قضية تتبع الوقت: ما يقوله الأشخاص الذين يستخدمون تتبع الوقت عن فوائده

"الناس العاديون يفكرون فقط في قضاء الوقت. الناس العظماء يفكرون في استخدامه ".

- مجهول

الوقت يمر سواء أحببنا ذلك أم لا.
حقيقة أخرى هي أن الوقت يمر سواء فعلنا شيئًا أم لا. بعد عشر سنوات من الآن ، يمكنك تحقيق جميع أهدافك أو يمكنك أن تعيش نفس الحياة تمامًا كما تفعل الآن ، مجرد أن تكون أكبر من 10 سنوات.

لهذا السبب يجب أن نقضي وقتنا بحكمة وأن نتوخى الحذر حتى لا نضيعه. بعد كل شيء ، هذا هو المورد الوحيد الذي لا يمكننا استعادته بمجرد رحيله.

كيف تتأكد من أنك لا تضيع وقتك وأنك تقضيه في فعل الأشياء الصحيحة؟

حسنًا ، أحد الحلول هو تتبع ذلك.

ما هو تتبع الوقت؟

يمكن تعريف تتبع الوقت على أنه توثيق لمهامك اليومية والوقت الذي تحتاجه لإكمالها.

يمكن أن يتم ذلك داخل شركة ، وفي هذه الحالة يتتبع الموظفون التزامات عملهم وساعات عملهم ، أو يمكنك القيام بذلك بشكل مستقل ، إما لأغراض الفوترة (إذا كنت تعمل كمستقل ، على سبيل المثال) أو لتحسين إنتاجيتك فقط .

في أوقات سابقة ، كان من الشائع إلى حدٍ ما تتبع الوقت الذي يقضيه الموظفون في العمل باستخدام بطاقات التمرير ، وتحديد الموقع الجغرافي ، وطرق تسجيل الحضور والانصراف ؛ نستخدم الآن في الغالب تطبيقات تتبع الوقت ، مثل Clockify ، نظرًا لأن معظمنا يعمل من المنزل.

باستخدام التطبيق ، يمكنك تتبع الوقت بطريقتين: عبر الجداول الزمنية أو باستخدام عداد.

الدوام

يمكنك إضافة مهامك يدويًا والوقت الذي تقضيه في أداء المهام المذكورة ، عادةً في نهاية اليوم. يقوم بعض الأشخاص بذلك في نهاية الشهر أو كل بضعة أيام ، لكنني لا أوصي بذلك لأنه من السهل نسيان شيء بهذه الطريقة.

تعتبر طريقة الجدول الزمني أكثر شيوعًا لأنه ، في معظم الحالات ، لا تحتاج إلى مستوى عالٍ من الدقة ؛ أيضًا ، مع الأخذ في الاعتبار أنه يجب عليك بدء / إيقاف المؤقت قد يكون مرهقًا لبعض الأشخاص.

الموقت

تبدأ تشغيل عداد الوقت عند بدء العمل على مهمة والتوقف عند الانتهاء. إنها أكثر دقة لأنها تسجل اللحظات الدقيقة التي تبدأ فيها وتتوقف ، بينما يقوم مستخدمو الجدول الزمني بإدخال الأوقات التقريبية. إنه أمر رائع في الحالات التي تريد فيها قياس و / أو تحسين إنتاجيتك.

لماذا يعد تتبع الوقت مهمًا؟

الآن ، عندما غطينا ما هو عليه ، يجب أن نتحدث أيضًا عن سبب أهميته. لماذا يجب أن تتبع وقتك؟

وقت التتبع يجعل الفواتير أسهل ومعالجة كشوف المرتبات أكثر كفاءة

السبب الأول: المال.

عندما تقوم بتتبع الوقت ، يكون لديك بشكل أساسي سجل لجميع الساعات القابلة للفوترة وغير القابلة للفوترة.

ماذا يعني ذالك؟

إذا كنت تمثل شركة ، فإنها تجعل معالجة البيانات لطريقة كشوف المرتبات أسهل.

خاصة إذا كان لديك شركة صغيرة أو متوسطة الحجم وليس لديك أي أموال تضيعها ، فإن تتبع كل شيء سيساعدك على البقاء في حدود الميزانية.
يمكنك أيضًا الحصول على بيانات يمكنك الاعتماد عليها إذا قررت تعديل سعر منتجاتك أو خدماتك.

الفوترة الدقيقة مهمة بشكل لا يصدق لكل من العاملين لحسابهم الخاص والعملاء.
لن تقلل من شأن الساعات التي تقضيها ؛ يمكن أن يسهل أيضًا حساب أجر الساعة أو معدل ثابت للمشروع.
إذا كنت في نهاية التوظيف ، يمكنك أن ترى أين تذهب أموالهم بالضبط.

توفر أدوات تعقب الوقت بيانات مفيدة

عندما تقوم بإدخال البيانات كل يوم ، ينتهي بك الأمر مع الكثير من البيانات - في هذه الحالة ، بمعلومات مفيدة يمكنك استخدامها بطرق مختلفة. أولاً ، سترى مقدار عمل فريقك وما الذي يعملون عليه ، بالإضافة إلى مقدار الوقت الذي يستغرقه عادةً لإكمال المهمة.

عندما ترى كل ذلك ، بالأبيض والأسود ، يمكنك أن تسأل نفسك: هل هناك أي مجال يحتاج إلى تحسين؟ هل يمكننا القيام بشيء أكثر كفاءة؟ هل نحن بحاجة إلى العمل بذكاء وليس بجدية أكبر؟
ستؤدي الإجابة عن هذه الأسئلة وتنفيذ التغييرات المطلوبة إلى زيادة إنتاجية فريقك وزيادة ربح عملك.

سوف يساعدك على التخطيط بشكل أفضل أيضًا. ستكون قادرًا على التنبؤ بعدد الساعات اللازمة للمشاريع المستقبلية وتقدير تكلفة المشاريع المذكورة.

ملاحظة: على الرغم من أنني كنت أكتب عن الفرق ، إلا أن كل شيء لا يزال ساريًا حتى لو كنت تعمل بمفردك. يتطلب تحليل عملك الخاص الانفتاح والصدق ، بالإضافة إلى المسؤولية ، وهو أمر مثير للإعجاب - هيا!

يمكن أن يؤدي تتبع الوقت إلى تحسين الإنتاجية

هل لديك مشكلة مع التسويف؟ أو شيء ما يقطع باستمرار سير عملك؟ أو ربما تكون مدركًا بشكل مؤلم لقلة تركيزك وأنت مصمم على التحسن؟
قد يكون وقت التتبع هو الحل.

من غير المرجح أن تقوم بالتمرير إلى ما لا نهاية عبر وسائل التواصل الاجتماعي ، ومن المرجح أن تفعل ما يفترض أن تفعله عندما تعلم أنه سيتعين عليك مواجهة رؤية قائمة أنشطتك اليومية المكتوبة على شاشتك. إنه يجعلك مسؤولاً ويسهل عليك ضبط عوامل التشتيت.

يمكنك معرفة ما إذا كانت بعض مهامك تستغرق وقتًا أطول مما ينبغي أو إذا كنت تضيع وقتك وطاقتك في فعل شيء غير ضروري تمامًا ؛ الحصول على نظرة ثاقبة من هذا القبيل هو مفتاح لتحسين إنتاجيتك.

"لقد أصبحت أداة مهمة في عملي. لدي العديد من العملاء الذين يجب علي تتبع مهام محددة لهم ، ولا يمكنني فقط تتبع إدخالات الوقت هذه بسهولة ، بل يمكنني الرجوع إلى الوراء ومعرفة ما إذا كنت أصبح أكثر كفاءة في الوقت في هذه المهام. " - المحامية إليزابيث كرول

يمكن أن يساعدك تتبع الوقت في الدراسة

لا يجب أن تكون مرتبطة حصريًا بالعمل ؛ لها غرضها حتى في البيئة الأكاديمية ، بين المعلمين والطلاب.

إذا كنت طالبًا ويقترب موسم الامتحانات قريبًا ، انخرط في إدارة الوقت. لا يجب أن تكون مشاعر الذعر و / أو الموت الوشيك هي القوة الدافعة الوحيدة لك!

وقت مهمة التتبع يمنع تعدد المهام

علاوة على ذلك ، لا تسمح لك تطبيقات تتبع الوقت عادةً بتتبع مهمتين في وقت واحد.

قد تسألني - كيف هذا جيد؟

خلافًا للاعتقاد الشائع ، لا بأس في تعدد المهام إذا كنت تستمع إلى بودكاست وتقوم بالأعمال المنزلية أو تستمع إلى كتاب صوتي أثناء ركوب القطار إلى العمل ، ولكن هذا ليس جيدًا إذا كنت تعمل. لا ينبغي لأي شخص آخر أن يتوقع منك القيام بمهام متعددة أيضًا.
إذا كنت تفعل شيئًا يتطلب انتباهك الكامل ، فلن يكون الأمر كذلك - ستنتهي بمهمتين أو أكثر من المهام النصفية بدلاً من مهمة مكتملة بالكامل وربما ينتهي بك الأمر بالإحباط. إن القيام بمهمة واحدة تلو الأخرى هو في الواقع طريقة أكثر كفاءة.

(من خلال الاعتقاد الشائع ، أعني في الغالب إيماني. حاولت إقناع نفسي بأن الأمر على ما يرام وأنه يمكنني الكتابة والقيام بأشياء أخرى في نفس الوقت ... أقنعتني أبحاثي التجريبية الطويلة بأنني ، في الواقع ، لا أستطيع ذلك).

ماذا يقول الأشخاص الذين يستخدمون برامج تتبع الوقت عن فوائدها

كما قالت لورا فاندركام ، مؤلفة كتاب 168 ساعة وأنا أعلم كيف تفعل ذلك : " إذا كنت تريد إنقاص الوزن ، فعليك كتابة ما تأكله. نفس الشيء مع الوقت. إذا كنت ترغب في قضاء الوقت بشكل أفضل ، فأنت بحاجة إلى معرفة إلى أين يتجه.
ربما شيء كنت تعتقد أنه مشكلة في الحقيقة ليس كذلك. ربما شيء لم تفكر فيه حتى يستغرق وقتًا أطول بكثير مما كنت تعتقد ".

تجربتي في تتبع الوقت عندما كنت مستقلاً

لست غريباً عن العمل المستقل - فأنا لست شخصًا منظمًا بطبيعتي وأستمتع بتزيين مخططي أكثر من التخطيط الفعلي.
ومع ذلك ، نظرًا لأنني كنت بحاجة إلى أن أكون منتجًا وأردت القيام بعملي بأفضل ما يمكنني - ونعيش أيضًا في يوم وعمر حيث يمكن للتكنولوجيا مساعدتنا في كل شيء تقريبًا - استخدمت برنامج تتبع الوقت.

لقد حسنت بالتأكيد نوعية حياتي ، ليس بطريقة خارقة ستصورها الإعلانات التلفزيونية (ما زلت مضطرًا للعمل بالفعل) ، لكنها سمحت لي بالقيام بعملي بدلاً من:

• أتساءل عما إذا كان العميل سيدفع لي المبلغ المناسب مقابل عدد الساعات التي أمضيتها في العمل. إذا كنت تعمل بالقطعة وتتقاضى راتبك كل ساعة ، فالوقت هو حرفيًا المال.
• الشعور بالذنب لأنني لا أعمل بشكل كافٍ - عندما تعمل من أجل نفسك ، قد يكون من الصعب إيجاد توازن صحي بين العمل والحياة.
• إضاعة الوقت والمماطلة. (لم أكن أرغب في وضع الجدول الزمني الذي شاهدت فيه مقاطع فيديو الكلاب اللطيفة أو أجريت اختبارات قصيرة لمعرفة أي نوع من الخبز يناسب شخصيتي.)

عندما بدأت في تتبع الوقت ، اكتشفت مقدار العمل العاطل الذي أميل إلى القيام به ، والذي لم يكن إدراكًا سهلاً أو ممتعًا ، لكنه ساعدني - لقد دفعني إلى إجراء بعض التحسينات في عملي اليومي ( و الحياة).

كان أهم شيء فعلته هو وضع حدود واضحة بين العمل ووقت الفراغ. لقد حرصت على العمل بأكبر قدر ممكن من الكفاءة خلال الإطار الزمني الذي حددته ، ومن ناحية أخرى ، منعت نفسي من التفكير في العمل خارج ساعات العمل التي فرضتها على نفسي - وهو أمر رائع لصحتي العقلية.

وقت العمل الدقيق والتقارير تفيد العملاء أيضًا

كان أيضًا رائعًا لعملائي ، حيث يمكنهم رؤية تقدم المشروع وما كنت أعمل عليه في تلك اللحظة. لقد جعل تواصلنا أسهل ، وبشكل عام ، ساعد في جعل مشاريعنا أكثر سلاسة.

خبرة المستقلين الآخرين

كان لدى الآخرين تجربة مماثلة:

"أنا كاتب وأستخدم Clockify لاستخدامي الشخصي ، لأحافظ على المسؤولية وأتابع الوقت الذي أقضيه في كتابة وتطوير مشاريع مختلفة كل أسبوع. لقد كان من المفيد للغاية أن أحافظ على تركيزي وأن أخصص الوقت الذي يجب أن أقوم به كل أسبوع لكل مشروع. قبل أن أكتب فقط حتى أنتهي من عدد صفحات معين أو فكرة معينة ، ولكن من خلال إجباري على تلبية متطلبات زمنية معينة ، تمكنت من إنجاز الكثير. أود بالتأكيد أن أوصي به لزملائي الكتاب ".

"كمصمم جرافيك ، من المهم بالنسبة لي أن أقدم لعملائي المقدار الدقيق للعمل الذي قمت به ، مقسمًا إلى مهام ومشاريع حتى يتمكنوا من رؤية ما يدفعون مقابله. مع Clockify ، أصبح هذا عبئًا أقل بالنسبة لي ويسمح لي باستثمار المزيد من وقتي في ما أفعله بشكل أفضل بدلاً من الأعمال الورقية أو عد الساعات ".

- إيليا د - مصمم جرافيك

عندما يتعلق الأمر بأشياء من هذا القبيل ، فإن التجربة المباشرة لشخص ما هي أكثر ما أثق به.
إليك ما قاله مالكو وموظفو الشركات المختلفة حول تتبع الوقت وفوائده:

متتبع الوقت يساعد في إدارة الفريق

" تعد إدارة فريق مليء بمطوري البرامج مسؤولية جدية. جعل كلوكيفي من السهل تتبع تقدم كل فرد أثناء إنشاء تقرير شامل حول ما عملوا عليه ومقدار الوقت الذي أمضوه في إثبات الأنشطة المنجزة. هذا جعل من السهل على الرأس حساب النفقات العامة على أساس مؤشرات الأداء الرئيسية والأداء بأقصى قدر من الكفاءة. كان التنفيذ أيضًا بديهيًا وسريعًا للغاية. كما كانت لوحات المعلومات وتمثيل المعلومات شاملين للغاية ".

- Dilanka H ، رئيس قسم الابتكار

Clockify فعال وسهل الاستخدام

" 1. إنه سهل الاستخدام للغاية ويمكن لأي شخص الحصول عليه بسرعة كبيرة - وهو مفيد عند تعيين موظف جديد. 2. يتيح الإدارة الفعالة لمهام التدبير المنزلي لقيادة الفريق والمديرين - مثل الحضور ، والجداول الزمنية ، وما إلى ذلك. 3. أداة سهلة لحساب ساعات العمل ومراجعة الوقت المستغرق في المشروعات والمهام من خلال التقارير. 4. يوجد أيضًا تطبيق للجوال يمكّنك من تتبع الوقت الذي تقضيه على المكالمات أيضًا - خاصةً عندما تكون استشاريًا أو مزود خدمات استشارية وتقضي الكثير من الوقت على الهاتف. 5. يمكنك إعداد تتبع الوقت لعملاء ومشاريع ومهام محددة وتعيينه لموظفين محددين - وهذا أمر دقيق وشامل للغاية . "

- سوباش ب ، أحد مؤسسي شركة تسويق وإعلان

أجهزة تعقب الوقت مريحة

" انتقل عملنا من تتبع الساعات على المفكرة إلى هذا البرنامج الرائع. يا له من فرق هائل أحدثته! مريحة وفعالة وتبدو عصرية للغاية! يتيح لنا تسجيل الدخول والخروج لساعات / أيام محددة بدلاً من المؤقت التقليدي ".

- غابرييل دبليو ، مساعد محاسب

يساعد تتبع الوقت في تسعير منتجاتك

" تجربة رائعة - تجعل تسعير منتجاتي أمرًا سهلاً.
عند تسعير بضاعتي للبيع ، فإن غالبية التكلفة تكون في العمالة ، لذلك فهذه مساعدة كبيرة. يمكنك تعيين أسعارك بالساعة ، ولديك جداول زمنية مختلفة لكل مشروع ، والتوقيت بسيط مثل زر البدء / الإيقاف . "

- ليزا إي ، صانع مجوهرات

هل يمكن أن يكون تتبع الوقت فكرة سيئة؟

يمكن.

على الرغم من فائدة تتبع الوقت ، إلا أنها لن تعمل مع الجميع - فهي غير منطقية لجميع الوظائف والمهام. على سبيل المثال ، إذا كنت تعمل بالقطعة وتتقاضى أجرًا مقابل كل مشروع بدلاً من كل ساعة ، وبالإضافة إلى ذلك ، فأنت رائع في إدارة وقتك.

بالطبع ، هناك تمييز بين عدم الفائدة في حالتي الخاصة والفكرة السيئة : سنستعرض المواقف التي قد تكون الحالة الأخيرة فيها ، ثم نقدم حلًا.

إذا كانت المشكلة تتم مراقبتها و / أو انتهاك الخصوصية

إدخال تتبع الوقت قد يجعل موظفيك يشعرون بعدم الارتياح ؛ يمكن أن يشعروا وكأنهم مراقبون وأنهم لا يتمتعون بأي خصوصية. نتيجة لذلك ، يمكن أن يؤثر سلبًا ليس فقط على أدائهم ولكن أيضًا على مناخ العمل والعلاقة بين الموظفين وصاحب العمل.

الحل :

من المهم حقًا بناء الثقة بين الجميع في الشركة وخلق بيئة ممتعة يشعر فيها الجميع بالتقدير.

عند تقديم البرنامج الجديد ، ابذل جهدًا لتشرح لهم السبب ، وكذلك ما هي الفوائد. دعهم يعرفون أنك تستخدمه أيضًا ؛ لا يوجد شيء فعال مثل القيادة بالقدوة.

إذا كان الأمر مرهقًا

قد يكون تتبع الوقت مملًا بعض الشيء ، لكن ليس من المفترض أن يجعلك قلقًا أو يضيف قدرًا كبيرًا من عبء العمل الإضافي.

الحل :

بصفتك صاحب عمل ، عليك التأكد من تقديم تعليمات واضحة حول كيفية استخدام البرنامج. أيضًا ، من الجيد مراجعة الإدخالات أسبوعيًا أو كل أسبوعين إلى ثلاثة أسابيع للتأكد من تصنيف كل شيء وتصنيفه بشكل صحيح - من الأفضل معالجة جميع المشكلات عاجلاً وليس آجلاً وتجنب الإجهاد الإضافي في المستقبل.

هناك العديد من تطبيقات تتبع الوقت في السوق - عند تحديد التطبيق الذي تريد تقديمه لشركتك ، اختر التطبيق الذي يحتوي على واجهة سهلة الاستخدام وسريع وسهل الاستخدام ، لذلك لن تستغرق الكثير من وقتك. الشيء نفسه ينطبق على المستقلين.
إن القيام بعملك بشكل جيد أمر صعب ومرهق بدرجة كافية: الهدف من استخدام هذه التطبيقات هو تبسيط حياتك ، وليس تعقيدها أكثر.

"من حيث الإحساس والاستخدام ، يحتوي Clockify على العديد من عمليات الدمج وله واجهة بسيطة وأنيقة وبديهية بغض النظر عن الجهاز أو المتصفح المدعوم الذي قررت استخدامه عليه. وينطبق هذا بشكل خاص على تطبيق الويب سهل الاستخدام وسهل التنقل والذي يمكن الوصول إليه من أي مكان لعرض تقدمك وتقدم فريقك الحالي ". - ديسك تايم.

أيضًا ، هناك سؤال جيد يجب أن تطرحه على (نفسك) وهو: هل هناك أي تعزيز إيجابي لشخص ما يتسم بالكفاءة ويقوم بعمله بشكل جيد ، أو فقط عواقب سلبية لقلة الإنتاجية؟

إذا لم تتمكن من الالتزام بتتبع الوقت كل يوم وقمت بذلك بأثر رجعي

إذا كان روتين تتبع الوقت الخاص بك يتضمن محاولة تذكر ما فعلته قبل 3 أيام ، فمن المحتمل أنه غير فعال. ذاكرة الإنسان ليست الراوي الأكثر موثوقية الذي يمكن أن يكون لديك.

الحل :
اضبط منبهًا سينطلق كل يوم من أيام الأسبوع في وقت معين لتذكيرك إما ببدء وقت التسجيل أو لتتبع جميع مهامك في الجدول الزمني. (ولا تأجيله.)

يوجد أيضًا خيار في ملحق متصفح Clockify لتعيين تذكير لبدء الموقت.

خاتمة

يعد تتبع الوقت أداة رائعة لتحسين إنتاجيتك وتسهيل الأمور التي يمكن أن تكون محبطة ، مثل إعداد الفواتير أو تقدير تكلفة مشروعك الكبير التالي. كما أنه يوفر بيانات لا تقدر بثمن يمكن أن تساعدك أنت وعملك على أن يصبحا في أفضل حالاتك.

من أجل استخدام وقتك بفعالية وكفاءة ، يجب أن تعرف أولاً إلى أين يتجه - ثم توجيهه في الاتجاه الصحيح. الشيء الجيد هو أنه مع كل التطبيقات والموارد المتوفرة لدينا ، لم يكن القيام بذلك أسهل من أي وقت مضى.