كيفية جدولة الموظفين بشكل فعال: 3 نصائح لزيادة الإنتاجية والمبيعات

تتنقل باستمرار بين التوظيف المناسب والميزانيات الخالية من الهزيل؟ فيما يلي بعض النصائح لمساعدتك على جدولة الموظفين بشكل فعال.

تعد جدولة الموظفين تحديًا رئيسيًا ليس فقط لصناعة البيع بالتجزئة ، ولكن أيضًا لصناعات الخدمات الأخرى مثل الضيافة ، والخدمات اللوجستية ، والرعاية الصحية ، والخدمات الغذائية. من ناحية أخرى ، تحتاج الشركات إلى ضمان التوظيف المناسب للتعامل مع اندفاع العملاء. من ناحية أخرى ، فإن المواعيد المتقلبة وغير المتوقعة تدمر التوازن بين العمل والحياة.

في كثير من الأحيان ، يُطلب من موظفي الورديات العمل في نوبات مختلفة كل أسبوع. نادرًا ما يكون لديهم أي سيطرة على جداولهم ، وعادةً ما يتعلمون جداولهم فقط قبل أيام قليلة من الموعد المحدد. في حين أن العديد من الشركات تستخدم أسماء مختلفة لممارسات الجدولة هذه ، إلا أنها معروفة على نطاق واسع باسم الجدولة في الوقت المناسب أو الجدولة المرتكزة على العميل.

في الآونة الأخيرة ، تبنت Lowe's نظام جدولة يركز على العملاء لضمان أن مناوبات الموظفين تعكس حركة مرور المتجر. في حين أن النظام يبدو جيدًا للأعمال من الناحية النظرية ، فإنه في الواقع يحد من عدد أيام الإجازة المتتالية للموظفين بالإضافة إلى الرؤية والمرونة في الجدولة. أدى التغيير إلى تقليل القدرة على التنبؤ بحياة الموظفين وأثر سلبًا على التوازن بين العمل والحياة ، مما أدى في النهاية إلى انخفاض معنويات القوى العاملة.

في حين أن الحكمة التقليدية تملي أن الجدولة غير المستقرة هي القاعدة في بيئات العمل الخالية من الهدر اليوم ، فإن القيم المتطرفة مثل Nando's و The Gap Inc. تظهر أن الجدولة المستقرة ليست مجدية فحسب ، بل يمكن أن تساعد أيضًا في تحسين المبيعات والإنتاجية. ولدينا ثلاث نصائح لمساعدتك على تنفيذه في عملك.

3 تقنيات جدولة الموظفين يجب أن يستخدمها عملك

النصيحة رقم 1: وفر للموظفين رؤية أفضل في جداولهم

تخيل هذا - يعمل آدم في السجل النقدي لمتجر لبيع الملابس. تقترب الإجازات ويريد أن يخطط لأيام عطلة مع أسرته. ومع ذلك ، فإن العطلات هي أيضًا أكثر أوقات العام ازدحامًا في المتجر وليس لديه أي فكرة عن الأيام أو الفترات التي سيعمل فيها الأسبوع المقبل. في مثل هذه المواقف ، من المرجح أن يؤدي عدم وضوح الجدول الزمني إلى إحباط آدم والموظفين أمثاله قليلاً ، إن لم يكن محبطًا و / أو غير مندمج.

سحب وإفلات الجدولة في Findmyshift (المصدر)

بالنسبة لأصحاب العمل ، تتمثل إحدى الطرق البسيطة لتجنب مثل هذه المواقف في إعداد ورديات في وقت مبكر ، على التقويمات الورقية أو سجلات الحضور. والأفضل من ذلك ، هو استخدام برنامج جدولة الموظفين لإنشاء جداول العمل ومشاركتها ، بالإضافة إلى إرسال تذكيرات للموظفين قبل كل وردية.

النصيحة رقم 2: امنح الموظفين المرونة لمبادلة الورديات

في الشهر الماضي ، عقدت مدرسة ابنة آدم مؤتمرًا بين الآباء والمعلمين صباح يوم السبت. لكن كان لدى آدم وردية صباحية ، لذلك اتصل بمديره لطلب التغيير. انتهى الأمر بالمدير إلى قضاء ثلاث ساعات في محاولة العثور على موظف آخر لمبادلة وردية العمل مع آدم ، وإبلاغ التغييرات إلى جميع المتضررين.

الموافقة على الاستبدال في CakeHR (CakeHR)

هذا موقف آخر يمكن تجنبه بمساعدة برنامج جدولة الموظفين ، مما يجعل عملية تبديل النوبات وتبادلها أبسط بكثير بالنسبة للموظفين. في مثالنا ، يمكن لآدم أن يطرح التحول للاستبدال مباشرة في نظام البرنامج بنفسه ، ويمكن لأي زميل عمل متاح المطالبة به. التغيير فوري ومرئي لجميع المعنيين.

في تجربة في Gap ، تم نشر حوالي 50٪ من الطلبات المقدمة قبل يوم إلى ثلاثة أيام في تطبيق هاتف ذكي يعمل بنظام تبديل الورديات ، حيث أفاد 62٪ من الموظفين بدوام جزئي بالساعة الذين استخدموا التطبيق بنشر نوبات عمل أو التقاط نوبات عمل. بشكل عام ، وافق 95٪ من الموظفين المشاركين على أن التطبيق سهل تعديل جداول العمل لتلبية احتياجاتهم.

النصيحة رقم 3: تقييم احتياجات التوظيف وتجنب تجاوز التكاليف

استمرارًا لمثالنا ، لنفترض أنه لهذا الشهر ، آدم قيد الطلب يومي الاثنين والأربعاء. هذا يعني أنه من المتوقع أن يكون متاحًا للعمل بناءً على إشعار المكالمة ، ولا يمكنه تحديد أي التزامات شخصية لتلك الأيام. ومع ذلك ، إذا لم يتم استدعاؤه ، فلا يتم دفع أجره عن ذلك اليوم ، على الرغم من حظره بسبب إمكانية العمل.

لوحة معلومات التحليلات في ShopKeep (المصدر)

عدم القدرة على التنبؤ بجدولة عند الطلب يجعل من الصعب على الموظفين الاعتماد على العمل المضمون ، أو مستوى دخل معين ، أو حتى الحصول على وظيفة ثانية لتكملة دخلهم. في عام 2016 ، أجبر المنظمون شركات Aeropostale و Vans و Forever 21 و American Eagle Outfitters وعدد قليل من بائعي التجزئة الآخرين على مراجعة ممارسات الجدولة عند الطلب وتغييرها.

باستخدام أدوات مثل برامج إدارة البيع بالتجزئة وبرامج نقاط البيع ، يمكن لأصحاب العمل تقييم احتياجات التوظيف بشكل أفضل وتجنب الحاجة إلى جدولة عند الطلب. يمكن أن تساعد ميزات إعداد التقارير في هذه الأدوات أصحاب العمل في تحليل البيانات التاريخية وتحديد الأيام / الساعات التي تشهد معظم حركة مرور العملاء.

من خلال هذه المعرفة ، يمكن لأصحاب العمل اتخاذ قرارات أفضل بشأن الموازنة والجدولة. يمكن أن تمنح الموظفين الموثوقية والمرونة التي يحتاجون إليها مع تجنب تجاوز التكاليف المرتبطة بالنوبات الإضافية.

الخطوات التالية — كيفية العثور على البرنامج المناسب لعملك

الآن بعد أن عرفت كيف يمكن أن تساعدك البرامج في تبسيط جدولة الموظفين وجعلها أكثر كفاءة وفعالية ، يمكنك البدء في استكشاف الحلول في السوق. ومع ذلك ، هناك بعض الاعتبارات التي يجب أن تكون على دراية بها:

• ضع حجم ونوع عملك في الاعتبار: ستختلف احتياجات الجدولة لمطعم يضم 10 موظفين اختلافًا جذريًا عن السوبر ماركت الذي يضم 50 موظفًا. أولاً ، اعرف بالضبط ما تريد أن يفعله البرنامج لك ، وعدد الأشخاص الذين سيستخدمونه ، ثم ابدأ في استكشاف الأدوات في السوق.
• تخصيص ميزانية للأداة: بصفتك صاحب عمل أو صاحب عمل ، لا يوجد سوى مبلغ معين من المال يمكنك توفيره مقابل الأداة. بالنسبة إلى الأعمال التجارية الصغيرة ، قد يكون هذا بضع مئات من الدولارات شهريًا ، بينما قد يصل الأمر إلى بضعة آلاف من الدولارات للشركات الكبيرة. خصص المبلغ الذي ترغب في إنفاقه على أداة الجدولة ، وانظر إلى الخيارات ضمن تلك الميزانية فقط.
• إعادة التفكير في احتياجاتك: بينما يمكنك بالتأكيد استخدام برنامج جدولة الموظفين لرعاية احتياجات الجدولة الخاصة بك ، يمكن أن تساعدك الأدوات الأخرى مثل برامج إدارة البيع بالتجزئة وبرامج نقاط البيع في القيام بأكثر من مجرد الجدولة. يمكن للشركات المتخصصة مثل الصالونات والمتاجر أيضًا استكشاف الأدوات المصممة خصيصًا لمجالها.

ملاحظة: التطبيقات المحددة في هذه المقالة هي أمثلة لإظهار ميزة في السياق وليس المقصود منها أن تكون مصادقات أو توصيات. تم الحصول عليها من مصادر يعتقد أنها موثوقة وقت النشر.