دليل الإنترنت المستهدف لإدارة المشاريع للمسوقين
نشرت: 2022-10-07تعد إدارة المشاريع أداة فعالة للغاية لإنجاز أعمال التسويق ، من الحملات الإعلانية وتحسين محركات البحث إلى محتوى الوسائط الاجتماعية والعروض الترويجية.
سيأخذك هذا الدليل إلى كيفية القيام بإدارة المشاريع في سياق تسويقي ، إما كطريقة لإكمال المشاريع الكبيرة ، أو كأداة لتخطيط العمل الروتيني مثل منشورات وسائل التواصل الاجتماعي ومقالات المدونات.
هدفنا هو أن تغادر مع فهم أفضل لماهية إدارة المشروع ، وكيف يمكن للمسوقين أمثالنا استخدامها.
ما هي ادارة المشروع؟
على المستوى الأساسي ، تعد إدارة المشروع نهجًا مُدارًا للقيام بالعمل. أنت لا تكمل المهام فقط ؛ أنت تعمل عليها ضمن عملية مخططة ويمكن مراقبتها.
في حين أن هناك الكثير من الطرق المختلفة للتعامل مع إدارة المشروع ، فإن معظم الحالات تتضمن بعض المكونات الشائعة:
- النواتج: هذه هي النتائج الملموسة التي سيحققها المشروع. في مشروع تطوير موقع الويب ، يمكن أن يكون تصميم الويب الجديد هو الناتج الأساسي. في مشروع التسويق عبر وسائل التواصل الاجتماعي ، قد تكون النتائج منشورات Instagram. تحتوي بعض المشاريع أيضًا على مخرجات ثانوية ، مثل بيانات الحملة.
- المهام: يتكون كل مشروع من مهام متعددة ، يتم تعيين كل منها إلى عضو فريق مسؤول أو فريق فرعي.
- أصحاب المصلحة: كل من يشارك في المشروع هو صاحب مصلحة. يشمل ذلك جميع الأشخاص في فريق المشروع ، بالإضافة إلى آخرين مثل العملاء والمطلعين على مستوى ج والعملاء الذين سيتم استهدافهم في النهاية بأصول التسويق التي يتم تسليمها من خلال المشروع.
- المنهجية: مجموعة من القواعد حول كيفية إدارة المشروع.
باختصار ، يحتاج المشروع إلى تقديم بعض النتائج ، والتي يمكن تقسيمها إلى مهام. يتم تعيين المهام للأشخاص في فريق المشروع ، الذين يجب عليهم إكمال العمل ضمن عملية مُدارة.
إدارة مشروع التسويق في الممارسة العملية
تُستخدم إدارة المشاريع لتقديم جميع أنواع المشاريع التسويقية ، بما في ذلك:
- تطوير الموقع
- تسويق المحتوى
- تسويق وسائل الاعلام الاجتماعية
- SEO
- قدرة شرائية
- إعلانات الفيديو
- تطوير التطبيق
- التسويق عبر البريد الإلكتروني
- حملات العلاقات العامة
بغض النظر عن العمل المحدد الذي يتم تسليمه ، عادة ما تتمحور إدارة المشروع حول برنامج إدارة المشروع. هذه هي المنصة الرقمية حيث يمكن لأصحاب المصلحة إدارة مهامهم حتى الانتهاء ، وحيث يمكن لكبار أصحاب المصلحة مراقبة التقدم الإجمالي للمشروع.
يجب أن يكون كل عضو في الفريق قادرًا على الوصول إلى البرنامج باستخدام بيانات اعتماد تسجيل الدخول الخاصة به. عند تسجيل الدخول ، يمكنهم رؤية المهام التي تم تعيينها لهم. قد يكونون قادرين على تحميل الملفات والتعليقات على المهام ، وتغيير حالة المهام لتعكس ما إذا كانت قد تم بدئها أو إكمالها أو تعليقها بواسطة نوع من "مانع".
يمكن لكبار أصحاب المصلحة أيضًا تعيين المهام لأعضاء الفريق وتحديد مواعيد نهائية لإكمالها. (في بعض الفرق ، يتم منح جميع أصحاب المصلحة الإذن للقيام بذلك).
في أي مشروع ، من المفيد أن يعمل أحد أعضاء الفريق كمدير للمشروع. هذا الشخص مسؤول عن مساعدة الفريق بأكمله في استخدام عملية إدارة المشروع والبرامج بنجاح. تتطلب بعض منهجيات إدارة المشروع أيضًا أن يقوم مدير المشروع بأداء واجبات إضافية ، مثل قيادة اجتماعات الفريق المنتظمة (تسمى أحيانًا "scrums") ومساعدة أصحاب المصلحة الآخرين في العثور على حلول للحواجز.
مراحل المشروع
يتدفق مشروع التسويق عادةً عبر سلسلة من المراحل البديهية:
- انطلاق
- تخطيط
- توصيل
- تسجيل خروج
- التحليلات
انطلاق
المرحلة التي نطلق عليها الانطلاق هي بداية المشروع. في هذه المرحلة ، يجتمع فريق التسويق مع أصحاب المصلحة الذين يكلفون بالعمل لمناقشة تفاصيل المشروع. سيتوصل الطرفان إلى اتفاق بشأن بعض التفاصيل الأساسية للمشروع ، بما في ذلك:
- ما هي مخرجات المشروع؟
- ما هي ميزانية خط الأساس للوقت والتكلفة للمشروع؟
- ما هو الحد الأقصى للمبلغ الذي يمكن أن يتجاوز به المشروع الوقت الأساسي وميزانيات التكلفة؟
عندما يكون جميع أصحاب المصلحة الرئيسيين في المشروع سعداء بالشروط ، يمكن إبرام عقد أو اتفاقية غير رسمية لبدء المشروع.
تخطيط
أثناء تخطيط المشروع ، يجتمع جميع أعضاء الفريق الذين لهم دور استراتيجي ليقرروا كيف سيتم تحقيق مخرجات المشروع. بينما تختلف عملية التخطيط من مشروع لآخر ، عادة ما يتم تضمين العناصر التالية:
- تحديد المعالم. المعالم الرئيسية هي نقاط الطريق الرئيسية على طريق اكتمال المشروع. على سبيل المثال ، في مشروع حملة إعلانات الفيديو ، يمكن أن تكون "القصة المصورة مكتملة" و "اكتمل التصوير" معالم بارزة. يتم تحديد موعد نهائي لكل معلم للمساعدة في الحفاظ على المشروع على المسار الصحيح.
- تحديد مخاطر المشروع. في إدارة المشروع "الخطر" هو حدث خارجي محتمل يمكن أن يؤثر على نتائج المشروع ، سواء بشكل إيجابي أو سلبي. يضمن تحديد مخاطر المشروع الرئيسية أثناء تخطيط المشروع أن الفريق جاهز للاستفادة من الفرص أو الاستجابة للتهديدات أثناء المشروع.
- تقسيم المشروع إلى مهام. هذه هي أجزاء العمل الفردية اللازمة لإنجاز مخرجات المشروع. في هذه المرحلة ، من المهم أيضًا تحديد التبعيات ، حيث يعتمد إكمال مهمة واحدة على مهمة أخرى يتم إكمالها مسبقًا.
- إسناد المهام والملكية. يجب تعيين كل مهمة لعضو في الفريق (أو فريق فرعي) سيكون مسؤولاً عن إكمالها. في بعض الحالات ، قد يُمنح كبار أصحاب المصلحة أيضًا ملكية مخرجات المشروع.
توصيل
بمجرد التخطيط للمشروع ، يمكن للفريق متابعة عمل تسليم المشروع. يجب أن يستخدم كل عضو في الفريق النظام الأساسي لإدارة المشروع لإدارة مهامه طوال هذه المرحلة.
تدعم إدارة المشروع الفريق بعدة طرق خلال مرحلة التسليم ، بما في ذلك:
- ادارة المهام. خلال المشروع ، يكون كل عضو في الفريق مسؤولاً عن تحديث المهام الخاصة به داخل منصة إدارة المشروع. يتضمن هذا عادةً تحميل الملفات وتغيير حالات المهام وإبلاغ مدير المشروع بأي أدوات حظر تمنع إنجاز المهام. إذا تم تحديد متطلبات جديدة أثناء مرحلة التسليم ، يتم إنشاء مهام جديدة وتعيينها إلى أحد أعضاء الفريق.
- تتبع التقدم. تتضمن معظم الأنظمة الأساسية لإدارة المشاريع أدوات مرئية لتتبع تقدم المشروع ، مثل مخططات جانت ومخططات النسخ. تساعد هذه الموارد أصحاب المصلحة في تقييم مدى تقدم الفريق في مهامه ، بالنسبة إلى الميزانية الزمنية للمشروع. كبار أصحاب المصلحة ، على وجه الخصوص ، سيرصدون بعناية تقدم المشروع طوال مرحلة التسليم لتحديد ما إذا كانت ميزانيات الوقت والتكلفة المخطط لها للمشروع تظل قابلة للتحقيق.
- ملف التخزين. اعتمادًا على طبيعة عمل الفريق ، يمكن استخدام منصة إدارة المشروع لتخزين أعمال المشروع ، مثل المستندات التي تحتوي على نسخة لاستخدامها في تسويق المحتوى. يمكن أن تساعد سهولة الوصول إلى النظام الأساسي لإدارة المشروع لفريق المشروع بأكمله في منع ضياع العمل المهم.
لن تنجح إدارة المشروع أثناء مرحلة التسليم إلا إذا اشترى كل عضو في الفريق العملية وأدى واجبات مثل تحديث حالة مهامهم. من المهم توضيح ذلك لأعضاء الفريق. يجب أن يكون لدى الفريق أيضًا شخص مطلع في متناول اليد لمساعدة أي شخص يكافح في عملية إدارة المشروع أو البرنامج.
تسجيل خروج
عند اكتمال جميع أعمال المشروع ، يمكن لكبار أصحاب المصلحة - بما في ذلك العميل أو العميل الداخلي - الاجتماع لمراجعة نتائج المشروع. إذا كانت جميع الأطراف مقتنعة بأن مخرجات المشروع قد تم إنجازها كما هو مخطط لها ، فيمكن اعتبار المشروع مكتمل ، ويمكن لأصحاب المصلحة تقديم موافقتهم .
قبل هذه المرحلة ، ستستخدم بعض فرق المشروع أدوات مدمجة في برنامج إدارة المشروع لإنتاج التقارير والوثائق. يمكن أن تكون هذه طريقة فعالة لشرح العمل الذي تم تنفيذه للعميل.
التحليلات
تنتهي بعض مشاريع التسويق بتسجيل الخروج.
آخرون يختتمون بمرحلة تحليل . يمكن أن يكون هذا أي شيء من تحليل بيانات موقع الويب بعد مشروع إعادة تصميم الموقع ، إلى تحليل آراء العملاء بعد حملة إعلانية تلفزيونية.
يمكن فهم التحليل على أنه جسر بين المشروع الحالي والمشاريع المستقبلية. يمكن تغذية النتائج من هذه المرحلة في التخطيط لمشاريع متوافقة في المستقبل ، مما يساعد الفريق على التخطيط بشكل أكثر كفاءة وتحسين عملياته.
ستقوم بعض فرق المشروع أيضًا بتحليل تجربتهم في عملية إدارة المشروع ، أثناء المشروع. يساعد هذا في تحديد المشكلات التي واجهها الأشخاص مع نهج إدارة المشروع ، والتي يمكن تعديلها قبل المشروع التالي.
كيفية استخدام إدارة المشروع لتقديم أعمال تسويقية روتينية
النهج التدريجي لإدارة المشاريع الذي ناقشناه للتو هو الأنسب لتقديم مشاريع تسويقية محدودة الوقت بمستوى متوسط إلى مرتفع من التعقيد.
إذا كان عملك ذا طبيعة روتينية - على سبيل المثال ، إذا كنت بحاجة إلى تقديم عدد معين من منشورات وسائل التواصل الاجتماعي كل أسبوع - فيمكن تحقيق ذلك أيضًا من خلال إدارة المشروع. تحتاج فقط إلى استخدام نهج مختلف قليلاً.
بالنسبة لأعمال التسويق الروتينية ، نوصي باستخدام حل إدارة المشروع بنظام نمط كانبان لإدارة المحتوى الخاص بك ، على سبيل المثال Trello. في نظام كانبان ، يتم تمثيل كل مهمة ببطاقة يمكن نقلها من عمود إلى آخر لتمثيل حالتها. في سير عمل المحتوى الاجتماعي ، قد يكون لديك أعمدة بعنوان "الأفكار" و "النص" و "النص والصورة" و "نص وصورة موقَّعة" و "مجدول / منشور". عند إضافة مكونات جديدة إلى المسودة لمنشور ما ، يمكن نقل بطاقتها ، حتى يتم نشر المنشور. يمكّن هذا النهج الفريق في نفس الوقت من تخطيط المحتوى الاجتماعي والعمل على المحتوى وإدارة تقدم كل منشور كمشروع صغير.
إليك فيديو تعليمي يوضح كيف يمكن استخدام أدوات إدارة المشاريع لأعمال التسويق الروتينية:
ما هي أداة إدارة المشروع التي يجب أن أستخدمها؟
تتم جميع عمليات إدارة المشاريع تقريبًا رقميًا باستخدام برامج إدارة المشاريع. توفر هذه البرامج البنية التحتية للنهج الذي اختاره الفريق.
ننصح باستكشاف بعض الأنظمة الأساسية الشائعة لإدارة المشاريع قبل الالتزام بأحدها. يتمتع فريق Target Internet بتجارب جيدة مع الخيارات التالية:
أسانا
Asana هي أداة رائعة لإدارة المهام والمشاريع ، بواجهة مستخدم يمكن الوصول إليها بشكل جميل تجعل العمل في المهام وتعيينها إلى زملائك في الفريق أمرًا بسيطًا. إنها أيضًا أداة إدارة المشاريع التي نستخدمها لإدارة تسويق المحتوى - بما في ذلك عملنا في هذه المقالة!
Asana هو حل إدارة مشروع ميسور التكلفة بشكل خاص ، حيث يقدم حزمة متميزة بسعر الميزانية وإصدار مجاني شامل إلى حد ما.
تريلو
تمكنك هذه الأداة البارعة من إدارة عملك باستخدام نظام البطاقات واللوحات والقوائم.
يعد Trello مناسبًا بشكل خاص لإدارة عناصر المحتوى مثل مقالات المدونة أو المنشورات الاجتماعية من خلال سير العمل.
العمل بروح الفريق الواحد
العمل الجماعي هو حل إدارة مشروع غني بالميزات بشكل خيالي ، مع مجموعة من الوظائف الإضافية الاختيارية بما في ذلك وظائف الدردشة وإدارة علاقات العملاء والمكتب. يمكن القول إن واجهة العمل الجماعي أقل سهولة من واجهة Asana أو Trello ، لكنها تعوض عن ذلك بقدراتها الهائلة.
جيرا
محبوب من قبل المطورين في كل مكان ، JIRA هي أداة إدارة المشاريع المثالية للفرق التي تستخدم منهجية العمل الرشيقة.
تشمل برامج إدارة المشاريع الشهيرة الأخرى Basecamp و Nifty و Monday.com.
ما هي فوائد استخدام إدارة المشاريع للقيام بعمل تسويقي؟
يمكن أن يجلب استخدام إدارة المشاريع الكثير من المزايا لفرق التسويق والمتخصصين. تشمل الفوائد الرئيسية ما يلي:
- تعاون. تتطلب معظم مشاريع التسويق مدخلات من العديد من أصحاب المصلحة ، سواء كانوا متخصصين مثل مُحسّنات محرّكات البحث ومقدمي عروض PPC والمديرين التنفيذيين لوسائل التواصل الاجتماعي ، أو العملاء الذين يحتاجون إلى مراقبة تقدم المشروع وتقديم تسجيل الخروج. يمكن أن يصبح برنامج إدارة المشاريع مساحة العمل المشتركة حيث يتم التعاون ويتم تسجيله.
- متابعة المشاريع المعقدة. عندما تعمل في مشروع تسويقي يحتوي على الكثير من المكونات المختلفة ، قد يكون من الصعب تتبع كل التفاصيل المهمة. يمكن أن توفر إدارة المشروع نظرة عامة شاملة على مهام المشروع ، بما في ذلك ما إذا كانت قد اكتملت في الوقت المحدد أم لا.
- إنتاجية. يعمل بعض أعضاء الفريق بشكل أكثر موثوقية وإنتاجية عند العمل في عملية مُدارة بالمشروع. هناك العديد من الأسباب المحتملة وراء قدرة إدارة المشروع على تحسين الإنتاجية ، بما في ذلك الوصول الفعال إلى معلومات المهمة والمواعيد النهائية ، وتأثير ظهور المهام المفتوحة والمكتملة للجميع في طريقة عرض الفريق.
- قابلية النسخ المتماثل. يستغرق البدء في إدارة المشاريع بعض الوقت ، ولكن بمجرد الانتهاء من الإعداد ، ستجد أن العديد من المشاريع تتضمن عملية إدارة مشروع مماثلة. على المدى الطويل ، ستكون معظم المشاريع قادرة على استخدام نفس إعدادات البرنامج وعملية المشروع السابق ، مما يوفر الوقت والجهد.
هناك بلا شك بعض الجوانب السلبية لإدارة المشروع أيضًا. قد يكون تبني العملية محبطًا ، أو حتى منفراً ، لبعض أعضاء الفريق. هناك أيضًا خطر يتمثل في أن التركيز المفرط على التفاصيل الدقيقة لإدارة المشروع يمكن أن ينتقص من التركيز عن العمل المنتج في المشروع.
المفتاح هو إيجاد التوازن الصحيح ، بين الاستفادة القصوى من المزايا التي لا يمكن إنكارها لإدارة المشروع وترك فريقك مع مساحة تنفس كافية للعمل. إذا تمكنت من تحقيق هذا التوازن ، فستجني مشاريعك الفوائد.