تطوير خطة أداء الفريق في أربع خطوات بسيطة (القوالب المضمنة)

ليس من غير المألوف أن تواجه الشركات مشكلات إنتاجية تؤثر على الناتج الإجمالي. في كثير من الأحيان ، يمكن أن تنبع هذه المشاكل من ضعف أداء الفريق أو الافتقار إلى التوجيه المناسب. وتعد خطط تحسين أداء الفريق طريقة موثوقة لمعالجة وإصلاح أي وجميع المشكلات التي تواجهها الفرق.

فيما يلي بعض الإرشادات حول كيفية تشكيل خطة أداء قوية يمكن لأي فريق اتباعها ، بغض النظر عن الصناعة التي تعمل فيها. سنشارك أيضًا الموارد المفيدة والقوالب الإضافية ومواد القراءة.

الخطوة 1: تعرف على خطط الأداء

خطط الأداء (أو خطط تحسين الأداء) هي مستندات تم إنشاؤها بهدف تحسين عمل فرد أو فريق أو شركة. يتم إنشاؤها ووضعها من قبل قادة الفريق / المشرفين / المديرين ، وفي كثير من الأحيان يتم تسليمها إلى الموارد البشرية للتقييم.

كوسيلة لتحسين سير العمل ، تعد خطط الأداء أداة لمساعدة الأفراد والفرق على حد سواء للتغلب على المشكلات المتكررة. إنهم يحددون الأهداف التي يجب تحقيقها ، حتى يتمكن الشخص (أو الفريق) من إصلاح مشكلات معينة ، أو لكي يكون العامل العادي قادرًا على الحصول على زيادة.

ما هي خطة أداء الفريق؟

عندما يتعلق الأمر بخطط الأداء للأفراد ، يكون الغرض منها واضحًا إلى حد ما - لدى الموظف مجال للتحسين والتفرع من مهاراته. جنبًا إلى جنب معهم ، يمكن لمديرهم وضع خطة حول المجالات التي يمكنهم العمل فيها ، والاتجاه الذي يجب اتخاذه ، ومستويات الأداء اللازمة.

ولكن عندما يتعلق الأمر بالفرق ، تعتمد خطط الأداء على الأهداف الجماعية ومستويات الأداء التي يجب أن يصلوا إليها معًا. يكون هذا أكثر فائدة عندما تكون مهتمًا بقياس مستوى مخرجات القسم ككل ، وأقل في تأثير كل موظف على حدة.

لماذا خطة أداء الفريق ضرورية؟

يمكن لخطة أداء الفريق أن تفعل المعجزات على مستوى الفرد والشركة.

يساعدك على تحديد مجالات مشكلة معينة داخل المجموعة ، ومستوى التحسين المطلوب ، ويضع المبادئ التوجيهية التي تجعل الفريق يحقق الأهداف بشكل أسهل. إنه برنامج خطوة بخطوة يسمح للأفراد بالوصول إلى إمكاناتهم الكاملة أثناء العمل على تحقيق أهداف الفريق. ونتيجة لذلك ، فإن إنتاجية الفريق المحسّنة تولد مخرجات أفضل لمشاريع الشركة.

متى تستخدم خطة أداء الفريق؟

هناك عدة أسباب وراء احتياجك أو رغبتك في كتابة خطة أداء الفريق. يمكن اعتبار الأسباب الواردة أدناه أساسًا قابلاً للتطبيق لخطة تحسين الأداء إذا كانت تؤثر على مخرجات الفريق بأكمله وتهدد بتعريض المشروع للخطر أكثر من مرة.

• يواجه الفريق صعوبة في الوفاء بالمواعيد النهائية ؛
• يواجه أعضاء الفريق مشاكل في نقل المعلومات إلى بعضهم البعض ، مما يؤدي إلى توقف سير العمل ؛
• هناك نقص في التنظيم الداخلي ؛
• يبدو أن أعضاء الفريق معطلون ويفتقرون إلى التواصل المهني.
• يبدو الفريق ضائعًا وغير متأكد من كيفية تأثير مخرجاتهم على أهداف الشركة الإجمالية.

بالطبع ، يمكن أن تكون هناك طرق أخرى تُظهر الفرق من خلالها أداءً ضعيفًا. الشيء المهم هو التعرف عليها وتأثيرها في المخطط الكبير للأشياء. ومع وجود نظام مناسب لإدارة القوى العاملة ، يمكنك الوصول إلى مشكلة المصدر بشكل أسرع.

الخطوة 2: استخدم ثلاثة عوامل رئيسية لبناء خطة ناجحة

العامل رقم 1: تحديد الظروف المناسبة

قبل أن تبدأ ، من المهم التحقق من الظروف التي يعمل فيها الموظفون. هذا لتجنب الافتراضات بأن الفريق يظهر أداءً ضعيفًا بسبب أخطائه ، في حين أن العوامل الخارجية تؤثر عليهم. لذا أولاً وقبل كل شيء ، تأكد من أن كل شيء في نهايتك على ما يرام.

علي سبيل المثال:

• هل يواجه فريقك مشكلة في الوفاء بالمواعيد النهائية أكثر من مرة؟ حاول معرفة ما إذا كنت تدفع من أجل تلبية مطالب العميل غير الواقعية. ونتيجة لذلك ، يواجه الموظفون صعوبة في المواكبة. إنها ليست مشكلة داخل الفريق ، لكنها عامل خارجي يحتاجون إلى التكيف معه.
• هل يبدو الفريق باهتًا أو غير متحمس؟ تأكد من أن أهداف الشركة محددة بوضوح ، وأنهم على دراية بما هو متوقع منهم قبل أن تفكر في تقييم أدائهم.

كما يقولون: ابدأ بالفناء الخلفي الخاص بك. تأكد من أنك فعلت كل ما في وسعك لتزويد الفريق بكل الموارد والظروف التي يحتاجون إليها ، قبل المضي قدمًا. فيما يلي بعض الطرق التي يمكنك من خلالها مساعدة الفريق من جانبك:

• 8 طرق لزيادة إنتاجية الموظف
• كيفية تتبع إنتاجية الفريق
• كيف تحصل على الدافع وتحافظ عليه

العامل رقم 2: العناصر التي تشكل خطة الأداء

أثناء قيامك بوضع خطة أداء ، تحتاج إلى التأكد من أنها تغطي عدة جوانب. بدونها ، لن يكون من الصعب فقط كتابتها ، ولكنك أيضًا لن تحصل على بيانات دقيقة عند ظهور النتائج.

يمكن أن تتضمن خطط أداء الفريق (على سبيل المثال لا الحصر) بعض الجوانب التالية:

رؤية الفريق

هذا هو القسم الذي تحدد فيه رؤية الفريق وأهدافه ورسالته ، بناءً على أهداف الشركة. حدد ما الذي يحتاج الفريق إلى تحسينه وكيف سينعكس ذلك على الشركة ككل.

الأهداف والغايات المحددة

بمجرد تحديد الرؤية ، تريد الانتقال إلى الأهداف والغايات.

الأهداف هي النتيجة التي تعمل على تحقيقها.

الأهداف هي إجراءات محددة تنوي اتخاذها لتحقيق تلك الأهداف.

فكر في الأمر كهرم: الرؤية في القمة ، بينما الأهداف تقع تحتها ، ممثلة في عبارات أصغر ، ولكن لا تزال معممة. بينما الأهداف في الأسفل ، كخطوات صغيرة محددة ملموسة وقابلة للقياس.

على سبيل المثال: هدفك هو تحسين الشفافية داخل الفريق.

• سيكون الهدف هو إرسال التقارير في نهاية كل يوم.
• ستكون الأهداف:
  • تتبع الوقت في كل مهمة ؛
  • صياغة تقرير بحلول الساعة 4 مساءً ؛
  • أرسل التقرير بحلول الساعة 5 مساءً.

عندما تعمل على تحديد الأهداف والغايات ، اعمل عن كثب مع الفريق بأكمله. إنهم يعرفون خصوصيات وعموميات عملهم ، وهم الأشخاص الذين يمكن أن يقدموا لك أفضل التقديرات: كم من الوقت يجب أن تنتهي المهمة ، وما نوع صياغة المهمة التي تناسبهم بشكل أفضل ، وكيف يتواصلون على أساس يومي ، وما إلى ذلك. .

بمساعدتهم ، يمكنك إنشاء خطة أداء مفصلة ودقيقة تحقق أفضل النتائج.

مؤشرات الأداء الرئيسية المحددة (KPIs)

مع كتابة الأهداف ، يمكنك البدء في تحديد مؤشرات الأداء الرئيسية. KPI هي قيمة قابلة للقياس تتيح لك معرفة مدى نجاح الوصول إلى الهدف. وبفضله يمكنك مراقبة أهداف الفريق وتعديلها حسب الضرورة.

علي سبيل المثال:

لمعرفة ما إذا كان بإمكانك تحسين شفافية الفريق ، عليك أن تقرر تكليفهم بإرسال تقارير العمل بحلول الساعة 5 مساءً. ومع ذلك ، تبدأ في ملاحظة عدم وصول تقارير الجميع في الوقت المحدد. يمضي بعض الموظفين وقتًا إضافيًا ولا ينهون مهامهم اليومية بحلول الساعة 5 مساءً ، بينما ينسى البعض الآخر تتبع مهامهم على مدار اليوم. في ضوء هذا التطور الجديد ، يتغير هدف KPI الخاص بك من:

KPI 1: إرسال تقارير العمل بحلول الساعة 5 مساءً.

ل:

KPI 1: إرسال تقارير العمل حول المهام المنتهية بحلول الساعة 5 مساءً وإضافة ملاحظة حول المهام قيد التنفيذ.

لتتبع جميع مؤشرات الأداء الرئيسية والأهداف الخاصة بك ، من الأفضل تقديمها على لوحة معلومات من نوع ما. هناك أدوات مختلفة لإنشائها ، ولكن إذا لم تكن هذه نفقات يمكنك تحملها في الوقت الحالي ، فيمكنك اختيار رسم بياني أو مخطط. فقط ضع في اعتبارك أن لوحة القيادة يجب أن تعرض البيانات بوضوح ، وبأقل قدر من الرسومات لتكون قابلة للقراءة تمامًا.

الإطار الزمني لتحقيق الأهداف

كل خطة أداء تحتاج إلى إطار زمني محدد. يمكن أن يكون شهرًا أو ثلاثة إلى ستة أشهر أو حتى عام.

حتى في هذه المرحلة ، يمكنك أن تطلب من فريقك مساعدتك في تشكيل إطار زمني لجوانب معينة من الخطة. بعد كل شيء ، هم يعرفون أفضل ما هو الوقت الذي تستغرقه بعض المهام والعمليات. على سبيل المثال ، كم عدد التذاكر التي يمكن أن يقوم بها ضمان الجودة في ساعة واحدة ، أو مقدار البحث والتواصل الذي يقوم به فريق التسويق للعثور على مواقع ويب موثوقة.

إلى جانب مدخلاتهم ، يصبح من الأسهل تشكيل جداول زمنية أكثر دقة وموثوقية وصولاً إلى الأهداف اليومية.

توقعات المدير وملاحظاته

جانب آخر مهم يجب أن يكون في خطة الأداء - توقعاتك الخاصة. يمكنك تدوين التنبؤات بناءً على المعلومات التي لديك حتى الآن. بهذه الطريقة ، يمكنك مقارنة التوقعات والنتائج النهائية بعد فترة ، لمعرفة ما إذا كان الفريق يتقدم ، أو إذا كان لا يزال هناك مجال للتحسين.

بالإضافة إلى ذلك ، من الجيد دائمًا استكمال خطة الأداء بملاحظات أثناء تقدمك. سيكون اكتشاف أي تفاصيل تعزز أداء الفريق أو تعيقه موردًا لا يقدر بثمن للتحليل النهائي. ربما قرروا العمل لساعات إضافية للوفاء بالموعد النهائي أو عقدوا اجتماعًا مرتجلًا حيث قاموا بالعصف الذهني لحل من شأنه تسريعهم ، على سبيل المثال.

ولا يمكن التأكيد بما يكفي على مدى تحفيز الفريق بأكمله لإعلامهم بأنك كنت تتابع تقدمهم عن كثب. سنناقش المزيد حول ذلك في قسم إدارة خطة الأداء.

العامل رقم 3: استشارة الموارد البشرية

من الجدير بالذكر أن قسم الموارد البشرية يجب أن يكون على دراية بأنك تعمل على خطة الأداء منذ البداية. يمكنهم تقديم المزيد من الأفكار حول ما إذا كان هذا هو أفضل مسار للعمل ، أو إذا كانت هناك طريقة مختلفة تناسب الفريق بشكل أفضل.

وبعد إنشاء مسودة لخطة أداء الفريق وأنت سعيد بها ، لا تنس استشارة الموارد البشرية مرة أخرى. يجب عليهم إعطاء المستند ملخصًا للتأكد من أن كل شيء على ما يرام - عدم وجود أهداف غير واقعية ، أو كثرة الأهداف ، وما إلى ذلك.

بعد كل شيء ، لا ينبغي أن يأتي تحسين الأداء على حساب رفاهية الموظف.

الخطوة 3: اكتب خطة الأداء في 6 نقاط سهلة

الآن بعد أن قمنا بتشريح جميع الجوانب التي يمكنك تضمينها في خطة الأداء الخاصة بك ، يجب أن يبدو المنتج النهائي كما يلي:

1. دع الموارد البشرية والإدارة العليا يعلمان أنك ترغب في وضع خطة أداء الفريق ومناقشة ضرورتها وأسبابها
2. تحدث إلى الفريق حول المشكلات التي يواجهونها ورؤية التحسين
3. ضع الأهداف والغايات على أساس رؤية التحسين
4. تحديد والاتفاق على مؤشرات الأداء الرئيسية
5. اتفق على طرق المراقبة والمراجعة وتقديم الملاحظات
6. اطلب من الموارد البشرية تقييم خطة الأداء قبل الانتهاء منها

كوثيقة ، يمكن كتابة خطة الأداء بعدة طرق مختلفة. لا توجد طريقة واحدة "صحيحة" ، وسيؤدي بحث Google البسيط إلى التحقق منها. ومع ذلك ، فإن النموذج أدناه هو مثال على خطة أداء واحدة.

تنزيل نموذج خطة الأداء بتنسيق PDF

تنزيل نموذج خطة الأداء بتنسيق .DOCX

الخطوة 4: إدارة ومراقبة أداء الفريق

أثناء تنفيذ خطة الأداء ، تتمثل مهمة مراقبة الفريق في متابعة تقدم الخطة وإجراء التغييرات في الوقت المناسب والبقاء على اتصال معهم. ومع ذلك ، لإدارتها بشكل صحيح ، ستحتاج إلى تغطية المزيد من المساحة.

1. تحلى بالشفافية

تعتبر خطط تحسين الأداء سيئة السمعة إلى حد ما ، لأنها تجعل من نقص الأداء الفردي (أو في حالتنا ، الفريق) مسؤولاً عن الأداء. سيرى الكثير من الموظفين أنها "فرصة أخيرة" قبل طردهم ، وهذا يمنحهم الكثير من التوتر. نتيجة لذلك ، لا يمكنهم رؤية خطة الأداء على حقيقتها: طريقة لتعزيز الأداء والحفاظ على الموظفين الجيدين في الشركة.

الأمر متروك للمديرين لتوضيح هذه الرسالة: لا يوجد رأس واحد على وشك التقطيع ، وخطة الأداء موجودة لمساعدتك على العمل معًا لتحقيق أهداف محددة.

2. كن في الوقت المناسب مع التعليقات والمراجعات

حدد الأوقات والطرق بوضوح عندما ستقدم ملاحظات وتحديثات للفريق. تأكد من الالتزام بالجدول المحدد في خطة الأداء. بينما تبدو عمليات تسجيل الوصول الأسبوعية والشهرية منتظمة ، فلا حرج في القيام بها كل أسبوعين أو حتى يوميًا في بعض الحالات.

ستشعر بسير عمل الفريق وإيقاعه مع مرور الوقت. سيساعدك هذا في قياس عدد المرات التي يحتاجون فيها إلى فحصهم. على سبيل المكافأة ، عندما يرى الفريق أنك تأخذ خطة الأداء على محمل الجد ، فإنه سيؤيد فكرة أن كلا الجانبين يعملان معًا لتحقيق هدف مشترك.

3. توفير الموارد

كما هو مذكور بالفعل في نموذج خطة الأداء ، يمكنك المساعدة في تقدم الفريق من خلال منحهم الكثير من الموارد. خاصة إذا كان بعض الموظفين بحاجة إلى تدريب إضافي للحاق بالآخرين.

هناك عدة طرق لتوفير الموارد وفرص التعلم:

• دروس مباشرة على الإنترنت
• ندوات داخل الشركة (من أقرانهم)
• أرشفة المؤلفات المناسبة (يمكنك استخدام أدوات مثل G-Drive أو Dropbox) المتوفرة عبر الإنترنت ويمكن مشاركتها للجميع
• التعاون مع أعضاء الفريق الآخرين ذوي الخبرة

4. التواصل بوضوح

قبل البدء في تنفيذ خطة الأداء

تأكد من أن الفريق يعرف أن خطة تحسين الأداء موجودة لتقديم التوجيه. أكبر مخاوف الموظفين هو أن وظائفهم في خطر ما لم يتفوقوا على بعضهم البعض.

هذا يمكن أن يعرض العمل الجماعي للخطر بشكل عام أو يزيد من التوترات.

أثناء تنفيذ خطة الأداء

أثناء تتبعك لتقدم خطة الأداء ، ستكون التعليقات التي تقدمها أهم وسيلة اتصال. للتأكد من فهم تعليقاتك المتعلقة بعمل الفريق جيدًا ، ضع الأمور التالية في الاعتبار:

1. قدم ملاحظاتك في الوقت المحدد

يحتاج الفريق إلى هذا النوع من الاستقرار أثناء استعراضهم لخطة الأداء. الاجتماعات في الوقت المناسب ، سواء من خلال محادثة الفيديو أو المكالمة أو شخصيًا ، تقطع شوطًا طويلاً في تعزيز ثقة الفريق. حاول ألا تدلي بتعليقات خارجة عن وقت ملاحظاتك المعتاد - انتظر حتى الاجتماع التالي. في مثل هذه الحالات ، تكون القدرة على التنبؤ جيدة.

2. اجعل الملاحظات منتظمة

لقد ثبت مرارًا وتكرارًا أن التعليقات المنتظمة تعزز إنتاجية الموظف. إن جدولة عدد قليل جدًا منها وبعيدًا عنها يمنح الأشخاص فرصة أقل لإصلاح أخطاء معينة في الوقت المناسب.

ضع قلمًا في الأوقات المحددة لجدولك عندما ستقدم تقريرًا إلى الفريق ، وحاول الالتزام بها قدر الإمكان. بالإضافة إلى ذلك ، لا يجب أن يكون الاجتماع دائمًا. يمكنك إرسال تقارير مكتوبة أو إجراء محادثات دردشة واحدة أو مكالمات فيديو قصيرة. تحدث إلى الفريق واكتشف نوع التنسيق الذي يناسبهم بشكل أفضل. البعض يكون أفضل عندما لا تكون التعليقات شخصية ، بينما قد يزدهر البعض الآخر في المناقشة.

3. كن قاسيا ولكن عادلا

عندما يكون لديك بعض الأخبار السيئة لتقديمها ، أو إذا لاحظت أن الفريق قد ارتكب خطأً أكبر ، امتنع عن الافتتاح بالحكم أو مناقشة الخطأ على الفور. اسأل الفريق عن وجهة نظرهم للموقف ، حيث يمكن أن يساعدك ذلك في اكتساب بعض المعلومات الجديدة.

وبعد مناقشة المشكلة المطروحة ، قدم خطوات واضحة وقابلة للتنفيذ حول كيفية حلها. أو الأفضل من ذلك - تبادل الأفكار مع الموظفين والتوصل إلى حل معًا. باختصار ، يحتاج الفريق إلى معرفة خطورة أخطائهم ونكساتهم ، لكن عليهم أيضًا أن يدركوا أنك لست موجودًا لدفنهم بشكل أعمق. أنت هناك لمساعدتهم على التعلم من أخطائهم.

4. كن محددًا

حاول ألا تنفجر في الظلال. الاجتماعات الطويلة أو صفحات التقارير هي عناء للذهاب. تدرب على الإيجاز والتعامل مع أشياء محددة جدًا. في إحدى مقالاتهم حول التعليقات ، استشهد هارفارد بزنس ريفيو بالبحث الذي أثبت كيف أن نسبة 5 إلى 1 كانت مفتاح التغذية المرتدة الناجحة والمثمرة.

هذا يعني أنه لكل تعليق سلبي هناك خمسة تعليقات إيجابية.

هذه الطريقة تجعل الموظفين أقل تركيزًا على لوم أنفسهم والآخرين على الأخطاء ، وأكثر تركيزًا على حل المشكلة المطروحة.

5. كن متاحا للمساعدة

أخيرًا وليس آخرًا في قائمة مراجعة خطة تحسين الأداء - مدى توفر المدير. لا ينتهي عملك عندما تتم كتابة خطة تحسين الأداء واعتمادها وتوقيعها من قبل الجميع.

تمتد الوظيفة إلى المراقبة المستمرة لتقدم الفريق ، وتتبع نتائجهم ، وإعطاء التعليقات والملاحظات بانتظام. ولكن حتى مع كل ذلك ، لا يجب أن تكون قلقًا بشأن خطة الأداء على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع. حدد ساعات محددة يمكن خلالها لأعضاء الفريق الاتصال بك للتحدث. وبهذه الطريقة ، يمكنهم إعلامك في الوقت المناسب في حالة ظهور أي مشاكل ، ولن تتلقى أي رسائل بريد إلكتروني ومكالمات خارج ساعات العمل.

كن مستعدًا للوساطة ، والتدخل مع الموارد البشرية إذا لزم الأمر ، وتقديم جميع البيانات اللازمة عند طلبها.

ختاماً

تأتي خطط تحسين أداء الفريق مع مجموعة جديدة كاملة من القواعد والاعتبارات من تلك الفردية. يمكن أن تختلف من حيث الشكل ، لأنها تحتاج إلى تسليط الضوء على قضايا الفريق المحدد ونطاقات التحسين ، اعتمادًا على الصناعة ورؤية الشركة ومهمتها. تم وضع هذه الخطط للتعامل مع ناتج الفريق ككل ، مع عدم تجاهل كل عضو على حدة. من خلال هذه المقالة ، قمنا بتسليط الضوء على أهم الجوانب التي يجب البحث عنها ، وقد قدمنا ​​نموذجًا لخطة أداء لفكرة عامة. في المناقشات مع الرئيس التنفيذي وقسم الموارد البشرية ، يجب أن تكون متابعة إنشاء واحدة لك أمرًا سهلاً.