المستقلون على حدٍ سواء بنفس المزايا التي يجلبونها. تحتوي القائمة التالية فقط على بعض الأسباب التي تجعل المرء يبدأ في تتبع ساعات العمل.

لقد أنشأنا أيضًا صفحة انتقال لـ 48 سؤالاً من الأسئلة الشائعة المتعلقة بوقت العمل وتتبع الوقت.

يمكنك الحصول على توازن أفضل بين العمل والحياة عندما تعرف أين يضيع وقتك

ذكر نيكولاس بلوم أيضًا كيف أن نصف المشاركين في الاستطلاع فقط من مارس 2020 قالوا إنهم يستطيعون العمل بكفاءة من المنزل. وكان العمال في الغالب هم الذين يؤدون وظائفهم بشكل أساسي على أجهزة الكمبيوتر.

ليس الجميع مستعدًا للتكيف مع العمل عن بُعد. ومع ذلك ، عندما يتعلق الأمر بالدفع ، ستحتاج إلى القيام بكل ما في وسعك لضبطه بسلاسة قدر الإمكان.

يمكن أن يساعدك تتبع الوقت في تجنب الأمسيات الطويلة المحاصرة على جهاز الكمبيوتر الخاص بك ، أو بدء العمل في اللحظة التي تفتح فيها عينيك لأنه لم يعد هناك انتقال إلى المكتب. كم مرة قاطعك الآخرون أثناء عملك في أمور شخصية؟ سواء كان الأطفال أم الغسالة أم مكالمة هاتفية من العائلة أم من الجيران؟

إذا كنت تتبع ساعات العمل ، فإنك تفرض نوعًا من الانضباط والتنظيم. لأنك عندما تملأ جدولًا زمنيًا ، تبدأ في ملاحظة مقدار الوقت الذي يستغرقه عملك الفعلي ، خاصةً عندما تتراكم المشتتات أثناء النهار. يمكن لمتتبع الوقت ، بهذه الطريقة ، وضع الأساس لك لتخطيط الأيام المستقبلية وتعيين تلك الحدود التي تشتد الحاجة إليها.

يجعلك تتبع الوقت أفضل في التخطيط للطوارئ

هل تعلم أن تتبع الوقت يمكن أن يساعدك بالفعل في وضع خطط للطوارئ؟ في بعض الحالات ، يمكن أن يحميك تتبع ساعات العمل من المعاملة غير العادلة في العمل.

1. لزيادة عبء العمل بشكل غير عادل

إذا بدأت في ملاحظة أن صاحب العمل الخاص بك قد بدأ في تكديس المزيد من الالتزامات ، فيمكنك جمع أدلة كافية بمجرد الوقت الذي تتبع فيه تلك المهام. يعد أرشيف عدد الساعات التي أمضيتها في العمل الوضيع دليلًا شرعيًا على أن عملك الفعلي قد احتل مقعدًا خلفيًا لمهام ليست في وصف وظيفتك.

2. العمل الإضافي غير المسدد

وبالمثل ، إذا تم دفعك للعمل الإضافي ، ولكن لم يتم تعويضك بشكل عادل ، فإن حساب ساعات العمل الإضافي أمر بالغ الأهمية إذا كنت تريد التفاوض مع صاحب العمل أو رفع دعوى بشأن انتهاك الوقت والأجور. فقط ضع في اعتبارك الشروط التي تحتاج إلى استيفائها لتكون مؤهلاً للحصول على أجر العمل الإضافي.

3. الأهلية للحصول على FMLA

في الحالات التي تريد فيها الحصول على إجازة غير مدفوعة الأجر بأمان وظيفي مضمون ، يضمن قانون الإجازة العائلية والطبية أنه يمكنك القيام بذلك. ومع ذلك ، يتطلب أحد الشروط أن تكون قد عملت لدى صاحب العمل 1250 ساعة في العام الماضي. يتعلق الأمر بحوالي 24 ساعة في الأسبوع.

في نزاع قضائي بشأن FMLA ، أراد مدرس في المدرسة أخذ إجازة لأسباب تتعلق بالصحة العقلية. عندما تم رفضه بسبب عدم استيفائه لساعات العمل المطلوبة ، رفع الأمر إلى المحكمة وطلب المراجعة. تمكن محامو المدرسة من إثبات أنه حتى مع العمل في المنزل مثل إعداد الدروس وتصحيح الأوراق ، لم يكن بإمكانه جمع 1250 ساعة. تم رفض الاستئناف.

من المهم أن تعرف أن الشركات ستفعل ما في وسعها للاحتفاظ بسجلات نظيفة لحماية نفسها. قد يفعل موظفوهم نفس الشيء أيضًا.

4. يبقي لك تعويض عادل

مرة أخرى ، إذا كنت تعمل بأجر بالساعة ، فإن وقت التتبع سيكون شريان الحياة ليوم عملك. إنه تأمين تحصل عليه بشكل صحيح مقابل الجهد والطاقة المستثمرة. بالطبع ، الشركات ليست شرًا ضروريًا ينصب عليك ، ولكن الأخطاء تقع. خاصة مع العمل عن بعد.

يمكن أن يؤدي الاحتفاظ بحساب منفصل لساعات عملك إلى إنشاء شبكة أمان جيدة. وإذا كان لديك بالفعل متتبع للوقت في العمل ، فقم بملئه بجدية وبشكل محدد قدر الإمكان. سوف تشكرك نفسك في المستقبل على ذلك.

يمكن أن يساعدك تتبع الوقت الذي تقضيه في المهام في تنظيم نفسك بشكل أفضل

وغني عن القول ، أن تتبع ساعات العمل يحدث فرقًا كبيرًا في إنتاجيتك.

يمنحك تلك الدفعة الصغيرة للشعور بمزيد من التحكم في وقتك. بالنظر إلى الجدول الزمني الخاص بك في نهاية اليوم ، من السهل تحديد المكان الذي كنت فيه أكثر إنتاجية ، أو أين كان من الممكن أن تسير الأمور بشكل أفضل.

هذا النوع من التأمل الذاتي هو مفتاح أن تصبح أكثر إنتاجية ، خاصة اليوم.

إن تحليل أخطائك وتحسينها في المرة التالية التي تبدأ فيها في ملء الجدول الزمني يجعلك تقترب خطوة واحدة من يوم عمل خالٍ من الإجهاد. على الأقل على الجانب التنظيمي.

يتيح استخدام تطبيق الجدول الزمني للفريق لزملائك في العمل معرفة عدم إزعاجك

الآن ، سواء كنت تعمل عن بُعد أم لا ، يمكننا أن نتفق جميعًا على أن رسائل البريد الإلكتروني ورسائل الدردشة الواردة من زملاء العمل والمديرين يمكن أن تستغرق الكثير من وقتنا. خاصة إذا كانوا يسألوننا إلى أي مدى نحن في مهامنا ، أو إذا كانت لدينا بعض المعلومات التي يحتاجونها ، وما إلى ذلك.

الآن ، عند استخدام متتبع وقت الفريق ، يمكنك منع بعض عوامل التشتيت هذه عن طريق إخبارهم مبكرًا بأن توفرك يعتمد على المهمة المدرجة في الجدول الزمني الخاص بك.

على سبيل المثال ، في Clockify ، يمكن لأعضاء الفريق رؤية المهام المستمرة والمكتملة لبعضهم البعض. لذلك ، عندما يفتح زميل في العمل تلك الصفحة المحددة ، يمكنه رؤية ما تعمل عليه في الوقت الحالي. باستخدام تسميات محددة ، يمكنك بسهولة الإشارة إلى مدى إلحاح المهمة ، أو ببساطة إضافة ملاحظة في المهمة. على سبيل المثال: " تحتاج إلى تركيز كامل ، من فضلك لا تزعج ".

في Clockify ، يمكنك بسهولة البحث عن زملاء العمل في مساحة العمل الخاصة بك ، لمعرفة مهامهم.

افكار اخيرة

أسباب تتبع الوقت متعددة. كما ذكرنا في البداية ، تغير مشهد العمل بشكل كبير للغاية ، فنحن بحاجة إلى الاعتماد على أكبر قدر ممكن من البيانات يمكننا جمعه. خاصة إذا انتقلنا إلى العمل عن بعد في الغالب. يعد تتبع الوقت أحد أكثر الطرق الموثوقة للحفاظ على استقرار العمل. يساعد في تنظيم العمل ، وتحديد نقاط المشاكل ، ويوفر معلومات عن الوقت الذي يقضيه الموظفون وأصحاب العمل على حد سواء طوال يوم العمل.

يعد تتبع الوقت أداة عمل لا غنى عنها صمدت أمام اختبار الزمن ، وهو أكثر الأسلحة تنوعًا التي نمتلكها للبقاء على قيد الحياة في مكان العمل الحديث.