كيف يعمل اتصال الفريق الجيد

تعد الفرق المتصلة قوة دافعة قوية يمكن أن تمتلكها أي شركة. في الواقع ، ليس من الصعب تحقيق ذلك ، على الرغم من أنه يتطلب القليل من العمل وبعض الحيلة. والأهم من ذلك كله ، أنه يتطلب الكثير من الفهم لكيفية تواصل زملاء العمل مع بعضهم البعض ، وما يعنيه ذلك بالنسبة للشركة ، وكيف يمكن للمديرين المساعدة في تكوين اتصالات تزدهر وتدوم.

في هذه المقالة نناقش عدة نقاط:

• ما هو اتصال الفريق ؛
• ما هي فوائد ربط فرقك؟
• كيف يلعب رأس المال البشري ورأس المال الاجتماعي في الاتصال ، و
• نصائح عملية لتحسين الاتصال.

على اتصال الفريق

يمكن أن تكون الفرق المترابطة هي مفتاح النجاح. ولكن مع اكتساب العمل عن بُعد والفرق الموزعة قوة دفع ، فإن الترابط الوحيد الذي ركزنا عليه يدور حول أداة الاتصال التي يجب أن تستخدمها شركاتنا. بالطبع ، قنوات الاتصال مهمة ، ولكن يبدو أننا ركزنا على توفير الأدوات المناسبة ثم السماح للموظفين "بشكل طبيعي" بالبحث عن بعضهم البعض.

كما اتضح ، فهم في الواقع يحتاجون إلى القليل من المساعدة من مديريهم وقادة الفريق.

لطالما كانت إدارات ووكالات الموارد البشرية تتدافع للحصول على إجابات حول ما يجعل الفرق مرتبطة ببعضها البعض ، وكيفية تحقيق شبكة متماسكة من المعرفة والمهارات التي ستدفع الشركة إلى الأمام. يعمل بعض الأشخاص معًا بشكل أفضل ، بينما يتسبب البعض الآخر في مزيد من الاحتكاك ، ومهما كانت المعلومات والمعرفة التي يتم نقلها ، يبدو أنها انتقائية للغاية وبين مجموعات الموظفين غير ذات الصلة.

هذا يعيق التقدم بشكل كبير ، ويحتمل أن يكلفك النمو اللازم.

لماذا يجب أن تعمل على تكوين اتصالات جيدة بالفريق؟

هناك العديد من الفوائد تحت السطح. دعونا نلقي نظرة على شكل القوى العاملة اليوم ، والأسباب التي تجعل الشركات الكبيرة تعمل على التكيف معها.

مكان العمل الحديث عبارة عن شبكة من الفرق

في مقال لمجلة فوربس ، كتب جوش بيرسين عن "شبكات الفرق" ، وهي ظاهرة جديدة نسبيًا نشأت من مكان العمل الرقمي. ناقش كيف تعمل الشركات في الوقت الحاضر في فرق ، وليس من خلال التسلسل الهرمي للإدارات.

يعطي مثال أوبر . لا يتدخل كبار المسؤولين في الشركة في كل ولاية ومدينة حتى أدق التفاصيل. في كل مدينة ، لديهم مديرين يشكلون شبكات من وكالات التسويق وقادة العمليات وشركاء الأعمال المحليين وما إلى ذلك. تعمل كل شبكة إدارة بشكل مستقل ، ولكنها تتواصل وتشارك المعلومات مع الآخرين.

تعمل شركات تكنولوجيا المعلومات بنفس الطريقة. كل قسم له نفس الأهمية ، ولا يوجد أي قسم فوق الآخر.

هذا ما يعتقد بيرسين أنه تسبب في اضطراب طريقة تنظيم العمل. بدون القوة التي يجلبها المنصب ، يتساءل ، كيف يمكننا تنظيم الناس وجعلهم يستمعون إلى بعضهم البعض ، ويتحدثون ، ويتشاركون الموارد الجماعية؟

السر يكمن في تشكيل هذه الشبكات من الفرق. ترتبط الفرق بطريقة تجعلها منتجة وفعالة ، بينما تساعد أيضًا في تطوير حياتهم المهنية الشخصية.

فوائد الاتصال الجماعي

ماذا يعني الاتصال "الجيد"؟

هل يحدث ذلك عندما يكون لدى الأشخاص داخل الفرق وبين الفرق تناغم جيد ، فيتم إنجاز المزيد من العمل؟

هل هو تحسين الكفاءة أم التواصل المكتبي الأفضل أم شيء مختلف تمامًا؟

نود أن نجادل في أن الاتصالات الجيدة ترفع من مستوى أولئك المتصلين والشركة التي يعملون بها. تجني الشركة فوائد في:

• اتصالات أكثر انسيابية ؛
• التعاون؛
• حل المشكلات بشكل أسرع وأكثر إبداعًا ؛
• تحسين تنسيق الفريق ؛
• أقل وقت ضائع
• زيادة الرضا الوظيفي العام ؛
• دوران أقل.

بينما الموظفون:

• اكتساب مهارات جديدة ؛
• تحسين مهارات الاتصال / القيادة ؛
• الحصول على قدر أكبر من الرضا الوظيفي ؛
• لديك فرصة في التقدم الوظيفي ؛
• أقل عرضة للإرهاق ؛
• إمكانية تكوين صداقات جديدة خارج العمل.

باختصار ، لمعرفة أن الاتصال بين موظفين أو فريقين محتمل ، يجب تحديد ثلاثة مربعات:

• يفيد الأطراف المعنية
• يساعد المديرين على التبسيط والتنسيق
• يجلب قيمة للشركة

اترك أيًا من الثلاثة ، ولا يمكن اعتبار الاتصال "جيدًا".

ولكن قبل أن تبدأ في ربط الفرق ، عليك التأكد من أن الفرق نفسها تعمل بشكل صحيح. خلاف ذلك ، فإنها تنهار قبل أن تبدأ في الاتصال بهم. فيما يلي بعض الإرشادات حول تطوير الفريق وصيانته:

• المراحل الخمس لتنمية المجموعة
• كيفية إنشاء وتعزيز العمل الجماعي في مكان العمل
• إدارة الفرق الافتراضية
• إدارة فرق متعددة الثقافات

الآن ، دعنا نرى ما يمكنك القيام به لإنشاء اتصالات الفريق المهمة.

ما الذي يجعل الفرق المتصلة تعمل

في هذا القسم ، سنتعمق في الجوانب الرئيسية للاتصال الجيد بالفريق وكيف يمكنك استخدام هذه المعرفة في الممارسة.

رأس المال الاجتماعي ورأس المال البشري

لمعرفة كيفية ربط فرقك بطريقة قيمة ومفيدة ، نحتاج إلى فهم أهمية رأس المال البشري ورأس المال الاجتماعي .

رأس المال البشري هو القيمة الاقتصادية التي يجلبها الموظف إلى الطاولة بمهاراته ومعرفته وتعليمه. نقوم بتوظيف وترقية الأشخاص على أساس رأس مالهم البشري. نقوم بتكليفهم بالمشاريع والمهام والعملاء ، مع وضع هذه القيمة في الاعتبار. أخيرًا ، يستثمر المديرون في رأس المال البشري من خلال توفير الكتب والموارد وإرسال الموظفين إلى المؤتمرات والدورات التدريبية وما إلى ذلك.

ولكن كقيمة ، فإن رأس المال البشري هو مجرد جزء واحد من المعادلة. من خلال معرفة مجموعات المهارات ونقاط القوة والضعف لدى موظفيك ، يمكنك اتخاذ قرار أكثر استنارة بشأن من سيكون الجزء الآخر من المعادلة.

رأس المال الاجتماعي هو القيمة التي يجلبها الموظفون المتصلون. فعاليتهم المشتركة وتجميع الموارد والمهارات والمعرفة. داخل الشركة ، يؤدي رأس المال الاجتماعي الإيجابي إلى تكوين فرق فعالة: فهم يتواصلون بشكل أفضل وأكثر وضوحًا ، ويتشاركون في نفس القيم والأساليب والأهداف ، وما إلى ذلك.

لذلك ، للحصول على رأس مال اجتماعي جيد ، يجب أن يكون لديك أفراد ذوو خبرة ومهرة متصلون بالطريقة الأكثر توافقًا.

عندما يعمل رأس المال الاجتماعي والبشري معًا

يمكن تقديم حجة واضحة للغاية لمناقشتنا حول رأس المال البشري والاجتماعي كركيزتين.

في ورقته البحثية بعنوان إدارة المنظمة المتصلة ، سرد خبير الشبكة التنظيمية فالديس إي كريبس بعض الأمثلة البسيطة.

1. بالنسبة لمديري المشاريع ، يعد رأس المال الاجتماعي جزءًا لا يتجزأ من تحسين فعاليتهم في المشروع. مع وجود شبكة أفضل داخل الشركة وخارجها ، يمكنهم جمع ما يكفي من المعرفة لإنجاز المهمة بشكل أسرع أو حل المشكلات بسهولة أكبر. لكل مثال على مشروعهم ، لديهم مجموعة من المعرفة للاختيار من بينها.
2. بالنسبة للفرق ، يمكن أن يؤدي الارتباط المباشر أو غير المباشر بفرق المشروع المختلفة إلى تزويدهم بالمعلومات أو المهارات التي يحتاجون إليها. تشكل الاتصالات الجيدة داخل الفريق قاعدة معرفية تعمل في مجال واحد محدد. لكن الاتصالات مع الفرق الأخرى (بشكل مباشر أو غير مباشر) ستمنح الفرق الفرصة لنقل تلك المعرفة واعتماد مهارات جديدة والوصول إلى المعلومات بشكل أسرع.

ومع ذلك ، يضيف كريبس أنه في معظم الحالات ، يكون لدى المنظمات شبكات سيئة للغاية. عندما يبدأ الأشخاص في العمل على المشاريع ، فإنهم يقومون بتكوين روابط قوية وإضافة إلى رأس المال الاجتماعي - ولكن إلى فريقهم الخاص. تكون الاتصالات بفرق المشروع الأخرى أضعف بشكل ملحوظ ، إذا كانت موجودة أصلاً. ويخلص إلى أن هذا أصبح حقيقة محزنة تتمثل في عدم إدراك الفرق لمدى المساعدة والموارد المتاحة لهم.

عادة ما يكون للموظف اتصال مباشر أو اتصالان ، واتصالهما المباشر (اتصال غير مباشر). وكلما زاد عدد الاتصالات بعد ذلك ، تلاشت أكثر. على سبيل المثال ، سيكون جون من خدمة العملاء قد سمع عن آنا بيترسون من فريق التصميم ، لكنه لن يعرف أو يهتم بمشروعها أو مهاراتها بالضبط.

إذن ، هل يعني ذلك أن كل عضو في الفريق يجب أن يكون على دراية بكل عضو آخر في فريق مختلف وأن يعرف ما تدور حوله مشاريعهم؟

لا ، وإليك السبب.

الجودة مقابل الكمية

في نفس الورقة ، يجادل كريبس بأنه حتى لو كانت الروابط بين الفرق ضعيفة ، فلا يوجد سبب لفرض روابط قوية بين الجميع . عدد أقل من الاتصالات المباشرة وبعض الاتصالات غير المباشرة أفضل بكثير وأسهل في التعامل.

توضح الصورة أدناه نقطة كريبس.

المصدر: فالديس إي كريبس

يُظهر الرسم شبكة من الاتصالات بين الفرق في المشروع.

قد نعتقد أن الفريق F أو الفريق Q لديهم أفضل الاتصالات وأكثر رأس مال اجتماعي ، حيث يمكنهم الوصول إلى موارد خمسة فرق أخرى. ومع ذلك ، فإن هذه الروابط الخمس المباشرة تجعلهم مثقلين بالموارد. كيف؟

لدى الفريق F روابط مباشرة بالفرق A و B و C و D و E و F و N. لديهم اتصال غير مباشر واحد بالفريق O. إذا كانوا يريدون الوصول إلى المعلومات من الفريق T…. حسنًا ، ترى أين تصبح فوضوية.

في الواقع ، فريق O في أفضل وضع ، مع ثلاثة اتصالات مباشرة فقط. لأنهم يقودونهم إلى موارد غالبية الفرق الأخرى في خطوتين فقط ، حيث يحتاج الفريق F إلى أربعة أو خمسة أو أكثر. لكن مرة أخرى ، يحتاجون أيضًا إلى مزيد من الخطوات للوصول إلى الفريق T. لذا فإن الشبكة نفسها ، مرة أخرى ، غير كاملة.

يمكنك تجربتها بنفسك: ما هي الفرق التي يجب أن تكون متصلة ببعضها البعض حتى يحتاجوا إلى خطوات أقل إلى تجمع الموارد؟

ماذا تعلمنا شبكة الاتصالات؟

مرة أخرى نستنتج أن عددًا أقل من الاتصالات المباشرة عالية الجودة والعديد من الاتصالات غير المباشرة تؤدي إلى شبكات أكثر كفاءة. وهذا يعني دعم التعاون والتوفيق بين الموظفين الذين تختلف مهاراتهم عن بعضهم البعض ولكنها تكمل بعضها البعض.

وإذا كنت تتساءل عن كيفية وصول الاتصالات غير المباشرة الأبعد إلى موارد بعضها البعض ، فعادةً ما يكون ذلك من خلال إرسال العروض التقديمية أو التقارير عبر البريد الإلكتروني أو تجارب العملاء / العملاء السابقة.

حتى أن شيئًا بسيطًا مثل محادثات مبرد المياه - فمن المحتمل أن يشارك الموظف استراتيجية فريق ناجحة ، والتي سيكون شريكه في المحادثة (الاتصال غير المباشر) قادرًا على تذكرها وتنفيذها في وقت احتياج فريقهم.

كيفية توصيل الأشخاص أو تحسين الاتصال الحالي

وبالتالي ، لتكوين روابط ذات مغزى تجعل الشركات وموظفيها يزدهرون ، ستحتاج إلى إدخال تغييرات. لا توجد خطوة صغيرة جدًا عندما يتعلق الأمر بإنشاء شبكات وظيفية.

فيما يلي قائمة بالأمور التي يجب تجنبها والتي ستكون في متناول اليد ، على الرغم من حجم الشركة أو الصناعة التي تعمل فيها.

ال DOs

• قم بإيقاف التوصيلات الحالية

اكتشف من يعمل مع من بالفعل ، أو المجموعات التي ينتمون إليها. صاغ كريبس ورفاقه مسحًا ممتازًا يستكشف هذا بالضبط.

المصدر: OrgNet.com

سيكشف استطلاع كهذا عن الاتصالات الموجودة مسبقًا ، ويعطيك فكرة عن كيفية عمل الفرق في الوقت الحالي.

• قم بتحليل مؤسستك الحالية بحثًا عن نقاط الضعف أو الروابط المفقودة

من خلال الاستطلاع ، يمكنك تحديد جيوب المعرفة غير المستخدمة أو الفجوات في الاتصال. يؤدي هذا إلى عملية تكوين الصورة المعقدة لترابط فرقك وكيف يمكن تحسينه. اعتمادًا على حجم الشركة ، وكذلك الصناعة نفسها ، يمكن أن تكون النتائج مختلفة تمامًا.

• قم بمراجعة الشبكة وإعادة تحليلها وإعادة تكييفها

اتبع الاتصالات عن كثب مع مرور الوقت. إذا أمكن ، قم بإجراء مراجعات الأقران مثل تلك المذكورة أعلاه ، أو قم بتعيين درجات الأداء. من المحتمل أنه على الرغم من كل هذا الجهد ، فإن أول شبكة من اتصالات الفريق ستكون بعيدة عن المثالية. لكن الممارسة تجعلها مثالية.

• قم بالتأكيد على أهمية الشفافية

بطبيعة الحال ، عندما يشارك الموظفون المعلومات حول مشاريع بعضهم البعض ، فإنهم سيكونون على دراية بما يحدث على مستوى الشركة. ومع ذلك ، من الجيد دائمًا إعداد نظام يمكن للأشخاص من خلاله التحقق بحرية مما تعمل عليه الفرق الأخرى ، دون الحاجة إلى الاتصال بزملائهم في العمل مباشرةً. تعد الجداول الزمنية لفريق المشروع طريقة بسيطة وسهلة لإنشاء نظام مباشر. لن يرى أعضاء الفريق فقط مدى بُعد المشروع ، ولكن يمكن للفرق الأخرى معرفة ما يعمل عليه زملاؤهم في العمل.

مثال على الجدول الزمني في Clockify

• قم بتبسيط قنوات الاتصال

الحديث عن التواصل - زود موظفيك بجميع القنوات الممكنة التي قد يحتاجون إليها. لقد ذكرنا أن الاتصالات غير المباشرة تتواصل بشكل أساسي من خلال رسائل البريد الإلكتروني ومشاركة المشاريع والخبرات عبر التكنولوجيا بدلاً من نقل المعرفة المباشر.

وبالمثل ، يجب أن تتبع جلسات العصف الذهني والاجتماعات جدولًا زمنيًا وإطارًا زمنيًا. إذا كان الأشخاص المنخرطون فيها مرتبطين جيدًا ، فلا ينبغي أن تكون هذه مشكلة.

• حاول القضاء على انعدام الأمن أو على الأقل تقليله

هذا يعيدنا إلى رأس المال البشري: عندما يعرف الأفراد كيف تساهم مهاراتهم في الفريق والشركة عندما يعرفون ما هي الأهداف والقيم ، فإنهم سيشكلون روابط جيدة بسهولة أكبر. يجب أن تعرف الفرق أهداف الشركة وقيمها ورسالتها وأين تتجه في السنوات الخمس المقبلة. يؤدي الغموض إلى الافتقار إلى الاتجاه.

• هل تكافئ جهود تبادل المهارات والمعرفة

لا توجد طريقة أفضل لدعم تواصل الموظفين مع بعضهم البعض من خلال التعرف على الممارسات الجيدة ومكافأتها. أثني عليهم بشكل فردي وعلني عندما يشاركون المهارات وينقلون المعرفة. نظِّم لقاءات أو استراحات احتفالية لجلسات Hangout غير رسمية كلما كان هناك عمل جيد.

• كن حذرًا عند تبديل الموظفين بين الفرق

على الرغم من أنك تربط الفرق بطريقة معينة ، فإن هذا لا يعني أنها ستبقى. قد تتطلب بعض المشاريع نقل الموظفين والترقيات أيضًا. وعندما تقرر نقل شخص ما من فريق إلى آخر ، انظر كيف يمكن أن يؤثر ذلك على الشبكة بأكملها. قد تكون هناك تداخلات يمكن أن تزيد من الاتصال ، ولكن يمكن أن تتشكل فجوات جديدة أيضًا.

• قم بالعمل مع الموارد البشرية لتحسين الاتصال والشبكات

سيكون من الأفضل تبديل طريقة توظيف الموارد البشرية وتوظيف عمال جدد. بصرف النظر عن البحث عن الأفضل ، تحقق من كيفية تواصلهم مع الآخرين ، واسأل عن التجارب السابقة. بالنسبة للموظفين الحاليين ، يجب على قسم الموارد البشرية والمديرين العمل جنبًا إلى جنب في جميع الأوقات.

لا تفعل

• لا تربط الكثير من الفرق

تعمل الاتصالات المتعددة غير المباشرة مع عدد قليل من الاتصالات المباشرة بشكل أفضل لأن الاتصالات المباشرة يمكن أن توفر معلومات قوية ، وتشير إلى اتصالات أخرى غير مباشرة. يؤدي وجود عدد كبير جدًا من الاتصالات المباشرة إلى فيض المعلومات.

• لا تجبر الناس على العمل معًا

على الرغم من أهمية الاتصال ، خاصةً اليوم مع تزايد الطلب على العمل عن بُعد ، فلا تقم "بإجبار" على إطعامه. يجب أن تأتي هذه الروابط بشكل طبيعي قدر الإمكان ، كما أنها تعتمد على كيمياء الموظفين. من هم كأشخاص ، وليس فقط بناءً على مهاراتهم.

• لا تفقد التركيز على الفوائد الفردية

الفكرة الكاملة لرأس المال الاجتماعي الناتجة عن الروابط الجيدة بين الفرق هي أن الأفراد داخلها يستفيدون أيضًا. إذا فقد المرء ذلك ، فإنهم يخاطرون برؤية موظفيهم كأصول وليس كأشخاص. قم بتوصيلهم ببعضهم البعض بطريقة تفيد التعاون في نموهم الشخصي أيضًا.

• لا تعتمد على قواعد المعرفة

نظرًا لأن نقل المعرفة يحدث في الغالب بين الاتصالات المباشرة ، فعادة ما يعتمد اتصالان بعيدان غير مباشران على قواعد المعرفة للحصول على معلوماتهما. هذا حل عصري رقمي ، خاصة للشركات الكبيرة. ومع ذلك ، يمكن أن تصبح قواعد المعرفة قديمة ، أو يتم تعديلها بشكل سيئ ، أو حتى إهمالها أو نسيانها.

إن الاستثمار في الترابط وسيولة تبادل المعلومات سيفيد أكثر من تخزين المعلومات المذكورة في أرشيف ثابت.

• لا تركز فقط على أصحاب الأداء الأفضل

عندما ترى أن مجموعة (أو شبكة) اتصال معينة لا تعمل ، اعمل على إيجاد حل ، بدلاً من "التخلص منها في مهدها". يتكيف بعض الأشخاص بسرعة أكبر ، ويشكلون روابط أكثر سهولة. وعلى الرغم من أنه يستحق الثناء ، إلا أن القيام بذلك في كثير من الأحيان يمكن أن يسبب عدم الأمان مع الآخرين. حافظ على تركيزك على الشبكة بكاملها وكن يقظًا.

• لا تحافظ على أي معلومات

الاتصال الجيد يعتمد على الثقة أيضًا. عندما تكون جميع المعلومات متاحة ، ولا يكون هناك انطباع بأن "الأشياء تجري خلف أبواب مغلقة" ، يكون هناك شك أقل. قلة القيل والقال في المكتب وتراكم عدم الثقة.

كي تختصر

يأتي اتصال الفريق من أكثر من مجرد توفير قنوات اتصال وقواعد معرفية مناسبة. إنه أكثر من مجرد تكوين فريقين في مشروع ما ، ومنحهما الموارد الكافية ، ورمي النرد لمعرفة ما إذا كانا سيعطيان نتائج جيدة. يبدأ اتصال الفريق بفهم المديرين لكيفية عمل رأس المال البشري والاجتماعي ، خاصة في مكان العمل الحديث. نحن نعمل في عالم رقمي يكافئ الابتكار وسعة الحيلة والإبداع ، والذي لم يعد من الممكن تحقيقه من خلال التوزيع الهرمي للسلطة. يحتاج الرؤساء التنفيذيون والمديرون وأقسام الموارد البشرية إلى تكوين شبكات معقدة من الفرق التي تكمل بعضها البعض ، وتدعم بعضها البعض ، وتتعلم من بعضها البعض. لأنه إذا كان الفرد يزدهر في بيئة العمل ، كذلك تزدهر الشركة.