تطبيقات الجدول الزمني مقابل جداول البيانات: أيهما يناسب سير عملك بشكل أفضل

تعد تطبيقات جداول البيانات والجداول الزمنية من الحلول الشائعة لضبط الوقت. لكن ، أي واحد يجب أن تستخدمه؟

في هذه المقالة ، سنتحدث عن إيجابيات وسلبيات إدخال وقت العمل في تطبيقات الجدول الزمني وإدخال وقت العمل في جداول البيانات ، ومقارنة هذين الحلين من حيث:

• ما مدى ملاءمتها لتسجيل ساعات العمل؟
• ما هي الخيارات المفيدة التي لديهم لتقديمها ، لتسهيل عملية ضبط الوقت؟
• ما مدى سرعة ودقة إدخال الوقت في جداول البيانات ، مقابل تطبيقات الجدول الزمني؟
• ما مقدار المال الذي ستحتاج إلى إنفاقه على كل من حلين الجدول الزمني؟

بالإضافة إلى ذلك ، سنتحدث عما إذا كان يجب عليك التفكير في استخدام تطبيقات الجدول الزمني أو جداول البيانات كطريقة لتتبع وحساب وقت العمل ، فيما يتعلق بنوع العمل الذي تعمل فيه وسير عمل فريقك.

تطبيقات الجدول الزمني مقابل جداول البيانات: هل هي مناسبة وخيارات؟

في هذا القسم ، سنتحدث عن إيجابيات وسلبيات تطبيقات الجداول الزمنية وجداول البيانات من حيث الخيارات المتاحة لها ومدى ملاءمة هذين الحلين لتتبع وقت العمل في المقام الأول.

إيجابيات وسلبيات جداول البيانات: الملاءمة والخيارات

تعد الجداول الزمنية لجداول البيانات حلاً مألوفًا لضبط الوقت

لا تحتاج جداول البيانات عادةً إلى مزيد من التعريف لموظفي اليوم ، لأن معظمهم على دراية بأساسيات كيفية استخدامها. إذا كنت أنت وفريقك تستخدمان جداول البيانات لأداء مهام العمل اليومية الأخرى ، فسيكون من الأسهل البدء في تتبع الوقت فيها. لن تضطر إلى إنفاق المزيد من الطاقة والجهد على تحديد عمليات تتبع الوقت الجديدة ثم شرحها لفريقك.

جداول الجداول الزمنية متعددة الاستخدامات

بغض النظر عما إذا كنت تستخدم Microsoft Excel أو Google Sheets أو LibreOffice Calc ، فإن جداول البيانات تقدم مجموعة من الميزات التي يمكنك تجربتها وتنفيذها في ممارسات تتبع الوقت. على سبيل المثال ، لديك كل ما تحتاجه لإنشاء قوالب جداول زمنية بسيطة ، ويمكنك أيضًا استخدام الصيغ المضمنة لإنشاء جداول زمنية أكثر تقدمًا مع صيغ تضيف تلقائيًا البيانات التي تدخلها وتعالجها بطريقة أخرى.

الجداول الزمنية لجداول البيانات شفافة عندما يتعلق الأمر بالعمليات الحسابية

إذا قمت بتنفيذ الصيغ المضمنة في الجداول الزمنية لجدول البيانات الخاص بك ، فسيتمكن كل شخص يدخل الوقت من رؤية جميع الصيغ المستخدمة في العمليات الحسابية. سيؤدي ذلك إلى إضفاء الشفافية على الطريقة التي تتم بها معالجة الوقت الذي يدخله الموظفون ، ومن المحتمل أن يؤدي ذلك إلى تحسين الثقة والمساءلة داخل فريقك.

تسمح لك الجداول الزمنية لجدول البيانات بطباعتها

ستحتاج على الأرجح إلى تغيير حجم الجداول الزمنية التي تكملها في جداول بيانات لتلائم ورق الطباعة الخاص بك - ولكن النقطة المهمة هي أنه يمكنك طباعتها ، إذا كنت ترغب في ذلك.

تقدم جداول البيانات الإدخال اليدوي للوقت فقط

إدخال الوقت في جدول بيانات الجدول الزمني يساوي الإدخال اليدوي للوقت ، بناءً على كيفية إدراكك للوقت الذي تقضيه في مشروع أو مهمة. بمعنى آخر ، في نهاية يوم العمل أو أسبوع العمل ، ستحتاج إلى تذكر ما عملت عليه مسبقًا بالتفصيل - والذي يمكن أن يمثل تحديًا. لذلك ، من المرجح أن تدخل ساعة واحدة لمهمة ما ، على الرغم من أنك عملت عليها لمدة ساعة و 16 دقيقة - لأن ساعة واحدة هي رقم كامل جميل ، في حين أن 16 دقيقة إضافية ليس من السهل تذكرها بعد ذلك .

تفتقر الجداول الزمنية لجدول البيانات إلى خيارات الجدول الزمني النموذجية

بصرف النظر عن عدم وجود التتبع في الوقت الفعلي ، لا تقدم جداول البيانات أيضًا الخيارات التي تجدها عادةً في تطبيقات الجدول الزمني ، مثل:

• تحديد أسعار الساعة
• تصنيف وقت العمل حسب المهام والعلامات وحالة الفوترة
• إنشاء تقارير شاملة لوقت العمل

نظرًا لأن جداول البيانات متعددة الاستخدامات ، فقد تتمكن من محاكاة هذه الميزات إلى حد ما (مثل إضافة أعمدة للمهام أو العلامات أو حالة إمكانية الفوترة يدويًا) ، ولكن هذا سيستغرق وقتًا وجهدًا إضافيين.

قد تكون الجداول الزمنية لجداول البيانات مربكة لمستخدمي جداول البيانات الثقلين

إذا كان لديك بالفعل عدد كبير جدًا من مهام العمل التي تنفذها في جداول البيانات ، فإن إضافة تتبع الوقت إلى القائمة قد يؤدي إلى مزيد من الالتباس. بالنظر إلى أن معظم الملفات التي تعمل عليها هي بتنسيق Excel أو Google Sheets أو LibreOffice Calc ، فقد يكون من الصعب أحيانًا العثور على جدول بيانات عرض الوقت عندما تحتاج إليه أو التنقل بين جداول بيانات مختلفة لتنفيذ مهام مختلفة.

تفتقر الجداول الزمنية لجداول البيانات إلى الاستئناف المهني

بالنظر إلى أنه يمكن استخدام جداول البيانات لعدد لا يحصى من المهام ، فقد لا تكون الحل الأفضل إذا كنت تبحث عن إنشاء وإرسال تقارير ذات مظهر احترافي لما عملت عليه إلى عملائك.

مزايا وعيوب تطبيقات الجدول الزمني: الملاءمة والخيارات

تم تصميم تطبيقات الجدول الزمني لتتبع الوقت

على عكس جداول البيانات ، المصممة لمساعدتك في العديد من المهام المختلفة جدًا ، فإن تطبيقات الجدول الزمني هي تطبيقات مخصصة ، مصممة خصيصًا لمساعدتك في تسجيل وقت العمل وتخزينه وتحليله. علاوة على ذلك ، تقدم أنظمة الجدول الزمني أيضًا مزايا إضافية مدمجة لمساعدتك على تتبع وقتك وإدخاله بشكل أسهل. يعد خيار تحديد المشاريع والمهام المستندة إلى المشروعات التي ستتبع الوقت فيها ، والعلامات التي ستستخدمها لتصنيف وقت العمل ، ومعدلات الساعة التي سيستخدمها نظام الجدول الزمني لحساب أرباحك ، بعض الميزات التي يمكنك توقعها فقط.

تسمح تطبيقات الجدول الزمني أيضًا بتتبع الوقت باستخدام مؤقت

بالإضافة إلى الإدخال اليدوي للوقت عبر جدول زمني ، تقدم تطبيقات الجدول الزمني عادةً أيضًا وقت التتبع في الوقت الفعلي أثناء العمل ، باستخدام مؤقت ، ضمن صفحات تعقب الوقت الخاصة بهم - يمكنك بدء تشغيل مؤقت عند بدء العمل على مهمة ، ثم أوقف المؤقت بمجرد الانتهاء. علاوة على ذلك ، قد تتمكن أيضًا من رؤية ما يعمل عليه زملاؤك في الفريق حاليًا ، من خلال إلقاء نظرة خاطفة على لوحة المعلومات التي تعرض الغرض الذي يستخدمون مؤقتًا من أجله.

تساعدك تطبيقات الجدول الزمني على تحليل وقتك

باستخدام تطبيق الجدول الزمني ، لا تحصل فقط على مكان لتخزين ساعات عملك - بل ستحصل أيضًا على مكان يمكنك فيه إنشاء تقارير بناءً على وقتك المتعقب ، لتحليل استخدام الوقت ومستويات الإنتاجية.

كم من الوقت قضيت في هذا المشروع؟

هل كان المشروع مربحًا بالنسبة للوقت الذي قضيته فيه؟

ما المهام التي قضيتها معظم الوقت؟

ما مقدار الوقت الذي أهدرته في المهام الثانوية أو الثالثة ، بدلاً من العمل على أولوياتك؟

سيساعدك تطبيق الجدول الزمني الجيد على فهم كل هذا.

تتيح لك تطبيقات الجدول الزمني تصدير التقارير بتنسيق PDF و CVS و Excel

إذا كنت متشوقًا لعرض وقت الجدول الزمني الخاص بك في تنسيق جدول بيانات ، فمن المحتمل أن تتمكن من القيام بذلك داخل تطبيق الجدول الزمني.

الفرق بين الجدول الزمني الذي قمت بتصديره من تطبيق الجدول الزمني والجدول الزمني للجدول الزمني الذي أنشأته بنفسك هو الدقة - من خلال تصدير جدول زمني عبر أحد التطبيقات ، ستكون متأكدًا من دقة بياناتك.

بصرف النظر عن تصدير البيانات كملفات XLS ، يجب أن توفر لك معظم تطبيقات الجدول الزمني أيضًا خيار إنشاء ملفات SCV و PDF.

يعد تصدير البيانات إلى PDF حلاً رائعًا إذا كنت ترغب في إرسال دليل إلى العميل على العمل الذي أنجزته في مشروعه حتى الآن.

يعد تصدير البيانات إلى CSV أمرًا رائعًا لحساب كشوف المرتبات ، حيث ستتمكن من عرض كل الوقت المتتبع بتنسيق عشري.

تسمح لك تطبيقات الجدول الزمني بتتبع تكلفة المشروع وربحيته

تقدم بعض تطبيقات الجدول الزمني أيضًا تكاليف العمالة وحسابات الأرباح. إنها تساعدك على العمل على تقليل تكاليف المشروع في المستقبل حتى تتمكن من زيادة الوقت الذي تقضيه في المهام ذات الأولوية وتقليل الوقت الذي تضيعه. يمكن أن يساعدك تقرير الربح أيضًا على فهم ما إذا كنت بحاجة إلى زيادة أسعارك بالساعة ، من أجل ضمان أن يكون دخلك أكبر من تكاليف المشروع.

تساعدك تطبيقات الجداول الزمنية على طباعة جداول زمنية "أجمل" ، أسهل

إذا كنت ترغب في تخزين بيانات الجدول الزمني في شكل ورقي ، فإن كل من جداول البيانات والتطبيقات المخصصة هي الحل المناسب. ولكن ، بينما تتطلب عملية طباعة الجداول الزمنية التي أنشأتها في جدول بيانات عادةً بعض التغييرات الإضافية في حجم جداول الوقت ، فإن تطبيقات الجدول الزمني توفر بالفعل أوراقًا جاهزة للطباعة.

قد تستغرق تطبيقات الجدول الزمني بعض الوقت لتعتاد عليها

نعم ، تم تصميم تطبيقات الجدول الزمني لتسهيل ضبط الوقت. لكن ، قد يكون بعض موظفيك حذرين منهم في البداية ، خاصةً إذا لم يستخدموا هذه التطبيقات من قبل.

ما لم تجعل عملية ضبط الوقت والتوقعات في شركتك واضحة وموجزة ، فقد تربك الموظفين.

لذا ، فإن أفضل ممارسة هي شرح توقعاتك من حيث إدخال الوقت في التطبيق ، لمساعدة الموظفين على الشعور براحة أكبر ، منذ البداية.

️ الملاءمة وحكم الخيارات:

عندما يتعلق الأمر بملاءمة ضبط الوقت والخيارات التي لديهم لتقديمها ، فإن جداول البيانات هي طريقة سهلة وجذابة لتسجيل وقت العمل - لكنها لا تزال تفتقر إلى ميزات الجدول الزمني الحاسمة. في المقابل ، تتمتع تطبيقات الجدول الزمني بميزة وجود خيارات جداول زمنية مخصصة ، وبالتالي تظهر كحل أفضل ، على الرغم من الوقت الطويل نسبيًا الذي قد يحتاجه بعض الموظفين للتعود عليها.

تطبيقات الجدول الزمني مقابل جداول البيانات: السرعة والدقة؟

في هذا القسم ، سنتحدث عن إيجابيات وسلبيات تطبيقات الجداول الزمنية وجداول البيانات ، من حيث مقدار الوقت الذي يحتاجه الموظفون والمديرون والمحاسبون وأي شخص آخر مشارك في عملية ضبط الوقت لإدارة الجداول الزمنية. سنلقي الضوء أيضًا على إيجابيات وسلبيات هاتين الطريقتين في ضبط الوقت من حيث الدقة.

إيجابيات وسلبيات جداول البيانات: السرعة والدقة

يمكن أن تكون إضافة الوقت إلى الجدول الزمني لجدول بيانات سريعًا وسهلاً

شريطة أن يتم الاحتفاظ بالبيانات التي يحتاج الموظفون لإضافتها على نطاق أصغر وأن المدير المسؤول عن إنشاء الجداول الزمنية قد حدد الصيغ بشكل صحيح ، فلا ينبغي أن يواجه الموظفون مشكلة كبيرة في إدخال الوقت في الجداول الزمنية لجداول البيانات.

عادةً ما تستغرق الجداول الزمنية لجداول البيانات وقتًا طويلاً لجميع المعنيين

بالنسبة للمديرين ، يستغرق الأمر وقتًا إضافيًا لإنشاء جداول الجدول الزمني في جدول بيانات ، بالإضافة إلى الموافقة على الجداول الزمنية للموظفين المكتملة أو رفضها لاحقًا. يستغرق إنشاء جداول زمنية لجدول بيانات مزيدًا من الوقت إذا قرر المدير جعل العملية تلقائية إلى حد ما ، عن طريق إضافة صيغ مضمنة لإضافة وقت العمل.

بالنسبة للموظفين ، يستغرق الأمر وقتًا طويلاً جدًا لإضافة وحساب والتحقق من كل الوقت الذي يدخلون فيه للتأكد من دقتها ، كل يوم أو أسبوع أو شهر.

بالنظر إلى أن جداول البيانات لا تقدم إخطارات تلقائية عندما يكمل شخص ما جداولهم الزمنية ، سيتعين على كاتب الحسابات فتح جميع الجداول الزمنية يدويًا للتحقق مما إذا كان كل شخص قد قام بتحديث وقت العمل. علاوة على ذلك ، سيحتاج كاتب الحسابات إلى تذكير شخصياً كل من لم يدخل وقته كما هو متوقع ، للقيام بذلك. في بعض الحالات ، يمكن أن يحدث هذا عدة مرات لكل فترة دفع.

بالنسبة إلى مساعد الموارد البشرية ، يستغرق الأمر وقتًا إضافيًا للعثور على البيانات المطلوبة ، مثل الوقت الذي يقضيه الموظفون في الإجازات أو الإجازات المرضية أو الإجازة غير مدفوعة الأجر.

تتراكم كل معلمة جديدة تضيفها إلى المزيج مع الآخرين وتستهلك المزيد من وقتك - بغض النظر عما إذا كنت المدير الذي ينشئ الجداول الزمنية ، أو الموظف الذي يدخل الوقت ، أو كاتب الحسابات الذي يحسب الرواتب ، أو مساعد الموارد البشرية الذي يحسب الوقت المدفوع إيقاف.

عادة ما تكون الجداول الزمنية لجداول البيانات عرضة للخطأ لجميع المعنيين

بالنسبة للمديرين ، سيكون من الأسهل ارتكاب خطأ عند إنشاء جداول في جداول بيانات ، أو تحديد الصيغ للجداول الزمنية التلقائية. على سبيل المثال ، إذا ارتكبت خطأ في تحديد صيغ جداول البيانات المذكورة ، فسيتم حساب جميع البيانات التي يضيفها أي شخص بشكل خاطئ - وقد لا تلاحظ ذلك حتى فوات الأوان.

بالنسبة للموظفين ، سيكون من الأسهل ارتكاب خطأ أثناء إضافة البيانات أو حساب ساعات العمل (إذا كان الموظفون مسؤولين عن حساب وقتهم). من الأسهل إدخال وقت أقل مما عملت به بالفعل ، مما يعني أنك ستفوتر لعملائك أقل مما ينبغي. سيكون إجراء العمليات الحسابية بشكل صحيح أكثر تعقيدًا إذا كان هناك المزيد من البيانات للعمل معها. علاوة على ذلك ، إذا أضفت أرقامًا خاطئة إلى الأعمدة الخاطئة ، فستحصل على جداول زمنية خاطئة ، حتى لو كانت الصيغ محددة جيدًا ، لتبدأ بها.

من المحتمل أن يحتاج أمناء الحسابات ومديرو الموارد البشرية إلى استخراج البيانات التي يدخلها الموظفون لفصل جداول البيانات والتطبيقات ، مما يعني وجود فرصة أكبر لمزيد من سوء التقدير وفقدان البيانات.

والأسوأ من ذلك ، أنه يمكن لأي شخص حذف خلية أو سطر داخل خلية أو صيغة أو جدول بيانات بأكمله عن طريق الخطأ. وستحتاج إلى وقت إضافي لاستعادة ما قمت بحذفه - حتى إذا لاحظت أنك قمت بحذف شيء ما في المقام الأول.

تتطلب الجداول الزمنية لجداول البيانات تدقيقًا مزدوجًا يدويًا

هذا يعني أن كاتب الحسابات المسؤول عن كشوف المرتبات ، وكذلك الشخص المسؤول عن إعداد فواتير العميل ، سيحتاج على الأرجح إلى:

• تحقق مرة أخرى من كل شيء
• قم بتمييز جميع إدخالات الوقت المشبوهة يدويًا
• تواصل مع الأشخاص الذين دخلوا عليها للحصول على توضيحات.

سيعني هذا قضاء الكثير من الوقت في إرسال البريد الإلكتروني وعمليات إعادة الحساب - ولا يوجد ضمان حتى الآن بتجنب جميع الأخطاء.

تشير الجداول الزمنية لجدول البيانات إلى مشاكل الامتثال المحتملة

من السهل أن تضع جداول زمنية مطبوعة في غير مكانها - كل ما عليك فعله هو أن تضع جدولًا في غير مكانه لإيقاع شركتك في المشاكل. تؤدي الأخطاء والجداول الزمنية المفقودة إلى حدوث مشكلات في كشوف المرتبات ، مما يؤدي إلى حدوث أخطاء في دفع الموظف. وهو ما قد يؤدي بدوره إلى وقوعك في مشاكل مع الحكومة.

تعد الجداول الزمنية لجداول البيانات حلاً ضعيفًا للأعمال التجارية المتنامية

كلما زاد عدد الأشخاص في فريقك ، زادت صعوبة تخزين الجداول الزمنية لجدول البيانات والاحتفاظ بها والتدقيق فيها ، ويزيد احتمال ارتكابك لخطأ.

مزايا وعيوب تطبيقات الجدول الزمني: السرعة والدقة

تعد إضافة الوقت في تطبيق الجدول الزمني دائمًا أمرًا سريعًا وسهلاً

أنت تضيف ساعاتك وتحدد أسعارك بالساعة ، وتشاهد التطبيق يقوم بالحسابات تلقائيًا ، بناءً على الصيغ المختبرة بدقة ودقيقة بنسبة 100٪. يتضمن هذا حسابات ساعات العمل الأساسية ، ولكن أيضًا أرباحك وإجمالي الوقت المضاف لكل فترة زمنية مخصصة.

تضمن تطبيقات الجدول الزمني ارتكاب أخطاء أقل

ما لم تقم بإضافة الساعات الخاطئة (أو معدل الساعة الخاطئ) بنفسك ، فلا داعي للقلق من أن إجمالي ساعات عملك أو أرباحك سيتم احتسابها بشكل خاطئ ، لأن نظام الجدول الزمني سيهتم بكل شيء نيابة عنك. وهذا يعني ضغوطًا أقل للمديرين والموظفين والمحاسبين وموظفي الموارد البشرية.

تقدم تطبيقات الجدول الزمني تذكيرات وأهدافًا

مع تطبيقات الجدول الزمني ، من غير المرجح أن ينسى شخص ما ملء جدول زمني في الوقت المحدد ، مع الأخذ في الاعتبار أنه يمكنك تحديد أهداف يومية وأسبوعية للفريق. عندما لا يحقق شخص ما هدفًا ما ، فإنهم يتلقون تذكيرات عبر البريد الإلكتروني بأنهم لم يتتبعوا الوقت الكافي في الفترة الزمنية المحددة.

لا تتطلب تطبيقات الجدول الزمني جداول بيانات إضافية لكشوف المرتبات و PTO

باستخدام تطبيق الجدول الزمني ، يمكن لموظفي الموارد البشرية إنشاء مشاريع منفصلة للإجازات غير المدفوعة والإجازات المرضية والإجازات ، وإرشاد الموظفين لإضافة وقت إلى هذه المشاريع في كل مرة يأخذون فيها إجازة غير مدفوعة الأجر أو إجازة مرضية أو يذهبون في إجازة. في وقت لاحق ، إذا احتاج موظفو الموارد البشرية إلى بيانات حول الإجازة المرضية لموظف معين ، فيمكنهم فقط اختيار المشروع والموظف المناسبين ، وإنشاء تقرير.

سيتمكن موظفو الحسابات من حساب كشوف المرتبات ببضع نقرات ، عن طريق تحديد النطاق الزمني ببساطة (على سبيل المثال ، الأسبوع أو الشهر أو فترة مخصصة) وتصفية الوقت الذي يقضيه في إجازة غير مدفوعة الأجر واستراحات الغداء. بعد ذلك ، سيحصل البرنامج تلقائيًا على إجمالي ساعات العمل لكل موظف على حدة ويحسب المبلغ الذي تحتاجه لدفعه.

تضمن تطبيقات الجدول الزمني امتثالًا أفضل

كنتيجة لامتلاك تطبيق آمن لتتبع ساعات العمل وتخزينها ، ستكون على يقين من أن شركتك تلتزم دائمًا بقواعد وأنظمة العمل ، مثل لائحة وقت العمل FLSA.

توفر لك تطبيقات الجدول الزمني من العمليات المتكررة

تتطلب الجداول الزمنية لجدول البيانات من الموظفين إدخال الأسماء والمسميات الوظيفية والمديرين والمشاريع والمهام لكل جدول زمني جديد يملأونه.

لكن حسابات الموظفين التي تم إنشاؤها في تطبيقات الجدول الزمني تخزن أسمائها وتسمح لمديري مساحة العمل بما يلي:

• إضافة موظفين إلى المجموعات بناءً على المسميات الوظيفية (مثل المطورين والمسوقين والمصممين وما إلى ذلك)
• تعيين المديرين المسؤولين عن وقت عمل الموظف

يمكن للموظفين بعد ذلك تحديد مشاريعهم ومهامهم عند تتبع الوقت ، وترتبط هذه الجداول الزمنية تلقائيًا بأسمائهم ومجموعاتهم بناءً على المسميات الوظيفية والمديرين المسؤولين عن الموافقة على الجداول الزمنية المذكورة. وكل ذلك بنقرتين فقط.

تجعل تطبيقات الجدول الزمني عملية الموافقة على الجدول الزمني أسرع

تساعد تطبيقات الجدول الزمني المديرين في جعل عملية الموافقة على الجداول الزمنية أسرع وأسهل ، مع الأخذ في الاعتبار أنهم لا يحتاجون إلى توقيعات شخصية على كل جدول زمني فردي ، ويقدمون امتيازات إضافية أخرى.

يمكن للمديرين أولاً تعيين الجداول الزمنية ليتم قفلها تلقائيًا بعد فترة زمنية معينة (على سبيل المثال في نهاية كل شهر) أو قفلها يدويًا قبل تاريخ معين ، لمنع الموظفين من إضافة إدخالات قديمة.

في وقت لاحق ، يمكن للمديرين مراجعة واعتماد الجداول الزمنية لفواتير العميل وأغراض كشوف المرتبات.

تسمح تطبيقات الجدول الزمني للفريق بأكمله بتخزين جداولهم الزمنية بأمان في مكان واحد

باستخدام جداول البيانات ، يرسل كل موظف جداول زمنية مكتملة خاصة به ويتم تخزينها في مجلد واحد - ولكن إذا كان لديك 50 موظفًا ، فهذا يعني 50 ورقة مختلفة لكل فترة دفع. في المقابل ، تسمح تطبيقات الجدول الزمني لموظفيك بملء جميع جداولهم الزمنية في مساحة عمل واحدة يسهل الوصول إليها وآمنة. يمكنك بعد ذلك تصفح الأسابيع والأسابيع من الجداول الزمنية السابقة ، من هذا الأسبوع ، والعودة إلى الأسبوع الذي أنشأت فيه الحساب لأول مرة. تتيح لك معظم تطبيقات الجدول الزمني أيضًا عرض البيانات وإضافتها عبر الأجهزة.

️ السرعة والحكمة:

عندما يتعلق الأمر بالسرعة والدقة ، فإن عملية ضبط الوقت لإدخال وقت العمل الذي تم إدخاله في جدول بيانات وحسابه وتحليله لها بعض العيوب الرئيسية لجميع المعنيين - فمن السهل ارتكاب عدد لا يحصى من الأخطاء أثناء إدارة مثل هذه الجداول الزمنية وتستهلك الكثير من الوقت الذي يمكن إنفاقه بشكل أكثر إنتاجية. في المقابل ، تقدم تطبيقات الجدول الزمني حلاً أفضل في هذا الصدد ، مع الأخذ في الاعتبار أن نظامها الآلي يقضي على معظم احتمالات الأخطاء ، ومن الأسهل والأسرع العثور على بيانات الوقت التي تحتاجها وتحليلها.

تطبيقات الجداول الزمنية مقابل جداول البيانات: السعر؟

في القسم الأخير من هذه المقارنة ، سنلقي الضوء على إيجابيات وسلبيات تطبيقات الجداول الزمنية واستخدام جداول البيانات لإدخال الوقت ، من حيث تكلفة حلول ضبط الوقت هذه.

إيجابيات وسلبيات جداول البيانات: السعر

إكسل مكلف

ربما اعتاد مستخدمو Windows على Excel إلى حد أنه من السهل أحيانًا نسيان أن هذا البرنامج يأتي بسعر باهظ. وفقًا لـ Capterra ، يبدأ سعر برنامج Excel من 8.25 دولارات شهريًا لكل جهاز كمبيوتر. لذلك ، إذا كان لديك 50 موظفًا ، فستحتاج إلى دفع أقل بقليل من 415 دولارًا شهريًا حتى يتمكن الجميع من تتبع الوقت في جداول Excel الزمنية من أجهزتهم الخاصة.

كل من Google Sheets و LibreOffice Calc مجانيان

قد يكون Excel هو الحل الأكثر شهرة لجداول البيانات ، ولكن هناك بدائل مجانية له يمكنك وضعها في الاعتبار ، مثل جداول بيانات Google المذكورة سابقًا و LibreOffice Calc.

تشمل العيوب المحتملة لجدول Google عند مقارنتها ببرنامج Excel سرعة معالجة أقل ونقصًا في شريط أدوات الوصول السريع ، لكنك تحصل على الحفظ التلقائي والتعاون في الوقت الفعلي. تشمل العيوب المحتملة لـ LibreOffice Calc عند مقارنتها بـ Excel عدد أعمدة أقل بـ 15 مرة وبعض قيود الصيغة الحاسمة ، ولكن يمكنك استخدامها في أنظمة أخرى ، باستثناء Windows و macOS.

أنت تنفق المزيد من الأموال في إدارة الجداول الزمنية لجدول البيانات بشكل عام

الوقت هو المال ، وإدارة وقت الموظف في جداول البيانات تستغرق وقتًا أطول وتكلف أكثر بكثير ، حتى إذا قررت استخدام حل جداول بيانات مجاني. بالإضافة إلى ذلك ، ربما ستحتاج حتى إلى توظيف مساعد لمحاسبك ، فقط للحصول على مساعدة إضافية في إدارة الجداول الزمنية لجدول البيانات المكتملة وإعدادها لكشوف المرتبات.

مزايا وعيوب تطبيقات TIMESHEET APPS: السعر

يمكن أن تكون تطبيقات الجدول الزمني مجانية

تختلف تطبيقات الجدول الزمني اختلافًا كبيرًا عندما يتعلق الأمر بأسعارها. ولكن ، إذا قمت بالتسجيل للحصول على تطبيق جدول زمني مجاني ، مثل Clockify ، فستتمكن من استخدام جميع ميزات تتبع الوقت الأساسية مجانًا - وهذا يشمل إضافة عدد غير محدود من المستخدمين وتتبع الوقت على عدد غير محدود من المشاريع.

تعمل تطبيقات الجدول الزمني على خفض تكاليف عملك بشكل عام

لقد أثبتنا بالفعل أن الوقت هو المال - ويمكن لأي شخص التعامل مع تتبع الوقت باستخدام تطبيق ما ببضع نقرات فقط. علاوة على ذلك ، لن تقوم فقط بتوفير المال من خلال الإدخال السريع للوقت - لن تضطر أيضًا إلى تعيين موظفين إضافيين لتجميع الجداول الزمنية المذكورة لجميع مشاريعك ومهامك ، حيث سيكون لديك جميع البيانات مخزنة بشكل آمن في مكان واحد من الحصول على الذهاب.

️ حكم السعر:

عندما يتعلق الأمر بالسعر ، تظهر جداول البيانات كحل أكثر تكلفة. من ناحية أخرى ، إذا اخترت تطبيق الجدول الزمني المناسب ، فستتمكن من الاستمتاع بميزات الجدول الزمني الأساسية مجانًا.

تطبيقات الجدول الزمني مقابل جداول البيانات: ما حل ضبط الوقت الذي تختاره؟

الآن بعد أن ناقشنا إيجابيات تطبيقات جداول البيانات والجداول الزمنية من حيث الملاءمة والخيارات والسرعة والدقة والسعر ، دعنا نرى متى يجب أن تفكر في استخدام كل حل لعرض الوقت.

ما هي أفضل الجداول الزمنية لجداول البيانات؟

️ الشركات الصغيرة

يمكن للشركات التي يقل عدد موظفيها عن 15 إلى 20 موظفًا اللجوء إلى جداول البيانات كحل لحفظ الوقت ، مع الأخذ في الاعتبار أن متطلبات الإدارة والتحليل لمثل هذا العدد الأصغر من الموظفين لا تزال قابلة للإدارة من خلال جداول البيانات.

فرق صغيرة تعمل في عدد أقل من المشاريع

إذا كان فريقك يعمل فقط على مشروع واحد أو مشروعين في وقت واحد ، فسيكون إدخال البيانات اللازمة لفواتير العميل ونسخها بدقة وتحليلها أقل صعوبة.

الفرق التي لا تتطلب ميزات إضافية

إذا كنت ترغب فقط في إدخال ساعات العمل على أساس منتظم ، دون تنفيذ ميزات مثل قفل الجداول الزمنية بعد فترة زمنية معينة أو تتبع الوقت في الوقت الفعلي ، فإن الجداول الزمنية لجداول البيانات تعد خيارًا مناسبًا.

ما هي أفضل تطبيقات الجدول الزمني؟

️ أي حجم عمل

قد يكون إدخال الوقت في الجداول الزمنية التي تم إنشاؤها في جدول بيانات قابلاً للإدارة للشركات الصغيرة ، لكن تطبيقات الجدول الزمني مناسبة لأي نوع من الأعمال ، بما في ذلك الأصغر حجمًا. إذا بدأ عدد الموظفين في الارتفاع ، وكذلك عدد المشاريع التي تقبلها ، أو العناصر التي تريد تتبعها ، فستتمكن من التوسع بسهولة.

️ فرق أصغر أو أكبر تعمل في أي عدد من المشاريع

تسمح لك تطبيقات الجدول الزمني بإضافة العديد من الموظفين حسب حاجتك ، وتتبع الوقت في العديد من المشاريع التي تحتاجها.

تقدم معظم تطبيقات الجدول الزمني وسائل الراحة هذه ضمن خطط الدفع الخاصة بها ، لكن Clockify يوفر تتبع الوقت لعدة مستخدمين وفي مشاريع متعددة مجانًا.

️ الفرق التي تفضل تتبع وقت العمل في الوقت الفعلي

يعد تطبيق الجدول الزمني مع وضع المؤقت هو أفضل خيار لك إذا كنت تريد:

• تتبع الوقت أثناء عملك للحصول على دقة أفضل
• احصل على نظرة عامة واضحة للوقت المحدد الذي تقضيه في مشاريع العميل
• راقب ما يعمل عليه زملاؤك حاليًا (على سبيل المثال ، ما الذي يستخدمونه حاليًا من أجله)

️المؤسسات التجارية

تعد تطبيقات الجدول الزمني مناسبة للشركات التجارية لأنها تقدم عادةً على الأقل بعض ميزات المؤسسة ، مثل تكلفة العمالة والأرباح ، والموافقة على الجدول الزمني ، وتسجيل الدخول الفردي ، لتوفير أمان إضافي للبيانات.

️ الفرق التي تتطلع إلى تتبع إنتاجيتها وتحليلها

تتيح لك ميزات إعداد التقارير في تطبيقات الجدول الزمني إدخال الوقت لمشاريع متعددة ، حتى تتمكن من إنشاء مشاريع لفترات الراحة أو رسائل البريد الإلكتروني أو الاجتماعات أو وقت التسويف أو أي شيء آخر تريده ، من أجل فهم مدى إنتاجيتك حقًا في العمل.

خاتمة

بشكل عام ، تكون الجداول الزمنية لجداول البيانات قصيرة من حيث ملاءمتها وسرعتها ودقتها وسعرها والخيارات المتعلقة بالجداول الزمنية التي يجب أن تقدمها - والتي قد لا تكون مشكلة حاسمة إذا كنت فريقًا صغيرًا يعمل على مشروع أو مشروعين لديه المزيد من الوقت لقضائه في إدارة الجداول الزمنية. ومع ذلك ، إذا كنت تتطلع إلى التوسع ، فسوف يزداد عدد المشكلات وخطورتها جنبًا إلى جنب مع عملك - سيعني عدد أكبر من المشاريع والموظفين عددًا أكبر من الجداول الزمنية ، وسيعني عدد أكبر من الجداول الزمنية دائمًا فرصة أكبر للأخطاء ومزيد من الوقت والمزيد من الأشخاص المطلوبين لإدارة عملية ضبط الوقت.

من ناحية أخرى ، تظهر تطبيقات الجدول الزمني كبديل أفضل وأكثر ملاءمة للجداول الزمنية التي تم إنشاؤها في جداول البيانات - بالنسبة للمبتدئين ، فهي حل أسرع وأقل تكلفة لتخزين ساعات عملك. إنها توفر ميزات إضافية أخرى تتمحور حول الجدول الزمني يمكنك الاعتماد عليها ، بغض النظر عن حجم عملك ونوع سير العمل الخاص بك.

كما أنها أكثر دقة ونظامية لأنه سيتم احتساب جميع بياناتك تلقائيًا وفقًا للصيغ التي تم اختبارها ، ثم تخزينها في مكان آمن.

في الختام ، على الرغم من أن المزيد من الوقت والصبر والموارد يمكن أن تجعل جداول البيانات حلاً مناسبًا لحفظ الوقت ، فلا يمكنك أن تخطئ في تطبيق الجدول الزمني.