ست نصائح عملية لتحسين التواصل بين أعضاء الفريق

في الدراسات التي تستكشف الفرق عالية الأداء، هناك مقياس واحد يظهر مرارًا وتكرارًا كمتنبئ للنجاح: التواصل.

يشير هذا إلى أن الفرق التي تتفاعل مع بعضها البعض بشكل فعال من المرجح أن تعمل بشكل جيد. في النهاية، مدى جودة أداء فريقك سيؤثر على نجاح عملك.

في هذه المقالة، سنلقي نظرة على النصائح العملية التي يمكنك استخدامها لتحسين التواصل بين أعضاء الفريق.

استراتيجيات التواصل الجماعي

تشجيع التفاعل وجهاً لوجه

في دراسة استكشفت ما الذي يجعل الفريق عالي الأداء، وجد باحثون من معهد ماساتشوستس للتكنولوجيا أن الشكل الأكثر قيمة للتواصل هو وجهاً لوجه. وأعقب ذلك مكالمات الفيديو ثم الرسائل.

وبناءً على ذلك، يجب على المديرين أن يتطلعوا إلى زيادة عدد الفرص المتاحة للفرق للتواصل شخصيًا. وأشار المقال إلى العديد من الاستراتيجيات التي يمكن للشركات استخدامها للقيام بذلك. هؤلاء هم:

• طاولات مطولة بحيث يكون الغرباء أكثر عرضة لتناول الطعام معًا.
• جدولة فترات راحة الفريق، بحيث يكون الجميع خارج في نفس الوقت.
• تشجيع المديرين على أن يكونوا قدوة من خلال البحث عن وقت للتواصل وجهاً لوجه.

بالطبع، هذه مجرد بعض الطرق العديدة التي يمكنك من خلالها تشجيع التفاعل الشخصي. فكر في ما سيعمل بشكل جيد داخل مؤسستك.

تشجيع التواصل الجماعي الفعال

كما أشارت دراسة معهد ماساتشوستس للتكنولوجيا نفسها إلى أن الطريقة التي تتفاعل بها الفرق مهمة. وقد حددت جانبين من جوانب الاتصال التي يمكن أن تؤثر على أداء الفريق.

• الطاقة هي عدد ونوع التبادلات بين أعضاء الفريق. يتم تعريف التبادل على أنه تعليق واعتراف.
• المشاركة هي توزيع هذه التبادلات بين أعضاء الفريق. وجدت الدراسة أن أداء الفرق يكون أفضل عندما يتم توزيع تبادلات الاتصالات بالتساوي بين جميع الأعضاء.

يجب على أصحاب الأعمال والمديرين اتخاذ الخطوات اللازمة للتأكد من أن الأشخاص يتواصلون بالطريقة الأكثر فعالية. أشارت دراسة معهد ماساتشوستس للتكنولوجيا إلى طريقتين يمكن للمديرين من خلالهما القيام بذلك.

الأول هو تثقيف أعضاء الفريق حول تقنيات الاتصال الفعالة. على سبيل المثال، يجب عليهم تشجيع الأعضاء على الاستماع أكثر وتقليل المقاطعات. كانت الطريقة الأخرى هي نقل الأعضاء بين الفرق.

استخدم التكنولوجيا عندما يكون التفاعل وجهًا لوجه غير ممكن

التواصل وجهًا لوجه ليس ممكنًا دائمًا. أشار تقرير حديث إلى أن 70% من المهنيين على مستوى العالم يعملون عن بعد مرة واحدة على الأقل في الأسبوع، مع قيام 53% منهم بذلك لمدة نصف الأسبوع على الأقل. يعد هذا التقرير مهمًا لأنه شمل 18000 موظف في 96 شركة عالمية.

لحسن الحظ، هناك الكثير من الأدوات التي يمكن لأصحاب الأعمال استخدامها لتشجيع التواصل. تعمل برامج المراسلة مثل Slack على تسهيل التواصل بين الفرق أينما كانوا، بينما يمكن لأدوات الإنتاجية مثل Asana وTrello أن تساعد في إبقاء الجميع في مهامهم.

هناك العديد من الأشياء التي يمكنك القيام بها لتشجيع التواصل بين العاملين عن بعد. يمكن أن يكون إعداد مكالمات فيديو أسبوعية مع جميع أعضاء الفريق طريقة مثمرة للمديرين للتواصل مع الموظفين. يمكن أن يساعد هذا أيضًا في بناء العلاقة.

وفي الوقت نفسه، فإن تحديد اجتماعات أسبوعية على منصة الاتصال التي تستخدمها سيضمن وجود أوقات يكون فيها الفريق بأكمله متاحًا لمناقشة القضايا معًا.

قبل أن يكون لديك اجتماع عبر الإنترنت، قم بإنشاء خط سير الرحلة، وقم بإعداد سلاسل رسائل منفصلة، ​​يمكن لأعضاء الفريق استخدامها للتحدث عن كل موضوع. سيؤدي هذا إلى تقليل فرص إجراء العديد من المحادثات غير ذات الصلة داخل سلسلة رسائل واحدة.

تأكد من أن كل فرد في فريقك يتواصل بشكل مريح

يتواصل الناس بطرق مختلفة. إن التأكد من أن كل فرد في فريقك يشعر بالراحة في التفاعل مع الأعضاء الآخرين - بغض النظر عن مستوى خبرتهم أو نوع شخصيتهم أو ثقافتهم - يمكن أن يشكل أساسًا لفريق ناجح.

للتأكد من أن كل فرد في فريقك يتواصل بشكل مريح، عليك أولاً اكتشاف المشكلات التي قد يواجهونها.

من المرجح أن يتطلب تشجيع الانطوائي على التحدث أكثر في غرفة مليئة بالمنفتحين مجموعة مختلفة من التكتيكات لمساعدة الموظفين الجدد الذين يتعرضون للترهيب من قبل الموظفين الأكثر خبرة.

خلق جو من الثقة

وفي دراسة أجريت على فرق عالية الأداء، وجدت جوجل أن الفرق الفعالة من المرجح أن يكون لديها أعضاء يشعرون بالأمان النفسي. عرّفت جوجل السلامة النفسية بأنها شعور الأفراد بالقدرة على طرح الأسئلة بثقة، وتقديم الاقتراحات، والاعتراف بالأخطاء.

هناك العديد من الطرق التي يمكن للمديرين من خلالها تشجيع ذلك. أولاً، يجب عليهم أن يوضحوا أنهم لا يتوقعون دائمًا أن يكون الجميع مثاليين. إن الاعتراف بقابليتهم للخطأ يمكن أن يكون إحدى الطرق للقيام بذلك.

يعد إنشاء ثقافة يعرف فيها جميع الأعضاء أن مدخلاتهم ذات قيمة أمرًا ضروريًا. كما هو الحال مع إنشاء قواعد لكيفية تفاعل الفرق مع الاقتراحات. على سبيل المثال، يجب على الفرق النظر في جميع الأفكار، ومن المتوقع من جميع أعضاء الفريق القيام بنصيبهم العادل من التحدث والاستماع.

إعداد معايير الاتصالات

معايير الاتصال هي إرشادات تحدد كيفية تواصل الفريق واتخاذ القرارات وحل النزاعات.

يوصي ديريك نيوبيري من جامعة بنسلفانيا بعدة معايير يجب على الفرق وضعها.

الأول هو أنه يجب على الفرق وضع إرشادات حول الأدوات التي يستخدمونها للتواصل وكيفية استخدامهم لهذه الأدوات.

يوصي نيوبيري بإعداد قائمة بجميع أنواع الاتصالات التي يحتاج فريقك إلى تنفيذها، على سبيل المثال، تحديثات المشروع أو مراجعات الميزانية. يجب عليك بعد ذلك تعيين أشكال الاتصال المناسبة لكل منها.

على الرغم من أنه قد تجد أنه من المناسب إجراء تحديثات المشروع عبر تطبيق المراسلة، إلا أن مراجعات الميزانية قد تكون أكثر ملاءمة للاجتماعات الشخصية.

يجب عليك أيضًا أن تأخذ في الاعتبار التردد الذي تتواصل به. على سبيل المثال، قد يؤدي تحديد اجتماع لكل نوع من أنواع التواصل إلى إرباك الفرق.

التواصل الفعال يحسن أداء الفريق

يساعد التواصل الفعال الفرق على العمل معًا لتحقيق أهدافهم. إنه يقلل من سوء الفهم ويضمن أن يشعر كل فرد في الفريق بالتقدير والراحة في مشاركة آرائهم.

ستعتمد الطرق الدقيقة التي تشجع بها الفرق على التواصل على تركيبة المجموعة.

ستتطلب منك الفرق التي تضم الكثير من العاملين عن بعد وضع استراتيجيات تتيح للأشخاص التواصل بشكل فعال على الرغم من قلة الفرص لوقت الاجتماع وجهًا لوجه. من ناحية أخرى، ستواجه الفرق المتماسكة في المكاتب مجموعة مختلفة تمامًا من التحديات.

لمعرفة المزيد حول كيفية تحسين الأداء في العمل، راجع مقالاتنا حول الحفاظ على الإنتاجية وخصائص الفرق عالية الأداء.