البرنامج الخاطئ أسوأ من عدم وجود برامج: نصائح للاختيار الجيد

قبل اتخاذ قرار الشراء النهائي ، اتبع هذه النصائح لتجنب أن ينتهي بك الأمر ببرنامج خاطئ يلبي احتياجاتك.

بعد شهور من الاجتماعات والأبحاث والعروض التوضيحية التي لا نهاية لها ، قمت أنت وفريقك أخيرًا بتضييق نطاق إمكانيات نظام البرنامج الجديد لشركتك إلى عدد قليل من الخيارات. كل ما تبقى هو اتخاذ قرار وإتمام عملية الشراء. هذا هو الجزء السهل من العملية ، أليس كذلك؟

كذلك ليس تماما. عندما سألنا 1000 من صانعي القرار في الشركات الصغيرة في استبيان Capterra's Great Software Match * عن أحدث عملية شراء للبرامج ، وجدنا أنهم حصلوا على مطابقة رائعة - وهي عملية شراء تلبي أو تتجاوز التوقعات دون تنازلات - بنسبة 27٪ فقط من الوقت.

إن احتمالات اتخاذ القرار الخاطئ في هذه المرحلة عالية بشكل مدهش. قد يؤدي هذا إلى بعض الصداع المحبط إذا كنت محظوظًا (على سبيل المثال ، الميزات المفقودة ، والحلول الإضافية) ، أو إذا لم تكن محظوظًا ، فهذا وضع أسوأ مما لو لم يكن لديك برنامج على الإطلاق (على سبيل المثال ، المستخدمون المحبطون ، بيانات تالفة).

للتأكد من أنك تتخذ القرار الأفضل لعملك ، إليك بعض النصائح لاختيار البرنامج المناسب للشراء في هذه المرحلة النهائية.

نصيحة رقم 1: ارجع إلى مشكلتك الأصلية

قال ألبرت أينشتاين ذات مرة ، "إذا كان لدي ساعة لحل مشكلة ما ، كنت سأقضي 55 دقيقة أفكر في المشكلة وخمس دقائق أفكر في الحلول." إذا كنت تواجه مشكلة في الاختيار بين عدد قليل من خيارات البرامج المختلفة ، فهذه علامة على أنه يجب عليك العودة وتحليل المشكلة الأصلية التي تحاول حلها باستخدام البرنامج في المقام الأول.

من هو المستخدم النهائي لهذا البرنامج؟ ما هي نقاط الضعف في أساليبنا الحالية التي نحاول إصلاحها؟ كيف نقيس النجاح في شراء هذا البرنامج؟ إعادة النظر في إجابات فريقك على هذه الأسئلة قد يمنحك لحظة "aha" التي تحتاجها لإجراء عملية شراء.

نصيحة رقم 2: افصل بين رغباتك واحتياجاتك

لقد صادفت إعلانًا عن نظام برمجي أنيق وغني بالميزات ، وبصراحة ، رائع حقًا. أقل إعجابًا بالعروض الأخرى ، فأنت تتخذ قرارًا بشرائها فقط لتكتشف بعد ستة أشهر أن شركتك تدفع سعرًا إضافيًا لاستخدام نصف ميزات النظام فقط. في النهاية ، تم اتخاذ قرار إلغاء الاشتراك والذهاب مع شيء أكثر تكلفة.

نرى هذا السيناريو يحدث طوال الوقت ، ويحدث لأن الشركات أصبحت مفتونة جدًا بنظام يوفر ميزات تتجاوز ما يحتاجون إليه حقًا. على الرغم من إغراء الذهاب إلى هذا العرض المتميز ، فإن أفضل قرار في بعض الأحيان هو التراجع. تذكر: يمكنك دائمًا الارتقاء إلى منتج محمّل بشكل كامل عندما تكون جاهزًا.

نصيحة رقم 3: في بعض الأحيان لا يكون الجهاز متعدد الإمكانات هو الخيار الأفضل

إذا كان لديك الكثير من الاحتياجات مع شراء البرنامج التالي ، فإن مجموعة البرامج الشاملة التي تتحقق من جميع الصناديق الخاصة بك تعد خيارًا مغريًا. حل واحد ، عقد واحد ، واجهة واحدة لتعلم كيفية الاستخدام - ما الذي لا تحبه؟

ومع ذلك ، لمجرد قيام نظام برمجي بالعديد من الأشياء ، فهذا لا يعني أنه يؤديها جميعًا بشكل جيد . بدلاً من الاستقرار على نظام واحد "جيد بما فيه الكفاية" لجميع احتياجاتك ، قد يكون من الأفضل لشركتك شراء ودمج حلين أو ثلاثة مع نقاط القوة الفريدة الخاصة بها. كل ما يمكن قوله ، لا تخجل من المزيد من البرامج إذا كان المزيد من البرامج هو ما تحتاجه حقًا.

نصيحة رقم 4: ضع في اعتبارك مجموعة التقنيات الموجودة لديك

البرنامج غير موجود في فقاعة. من المرجح أن يحتاج نظامك الجديد إلى اللعب بشكل جيد مع شيء لديك بالفعل - سواء كان نظام إدارة علاقات العملاء (CRM) إذا كان نظامًا يواجه العملاء أو نظام معلومات الموارد البشرية (HRIS) إذا كان نظامًا داخليًا ، أو حتى أداة ذكاء الأعمال إذا كنت ترغب في سحب البيانات من مشترياتك الجديدة لتحليل عميق.

أصبحت واجهات برمجة التطبيقات (APIs) معقدة للغاية لدرجة أن دمج نظامين معًا لم يكن المهمة شبه المستحيلة التي اعتادت أن تكون. ومع ذلك ، من الجيد أن تسأل البائع إذا كان لديه أي مشكلات معروفة في التكامل مع أي من أنظمتك. والأفضل من ذلك ، قد تتعلم أن البائع الذي تفكر فيه لديه شراكة خاصة مع أحد البائعين الحاليين الذين يمكن أن يمنحك خصمًا أو ميزات إضافية. في كلتا الحالتين ، يمكن أن يميل قرارك تجاه منتج واحد على المنتجات الأخرى.

النصيحة رقم 5: استخدم قابلية الاستخدام كعامل فصل التعادل

لديك خياران للبرنامج. لهما نفس الميزات ، وكلاهما لهما تقييمات جيدة ، وهما بنفس السعر تقريبًا. مع أي واحد تذهب؟

إذا كان الأمر ميتًا حقًا - حتى بين خيارين ، فابدأ بالخيار الذي تعتقد أنت وفريقك أنه أسهل في الاستخدام. من الناحية المثالية ، سوف تستخدم هذا النظام لسنوات قادمة ، وأي عيوب في تجربة المستخدم - على جهاز كمبيوتر أو هاتف - ستضعف شركتك بسرعة.

هل أنت مستعد لاتخاذ قرار؟

في بعض الأحيان ، يمكن أن يؤدي حل مشكلة واحدة إلى مشاكل جديدة تمامًا. هذه هي المخاطرة التي تتعرض لها عند شراء برنامج خاطئ.

يجب أن تساعدك النصائح التي غطيناها هنا في تجنب هذا السيناريو ، ولكن إذا كنت لا تزال مترددًا بشأن البرنامج المناسب لك في هذه المرحلة ، فإليك بعض النصائح النهائية:

• قاوم الإضافة إلى قائمتك المختصرة ما لم يكن ذلك ضروريًا للغاية: قد يكون من المغري العودة بعد إنشاء قائمتك المختصرة والنظر في خيارات البرامج الإضافية ، يُظهر بحثنا أن هذا يؤدي عادةً إلى شراء بجودة أقل. ثق في العمل الذي أنجزته حتى الآن ، وتجنب تضخيم قائمتك المختصرة بالمنتجات التي رفضتها بالفعل.
• اعثر على تعليقات من مستخدمين مثلك: حتى إذا كان منتج البرنامج يحتوي على تقييمات ممتازة ، فقد يكون من الصعب معرفة ما إذا كانت هذه المراجعات تأتي من شركات مماثلة لنشاطك. لحسن الحظ ، إذا انتقلت إلى أي صفحة منتج على Capterra ، فيمكنك تصفية المراجعات حسب حجم الشركة ومدة الاستخدام وتكرار الاستخدام وحتى الدور الذي يلعبه المراجع للحصول على فكرة أفضل.
• طلب عرض توضيحي آخر: إذا كان لا يزال لديك أسئلة أو مخاوف بشأن منتج معين ، بعد عرض توضيحي أولي وفترة تجريبية مجانية خاصة بك ، فاطلب من بائع البرنامج إجراء عرض توضيحي آخر. قد يعرضون شيئًا جديدًا لم تره من قبل ، مما قد يؤثر على قرار الشراء الخاص بك.

إذا كنت لا تزال على دراية بشأن عملية شراء البرنامج التالية ، فراجع الموارد الإضافية على مدونة نصائح شراء البرامج الخاصة بنا. وإذا اتخذت قرارًا ، تهانينا! توجه إلى صفحتنا الرئيسية وابحث عن المنتج الذي أنت على استعداد لشرائه للخطوات التالية.

---

منهجية المسح

* تم إجراء استبيان Capterra Great Software Match 2020 في أكتوبر 2020. قمنا باستطلاع آراء 1،000 عامل في الشركات الأمريكية التي يعمل بها اثنان إلى 500 موظف و 1 - 250 مليون دولار من الإيرادات السنوية التي: 1) لها تأثير كبير على مشتريات التكنولوجيا لمنظمتهم ، و 2) قاموا بشراء برنامج لمنظمتهم بتكلفة لا تقل عن 500 دولار في السنة خلال الـ 24 شهرًا الماضية. قمنا بصياغة الأسئلة للتأكد من أن كل مستجيب يفهم تمامًا المعنى والموضوع المطروح.