12 نصيحة لبناء وتحسين إدارة وقت الفريق

في حين أن هناك المئات من المقالات والمنشورات حول إدارة الوقت ، فإن الكثير منها يهتم بالفرد. وبينما يمكننا تحسين كيفية تتبعنا للوقت لأنفسنا ، فإن هذا لا يعني بالضرورة أننا سنفعل جيدًا عندما يُطلب منا تتبع الوقت كفريق. يتطلب عقلية ونهج مختلفين قليلاً.

لمساعدتك في معرفة كيفية تتبع الوقت وإدارته داخل الفريق ، أو إذا كنت ترغب ببساطة في التحسين ، فإليك بعض النصائح للبدء.

لماذا تعتبر إدارة الوقت مهمة في الفريق؟

أولاً ، يجب أن نستعرض بإيجاز كيف تساعد إدارة الفريق المناسبة سير العمل العام والعلاقات بين الفريق.

يقلل من الإجهاد

حذر الخبراء في كثير من الأحيان من أن سوء إدارة الوقت يؤدي في الواقع إلى التوتر. ولا يتعلق الأمر فقط بالمواعيد النهائية الفائتة أو البقاء لوقت إضافي.

عندما يكون الأشخاص سيئين في إدارة الوقت المتاح لهم وغير قادرين على تحديد أولويات مهامهم ، يؤدي ذلك حتماً إلى الشعور بالإرهاق. يتسبب الإرهاق في الشعور بالعصبية ، والخوف من فقدان المعلومات أو المهام المهمة ، وسماع المواقف أو سوء القراءة ، وما إلى ذلك. معًا ، يمكن أن يجعلوا دماغ الشخص يتحول إلى "وضع الذعر" ، وإما ارتكاب الأخطاء أو الانهيار تحت الضغط.

وداخل الفريق ، سيتفاعل الأشخاص المختلفون بطرق مختلفة للتوتر الناجم عن سوء إدارة الوقت. يمكن أن يؤدي ذلك إلى حدوث صراع بين الفريقين حيث يمكن للشخص "أ" اتهام الشخص "ب" بالاسترخاء الشديد ، أو يمكن للشخص "ب" اتهام الشخص "أ" بأنه عصابي للغاية.

لذلك ، يمكن للإدارة الجيدة للوقت على مستوى الفريق تحسين ديناميكيات الفريق بشكل كبير وتخفيف بعض ضغوط العمل التي يواجهونها يوميًا.

يبقي الجميع على اطلاع

الشفافية هي قضية ضخمة حتى اليوم. حتى مع جميع التطبيقات والخدمات المصممة لمساعدتنا على تتبع ما يفعله الجميع في أي لحظة ، ما زلنا في الغالب في الظلام عندما يتعلق الأمر بجزء من عمل زملائنا في العمل. والتواصل بشأن تقدم المهمة أمر حيوي لصحة الفريق والمشروع نفسه ، بالطبع.

تتمثل إحدى فوائد تكوين عادة إدارة وقت الفريق في زيادة الشفافية. عندما يتتبع الجميع ما يعملون عليه ، وما هو موجود في لوحة زملائهم في العمل ، يصبح تحديد الأولويات أسهل. هناك قدر أقل من الحث على الدردشة الجماعية للإبلاغ عن التقدم المحرز وعدد أقل من الاجتماعات بالتأكيد.

يتيح للجميع معرفة كيف يسير المشروع

بمجرد أن يبدأ الفريق في تتبع وقتهم بشكل جماعي ، يمكنك البدء في رؤية الصورة الأكبر بشكل أوضح مع مرور الوقت. يصبح من الأسهل متابعة تقدم المشروع ، بالإضافة إلى أنه يلغي الحاجة إلى التساؤل عن كيفية سير كل شيء. من الأسهل بكثير إنشاء التقارير وعقد الاجتماعات.

سيبدأ أعضاء الفريق في تكوين فكرة عن كيفية انعكاس إدارة الوقت على المشروع ككل. سيتمكن زملاؤهم في العمل أيضًا من رؤية ذلك ومعالجة أي مشاكل في الوقت المناسب.

يحسن التعاون

يميل الناس أكثر إلى مساعدة بعضهم البعض عندما يكونون على نفس القارب الذي يضرب به المثل. عندما يتتبع فريق ما وقتهم ويتعلم كيفية إدارته معًا ، فمن المرجح أن يشاركوا نصائحهم ويعززون بعضهم البعض عند حدوث أخطاء.

طالما أنك تشكل بيئة تعليمية صحية ، فسيصبح فريقك أفضل بكثير من خلال تعلم إدارة الوقت.

كيفية تحسين إدارة الوقت في مكان العمل

1. تتبع الوقت لمعرفة مكانك

يمكنك البدء في تحسين إدارة الوقت لفريقك من خلال جعلهم يتتبعون الوقت بشكل فردي. يجب أن يبدأ الجميع في تحمل المسؤولية عن قضاء وقتهم قبل أن يتمكنوا من المساهمة حقًا في إدارة وقت الفريق بأكمله.

على سبيل المثال ، في Clockify - تطبيق إدارة الوقت للفرق ، يمكن لمدير الفريق إعداد المشاريع والمعالم الهامة لتقدمها. من الآن فصاعدًا ، عندما يتتبع كل عضو في الفريق الوقت الذي يقضيه في المهام التي تساهم في كل حدث رئيسي ، سيعكس العداد ذلك.

لترى كيف يمكن لـ Clockify تحقيق تقدم مشروع جيد التوثيق ، يمكنك الذهاب هنا. ينتقل إلى إعداد خطوة بخطوة لمساحة عمل فريقك ، والمشروع ، وتقرير التقدم عندما يتعلق الأمر بإدارة الوقت.

يُنصح أيضًا بتتبع الوقت لمدة أسبوعين أو حتى شهر ، للتعرف على عادات تتبع وقت فريقك وكيف يقضون وقتهم. هذه أيضًا هي الطريقة الوحيدة للحصول على معلومات أكثر تفصيلاً حول كيفية تفضيل كل عضو لإدارة وقته ، وكيف يعكس الفريق بأكمله. من تلك البيانات التي تم جمعها ، يمكنك البدء في إجراء التغييرات والتحسينات.

2. تقديم نظرة عامة على حجم العمل

كخطوة ثانية ، من الجيد التعرف على ما يجب على كل عضو في الفريق القيام به كجزء من الوصف الوظيفي. كم عدد المهام الوضيعة التي لديهم ، وما هي أكبر استثماراتهم في الوقت ، وأيها يستغرق أقل وقت للقيام به. المهام الإضافية التي تتضمن عبء العمل ولكن غالبًا ما يتم تجاهلها:

• إعطاء ردود الفعل،
• تدريب موظفين جدد ،
• تقديم العروض،
• تنظيم الاجتماعات ،
• التواصل مع العميل ،
• البريد الإلكتروني ، إلخ.

ابدأ بتقليص الدهون في تلك المناطق أولاً. إذا لاحظت أنت والموظف أن بعض المهام غير المهمة تستغرق وقتًا أطول من اللازم ، فما عليك سوى الاستغناء عنها.

خذ الاجتماعات ، على سبيل المثال.

غالبًا ستحضر اجتماعات لا يهم موضوعها ما لا يقل عن ثلث الحاضرين. يضيع وقتهم وطاقتهم في الاستماع إلى البيانات والمحادثات التي لا تؤثر عليهم. الشيء نفسه ينطبق على سلاسل البريد الإلكتروني أو مناقشات غرفة الدردشة.

أخيرًا ، بينما يعد التعاون ميزة للفرق عالية الأداء ، ترقب أعضاء الفريق الذين يبدأون في القيام بالمزيد من أعمال الآخرين. إذا أمضوا طوال اليوم في إخماد الحرائق الصغيرة ، ثم قاموا بعملهم في وقت إضافي ، فهناك خلل كبير في عبء العمل ، ويجب معالجته في أقرب وقت ممكن.

3. تحدث إلى فريقك

استمرارًا للنقطة السابقة ، كلما تحدثت مع الفريق ، كان من الأسهل تحديد جوانب إدارة الوقت التي تحتاج إلى النظر فيها. فيما يلي بعض الأشياء التي يجب التركيز عليها:

• تحقق من مهامهم المعتادة ، وأي أجزاء من عملهم يمكن أن تكون مملة ومرهقة ؛
• اسألهم عندما يشعرون أنهم أكثر / أقل إنتاجية ؛
• تحدث عن مصادر التشتيت وحدد أكثرها شيوعًا للفريق ؛
• ابتكر الاستراتيجيات التي تناسب سير العمل والنهج ؛
• قابلهم من حين لآخر واسألهم عن كيفية تغير إدارة الوقت لديهم ، أو قم بإجراء استطلاعات شهرية ؛
• دع أعضاء الفريق يتعاملون مع إدارة وقتهم بشكل تحليلي ، دون إدارة جزئية - طالما أنهم يتحكمون في تقدم التعلم ، ستكون النتائج أفضل بكثير.

نظرًا لأن الفرق تختلف من قسم إلى آخر ، فإن مخاوفهم ومضايقاتهم للحيوانات الأليفة تختلف. الشيء المهم هو إيجاد أرضية مشتركة وإعلامهم بأنه سيكون لهم دور فعال في تعلم كيفية إدارة الوقت بشكل أفضل. لا تحصل فقط على نشرة إعلامية من الموارد البشرية تفيد بأنهم سيعلقون حتمًا في درج المكتب وينسوا أمره.

4. لا تركز فقط على إدارة وقت العمل

هناك طريقة أخرى مفيدة لتدريب إدارة أفضل لوقت الفريق وهي تضمين إدارة الوقت الشخصية. دع الفريق يعرف أن تحسين عاداتهم في العمل هو ممارسة جيدة يمكن أن تكون مفيدة في حياتهم الشخصية.

قدم مدرب الإنتاجية Matt East أسهل طريقة لإقناع الناس بفوائد إدارة الوقت ووضعهم على طريق التحسين. وهو يعتقد أن الإجابة على عشرة أسئلة فقط يمكن أن تجعل الناس يفكرون في كيفية ترتيب أولوياتهم لوقتهم ومهامهم . إذا أتيحت لك الفرصة ، فقدم نشرة بهذه الأسئلة ، واطلب من الفريق التفكير فيها لمدة يوم أو يومين. ثم ناقش إجاباتهم للحصول على فهم أفضل لأولويات كل منكما وكيف يمكنك مقابلة بعضكما البعض في منتصف الطريق عندما يتعلق الأمر بإدارة الوقت كفريق.

1. إذا كان بإمكاني تحقيق شيء واحد اليوم ، فماذا سيكون؟
2. ماذا سيكون ثاني أهم شيء؟
3. ما هو ثالث أهم شيء؟
4. ما الذي يجب عمله بعد هذه الأشياء الثلاثة؟
5. ما المهام التي يمكنني تفويضها للآخرين؟
6. ما هي بعض المهام الأخرى التي يعمل عليها الآخرون وتحتاج إلى انتباهي؟
7. ما الإجراء اليوم الذي سيقربني من أهدافي؟
8. ما هو الشيء الوحيد الذي يمكنني إكماله ، والذي يجعلني أشعر بالإنتاجية والسعادة في نهاية اليوم؟
9. كيف سأقلل من مستويات التوتر لدي اليوم؟
10. ما هي العلاقات في حياتي التي تحتاج إلى معظم طاقتي اليوم؟ (علاقة العمل ، العائلة ، الأصدقاء ، الشريك الرومانسي ، إلخ)

في حين أن بعض الأسئلة واضحة إلى حد ما ، إلا أن البعض الآخر ليس كذلك. بدلاً من ذلك ، يقدمون نظرة ثاقبة حول كيفية إنفاق الناس لطاقتهم ، والتي بدورها تؤثر على علاقتهم بالوقت وتحديد الأولويات. عندما يقضي شخص ما صباحًا كاملاً في الجدال مع الآخرين المهمين ، فمن المرجح أنه سيكون مستنزفًا جدًا للتركيز على علاقة تعاونية مع زملائه في العمل.

معرفة كيفية إنفاق طاقتهم العاطفية في إدارة الوقت أيضًا.

5. الامتناع عن المهام الشاقة

إذا كان ذلك ممكنًا ، فحاول التخلص من المهام الشاقة.

في شركة سابقة حيث كنت أعمل ، كانت هناك عادة تعيين اثنين من أعضاء الفريق المبتدئين لتدوين الملاحظات خلال الاجتماع. ثم كان من المفترض أن نقارن تلك الملاحظات ونكتب تقريرًا واحدًا يوزع على كل من كان في الاجتماع. كما تم شرحه لنا ، كان هذا لضمان تغطية جميع المعلومات.

ومع ذلك ، كل ما تمكنت من القيام به هو مضاعفة العمل - كنا نقارن الملاحظات ، ثم يرسل لي زميلي في العمل نقاطه النقطية بالبريد الإلكتروني ، وأضيف ما هو مفقود (أو العكس) ، ثم سأقوم بتنسيقه وإرساله للجميع.

فقط بعد ساعة تمكنا من مواصلة عملنا المعتاد.

سينشغل كلانا بمهمة يمكن لشخص واحد القيام بها ، مع إضافة خطوات غير ضرورية.

لذلك ، عندما يتعلق الأمر بمهام مثل كتابة التقارير ، وتدوين الملاحظات ، وحفظ الملفات ، والبحث ، والمسح ، وغير ذلك - إذا لم تستطع التخلص منها ، فقم بالتبسيط. بقدر ما تستطيع ، بقدر ما تستطيع. نظرًا لأنه كلما طالت مدة انشغال الموظفين بمهام وضيعة وغير مهمة ، زاد ابتعادهم عما ينبغي عليهم فعله حقًا.

6. ابتكر

في مقال من Harvard Business Review ، حول موضوع إدارة الوقت الجماعي ، قدمت المؤلفة ليزلي بيرلو فكرة ثاقبة حول الابتكار باستخدام تقنيات إدارة الوقت. لقد أبلغت عن الممارسات المجربة والصحيحة للعديد من الشركات التي عرضت إجازة لمعرفة كيف سينعكس ذلك على تقدم المشروع وسير العمل بشكل عام.

في الشركات التي ابتليت بثقافة الزحام "المتواصل دائمًا" ، قدر الموظفون قضاء ليلة لاستعادة طاقتهم وتخصيص بعض الوقت لحياتهم الشخصية. ساعد الناس على التخلص من التوتر.

الشركات التي لديها فرق تميل إلى تسليم المهام في الوقت المحدد مع القليل من المشاكل اعتبرت هذه الإجازة بمثابة مكافأة على العمل الشاق. في حالتهم ، اعتبروا ذلك بمثابة اعتراف بجهودهم.

وبالنسبة للشركات التي كانت فرقها غارقة في الاجتماعات والمشتتات بين الفرق (وخارجها) ، كان الموظفون قادرين على قضاء وقت بمفردهم خارج المكتب الصاخب. وجدوا أنه من الأسهل إنهاء المهام أو اللحاق بالركب.

يمكن أن تكون حداثة تقديم إجازة بعد الظهر أو الصباح خلال أحد أيام الأسبوع مفيدة لكل من الموظفين والمديرين. يمكن للفرق تعلم كيفية التعاون بشكل أفضل بالإضافة إلى إدارة وقتهم حول فترات الراحة هذه. يمكنك أن تفعل الشيء نفسه ، على سبيل المثال ، تقديم نهاية مبكرة ليوم العمل يوم الجمعة ، للمساعدة في زيادة الإنتاجية التي تنخفض عادة قبل عطلة نهاية الأسبوع. أو يوم الأربعاء ، وهو في منتصف الأسبوع مباشرة ويميل إلى الشعور بأنه أطول يوم.

7. رفع الوعي بالمواعيد النهائية

لا أحد يحب المواعيد النهائية. انها حقيقة.

ومع ذلك ، عندما نفكر في الأمر ، فنحن جميعًا على ما يرام مع المواعيد النهائية في اللحظة التي حددناها فيها. هناك شعور بأن الأشياء لا تزال تحت السيطرة ويمكننا فعل ذلك. اللحظة التي نبدأ فيها في كره المواعيد النهائية هي عندما يقتربون بشكل حتمي ولم نقم بمعظم ما كان مخططًا لنا.

لذلك من الآمن أن نقول إن علاقتنا بالمواعيد النهائية تعتمد على مدى وعينا بها.

ما يمكنك القيام به لمساعدة فريقك على إدارة أولوياتهم بشكل أفضل هو الاحتفاظ بتذكير مرئي دائم بتقدم المشروع والمواعيد النهائية. بالطبع ، لا ينبغي أن يكون أي منها مرعبًا أو مرعبًا. بدلاً من ذلك ، رسم بياني إعلامي على شاشة مثبتة على الحائط ، أو متتبع بسيط للحدث مكتوب على السبورة البيضاء.

اجعل الناس أكثر وعياً بإطار عملهم الزمني وقيودهم بهذه الطريقة. من السهل تجاهل لوحات كانبان الرقمية وأجهزة التتبع إذا كان على الأشخاص الوصول إليها على أجهزة الكمبيوتر الخاصة بهم. ولكن إذا كانوا متواجدين باستمرار على حائط قريب ، فمن غير المرجح أن "تتسلل" المواعيد النهائية إلى أي شخص.

8. اعرض المساعدة

طرح الخبراء في McKinsey وجهة نظر مثيرة للاهتمام: في الوقت الحاضر ، إدارة الوقت أقل من كونها قضية فردية وأكثر من كونها قضية مؤسسية. وأشاروا أيضًا إلى أن الأشخاص الذين رأوا أنفسهم مديرين وقتًا رائعًا قالوا إنهم حصلوا على دعم كبير في كيفية جدولة الوقت وتخصيصه.

قاموا بإدراج مثال لمساعد إداري ساعد في جدولة الرئيس التنفيذي من خلال طرح الأسئلة الصحيحة: ما إذا كانوا قد التقوا بعملاء معينين ، إذا كان عليهم المتابعة مع شركة أخرى على أساس أكثر انتظامًا ، إذا تم تحديد أولويات معينة بشكل صحيح وفقًا لـ أهداف الشركة الحالية وما إلى ذلك.

على نطاق أصغر ، يمكن للمدير أن يفعل الشيء نفسه لفريقه. يمكنهم مقابلة الفريق ومعرفة أين يمكن إعادة تركيز جهودهم ووقتهم. مع مرور الوقت ، ستتغير الأولويات. ربما يمكن تأجيل تطوير موقع الويب الخاص بالأداة الجديدة لأن أصحاب المصلحة المحتملين الجدد يرغبون في رؤية نسخة أكثر اكتمالاً من الأداة. أو أظهر اختبار بيتا أن قاعدة المستخدمين الفعلية ليست شركات متوسطة الحجم ولكنها تعمل لحسابهم الخاص ، لذلك ستكون هناك حاجة لإعادة تقييم استراتيجية التسويق.

غيّر طريقة تفكيرك من تتبع الوقت الفردي إلى طريقة تعكس المشروع والمنتج وجهود الفريق. يتمتع المديرون برفاهية رؤية الصورة الأكبر ، ولهذا السبب بالتحديد يحتاجون إلى توجيه الفريق خلال التغييرات ومساعدتهم على إدارة وقتهم بشكل أفضل.

9. ضع بعض القواعد المشتركة

كما هو الحال مع كل فريق ، سيتعاون الناس ولكنهم يصطدمون أيضًا. سوف يزعجون بعضهم البعض ، ويجدون العيوب والشكاوى في ممارسات عمل الآخرين. ويمكن أن تؤدي مثل هذه الإحباطات إلى مواقف يمكن أن تضر بكيفية إدارتهم للوقت وتحديد الأولويات. أشياء مثل الإلهاءات الشخصية ، والمهام والتعليقات الضعيفة ، والافتقار إلى الشفافية ... يمكن أن تتسبب جميعًا في أن يبدأ الفريق في كسر اللحامات ، وإحباط واحد في كل مرة.

وبينما يمكنك السماح لهم بالتخلص من عاداتهم بمرور الوقت ، لكي يبدأ زملاء العمل حقًا في إدارة وقتهم كفريق واحد ، فإنهم يحتاجون إلى مجموعة من القواعد المتفق عليها والتي ستضمن لهم راحة البال.

آداب اتصال متينة

قدم طريقة مقننة لمناقشة قضايا المشروع والمهام والتقدم. علي سبيل المثال:

• إذا كان هناك شيء يحتاج إلى معالجة خلال الـ 24 ساعة القادمة ، فأرسل بريدًا إلكترونيًا.
• إذا كان هناك شيء ما يتطلب انتباهك في غضون ساعة أو ساعتين ، فأرسل رسالة دردشة.
• إذا كانت المشكلة عاجلة ولا يمكنها الانتظار ، فأرسل رسالة نصية أو مكالمة.

يضيع الكثير من الوقت عند مناقشة أشياء غير مهمة عبر البريد الإلكتروني ، أو عندما يتم التغاضي عن المهام العاجلة لأن دردشة الشخص تتنقل باستمرار من جوانب مختلفة. بهذه الطريقة ، يكون لكل إخطار إطار زمني محدد يسمح للمستلم بمعرفة ما إذا كان يجب عليه معالجته الآن ، أو ما إذا كان يمكنه الانتظار.

هذا يزيل الانقطاعات والتشتت.

رموز لوقت العمل غير المنقطع

في كثير من الأحيان ، يحتاج الموظفون إلى التركيز والوقت المتواصل. إن لم يكن لساعات متتالية ، فعندئذ في مواقف معينة.

على سبيل المثال ، يمكن لوكيل خدمة العملاء الانتقال إلى رئيس التسويق للسؤال عن ميزة يستفسر عنها المستخدم. ومع ذلك ، إذا كان رئيس قسم التسويق يكتب حاليًا بريدًا إلكترونيًا مهمًا ، فإنه يخاطر بأن يبدو وقحًا عندما يرفض مندوب خدمة العملاء. أو يحتاج أحد المطورين إلى ملاحظات حول خطأ في الكود ، بينما يحاول الآخر إصلاح المشكلات التي وجدوها.

في مثل هذه الحالات ، من المفيد أن يكون لديك رمز عام "عدم الإزعاج". يمكن أن تكون هذه أي شيء - من الملاحظات اللاصقة الحمراء على شاشة الكمبيوتر الخاصة بهم ، إلى علامات عدم الإزعاج الفعلية على مكاتبهم. يحتاج الفريق ببساطة إلى الاتفاق على رمز واحترام الحدود التي يجلبها.

10. تقليل الاجتماعات غير المخطط لها

لا يحتاج كل قرار أو قضية إلى غرفة اجتماعات وساعات من المناقشة. يمكن أن تؤدي الاجتماعات الأسبوعية الكثيرة جدًا إلى اختلال التوازن في إدارة وقت الفرق. خاصة عندما يدعو المدير لعقد اجتماع بسبب أمر غير متوقع حدث للتو.

إذن ، متى وكيف يجب أن تعقد اجتماعًا بالفعل؟

بعد الوصول إلى معلم / موعد نهائي محدد

هذا للتأكد من أنك لا تزال على المسار الصحيح ، أو إذا كان يلزم إجراء أي تغييرات. ومع ذلك ، إذا كنت ترغب في تقديم ملاحظات حول التقدم الذي أحرزه الفريق حتى الآن ، فاحفظه إما موجزًا ​​جدًا أو احفظه لرسائل البريد الإلكتروني أو اجتماعات فردية مع الأعضاء.

ضع جدولًا والتزم به

يجب أن يكون لكل اجتماع جدول أعمال يتضمن النقاط الرئيسية التي يجب معالجتها وأي أسئلة أو مناقشات متابعة.

خذ بعض الوقت قبل كل اجتماع لإنشاء قائمة ذات تعداد نقطي بالمواضيع وإرسالها بالبريد الإلكتروني إلى الفريق بأكمله. بهذه الطريقة ، يتم إبلاغ الجميع بموضوع الاجتماع ويمكنهم الاستعداد وفقًا لذلك.

تبسيط المحادثة

لا تدع الناس يخرجون الموضوعات عن مسارها بالحجج أو الخلافات أو الثرثرة المرحة. لا بأس من العصف الذهني ، طالما أن الهدف من الاجتماع أن يكون واحدًا. حافظ على التركيز على موضوع الاجتماع ، وسوف يفعل ذلك

الإعلان عن الاجتماعات في الوقت المناسب

يمكن أن تتسبب الاجتماعات غير المخطط لها في انقطاع التركيز مع أي موظف. في إحدى اللحظات يكونون في مكاتبهم ويعملون ، وفي اللحظة التالية عليهم تحويل انتباههم إلى شيء جديد تمامًا. والوقت الذي يستغرقونه للعودة إلى مهمتهم الأصلية يمكن أن يتسبب في ما يُعرف في تطوير Agile باسم "تكلفة التبديل". هذا يؤثر بشكل كبير على الإنتاجية ، ونتيجة لذلك ، تفشل جهود إدارة الوقت.

11. استخدم الأساليب والتقنيات المجربة

في الوقت الحاضر ، نبحث جميعًا عن أفضل الاستراتيجيات لمساعدتنا على تعلم إدارة الوقت بشكل أفضل. وبينما تتعامل الغالبية مع الأفراد ، يمكن أيضًا تطبيق الأسلوبين الأكثر شهرة على مجموعات أكبر. إليك كيفية تطبيق مصفوفة أيزنهاور وحظر الوقت على تطوير الفريق.

مصفوفة أيزنهاور

مصفوفة أيزنهاور هي طريقة مرحب بها لإدارة الوقت والتي تساعد على الإنتاجية والكفاءة من خلال تعليم تحديد الأولويات المناسب. ليست كل المهام بنفس القدر من الأهمية والعاجلة. وتثبت هذه الطريقة أن المهام ذات الأولوية المناسبة يمكن أن توفر الكثير من الوقت والطاقة.

بينما يتم ذكر المصفوفة غالبًا كوسيلة لإدارة الوقت الفردي ، إلا أنها قابلة للتكيف تمامًا مع الفرق.

يتعرف على أربعة تصنيفات:

1. مهام مهمة وعاجلة - الموعد النهائي غدًا
2. المهام التي تعتبر مهمة ولكنها ليست عاجلة - كتابة تقرير مرحلي للأسبوع المقبل
3. المهام غير المهمة والعاجلة - إعداد اجتماع للأسبوع المقبل يطلبه المدير في الدقائق الخمس القادمة ، و
4. مهام غير مهمة وليست عاجلة - تنظيف صندوق الإسقاط الخاص بالفريق من الملفات القديمة

للحصول على نظرة عامة أوضح ، غالبًا ما يتم تقديم المصفوفة في أربعة أرباع ، على النحو التالي:

لذلك ، على سبيل المثال ، يمكن لفريق دعم العملاء إنشاء مصفوفة أيزنهاور التي تبدو كالتالي:

باتباع المخططات أدناه ، يمكنك صياغة مصفوفة فريقك بسهولة نسبية. وإذا أمكن ، فإن أفضل نهج هو عقد اجتماع لتبادل الأفكار ، حيث يمكن لجميع أعضاء الفريق المشاركة في إنشاء المصفوفة. تذكر ، عندما يتم منح الموظفين مزيدًا من الوكالة في إدارة وقتهم الجماعية ، فمن المرجح أن يتابعوا الأمر ويتعلموا بشكل أسرع.

حظر الوقت

يعد حظر الوقت ثاني تقنية فعالة للغاية لإدارة الوقت.

يساعد في الحفاظ على تدفق العمل طوال اليوم من خلال جعلك تحدد يومك (أو أسبوعك) مسبقًا. عندما تحدد المهام لليوم على الورق ، تقوم بعد ذلك بتدوين مقدار الوقت الذي تستغرقه كل مهمة. بعد ذلك ، تقوم بقلم الرصاص في تلك المهام في جدول وبهذه الطريقة قم بإنشاء فترات زمنية.

بمجرد أن تبدأ العمل في الكتل الزمنية ، فإن الهدف هو التمسك بالوقت المخصص ، وتجنب المهام التي تتسرب إلى فترات زمنية أخرى. بهذه الطريقة ، تتأكد من أن التركيز ينصب على شيء واحد في كل مرة ، وتتجنب نسيان مهام معينة تمامًا. إنها في الواقع أداة فعالة لمنع العمل الإضافي.

وإعداد يوم محظور لا يمكن أن يكون أسهل ، خاصة بالنسبة للفرق. على سبيل المثال ، يمكنك توصيل امتداد Clockify بتقويم Google الخاص بك وبمجرد ظهور فتحة زمنية ، يمكنك ببساطة بدء تشغيل المؤقت والبدء. ليس عليك مغادرة علامة تبويب المتصفح أو فتح تطبيق جديد بالكامل.

حاول تكييف هذه التقنية مع الإدارة الجماعية للوقت عن طريق تعيين فترات زمنية للمهام المهمة التي يجب تسليمها في ذلك اليوم. يمكن لأعضاء الفريق التحقق من هذه المهام عند انتهائها ، وبحلول نهاية اليوم ، سيكون لديك نظرة عامة واضحة.

هذه أيضًا طريقة جيدة لتحديد المشكلات المتعلقة بإدارة الوقت بشكل فردي قبل أن تبدأ في التأثير على الفريق على نطاق أوسع.

12. تقديم أدوات إدارة وقت الفريق

الآن ، لا يمكننا أن ننسى أن إدارة الوقت تتطلب أيضًا بعض المساعدة من الخارج. التطبيقات والأنظمة الأساسية والخدمات والبرامج كلها متوفرة لمساعدة الأفراد والفرق المتعثرين. يتم استخدامها أيضًا للتحليل والتحسين وحتى كاختصارات تقضي على المهام الوضيعة.

هنا بعض المفضلات الينا:

كلوكيفي

قد نكون متحيزين هنا ، لكن Clockify هو بالفعل أداة متعددة الأوجه. على الرغم من كونه متتبعًا للوقت بشكل أساسي ، إلا أنه يمكن أن يساعدك أيضًا في إنشاء تقديرات العمل وإنشاء تقارير تقدم المشروع وتتبع من يفعل ماذا وتحديد الوقت الضائع.

سرعان ما يصبح الرجل الأيمن لأي مدير وفريق يتطلع إلى تحسين إدارة وقتهم.

خيالى

Notion عبارة عن نظام أساسي به قائمة قوية من الميزات التي تعمل مثل عدة أدوات في جهاز واحد. إنه أرشيف مستندات ولوحة إدارة مشروع ومنصة عرض عامة للمهام وميزات محادثة متكاملة وويكي وغير ذلك الكثير. إنها مساحة عمل متعددة الاستخدامات يمكنها استبدال العديد من الأدوات التي تؤدي وظيفة واحدة.

عندما يتم تخزين جميع معلوماتك وتقدمك في مكان واحد ، فلا داعي لإضاعة الوقت في التنقل بين مختلف التطبيقات المختلفة.

خربش

بصفته منظم اجتماعات ، يمكن لـ Doodle أن تجعل حياة الجميع أسهل. ليست هناك حاجة لسلاسل رسائل البريد الإلكتروني الطويلة أو انتظار استجابة الأشخاص لرسائل الدردشة. يتيح لك التطبيق تعيين اجتماع والأوقات الممكنة له ، وأثناء إعادة توجيه الرابط ، يمكن لكل فرد في الفريق اختيار الوقت الذي يناسبهم بشكل أفضل.

الحكمة

لقد ناقشنا كيف يمكن أن تنتهي الاجتماعات بالحاجة إلى تقارير حول الأشياء التي تمت مناقشتها ، مما يؤدي غالبًا إلى قضاء شخص ما في الفريق الوقت لكتابتها بدلاً من القيام بمهامها. حسنًا ، أدوات مثل Wise Mapping تلغي الحاجة إلى ذلك. إنها أداة مجانية مفتوحة المصدر تتيح لك تبادل الأفكار وقيادة الاجتماعات من متصفح الويب الخاص بك ، ويمكن لأي شخص لديه رابط دعوة الانضمام إليه. ويمكن بعد ذلك إعادة توجيه الخريطة الذهنية إلى كل شخص من الاجتماع.

يعد التخلص من العمل الشاق الإضافي إضافة كبيرة لإدارة الوقت ، بالإضافة إلى أن أدوات مثل هذه تضمن مشاركة كل شخص في الاجتماع في المناقشات.

Otter.ai

نظرًا لأن الاجتماعات كانت أيضًا جزءًا كبيرًا من مناقشات إدارة الوقت لدينا ، فإن أدوات مثل مسجلات الصوت يمكنها أيضًا توفير الوقت. يتيح لك Otter.ai تسجيل أي مقطع صوتي (سواء كان اجتماعًا كاملاً أو تعليقات أو تعليمات) ، وتدوينه في مستند في غضون دقائق. لذلك لا يمكنك مشاركة الصوت نفسه فحسب ، بل يمكنك أيضًا إملاء ما تحتاج إلى عبوره ، وتلقي نموذج مكتوب تلقائيًا على الطرف الآخر. الأداة مدمجة أيضًا مع Zoom ، بحيث يمكنك حتى تسجيل مكالمات الفيديو.

خاتمة

تركز إدارة وقت الفريق بشكل أساسي على إيجاد طرق لتحديد أولويات الأهداف الأكبر والتواصل بوضوح وتجنب الثغرات في سير العمل الناتجة عن الأنظمة شديدة التعقيد. تتمثل طريقة حث الفرق على المشاركة بشكل تعاوني في تحسين إدارة الوقت في مساعدتهم على تعلم هذه المهارات الحيوية. سيساعد إشراكهم في العملية في كل خطوة على الطريق أيضًا على أن يصبحوا أكثر تقبلاً للتقنيات والأدوات الجديدة التي تخطط لتقديمها.