كيفية ملء التقارير الزمنية للعمل

تقارير الوقت هي مورد مفيد للغاية. بينما يكره العديد من الأشخاص ملئها بسبب الطبيعة المملة أحيانًا للعملية ، فإن الجدول الزمني المناسب يمكن أن ينقذ بشرتك ويوفر لك المال ويحافظ على إنتاجيتك. تابع القراءة لمعرفة كيفية ملء تقارير الوقت بأقل قدر من المتاعب والصداع ، بمساعدة متتبع الوقت الرقمي.

حدد الجدول الزمني الذي تحتاجه

ستحدد الطريقة التي تنظم بها مشاريعك وكيف تعمل يومًا بعد يوم الجدول الزمني الأنسب لك. هناك عدة أنواع ، ولكن الأكثر شيوعًا هي:

1. يوميًا - الأكثر شيوعًا من قبل الموظفين والمستقلين الذين تدفع أجورهم بالساعة لتتبع الساعات المدفوعة ولتحسين الإنتاجية
2. أسبوعيًا - يُستخدم لتتبع التقدم الأسبوعي ، وكذلك للمدفوعات على أساس أسبوعي
3. نصف أسبوعي - يستخدمه أصحاب العمل والعمال الذين يتقاضون رواتبهم عادة على أساس أسبوعين
4. شهريًا - يستخدمه عادةً أصحاب العمل الذين يدفعون للموظفين مرة واحدة شهريًا ، لتسجيل أوقات البدء والانتهاء لأيام العمل

بالنسبة لأولئك الأقل ميلًا رقميًا ، تتوفر جميع قوالب الجداول الزمنية المذكورة أعلاه (والمزيد) عبر الإنترنت. ما عليك سوى طباعتها وابدأ في تتبع ساعات عملك.

الجدول الزمني الأسبوعي في Clockify

إنشاء العلامات والفئات

توجد العلامات والفئات لتسهيل تتبع وقتك كثيرًا. سترى أنه بمجرد وضعها في مكانها ، يصبح ملء إدخالات الوقت الفردية أمرًا سهلاً. ليست هناك حاجة لإدخالات يدوية في كل مرة ، أو تذكر التفاصيل.

يجب أن تكون العلامات التي تنشئها مبنية على عملك. على سبيل المثال ، يمكن أن يكون لديك:

• العلامات المتعلقة بالمشروع ؛
• العلامات العامة ؛
• العلامات المتعلقة بالعميل ؛

تعتبر العلامات والفئات مفيدة بشكل خاص عند صياغة تقارير نهاية المشروع أو العميل. يمكنك تصفية البيانات بناءً على هذه العلامات وتقديم المزيد من التقارير المخصصة.

مثال على تقرير في Clockify

حدد الأسعار بالساعة وتتبع ساعات الدفع الخاصة بك

بطبيعة الحال ، عندما يتم الدفع لك بالساعة وترغب في الحصول على تقرير نظيف ورائع لعملائك ، فسوف تحدد سعرًا محددًا. ما عليك سوى تعيين عملة في متتبع الوقت الخاص بك ، بالإضافة إلى السعر الافتراضي (أو لكل مشروع أو عميل ، مهما كانت التفاصيل التي تريدها) ، ويمكنك البدء في ملء إدخالات الوقت براحة البال.

إعداد معدل مخصص في Clockify

حقيقة ممتعة - سترغب في تحديد الساعات غير القابلة للفوترة التي ستتبعها أيضًا. صدق أو لا تصدق ، في بعض الأحيان ، لا تقل أهمية عن الساعات المدفوعة.

لماذا تتبع الساعات غير مدفوعة الأجر؟

تشمل هذه الساعات التسويق ، وإعداد الفواتير ، وكتابة التقارير ، والتحضير للاجتماعات ، على سبيل المثال.

بينما يجب أن يكون لديك ساعات قابلة للفوترة أكثر من غير قابلة للفوترة من أجل تغطية التكاليف ، فإن تتبع الوقت في الأخير له مزاياه الخاصة:

• تتعلم مقدار الوقت الذي تستغرقه الرسوم غير القابلة للفوترة ، وكيفية تحسينها ؛
• يمكنك معرفة العملاء أو المشاريع التي لديها ساعات غير قابلة للفوترة أكثر أو أقل ؛
• تحسين سير العمل وإدارة المشروع.

وهذه ليست سوى غيض من فيض. لمعرفة المزيد حول تتبع الساعات المدفوعة وغير القابلة للفوترة ، قمنا بكتابة دليل من المؤكد أنه سيساعد أي موظف يتقاضى راتبه بالساعة.

وقت المسار

طريقتان لتتبع الوقت - إدخال الساعات يدويًا والتتبع تلقائيًا. يمكنك استخدام إحدى الطريقتين أو كلتيهما ، حتى بناء اختيارك على نوع يوم العمل الذي تقضيه.

كيفية تتبع الوقت يدويًا

يعد التتبع اليدوي للوقت مفيدًا لأولئك الذين يفضلون إضافة وقت بعد الحقيقة ، في نهاية اليوم ، عادةً بسبب وجود عدد قليل من المهام التي تستغرق معظم وقتهم.

هناك أيضًا أشخاص يخططون لوقتهم بدقة. تم بالفعل تخطيط المربعات الزمنية الخاصة بهم لليوم في قائمة مهام أو تقويم. ولذا فهم قادرون على ملء تقارير الوقت مسبقًا أو في نهاية اليوم ، ومعرفة كيف يخططون للالتزام بجدولهم الزمني بأكبر قدر ممكن من الدقة.

بالإضافة إلى ذلك ، يسمح تتبع الوقت اليدوي لهم بتعديل أي إدخالات في الوقت حيث قاموا بإفراط أو التقليل من أوقات عملهم.

أعلاه هو مثال على كيف يتيح لك Clockify ببساطة إدخال الوقت الذي تخطط لقضائه (أو قضيته) في العمل ، وإضافته إلى تقرير الوقت الخاص بك بنقرة واحدة. يمكنك أيضًا التحقق مما إذا كانت الساعات قابلة للفوترة أم لا ، ووضع علامة عليها بشكل مناسب.

كيفية تتبع الوقت تلقائيًا

يعد إعداد متتبع الوقت لتسجيل ساعاتك تلقائيًا مفيدًا عندما لا ترغب في التعامل مع إعداد المربعات الزمنية أو قوائم المهام. إذا كنت مزدحمًا بشكل خاص بالعمل في بعض الأيام ، فمن الأسهل أن تبدأ التطبيق وتبدأ عملك.

ستتبعك أدوات التتبع مثل Clockify بغض النظر عن عدد المرات التي تقوم فيها بالتبديل بين البرامج المختلفة. بمجرد انتهاء يوم العمل ، يمكنك قضاء 15 دقيقة للتهدئة من خلال مراجعة إدخالات الوقت وفرزها أو وضع علامات عليها أو مراجعتها في الجدول الزمني.

لقطة شاشة للمتعقب التلقائي لـ Clockify

المحاسبة للأجور الإضافية

يشمل الراتب الإضافي حالات مثل العمل الإضافي والوقت التعويضي وأسعار الإجازات وحالات الطوارئ / عند الطلب. دعونا نلقي نظرة سريعة على كل نوع.

1. تسجيل العمل الإضافي

نحن جميعًا على دراية بالوقت الإضافي - إنه الساعات الإضافية التي يتم قضاؤها في العمل. يمكن أن يحدث العمل الإضافي لعدة أسباب ، من المواعيد النهائية المؤجلة إلى مشكلات الإنتاجية الشخصية.

من الناحية القانونية ، يمكن اعتبار أي شيء يتجاوز أسبوع العمل المعتاد البالغ 40 ساعة عملًا إضافيًا. واعتمادًا على يوم الأسبوع وعدد الساعات التي قضيتها ، يمكن لصاحب العمل (أو العميل) أن يدفع لك أسعارًا مختلفة.

بطبيعة الحال ، يعتمد مقدار ما تجنيه من العمل الإضافي إلى حد كبير على البلد الذي تنتمي إليه.

• قانون تتبع الوقت في الاتحاد الأوروبي
• قانون العمل الإضافي في ولاية كاليفورنيا
• قانون معايير العمل العادلة وتنظيم وقت العمل

تم وضع قوانين العمل هذه لحماية كل من أصحاب العمل والموظفين ، لذلك نشجع الجميع على إبلاغ أنفسهم بأفضل ما في وسعهم.

2. التسجيل عن الوقت التعويضي

الوقت التعويضي هو الإجازة الممنوحة للموظفين بدلاً من أجر العمل الإضافي. يعتمد الأمر أيضًا على المزيد من العوامل: سواء كنت تعمل في القطاع العام أو الخاص ، وما إذا كنت تتقاضى راتباً أو تدفع بالساعة ، وعلى مدى ارتفاع راتبك.

اكتشف ما إذا كنت مؤهلاً للحصول على وقت تعويضي هنا أم لا.

3. تسجيل معدلات العطلات

خلال الأعياد الوطنية ، من المهم بشكل خاص تتبع ساعات العمل ، حيث يمكن أن تختلف معدلات العطلات عن معدلات العمل الإضافي العادي (مرة أخرى ، اعتمادًا على قوانين العمل في بلدك).

عند تتبع الوقت في مثل هذه الحالات ، انتبه بشكل خاص لتحديث أسعار الساعات المدفوعة. في النهاية ، ما عليك سوى إنشاء تقرير والسماح لمتتبع الوقت بحساب راتبك الإضافي.

4. تسجيل للعمل تحت الطلب

أن تكون تحت الطلب يعني أن تكون متاحًا للعمل متى احتاجك صاحب العمل. تشمل الأمثلة الأكثر شيوعًا الممرضات وفنيي تكنولوجيا المعلومات والصيانة.

يمكن أن يكون العمل عند الطلب جزءًا من خطة التوظيف العادية ، ولكنه أيضًا شيء عرضي - على سبيل المثال ، عندما تطلق شركة برامجها الجديدة يوم الجمعة وتحتاج إلى مطوريها على أهبة الاستعداد يوم السبت في حالة ظهور أي مشكلات خطيرة.

من المهم ذكر ساعات العمل عند الطلب لصاحب العمل وتذكيره بلوائح FLSA المناسبة. اتفق على كيفية تتبع الوقت والفواتير وتقرير ساعات العمل لضمان دقة الجداول الزمنية الخاصة بك وعدم ترك مجال لسوء الفهم.

حالات العمل الإضافي هذه ليست سوى بعض الحالات الأكثر شيوعًا. لملء تقارير الوقت بشكل صحيح ، من الضروري أن تتعرف على نوع العمل الإضافي الذي ستفعله على الأرجح ومتى.

وقت التقريب

عند ملء تقارير الوقت ، ستواجه على الأرجح مفهوم تقريب الوقت . إنها ممارسة تقريب الساعات لأقرب زيادات.

مثال: تصل إلى العمل الساعة 8:45 صباحًا وتغادر الساعة 4:49 مساءً. عند الحساب ، تكون 8 ساعات و 4 دقائق. يمكن بعد ذلك تقريب الـ 4 دقائق إلى 8 ساعات و 5 أو 10 أو 15 دقيقة ، لتسهيل حساب كشوف المرتبات.

بشكل عام ، هناك ثلاث قواعد عند تقريب الوقت:

1. تقريب وقت الدخول إلى أقرب زيادة زمنية (من 7 ساعات و 59 دقيقة عمل إلى 8 ساعات عمل)
2. تقريب الساعة في الوقت المناسب للموظف وانتهاء الوقت لصالح صاحب العمل (تقريب كلا مدخلات الوقت)
3. تقريب الساعة والتخلص منها لصالح الموظف

إليك ما تبدو عليه هذه القواعد من الناحية العملية (وترتيب الإدراج):

يعد تقريب الوقت ضروريًا لجعل حساب كشوف المرتبات غير مؤلم ، ولمساعدة كل من أصحاب العمل في الحصول على نظرة شفافة لساعات العمل ، وأجور الموظفين بشكل عادل.

بالإضافة إلى ذلك ، يمنحك برنامج تتبع الوقت ، مثل Clockify ، خيار تقريب إدخالات الوقت باستخدام مفتاح تشغيل وإيقاف بسيط في التطبيق نفسه. بهذه الطريقة ، لن تضطر إلى حساب نفسك أو القلق إذا كنت قد فعلت كل شيء بشكل صحيح.

تشغيل تقريب الوقت لحساب كشوف المرتبات في Clockify

ومع ذلك ، إذا كنت ترغب في القيام بأشياء "المدرسة القديمة" ، فيمكنك دائمًا إجراء حسابات تقريب الوقت بنفسك. بالنسبة لأولئك الذين يرغبون في تعلم كيفية ملء جدول زمني مع مراعاة تقريب الوقت ، قمنا بعمل تقسيم مفصل لممارسات تقريب الوقت. يسرد جميع القواعد التي ستحتاج إليها لإتقانها وتسهيل إعداد تقارير الوقت.

راجع الجدول الزمني الخاص بك

بمجرد ملء إدخالات الوقت لليوم (أو الأسبوع) ، من الأفضل تخصيص بضع دقائق في نهاية اليوم لمراجعتها. من الأفضل القيام بذلك من خلال النظر إلى يومك في جدول زمني.

متتبعات الوقت لديها خيار عرض يوم عملك عبر جدول زمني ، بالإضافة إلى السماح لك بتعديل أي إدخال قمت به.

عرض الجدول الزمني في Clockify

قم باتفاق مع صاحب العمل أو العميل على ما يمكنك تعديله في الجدول الزمني نفسه. يمكنك إضافة أو حذف الإدخالات وتحرير الأوصاف والعلامات وأسماء المشروع أو العميل وغير ذلك الكثير. الجدول الزمني هو انعكاس لممارسات عملك ويجب صقله لمطابقتها.

وغني عن القول ، بما أن الثقة هي عامل رئيسي في العلاقات التجارية الجيدة ، فدائمًا ما تبرر التغييرات التي تطرأ على دخول الوقت لتجنب سوء التفاهم أو النزاعات.

نصائح إضافية لتتبع الوقت

أخيرًا وليس آخرًا ، نظرًا لأن Clockify كان موجودًا منذ بعض الوقت ، فقد رأينا وسمعنا الكثير من التعليقات من مستخدمينا. يساعدنا ذلك في فهم ألغاز تتبع الوقت التي يجدون أنفسهم فيها ، وكيف يمكننا مساعدتهم على تحقيق أقصى استفادة من تطبيقنا.

مع ذلك ، إليك قائمة مختصرة من النصائح التي نعتقد أن الجميع بحاجة إليها.

• ضع قائمة بجميع الأسباب التي تجعلك تتبع الوقت

في الأوقات التي نشعر فيها أن ملء تقارير الوقت هو أسوأ عمل روتيني ، فإن تذكير أنفسنا بسبب قيامنا بذلك يمكن أن يعطي دفعة كبيرة للأمام. سواء كان الأمر يتعلق بنزاع مع العميل ، أو جمع البيانات للمناقشة بشأن زيادة في الراتب ، أو مجرد الرغبة في معرفة المكان الذي تضيع فيه الوقت.

احتفظ بملاحظة هذه الأسباب في مكان ما مرئية ، باعتبارها تعويذة متعلقة بالعمل.

• لا حاجة لتتبع كل شيء على الإطلاق

أخذ قسط من الراحة لإعداد فنجان من القهوة أو الرد على مكالمة شخصية تقل مدتها عن 10 دقائق لا يستحق التسجيل.

إذا كان كل شيء تفعله خلال يوم عملك يتطلب إدخالًا للوقت ، فستحدث عدة أشياء:

• ستبدأ في كره تتبع الوقت ؛
• قد تضيع الوقت في التفاصيل الصغيرة ؛
• سوف ينفد دماغك من التركيز على الوقت ؛
• سيعاني تركيز عملك.

سجل فقط إدخالات الوقت التي تحمل بيانات مهمة - لمعرفة المبلغ الذي يجب أن تتقاضاه ، عندما تكون على الأكثر / على الأقل منتجًا ، وما إلى ذلك.

• تتبع الوقت لا يجعلك روبوتًا

كما ذكرنا في النقطة السابقة ، فقط من خلال تتبع كل جانب من جوانب يوم عملك هو طريق سريع لتصبح ذكاءً اصطناعيًا أكثر من كونه إنسانًا.

تضفي تقارير الوقت بعض التنظيم والهيكل على يوم العمل لدينا وتضمن أن لدينا بعض "الدليل الورقي" لما قمنا به وكيف قمنا به.

• ليس كل مرة إدخال يحتاج إلى وصف

في بعض الأحيان ، يكون مجرد "الرد على رسائل البريد الإلكتروني". ليس من الضروري تحديد العملاء أو الشركات التي قمت بالرد عليها. ما لم تكن مهامنا بحاجة ماسة إلى سجل حافل بهذه التفاصيل ، فإن وصف المهام الصغيرة يمثل مشكلة إضافية يجب ألا تهدر طاقتك فيها.

ختاماً

يمكن أن يحتوي تتبع الوقت على الكثير من المكونات ، والكثير من الأجزاء المتحركة. لكن هذا لا يعني بالضرورة أنه يجب أن يكون معقدًا. عند الإعداد بشكل صحيح ، يمكن لمتتبع الوقت الخاص بك القيام بكل الرفع الثقيل ، بينما تقوم فقط بتسجيل الساعات. باستخدام العلامات والأوصاف والتصنيف بشكل صحيح وصنع القوالب لكل مشروع جديد ، فإنك تنشئ مساعد تقرير زمني يستحق ثروة.