كيف يساعد Clockify Thornton & Lowe في الحفاظ على نمو الأعمال

يأتي بدء عمل تجاري في العشرينات من العمر مصحوبًا بنصيب عادل من التحديات والعقبات على طول الطريق ، ويرجع ذلك في الغالب إلى نقص الخبرة المهنية. علاوة على ذلك ، تشير البيانات الصادرة عن المكتب الأمريكي لإحصائيات العمل إلى أن ما يقرب من 20٪ من جميع الشركات الجديدة تفشل خلال العام الأول. أوتش!

ومع ذلك ، فالأمر ليس كله كآبة - فهناك أمثلة على الممارسات الجيدة أيضًا.

من المؤكد أن قصة نجاح Dave Thornton التي استمرت 14 عامًا وعدت من بينها ، لذلك يسعدنا مشاركتها معك.

لقد أجرينا مقابلة مع الرجل نفسه ، الذي تعتمد شركته Thornton & Lowe على أداة تتبع الوقت منذ عام 2019.

في مقابلتنا ، كان ديف أكثر من سعيد لمشاركة أفكاره حول الموضوعات التالية:

• رحلته لتسلق سلم الشركات ،
• أهمية إدارة الوقت في العمل ،
• دور التكنولوجيا في مكان العمل الحديث ،
• كيف يستخدم فريقه Clockify ،
• تحقيق التوازن بين العمل والحياة ، وأكثر من ذلك بكثير!

لذا ، دعنا نقفز مباشرة!

نشأة ثورنتون ولو

كل شيء يبدأ بالفعل بفكرة ، ولكن ، كيف تحدد ما إذا كانت هي الفكرة الصحيحة ؟ الشخص الذي تستثمر فيه وقتك وأموالك ، فكرة تحدث مرة واحدة في العمر وتستحق اتخاذ قفزة إيمانية.

وفقًا لـ Dave Thornton ، المؤسس ومدير الشركة في Thornton & Lowe ، فإن الأمر يصل إلى شيئين:

• التفكير النقدي ، و
• القدرة على عمل تقديرات عمل دقيقة لمساعيك المستقبلية.

مسلحًا بدرجة الماجستير ، أكمل ديف بنجاح برنامجه التدريبي للخريجين ، مما ساعده على فهم المشتريات وإدارة سلسلة التوريد وغير ذلك. لذلك ، تقدم ديف بعد ذلك لشغل منصب في المكتب الرئيسي في نفس الشركة حيث أكمل التدريب.

ساعده الدور في معرفة المزيد عن الصناعة ، ولكن سرعان ما كان ديف حريصًا على إدارة عملياته التجارية الخاصة.

الآن ، دعنا نعود إلى الجملة التمهيدية ، ونشير إلى أن ديف جعل هذه الرؤية حقيقة واقعة ، وأنشأ Thornton & Lowe في سن 23 - لاحظ اللحظات!

مزيد من تشكيل منظمة Thornton & Lowe

سريعًا إلى ما يقرب من عقد ونصف ، يصبح الطالب هو المعلم ، واليوم ، ديف هو مالك شركة ناجح. تخصصت شركته في تقديم العطاءات وكتابة العطاءات ، مع تحقيق معدل نجاح هائل بلغ 75٪ عبر 3 أقسام ، و 30 موظفًا داخليًا (ish).

يمكن تصنيف عروض Thornton & Lowe إلى:

• دعم كتابة العطاء ،
• تدريب العطاءات ، و
• موارد العطاء.

ماذا يمكن أن نتعلم من مثال ديف؟

يبدو أن الأمر لا يتعلق بالفكرة فحسب ، بل يتعلق بتنفيذها واستكمال الخطوات لإنجاحها.

بعد فترة وجيزة من ظهور الفكرة في رأسه ، وضع ديف عقله على جزء الإدراك:

" بدأت سريعًا في التفكير فيما أحتاجه لتحويل هذا إلى عمل مناسب. "

لذلك ، لكي يكون قادرًا على وضع أمواله في مكانه ، مثل أي صاحب عمل صغير آخر - كان على ديف أن يتعلم:

• تحديد أهدافه المهنية بشكل مناسب ،
• تحديد ومتابعة أهداف SMART ،
• إدارة فريق من الموظفين ، و
• حساب وعمل كشوف المرتبات لموظفيه.

فن التفويض ، ويعرف أيضًا باسم مفتاح تجنب الإرهاق

مع النمو المطرد ، يمكن أن تتغير أدوار ومسؤوليات الشخص المسؤول بسرعة. للتكيف مع المنصب الجديد للمدير ، كان على ديف أن يتعلم تفويض المهام إلى فريقه ، حتى يتمكن من التركيز على الأشياء ذات الصورة الكبيرة.

بتعبير أدق ، القيام بذلك دون إرهاق.

العمل خارج ساعات العمل العادية ليس نادرًا ، خاصة لأصحاب الأعمال. إذن ، ما يدركه ديف ويعترف به الآن هو أنه لم يرعى التوازن بين العمل والحياة:

" عملت بشكل شبه دائم ، بما في ذلك الأمسيات وعطلات نهاية الأسبوع ، بما في ذلك كل يوم في شهر العسل! "

هنا ، أود أن أتوقف لحظة لأعترف بأن ديف ضمّن اعتذارًا للسيدة تي عن المواقف المذكورة أعلاه ، لذا آمل أن تقدر هذه الإيماءة!

لذا ، لنعد إلى العمل الزائد ، فعدم التوازن الناجم عن الإفراط في العمل هو طريق مباشر إلى الإرهاق الوظيفي ، وفي هذه الحالة ، الطموح لا يساعد. هذه الميول هي الأكثر احتمالا ، كما في مثال ديف:

" مثال ممتاز على إدارة الوقت السيئ ، إلى جانب الهوس بالعمل. "

في محاولة لتحقيق التوازن بين العمل والحياة ، في الوقت الحاضر ، يفضل ديف أن يكون مهووسًا بحياة بناته بدلاً من ذلك (الذين يجب أن نشكرهم على الصورة أعلاه!)

عد الآن إلى العمل. مع توسع فريقه وقاعدة عملائه ، احتاج ديف إلى إدارة وتتبع مشاريع متعددة بفعالية. حسنًا ، لمنع الإرهاق ، كان هذا يعني أيضًا أنه كان عليه أن يتعلم التخلي عن كونه على رأس كل التفاصيل.

ما يمكننا استنتاجه من رحلة ديف هو - يجب أن تتضمن وصفة النجاح المكونات التالية:

• التحسين المستمر لمهارات إدارة الوقت ،
• التركيبة الصحيحة من الأدوات والحلول البرمجية ، و
• أعضاء فريق جديرون بالثقة وخاضعون للمساءلة ويمكن الاعتماد عليهم.

دعونا نرى ما يعتبر عكس ما ذكره ديف - ونقدم مثالاً على الإدارة الجيدة للوقت.

أهمية إدارة القوى العاملة وإدارة الوقت للشركات الصغيرة

تتطلب الإدارة من أي نوع مستويات عالية من الذكاء الاجتماعي والتفكير النقدي. من الطبيعي أن يتمتع القائد بهذه الخصائص ، أليس كذلك؟

بعد كل شيء ، في عالم الأعمال ، يتم تعريف مصطلح الإدارة على أنه " عملية تخطيط وتنظيم موارد وأنشطة الأعمال التجارية لتحقيق أهداف محددة بأكثر الطرق الممكنة فعالية وكفاءة ."

نظرًا لأن Dave كان واضحًا بشأن أهدافه منذ البداية ، فقد شرح بالتفصيل التطوير الإضافي لشركة Thornton & Lowe ، وخاصة إدارة القوى العاملة في الشركة:

" كانت الإستراتيجية هي تدريب فريق يمكنني الوثوق به وتعزيزه ومكافأته. أحتاج بعد ذلك إلى السماح لهم بالقيام بوظائفهم ، والحصول على الملكية ، والإبلاغ. بصفتي شركة صغيرة ، يسعدني أن أقول إن هذا يحدث الآن في معظم المجالات - التسويق والمبيعات والتوظيف والعمليات والتدريب والتطوير. "

ديف ، بعد أن أتقن فن التفويض وأصبح الآن على دراية تامة بأهمية إدارة الوقت ، كقائد ملهم ، تأكد من أن سياسة شركته تعكس هذه القيم وتعززها.

" العمل في إدارة الوقت أمر ضروري لأي عمل يعمل بفعالية وكفاءة. ليس أقلها أن عدم قضاء الوقت في التخطيط للوقت بشكل فعال سيمنع حتمًا التوتر والقلق بشأن المواعيد النهائية التي تلوح في الأفق أو النتائج التي لم يتم إحراز تقدم فيها. "

كما هو الحال بالنسبة لرفاهية موظفيه ، يهتم ديف ويحترم المواعيد النهائية . من المنطقي نوعًا ما ، بالنظر إلى اختياره للمهنة ، حيث أن التعامل بانتظام مع العطاءات والمناقصات يعني عمليات مختلفة حساسة للوقت.

" بصفتنا شركة كتابة عطاءات ، فإننا نعمل وفقًا لمواعيد نهائية خارجية صارمة. علاوة على ذلك ، بصفتنا شركة استشارية ، فلدينا مواعيد نهائية خاصة بنا داخلية وموعد العميل قبل تقديم العطاء نفسه. على هذا النحو ، إدارة الوقت أمر ضروري. "

Thornton & Lowe يكتشفان Clockify: شكرًا لك Google؟

قبل اكتشاف أداة تتبع الوقت الخاصة بنا ، كان فريق Thornton & Lowe قد جرب بالفعل حلين متشابهين. وغني عن القول أن كل المحاولات كانت بلا جدوى.

نظرًا لأن ديف كان لا يزال يبحث عن أداة أخرى ، سيكون ذلك مناسبًا ، فقد استمر في إجراء بحث على Google واستعراض المراجعات. هذه هي الطريقة التي عثر بها على Clockify وقرر التحقق من ذلك.

بمجرد أن أصبحت مساحة العمل نشطة ، أصبحت إدارة المواعيد النهائية بطريقة ما أسهل. أتساءل كيف ذلك؟ يدعي ديف أن مفتاح إدارة المواعيد النهائية هو تحليل الوقت .

" في الأعمال التجارية ، عندما نحدد المخاوف المتعلقة بإدارة الوقت ، نبدأ بمراجعة ما يحدث ، وأين يذهب الوقت . لا يمكننا القيام بذلك ، إذا لم نرصد كل ذلك الوقت ، و Clockify هو الحل لدينا بالطبع. "

دون ذكر أي أسماء محددة ، طلبنا من ديف تلخيص السبب الرئيسي لعدم نجاح الحلول السابقة مع Thornton & Lowe.

" قدمت هذه [الحلول] بعض الوظائف المماثلة [كما يفعل Clockify] ولكنها لم تحفظ تقدمنا ​​أثناء تقدمنا ​​وكانت أقل مرونة. لذلك ، نحن نستخدم Clockify منذ عام 2019 الآن. "

الآن ، دعنا نرى ما الذي جعل فريق Thornton & Lowe متمسكًا بمتعقب فريقنا ، ما الذي جعله يبرز من بين الحشود.

يتميز Clockify بوجود فريق Thornton & Lowe الذي يتمتع به أكثر من غيره

الغرض الرئيسي من أي برنامج هو جعل حياتنا أسهل ، وهذا بالضبط ما حدث عندما تحول فريق Dave إلى Clockify.

الآن دعنا نتحقق من السبب ، كما أشار Dave إلى الميزات الثلاث التالية باعتبارها الأكثر فائدة لفريق Thornton & Lowe.

الميزة رقم 1: التقارير

الآن ، كنا نتساءل عن جوانب عمله التي تم تحسينها ، على وجه التحديد ، وهنا سنتان من Dave:

"قدرتنا على إنشاء تقارير مؤثرة توضح كيف قضينا وقتنا في المشاريع ، سواء كنا على المسار الصحيح و / أو حيث يمكننا جعل عمليتنا أكثر كفاءة لصالح موظفينا وعملائنا. "

تزودك هذه التقارير بجميع البيانات الضرورية ببضع نقرات فقط ، وهو ما يقدره ديف بشدة. بصرف النظر عن قدرته على مراجعة الطريقة التي يقضي بها أعضاء فريقه الوقت ، يمكنه بسهولة تصفية البيانات عن طريق:

• المشروع،
• فترة ، أو
• موظف معين.

يسمح هذا لـ Dave بالتحقق مما إذا كان هناك أي مجال للتحسين ، وإذا كان الأمر كذلك ، لتحديد المكان.

الميزة رقم 2: الدوام

بالإضافة إلى ذلك ، يؤكد ديف مرة أخرى على أهمية المساءلة ، حيث أثبتنا أن الإدارة التفصيلية ليست فنجان الشاي الخاص به. يشرح كيف أن Clockify أساسي في تطويرهم وأدائهم المهني:

" قمنا بإعداد إدخال في الجدول الزمني لكل مشروع وقمنا بتعيين مهام لكل مشروع تتماشى مع عمليتنا. وهذا يتيح المراقبة الذاتية للتقدم الذي يحرزه كل مستشار مقابل الميزانية ويوفر رؤية لوقت إدارتنا ".

يوضح Dave كذلك أنه عندما يستغرق العمل وقتًا أطول من المتوقع ، فإن هذا يمكّنهم أيضًا من تحديد ما إذا كان ينبغي عليهم تعديل عرض الأسعار للمشاريع المستقبلية وأين وكيف ينبغي ذلك.

وهذا يدفع إلى المساءلة عن الطريقة التي يقضي بها الأفراد وقتهم ، بسبب الشفافية التي يوفرها. ولكنه يمكّن الأفراد أيضًا من العمل مع مديريهم لتحديد المجالات التي يمكن أن يكونوا أكثر كفاءة فيها. "

لذلك ، كانت هناك ميزة أخرى أثبتت أنها منجم ذهب لفريق Thornton & Lowe وهي Timesheets. يتمتع كل موظف في Dave بالذكاء فيما يتعلق بالإمكانيات التي تأتي مع ميزات Clockify ، لذا فهم يجنيون كل الفوائد من خلال:

• وضع واستخدام المشاريع والعلامات ،
• إضافة أوصاف للمهام ، و
• تعديل حالة الساعات المدفوعة وغير المدفوعة.

مثل هذا التقسيم الشفاف لعمل الجميع هو الطريقة التي يدير بها فريق ديف البقاء على نفس الصفحة وعلى اطلاع دائم في جميع الأوقات.

الميزة رقم 3: عرض التقويم

عندما يتعلق الأمر بتحسين إنتاجية الفريق وكفاءته ، فإليك اقتراح يعمل لصالح ديف - " راجع وأعد ترتيب الأولويات بانتظام. "

الحياة محمومة ، لا يمكن التنبؤ بها ، مليئة بالإلهاءات ، وغالبًا ما تكون أثناء التنقل ، لذلك لا يجب أن تضغط على نفسك إذا لم تتمكن من مسح قائمة المهام الخاصة بك لهذا اليوم.

نهج Dave في التعامل مع المشكلة هو تحديد الأولويات ، ويسهل عرض تقويم Clockify تعيين وإعادة تنظيم الأهداف والأولويات لهذا اليوم:

" أنا شخصياً أعرف ما أريد تحقيقه في أي يوم محدد والمهام المطلوبة للقيام بذلك. أعرف أولويتهم وما يمكن نقله إذا لزم الأمر. كل شيء آخر هو "شيء جميل" وهو ما يمكنني القيام به عندما أستطيع ذلك. "

يمكن أن يتغير الكثير في فترة الـ 24 ساعة ، لذا حاول أن تتبع مثال Dave - قسِّم مشاريعك دائمًا إلى مهام ، وكل يوم ، حدد أهدافك ذات الأولوية. كل شيء آخر تمكنت من إكماله يصبح مكافأة وشيء لا تدرجه في قائمة الغد.

فوائد استخدام Clockify لعمليات الشركات الصغيرة

الأرقام والإحصاءات ليست للجميع ، ولكن لا يزال يتعين علينا جميعًا أن نعترف بأن بعض هذه الأرقام لديها القدرة على تغيير كل شيء. هناك سبب وجيه لأن البيانات كانت في خضم التجارة والاقتصاد العالميين لبعض الوقت الآن.

وببساطة ، فإن الحصول على نظرة ثاقبة لهذه الأرقام والتحليل الإضافي لها يخلق فرصًا للتعلم من أخطائنا (بدلاً من مجرد الشعور بالإحباط من التأخير ، أو حتى الفشل).

يساعدك تتبع تخصيص وقتك في تحديد ما يهدر الوقت ، مما يتيح لك الوصول إلى أهدافك وأهدافك اليومية بسهولة أكبر.

لذا ، فإن الميزة الرئيسية لاستخدام Clockify ، وفقًا لـ Dave ، تدمج الميزات الثلاث التي ذكرناها في القسم أعلاه (التقارير ، وجداول الدوام ، وعرض التقويم) ، وتترجم إلى استخدام البيانات لصالحك .

دعنا ننتقل بسرعة إلى أهم 3 فوائد للقيام بذلك ، أو كما قال ديف ، من:

" مراقبة التقدم في مقابل الخطة والإبلاغ عن أي قضايا في وقت مبكر. "

المنفعة رقم 1: الموظفون الراضون

بمجرد تفادي رصاصة حالة الإرهاق ، تصبح أعراضها واضحة وقابلة للاكتشاف. إنه يسري على حد سواء لنفسك ، ولكن للآخرين أيضًا.

لهذا السبب يستخدم Dave أيضًا Clockify للحصول على نظرة عامة على ساعات عمل الجميع. يحب التأكد من أن العمل الإضافي المفرط لا يحدث ببساطة لأعضاء فريقه:

" من خلال ضمان تتبع كل الوقت ، نستخدم أيضًا Clockify لمراقبة العمل الإضافي ومراقبة رفاهية الموظفين. نحن نجري فحوصات دورية للرفاهية وحددنا المكان الذي يجب فيه ترتيب الإجازة بدلاً من ذلك لموعد نهائي / مشروع مليء بالتحديات (وهو ما سيختبره بالتأكيد أي شخص في عالم تقديم العطاءات!) "

المنفعة رقم 2: العملاء الراضين

الموظفون المندمجون والراضون يعني إنتاجية أعلى وأداء عام أفضل - الأمر بهذه البساطة حقًا. عندما يعمل فريقك كآلة جيدة التجهيز ، يمكن قلب كل عقبة وتحويلها إلى فرصة بدلاً من ذلك.

ذلك لأن الموظفين الراضين يكونون أكثر استباقية وتحفيزًا واهتمامًا بمهامهم ، فضلاً عن التواصل مع العملاء. والنتيجة - مستوى أعلى من رضا العملاء.

الاستفادة من قوة التكنولوجيا لا يمكن أن يضر في هذه العملية ، لذلك يضيف ديف أن عملائهم يستفيدون أيضًا من Clockify:

" بالنسبة للعملاء المتعاقد معهم ، فإننا عادةً ما نقتبس وقتنا مع العرض بأنه إذا أمضينا وقتًا أقل من السعر المعروض ، فسوف نفرض رسومًا فقط على الوقت المستخدم بالفعل. وقد سمح لنا ذلك بإعادة المدخرات مباشرة إلى عملائنا وتحسين قيمتها مقابل المال من الخدمة. بدون تتبع الوقت الرسمي ، لن يكون هذا ممكنًا بالنسبة لنا. "

المنفعة رقم 3: نمو الأعمال التجارية

كما قد تستنتج من كل ما سبق ، يجب أن تؤدي المعادلة التي تتضمن رضا الموظفين والعملاء من جهة إلى قيمة إيجابية على الجانب الآخر.

موظفون راضون + عملاء راضون = نمو الأعمال

بشكل عام ، بالنسبة إلى Thornton & Lowe ، Clockify هي أداة تسرع هذا النمو.

" لقد حسّن [Clockify] من احترافية أعمالنا ومكننا من التقاط ، والأهم من ذلك ، استخدام البيانات المتعلقة بالطريقة التي يقضي بها فريقنا وقتهم بمستوى لم يكن ممكنًا من قبل. "

من الذي سيوصي ديف كلوكيفاي ولماذا؟

قبل مشاركة أفكارنا النهائية ، اعتقدنا أنك قد تكون مهتمًا بسماع من سيوصي Dave Clockify ولماذا. كان أكثر من راغب في إبداء رأيه:

"أي شركة خدمات احترافية ، نظرًا لأن Clockify مرن حقًا ، ويقدم قيمة مقابل المال مقابل الأنظمة المنافسة ، ويوفر وسيلة منظمة وسهلة الاستخدام لتتبع وقت فريقك. "

المعنى - يمكن لأي شخص في عالم الأعمال يسعى إلى أن يكون أفضل نسخة من نفسه الاستفادة من استخدام Clockify . ويضيف كيف أن الاستخدام خالٍ تمامًا من المتاعب ، على عكس تجاربهم السابقة ، وهذا سبب آخر للتوصية:

" استنادًا إلى إحباطات الأنظمة السابقة فقط ، فإن واجهة المستخدم سهلة الاستخدام للغاية - لا يتطلب الكثير من التدريب لأنه منطقي . حقيقة أن الإدخالات تحفظ في الوقت الفعلي هي أيضًا مساهم كبير في تجربة مستخدم إيجابية. "

للتوسع في موضوع تجربة المستخدم ، سألنا ديف عن تجربة فريقه مع دعم العملاء لدينا.

سواء كانت هناك مشكلة يتعين حلها ، أو استفسار حول ميزة جديدة ، فإن توصية ديف لها طبقة وعمق آخر ذي مغزى - كما يشرحها ، فإنهم يقدرون Clockify بسبب الدعم والصدق عندما جاءوا لمناقشة التجديد:

" لقد تم توجيهنا نحو الحزمة التي تفي بصدق بمتطلباتنا ، وقد قدرنا حقًا الوقت المخصص للانخراط معنا لمناقشة الخيارات وفهم احتياجاتنا. كلما احتجنا في مناسبة نادرة إلى دعم العملاء ، وجدنا أن ذلك سريعًا وبسيطًا . "

اختتامها: الطريقة الوحيدة هي من خلال!

نأمل أن تكون قصة ديف الملهمة قد ذكّرتك بأنه في بعض الأحيان يجب علينا أن نأخذ قفزة من الإيمان ونراهن على أنفسنا. باعتراف الجميع ، لا توجد ضمانات للنجاح ، والتحديات حتمية ، لكن ... هذا ما يحدث في الحياة الواقعية.

الطريقة التي نختار بها تخصيص وقتنا هي ما تصنع الفارق - تشكل عاداتنا وروتيننا وشخصياتنا ، وفي النهاية أسلوب حياتنا.

يمكننا جميعًا أن نتعلم شيئًا أو شيئين من رحلة ديف الرائعة ، في المقام الأول للبدء في أخذ الأمور بأيدينا. فقط ضع في اعتبارك أن روما لم تُبنى في يوم واحد!

أيضًا ، يمكننا الوصول إلى شيء لم يكن لدى الرومان القدماء - التكنولوجيا الحديثة والحلول البرمجية. كما يمكنك أن تستنتج من المقال ، فإن ديف يفهم ذلك تمامًا ، لكن السؤال الأهم هو - هل أنت كذلك؟

️ ما رأيك في قصة النجاح هذه؟ هل مشاركة قصتك مع متتبع الوقت لدينا شيء قد تكون مهتمًا به؟ لا تتردد في مشاركة أفكارك! فقط اكتب إلينا على [email protected] ، وستتاح لك فرصة الظهور في هذه المقالة أو في إحدى مقالاتنا المستقبلية. وإذا أعجبك هذا المنشور ووجدته مفيدًا ، فشاركه مع شخص تعتقد أنه سيستفيد منه.