5 نصائح لتخطيط الاجتماع الافتراضي النهائي

سيهبط عام 2020 باعتباره العام الذي تحتل فيه الاجتماعات الافتراضية مركز الصدارة. مع استمرار المخاوف بشأن COVID-19 ، تعيد الشركات تقييم التجمعات الكبيرة وتجتمع بدلاً من ذلك في العالم الافتراضي لإدارة أعمالها.

يمكن للاجتماعات الافتراضية ، التي يتم تنفيذها بشكل جيد ، تمكين الفرق الموزعة جغرافيًا من التعاون وحل المشكلات وإنجاز العمل كمجموعة. ومع ذلك ، تصبح الاجتماعات غير الفعالة مضيعة للوقت ، مما يؤدي إلى موظفين غير منتجين وغير مندمجين.

يجب على القادة النظر في التحديات الفريدة للاتصال الافتراضي لتحقيق أقصى استفادة من فرقهم في كل اجتماع. فيما يلي بعض أفضل الممارسات للتخطيط لاجتماع افتراضي ناجح.

نصيحة رقم 1: ضع خطة

هذا صحيح بالنسبة لأي اجتماع ولكنه أكثر صلة بالموضوع عندما يكون لديك حاضرين يتصلون من مواقع مختلفة.

لكل اجتماع افتراضي ، من المهم أن يكون لديك خطة مسبقًا حتى يعرف الحاضرون ما يمكن توقعه وكيف يمكنهم المساهمة في المحادثة. فيما يلي بعض أفضل الممارسات الرئيسية:

• شارك جدول أعمالك مسبقًا: أرسل جدول الأعمال إلى الحاضرين قبل الاجتماع بفترة طويلة ، حتى يكون لديهم توقعات واضحة لما يجب عليهم الاستعداد له. قدم التفاصيل في دعوتك عبر البريد الإلكتروني حول نقاط الحديث الرئيسية وأي مستندات أو ملفات أو بحث ذي صلة ستشير إليه أثناء الاجتماع.

• إذا أمكن ، امنح الحاضرين الفرصة لعرض المستند أو إضافة تعليقات قبل الاجتماع: امنح الجميع فرصة متساوية للمساهمة في الاجتماع. يمكنك القيام بذلك من خلال أدوات إدارة المستندات مثل Google Drive. سواء كان عرض شرائح أو فيديو أو تقريرًا سنويًا ، فإن استخدام أدوات مشاركة الملفات مثل Dropbox و Box سيضمن بقاء الجميع في الحلقة.

• قدم توقعات لكيفية إدارة المساحة الافتراضية: تأكد من أن جميع الحاضرين على نفس الصفحة حول كيفية إجراء الاجتماع الافتراضي. على سبيل المثال ، هل يجب على الحاضرين كتم صوت مقاطع الفيديو الخاصة بهم بينما يتحدث الآخرون؟ هل المناقشة متوقعة أم الاجتماع بقيادة مقدم العرض؟

نصيحة رقم 2: جدولة في وقت مبكر

قد يكون تنسيق أوقات الحضور الموجودين على جداول زمنية مختلفة ومناطق زمنية مختلفة أمرًا صعبًا. فيما يلي بعض التوصيات لضمان تواجد الجميع في نفس صفحة الجدولة:

• اختر الأطر الزمنية التي تناسب المنطقة الزمنية للجميع: على سبيل المثال ، إذا كنت تتوقع حضورًا في نيويورك ولندن ، فإن الوقت المثالي لجدولة الاجتماعات سيكون الساعة 10 صباحًا في نيويورك والساعة 1 ظهرًا في لندن.

• استخدم الأدوات التي تساعدك في اختيار الإطار الزمني المناسب: معرفة من هو المتاح في أي الأوقات يمكن أن يكون مربكًا. بدلاً من السماح للمناطق الزمنية بالاستفادة منك ، ضع في اعتبارك استخدام برنامج جدولة المواعيد للمساعدة في الكشف التلقائي عن المنطقة الزمنية لجميع الحاضرين.

• جدولة الاجتماعات مسبقًا: كلما زاد عدد الحاضرين المنبهين قبل الاجتماعات ، قل احتمال وجود تعارضات في المواعيد. إذا كان عليك جدولة اجتماع اللحظة الأخيرة ، فتأكد من أن جميع الحاضرين لديهم فترات زمنية مفتوحة.

نصيحة رقم 3: إنشاء آداب للاجتماعات الافتراضية

إن ممارسة الإتيكيت المناسب يمهد الطريق لعقد اجتماع افتراضي سلس ومنتج. فيما يلي بعض الآداب المفيدة التي يجب على المضيفين والمشاركين إنشاؤها قبل كل اجتماع افتراضي لضمان تجربة اجتماع سلسة:

• اختبر جميع التقنيات قبل الاجتماع: تحقق من اتصالات الاجتماع مسبقًا. يتضمن ذلك الفيديو الخاص بك و Wi-Fi وإمكانيات مشاركة الشاشة. عندما يكون ذلك ممكنًا ، قم بتأسيس الاتصال قبل حوالي عشر دقائق من بدء الاجتماع.

• لقاء وجهًا لوجه على الفيديو: تأكد من أن كل عضو في الاجتماع الافتراضي يمكنه رؤية بعضهم البعض. 55٪ من الاتصالات هي لغة الجسد ، بينما 38٪ أخرى هي نبرة الصوت ، وفقًا للبحث. يعد الاجتماع وجهًا لوجه عبر الفيديو شخصيًا أكثر بكثير من الاجتماع بصوت خالٍ من الجسد على الهاتف ، كما أنه يساعد في بناء المزيد من العلاقات أيضًا. كما يسمح للمشاركين بالتعرف على لغة الجسد والإشارات ، على سبيل المثال عندما ينتهي شخص ما من التحدث أو إذا كان يتوقف قليلاً.

• ضع كل عوامل التشتيت جانبًا: قال ما يصل إلى 83٪ من الحاضرين إنهم تحققوا من بريدهم الإلكتروني في اجتماع شخصي أو عرض تقديمي - وذلك مع الضيوف الآخرين في الغرفة لمحاسبتهم. ذكّر الحضور بإيلاء اهتمامهم الكامل للمشاركين وتقليل مصادر التشتيت مثل البريد الإلكتروني والرسائل النصية أثناء الاجتماع.

نصيحة رقم 4: حافظ على تفاعل المشاركين

كل التخطيط والجدولة هباء إذا لم يشارك جمهورك. فيما يلي توصياتنا للحفاظ على حضور فريقك ومشاركته في اجتماع افتراضي:

• أعط مساحة للمحادثات غير الرسمية: لا تكن متسرعًا في إلغاء المحادثات الصغيرة التي تحدث بشكل طبيعي في بداية الاجتماع. إنه يمنح الفرق البعيدة فرصة للتواصل على المستوى الشخصي قبل الشروع في العمل - تمامًا كما لو كانوا على المستوى الشخصي.

• تقديم طرق لدفع المشاركة: شجع الجميع على التصرف كما لو كانوا في الصف الأول من خلال خلق فرص للمشاركة. على سبيل المثال ، يمكن منح المشاركين فرصة لطرح الأسئلة قبل بدء الاجتماع الافتراضي بفترة طويلة. إذا لزم الأمر ، يمكنك أيضًا تنفيذ استطلاع أو تشجيع المزيد من الأسئلة عبر الدردشة الحية.

• اطرح الأسئلة بشكل متكرر: قم بتسجيل الوصول باستمرار طوال الاجتماع لمنح المشاركين فرصة للمشاركة والتأكد من متابعتهم. بدلاً من طرح أسئلة مفتوحة ، كن صريحًا فيما تطرحه. على سبيل المثال ، بدلاً من "ما رأيك في هذه الأداة؟" يجب عليك بدلاً من ذلك اختيار: "هل تعتقد أن هذه الأداة ستساعد في الإنتاجية؟"

نصيحة رقم 5: المتابعة

تمامًا مثل اجتماع في المكتب ، يمكن أن تكون المناقشة التي تلي مبرد المياه معبرة مثل الجلسة نفسها. إليك ما يمكنك فعله لضمان وضوح الاتصال وعدم وجود التباس:

• اختتم محادثة حول مبرد المياه: قبل انتهاء الاجتماع بحوالي خمس إلى عشر دقائق ، اسأل فريقك عما إذا كان لديهم أي أسئلة أو مخاوف أخرى. هذا هو الوقت الذي يكون فيه المشاركون منفتحين لمشاركة تحفظاتهم أو شكوكهم. قم بتلخيص واستخلاص المعلومات مع فريقك بعد ذلك: يمكنك القيام بذلك من خلال رسالة بريد إلكتروني للمتابعة حول ما تمت تغطيته في الاجتماع ، والقرارات الرئيسية التي تم اتخاذها ، والإجراءات التي تم اتخاذها مطلوب من فريقك.

• اسأل كيف كان من الممكن أن يكون الاجتماع أفضل: قم بتقييم نفسك. ماذا نجح؟ ما الذي فشل؟ لا يتعين عليك تطبيق جميع المبادئ المذكورة أعلاه في هذه الجلسات الأقل رسمية ، ولكن تخصيص الوقت للاستماع والتقييم والمراجعة بصدق سيضمن نجاح الاجتماعات في المستقبل.

اختر البرنامج المناسب لاجتماعك الافتراضي

سواء أكان برنامجًا لعقد المؤتمرات عبر الويب أو برنامجًا لإدارة المشاريع ، فهناك مجموعة واسعة من أدوات التكنولوجيا التي يمكن أن تساعدك في إجراء اجتماعات افتراضية منتجة وفعالة.

المفتاح هو تحديد أي من هذه الأدوات هو المناسب لفريقك. عند اختيار الأدوات ، اسأل نفسك:

• ما هي الوظيفة الأساسية التي يحتاجها اجتماعي الافتراضي ليكون ناجحًا؟ على سبيل المثال ، هل تحتاج إلى أن يعمل الجميع بشكل تعاوني على مستند في نفس الوقت؟ ثم محرر مستندات Google هو الحل المحتمل. هل تحتاج إلى أعضاء الفريق لمشاهدة عرض توضيحي في الوقت الفعلي؟ ثم برنامج مشاركة الشاشة هو لك.

• ما هو متوسط ​​عدد المشاركين في اجتماعك الافتراضي؟ يمكن أن يختلف برنامج الاجتماع الذي تحتاجه للاجتماع الظاهري الفردي بشكل كبير عن برنامج يسمح لك باستضافة اجتماع مع أكثر من 15 موظفًا. تأكد من أن مؤتمر الويب أو مؤتمر الاجتماع الذي تفكر فيه يوفر تلك المرونة.

ما هي استراتيجية الاجتماع الافتراضي الخاصة بك؟

أخبرنا عن استراتيجية الاجتماع الافتراضية الخاصة بك. ما هي بعض أفضل الممارسات التي يمكنك مشاركتها لعقد اجتماعات افتراضية ناجحة؟ ما هي أفضل طريقة لربط الحاضرين في غرف مختلفة أو قارات مختلفة؟ شارك في التعليقات أدناه.