كيف لا تكره تتبع الوقت

يمكن أن يكون تتبع الوقت بمثابة ألم مطلق ، ولفترة طويلة ، شعرت أن مخرجاتي غير مهمة - طالما كانت لدي الأرقام في الجدول الزمني الخاص بي. كان ذلك قبل أن أدرك كيف يمكن للتتبع أن ينقذ مخبئي في العمل ، وأن يكون أكثر متعة ، ويجعلني أشعر وكأنني أنجز شيئًا ما في حياتي المهنية.

ولكن لكي يحدث ذلك ، نحتاج إلى التغلب على الشعور المزعج والمزعج بالحاجة إلى تذكر تتبع الوقت ، والقيام بالفعل بهذا العمل الإضافي. في هذه المقالة ، أشارك بعض النصائح التي عملت معي. سأناقش أشياء مثل العثور على الحافز الصحيح ، وجعل تتبع الوقت في لعبة ، وتبسيطه حتى الجوهر.

تأكد من أن لديك الدافع الصحيح

في حين أن الدافع بحد ذاته يمكن أن يكون عابرًا جدًا (إذا كنت تنتظر الإلهام ليضرب) ، فلا ينبغي لأحد أن يتجاهل قوة الدافع الصحيح.

النصيحة "المجردة" الوحيدة التي سأقدمها هنا هي العثور على سبب وجيه للغاية لضرورة تتبع الوقت. علي سبيل المثال:

1. سأتجنب سوء التفاهم مع رئيسي / مديري / قائد الفريق / زملائي في العمل ؛
2. سيكون هناك "مسار ورقي" لوقت عملي ، حتى أتمكن من دعم نفسي عند الحاجة ؛
3. من المرجح أن يكون زبائني أكثر ثقة و / أو على استعداد لدفع المزيد لأنني أجد نفسي مجتهدًا وشفافًا ؛
4. سأحصل على فكرة أفضل عن المكان الذي أضيع فيه وقتي ، ويمكنني أن أفعل شيئًا حيال ذلك ؛
5. أريد أن أتوقف عن العمل لساعات إضافية.

بمجرد أن تكون لديك أسبابك على الورق ، يكون لتتبع الوقت غرضًا أكثر. هذا شيء يمكنك وضعه على لوح ، أو فوق مكتب عملك ، أو على ملصق على شاشتك. كما تعتقد الفنانة والمدربة كاتي أرينجتون ، يمكن للحافز الصحيح أن يساعدك على تخطي الكثير من الضغوط الذهنية عند العمل على إنتاجيتك.

الشيء نفسه ينطبق على تتبع الوقت ، والذي يحدث ليكون أحد العناصر الأساسية للإنتاجية.

تحويل تتبع الوقت إلى لعبة

يمكن أن يؤدي تحويل إنتاجيتك إلى ألعاب إلى تحقيق الكثير من التقدم.

عندما تستبعد الجدية غير الضرورية من تتبع الوقت ، سيكون الأمر أكثر تسلية فجأة لبدء تشغيل عداد الوقت الخاص بك وتدوين كيف تقضي وقتك.

تعامل مع تتبع الوقت على أنه مهارة لرفع المستوى

يمكن أن يصبح تتبع الوقت لعبة إذا فكرت في الأمر من حيث ملء شريط تقدم التجربة. تكتسب الخبرة شيئًا فشيئًا ، وبعد مرور بعض الوقت ، ترتفع مستواك. يمكن تطبيق نفس الطريقة إذا تعاملت مع تتبع الوقت على أنه مهارة لعبة ، ومهامك كنقاط خبرة (خبرة).

لذلك ، سيبدو قليلاً مثل هذا:

• اجعل شريط التقدم يشبه إلى حد كبير تلك التي تراها في ألعاب الفيديو ؛
• خصص لهم قيمًا أو نقاط خبرة ؛
• في كل مرة تقوم فيها بتتبع الوقت بنجاح في مهمة ما ، قم بتعيين نقطة خبرة (أو أكثر).

يمكنك جعل المفهوم بهذه البساطة ، أو التوسع فيه. على سبيل المثال ، يمكن أن تحمل كل مهمة عددًا مختلفًا من نقاط الخبرة - إذا استغرقت ساعة ، فستكون 5 نقاط ، وإذا كانت 20 دقيقة ، فهي 2.

إليك كيف فعلت ذلك لفترة قصيرة:

• أحتاج إلى الوصول إلى المستوى 4 في شهر واحد من تتبع الوقت. المستوى 4 يتطلب 200 نقطة إكسب ؛
• لدي أربعة أسابيع عمل ، مما يعني أنه يمكنني كسب 50 نقطة كحد أقصى في الأسبوع ؛
• لدي 5 أيام عمل كل أسبوع ، وبذلك يصل الحد الأقصى إلى 10 نقاط في اليوم ؛
• الهدف: كسب 10 نقاط في اليوم أثناء تتبع الوقت.
• إذا قمت بتتبع كل مهمة بنجاح ، فسأحصل على 10 نقاط كاملة.
• إذا فشلت في مكان ما ، سأخصم النقاط وفقًا لذلك.

قد يبدو الأمر معقدًا ، لكنه كان أبسط الرياضيات ، ومع وجود شريط عرض مرسوم يدويًا على مكتبي ، شعرت إلى حد ما وكأنني شخصية لعبة فيديو تتقدم في المستوى.

لحسن الحظ ، هناك الكثير من مخططات وقوالب التقدم عبر الإنترنت التي يمكنك نسخها أو تكييفها لتناسب احتياجاتك. في كلتا الحالتين ، إذا كنت حتى أصغر جزء من نوع الألعاب ، فيجب أن يعمل هذا بشكل جيد.

أضف اللون والإبداع إلى جداول الدوام

بالعودة إلى عام 2011 ، ابتكر ميشال ميغورسكي ، قائد تقنية Stamen السابق ، طريقة ذكية ومضحكة لتتبع وقت فريقه.

لقد قام ببرمجة تطبيق سهل الاستخدام للمتصفح يعرض الوقت الذي يقضيه في مشروع ما ، مع تغيير: سيتم تتبع الوقت باستخدام تجسيد الطيور الشهير Angry Birds ، حيث يتحرك للوصول إلى الخنزير (ويعرف أيضًا باسم الموعد النهائي). إليك كيف تبدو:

المصدر: mike.teczno.com

كما يشرح ميجورسكي نفسه أنه هدف بسيط ، من المفترض أن تضرب الخنزير. إذا طار الطائر فوق رأس الخنزير ، فأنت تخسر المال / الموارد ، وإذا تجاوز الطائر الخنزير ، فأنت متأخر كثيرًا عن المواعيد النهائية. على موقعه على الإنترنت ، ترك ميجورسكي رابطًا إلى مستودع جيثب للتحقق من Angry Productive Birds بنفسك.

مكافأة الوقت تتبع المعالم

ربما لا تكون الفوائد طويلة المدى لتتبع الوقت دافعًا جيدًا للأمام بالنسبة لك. فوائد تتبع الوقت واضحة ، ولكنها ليست دائمًا هدفًا نهائيًا مغريًا. وهذا جيد ، لأن التعزيز التحفيزي قصير المدى يمكن أن يكون ناجحًا بنفس القدر. عندما تقوم بتتبع وقتك بالألعاب ، تأكد من تعيين معالم محددة ومكافآت مناسبة.

على سبيل المثال ، إذا كان هدفك هو تتبع الوقت بنجاح لخمسة أيام متتالية ، يمكن أن تكون المكافأة عشاءًا باهظ الثمن في الخارج ، أو التسوق لشراء شيء ما كنت تريده لفترة من الوقت أو ... مجرد قيلولة خالية من الشعور بالذنب في منتصف اليوم .

يمكن أن تتضمن المعالم أيضًا تتبع الوقت بنجاح X عدد المرات على مدار اليوم ، وتتبع ما مجموعه أربع ساعات على الأقل (ترك بعض المساحة في حالة نسيان) ، إلخ.

اجعل تتبع الوقت ممتعًا مع التطبيقات الصغيرة

إذا كان هذا ثم هذا تطبيق شائع جدًا ومفيد فقد ذكرناه عدة مرات في مدونة Clockify. يتيح لك موقع الويب إنشاء إجراءات صغيرة تسمى التطبيقات الصغيرة ، والتي تؤدي إلى سلوكيات معينة في جهاز الكمبيوتر أو الهاتف. على سبيل المثال ، يمكن إضافة كل مقطع فيديو على YouTube يعجبك إلى قائمة تشغيل Spotify الخاصة بك ، أو في كل مرة تبدأ فيها غسالة الأطباق ، سيبدأ جهاز Roomba في تنظيف المطبخ. إنه يأخذ الأعمال الصغيرة من صحنك. كمثال آخر ، يمكنك توصيل Trello و Clockify بحيث في كل مرة يضع فيها شخص ما بطاقة مهمة في Trello ، سيدخل التطبيق الصغير تلك البطاقة كإدخال للوقت في Clockify . كل ما عليك فعله هو بدء تشغيل المؤقت عندما تصل إليه.

هناك طريقة أكثر متعة لتتبع الوقت وهي الاتصال ، على سبيل المثال ، بـ YouTube و Clockify ، حيث في كل مرة تقوم فيها بإيقاف المؤقت ، ينبثق مقطع فيديو احتفالي قصير. يمكنك أيضًا أن تفعل الشيء نفسه مع مقطع صوتي ، أو صورة متحركة تجدها مسلية. تشبه هذه الاحتفالات الآلية مكافآت صغيرة نتطلع إليها عندما تتعقب الوقت الذي تقضيه في المهام.

تتبع الوقت أولاً - صنفه لاحقًا

في الماضي ، عندما كنت أفكر في تتبع الوقت ، كنت أفكر على الفور في تصور العملية الكاملة لكتابة المهمة ، ووضع العلامات عليها ، وتحديد المدة التي سيستغرقها بومودورو ، وما إلى ذلك. فكرة التحضير لكل فترة زمنية كان يقتلني - فقد التدفق وجعلني أشعر وكأنني إنسان آلي.

لذلك ، أصلحت المشكلة ببعض التعديلات البسيطة:

• عند إعداد قائمة المهام الخاصة بي ، قمت بإعداد جميع التسميات والمشاريع ؛
• تخلصت من مؤقت بومودورو (باستثناء المهام الحساسة للوقت) ؛
• أود فقط ملء المعلومات الأساسية المتعلقة بالمهمة ؛
• تم تأجيل الفرز والملاحظات الإضافية وكل شيء آخر إلى نهاية اليوم.

لقد وجدت أن التخلص من هذه الفروق الدقيقة التقنية جعل تتبع الوقت أقل إزعاجًا بالنسبة لي. على سبيل المكافأة ، في نهاية اليوم ، أثبت الفرز طوال الوقت أنه طقوس فصل تدريجي رائع. لم أكن بحاجة إلى مهمة إضافية لتحليل كيف سار يومي ، ومراجعة الإدخالات يكافئني بشعور من الإنجاز والإغلاق.

المصدر: البرنامج التعليمي Clockify - تصنيف الوقت

ما ورد أعلاه هو مثال على كيفية إنشاء علامات للمهام المتكررة في Clockify ، لذلك يمكنك ببساطة اختيار ما تعمل عليه من القائمة المنسدلة. إذا كان تصنيف إدخالات الوقت يجعل بشرتك تزحف ، فهذا هو الحل الأمثل.

احصل لنفسك على أداة مثالية

لقد جربت شخصيًا تطبيقات لا حصر لها لتتبع الوقت وتتبع العادات والتركيز. وعلى الرغم من أنني لم أجد أي شخص يناسبني بنسبة 100٪ بخلاف Clockify ، يمكنني القول بثقة أنهما يختلفان كثيرًا ، فكل منهما يخدم نوعًا مختلفًا من الأشخاص.

سواء كنت تريد متتبعًا للتطبيق فقط ، أو جهازًا عبر الأجهزة ، أو تتبعًا تلقائيًا أو إدخالًا يدويًا ، أو تقارير أو لا ، أو الفواتير ، أو تكامل التقويم ، سمها ما شئت - لديهم.

أفضل نصيحة لي هي قضاء بضعة أسابيع في تجربتها من حيث الحجم. يحتوي Clockify على أقوى نظام ميزة لخطته المجانية ، لذا فهو نقطة انطلاق جيدة ، في رأيي. يمكنك أن ترى ما تحبه وتحتاجه ، وتعمل من هناك.

لا تكافح من أجل الكمال

أحد الأسباب التي دفعتني إلى كره تتبع الوقت هو أن كل إخفاق في توثيق وقتي كان شخصيًا للغاية. كما لو كنت كسولًا ، غافل ، غير قادر على القيام بمثل هذه المهمة الصغيرة ، وآراء أخرى غير سارة للغاية.

وكانت تلك العقلية السلبية منذ البداية هي التي منعتني من القيام بذلك لفترة طويلة. لماذا حتى محاولة تتبع الوقت عندما يبرز أسوأ ما في نفسي؟

لذا ، لمحاربة الافتراضات السلبية التي من المحتمل أن تكون لديك ، حاول رعاية آراء مختلفة.

"لا بأس أن تفشل بين الحين والآخر"

الأشياء في بعض الأحيان سوف تعترض الطريق.

سوف تشتت انتباهك.

سيكون لديك يوم سيء.

تعلم أن تسامح نفسك لإسقاط الكرة بين الحين والآخر. طالما أنك تتغلب على تلك المشاعر غير السارة وتستمر في المحاولة ، فإن تلك الهزائم الصغيرة لا تهم. وهذه هي العقلية الأكثر صحة التي يجب أن تكون فيها ، خاصة إذا كنت قد بدأت فقط في تتبع وقتك.

"لست بحاجة إلى تتبع كل شيء"

استراحات الحمام ، أو استراحات تحضير القهوة ، أو كتابة رسالة بريد إلكتروني للمتابعة ظهرت للتو كمهمة لا تحتاج حقًا إلى فترة زمنية خاصة بها ، ولا تتبع. من المحتمل ألا تكون الأنشطة التي تستغرق خمس عشرة دقائق مهمة على المدى الطويل (إلا إذا كانت فترات راحة ترفيهية) ، ولا تقدم لك أي معلومات مفيدة حول عاداتك.

إنها غير مهمة بشكل خاص لتقرير العميل / المدير.

لا تثقل كاهل نفسك ، ولن تكره تتبع الوقت كثيرًا.

"تتبع الوقت مثل تناول البروكلي"

يمكن أن يجعلنا تتبع الوقت نشعر وكأننا روبوت يحتاج إلى ملء حصة محددة لمهندسه. ومن المؤلم نوعًا ما أن نرى أن الأرقام تبدو ذات قيمة أكبر من جودتنا أو مخرجاتنا.

لكن الحقيقة هي أن العادات الجيدة لا تأتي بشكل طبيعي. تمامًا مثل الطفل الذي يحتاج إلى اكتساب مذاق البروكلي لأنه مفيد لصحته ، فنحن أيضًا بحاجة إلى المرور من خلال الانزعاج من التذكر لتتبع الوقت ليكون أكثر إنتاجية في جميع جوانب الحياة.

لذا نعم ، أفترض أنني أقارن تتبع الوقت بالبروكلي.

"تتبع الوقت يحافظ على أماني"

أحد أفضل الأسباب التي تجعلك تنخرط في تتبع الوقت هو أنه دليل قاطع على كيفية قضائك لساعات عملك.

يمكن أن يكون مكان العمل الحديث مليئًا بالشكوك ، والمواعيد النهائية المكسورة ، والعملاء غير الموثوق بهم ، وحتى المحتالين. عندما تعلم أنك قد قمت بدورك في إعداد تقرير عادل عن ساعات العمل والمبلغ المستحق عليك ، فإن ذلك يتطلب الكثير من الضغط على صدرك.

يمكنك أيضًا الحصول على دليل مكتوب في حالة محاولة العميل التهرب من الدفع ، أو في حالة نزاع مكتبي بين زملائه في العمل جنوبًا.

"يعطي بعض مظاهر السيطرة"

في الوقت الحاضر ، هناك العديد من العوامل التي تؤثر على عملنا اليومي وكذلك وظائفنا. لذا ، عندما تُتاح لك الفرصة للحصول على جانب ضئيل من السيطرة الكاملة على مواردك ووقتك ، فلماذا لا تستغلها؟

يعد تتبع الوقت إجراءً ضئيلاً للغاية ، ومع ذلك فإنه له تأثير كبير على كيفية عملك وتقديم نفسك للآخرين. ناهيك عن أنه مع تطور أدوات تعقب الوقت الرقمية مثل Clockify ، فقد تم إتقانها لتصبح تجربة غير مزعجة لأي شخص يكره تتبع الوقت.

ليستنتج

يأتي تتبع الوقت مع الكثير من الضغط السلبي. لا نحبه لأنه يبدو أنه يحول مخرجاتنا إلى أرقام ، ونعتقد خطأً أننا كبشر نبدأ في الحصول على القيمة من خلال جداولنا الزمنية. هذا أبعد ما يكون عن الحقيقة. يمكن أن يمنحنا تتبع الوقت التحكم في السلوكيات المشتتة الضارة ، ويبقينا في مأمن من الممارسات الخاطئة سواء في المكتب أو في العمل المستقل ، ويكون مسارًا رائعًا نحو بناء عادات عمل أكثر صحة.