5 مهام لتعظيم استخدام المتدربين في التخطيط للحدث

يخشى معظم المتدربين تجربة نمطية في إحضار القهوة وعمل نسخ منها.

لا تعتبر هذه المهام غير مفيدة فقط من حيث التطوير المهني ، بل ستترك أيضًا المتدربين لديك غير متحمسين وغير متحمسين.

يجب أن يترك برنامج التدريب الداخلي الخاص بالتخطيط للحدث الخاص بك انطباعًا دائمًا على المشاركين ، ويلعب على نقاط القوة لدى المشاركين ، ويزيد من الإنتاجية في مكان عملك.

ستساعد هذه القطعة في تخطيط أعمالك أو فريق الحدث الخاص بك على تحديد نقاط القوة لدى المتدربين والاستفادة منها. بمجرد القيام بذلك ، ستتمكن من تعيين المهام اللازمة للمتدرب المناسب لضمان أقصى قدر من الفعالية وإفادة عملك.

اكتشف نقاط القوة لدى المتدربين لديك

وصل متدربوك ، لكن هل هم مستعدون لبدء العمل؟ في كثير من الأحيان ، تكلف العديد من الشركات المتدربين بمهام عامة دون مراعاة اهتماماتهم ونقاط قوتهم. يمكن أن يؤدي هذا النهج إلى انخفاض إنتاجية عملك ، وتقليل الروح المعنوية لفئة المتدرب.

بدلاً من ذلك ، اكتشف نقاط القوة والضعف لدى المتدربين ، وقم بتعيين المهام وفقًا لذلك. يتمتع بعض المتدربين بالقوة لإدخال البيانات / جداول البيانات ، وبعضهم يميلون اجتماعيًا ، والبعض الآخر يميلون إلى الإبداع.

عند الوصول ، استخدم اختبار Strengthsfinder لتحديد اهتمامات المتدربين ونقاط قوتهم وضعفهم. لماذا يوجد هنا؟ لماذا أخذوا هذا التدريب الخاص مع فريق تخطيط الأحداث أو عملك؟

بمجرد أن تفهم كل ذلك ، يمكنك الانتقال مباشرة إلى تعيين كل مهمة من شأنها زيادة كفاءتها.

تعظيم الاستفادة من المتدربين في هذه المهام الخمس

ستمنح المهام التالية المتدربين مهارات مفيدة ليحملوها معهم بعد انتهاء فترة التدريب ، مع زيادة إنتاجية صفك المتدرب لأعمالك أو فريق التخطيط الخاص بك.

1. النشر على وسائل التواصل الاجتماعي

التواصل عبر وسائل التواصل الاجتماعي أثناء التخطيط للحدث لا يقدر بثمن.

استراتيجية النشر المتسقة والتنفيذ ضروريان للحفاظ على أعداد الحضور و / أو زيادتها. في حين أن معظم الشباب يجلبون خبرة واسعة في وسائل التواصل الاجتماعي إلى الطاولة ، إلا أنهم غالبًا غير مستعدين لإدارة استراتيجية اجتماعية كاملة.

هذا لا يعني أنهم لا يستطيعون مساعدتك في تنفيذ استراتيجيتك الحالية. يمكن للمتدربين نشر روابط ومواد أخرى حول الأحداث الخاصة بك إلى حساباتك (روابط التسجيل ، وإعلانات الفيديو ، ومشاركات المدونات ، وما إلى ذلك) ، والتغريدات الحية أثناء الأحداث ، وجدولة المنشورات المستقبلية.

تأكد من أن لديك إرشادات واضحة للعلامة التجارية ليتبعها المتدربون. تحقق من إرشادات سياسة وسائل التواصل الاجتماعي الخاصة بشركة Shift Communications أثناء صياغة إرشاداتك الخاصة.

2. إدارة الحدث

ما هي الطريقة الأفضل لمتدربك لتعلم ما يلزم لإدارة حدث من العمل في الحدث نفسه؟ اطلب من المتدربين المساعدة في طاولات الأحداث المختلفة (التسجيل ، مناطق الشخصيات المهمة ، إلخ) ، وامش في أرضية الحدث لإعطاء التوجيهات وتوزيع معلومات الحدث ، والمساعدة في إعداد الحدث.

تتطلب مهام الحدث المختلفة مجموعات مهارات مختلفة ، وهذه فرصة مثالية للعب مع نقاط القوة التي حددها المتدربون. فيما يلي بعض الأفكار المتعلقة بالتدريب الداخلي إذا كان فريق العمل / الحدث الخاص بك لديه العديد من المتدربين:

• المتدربون الموجهون نحو التفاصيل / البيانات: مناسب تمامًا لجداول التسجيل.
• المتدربون ذوو الميول الاجتماعية: مناسب تمامًا للسير على أرض الحدث وتقديم التوجيه.
• المتدربون ذوو الميول الفنية: مناسب تمامًا لإعداد الحدث والديكور.

من المهم تدريب المتدربين الخاصين بك على التفاصيل الداخلية والخارجية للحدث الخاص بك ، وأي برنامج سيستخدمونه (بما في ذلك برامج التسجيل وأدوات تسجيل الوصول وتطبيقات الأحداث) ، وتشغيلهم من خلال الأسئلة الأكثر احتمالية التي سيحصلون عليها من الحاضرين . ولا تنس أن تشدد للمتدربين على أهمية طلب المساعدة من الموظفين المتمرسين.

أثناء الحدث ، يجب على موظفي الحدث بانتظام إجراء فحوصات روتينية على المتدربين للتأكد من سير الأمور بسلاسة. بغض النظر عن مدى مهارتهم ، يفتقر معظم المتدربين إلى خبرة الموظفين المتمرسين ويحتاجون إلى التوجيه خلال العملية.

3. كتابة مشاركات مدونة الأحداث والمحتويات الأساسية الأخرى

ليس كل الشباب مناسبين لهذه المهمة. الكتابة هي الأنسب للمتدربين المبدعين الذين يمكنهم تقديم الكثير من المحتوى سهل الهضم والذي سيساعد مدونتك على جذب المتابعين والحدث الخاص بك يجذب المزيد من الحضور.

فيما يلي بعض نماذج موضوعات المدونة للمتدربين لديك:

• أهم XX سبب لحضور XX حدث
• XX دروسًا يمكنك تعلمها من حدثنا
• أفضل المتحدثين XX في أحداث XX السابقة

امنح المتدربين لديك بعض الحرية الإبداعية في كتابة منشورات المدونة ، لكن لا تسمح لهم بالفرار. حدد بوضوح تركيز المدونة ، وحدد أهدافك لمحتواها. أفضل طريقة للقيام بذلك هي من خلال توفير دليل نمط يسرد توقعاتك لكل منشور في المدونة.

4. تجميع البيانات من استطلاعات ما بعد الحدث

هذه المهمة مناسبة تمامًا للمتدربين المتمرسين بالبيانات الذين يحبون جداول البيانات ومن المرجح أن يفكروا بالجانب الأيسر من دماغهم. لا يتطلب تجميع البيانات الكثير من الإرشادات خارج شرح النظام والسماح للمتدرب بالعمل معه.

اطلب من المتدرب إدخال البيانات وتحويلها إلى مخططات في Excel ، أو كتابة تقارير بناءً على بياناتك. كما هو الحال مع أي مهمة متدرب ، يجب على أحد أعضاء فريقك التحقق بانتظام من عمل المتدرب. تذكر أن فترة التدريب هي تجربة تعليمية ، ولن تكون كل لحظة بمثابة تعزيز للإنتاجية.

إذا كان متدرب البيانات لديك مهتمًا ولكن ليس لديه المعرفة عندما يتعلق الأمر بالعمل مع كميات كبيرة من البيانات في جداول البيانات ، فقم بجدولة جلسة تدريب أولية وامنحهم بعض الأدلة للرجوع إليها.

5. تجميع مجموعات "غنيمة" لحضور الحدث

يعد وضع مجموعات الهدايا معًا مهمة مثالية للمتدربين. يمكنهم جمع القمصان ، ودفاتر الملاحظات ، وشواحن الهواتف ذات العلامات التجارية أثناء التأكد من أن جميع القطع المتحركة للحدث تتجمع معًا.

قبل اجتياز هذه المهمة ، قم بعمل قائمة مرجعية لجميع العناصر الموجودة في كل حقيبة للمتدرب الخاص بك. هذه مهمة بسيطة إلى حد ما يمكنك تعيينها لأي متدرب تقريبًا ، وستكون سعيدًا لأنك تجاوزتها مع اقتراب الحدث!

موارد إدارة الأحداث الأخرى

لا تستطيع Capterra مساعدتك فقط مع المتدربين في التخطيط للأحداث ، ولكننا متخصصون أيضًا في تكنولوجيا الأحداث والبرامج وأفضل الممارسات على مدونة Capterra لإدارة الأحداث.

إذا كنت قد استمتعت بهذه القطعة وترغب في التعرف على كل ما هو جديد في إدارة الأحداث وغيرها من القطع على مدونتنا:

• 3 استراتيجيات لتسويق الأحداث للوصول إلى جيل الألفية
• 5 مقاييس ستحدد عائد الاستثمار للحدث الخاص بك
• 3 نصائح حول الإنتاجية لمنظمي الأحداث المشغولين