كيفية حل المشكلات الأكثر شيوعًا الناتجة عن سوء إدارة الوقت

ما مدى جودة مهاراتك في إدارة الوقت؟

بغض النظر عن مكانك على الميزان - سواء كنت تكافح معه أو كنت على وشك إتقانه (أو كنت في أي مكان بينهما) - هناك دائمًا مجال للتحسين.

في هذه المقالة ، سوف نستعرض ما يلي:

• علامات سوء إدارة الوقت ، لذا ستتمكن من التعرف عليها في نفسك والآخرين ؛
• ما هي المشاكل التي يمكن أن يسببها سوء إدارة الوقت ، حتى نتمكن من إدراك أهمية الإدارة الجيدة للوقت ؛
• كيف نفشل في إدارة الوقت ، حتى نتحسن فيه ؛
• وأخيرًا ، الأخطاء الشائعة في إدارة الوقت وكيفية حلها ، لأننا جميعًا نرتكبها أحيانًا.

علامات سوء إدارة الوقت

هذه هي العلامات الأكثر شيوعًا لسوء إدارة الوقت. إنها تسبب سلسلة من الأخطاء التي سنناقشها لاحقًا في المقالة (بالإضافة إلى تقديم الحلول بالطبع).

يصرف بسهولة

من الصعب العثور على مساحة خالية تمامًا من المشتتات ، ولكن يمكننا أن نبذل قصارى جهدنا لتحسين مساحة العمل لدينا لتكون خالية من الإلهاء قدر الإمكان.

الخطوة الأولى هي معرفة أكثر الأشياء التي تشتت انتباهك. هل هذه الإخطارات على هاتفك؟ أتحدث إلى زملائك في العمل؟ ضوضاء الشوارع؟

بعد معرفة ماهيته ، سيكون من الأسهل إدارته وتجنبه.

ضعف الالتزام بالمواعيد

لقد علقنا جميعًا في حركة المرور ، أو لم ينطلق جهاز الإنذار لسبب ما. نحن بشر وتحدث الحوادث ، لكن التأخير المستمر شيء مختلف. إنه عدم احترام للآخرين ووقتهم.

كما قالت آنا موسون ، خبيرة آداب السلوك ، لصحيفة هافينغتون بوست أستراليا ، "هناك العديد من الأسباب التي تفسر سبب [تأخر شخص ما] ، ولكن السبب الرئيسي هو أنه يوحي في أعماقك أنك تعتقد أن وقتك أكثر قيمة من الآخرين."

تميل بضع دقائق من الانتظار هنا وهناك إلى التزايد بسرعة ، مما يؤدي إلى إهدار الكثير من الوقت.

المواعيد النهائية المفقودة

تمامًا مثل التأخير ، إذا حدث نادرًا ولسبب وجيه ، يمكن حفظه تحت عنوان "تحدث الأشياء". من ناحية أخرى ، فإن عدم وجود مواعيد نهائية بشكل متكرر سيؤثر بشكل خطير على سمعتك المهنية.

من المهم أن تكون قادرًا على الاعتماد على الأشخاص الذين تعمل معهم وتثق بهم أنهم سيقومون بدورهم ، حتى تتمكن من القيام بدورك. إذا لم يستطع الناس الاعتماد عليك ، فلن يرغبوا في العمل معك.

إذا فاتتك المواعيد النهائية كثيرًا ، يجب أن تحاول معرفة السبب - الأسباب الأكثر شيوعًا هي التسويف ، أو عدم القدرة على تنظيم وقتك بشكل فعال ، أو لأنه يجب عليك تفويض المزيد من المهام والاستعانة بمصادر خارجية.

دائما التسرع

هل تشعر أنك في عجلة من أمرك باستمرار؟ لا يبدو أن هناك ما يكفي من الوقت لفعل كل ما خططت له؟

قد يكون ذلك إما لأنك تنتظر حتى اللحظة الأخيرة أو لأن لديك الكثير من الأشياء على طبقك ، لذا فأنت تكافح لإكمال جميع المهام.

أيًا كان الأمر ، فهو مرهق ويؤثر سلبًا على جودة عملك. خطط ليومك مسبقًا للتأكد من أن لديك ما يكفي من الوقت والطاقة لكل شيء.

يمكنك إما استخدام تطبيق إدارة الوقت أو قائمة مهام قديمة جيدة لهذا الغرض.

احترق

ربما تكون أسوأ علامة على سوء إدارة الوقت هي تعرضك للخطر.

يظهر الإرهاق في مجموعة متنوعة من الأعراض: من الجسدية (ضيق التنفس ، والدوخة ، وضعف جهاز المناعة ، من بين أمور أخرى) إلى الانفعال العاطفي والسلوكي (الإرهاق العقلي ، وفقدان الدافع ، والشعور بالعجز والحصار ، إلخ).

أفضل طريقة لمكافحتها هي أن تمنح نفسك استراحة. حدد وقتًا للراحة والاستمتاع بالحياة خارج العمل.

ما هي المشاكل التي يمكن أن يسببها سوء إدارة الوقت؟

1. الإجهاد . يتسبب سوء إدارة الوقت في أن نكون دائمًا في عجلة من أمرنا ، مما يؤدي إلى الكثير من الضغط الإضافي. سواء أكنت تعلم أنه يتعين عليك القيام بشيء ما ولكنك لا تفعله ، فإن المواعيد النهائية تقترب ولم تقترب من الانتهاء ، أو يتعين عليك الضغط لمدة أسبوعين من العمل في يوم أو يومين - يمكن أن يكون كل ذلك تجنبها عن طريق تنظيم وقتك بشكل أفضل.
2. دائما في وقت متأخر . يعد ضعف الالتزام بالمواعيد من أكثر المشكلات شيوعًا التي تسببها إدارة الوقت السيئ. يمضي الوقت بعيدًا بسهولة ، لكن التأخر يجعل الناس ينظرون إليك على أنك غير موثوق.
3. تدمير سمعتك المهنية . لا يوجد زميل عمل مثالي لأي شخص يتأخر دائمًا ولا يحترم المواعيد النهائية. يفهم معظم الناس ما إذا حدث ذلك مرة واحدة ولديك سبب وجيه ، ولكن إذا لم يكن لديك مفهوم الالتزام بالمواعيد على الإطلاق ، فسيتم تصنيفك على أنك غير محترف.
4. انخفاض الإنتاجية وضعف جودة العمل . عندما تترك كل شيء في اللحظة الأخيرة ، فمن غير المحتمل أن يكون عملك ذا جودة عالية ، حيث ستندفع لإنجازه. هذا يؤثر سلبًا على أدائك ونتائجك.
   ابدأ في الوقت المحدد ولن تضطر إلى التضحية بالجودة من أجل السرعة.
5. وجود الكثير في طبقك . إذا لم تكن لديك فكرة واضحة عن 1) الوقت الذي تحتاجه لإكمال شيء ما و 2) الوقت المتاح لديك ، فأنت في خطر لإرهاق نفسك أكثر من اللازم. لا تقبل سوى المشاريع التي تكون متأكدًا تمامًا من أنك ستتمكن من إكمالها بنجاح.
6. ضعف التوازن بين العمل والحياة . إذا لم يكن لديك جدول زمني محدد ، فمن المحتمل أنك تعمل دائمًا ، ولكن نادرًا ما تنخرط في عمل عميق. ينتج عن هذا توازن ضعيف بين العمل والحياة ، مما قد يؤثر على صحتك العقلية.

كيف نفشل في إدارة الوقت؟

عادة ما نفشل في إدارة الوقت من خلال عدم التخطيط للمستقبل ، وعدم تحديد الأولويات ، وعدم وجود أهداف واضحة ، والمماطلة.

مهارات التخطيط الضعيفة

كما قال بنجامين فرانكلين ، "إذا فشلت في التخطيط ، فأنت تخطط للفشل".

لا يمكنك تحقيق الكثير بدون وجود خطة جيدة (صدقني ، لقد حاولت).

هذه بعض المهارات التي يجب أن تعمل عليها إذا كنت تريد أن تكون جيدًا في التخطيط:

• انتبه للتفاصيل،
• التفكير النقدي،
• ادارة مشروع،
• مهارات التواصل الجيد،
• تنظيم جيد ،
• التفكير في المستقبل ورؤية الصورة الأكبر.

عدم تحديد الأولويات

جميع المهام متساوية ، لكن بعض المهام متساوية أكثر من غيرها.

عدم تحديد الأولويات طريقة مؤكدة للتغلب على الإرهاق أو إضاعة الوقت في القيام بمهام عشوائية على حساب المهام الأكثر أهمية و / أو العاجلة.

مصفوفة أيزنهاور هي أداة رائعة ستساعدك على فصل الأشياء المهمة عن الأشياء غير المهمة. كل ما تحتاجه هو قطعة من الورق تقسمها إلى أربعة أجزاء:

1) مهام مهمة وعاجلة - يجب القيام بها أولاً.

2) مهم ولكن ليس عاجلاً - حدد موعدًا للقيام بها لاحقًا.

3) عاجل ولكن ليس مهم ويعرف أيضًا باسم لست أنت من يجب أن تفعلها - فوضها.

4) يمكن حذف تلك التي ليست عاجلة ولا مهمة من القائمة.

عدم وجود أهداف واضحة

تخيل المشاركة في سباق ، ولكن لا تعرف مكان خط النهاية. كيف ستعرف إلى أين تجري؟ كيف ستعرف مدى اقترابك من إنهاء السباق؟

هذا صحيح ، لا يمكنك ذلك.

الأمر نفسه ينطبق على تحديد الأهداف: لا يمكنك أن تتوقع تحقيقها إذا كنت لا تعرف بالضبط ما هي أهدافك. من أجل تحديد الأهداف بشكل صحيح ، تأكد من أنها ذكية - محددة وقابلة للقياس وقابلة للتحقيق وذات صلة ومحددة زمنياً.

على سبيل المثال ، "أن تصبح ثريًا " ليس هدفًا ذكيًا. الغني يعني شيئًا مختلفًا للجميع. إن محاولة تحقيق هدف "أن تصبح ثريًا" يعني الركض بلا هدف مع عدم وجود خط نهائي في الأفق.

جرب شيئًا كهذا بدلاً من ذلك: "احصل على مبلغ X من المال في حسابي المصرفي بحلول نهاية العام" أو "ابدأ في كسب (مبلغ X) شهريًا بحلول (تاريخ معين)".

عندما تضع في اعتبارك أرقامًا دقيقة ، سيكون من الأسهل وضع خطة حول كيفية الوصول إلى هناك أيضًا.

تسويف

يبدو أن التسويف هو العدو المفضل للإنتاجية لدى الجميع.

لكي نكون منصفين ، يحتاج بعض الأشخاص (بمن فيهم أنا) إلى الشعور ببعض الضغط من الاقتراب من المواعيد النهائية لإطلاق العنان لإنتاجيتهم وإبداعهم. إذا صادفت شيئًا مضحكًا أو ذكيًا في مقالاتي ، فمن المحتمل جدًا أنني كتبت هذا الجزء في اليوم الذي احتجت فيه لإنهاء النص. أو ربما في اليوم السابق.

الحيلة هي إيجاد التوازن الصحيح بين عدم الضغط والضغط الذي يجعلك تشعر بالذعر: النقطة اللطيفة للضغط المحفز ، إذا صح التعبير.

الأخطاء الشائعة في إدارة الوقت وكيفية حلها

لا توجد إدارة مثالية للوقت - نظرًا لأنها تتكون من العديد من الجوانب المختلفة ، يواجه معظمنا صعوبات في واحد منها على الأقل. فيما يلي بعض الأخطاء الأكثر شيوعًا في إدارة الوقت التي نميل إلى ارتكابها وكيفية حلها:

عدم وجود خطة

هل تريد أن تكون منتجًا ، لكنك تشعر بالضياع قليلاً؟ هل أنت غير متحمس؟ هل تشعر غالبًا أنك نسيت شيئًا ما؟

إذا أجبت بنعم أكثر من مرة - فعادة ما يحدث ذلك عندما لا يكون لديك خطة وأنت تسير مع التدفق وتكون رد الفعل.

الحل : ابدأ بأن تكون استباقيًا وقم بوضع خطط طويلة الأجل وقصيرة المدى. اجلس وفكر في الأشياء التي تريد إنجازها والأهداف التي تريد تحقيقها.
ثم اكتب كيفية الوصول خطوة بخطوة.

ستساعدك الأهداف طويلة المدى على تحديد الأهداف قصيرة المدى ، وستساعدك الأهداف قصيرة المدى على كتابة قوائم جيدة بالأمور التي يجب عليك فعلها.

يجب أن تحدد كلاً من أهدافك الشخصية والمهنية بحيث يكون جدولك الزمني متوازنًا جيدًا ويتناسب مع كل ما تهتم به.

أن يكون سيئا في تقدير الوقت

كان هذا من أكبر مشاكلي. لم يكن لدي أي فكرة عن مقدار الوقت الذي أحتاجه للاستعداد أو مقدار الوقت الذي سأستغرقه بالضبط للانتقال من النقطة أ إلى النقطة ب. غالبًا ما كانت افتراضاتي بعيدة بعض الشيء ، مما أدى في بعض الأحيان إلى التأخير.

الحل : عندما أدركت أنني أميل إلى التقليل من مقدار الوقت الذي أحتاجه لإنجاز شيء ما ، بدأت في قياسه.
يمكنك ببساطة استخدام ساعة توقيت ، أو تطبيق لتتبع الوقت إذا كنت تريد القيام بذلك بطريقة أكثر تنظيماً.

سيساعدك تتبع وقتك في تقدير الوقت بشكل أكثر دقة ، حيث سيكون لديك الكثير من البيانات التي يمكنك الاعتماد عليها وإجراء تخمين مستنير. سيسهل أيضًا التخطيط ، حيث سيكون لديك نظرة عامة واضحة على ما تقضي وقتك فيه وما يجب أن تفعله أكثر أو أقل.

الشعور بالارتباك

بادئ ذي بدء - خذ نفسًا عميقًا.

لا يمكنك فعل كل شيء. إنه جيد تمامًا. لا احد يستطيع.

يمكن أن يؤثر وجود جدول مزدحم عليك ، لذلك يجب أن تكون لطيفًا مع نفسك وتقبل أنك لست خارقًا. أيضًا ، أخبار جيدة - هناك حل لذلك.

الحل : من المهم تعلم تحديد الأولويات.

اختر ما يصل إلى 3 مهام تحتاج تمامًا إلى إنجازها في اليوم وركز عليها. حاول القيام بها في النصف الأول من اليوم: الأكبر / الأصعب أولاً ، ثم الباقي ، حسب الأولوية. إذا تمكنت من القيام بشيء خارج أهم 3 مهام لديك - رائع ، ولكن إذا لم يكن الأمر كذلك ، فلا بأس بذلك تمامًا.

تأكد أيضًا من ترك مساحة بين الأشياء التي جدولتها للتأكد من إنهاء المهمة قبل أن تبدأ المهمة التالية ولن يتم إفساد جدولك الزمني.

إلتهاء

هل تعرف ما الذي يشتت انتباهك أكثر؟ إذا لم تقم بذلك ، فقم بإجراء هذا التقييم القصير الذي نشرته Harvard Business Review لمعرفة أي من الأنواع الستة الأكثر شيوعًا للإلهاءات التي تتداخل مع إنتاجيتك وقدرتك على التركيز.

الحل : إذا انتهيت من الخطوة الأولى في اكتشاف أسوأ عوامل الإلهاء لديك ، فقد حان الوقت للتعامل معها. هذه بعض الاقتراحات:

1. العمل في بيئة منتجة. عندما كنت طالبًا ، كنت أذهب إلى المكتبة للدراسة: كان كل من حولي يقومون بعملهم ، لذلك كان من الطبيعي بالنسبة لي أن أفعل ذلك أيضًا. شعرت بأنني على هاتفي.
2. قسّم المهام إلى أجزاء بحيث تبدو أكثر قابلية للتنفيذ وأقل ترهيبًا.
3. قم بإيقاف تشغيل الإشعارات أو ضع هاتفك في وضع عدم الإزعاج .
4. حدد وقتًا محددًا للتحقق من رسائل البريد الإلكتروني - لا تقرأها ولا ترد عليها طوال اليوم ، لأنها تكسر تركيزك.
5. إذا كنت تعمل في بيئة صاخبة ، فاستثمر في سماعات رأس جيدة لإلغاء الضوضاء.

المماطلة

ما الذي يسبب التسويف؟ إنه ليس مجرد "كسول" ، فغالبًا ما يكون هناك سبب أكبر - عادة ما يكون السعي إلى الكمال و / أو الخوف من الفشل.

الحل : هناك عدة طرق للتعامل مع التسويف ، اعتمادًا على سبب ذلك.

1. الأول هو قبول أن القيام به أفضل من الكمال . أعلم أنه ربما يكون القول أسهل من الفعل. ومع ذلك ، لن يكون أي شيء نفعله مثاليًا ، لذلك من الأفضل قبوله عاجلاً وليس آجلاً.
   هذا لا يعني أننا يجب أن نتوقف عن بذل الجهد في عملنا. هذا يعني أننا يجب أن نتوقف عن إصلاحه إلى ما لا نهاية ، والتشديد على كل التفاصيل الصغيرة ، أو حتى عدم البدء لأننا خائفون من أنه لن يحدث تمامًا كما تخيلنا.
2. في بعض الأحيان نماطل لأننا غارقون في الأمر. لقد أجلنا البدء لأنه يبدو أنه يتطلب الكثير من العمل.
   سيكون الحل لذلك هو تقسيم المشاريع الكبيرة إلى خطوات صغيرة. يبدو أنهم أكثر قابلية للتنفيذ. ركز فقط على خطوتك التالية ولن تكون مخيفة تقريبًا.
3. هل تماطل لأنك غير متأكد مما إذا كنت قادرًا على إكمال المشروع بنجاح أو إذا كنت ماهرًا بما يكفي لذلك؟
   اطلب من مديرك أو شخص موثوق به من فريقك الحصول على تعليقات بين الحين والآخر للتأكد من أنك تسير في الاتجاه الصحيح. كن منفتحًا على النصائح والنقد واستخدمها كفرصة للتعلم.

التفكير المشغول والمنتج هو نفسه

هل تساوي الانشغال بأن تكون منتجًا؟ هل تقضي الكثير من الوقت في العمل على إنجاز الكثير من الأشياء؟ العمل الجاد مع العمل الذكي؟

على عكس الاعتقاد الشائع ، فإن هذه الأشياء ليست هي نفسها في الواقع. هل حدث لك يومًا أنك عملت طوال اليوم ، لكنك أدركت في النهاية أنك لم تنجز أي شيء مهم؟

الحل : ضع أهدافك في الاعتبار. عندما تكتب قائمة مهامك ، اسأل نفسك: هل سيقربني هذا من أهدافي؟ هل هذا مهم بالنسبة لي؟ هل يمكنني تفويض هذا؟

إذا كان لديك بعض المهام الصغيرة للقيام بها ، 1) قم بها في نهاية يوم عملك. لا تضيع وقت ذروة عقلك عليهم - استخدمها بحكمة لأداء مهام أكثر أهمية.
2) اجمعهم معًا ، حتى لا تفقد الكثير من التركيز عند التبديل من مهمة إلى مهمة.

عدم أخذ فترات راحة وإجازة من العمل

لن يجعلك العمل طوال الوقت أكثر إنتاجية - بل سيؤدي بك فقط إلى الإرهاق.

يجب أن يكون عقلك مرتاحًا ومنتعشًا حتى يتمكن من التركيز والفعالية. أنت تقوم بعملك بشكل أفضل عندما لا تكون مرهقًا ومحرومًا من النوم ، صدق أو لا تصدق.

الحل : حل هذا واضح جدًا - خذ فترات راحة واسترخ.

امنع نفسك من العمل خارج ساعات عملك والتفكير في العمل عندما لا تعمل بالفعل. هناك ما هو أكثر في الحياة من الإنتاجية وكسب المال.

خاتمة

يستغرق بناء مهارات إدارة الوقت وقتًا وجهدًا. إنها عملية ، لكنها تستحق العناء ، حيث ستصبح حياتك أسهل عندما تتعلم إدارة وقتك بشكل أفضل.

تأكد من أنك تخطط لوقتك ، وتحديد أهداف واضحة ، وتحديد الأولويات ، وتقليل التسويف. يجب أيضًا أن تبذل قصارى جهدك لتجنب الانحرافات ، وأخذ إجازة من العمل ، وتقدير وقتك بدقة ، والتركيز على الكفاءة بدلاً من الانشغال.