كيف تتبع وقت العمل يوفر المال؟

لقد سمعنا جميعًا عبارة "الوقت هو المال" ، ولكن كم من المال نتحدث عنه بالضبط؟
في منشور المدونة هذا ، سنتحدث عن مقدار المال الذي يمكن أن يوفره لك تتبع الوقت وفقًا للبحث ، وكذلك كيف يوفر لك المال بالضبط . سنقدم أيضًا نصائح لتتبع الوقت بأكبر قدر ممكن من الفعالية.

كم من المال يمكن أن يوفر لك تتبع الوقت؟

وفقًا لدراسة أجرتها AffinityLive ، ونشرت في Harvard Business Review ، فإن العمل بشكل غير فعال يكلف الاقتصاد الأمريكي أكثر من 50 مليون ساعة ضائعة ، مما يعني خسارة حوالي 7.4 مليار دولار يوميًا .
وينص أيضًا على أن "الانتقال من تحديثات الجدول الزمني الأسبوعية (أو الأسوأ) إلى تحديثات الجدول الزمني اليومية (أو الأفضل) من شأنه أن يسترد 52000 دولار لكل محترف ، سنويًا في وقت الدفع".

لوضع الأمور في نصابها ، إليك ما يمكنك شراؤه بمبلغ إضافي قدره 52000 دولار (إذا لم تكن قد ذهبت مع الريح):

• 50 آيفون 12 بروز
• الإقامة لمدة ليلتين في جناح ملكي في فندق برج العرب بدبي
• ألماسة عيار 3 قيراط
• منزل أو شقة (الحجم يعتمد على الموقع)
• الرسوم الدراسية لمدة عام في جامعة هارفارد

وبعد شراء شيء من هذه القائمة ، لا يزال لديك بضعة آلاف متبقية.
أعتقد أننا يمكن أن نتفق جميعًا على أنه مبلغ كبير من المال - لا ينبغي إهداره على هذا النحو.

كيف يوفر لك تتبع الوقت المال

يوفر برنامج تتبع الوقت أموالك بطرق مختلفة ، خاصة إذا اخترت تطبيقًا عالي الجودة ومجانيًا تمامًا ، مثل Clockify. إليك الطريقة:

• لديك بيانات فعلية أمامك ، بدلاً من التقديرات. إنها ليست فكرة ممتازة الاعتماد على التخمين عندما يتعلق الأمر بالعمل.
  عندما تتعقب الوقت ، يكون لديك نظرة ثاقبة على كل ما يجري ، بما في ذلك جميع المهام والوقت المستغرق لإكمال تلك المهام. حتى إذا كان عليك إجراء تقدير (لمشروع مستقبلي كبير ، على سبيل المثال) ، سيكون لديك الكثير من البيانات التي يمكنك الاعتماد عليها والتخمين بأكبر قدر ممكن من الدقة.
  ستتمكن أيضًا من معرفة ما إذا كان هناك مشروع معين يهدر موارد الشركة - عندما تتعقب الوقت ، يمكنك أن ترى بالضبط أين تذهب أموالك. هذا يقودنا إلى النقطة التالية ...
• يسهل عملية الفوترة الدقيقة ومعالجة البيانات الخاصة بالرواتب والفواتير نظرًا لوجود سجل لجميع الساعات القابلة للفوترة وغير القابلة للفوترة.
• تجنب القضايا القانونية. الحديث عن بيانات كشوف المرتبات - في عام 2013 ، أصدرت مصلحة الضرائب الأمريكية 4.5 مليار دولار من الغرامات المتعلقة بضرائب الرواتب. سيقلل تتبع الوقت من خطر أن تكون جزءًا من إحصائية مماثلة.
• يزيد الإنتاجية. إنه يساعد في التركيز والحفاظ على الأولويات مستقيمة ، بالإضافة إلى تقليل العمل الخامل.
  كما أنه يمنع الإرهاق. وعندما يحصل شخص ما على قسط جيد من الراحة ، فمن المرجح أن يؤدي أداءً جيدًا ويكون أكثر كفاءة.
• يوفر الوقت مقارنة بأنظمة الحضور القديمة. بالمقارنة بين الاثنين ، هناك مساحة أقل للخطأ البشري.
• يعني تتبع الوقت الرقمي عدم إهدار الموارد البيئية مثل الورق أو الأموال الإضافية لإعادة تخزينها بمجرد استخدامها جميعًا. هل تعلم أنه وفقًا لجامعة جنوب إنديانا ، يتم إلقاء ما يقرب من مليار شجرة من الورق كل عام في الولايات المتحدة؟ استخدام برنامج تتبع الوقت يعني توفير ليس فقط أموالك ولكن الأشجار أيضًا.

نصائح لتتبع الوقت الفعال

فيما يلي بعض النصائح لتتبع الوقت بشكل فعال وبالتالي توفير المال:

تتبع الوقت كل يوم

تنص دراسة AffinityLive على أنه "وفقًا لمنحنى Ebbinghaus Forgetting Curve ، يحتفظ البشر فقط بنسبة 23 بالمائة مما تعلموه بعد ستة أيام. هذا يعني أنه من المستحيل أن تكون دقيقًا تمامًا في جدولك الزمني إذا كنت تكمله مرة واحدة فقط في الأسبوع ".

لهذا السبب من الأفضل تتبع الوقت كل يوم ، حيث ينتج عن التردد العالي دقة أفضل.

كن متسقا

من المهم تتبع الوقت باستمرار لفترة أطول ، كما هو مهم لتتبعه بانتظام. عليك أن تلتزم بها حتى تكون فعالة!

تأكد أيضًا من وجود تناسق فيما يتعلق بتتبع الوقت لكل شخص على نفس النظام الأساسي ، حتى تتمكن من الحصول على جميع البيانات في مكان واحد.

اجعل تتبع الوقت سريعًا وسهلاً

تقول دراسة AffinityLive: "وجدنا ، على نحو غير مفاجئ ، أن السبب الرئيسي الذي يجعل المحترفين يعانون من عادات سيئة في تتبع الوقت هو صعوبة القيام بذلك".
القاعدة العامة هي أنه كلما كانت أكثر تعقيدًا ، يقل احتمال قيام الناس بذلك.

لهذا السبب يجب عليك اختيار برنامج تتبع الوقت الذي لا يستغرق الكثير من الوقت في اليوم ولا يتطلب الكثير من الجهد.

يعد التتبع الآلي خيارًا رائعًا - الشيء الوحيد الذي عليك فعله هو النقر فوق زر لبدء التسجيل. يمكنك أيضًا تعيين تذكير للتأكد من أنك لن تنسى بدء التتبع.

يمكنك أيضًا استخدام الجداول الزمنية حيث تضيف المهام يدويًا (عادةً في نهاية يوم العمل) إذا كانت تناسب احتياجات شركتك بشكل أفضل. لديهم واجهة سهلة الاستخدام وبديهية وسهلة الاستخدام أيضًا.

أعط تعليمات واضحة

متابعة لما قلناه للتو ، من المهم حقًا تقديم إرشادات واضحة وبسيطة عند تقديم برنامج جديد. خلاف ذلك ، يمكن أن يكون مرهقًا ، خاصة للأشخاص الأقل ذكاءً من الناحية التقنية.
يجب أيضًا مناقشة التوقعات ، على سبيل المثال ، عبء العمل اليومي المتوقع أو إذا كانت هناك طريقة معينة ينبغي تنظيم المهام بها.

حول الوقت

في حين أنه من المهم تتبع وقتك بدقة ، فلا داعي غالبًا لمستوى عالٍ من الدقة ؛ القلق بشأن تتبع كل دقيقة حتى نقطة الإنطلاق يمكن أن يسبب إجهادًا غير ضروري ويضر أكثر مما ينفع. يتم تقريب الوقت عادةً إلى أقرب 5 أو 10 أو 15 دقيقة.
لا تحتاج أيضًا إلى تتبع أشياء مثل فترات الراحة في الحمام أو الذهاب إلى المطبخ لتناول وجبة خفيفة.

إذا كنت تتساءل عما إذا كان تقريب الوقت قانونيًا - نعم ، هذا صحيح ، طالما تم بشكل صحيح.

خاتمة

لا يمكننا إخبارك بالأرقام الدقيقة التي يمكن لشركتك حفظها لأنها تعتمد على العديد من العوامل ، مثل حجمها وعدد الموظفين. ومع ذلك ، مع وضع كل ما ذكرناه في الاعتبار ، قد يكون من الأسهل حساب كيفية خفض التكاليف و / أو إجراء تعديلات على ميزانيتك وجعل شركتك أكثر ربحية.
لكي يكون تتبع الوقت فعالاً ، من الأفضل القيام بذلك بشكل يومي ومتسق واختيار البرنامج المناسب الذي يناسب احتياجات شركتك بشكل مثالي.