كيف تنشئ كومة تقنية قانونية تمنح شركتك ميزة تنافسية

استخدم هذا الدليل لمساعدتك على تضييق نطاق بحثك عن البرامج القانونية والتركيز على الميزات التي تحتاجها شركتك أكثر.

يمكن أن تساعد التكنولوجيا في المهنة القانونية شركتك على أن تصبح نسخة أكثر إنتاجية وفعالية ودقة من نفسها.

لتسخير الإمكانات التي توفرها التكنولوجيا القانونية ، ستحتاج إلى معرفة مجموعة الأدوات الرقمية التي تحتاجها شركتك لبناء مجموعة تقنية قانونية تجعلك تتقدم على المنافسين وتحافظ على سير شركتك مثل آلة جيدة التزييت.

وفقًا لنقابة المحامين الأمريكية ، كان 52٪ من مكاتب المحاماة في عام 2020 تتمتع بإمكانية الوصول إلى برامج إدارة الممارسة ، ونما هذا العدد بنسبة 1٪ للشركات الأصغر التي تضم من محامين إلى تسعة محامين. لكن برامج إدارة التدريب هي مجرد نوع واحد من البرامج التي قد تتناسب مع مجموعة التكنولوجيا القانونية لشركتك.

عالم التكنولوجيا القانونية عالم واسع ، فكيف تعرف من أين تبدأ؟ إذا كنت تكافح من أجل العثور على منصات تقنية قانونية لشركتك ، فأنت لست وحدك: أفاد 30٪ من الإدارات القانونية أن اختيار التكنولوجيا القانونية واعتمادها يظل أكبر نقاط ضعفها خلال الوباء المستمر ، وفقًا لـ Gartner's 2020 State of the قياس الأداء القانوني (بحث كامل متاح للعملاء).

للبدء في بناء مجموعتك التقنية القانونية ، ستحتاج إلى تقييم حجم شركتك والعمليات الحالية وأي اتجاهات قادمة حيث يبدو أن الوباء يتضاءل مما قد يؤثر على الأدوات الرقمية التي تختارها ، مثل الانتقال بعيدًا تمامًا.

هنا ، سنتحدث عن مكونات مجموعة التكنولوجيا القانونية حتى تعرف كيفية دمج التكنولوجيا التي تلبي جميع احتياجات ممارستك القانونية.

تقييم العمليات الحالية لمكتب المحاماة الخاص بك

لا يمكنك بناء كومة تقنية قانونية فعالة دون أن تفهم أولاً ما تحتاجه فرقك.

تتمثل إحدى طرق تحديد الاختناقات في معرفة المكان الذي تبدأ فيه العملية المعنية في التباطؤ. على سبيل المثال ، عندما يرسم أعضاء الفريق عمليتهم ، هل هناك خطوة تتطلب مجموعة من الملاحظات اللاصقة؟ إذا كان الأمر كذلك ، فقد يشير ذلك إلى فرصة لسير عمل آلي أو أكثر انسيابية.

3 مكونات أساسية لمجموعة تقنية قانونية قوية

عندما تبدأ في التسوق للحصول على التكنولوجيا القانونية ، قد تشعر بالارتباك: هناك الكثير من الأنظمة الأساسية وأنواع البرامج المتاحة.

لبناء كومة تقنية قانونية شاملة ، ومع ذلك ، لا تحتاج إلى الاستثمار في كل نوع من التكنولوجيا المتاحة للقطاع القانوني - ما عليك سوى التأكد من تغطية القواعد الأساسية الخاصة بك.

يجب أن تغطي مجموعة التقنيات القانونية الخاصة بك ثلاثة مجالات قانونية أساسية: إدارة الحالة ، وإدارة الممارسة ، وإدارة العملاء.

1. إدارة الحالة

القضايا هي وجه شركتك: تعتمد شركة المحاماة الخاصة بك على قدرة فريقك على إدارة القضايا (والفوز بها) ، ويمكن للبرنامج المساعدة. تأتي تقنية إدارة الحالة بأشكال مختلفة ، بما في ذلك الأدوات التي تعمل كمجموعة شاملة ، وتخدم العديد من الاحتياجات في وقت واحد ، أو ربما تحتاج إلى حل أكثر تركيزًا إذا كنت تبحث عن سد الثغرات التي خلفتها البرامج الحالية.

ما هو برنامج إدارة القضايا القانونية؟

يساعد برنامج إدارة القضايا القانونية المحامين والمساعدين القانونيين والمتخصصين القانونيين في إدارة سير عمل القضايا وملاحظات الحالة والعمليات اليومية مثل الفوترة والفواتير وإدارة التقويم وتتبع النفقات. غالبًا ما تقدم هذه الأدوات وظائف متعددة لتبسيط العمليات والتواصل بين مكاتب المحاماة وعملائها.

فوائد برنامج إدارة القضايا القانونية

• تقويمات جيدة التنظيم مع عدم وجود أخطاء في الجدولة
• أمن البيانات
• الفواتير الآلية
• إدارة الوثائق
• بوابة العميل

متى تستثمر في برنامج إدارة القضايا القانونية

يجب على شركات المحاماة التي تحتاج إلى أداة شاملة لأداء وظائف مختلفة متعددة تتعلق بإدارة القضايا والمهام الإدارية المرتبطة بها أن تنظر في الاستثمار في برامج إدارة القضايا القانونية.

إذا كنت جديدًا في برنامج إدارة الحالات وتبحث عن شيء أكثر ملاءمة للميزانية ، ففكر في البحث عن خيارات برامج إدارة القضايا القانونية المجانية والمفتوحة المصدر.

راجع دليل مشتري برنامج إدارة القضايا القانونية الخاص بنا للحصول على مزيد من الإرشادات.

إدارة المهام والتحديثات ورسائل البريد الإلكتروني المرتبطة بالحالات على FileVine ( المصدر )

ما هو برنامج البحث القانوني؟

يساعد برنامج البحث القانوني المحامين والمساعدين القانونيين وغيرهم من المتخصصين في القانون على جمع أحكام المحاكم والتشريعات واللوائح وتفاصيل القضية. كما أنه يساعد المهنيين القانونيين على الحكم ، وتمثيل العملاء ، وتقديم المشورة القانونية.

فوائد برامج البحث القانوني

• الوصول بسرعة إلى المعرفة التشريعية التفصيلية
• تنظيم الحالات إلكترونيًا
• تجميع البيانات من مصادر متعددة
• إنشاء الرسوم البيانية والمخططات لتصور البيانات
• تتبع وقت البحث الذي يقضيه في المهام لسهولة الفواتير

متى تستثمر في برامج البحث القانوني

يمكن أن تساعدك برامج البحث القانوني في إدارة الأبحاث المرتبطة بالقضايا. باستخدام هذه الأدوات ، يمكن لفريقك الوصول إلى قرارات المحاكم والتشريعات بشكل أسرع. استثمر في هذا البرنامج عندما تريد توفير وقت المحامين والمساعدين القانونيين عند البحث في القضايا السابقة التي قد تعطي سابقة لقضاياهم الحالية.

راجع دليل مشتري البحث القانوني للحصول على مزيد من المعلومات.

ابحث عن التشريع عن طريق الكلمات الرئيسية أو عن طريق تحميل ملف .pdf أو .doc أو .txt في CARA الخاص بـ Casetext ( المصدر )

2. إدارة الممارسة

تشير إدارة الممارسة إلى العناصر التي تحافظ على تشغيل الممارسة بكفاءة. قد تكون هذه مهام إدارية وراء الكواليس أو مواجهة العميل. كما هو الحال مع إدارة الحالة ، هناك منصات تخدم أغراضًا متعددة وأخرى تركز بشكل أكبر على جانب واحد من إدارة الممارسة.

ما هو برنامج إدارة ممارسة القانون؟

يساعد برنامج إدارة الممارسات القانونية المتخصصين القانونيين في إدارة القضايا ، وسير عمل المكاتب الأمامية والخلفية ، وتناول العملاء ، والعمليات القانونية الأخرى مثل إدارة المستندات ، وإدارة المهام ، والتقويم القانوني. يمكن لهذه الأنظمة الأساسية أيضًا تخزين المعلومات بشكل آمن عبر سحابة خاصة.

فوائد برامج إدارة ممارسة القانون

• سجل جميع المعلومات المتعلقة بالقضية في مكان واحد
• التنسيق بين المحامين والمساعدين القانونيين
• الفواتير والفواتير
• إدارة الأمور القانونية
• إدارة حالة

متى تستثمر في برامج إدارة ممارسة القانون

هناك تداخلات بين برامج إدارة ممارسة القانون وبرامج إدارة القضايا القانونية. إذا كان لديك واحد ، فقد لا تحتاج إلى الآخر. إذا كان لديك بالفعل برنامج لإدارة الحالات ، فقم بجرد ما يفعله نظامك الحالي وابحث عن حلول أكثر تركيزًا لملء الفجوات.

راجع دليل مشتري برامج إدارة ممارسة القانون للحصول على مزيد من المعلومات.

عرض المحمول لوظيفة التقويم القانوني لـ Clio ( المصدر )

ما هو برنامج الفواتير القانونية؟

يسمح برنامج الفوترة القانونية بالممارسات القانونية لإدارة وإرسال الفواتير الإلكترونية للعملاء وتتبع ساعات عمل المحامين.

فوائد برامج الفوترة القانونية

• يخفض تكاليف الفواتير عن طريق رقمنة العملية
• تتبع الوقت
• يتتبع ارتباطات وأنشطة العميل

متى تستثمر في برامج الفواتير القانونية

عادةً ما تأتي المنصات متعددة الإمكانات مثل أدوات برامج إدارة القضايا القانونية وإدارة الممارسات القانونية مع إمكانات الفوترة القانونية. ومع ذلك ، إذا كان لديك شركة أصغر قد لا تحتاج أو تمتلك ميزانية لبرنامج إدارة ممارسة القانون ، فيمكنك اختيار برنامج الفوترة القانونية الأكثر تحديدًا بدلاً من ذلك.

راجع دليل مشتري الفواتير القانونية للحصول على مزيد من المعلومات.

أدخل إدخالات للساعات القابلة للفوترة في TimeSolv Legal Billing ( المصدر )

ما هو برنامج إدارة الوثائق القانونية؟

يتيح لك برنامج إدارة المستندات القانونية تنظيم المستندات القانونية وتخزينها والوصول إليها رقميًا. توفر هذه الأنظمة الأساسية وظائف المسح والتصوير والدمج لتسهيل البحث عن المستندات والعثور عليها ومشاركتها. كما يسمح للشركات والشركات بتعيين التحكم في الوصول لمنع الوصول غير المصرح به إلى المواد السرية.

فوائد برامج إدارة المستندات القانونية

• حماية البيانات الهامة والحساسة من الوصول غير المصرح به
• قضاء وقت أقل في تعقب الملفات
• تأمين مشاركة الملفات
• الوصول عن بعد
• استخدم التعرف الضوئي على الأحرف (OCR) لرقمنة المستندات المكتوبة بخط اليد

متى تستثمر في برامج إدارة المستندات القانونية

إذا لم يكن لديك حاليًا نظام أساسي يوفر إدارة المستندات ، فاستثمر في واحد لملء هذه الفجوة. أصبح أمان البيانات أكثر أهمية من أي وقت مضى - يمكن لخرق بيانات واحد أن يؤثر على سمعتك كشركة. توفر منصات إدارة المستندات القانونية مشاركة آمنة للملفات وتخزينها ، حتى بين الموظفين عن بُعد.

استخدم دليل مشتري برامج إدارة المستندات القانونية الخاص بنا للمساعدة في البحث.

البحث عن العقود ، وكذلك تنظيم المعلومات والتقارير في ContractSafe ( المصدر )

3. إدارة العميل

مكاتب المحاماة موجودة لخدمة عملائها ، وإذا حدث خطأ ما ، فإن شركتك تخاطر بتشويه سمعتها. تريد التأكد من أن مكتب المحاماة الخاص بك يدير ممارسته بشكل جيد ، ويقوم بفواتير العملاء في الوقت المحدد وبدقة ، ويحافظ على سلامة وسلامة معلومات العميل.

ما هي بعض قدرات إدارة العميل في البرامج القانونية؟

لا يوجد حل لإدارة العملاء خصيصًا لمن يعملون في المجال القانوني. بدلاً من ذلك ، يتم تضمينه عادةً في برنامج إدارة القضايا القانونية أو برنامج إدارة ممارسة القانون. عندما تبحث عن حل ، سترغب في التأكد من أن خياراتك تحتوي على وظائف إدارة العملاء التي تحتاجها شركتك.

تشير إدارة العميل إلى استيعاب العميل والاتصالات بين شركة العميل.

فوائد قدرات إدارة العميل للبرامج القانونية

• بوابات العملاء التي توفر بوابة خدمة ذاتية للعملاء للوصول إلى بياناتهم والتعامل مع شركتك
• فواتير دقيقة
• اتصالات آمنة ومشاركة الملفات

متى تستثمر في برامج ذات قدرات إدارة العميل

إذا كان الحل الحالي الخاص بك لا يحتوي حاليًا على إمكانات إدارة العملاء ، فقد تحتاج إلى إيجاد حل يركز على إدارة العميل لسد الفجوة. تأتي معظم حلول البرامج القانونية بالفعل بدرجات مختلفة من وظائف إدارة العميل. أثناء التسوق لشراء البرامج ، ضع في اعتبارك ميزات إدارة العملاء التي تريد أن يقدمها الحل.

المراسلة النصية في الوقت الفعلي مع العملاء في برنامج Law Ruler ( المصدر )

كيف تعمل هذه الأدوات مع بعضها البعض؟

يجب أن تتكامل الأدوات الموجودة في مجموعة التقنيات القانونية الخاصة بك مع بعضها البعض من خلال عمليات تكامل مضمنة أو منصات تابعة لجهات خارجية. تميل التكنولوجيا في الصناعة القانونية إلى أن تكون "الكل في واحد" ، مما يعني أن أحد الحلول يمكن أن يخدم احتياجات عمل متعددة مثل إدارة الحالة وإدارة العميل وإدارة المستندات والتقويم والفوترة.

على الرغم من أن حلول البرامج القانونية تخدم أغراضًا متعددة ، فقد لا تقدم جميعها الوظائف نفسها: تعرف على ما تحتاجه شركتك من مجموعتها التقنية.

الاعتبارات النهائية عند استكشاف التكنولوجيا في مهنة المحاماة

الآن بعد أن عرفت المجالات التي يجب التركيز عليها ، فإن مهمتك التالية هي إجراء جرد لاحتياجات شركتك والبدء في البحث عن الخيارات. فيما يلي بعض الأسئلة الإضافية التي يجب مراعاتها قبل الاستثمار في التكنولوجيا القانونية.

• كيف ستتفاعل التكنولوجيا الجديدة مع التكنولوجيا التي نستخدمها بالفعل؟ ربما تستخدم بالفعل نظامًا أساسيًا لمسك الدفاتر أو إدارة علاقات العملاء (CRM) وترغب في الاستمرار في استخدامه. قبل أن تستثمر في نظام أساسي جديد ، اكتشف كيف يمكن أن يتكامل مع الأدوات التي تستخدمها بالفعل.
• كيف تحافظ المنصة على أمان المعلومات؟ آخر شيء تريده هو خرق البيانات في شركتك. تأكد من أن جميع بيانات العميل ووثائقه ومعلوماته الحساسة آمنة داخل جميع الأنظمة الأساسية التي تستخدمها وتعتمدها. افهم كيف يحافظ النظام على أمان المعلومات وتأكد من تدريب الموظفين بانتظام على أفضل ممارسات أمان البيانات.
• ما الذي يستخدمه المحترفون القانونيون الآخرون؟ لا تنسى الاستفادة من المراجعات أثناء البحث عن البرنامج. تعرف على ما يستخدمه المحترفون القانونيون الآخرون ، والتحديات التي واجهوها ، والحلول التي تناسب احتياجاتهم بشكل أفضل ولماذا. عند القيام بذلك ، تأكد من التركيز على المراجعات من الشركات التي تشبه شركتك من حيث الحجم للحصول على أفضل النتائج.

ملاحظة: التطبيقات البرمجية المشار إليها في هذه المقالة غير مخصصة للتأييد أو التوصيات.