أفضل 3 برامج لإدارة المستندات القانونية

قم برقمنة الأعمال الورقية وإدارتها باستخدام برنامج إدارة المستندات القانونية.

يعمل المحترفون القانونيون مع الكثير من المستندات الورقية كل يوم - من العقود والتراخيص إلى رسائل البريد الإلكتروني والإشعارات. قد تكون إدارة مثل هذه الأعداد الكبيرة من المستندات وتعقبها يدويًا أمرًا صعبًا. ولكن باستخدام برنامج إدارة المستندات القانونية ، يمكن لشركات المحاماة تبسيط هذه العملية وتسهيل إدارة المستندات لموظفيها.

يسمح برنامج إدارة المستندات للفرق القانونية بتحويل المستندات الورقية إلى نسخ رقمية ، وتخزين وتنظيم مستنداتهم في مستودع مركزي ، والبحث بسرعة عن الملفات التي يحتاجون إليها واستردادها ، والتعاون في الوقت الفعلي في الأعمال الورقية المهمة.

تسلط هذه المقالة الضوء أبجديًا على أهم ثلاثة برامج لإدارة المستندات لشركات الخدمات القانونية بناءً على مراجعات البرامج التي تم التحقق منها. لكل منتج ، قمنا بتضمين تقييمات المستخدمين الإجمالية جنبًا إلى جنب مع المعلمة الأعلى تصنيفًا ، ومقتطفات المراجعة من المتخصصين في الصناعة ، وتسعير المنتج. اقرأ أكثر.

1. Dropbox Business: يحذف الملفات الحساسة عن بُعد من الأجهزة المفقودة أو المسروقة

فيما يلي بعض مقتطفات المراجعة من متخصصي الخدمات القانونية الذين استخدموا Dropbox Business لإدارة المستندات:

"سهولة الاستخدام ، وميزة" Send for Signature "، والمشاركة السحابية ، والعمل عن بُعد. إنه منتج الكل في واحد مذهل وموثوق للغاية."

"من السهل استخدامه عند الحاجة إلى عرض المستندات ومشاركتها بأمان. إنه يوفر راحة البال بمعرفة أن مجموعة من الموظفين يمكنهم عرض المستندات ومشاركتها عبر خيار آمن."

"هذه حزمة رائعة لأولئك الذين يمكننا تحمل تكاليفها. لقد جعلت الوظيفة الإضافية الإضافية للتوقيع الإلكتروني صندوق الإسقاط بارزًا منذ اليوم الأول ، فهو سهل التثبيت ، وفي معظم الأوقات (90٪) يقوم بذلك ويقوم بمزامنة ملف إلى السحابة. تعد القدرة على عرض الملف دون وجود بعض البرامج المثبتة مسبقًا ميزة رائعة مقارنة بالأدوات الأخرى التي تجبر المستخدمين على تثبيت التطبيق لفتح الملفات أو عرضها. يمكننا إجراء محادثات حول الملف ، لوضع الأفكار في السياق ، مقارنةً بتغيير المسار ، وهو متاح بالكامل أيضًا. نظرًا لأنني أعتقد الآن أنه مقابل نفس الرسوم ، يمكن نسخ سطح مكتب الكمبيوتر الشخصي بأكمله والملفات ذات الصلة احتياطيًا مع القليل من المتاعب أو التدخل. يحب المستخدمون فكرة التقاط صورة على جهاز محمول مزود بكلمة مع وجود هذه الصورة على سطح المكتب دون الحاجة إلى إرسال بريد إلكتروني أو البحث عن وسيلة نقل بديلة ".

اقرأ جميع تقييمات Dropbox Business هنا.

2. Google Drive: مزامنة المستندات حتى تتمكن من العمل دون اتصال

فيما يلي بعض مقتطفات التعليقات من متخصصي الخدمات القانونية الذين استخدموا Google Drive لإدارة المستندات:

"في رأيي الصادق هو الأفضل للتخزين السحابي ومشاركة / إدارة المستندات. إحدى أفضل ميزاته هي التحرير المباشر لأوراق Google ، ويمكنك القيام بذلك في وقت واحد مع المتعاونين الآخرين مع تصاريح التحرير. خدمة العملاء من الدرجة الأولى ، لقد حذفت ذات مرة بعض الملفات عن طريق الخطأ ، وقاموا باستعادتها في غضون ساعة من تقديم المساعدة ".

"Drive هو برنامج تخزين ممتاز منذ 5 أعوام كنت لا أزال أستخدم الذكريات الخارجية لوثائق عملي ، لكن حدثًا مؤسفًا (سرقة مكتب) جعلني أفقد نسختي الاحتياطية وقررت البحث عن خيارات أخرى مثل Google Drive ، وهذا سمح أقوم بحفظ جميع المستندات الخاصة بعملي والشخصية ، مما يوفر حلًا لمشاكل النسخ الاحتياطي للبيانات. الآن لست قلقًا لأنني أعرف أن معلوماتي مخزنة في السحابة ويمكنني الوصول إليها في أي وقت ".

"أحب أن GDrive مجاني (إذا كنت لا تستخدم الأعمال) ، وأنه يتكامل مع جميع تطبيقات Google الأخرى التي أستخدمها في الحياة."

اقرأ جميع مراجعات Google Drive هنا.

3. Microsoft 365: يقدم اقتراحات مخصصة للبحث في المستندات

فيما يلي بعض مقتطفات المراجعة من متخصصي الخدمات القانونية الذين استخدموا Microsoft 365 لإدارة المستندات:

"يقدم لك Microsoft 365 مجموعة من التطبيقات ، فهو يمنحك Word و Excel و Power Point ، وكل ذلك للتعامل مع المستندات والعروض التقديمية للمؤسسة. ليس هناك الكثير لنقوله عن هذه التطبيقات ، فهي تعمل كمعيار لأتمتة المكاتب في العالم و One Note و Outlook و One Drive و Skype متضمنة أيضًا. يمكن أيضًا استخدام الخطة العائلية للشركات الصغيرة بتكلفة معقولة ، ولكن يتم الدفع سنويًا. بالإضافة إلى ذلك ، فإن التخزين السحابي وخياره متعدد الأنظمة يجعل حياتك أسهل. "

"يعد Microsoft 365 بشكل عام برنامجًا رائعًا لاستخدامه ويتكامل بشكل جيد مع المنتجات الأخرى. يمكنك استخدام Teams لإجراء مكالمات فيديو وإجراء مكالمات جماعية ويمكنك استخدام PowerPoint لتقديم عروض تقديمية رائعة بميزاته الممتازة. يمكنك أيضًا الدمج باستخدام Outlook ، مما يجعل الاتصال داخل الشركة أكثر كفاءة. "

"التجربة بشكل عام رائعة. لاستخدامي الشخصي ، سأستخدم على الأرجح أحد الخيارات المجانية التي ستعمل أيضًا مع احتياجاتي. ومع ذلك ، إذا كنت تستخدم البرامج من وجهة نظر تجارية ، فهي لا تقبل المنافسة."

اقرأ جميع تقييمات Microsoft 365 هنا.

ما هي الميزات التي يقدمها برنامج إدارة المستندات القانونية؟

يقدم برنامج إدارة المستندات القانونية الميزات الأساسية التالية:

• التقاط المستندات : قم بمسح المستندات القانونية وتحويلها إلى ملفات رقمية ونقلها إلى البرنامج للتخزين أو المعالجة.

• تخزين المستندات : قم بتخزين المستندات القانونية في موقع مركزي لسهولة الوصول إليها.

• البحث عن نص كامل : ابحث عن نص محدد في المستند بأكمله ، وليس أقسامًا فقط.

تشمل جميع المنتجات المدرجة في هذه المقالة الميزات المذكورة أعلاه.

إلى جانب هذه الميزات الأساسية ، تميل برامج إدارة المستندات القانونية بشكل شائع إلى تقديم:

• ضوابط الوصول والأذونات

  

• الأرشفة والاحتفاظ

• أدوات التعاون

• تتبع الامتثال

• تصنيف الوثيقة

• تحويل الملف

• مشاركة الملفات

• سجل تدقيق

• التعرف الضوئي على الحروف

• إدارة السجلات

• التحكم في الإصدار

كيفية اختيار أفضل برنامج لإدارة المستندات لشركتك القانونية

فيما يلي بعض الاعتبارات التي يجب وضعها في الاعتبار عند اختيار حل إدارة المستندات لشركتك القانونية:

• اختر وظيفة البحث عن المستندات واستردادها .تتيح لك هذه الميزة استخدام الكلمات الأساسية مثل اسم المستند والتاريخ والمؤلف والبيانات الوصفية للبحث بسرعة في مستودع المحتوى وتحديد موقع الملف الذي تريده.

• تحقق من قدرات التعاون.قم بتسهيل التعاون في الوقت الفعلي بين فريقك القانوني والعملاء عن طريق اختيار قائمة مختصرة من البرامج التي تتيح لعدة مستخدمين العمل على مستند في وقت واحد ، وتتبع التغييرات التي تم إجراؤها ، وإضافة التعليقات أو التعليقات.

• قم بتقييم ميزة أمان المستند .ابحث عن ميزات الأمان القوية مثل تشفير تخزين المستندات ، وضوابط الوصول ، والمصادقة متعددة العوامل لحماية المعلومات الحساسة داخل مستنداتك القانونية.

أسئلة شائعة لطرحها على بائعي البرامج قبل شراء برنامج إدارة المستندات

فيما يلي بعض الأسئلة التي يجب طرحها على البائعين عند شراء نظام إدارة مستندات لشركتك القانونية: