فوائد استخدام متتبع الوقت في فريق بعيد

أخبرتني صديقي ذات مرة أنه عندما كان فريقها يعمل لفترة وجيزة من المنزل ، لم يصدق رئيسها أنهم عملوا بالفعل. على الرغم من أن الفريق كان يؤدي وظيفته بنفس الطريقة التي كان يعمل بها في المكتب ، إلا أن صاحب عملها كان غير واثق من نفسه. وهكذا ، سرعان ما عادوا إلى المكتب. يجب أن أذكر أنهم لم يتتبعوا الوقت أثناء العمل من المنزل.

لماذا هذا مهم؟ حسنًا ، عندما يسجل الموظفون عن بُعد ساعات عملهم ، يكون لديهم دليل على عملهم ، لذلك من الأسهل بناء الثقة بين أصحاب العمل والعمال. بصرف النظر عن مسألة الثقة ، هناك طرق أخرى لكيفية استخدام متتبع الوقت في فريق بعيد.

في هذه المقالة ، سنغطي مزايا تتبع الوقت للفرق البعيدة ، ونوضح لك كيف يمكن لتتبع الوقت في فريق بعيد أن يعمل في الممارسة العملية.

ما هي فوائد تتبع وقت الموظف للفرق البعيدة؟

قبل أن نبدأ في استكشاف الأسباب الرئيسية التي تجعل الموظفين عن بُعد يبدأون في تتبع الوقت ، دعنا نتذكر فقط ما يشمله العمل عن بُعد. الموظفون عن بعد هم أولئك الذين:

• العمل من المنزل ،
• العمل من مساحات عمل مشتركة أو مقاهي أو مواقع أخرى ليست مكاتب ،
• العمل من مواقع مختلفة ، ولكن في بعض الأحيان تأتي إلى المكتب ،
• في بعض الأحيان يكون لديها ساعات عمل مرنة.

الآن ، إليك فوائد تتبع وقت الموظف للفرق البعيدة.

دقة الفواتير وكشوف المرتبات

عندما يعمل الموظفون عن بُعد في العديد من المشاريع ولدى العديد من العملاء ، فمن المهم تتبع كل ساعة يقضونها في كل مشروع. علاوة على ذلك ، يحتاج العمال إلى فصل الساعات القابلة للفوترة عن الساعات غير القابلة للفوترة ، وهو ما يمكنك القيام به باستخدام أداة تتبع الوقت مثل Clockify. هذا التوجيه سيجعل فوترة العملاء أسهل بكثير.

كما ترى أدناه ، فإن الإدخال لأول مرة غير قابل للفوترة ، بينما يتم وضع علامة أخرى على أنها قابلة للفوترة. هنا ، لم يتم تعيين المهمة المسماة "تحديث الحافظة" إلى مشروع معين ، مما قد يعني أنها ليست مهمة يتم إجراؤها لعميل. لذلك ، فهي غير قابلة للفوترة.

المصدر: كيفية حساب الساعات المدفوعة

بمساعدة أداة تتبع الوقت ، سيتمكن الفريق البعيد من تتبع جميع الساعات المدفوعة للعملاء المختلفين. نتيجة لذلك ، سيمنع تسجيل الوقت أي أخطاء في التقدير ويضمن أن الفواتير تتم بشكل صحيح.

بصرف النظر عن أغراض الفوترة ، يضمن تسجيل الوقت حصول الموظفين على شيكات رواتب دقيقة. باستخدام متتبع الوقت ، يقوم العمال عن بعد بتدوين المشاريع التي عملوا عليها والى متى. عند وجود مثل هذه البيانات الدقيقة للعمل ، لن يتمكن أصحاب العمل من دفع أجور زهيدة أو زائدة لعمالهم عن بعد. بالإضافة إلى ذلك ، يمكن للمديرين أيضًا مراجعة ما إذا كان شخص ما لديه ساعات عمل إضافية.

إدارة فعالة للمشروع

عند العمل عن بُعد ، قد يجد مديرو الفريق صعوبة في معرفة من يتعامل حاليًا مع أي مشروع داخل الفريق. ولكن ، إذا قام كل فرد في الفريق بتسجيل ساعات عملهم ، وأدخلوا التفاصيل حول المهام والمشاريع ، فستكون شفافية العمل أكثر وضوحًا. لذلك ، إذا كان هناك بعض العمال المرهقين ، فيجب على المديرين التفكير في تخصيص المهام بشكل مختلف.

بالإضافة إلى ذلك ، فإن تتبع الوقت سيساعد القادة على مراقبة حالة المشروع. على سبيل المثال ، لنفترض أنك وفريقك قد قدرت أن مشروع ABC سيستغرق 163 ساعة حتى يكتمل. حتى الآن ، تتبع الموظفون عن بُعد حوالي 14 ساعة من العمل. لذلك ، ما زلت في البداية لأن لديك 149 ساعة أخرى لإنهاء المشروع. أو ، إذا كنت تفضل النسب المئوية ، فقد أكملت حوالي 8٪ من العمل ، وهو ما يمكنك رؤيته أدناه.

مثال على حالة المشروع في Clockify

هذه هي الطريقة المثلى لمعرفة ما إذا كان سيكون هناك أي تأخير محتمل ولمنع هذه المشاكل إن أمكن. بالإضافة إلى ذلك ، يمكنك تتبع تقدم كل فريق يعمل عن بُعد في مشروع ما. في المثال أعلاه ، يمكننا أن نرى أن التصميم وفريق ضمان الجودة كانا فعالين للغاية حتى الآن.

الثقة في مكان العمل البعيد

كيف يمكن للرؤساء معرفة أن موظفيهم عن بعد يعملون؟ العنصر الأكثر أهمية هنا هو الثقة ، ونحن نتحدث عن الثقة والاحترام المتبادلين بين العمال والمديرين أو أصحاب العمل. يلعب تتبع الوقت دورًا حيويًا في بناء الثقة في مكان العمل البعيد.

فكر في متتبع الوقت على أنه مادة لاصقة تربط الموظفين والرؤساء. يتحمل العمال مسؤولية تسجيل ساعات عملهم يوميًا وإثبات أنهم جديرون بالثقة. من ناحية أخرى ، يحتاج أصحاب العمل والمديرون إلى الثقة وقبول بيانات الجدول الزمني للموظفين كدليل على عملهم عن بعد.

حرية اختيار أسلوب حياة العمل عن بعد

بعض الموظفين لديهم عادة العمل عن بعد لتغيير موقع عملهم. بصرف النظر عن مكاتبهم في المنزل ، يقوم العمال عن بعد أيضًا بمهامهم من أماكن العمل المشتركة أو المقاهي أو المكتبات. هذه هي الحرية التي تأتي مع العمل عن بعد.

لنفترض أنك اليوم بدأت يوم عملك في المنزل ، ولكن بعد ساعتين ، كنت بحاجة إلى تغيير المشهد. ذهبت إلى مكتبة ومكثت هناك لمدة ثلاث ساعات أخرى. الآن ، لتتبع جميع المهام التي قمت بها في المنزل والمكتبة ، يجب أن تبدأ وقت التسجيل. تحتوي بعض أدوات تتبع الوقت ، مثل Clockify ، على خيار مزامنة البيانات عبر العديد من الأجهزة ، مثل الهواتف المحمولة وأجهزة الكمبيوتر المحمولة وما إلى ذلك.

المصدر: برنامج فريق العمل والعمل عن بُعد المجاني

إذا كان الأمر أكثر ملاءمة لك ، فيمكنك تتبع ساعات عمل مكتبتك على هاتفك ، ولكن ساعات عملك في المنزل على الكمبيوتر المحمول. سيضمن متتبع الوقت حفظ ومزامنة جميع الساعات المسجلة ، بغض النظر عن موقع العمل والأجهزة التي تستخدمها.

تواصل وتعاون أفضل

يمكن لمتتبع الوقت تسهيل الاتصال والتعاون في الفرق البعيدة. وإليك الطريقة: يعمل الموظفون عن بُعد في بداية يوم عملهم ، مما يوضح لزملائهم أنهم يعملون حاليًا. لذلك ، من الأسهل توضيح الأشخاص المتاحين للاجتماعات أو الدردشات. في لقطة الشاشة أدناه ، يمكننا أن نرى أن أوستن وكارين يعملان في الوقت الحالي لأن وقت تعقبهما "قيد التقدم".

هذا عملي بشكل خاص للفرق التي يأتي أعضاؤها من قارات مختلفة أو حتى من عدة مناطق زمنية. عندما يعرف الموظفون من يعمل حاليًا على مدار الساعة ، يمكنهم التواصل مع هؤلاء العمال إذا كانت لديهم مشكلة أو يحتاجون إلى مساعدة.

عند الحديث عن المناطق الزمنية ، يتيح لك Clockify تتبع الوقت بغض النظر عن منطقتك الزمنية. على سبيل المثال ، أنت تعمل من باريس (UTC / GMT +2 ساعة) ومديرك في سيدني (UTC / GMT +10 ساعات). على الرغم من أنك في مناطق زمنية مختلفة ، عندما يقوم رئيسك بتقييم جداولك الزمنية ، فسوف يرى هذه التقارير في المنطقة الزمنية لسيدني.

إن الحصول على فهم أفضل لتوافر الموظفين يحسن التواصل عن بعد والتعاون.

تحسين إنتاجية الموظف وأدائه

لا يشترك أعضاء الفريق البعيد في نفس المساحة المادية. لذلك ، يمكن أن يكون قياس مدى فعالية العمال جزءًا صعبًا. الطريقة العملية التي يمكن للمديرين من خلالها مراجعة أداء الموظف وإنتاجيته هي تحليل ساعات الموظفين المسجلة ، بالإضافة إلى التفاصيل الأخرى ، مثل أوصاف المهام ومقدار الوقت الذي يقضيه الموظفون في المشروع. وبالتالي ، يمكن أن يساعد تتبع الوقت في ضمان أن كل شيء يعمل بسلاسة وأن الموظفين البعيدين قادرون على إنهاء المشاريع في الوقت المحدد.

بصرف النظر عن القادة ، يكون تتبع الوقت مفيدًا للعاملين أيضًا. يمكن للموظفين معرفة كيف يقضون وقتهم خلال اليوم ، ومدى إنتاجيتهم ، والتطبيقات التي يستخدمونها أكثر من غيرها.

هذا مثال على الجدول الزمني للإنتاجية ، وهو خيار مفيد يقدمه Clockify ، والذي يوضح لك مقدار الوقت الذي تقضيه في العمل في تطبيقات مختلفة. لتجربة هذه الميزة ، ستحتاج إلى استخدام متتبع الوقت التلقائي. تأكد من أن هذا المخطط الزمني يعرض فقط الأنشطة التي تزيد مدتها عن 10 دقائق. كما ترى من لقطة الشاشة ، فقد تتبع هذا المستخدم ثلاث ساعات في محرر مستندات Google. إذا كان المستخدم كاتب محتوى ، فهذه نتيجة جيدة لأنها تظهر أنها كانت تكتب لمدة ثلاث ساعات (لنفترض أنه لم يكن هناك أي تحديق مزعج في صفحة فارغة). تسمح لك علامة الجمع الموجودة على الجانب الأيمن من الصفحة بإضافة إدخالات الوقت التي تريدها. على سبيل المثال ، تم هنا إضافة جميع إدخالات الوقت باستثناء Excel.

تحسين المساءلة

كيف يساعد تتبع الوقت الموظفين في مساءلة أنفسهم عن أدائهم؟ حسنًا ، إن معرفة أنهم بحاجة إلى تسجيل ساعات عملهم يجعل العمال يدركون أن الساعة تدق. لذلك ، من المرجح أن يبذل الموظفون قصارى جهدهم لإكمال مهامهم قبل الموعد النهائي. نتيجة لذلك ، سيُظهر العمال مدى مسؤوليتهم. بمجرد أن يثبت جميع أعضاء الفريق مسؤوليتهم ، سيتبع ذلك أيضًا إنشاء علاقة ثقة بين العمال.

كيف يمكن للمديرين مراقبة الموظفين عن بعد؟

لا ينبغي للقادة عن بعد أن يتصرفوا مثل الأخ الأكبر ، يراقبون العمال ويحللون كل خطوة يقومون بها خلال ساعات العمل. من خلال القيام بذلك ، يمحو المديرون كل أثر للثقة بينهم وبين موظفيهم.

بدلاً من ذلك ، يجب على القادة وأرباب العمل إيجاد النهج الصحيح لتتبع الوقت الذي يقضيه الموظفون في أداء مهامهم عن بُعد. فيما يلي بعض الخطوات المهمة التي يمكن أن يتخذها الرؤساء لمراقبة العمال عن بُعد.

الخطوة 1: إنشاء دليل تتبع الوقت

للتأكد من أن العمال عن بعد يتتبعون وقتهم بشكل صحيح ، يجب على أصحاب العمل أو المديرين إنشاء دليل لتتبع الوقت. حتى إذا كانت شركتك تستخدم تطبيقًا بسيطًا لتتبع الوقت ، ففكر في إنشاء مثل هذا الدليل لتسجيل الوقت. إليك ما يجب أن يغطيه الدليل الإرشادي:

• ما المهام أو المشاريع التي يتعين على الموظفين تتبعها؟
• هل يجب على الموظفين تصنيف إدخالات وقتهم؟
• كيف يجب على الموظفين تتبع وقتهم (يدويًا ، باستخدام مؤقت ، وإدخال الساعات في جدول زمني)؟ إذا كانت جميع الخيارات متاحة ، دع العمال يعرفون ذلك.
• كم مرة يحتاج الموظفون إلى تسجيل وقتهم (كل يوم ، أو مرة واحدة في الأسبوع)؟

بالإضافة إلى ذلك ، من المهم توضيح مدى التفاصيل التي يجب أن تكون عليها إدخالات الوقت هذه. على سبيل المثال ، ما إذا كان من الجيد أن يصف الموظفون مهامهم بأنها "مشاركة مدونة" أو "كتابة منشور المدونة" كيفية إدارة الفرق البعيدة ".

وجود مثل هذا المبدأ التوجيهي لا يترك مجالا لسوء الفهم. سيعرف الموظفون بالضبط كيفية تسجيل ساعات عملهم ، وكم مرة ، ومدى التفاصيل التي يحتاجون إليها. بالإضافة إلى ذلك ، لن يشعروا بأن خصوصيتهم يتم غزوها أثناء ساعات العمل.

الخطوة 2: اسأل فريقك عن التحديثات

كما ذكرنا سابقًا ، يعد الحفاظ على التواصل الفعال بين أعضاء الفريق أمرًا بالغ الأهمية عند العمل عن بُعد. للبقاء على اتصال مع الموظفين عن بُعد ، يجب على المديرين تنظيم اجتماعات منتظمة ومطالبة أعضاء فريقهم بالتحديثات.

سيساعد الحصول على التحديثات من جميع العاملين القادة في معرفة ما يعمل عليه كل عضو في الفريق وما إذا كانت هناك أي مشاكل في المشاريع. لذلك ، سيكون المديرون قادرين على عمل تقديرات واقعية للمشروع.

الآن ، يعتمد تكرار هذه الاجتماعات على العمل الذي يقوم به فريقك. في بعض الأحيان ، ستحتاج إلى تحديثات مرة أو مرتين يوميًا ، وفي أحيان أخرى ستكون جيدًا مع اجتماع أسبوعي واحد.

الخطوة 3: تحديد المواعيد النهائية

بصرف النظر عن التحديثات التي تحصل عليها من الفريق ، هناك طريقة أخرى للتأكد من أن الجميع على نفس الصفحة وهي تحديد مواعيد نهائية لجميع المهام. سواء أعجبك ذلك أم لا ، فإن المواعيد النهائية تضفي الهيكلية على روتين العمل عن بُعد. بالطبع ، من الجدير بالذكر أن هذه المواعيد النهائية يجب أن تكون واقعية.

بمجرد حصول الموظفين على مهام جديدة ، متبوعة بوقتي البدء والانتهاء ، سيتمكنون من تنظيم عملهم وفقًا لذلك. علاوة على ذلك ، عندما يحدد العمال الذين يعملون عن بعد مواعيد نهائية ، فمن المرجح أنهم سيحاسبون أنفسهم عن هذه المهام. علاوة على ذلك ، فإن الحصول على وقت كافٍ لمهمة ما يساعد العمال على أن يكونوا أقل توتراً وأكثر إنتاجية.

كيف يمكن للعمال عن بعد تتبع ساعات عملهم؟

أوضحنا كيف يمكن للقادة عن بعد تتبع موظفيهم ، ولكن إليك بعض النصائح للعاملين في العمل عن بُعد.

تتبع كل من ساعات العمل والمشتتات

كما ذكرنا ، يجب على الموظفين عن بُعد اتباع إرشادات تتبع الوقت عند تتبع الوقت الذي يعملون فيه عن بُعد. ولكن ، بصرف النظر عن تسجيل الساعات التي تقضيها في العمل على المهام ، يمكنك أيضًا تتبع عوامل التشتيت. هذا مهم بشكل خاص لأولئك منكم الذين يعملون من المنزل لأن الإلهاءات هي واحدة من أكثر التحديات شيوعًا للعمال عن بعد.

لذلك ، عندما يقاطعك شخص ما ، تأكد من تدوين الوقت الذي ضيعته في هذا الإلهاء. في نهاية اليوم ، سيكون لديك فكرة أفضل عن مقدار الوقت الذي كرسته لمهامك ومقدار الوقت الذي ضيعته في الإلهاء. بالإضافة إلى ذلك ، يمكنك أيضًا تدوين الوقت الذي قضيته في الاجتماعات ، إذا كان لديك اجتماعات متكررة.

تتبع الوقت لمعرفة مدى تأثير المواقع المختلفة على عملك

الآن ، إذا كنت أحد هؤلاء العمال الذين يستفيدون من أسلوب الحياة البعيد عن طريق تبديل مواقع العمل ، فهذه النصيحة لك. يمكن أن يساعدك تتبع الوقت في معرفة المواقع التي تناسب أنواعًا معينة من المهام.

إليك كيف يعمل ذلك. لنفترض أن مهمتك هي كتابة مخطط تفصيلي للمدونة. لذلك ، تتبع الوقت الذي تحتاجه لإنهاء هذه المهمة عند العمل من المنزل. قم أيضًا بقياس مقدار الوقت الذي تستغرقه لإكمال هذه المهمة في المكتب. ثم ببساطة قارن النتائج. إذا كنت أكثر إنتاجية مع هذه المهمة في المنزل ، فتأكد من عدم ترك هذه المهمة لليوم الذي تكون فيه في المكتب.

من خلال تدوين إدخالات الوقت لكل مهمة خلال اليوم أو الأسبوع ، ستدرك قريبًا مقدار عبء العمل الذي يمكنك القيام به في المنزل مقابل المكتب / المقاهي. وبالتالي ، ستكون قادرًا على صياغة جدول عمل عن بُعد يناسب احتياجاتك على أفضل وجه.

خاتمة

سيضمن تتبع الوقت عند العمل عن بُعد أن كل شيء يقع في مكانه الصحيح. باستخدام متتبع الوقت ، ستدير الفرق البعيدة مشاريعها بشكل أكثر فاعلية وتحصيل رسوم من عملائها بشكل صحيح. بصرف النظر عن المشاريع ، سيساعد تسجيل الوقت أيضًا الموظفين على التواصل والتعاون مع بعضهم البعض بسهولة لأن العمال سيعلمون الآخرين عندما يكونون على مدار الساعة. سيكون للعمل في مثل هذه البيئة تأثير إيجابي على بناء الثقة داخل فريق بعيد.

لمراقبة الموظفين عن بعد ، يجب على المديرين وضع دليل لتتبع الوقت لجميع العمال. بالإضافة إلى ذلك ، يجب على القادة دائمًا مطالبة فرقهم بتحديثات منتظمة وتحديد مواعيد نهائية لجميع المهام.

بالنسبة للعاملين في مجال العمل عن بُعد ، لن يوضح لهم متتبع الوقت كيف يقضون ساعات عملهم فحسب ، بل سيوضح لهم أيضًا عدد مرات تشتيت انتباههم. بالإضافة إلى ذلك ، عند مراقبة الوقت ، سيتعلم الموظفون عن بُعد كيف تؤثر المواقع المختلفة على مستويات إنتاجيتهم.