6 نصائح لضمان سير تنفيذ ذكاء الأعمال الخاص بك بسلاسة

لذا فأنت تعلم أنك بحاجة إلى برنامج ذكاء الأعمال.

تحتاج إلى الحصول على قيمة أكبر من البيانات التي تجمعها. لقد قمت بفحص قائمة البائعين لديك ، واطلعت على إثبات المفاهيم ، وحصلت على منتج مناسب لشركتك.

ومع ذلك ، يمكن للمرحلة التالية إما إجراء عملية الشراء أو كسرها: تنفيذ ذكاء الأعمال. التنفيذ هو المكان الذي يتم فيه تحقيق إمكانات ذكاء الأعمال.

إذا فشل الطرح والتنفيذ ، فقد يصبح هذا الاستثمار الذي عملت بجد عليه جزءًا من حوالي 70٪ من مشتريات ذكاء الأعمال التي تنهار.

يبلغ متوسط ​​تراخيص برامج ذكاء الأعمال حوالي 1500 دولار لكل مستخدم سنويًا ، لذلك يمثل حتى عدد قليل من المستخدمين جزءًا كبيرًا من المال لشركة صغيرة أو متوسطة الحجم (SMB). خمسة تراخيص سنوية ، إذا لم يتم استخدامها بشكل صحيح ، يمكن أن تعني اختفاء 7500 دولار في الأثير.

تحقق من هذه النصائح لمعرفة ما تحتاجه لتنفيذ BI ناجح بحيث يكون بداية لشيء جيد ، وليس نهاية لعملية مؤلمة.

نصيحة 1: تعرف على ما تحتاجه

في مدونة الأسبوع الماضي ، جادلت بأن أي شخص يتسوق لبرامج ذكاء الأعمال يجب أن يتبع نصيحة سقراط و "اعرف نفسك". نفس النصيحة تنطبق على التنفيذ.

لكي ينجح تطبيق ذكاء الأعمال الخاص بك ، يجب أن تعرف كيف يبدو "ناجح" لعملك.

تقترح Elena Rowell من Looker أن يبدأ هذا مبكرًا: "حتى قبل تحديد مبادرات الأداء الرئيسية (KPIs) التي تريد تتبعها ، فإن أول شيء هو تحديد شكل النجاح داخليًا لأداة BI الخاصة بك."

سيساعد هذا في إنشاء مجموعة من التوقعات المشتركة للمنتج ، وتبسيط عملية التنفيذ. تأكد من تحديد تلك التوقعات ، بالإضافة إلى عدد قليل من مخرجات المشروع: على سبيل المثال ، "سيكون لكل قسم لوحتان إلى ثلاث لوحات تحكم رئيسية ، أو سيكون لدى المستخدمين (أو لن يكون لديهم) القدرة على إجراء تحليل مخصص ، تواصل رويل. "في كثير من الأحيان ، يكون تحديد ما لن يفعله المنتج لا يقل أهمية عن تحديد ما سيفعله.

مفتاح آخر لتطبيق ذكاء الأعمال هو معرفة العوامل المحددة ، أو مؤشرات الأداء الرئيسية ، التي تحتاج إلى التركيز عليها لتحسين عملك ، كما يقول JP Lessard of Miles Technologies. قد يكون هذا معدل التغيير ، والتحويلات ، أو هامش الربح والخسارة الخاص بك.

يقول ليسارد: "اكتشف العوامل التي تحتاج إلى النظر إليها ، وقل ، إذا كان بإمكاني الإجابة على هذه الأسئلة ، يمكنني اتخاذ قرارات أفضل".

الإجابات على هذه الأسئلة هي مؤشرات الأداء الرئيسية التي تريد تتبعها.

يؤكد بوب بيباليس من Izenda حاجة الشركات الصغيرة والمتوسطة إلى معرفة ما يريدون تتبعه قبل أن يبدأوا في تنفيذ ذكاء الأعمال. "أكثر تجارب تنفيذ برمجيات ذكاء الأعمال غير المؤلمة التي شاركناها مع عملائنا كانت عندما أصبحوا مستعدين."

يقول Pepalis إن SMB يكون مستعدًا عندما "يعرفون الأسئلة التي يحاولون الإجابة عنها ، ولماذا يحتاجون إلى تحليلات مع تطبيقاتهم".

كمثال على هذا الإعداد ، تستشهد Pepalis بإحدى الشركات التي أرادت تغيير حلول التحليلات. احتاج العميل المحتمل إلى برنامج يمكنه توفير بيانات في الوقت الفعلي. كانوا بحاجة أيضًا إلى "إدارة الموارد - الأشخاص والمعدات" للعديد من وكالات السلامة العامة. أخيرًا ، كانوا بحاجة إلى "حل يمكن أن يجمع البيانات من تلك الوكالات المختلفة التي لديها تطبيقات وقواعد بيانات خاصة بها."

نظرًا لأن العميل كان يعلم أنه يريد تتبع تلك الأشياء المحددة ، كان التنفيذ سهلاً.

يوافقه أيضًا بات هينيل من سيلفون. "توفر جميع المتطلبات الضرورية من أصحاب المصلحة مقدمًا الكثير من إعادة العمل الإضافية في المستقبل."

وتعد مشاركة أصحاب المصلحة هؤلاء أمرًا حيويًا أيضًا لتنفيذ ذكاء الأعمال.

تلميح 2: احصل على الجميع على متن الطائرة

بنفس الطريقة التي تحتاج فيها إلى معرفة محددة بمؤشرات الأداء الرئيسية التي تريد تتبعها ، فإنك تحتاج أيضًا إلى معرفة محددة بمن هم المدافعون عنك. إذا لم تكن مالك SMB ، فتأكد من أن المالك والقادة الآخرين سيدافعون عن التنفيذ.

مثلما يقترح رانجيت ساتياناث في Computer Weekly ، فإن الحصول على رعاية تنفيذية هو وسيلة أساسية لضمان النجاح.

كما يوصي كوري مندلسون من NewIntelligence باستخدام "كبار المسؤولين التنفيذيين كأبطال لرفع مستوى تنفيذ ذكاء الأعمال".

احتضن التعاون بسهولة مثل نماذج الصور الجاهزة هذه. إنهم فقط سيئون مع التعاون!

يقترح بائع BI Matillion أن تبحث عن دعاة من بين "خبراء المجال الذين يفهمون متطلبات إعداد التقارير في الأعمال التجارية." في كثير من الحالات ، هؤلاء الخبراء هم الأشخاص الذين كانوا "يديرون تقارير الإدارة يدويًا باستخدام برنامج Excel".

على هذا النحو ، من المرجح أن يعرف هؤلاء المدافعون ما هي البيانات التي تمتلكها الشركة ، وكيفية الاستفادة منها. يمكن لهؤلاء المدافعين أن يبدأوا كمبشرين من ذكاء الأعمال ، ومع استمرار التنفيذ ، يساعدون الآخرين على تعلم استخدام البرنامج الجديد.

هناك طريقة أخرى لضمان بقاء المستخدمين الجدد كمستخدمين وهي التأكد من أن التنفيذ والاستخدام بسيط قدر الإمكان.

التلميح 3: حافظ على البساطة

لا يهم مدى روعة شيء ما: إذا لم يكن من السهل فهمه ، فلن يحظى بدعم شعبي.

أنا أواعد نفسي بهذا المرجع ، ولكن هذا هو مبدأ "فانتازيا": قد يكون لديك منتج مدروس ومصمم جيدًا ، ولكن إذا كان الأمر معقدًا للغاية ، فلن يتمكن العميل من فهم ما يحدث ، فسيتم تجاهل المنتج. يعتبر فيلم "فانتازيا" من إنتاج شركة ديزني فيلمًا جذابًا وجميلًا ، لكن الجمهور لم يعرف ماذا يفعل به. النتائج؟ flopburger المالية.

مؤثر فنياً بالتأكيد ، لكن لاحظ أن الأمر استغرق عدة عقود قبل أن يصنعوا تكملة.

هناك عدة طرق لتبسيط عملية تنفيذ ذكاء الأعمال.

أولاً ، تأكد من شراء برنامج سهل الاستخدام. ستشجع ميزات مثل واجهة السحب والإفلات المرئية ، مثل Alteryx's ، أو بحث معالجة اللغة الطبيعية ، مثل AnswerRocket ، الموظفين المترددين على استخدام البرنامج.

في الواقع ، تعد سهولة الاستخدام المعيار الأول الذي تبحث عنه الشركات الكبرى عند التسوق لبرامج ذكاء الأعمال ، وفقًا للأشخاص في Gartner (المحتوى متاح فقط لعملاء Gartner ، ولكنه يستحق ذلك جيدًا).

يقترح جيمس لورانس ريتشاردسون ، المحلل في شركة Gartner ، أن تجعل سهولة الاستخدام أولوية ، لأن "المشكلات التي تواجهها مع سهولة استخدام منصات ذكاء الأعمال والتحليلات (BI&A) هي الأكثر ضررًا بمزايا الأعمال المكتسبة."

يقترح ماتيليون أن اختيار برنامج "بواجهة أمامية سهلة الاستخدام ، وخالٍ من المصطلحات التقنية ، وأسماء الجداول ، وبناء جملة SQL ، أمر بالغ الأهمية لضمان تنفيذ ذكاء الأعمال بنجاح."

بمجرد تحديد البرنامج المناسب ، اجعل تجربة تعلم استخدام البرنامج بسيطة قدر الإمكان.

إحدى وسائل التبسيط التي توصي بها ماتيليون هي توفير "مسرد بالمجالات والمقاييس والمصطلحات باستخدام المصطلحات المألوفة التي يفهمها المستخدم بالفعل".

أقل من ثواني هذه الفكرة ، ولاحظ أن "الكثير من برامج ذكاء الأعمال ستتيح لك إعداد مؤشرات الأداء الرئيسية الخاصة بك ، وتحديدها" داخل البرنامج.

مع توفر هذا المسرد ، سيبدو البرنامج الفضائي وكأنه جزء من العمل كالمعتاد ، وليس شيئًا جديدًا ومختلفًا تمامًا.

يقترح ليسارد أيضًا توجيهًا أساسيًا للبرنامج: "ليس عليك القيام بتدريب متعمق ، ولكن عليك توجيه المستخدمين ، وجعل الناس على دراية بالبرنامج ومرتاحين له. إذا لم يكونوا كذلك ، فلن يلعبوا بها ".

وبالمثل ، تقترح رويل حلولًا أخرى ، من "ساعات العمل" المستمرة التي يقدمها محللو البيانات الأكثر تقدمًا ، إلى البرامج التعليمية عبر الإنترنت ، إلى جلسات التدريب الأسبوعية مع المحللين. تقول: "يمكن أن تكون البيانات مخيفة ، ولا تريد أن يتوقف الناس عن المحاولة".

شاهد تعلم استخدام برنامج ذكاء الأعمال على أنه مشابه لتعلم موضوع في المدرسة الثانوية: إذا كنت تعاني من مادة صعبة ، فمن المحتمل أنك ذهبت إلى مساعدة إضافية بعد المدرسة. ستساعدك نفس الإستراتيجية في تنفيذ برنامجك.

إن الرغبة في اللعب والتجربة هي التي تهيئ الموظفين لتقديم نوع من الاستعلامات المخصصة في قلب ذكاء الأعمال للخدمة الذاتية.

تلميح 4: ابدأ بمكاسب سريعة

يجب ألا يعالج تطبيق ذكاء الأعمال الخاص بك الشركة بأكملها في البداية.

بدلاً من ذلك ، قم بطرح البرنامج على قسم واحد ، وقم بتسجيل بعض المكاسب السريعة. ستكون هذه المكاسب أفضل حجة لجعل الموظفين الآخرين يستخدمون البرنامج. الفكرة المبتذلة القديمة صحيحة: لا شيء ينجح مثل النجاح ، خاصةً عندما تحاول نقل عملك من طرقه القديمة إلى نهج قائم على البيانات ومدعوم بذكاء الأعمال.

يقول هينيل: "بدلاً من محاولة إجبار الشركة بأكملها على إجراء نقلة نوعية كاملة في وقت واحد ، فإن طرح تطبيق ذكاء الأعمال على الإدارات الفردية ... يتيح لك تركيز مواردك قليلاً في كل مرة".

يضيف رويل ، "تميل المكاسب السريعة إلى مساعدة ذكاء الأعمال على الانتشار عضوياً - يراها الناس ويتحمسون ويريدونها أيضًا."

يلاحظ رويل أن هذه هي الطريقة التي يرى بها Looker غالبًا انتشار برامجهم في عمليات التنفيذ الناجحة.

بنفس الطريقة التي يجب أن يبدأ بها التنفيذ بقسم واحد ، يجب أن يبدأ بمجموعة واحدة من البيانات. يقول جيه بي ليسارد: "ابدأ بما حصلت على أكبر قدر من المعلومات عنه - هذا هو وضع الحماية الخاص بك".

انظر لتحويل هذا المخزن الكبير من البيانات إلى ربح سريع قبل أن تقوم بتوسيع البرنامج ليشمل بقية الشركة.

لدى مالكي الشركات الصغيرة والمتوسطة "شعور داخلي" حول أهمية البيانات ، وهي تلك البيانات المهمة التي يجب أن يبدأوا بها. ينصح ليسارد "تعلم كيفية استخدام ذكاء الأعمال مع تلك البيانات ، وبهذه الطريقة ، عندما تنتقل إلى بيانات أخرى لم تكن معتادًا عليها ، ستكون أكثر استعدادًا لاستخدام الأداة".

يقدم نيل تشاندلر المحلل في شركة Gartner توصية مماثلة (المحتوى متاح لمشتركي Gartner) ، قائلاً إنها فكرة جيدة "إجراء مبادرة واحدة على الأقل من ذكاء الأعمال والتحليلات" سريعة المكاسب "للتحقق من إستراتيجية التحليلات الخاصة بك" خلال المائة يوم الأولى من ذكاء الأعمال تنفيذ البرنامج.

تلميح 5: تأكد من أن البيانات نظيفة

إذا كانت البيانات التي تقوم باستيرادها إلى البرنامج غير نظيفة ، فلن تحصل على النتائج التي تبحث عنها. وهذا يمكن أن يكلف تنفيذك الكثير من دعم الموظفين. يجادل ليسارد: "إن المبدأ القديم المتمثل في إلقاء القمامة في القمامة مهم جدًا".

إذا كانت البيانات التي يتم إدخالها في برنامج BI الخاص بك متسخة وغير متسقة ، فسيكون تركيز التنفيذ بدلاً من ذلك على تنظيف تلك البيانات.

هل سينتهي اتجاه "حافظ على الهدوء" على الإطلاق؟ على الاغلب لا.

لحسن الحظ ، لا يتطلب ضمان البيانات النظيفة معرفة كيفية البرمجة. على الرغم من أن العبارة تبدو تقنية ، فإن البيانات النظيفة تعني ببساطة إدخال معلوماتك بطريقة يمكن لبرنامج BI فهمها.

فمثلا؟ "سيضع الأشخاص نصًا في حقل التاريخ في برنامج CRM الخاص بهم ، بدلاً من التاريخ الفعلي. سيكتبون "الثلاثاء المقبل" ، وستتجاهلها أداة ذكاء الأعمال "، كما يقول ليسارد.

الأشكال الأخرى من البيانات "القذرة" هي أخطاء إدخال البيانات (نسيان الفترة بمبلغ بالدولار ، على سبيل المثال) ، أو التناقضات ، مثل القيم المتشابهة بأسماء مختلفة (على سبيل المثال ، جدول بيانات يصنف مدفوعات الموظف على أنه "دفع" ، حيث يتصل آخر هو "راتب" أو "أجور").

وإذا تجاهلت أداة BI ذلك ، فلن يتم تحميل هذه البيانات بشكل صحيح. البيانات النظيفة ، في كثير من الحالات ، تعني إدخال البيانات بشكل صحيح. يقول ليسارد: "إن التأكد من أن مندوبي المبيعات يستخدمون CRM الخاص بهم بطريقة متسقة أسهل بكثير من محاولة تنظيف البيانات لاحقًا في أداة ذكاء الأعمال".

التلميح 6: التنفيذ مستمر

يشبه تنفيذ البرامج إلى حد كبير الكريسماس: فهو مرهق ومتطلب ويستغرق وقتًا طويلاً ، ولكنه في النهاية يستحق ذلك عندما ترى المظهر على وجوه الناس.

أيضًا مثل عيد الميلاد ، يكون الحدث الفعلي من الناحية الفنية حدثًا لمرة واحدة ، لكن الروح التي تقف وراءه يمكن (ويجب) أن تستمر طوال العام. في حالة روح عيد الميلاد ، هذا يعني إيجاد طرق لتكون كريماً على مدار العام ، مثل السماح لشخص ما بالدخول إلى مسارك في حركة المرور ، أو عدم استخدام إيماءة يد إبداعية عندما لا يسمح لك شخص ما بالدخول إلى مسارك.

في حالة تنفيذ البرنامج ، فهذا يعني أن تكون سريع الحركة ومنفتحًا على التغيير. بالطريقة نفسها ، يتطلب منك الحدث الفعلي للتنفيذ أن تكون منظمًا ومستعدًا للقيام بالأشياء بطريقة جديدة تعتمد على البيانات ، ويمكن (ويجب) أن تؤثر نفس الروح على عملك اليومي.

تتمثل إحدى مزايا خفة الحركة لدى الشركات الصغيرة والمتوسطة في أن ارتداد فكرة عن شخص ما لا يتطلب نماذج طلب في ثلاث نسخ. لذا ، إذا كان هناك مقياس تعتقد أن عملك يجب أن يتتبعه ، فاتبع نصيحة بيلي جويل و "أخبر [مشرفك] بذلك".

عندما لا تضطر إلى تجاوز البيروقراطية للحصول على إجابة ، فأنت بالفعل متقدم بخطوة على الشركات.

تقول إيلينا رويل إن أجيليتي مهمة بشكل خاص للشركات الصغيرة والمتوسطة. "بالطريقة التي تتغير بها بيانات الشركات الصغيرة باستمرار ، فإن المقاييس المهمة بالنسبة لك اليوم ليست بالضرورة نفس المقاييس التي ستكون مهمة بالنسبة لك في غضون ستة أشهر."

على هذا النحو ، تجد معظم الشركات الصغيرة والمتوسطة نفسها في مواقف لا تكون فيها الرشاقة مفيدة فحسب ، بل إنها ضرورية.

في النهاية ، ذكاء الأعمال ليس مجموعة من الأدوات أو المنتجات التي تشتريها بقدر ما هي عقلية ورغبة في التحسين المستمر.

ما هي نصائحك لتطبيق BI الناجح؟

هل برنامج ذكاء الأعمال الخاص بك يعمل؟ إذا كان الأمر كذلك ، فهل لديك أي نصائح للمشترين المحتملين؟ دع القراء الآخرين يعرفون في التعليقات أدناه!

هل أنت مهتم بأجزاء أخرى من عملية شراء ذكاء الأعمال؟ تحقق من إحدى هذه الوظائف:

دليل الفيلسوف الميت لشراء برامج ذكاء الأعمال بالخدمة الذاتية

ماذا تكلف برامج ذكاء الأعمال؟