كيف يمكن لمدير مهام Vendasta مساعدة الفرق البعيدة

في Vendasta، هدفنا هو تمكين الشركات المحلية من خلال تزويد وكالتنا وشركائنا من المؤسسات بالأدوات اللازمة لدعم وتغذية مجتمعات الأعمال المحلية.

مع اضطرار معظم الشركات المحلية إلى تعديل طريقة عملها بسبب فيروس كورونا (COVID-19)، فإننا في Vendasta نريد التأكد من أن منصتنا تخدم هذه الاحتياجات الجديدة لمستخدمينا.

يساعد مدير المهام المستخدمين على تتبع وإكمال آلاف المهام ومئات المشاريع كل يوم؛ ومع ذلك، نريد مساعدة شركائنا بشكل أكبر.

ولذلك أطلقنا #ProjectRemote . تحتوي هذه المبادرة على العديد من إصدارات منصة Vendasta التي يمكن أن تساعد الفرق الشريكة لدينا على التكيف بسرعة مع العمل عن بعد.

هناك ثلاث مبادرات مؤثرة نركز عليها:

1. تنظيم يومك
2. تمكين الاتصالات الشفافة مع فريقك
3. إظهار إثبات الأداء

تنظيم يومك

التحدي الأول، الذي تواجهه الفرق البعيدة كل صباح، هو تنظيم يومهم حتى يتمكنوا من تحقيق أهدافهم اليومية ومعالجة تحدياتهم اليومية.

لمساعدة مستخدمينا على تحقيق الإنتاجية عن بعد، أضفنا الميزات التالية إلى نظامنا الأساسي.

صفحة نظرة عامة على إدارة المهام الجديدة

عندما يقوم مستخدمونا بتسجيل الدخول إلى Vendasta كل صباح، سيرون صفحة نظرة عامة جديدة تعرض لهم بطاقات لما يلي:

1. المهام التي تم الانتهاء منها أمس
2. المهام المستحقة اليوم
3. المهام التي تأخرت اليوم

يمكن تصفية كل بطاقة من هذه البطاقات لعضو معين في الفريق. سيؤدي النقر على البطاقات إلى نقل المستخدمين إلى قائمة المهام، وإظهار المهام التي تم إكمالها والمهام المستحقة أو المتأخرة.

بالإضافة إلى ذلك، سيتمكن المستخدمون من رؤية التحليل اليومي للمهام القادمة للأسبوع القادم. مثل بطاقات المهام الثلاث، يمكن للمستخدمين النقر على بطاقتي " المهام القادمة " للانتقال إلى قائمة المهام الخاصة بهم وإلقاء نظرة سريعة على مهامهم القادمة.

قوالب المشروع

يعد إنشاء قوالب مشروع منظمة أمرًا مهمًا لتوصيل العمل المطلوب إنجازه بشكل فعال إلى فرقك البعيدة. أصبح لدى مستخدمي إدارة المهام الآن خيارات أكثر شمولاً لتنظيم قوالب مشاريعهم. وعلى وجه التحديد، يمكن للمستخدمين الآن:

1. قم بإعداد الإنشاء التلقائي للمشاريع لأي منتجات يبيعونها لعملائهم.
2. قم بإعداد التعيينات التلقائية لهذه المشاريع لأشخاص محددين أو إلى " المكلف بالحساب " (الفرد الأساسي المسؤول عن خدمة حساب العميل).
3. إعداد تبعيات المهام للمهام بناءً على الشروط المسبقة.

قم بإعداد قوالب المشاريع لإنشاء مشاريع " مرئية " تكون مرئية للعملاء في تطبيق الأعمال الخاص بهم .

إشعارات المهام

يمكن لمستخدمي إدارة المهام إعداد الإشعارات للتأكد من أن فرقهم لن تفوتهم التحديثات المهمة أبدًا. ثلاثة إشعارات رئيسية للاشتراك فيها لمساعدة فرقك البعيدة على تتبع العمل هي:

1. إشعارات تعيين المهام - سيتم إخطار أعضاء فريقك عندما يتم تعيين مهمة لهم.
2. إشعارات المهام غير المؤمنة - سيتم إخطار أعضاء فريقك عندما يتم إلغاء تأمين المهمة المخصصة لهم في المشروع.
3. إشعار استحقاق المهمة - سيتم إخطار أعضاء فريقك عند استحقاق المهام المعينة لهم.

تمكين الاتصالات الشفافة مع فريقك

نظرًا لأن معظم الفرق تعمل عن بعد، فقد يصبح الحفاظ على شفافية الاتصال تحديًا رئيسيًا. للتأكد من أن الفرق متزامنة وأن جميع الأعمال والاتصالات مرئية وشفافة، يقوم مدير المهام بإضافة ما يلي إلى النظام الأساسي الخاص به.

قائمة المهام الجديدة

تتيح قائمة مهام إدارة المهام الجديدة للمستخدمين التواصل بسرعة وفعالية مع فرقهم البعيدة بشأن أي مهام يحتاجون إلى التعاون فيها. تسمح اللوحة الجانبية الجديدة لقائمة المهام للمستخدمين بما يلي:

1. تحديث ملاحظات الحساب/الوصف/الملاحظات العامة/الملاحظات الخاصة بنص منسق.
2. أضف رابطًا تشعبيًا إلى Dropbox وGoogle Drive وما إلى ذلك.
3. قم بالرد سريعًا على المراجعة أو قم بإنشاء مشاركة اجتماعية من اللوحة.
4. أرسل بريدًا إلكترونيًا إلى فريقك أو عميلك.
5. قم بإرفاق ملف بمهمة لمشاركته مع فرقك.

تاريخ البريد الإلكتروني

أحد أكبر التحديات التي تواجه الفرق الجديدة عن بعد هو الحفاظ على شفافية اتصالات البريد الإلكتروني الخاصة بهم ومزامنتها لتقليل فرص تداخل اتصالات العملاء. من أجل تلبية هذه الحاجة للفرق البعيدة، يتم تخزين جميع رسائل البريد الإلكتروني المرسلة من مهام إدارة المهام لحساب ما في سجل الحساب وتظهر في " البريد الإلكتروني " الجديد في حسابات إدارة المهام.

لمزيد من تحسين الشفافية والتنسيق بين الفرق العاملة في Vendasta Task Manager ومركز المبيعات والنجاح ، تظهر رسائل البريد الإلكتروني المرسلة من مدير المهام في نشاط الحساب في مركز المبيعات والنجاح.

إظهار إثبات الأداء

يعد تتبع وقياس أداء الفريق أمرًا بالغ الأهمية لفرق العمل عن بعد. يعد الحفاظ على مشاركة العملاء والتأكد من أداء الفرق البعيدة جيدًا أمرًا أساسيًا لنجاح شركائنا من المؤسسات والوكالات. لمواجهة تحديات مشاركة العملاء، يقوم مدير المهام بإضافة الميزات التالية إلى نظامنا الأساسي .

تعقب المشروع 2.0

يعد إبقاء عملائك على اطلاع ومشاركة في تحديثات مشاريعهم أمرًا ضروريًا في ظل الظروف الحالية. أداة تعقب مشروع إدارة المهام الجديدة تجعل هذا الأمر سهلاً.

سيتمكن عملاؤك من رؤية أداة التتبع ضمن " منتجاتي " في تطبيق الأعمال الخاص بهم . لتوفير تحديثات المشروع الأساسية لعميلك، يمكنك استخدام أداة تعقب المشروع الجديدة من أجل:

1. جعل المهام والمشاريع مرئية بسهولة في إدارة المهام عن طريق تبديل الرؤية؟
2. أرسل لعملائك إشعارًا إذا كان العمل في انتظارهم، وذلك عن طريق تعيين حالة المهمة على أنها " في انتظار العميل ".
3. حافظ على تحديث عملائك بشأن المهام عن طريق إضافة ملاحظات عامة نصية منسقة، والتي ستظهر في أداة تعقب المشروع في تطبيق Business.

تقرير الحالة والإنتاجية

وأخيرًا، سيتمكن المديرون بسهولة من قياس أداء فريقهم من خلال صفحة "تقرير الحالة" و"تقرير الإنتاجية" الجديدة لإدارة المهام.

باستخدام هذه التقارير، سيتمكن المديرون من الحصول على رؤى حول المهام المفتوحة والجارية والمستحقة لفرقهم، والتعمق في أداء أعضاء الفريق الفرديين في فرقهم. ستساعد هذه التقارير المديرين على:

1. قياس أداء المهمة الإجمالي للمهام المكتملة/المستحقة/المتأخرة لنطاق زمني محدد.
2. قياس أداء المهام لأعضاء فريقهم الفردي.
3. قم بقياس المهلة الزمنية والدورة الزمنية للمهام الخاصة بفرقهم باستخدام مخطط التدفق التراكمي الجديد.

تقرير حالة :

مخطط التدفق التراكمي :

خاتمة

نظرًا للظروف المستمرة، من الضروري أن تبدأ الشركات والأفراد العمل عن بعد عاجلاً وليس آجلاً. ومن أجل القيام بذلك، يجب أن يتم تجهيزهم بأفضل الأدوات والأنظمة الأساسية في فئتها لدعم فرقهم ومواصلة توسيع نطاق أعمالهم.

باستخدام مدير المهام الخاص بـ Vendasta ، أصبحت الوكالات الآن قادرة على تنمية أعمالها من خلال القدرة على إدارة الوفاء الرقمي لعملائها مباشرة من وسائل الراحة في منازلهم.

فما تنتظرون؟ انضم إلى منصة Vendasta وابدأ في الوفاء بكل سهولة.