أفضل مساعدين افتراضيين للتعاقد معهم

هل تجد نفسك تقضي ساعات كل يوم في الرد على رسائل البريد الإلكتروني؟

هل تكافح من أجل اقتطاع وقت لنشر محتوى على وسائل التواصل الاجتماعي؟

هل تستهلك الكثير من وقتك في مهام وضيعة مثل حجز الاجتماعات والمواعيد والرحلات الجوية والمؤتمرات وما إلى ذلك ، عندما تفضل التواصل والبيع وبناء علامتك التجارية وتطوير العلاقات مع العملاء؟

أنت مرشح مثالي لمساعد افتراضي. وهذا المنشور هنا ليوضح لك كيفية توظيف أفضلهم.

هل تريد التخطي إلى الأمام لقراءة ما الذي يجعل أفضل مساعد افتراضي؟ انقر هنا.

هل تريد التخطي إلى الأمام حيث يمكنك العثور على أفضل المساعدين الافتراضيين؟ انقر هنا.

ما هو المساعد الافتراضي؟

يشبه إلى حد كبير المساعد الشخصي أو المساعد التنفيذي ، المساعد الافتراضي هو الشخص الذي يخفف عبء العمل عن طريق أخذ المزيد من المهام البسيطة أو المملة من لوحتك. يمكن أن يشمل ذلك الرد على رسائل البريد الإلكتروني ، وإعداد العملاء ، وحجز الرحلات الجوية ، وإدارة تواجدك على وسائل التواصل الاجتماعي ، وإدارة التقويم ، والبحث ، وغير ذلك الكثير. ما يميز المساعد الافتراضي عن الأنواع الأخرى من المساعدين هو أنه بدلاً من العمل بجانبك في منزلك أو مكتبك ، يتم عملهم عن بُعد ، وكل الاتصالات تحدث تقريبًا.

أين يمكنك أن تجد أفضل المساعدين الافتراضيين؟

أصبح المساعدون الافتراضيون أكثر شيوعًا ، وبالتالي فإن الأماكن التي يتم الحصول عليها منهم تتزايد أيضًا

هناك مساعدين افتراضيين في جميع أنحاء العالم. ومع ذلك ، لا يتطلب الأمر الكثير من البحث عن المساعدين الافتراضيين لاكتشاف أن الفلبين تقريبًا تحتكر السوق ، مع وجود العديد من الخدمات في الهند أيضًا. في الواقع ، لدى Dennis Yu شراكة مع وكالة VA الفلبينية OnlineJobs.ph ويستخدم الموقع لتجنيد فريقه الكامل من المساعدين الافتراضيين. ومع ذلك ، هناك أيضًا خيارات متوفرة بالقرب من المنزل.

هذه ليست سوى بعض الوكالات المساعدة الافتراضية:

المساعدون الافتراضيون المقيمون في الولايات المتحدة:

• زيرتوال
• Virtual Assist USA
• ثبت
• بريالتو
• 24/7 مساعد افتراضي (لاحظ أن لديهم خيارات محلية وخارجية)
• Woodbows (لديهم أيضًا خيارات محلية وخارجية)
• بكل جرأة

المساعدون الافتراضيون المقيمون في كندا:

• المعلمون الافتراضيون
• الرابطة الكندية للمساعدين الافتراضيين
• مكتب ذكي
• NS Virtual Services
• Virtual Assistant Canada

المساعدون الافتراضيون المقيمون في المملكة المتحدة:

• فاضلة
• الملائكة الادارية
• جمعية المساعدين الافتراضيين بالمملكة المتحدة
• Time Etc. (هذه الشركة لديها مكاتب في الولايات المتحدة والمملكة المتحدة)

المساعدون الافتراضيون المقيمون في الفلبين:

• وكلاء التخفي
• VirtualStaff.ph
• Ova Virtual
• زميل العمل عن بعد
• الظاهري أحسنت
• الفلفل VA

ما هي فوائد المساعدين الافتراضيين

كما ذكر أعلاه ، فإن المساعدين الافتراضيين لديهم العديد من أوجه التشابه مع المساعدين الشخصيين أو التنفيذيين ، وبالتالي يمكن تعيينهم لنفس الأسباب. إنها موجودة لتخفيف عبء العمل الخاص بك حتى تتمكن من التركيز فقط على الأشياء التي تريد القيام بها ، أو الأشياء التي تحتاج إلى انتباهك على وجه التحديد. الاختلافات الرئيسية بين المساعدين الشخصيين أو التنفيذيين والمساعدين الافتراضيين هي أن المساعدين الافتراضيين عادة ما يكلفون أقل بكثير ، ويعملون عن بعد.

عند اختيار مساعد افتراضي على نماذج الاستعانة بمصادر خارجية أخرى ، يمكنك الاستفادة من وجود شخص معك لفترة طويلة ، وبالتالي شخص يعرف كل ما تفضله ، وأيديولوجياتك ، وإيقاعاتك. سيتعرفون على المقعد الذي تفضله عند حجز رحلات الطيران الخاصة بك. النغمة التي تستخدمها في منشوراتك على Facebook. الاجتماعات التي ترغب دائمًا في تحديد أولوياتها وتلك التي يمكن إلغاؤها لإفساح المجال لها. بمعنى آخر ، يتعرفون عليك ويصبحون بارعين في توقع احتياجاتك وتفضيلاتك ، مما يجعل حياتك بشكل عام أكثر سلاسة وأكثر ترضيًا.

بالإضافة إلى ذلك ، عند الاستعانة بخدمات مساعدة افتراضية ، يمكنك البحث عن أشخاص لديهم مهارات تفتقر إليها. هل تريد زيادة تواجدك بالفيديو على حساباتك على وسائل التواصل الاجتماعي؟ من المنطقي أن توظف شخصًا لديه هذه المهارات بالفعل بدلاً من محاولة القيام بذلك بنفسك (ثم اكتشف أنه ليس لديك الوقت الكافي لمواصلة الأمر وينتهي بك الأمر بتعيين شخص ما للقيام بذلك على أي حال). ربما تكون شخصًا رائعًا ، لكن المهام الإدارية لم تكن أبدًا تناسبك القوي. عمليات VA أمر لا بد منه بالنسبة لك. مهما كانت المنطقة التي تجدها يمكنك تحسينها في عملك ، فمن المحتمل أن يكون هناك VA لك.

أخيرًا ، VAs تعيد لك حياتك. إن تشغيل العرض بنفسك ليس بالأمر السهل ، ومن السهل أن يتدفق عملك إلى وقتك الشخصي والعائلي. إن تطوير توازن صحي بين العمل والحياة يجعلك أفضل في جميع مجالات الحياة - بما في ذلك العمل - ويجعل تقديم يد إضافية إلى فريقك أكثر مما يستحق.

ما الفرق بين الاستعانة بمصادر خارجية وتوظيف مساعد افتراضي؟

لكي أكون صريحًا ، اعتمادًا على من يقدم التعريف ، يمكن أن تكون الخطوط الفاصلة بين ما هو مؤهل للاستعانة بمصادر خارجية وما مؤهل لتوظيف مساعد افتراضي ضبابية بعض الشيء وتنطوي على الكثير من التقاطع. بينما لا يتفق الجميع ، ربما تكون أبسط طريقة للتفكير في الاثنين هي التفكير في الاستعانة بمصادر خارجية كمصطلح شامل ، مع وجود مساعدين افتراضيين تحته.

يتضمن كل من الاستعانة بمصادر خارجية وتوظيف مساعد افتراضي التعاقد على العمل مع طرف خارجي. * يتم توظيف المساعدين الظاهريين عمومًا على أساس طويل الأجل ، بينما يمكن استخدام الاستعانة بمصادر خارجية للعمل على المدى القصير والطويل. يميل المساعدون الافتراضيون إلى العمل حصريًا لشخص واحد أو طرف واحد ، بينما عند الاستعانة بمصادر خارجية ، قد يعمل الفرد أو الشركة المتعاقد معها فقط من أجلك أو التوفيق بين العديد من المشاريع وأصحاب العمل في وقت واحد.

* ملاحظة: قد لا يتفق البعض مع هذا البيان ، بما في ذلك دينيس يو ، ويسلط الضوء على الاختلاف المحتمل بين الاستعانة بمصادر خارجية وتوظيف مساعد افتراضي. نظرًا لأنه يتم التعاقد مع مساعدين افتراضيين على أساس طويل الأجل ، فقد يقول إنهم يعملون على كشوف رواتب منتظمة ، ولأنهم يعملون حصريًا من أجلك ، يجب التفكير فيهم تمامًا مثل أي موظف في المكتب. في حين أن هناك بالتأكيد حجة على ذلك ، إلا أنه توجد بشكل عام بعض الاختلافات بين المعسكرين. على سبيل المثال ، يتم تعويض المساعدين الظاهريين بشكل عام بشكل مختلف عن الموظفين بدوام كامل ، وقد يتلقون مزايا مختلفة (أو لا يحصلون عليها) ، ويمكن توظيفهم من خلال علاقة مع خدمة مساعد افتراضي لطرف ثالث.

إلى حد كبير النقاش هو واحد من الدلالات ، ولكن الشيء المهم هنا في النهاية هو فهم ما هو الإعداد المتوقع لتوظيف وتوظيف VA ، واختيار الخيار الأفضل لك ولوكالتك.

ما الذي يجب ألا تبحث عنه في المساعد الافتراضي؟

وفقًا لـ Dennis Yu ، فإن الخطأ الأكثر شيوعًا الذي يرتكبه الناس عند توظيف مساعدين افتراضي هو توقع العثور على خطأ يمكن أن يكون مقبسًا لجميع المهن. هذا ، كما يقول يو ، هو السبب الأكثر شيوعًا لتشكيل شراكات فاشلة أو استقالة مساعدة المحاربين القدامى قبل الأوان. بدلاً من ذلك ، يوصي بتوظيف مساعدي مساعدة منفصلة للعمليات ، والفيديو ، والمحتوى ، والتصميم ، وإدارة المجتمع ، وهندسة الويب.

من الواضح أنه ليس من الواقعي أو الضروري لجميع الشركات الناشئة ورجال الأعمال توظيف VA في كل منطقة على الفور ، ولكن يمكنك أن ترى بوضوح لماذا يحذر Yu بشدة من محاولة توظيف VA لتغطية كل هذه المجالات المتنوعة للغاية. بدلاً من ذلك ، من خلال الحصول على VA لكل دور محدد ، سيصبحون أسيادًا لممراتهم ، مما يسمح لك بالراحة والاعتماد على عملهم الجيد في الوقت المناسب.

9 خصائص لأفضل المساعدين الظاهريين

التفصيل المنحى

عندما تقدم التعليمات بشكل متكرر وتعتمد على حقيقة اتباعها إلى T ، أو استنادًا إلى التقويم اليومي الخاص بك على الدعوات والمواعيد التي جمعها شخص آخر ، فأنت بحاجة إلى معرفة أن لديك شخصًا لا يترك أي شيء يفلت منه الشقوق.

إحدى الطرق التي يختبر بها دينيس يو هذا في عملية التوظيف هي إعطاء المتقدمين مهمة ، وفي منتصف تعليمات المهمة ، يطلب منهم وضع كلمة عشوائية في سطر الموضوع في رد بريدهم الإلكتروني. على سبيل المثال ، غالبًا ما يستخدم كلمة "أرنب". يتم استبعاد المتقدمين الذين فاتتهم هذه التفاصيل تلقائيًا.

قد لا تبدو هذه التفاصيل الصغيرة مشكلة كبيرة عندما يتعلق الأمر بسطر الموضوع. ومع ذلك ، عندما تكون التفاصيل بدلاً من ذلك ، يخبرك مساعدك أنك بحاجة إلى أن تكون في أحد المطارات عندما يتضح أنك بحاجة فعلاً إلى المغادرة من المطار لمدة ساعة خارج الطرف الآخر من المدينة ، فهذه صفقة أكبر. يساعد اختبار Dennis Yu البسيط البسيط في تحديد مساعدي المساعدة التي تزداد احتمالية ارتكابها لهذا الخطأ.

مبدع ، واسع الحيلة ، ومستقل

نعلم جميعًا أن الحياة تحدث ، وأن الأمور في بعض الأحيان لا تسير كما هو مخطط لها تمامًا. إذا كان لديك VA مشلول كلما حدث شيء غير متوقع ، فلن يساعدك كثيرًا. بعد كل شيء ، إذا كنت تحصل على رسائل بريد إلكتروني مملوءة بالذعر ومليئة بالأسئلة من VA أكثر مما كنت عليه من عملائك ، فما الهدف من تعيين شخص ما؟

في عملية المقابلة ، حاول أن تسأل عن كيفية تعامل المرشح مع المواقف غير المتوقعة من قبل ، واطلب منه تقديم مثال ملموس لما فعلوه للتعامل معها.

مخلص

كما ذكرنا سابقًا ، تتمثل إحدى الفوائد الرئيسية لامتلاك المساعد الافتراضي في وجود شخص ينمو لفهم إيقاعاتك وتوقع احتياجاتك. من الواضح أن هذا لا يمكن تحقيقه إلا من خلال وجود نفس الشخص بموجب عقد لفترة زمنية معقولة.

على الرغم من صعوبة تقييم الولاء في بعض الأحيان في عملية المقابلة ، إلا أن إحدى الطرق هي إلقاء نظرة على تاريخهم التعليمي والتوظيفي. إذا بدا أنهم ملتزمون بمكان واحد لفترة طويلة ، فهذه علامة جيدة بشكل عام. يمكنك أيضًا أن تسأل عن خططهم المستقبلية ، وما الذي يأملونه في حياتهم المهنية ، والتفكير فيما إذا كنت ستتمكن من دعم المسار الذي يأملون فيه.

الأمر الذي قد يؤدي إلى أهم عنصر في تكوين موظفين مخلصين: أنت بحاجة إلى معاملتهم بشكل جيد! تأكد من أنك تتواصل بشكل جيد ، واسأل عن آرائهم ، واستمع بعناية إلى مدخلاتهم ، وامنحهم عبء عمل يمكن التحكم فيه ، وامنحهم فرصًا للنمو في المجالات التي يهتمون بها. روّج لهم عندما يكتسبونها ، وامنحهم القيادة الفرص لأنها تنمو فيها. عندما تشعر أنك مهتم بهم كأشخاص ، وأنك تستثمر في رؤيتهم يقومون بعمل جيد في حياتهم المهنية وفي الحياة ، فمن المرجح أن يظلوا معك ويذهبوا إلى أبعد الحدود في عملهم من أجلك .

احترافي

لا تنسى - لن تكون الشخص الوحيد الذي يتفاعل مع جهاز المساعد الافتراضي الخاص بك. أنت تريد شخصًا يمكنك الاعتماد عليه للتواصل مع العملاء والزملاء المحتملين أثناء التفكير جيدًا في عمليتك.

تأكد من أن جميع اتصالاتهم معك طوال عملية التوظيف تظهر الاحتراف ، سواء من حيث النبرة أو من حيث القواعد اللغوية وإتقانها. وربما أجرِ بحثًا سريعًا على Google فقط للتأكد من عدم وجود أي علامات حمراء واضحة تظهر لهم على الفور على الإنترنت في مكان ما يمكن للعملاء المحتملين اكتشافه بعد التعرف عليهم قليلاً.

محاور قوي

يمكن أن يكون الاتصال الافتراضي خادعًا.

عندما تكون الوسيلة الوحيدة للتفاعل بينك وبين مساعدك - بالإضافة إلى مساعدك وعملائك / العملاء / المتعاونين المحتملين - فأنت بحاجة إلى التأكد من أن لديك شخصًا يمكنه التعامل معها بمهارة.

كن يقظًا بشكل خاص في عملية التوظيف لمراقبة سوء الفهم الذي قد يشير إلى الإحباط في المستقبل ، وكذلك النغمات أو اللغة المضللة. كما هو الحال مع الخاصية المذكورة أعلاه ، تذكر أن هذا الشخص غالبًا ما يكون بمثابة الوجه (الافتراضي) لعملك ، لذا فأنت تريد التأكد من أن كل شيء وكل طريقة يتواصلون بها هي شيء يسعدك أن تنسبه إلى عملك. وكالة أو عمل.

موثوق

بالنسبة لكثير من رواد الأعمال وأصحاب الوكالات ، فإن الشيء الأكثر رعبا في جلب VA هو التخلي عن السيطرة الفردية على كل تفاصيل عملياتهم والثقة في شخص آخر للتعامل مع الأشياء بنفس المعايير. هذا مفهوم تمامًا - وكالتك هي حلمك وطفلك ، بعد كل شيء.

لحسن الحظ ، عندما تحصل على الشخص المناسب في فريقك ، ستجد أن جودة عروض وكالتك لا تظل كما هي فحسب ، بل ترتفع أيضًا. يدين أفضل من يد واحدة ، وبعد كل شيء ، وبمجرد تقسيم عملك إلى أجزاء أكثر قابلية للإدارة ، يمكن أخيرًا منح كل مهمة على حدة الاهتمام الذي تستحقه.

هذا هو ، طالما أنك تحصل على VA موثوق.

قد يكون تقييم الموثوقية أمرًا صعبًا في عملية التوظيف ، ولكن بشكل عام إذا كان أداءهم جيدًا في المجالات الأخرى (التركيز على التفاصيل ، والمهنية) ، فأنت في بداية جيدة. يساعد أيضًا تعيين المتقدمين لمشروع صغير مع تاريخ ووقت مستحقين في التدقيق في المجموعة. لكن أخيرًا ، يمكنك التعاقد مع موظفين لفترة اختبار تتراوح من شهر إلى ثلاثة أشهر لمعرفة ما إذا كانوا شخصًا تريد الالتزام به والاستثمار فيه على أساس طويل الأجل.

متحمس

صناعة التسويق الرقمي مليئة بالشخصيات المثيرة والتعاون والابتكارات. ولهذا السبب ، هناك الكثير من الشباب الواعدين الذين يتوقون إلى شق طريقهم وترك بصمتهم. إذا تمكنت من العثور على أحد هؤلاء الأفراد ، فيمكنك الاعتماد على وجود شخص يتخطى نطاق نداء الواجب.

يستمع الموظفون المتحمسون بعمق إلى أفكار الآخرين ، ويستوعبونها ، ثم يضيفون تطوراتهم الإيجابية. لديهم التركيز والدافع لاكتشاف الأخطاء والتدخل والابتكار في الوضع الراهن وتحسين كل مجال يتعاملون معه. بمعنى آخر ، هم الشخص الذي تريده في فريقك.

على درجة عالية من الكفائة

ربما يكون الشيء الأكثر وضوحًا الذي يجب البحث عنه في المساعد المحتمل هو الشخص الذي يكون جيدًا بالفعل في العمل الذي تطلب منه القيام به. كما هو الحال في أي مقابلة ، سترغب في مناقشة التفاصيل (وإذا أمكن ، عرض أمثلة) عن التعليم السابق لمقدم الطلب و / أو خبرته الوظيفية.

تأكد من إعطاء نوع من المهام في عملية المقابلة أيضًا. قد يكون الاعتماد فقط على أمثلة من ماضي مقدم الطلب مضللًا لأنه ربما يكون قد عمل مع زملائه في الفصل أو الزملاء لتقديم المنتج النهائي. من خلال تكليف المتقدم بمهمة صغيرة ، ستحصل على فكرة أكثر دقة عن مهاراته الفردية.

تقبلا للتغذية الراجعة

كل شخص لديه مجال للنمو ، وخاصة عندما تعتاد أنت و VA الخاص بك على إيقاعات بعضكما البعض ، فغالبًا ما يتعين عليك تزويد VA بتعليقات إيجابية وانتقادات بناءة.

أفضل VA هو شخص متواضع وآمن بما يكفي لقبول انتقاداتك وترجمتها إلى تحسين مهني. أنت لا تريد شخصًا يتمايل عند الهمس الأول للسلبية ، ولا شخصًا لديه مثل هذه الأنا لدرجة أنه يتجاهل أي تلميح إلى أن الآخرين يمكن أن يكون لديهم أفكار أفضل لعملهم. لن يستمر أي من هؤلاء المرشحين كموظف على المدى الطويل.

مرة أخرى ، فإن أفضل طريقة لاختبار ذلك هي إعطاء مهمة في عملية التقديم. ناقش عمل مقدم الطلب معهم بمجرد اكتماله ، ولاحظ رد فعلهم على ملاحظاتك ، الإيجابية والسلبية.

هناك أشياء يمكنك القيام بها على الرغم من ذلك أيضًا في هذه الساحة. لاحظ دينيس يو أن تقديم التعليقات واستقبالها يتأثران ثقافيًا للغاية ، ولهذا السبب ، من الأفضل أن تكون إيجابيًا قدر الإمكان ، حتى عند تقديم النقد. إنه يدافع عن "شطيرة المجاملة" ، والتي تتكون من البدء بالإيجابيات ، والتعمق في التغييرات التي ترغب في رؤيتها ، ثم الانتهاء مرة أخرى بمزيد من الثناء على عملهم.

توظيف أفضل المساعدين الافتراضيين

ربما يكون العنصر الأكثر أهمية في العثور على مساعدي المساعدة الجيدة هو وجود عملية توظيف شاملة. لقراءة المزيد حول كيفية إعداد Dennis Yu لتوظيف فريق VAs الخاص به ، تحقق من هذا المنشور.

في حين أن توظيف VA يمكن أن يبدو في البداية وكأنه عملية للتخلي عن السيطرة ، بدلاً من ذلك يجب اعتبارها تجربة تمكين. بمساعدة VA المختص ، ستكون أنت ووكالتك أكثر تركيزًا ، وأكثر تنظيماً ، وأكثر تبسيطًا ، وأكثر مهارة في العمل والاتصالات التي تنتجها.

ومع معرفتك المكتشفة حديثًا المذكورة أعلاه ، يمكنك أن تثق في أن هذه الوكالة 2.0 المدعومة من VA في متناول يديك.