أفضل الطرق لتتبع إنتاجية الفريق

تقيس إنتاجية الفريق مقدار العمل الجيد الذي يمكن أن ينتجه الفريق خلال وقت معين ، مثل شهر. يعتمد مدى إنتاج الفريق على مجموعة من العوامل ، مثل مستويات الإنتاجية لكل موظف ، بالإضافة إلى مهاراتهم. بالإضافة إلى ذلك ، فإن اتصال الفريق وبيئة العمل ومستويات التحفيز لها تأثير عميق على إنتاجية الفريق.

في هذه المقالة ، سنغطي بعض الأساليب العملية التي يمكنك استخدامها لتتبع إنتاجية فريقك. علاوة على ذلك ، سنطلعك على العديد من الأمثلة الحقيقية لكيفية قياس فرق معينة لفعاليتها.

المعنى الحقيقي للإنتاجية لفريقك

تجدر الإشارة إلى أن إنتاجية الفريق لن تشمل نفس الصفات في الأعمال التجارية المتنوعة وحتى في الفرق المختلفة. لهذا السبب ، إذا كنت صاحب عمل أو مديرًا ، ففكر في معايير الإنتاجية الرئيسية لشركتك أو فريقك. إليك بعض الأسئلة التي يمكنك طرحها على نفسك:

• ما هي المنتجات أو الخدمات التي تقدمها شركتك؟
• ما نوع الأداء الذي يمكنك تمييزه على أنه منتج؟
• هل هناك حصة مبيعات أو إنتاج يجب على الفريق الوفاء بها؟
• ما هي اهم الاهداف في كل فريق؟

بمجرد اكتشاف المقاييس الحاسمة التي تساعد في بناء فريق منتج ، سيكون من الأسهل تتبع فعالية الفريق. من خلال تتبع إنتاجية الفريق ، سيفهم المديرون بشكل أفضل ما إذا كان هناك بعض الموظفين الأقل فاعلية في الفريق. في هذه الحالة ، يجب على القادة إيجاد حل مناسب لهؤلاء العمال ، والذي يمكن أن يشمل:

• تزويد العمال بتدريب إضافي ،
• نقل الموظفين إلى فريق آخر ، أو
• إنهاء الموظف.

ثماني طرق لتتبع إنتاجية الفريق

تتمثل إحدى طرق قياس قدرة الفريق في استخدام مقاييس الإنتاجية. فيما يلي بعض المقاييس الأكثر شيوعًا لمراقبة الإنتاجية.

النسب المخططة لإنجازها

يأخذ مقياس النسبة المخططة إلى المنفذة في الاعتبار النسبة المئوية للمهام التي تم الانتهاء منها مقارنة بتلك التي تم تعيينها . لذلك ، عند استخدام هذه الطريقة ، فإنك تراجع قائمة مهام معينة وتحلل عدد المهام التي أكملها الفريق. بهذه الطريقة ، يمكنك معرفة المزيد حول قدرة الفريق على إكمال عبء العمل بدقة.

يمكنك استخدام النسبة المخطط لها عند العمل في سباقات السرعة . في هذه الحالة ، في بداية العدو ، يجب عليك توثيق مقدار العمل الذي يخطط الفريق للقيام به أثناء العدو. بعد ذلك ، في نهاية السباق ، يجب أن تقارن مقدار العمل الذي أنجزه الفريق مقابل عبء العمل الذي تم التخطيط له في البداية.

عند الحديث عن سباقات السرعة ، تجدر الإشارة إلى أن النسبة المخطط لها إلى أن تكون مفيدة جدًا للفرق وأصحاب المنتجات. يوضح هذا المقياس مدى التزام أعضاء الفريق بالعمل ، فضلاً عن قدرتهم. لذلك ، على سبيل المثال ، يلتزم الفريق بـ 30 PBI (Product Backlog Item - "عنصر واحد من العمل") ، ويقدم 10 فقط. وهذا يعني أن العدو لم يكن ناجحًا ، لأنه تم إكمال حوالي 30٪ فقط من المهام .

الآن ، سنستعرض مثالًا آخر للنسب المخططة ، لنبين لك الفرق بين النسب العالية والمنخفضة. لنفترض أن على الفريق إنهاء 20 مهمة في الشهر. إذا تمكن أعضاء الفريق من تنفيذ 18 مهمة خلال وقت معين ، فإن النسبة المخطط لها لإنجازها هي 90٪ ، وهو أمر رائع. من ناحية أخرى ، إذا تمكن أعضاء الفريق من إكمال 10 مهام فقط بعد هذه الفترة ، فإن النسبة المخطط لها لإنجازها هي 50٪ ، وهي نسبة منخفضة.

ماذا تفعل عندما تكون النسبة أقل مما ينبغي؟ قادة الفريق لديهم عدة خيارات:

• تعيين المزيد من أعضاء الفريق لإنهاء جميع الأعمال في الوقت المحدد.
• تقليل حجم العمل الذي يتعين على الفريق إنهاءه شهريًا.
• مراجعة عملية التخطيط وإجراء التعديلات.

يعني وجود نسبة منخفضة مخططة إلى فعلية أن عملية التخطيط ليست فعالة أو أن أعضاء الفريق ليس لديهم المهارات المناسبة لأداء المهام.

دورة الزمن

يتتبع مقياس وقت الدورة متوسط ​​الوقت اللازم لإكمال منتج أو تقديم خدمة. القواعد بسيطة: تعني الدورة الزمنية الأقصر مستويات أعلى من إنتاجية الفريق.

على سبيل المثال ، في فريق البرمجيات ، تغطي هذه الطريقة مقدار الوقت الذي يحتاجه الفريق من الالتزام الأول للميزة (نقطة البداية) إلى المرحلة الأخيرة ، وهي النشر. أو ، بالنسبة للعاملين في مركز الاتصال ، سيكون وقت الدورة من اللحظة التي يجيبون فيها على مكالمة إلى اللحظة التي ينهون فيها المكالمة.

هناك معادلة بسيطة لحساب وقت الدورة. يجب عليك تقسيم صافي وقت الإنتاج على عدد الوحدات المصنوعة . صافي وقت الإنتاج (NPT) هو مقدار الوقت الذي يتعين على الفريق إنهاء المنتج فيه. تأكد من وجود بعض الوقت الضائع (وقت الاجتماعات ، استراحات الغداء ، إلخ). اطرح هذه الساعات من إجمالي الوقت الذي يقضيه الموظفون في العمل.

على سبيل المثال ، في مطعم للوجبات السريعة ، يعمل الفريق 9 ساعات في اليوم. عندما نطرح وقت التعطل ، سنحصل على 8 ساعات و 15 دقيقة (495 دقيقة) ، وهي معاهدة عدم الانتشار الخاصة بنا. يتعين على العمال صنع 45 شطيرة خلال النهار.

وقت الدورة = صافي وقت الإنتاج ÷ عدد الوحدات المصنوعة

وقت الدورة = 495 45

وقت الدورة = 11

هذا الفريق لديه 11 دقيقة لعمل شطيرة واحدة. بالطبع ، إذا تمكن أعضاء الفريق من إصلاح شطيرة في 9 دقائق (أقل من متوسط ​​وقت الدورة) ، فإن ذلك سيجعلهم أكثر إنتاجية.

تتمثل إحدى مزايا استخدام دورة الوقت في أن قادة الفريق يمكنهم معرفة ما إذا كانت عملية التخطيط تعمل بشكل جيد. إلى جانب ذلك ، يمنح هذا المقياس المديرين فكرة أفضل عن كيفية أداء أعضاء الفريق لعملهم وما إذا كانوا فعالين كما ينبغي.

هرب من العيوب

تتعقب هذه الطريقة الأخطاء التي ارتكبها الفريق في غضون فترة زمنية معينة. عادةً ما تستخدم فرق التطوير هذا المقياس عندما يريدون تحليل عدد الأخطاء التي فاتتهم أثناء المشروع. لذلك ، إذا كان فريق التطوير لديك يُنشئ تطبيقًا ، فسيساعدهم مقياس العيوب المنفلتة في العثور على الأخطاء في الوقت المحدد ، قبل أن يصبح تطبيقك متاحًا للجمهور. يمكن أن تكون هذه الأخطاء إما مشاكل تجربة المستخدم أو مشاكل الأداء أو أخطاء التطبيق.

هناك أيضًا معدل الهروب من العيب . يمكنك حساب هذا المعدل من خلال مراجعة عدد العيوب التي وجدها الفريق خلال مرحلة ما قبل الإنتاج ، ثم مقارنة هذا الرقم بمرحلة الإنتاج.

إذن ، ماذا تعني معدلات الهروب من العيوب الأعلى والأدنى؟ يشير المعدل الأعلى إلى وجود مشكلة في عمليات الاختبار أو في أدوات الاختبار الآلية التي يستخدمها الفريق. يعد المعدل المنخفض علامة على جودة البرامج ، وأن عمليات الاختبار تعمل بشكل جيد.

بصرف النظر عن المطورين ، يمكن للفرق الأخرى التعرف على إنتاجيتها مع العيوب التي تم تجاوزها. على سبيل المثال ، إذا كنت تعمل في قسم التسويق ، يمكن لهذه الطريقة تقييم الأخطاء مثل شكاوى العملاء أو الحملات الفاشلة على وسائل التواصل الاجتماعي المدفوعة.

الإيرادات لكل موظف

ينطبق مقياس الإيرادات لكل موظف في الغالب على فرق المبيعات والتسويق. الغرض من هذه الطريقة هو معرفة مدى إنتاجية أعضاء الفريق في تحقيق الإيرادات.

عندما يتعلق الأمر بتقنية الإيرادات لكل موظف ، فهناك صيغة يجب عليك اتباعها.

تحتاج إلى تقسيم إجمالي الإيرادات (التي ينتجها الفريق بأكمله) على عدد أعضاء الفريق. لذلك ، على سبيل المثال ، إذا كان هناك 40 شخصًا في شركة وكان إجمالي الإيرادات 5 ملايين دولار سنويًا ، فسيكون العائد لكل موظف:

5.000.000 دولار 40 = 125.000 دولار

وهكذا ، 125.000 دولار لكل موظف في السنة. إذا اخترت تتبع إنتاجية الفريق باستخدام طريقة الإيرادات لكل موظف ، فتأكد من أن العائد المرتفع لكل موظف يعني أن فريقك أكثر فعالية.

يكون هذا المقياس مفيدًا عندما تريد مقارنة شركتين تعملان في نفس الصناعة. وبالتالي ، لمعرفة الشركة الأكثر فعالية ، يمكنك تقييم عائداتها لكل موظف. لذلك ، على سبيل المثال ، تبلغ إيرادات شركة التسويق أ 500.000 دولار و 20 موظفًا. العائد لكل موظف هو:

500.000 دولار 20 = 25.000 دولار

تبلغ إيرادات شركة التسويق B مبلغ 520.000 دولار أمريكي ويعمل بها 25 موظفًا. العائد لكل موظف هنا هو:

520.000 25 = 20.800 دولار

في الختام ، تعتبر الشركة "أ" أكثر إنتاجية من الشركة "ب" على الرغم من أن الشركة "ب" تحقق إيرادات أكثر قليلاً ولديها عدد أكبر من الموظفين ، إلا أن الشركة "أ" تتمتع بإيرادات أعلى لكل موظف.

تعقب الوقت

بصرف النظر عن مقاييس الإنتاجية هذه ، يمكنك أيضًا تجربة متتبع الوقت لقياس فعالية الفريق ، بغض النظر عن نوع الفريق.

إليك كيف يمنحك تسجيل الوقت مزيدًا من الأفكار حول إنتاجية الفريق. عندما يسجل أعضاء الفريق ساعات عملهم يوميًا ، يمكن للمدراء مراجعة من يقوم حاليًا بالمهام وكيف يسير المشروع. توفر لك بعض تطبيقات تتبع الوقت ، مثل Clockify ، تقسيمًا مرئيًا لأسبوع الفريق.

خيار مفيد آخر هو لوحة تحكم الفريق. هنا ، يمكنك معرفة المشروعات الأكثر نشاطًا. نظرًا لأن كل لون في لوحة المعلومات يمثل كل مشروع ، فستتمكن من معرفة ما إذا كان فريقك يقضي وقتًا كافيًا أو كثيرًا جدًا في مشاريع معينة خلال الأسبوع. يمكنك أيضًا مراجعة إجمالي الساعات التي تعقبها الفريق.

بالإضافة إلى ذلك ، إذا كنت ترغب في معرفة المزيد عن أعضاء الفريق الفرديين ، فيمكنك القيام بذلك من خلال إلقاء نظرة على قسم نشاط الفريق ، أسفل المخطط. وبالتالي ، ستعرف بالضبط مقدار الوقت الذي أمضاه كل موظف في المشروعات وما الذي يقوم به حاليًا. يمكنك حتى إعادة ترتيب هذين القسمين في لوحة معلومات الفريق بحيث يظهر نشاط الفريق في أعلى الصفحة. ما عليك سوى النقر على أيقونة "Pin to top" ، والتي يمكنك رؤيتها في لقطة الشاشة أدناه.

مثال على قسم نشاط الفريق

في قسم نشاط الفريق ، يمكنك أيضًا تصفية البيانات حسب إجمالي الوقت المتعقب ، والذي يكون مفيدًا عندما ترغب في معرفة من الذي يتتبع معظم الساعات. من ناحية أخرى ، يمكنك التصفية حسب أحدث نشاط ، في حال احتجت إلى معرفة من يعمل في الوقت الحالي.

المحاسبة عن التعديلات في العمل

عندما نفكر في الإنتاجية بشكل عام ، فإننا عادة ما نضع في اعتبارنا سير عمل مثالي دون أي أخطاء. ولكن لضمان عدم وجود أي أخطاء ، من الضروري الانتباه إلى التفاصيل وإجراء التغييرات عند الحاجة. علاوة على ذلك ، من الضروري التعاون مع فرق أخرى في الشركة.

سوزانا فيسيلينوفيتش هي مديرة ضمان الجودة في Clockify. وتقول إنه عندما يتعلق الأمر بفريق ضمان الجودة ، فإن روتين عملهم غالبًا ما يتضمن العديد من التعديلات التي يعمل عليها أعضاء الفريق وفقًا لفريق التطوير. إليك ما تشير إليه سوزانا كعلامات رئيسية لإنتاجية الفريق:

" لوحة تتبع الأخطاء وكيف تبدو تخبرنا كثيرًا عن الإنتاجية. إذا كانت أعمدة ضمان الجودة "واضحة" ، فهذا يعني أن المهام قد اكتملت بشكل فعال. إلى جانب ذلك ، هناك مؤشر إنتاجي جيد آخر وهو جودة الميزة التي يتم إرسالها إلى الإنتاج. "

تضيف سوزانا أن الأمر يستغرق عدة مراحل من الاختبار ، حيث يبلغون خلالها عن أخطاء مختلفة ، لضمان جودة الميزات.

تتبع رضا العملاء

لا تحافظ بعض الفرق على اتصال مباشر مع العملاء أو العملاء بسبب طبيعة عملهم. ولكن بالنسبة للآخرين ، مثل فرق دعم العملاء ، فإن الحفاظ على علاقة مهنية جيدة مع العملاء هو الجزء الأكثر أهمية في الوظيفة.

عندما يتعلق الأمر بإنتاجية فرق دعم العملاء ، فإن إحدى طرق قياس فعالية الفريق هي التحقق من المراجعات من العملاء. لذلك ، يمكن للفريق معرفة المزيد عن رضا العملاء بشكل عام.

هناك طريقة عملية أخرى لتتبع إنتاجية الفريق وهي استخدام أدوات إعداد التقارير. تقول Jelena Lukic ، وكيل الدعم في Clockify ، إن هذه التقارير ذات قيمة لأنها تعرض عدد التذاكر التي تم حلها وعدد الردود ، بالإضافة إلى سرعة رد الفريق. بخلاف ذلك ، إليك ما يستخدمه فريق دعم العملاء لقياس إنتاجية الفريق:

"يمكننا أيضًا مراجعة أسعار فريقنا للشهر الماضي. يتم احتساب أسعار الفريق وفقًا لعدد التذاكر وعدد التقييمات الجيدة والسيئة ".

تحليل المقاييس الصحيحة

بالنسبة لفرق المبيعات ، عادةً ما تتضمن مهام وظيفتهم التواصل مع العملاء عبر رسائل البريد الإلكتروني والاجتماعات. بهذه الطريقة ، يمكن لمندوبي المبيعات تقديم المنتجات أو الخدمات للعملاء بشكل صحيح.

إذن ، ما هو المهم عند تتبع إنتاجية الفريق في المبيعات؟ يقول نيكولا نيسكوفيتش ، مدير المبيعات في Clockify ، إن المقاييس الأكثر أهمية هي:

• عدد الاجتماعات التي حددها الفريق ،
• عدد الاجتماعات التي عقدها الفريق ، و
• الإيرادات المتأتية من الاجتماعات التي عقدت.

يضيف نيكولا أن هذه الإيرادات تعتمد على التحويلات التي قام بها الفريق. على سبيل المثال ، عندما ينتقل العميل من خطة مجانية إلى خطة مدفوعة ، أو من خطة أساسية إلى خطة مدفوعة.

خاتمة

تؤدي الفرق المختلفة مهامًا مختلفة داخل الشركة. لذلك ، لا فائدة من تتبع إنتاجية فريق البرنامج بنفس الطريقة التي تقيس بها فعالية فريق التسويق. لذلك ، من المهم توضيح الصفات الأساسية التي تجعل فريقًا معينًا منتجًا. بعد ذلك ، يمكنك تجربة بعض الطرق التي قمنا بتضمينها في هذه المقالة. تجعل هذه المقاييس عملية تتبع إنتاجية الفريق أسهل كثيرًا. نأمل أيضًا أن تكون مستوحاة من زملائنا الذين شاركوا طرقهم الفريدة للتحقق من فعالية الفريق.