كيف تستعيد السيطرة على وقتك
نشرت: 2022-05-07JRR Tolkien ، تحت ستار Gandalf the Gray ، قال ذات مرة: "كل ما علينا أن نقرره هو ما يجب أن نفعله بالوقت المتاح لنا."
ومع ذلك ، ما مقدار الحقيقة التي يمكن أن نجدها في هذا البيان في الوقت الحاضر؟ نعم ، نحصل جميعًا على وقت في الحياة - لكن يبدو أننا نادرًا ما نقرر ما يجب فعله به.
غالبًا ما تجعلنا رسائل البريد الإلكتروني ، والأعمال المنزلية ، والمهمات التي لا مفر منها ، وأعباء العمل المفرطة ، والطلبات المستمرة من الآخرين نشعر بأننا بعيدون عن السيطرة على حياتنا قدر الإمكان.
نادرًا ما يبدو أن هناك وقتًا كافيًا لإنهاء كل شيء في العمل ، وبمجرد أن نعود إلى المنزل ، نشعر بالتعب الشديد للاستمتاع بوقت فراغنا.
لذلك ، غالبًا ما نتساءل:
"كيف أحصل على مزيد من وقت الفراغ لأقضيه مع الأصدقاء أو العائلة أو لممارسة الهوايات؟"
"كيف أحصل على مزيد من الوقت لنفسي؟"
"كيف أجد الوقت لكل شيء في العمل؟"
"كيف يمكنني تحقيق أقصى استفادة من 24 ساعة؟"
"كيف يمكنني الحصول على مزيد من الوقت طوال اليوم؟"
أو بعبارة أخرى: "كيف يمكنني استعادة السيطرة على وقتي؟"
للعثور على إجابات لهذه الأسئلة والأسئلة ذات الصلة ، استشرنا خبراء متخصصين في هذا المجال - مدربي إدارة الوقت والإنتاجية ، ومدربين العقلية والحياة ، والمعالجين ، والمؤلفين الذين غطوا الموضوعات ذات الصلة ، ومدربي الصحة والعافية ، بالإضافة إلى خبراء آخرين ذوي صلة.
بالنسبة لهذه المقالة ، قمنا بتجميع رؤى من خبرتهم المهنية وخبراتهم حول ما يمنع الأشخاص من استخدام الوقت كما يريدون ، بالإضافة إلى نصائح قابلة للتنفيذ حول أفضل السبل لاستعادة التحكم في وقت فراغك ووقتك في العمل.
ما الذي يمنع الناس من قضاء الوقت كما يريدون؟
قبل أن تتمكن من استعادة السيطرة على وقتك في المستقبل ، عليك أن تفهم ما الذي يسلبك وقتك في الوقت الحاضر. كشف الخبراء الذين تحدثنا معهم عن 9 عوائق حاسمة تمنع الناس من تنظيم وقتهم كما يريدون:
الانقطاعات
وفقًا لفرانك باك ، مؤلف كتاب Get Organized! إدارة الوقت لقادة المدارس والمحترف الأول في إدارة الوقت للمعلمين العالميين لعامي 2019 و 2020 ، تعتبر الانقطاعات هي السبب الرئيسي الذي يبتعد عن وقتك في العمل. علاوة على ذلك ، ازدادت هذه المشكلة على مر السنين:
"منذ جيل مضى ، إذا كان بإمكانك التحكم في الهاتف والزائرين ، يمكنك التحكم في وقتك. اليوم ، أضف بريدًا إلكترونيًا وتطبيقًا واحدًا أو أكثر من تطبيقات الرسائل النصية والوسائط الاجتماعية إلى تلك القائمة ، فقط للمبتدئين.
في بيئة غنية بالمعلومات ، يمكننا دائمًا قراءة تغريدة أخرى أو قراءة مقال إخباري آخر أو الاشتراك في نشرة إخبارية أخرى عبر الإنترنت. تدفق المعلومات الواردة هو عدو التركيز ".
العمل على مدار الساعة
عندما يتعلق الأمر بالأمور التي تمنعنا من قضاء المزيد من الوقت في القيام بالأشياء التي نحبها ، فقد اتضح أن إحدى أكبر المشكلات هي - عدم القدرة على التخلص من العمل. إليك كيف يشرحها فرانك باك :
"نميل إلى تأجيل الأشياء التي نحب القيام بها حتى ننتهي من الأشياء التي يتعين علينا القيام بها. من الصعب بما يكفي إنهاء الأشياء التي أخبرنا العالم أنه يجب علينا القيام بها. نتيجة لذلك ، يتم دفع الأشياء التي تجعل الحياة تستحق العيش بعيدًا عن الطاولة. نحن نعيش في عالم الوفرة على عكس أي شيء شهده التاريخ. التكنولوجيا في جيوبنا تجعل الأشياء المعقدة بسيطة. ومع ذلك ، نجد أنفسنا نعيش في حالة من الإرهاق ".
يعزو فريق We Level Up ، الذي تتمثل مهمته في مساعدة الأشخاص للوصول إلى إمكاناتهم الكاملة من حيث نمط الحياة والأهداف ، هذه الحاجة إلى العمل على مدار الساعة إلى الضرورة المالية والحاجة المستمرة للتميز:
"من الصعب تحقيق دخل لائق هذه الأيام ، ومن الممل حصد مجموعة من المهارات المربحة مع عدد المرات التي تتغير فيها التكنولوجيا. إذا كنت لا تحقق دخلاً ثابتًا ، فالاحتمالات هي أن ضغوط اقتصادنا تؤثر سلبًا على إدارة وقتك . إذا كنت تحقق دخلاً ثابتًا ، فمن المحتمل أنك غارق في العمل ولا يمكنك العثور على موظفين مؤهلين للمساعدة في تحمل العبء. إن العمل العاطفي والجسدي المبذول في التفوق في عالم اليوم يضر بعلاقاتنا مع الأصدقاء والعائلة وأنفسنا ".
المشتتات (وحاجتنا لها)
أخبرتنا فيليسيا بروكولو ، مدربة الحياة المعتمدة في مدرسة Life Coach ، أن السبب الرئيسي الذي يجعلنا على ما يبدو لا نمتلك سوى القليل من الوقت للقيام بما نحتاجه أو نريده ، هو القليل من مصادر الإلهاء اليومية في مكان العمل:
"التحقق من وسائل التواصل الاجتماعي ، والدردشة مع زميل في العمل ، وتحديد ما ستفعله ، وما إلى ذلك."
يضيف مستشار ومستشار الإنتاجية الشخصية ، رافيندرا كونديكار ، أننا نلجأ إلى وسائل الإلهاء كوسيلة للتعامل مع نقص التوضيحات في العمل:
تأتي عوامل التشتيت في أشكال عديدة ، ولكن السبب الأساسي دائمًا هو أن الناس لا يملكون البدائل الجديرة بالاهتمام والجاهزة لتناولها ، في تلك اللحظة. يمكن للأشخاص فعل شيء يتعلق بعملهم ذي الأولوية ، ولكن إما أن الإجراءات المطلوبة لم يتم توضيحها أو إذا تم توضيحها ، فإن الناس لا يتذكرونها في الوقت الذي يسيطر عليهم فيه الإلهاء ".
تشرح كاتينا ماونتانوس ، مدربة عقلية ومؤلفة كتاب عن "في رأيي ، ينبع أصل ما يشتت انتباهنا في كيفية توصيل دماغنا البشري. الغرض من دماغنا هو البحث باستمرار عن محفزات جديدة - لذا فإن إبقاء هاتفك بجوارك فعليًا أو بريدك الإلكتروني في خلفية جهاز الكمبيوتر الخاص بك يخلق بيئة مليئة بالمنبهات (ويعرف أيضًا باسم الانحرافات). إذا أردنا أن نفهم حقًا أكبر مصادر التشتيت لدينا ، فالسبب ليس بالضرورة المحفزات من حولنا ، ولكن كيف تتفاعل عقولنا معها ".
تصور منحرف لاستخدام الوقت والأولويات
تضيف كاتينا ماونتانوس مشكلة أخرى إلى القائمة - تصورنا المنحرف للأنشطة اليومية التي تؤدي إلى الاستخدام غير المناسب للوقت:
"لقد تغير تعريفنا للترفيه كثيرًا في العقود القليلة الماضية ، وغالبًا ما نضع العمل أو حتى احتياجات البقاء على قيد الحياة ، مثل النوم وتناول الطعام ، في وقت" الفراغ ".
على الجانب الآخر ، يقضي البالغون الأمريكيون اليوم أكثر من 11 ساعة يوميًا في استهلاك المحتوى.
لذلك ، نقضي وقتنا بإحدى طريقتين: العمل أو التمرير ".
يضيف كيلي هاريس بيرين ، عضو الاتحاد الدولي للمدربين ومؤسس Little Bites Coaching ، الذي استثمر في مساعدة القادة والفرق على زيادة الإنتاجية بطرق مستدامة وصحية ، أننا لا نستطيع في كثير من الأحيان تحديد ما هو عملنا ذي الأولوية:
"أكبر مشكلة أساسية للعديد من الناس هي أنهم ليسوا واضحين بشأن عملهم ذي الأولوية. إذا لم تكن متأكدًا مما هو الأهم ولماذا ، يمكن أن تبدو جميع المهام متساوية ، وستميل إلى الالتفاف حول أي مشكلة جديدة لامعة تنبثق ، أو تكون أكثر ميلًا للابتعاد عن العمل لأطفالك أو الأخبار . "
الإفراط في التفاؤل بشأن استخدام الوقت
تشرح كيلي هاريس بيرين كذلك أن التفاؤل الذي لا أساس له هو الذي يجعلنا أيضًا نبالغ في تقدير الوقت الذي يستغرقه التعامل مع مهام معينة ، وبالتالي تعطيل جداولنا:
"نحن نميل إلى عرض تحديات إدارة الوقت من خلال عدسة العجز ونعتقد أنها نتيجة لضعف الحدود وعادات العمل غير الفعالة. أحب إعادة صياغة ذلك والتفكير في تحديات إدارة الوقت على أنها متجذرة في التفاؤل. نريد أن نفعل كل الأشياء ونعيش حياتنا الكاملة ، وغالبًا ما نكون متفائلين للغاية بشأن المبلغ الذي يمكننا ضغطه في يوم أو أسبوع ".
تسويف
كلوفيس تشاو ، خبير تربوي ومؤسس المدونة التعليمية والطلابية
TimeOrganizeStudy الذي يعلم الطلاب حول إدارة الوقت والإنتاجية ، يستشهد بالتسويف كمشكلة كبيرة في الحفاظ على السيطرة على وقتك.
هذا ينطبق بشكل خاص على الأشخاص الذين يشعرون أن لديهم القليل من الوقت لقضائه في فعل ما يحبون ، مثل الهوايات ، وقضاء الوقت مع الأصدقاء والعائلة ، أو في الرعاية الذاتية:
"هؤلاء الناس يماطلون باستمرار أو يشتت انتباههم. ونتيجة لذلك ، فهم غير قادرين على إكمال مهامهم حتى اللحظة الأخيرة ، حيث لا خيار أمامهم سوى التضحية بوقتهم من أجل العمل بدلاً من الهوايات. هذه هي الحقيقة المحزنة التي يعيشها الكثيرون يومًا بعد يوم ".
تعدد المهام ، مثل تبديل السياق
تشير مدربة إدارة الوقت والإنتاجية ، ميجان سومريل ، إلى تبديل السياق كمشكلة إنتاجية رئيسية أخرى - خاصة بالنسبة للنساء:
"هذا عندما تتحرك ذهابًا وإيابًا بين الأدوار التي تلعبها (الملقب بالموظف ، الأم ، صاحب العمل ، الزوجة ، مقدم الرعاية ، إلخ) طوال اليوم. هذا يخلق الشعور بأنك على عجلة الهامستر طوال اليوم بينما لا تشعر بالإنتاجية. وهذا أيضًا هو السبب في أن الكثير من النساء ليس لديهن أي وقت فراغ أو وقت للعناية بأنفسهن .. فهن منشغلات جدًا في لعبة ping-ponging ذهابًا وإيابًا طوال اليوم ".
تلقي ساندرا جلافان ، خبيرة القلق ومؤسسة Amosuir ، مزيدًا من الضوء على التأثير الذي يمكن أن تحدثه المهام المتعددة على استخدامك لوقتك:
"من واقع خبرتي ، فإن تعدد المهام يشتت الانتباه وغير فعال وغير فعال ، بينما يسبب أيضًا توترًا وقلقًا لا داعي لهما. حتى لو اعتقدنا أنه يمكننا إكمال مهام متعددة في وقت واحد ، في الواقع ، لا يمكننا أن نكون حاضرين بشكل كامل مع أي من هذه المهام ، مما يقلل من كفاءتنا ويسبب تشتيت الانتباه. وفقًا للبحث ، يمكن أن يتطلب تعدد المهام وقتًا إضافيًا بنسبة 40٪ لإكماله ، مقارنةً بالتركيز على مهمة واحدة في كل مرة. يمكن أن تتطلب المهام الأكثر تعقيدًا مزيدًا من الوقت ".
عادات التخطيط السيئة
تستشهد فيليسيا بروكولو بعامل مهم آخر في الاستخدام غير السليم للوقت - وهو التخطيط غير السليم:
"المشكلة هي أن معظم الناس يذهبون إلى يومهم بخطة قليلة أو معدومة فيما يتعلق بما سينجزونه."
يضيف ساندي رودريجيز ، مؤلف كتاب " غالبًا ما يتجاهل الأشخاص شيئًا ما لأنهم يحتفظون بقوائم مهام منفصلة أو تذكيرات ، ومن السهل أن تنسى التحقق من إحداها. قد يكون لديهم تقويم حائط وقائمة على هواتفهم وخربشات على ملاحظات لاصقة. من يمكنه التعقب؟ "
الإحجام عن قول "لا"
يوضح مدير الموارد لـ Test Prep Insight ، ومدرب الصحة والعافية المعتمد في علم النفس ، والمدرب المعتمد في الحياة والعلاقات الذي يكتب كثيرًا عن موضوع الإجهاد وإدارة الوقت ، Lynell Ross ، أنه يحجمنا عن قول "لا" للجديد المهام التي تتحكم في وقتنا في العمل:
يعاني معظم الناس من مشاكل في التركيز على أولوياتهم لأنهم يشتت انتباههم من قبل الآخرين ، ويشعرون بالذنب حيال قول لا. حتى إذا كنت متحمسًا ومنظمًا للغاية ، ولكنك تسمح للآخرين بمقاطعتك وجعل مشاكلهم مشكلتك ، فسوف تستمر في إضاعة الوقت الثمين ".
وتوضح أننا نتجنب قول "لا" بسبب الخوف من أن يُنظر إلينا على أننا "أنانيون" - ونتيجة لذلك ، فإننا نتجاهل احتياجاتنا الشخصية لصالح احتياجات الآخرين:
"إذا كنت لا تستطيع أن تقول لا ، وتعلم أن تخيب آمال بعض الناس ، فسوف يتم دفع احتياجاتك إلى أسفل قائمتك. غالبًا ما يعتقد الناس أنه من المفترض أن يساعدوا الآخرين حتى على نفقتهم الخاصة لأنهم يشعرون بالذنب بشأن الاعتناء بأنفسهم ".
تضيف مدربة عقلية التمكين والمتحدث والمؤلف ومعلم التأمل ، أنطوانيت بوشامب ، أن هذا الشعور بالذنب مرتبط بالفعل بكيفية قيامنا (والآخرين) بتشكيل سلوكنا:
" عندما نضع أنفسنا وما نحبه أولاً ، فمن السهل على الناس أن يشعروا بالذنب بشأن هذا الاختيار لأننا تم تكييفنا (النساء على وجه الخصوص) لنكون راعين ونضع احتياجات الآخرين قبل احتياجاتنا.
ومع ذلك ، في الحقيقة ، إذا اعتنينا بأنفسنا ، فسيكون لدينا المزيد من الطاقة والرحمة لرعاية الآخرين. بالضبط لماذا يطلبون منك وضع قناع الأكسجين على نفسك أولاً في الطائرة! "
نصائح الخبراء حول كيفية استعادة السيطرة على وقتك
في القسم السابق ، تحدثنا عن المشاكل التي تمنعنا من السيطرة على وقتنا - الآن ، دعونا نلقي نظرة على بعض الحلول.
إليك النصائح التي يجب على الخبراء تقديمها عندما يتعلق الأمر باستعادة التحكم في وقتك في العمل وبعد العمل:
نصيحة رقم 1: امتلك وقتك
وفقًا لفرانك باك ، فإن المفتاح لاستعادة السيطرة على وقتك في العمل هو امتلاك وقتك ، من خلال التخطيط لذلك:
"ابدأ اليوم بقائمة قصيرة محددة جيدًا لما هو مهم لهذا اليوم واجعل كل شيء آخر في طابور. أغلق الباب. دع المكالمات الهاتفية تتحول إلى البريد الصوتي. لا أحد سيحمي وقتك من أجلك ، ولا ينبغي لهم ذلك. الأمر متروك لكل واحد منا ".
ماري هول ، مدربة إتقان عقلية العمل والشخصية ومؤسس Mindset Mastery Success ، تنصح أيضًا بهذه الممارسة لاستعادة السيطرة على الوقت الذي يمكن أن تقضيه في الرعاية الذاتية:
"شغّل يومك - توقف عن ترك اليوم يداعبك.
هذا يعني التخطيط ليومك وأسبوعك وشهرك. خصص وقتًا غير مشتت كل يوم لمعالجة المجالات المهمة في حياتك (المهنة ، المالية ، الصحة ، العلاقات ، الروحانيات).
يجب إعطاء الأولوية لرعايتك الذاتية وهذا يعني جدولتها. عندما نجعلها غير قابلة للتفاوض فلا مجال للأعذار. عندما نعتني بأنفسنا أولاً ، لدينا المزيد لنقدمه للآخرين. لا يمكن سكب أي شيء من الكوب الفارغ ".
نصيحة رقم 2: كن دقيقا عند التخطيط لوقتك
لذلك ، تحدثنا بالفعل عن مدى أهمية امتلاك وقتك من خلال التخطيط له. ولكن وفقًا لفيليسيا بروكولو ، فإن العامل الحاسم في هذا التخطيط هو تحديد مقدار الوقت الذي تريد أن تقضيه في كل مهمة ، على وجه التحديد:
"ينص قانون باركنسون على أن" العمل يتسع ليملأ الوقت المتاح لإكماله "(أي إذا كان لديك ساعة للقيام بشيء ما ، فسيستغرق الأمر ساعة ، وإذا كان لديك طوال اليوم ، فسيأخذك ذلك طوال اليوم).
نصائحي لاستعادة الوقت في العمل والمنزل هي نفسها.
قبل أن تفعل أي شيء يوم الاثنين صباحًا ، خذ ساعة واحدة لتدوين كل ما تحتاج إلى القيام به في ذلك الأسبوع (العمل وغير ذلك) واكتب في مخطط أو تقويم بالضبط متى ستفعل هذا الشيء والمدة التي ستستغرقها .
ستندهش من مقدار ما يمكنك إنجازه.
إذا كان لديك 30 دقيقة فقط للقيام بشيء ما ، فجأة يصبح من الصعب تبرير التمرير عبر Instagram.
تذكر ، مشكلتك لا تتعلق بالحصول على وقت كافٍ ، إنها تتعلق بالتركيز الكافي ".
ينصح أليشا باول ، المعالج في Amethyst Counselling and Consulting ، بأن تخطط لساعات عملك ، بالساعة ، في تقويم محدد زمنيًا:
"لدي تقويم يحتوي على فترات زمنية ويمكنني تدوين المهام التي يتعين علي إكمالها بالضبط لهذا اليوم. أستخدمه لجدولة المواعيد والمهمات والمهام حتى أتمكن من البقاء منظمًا. أقوم أيضًا بتدوين المهام الخاصة بي بترتيب الأولوية حتى أتمكن من ترك مجال لما هو غير متوقع والتحلي بالمرونة عند ظهور شيء ما ".
هل أنت مدير أو مشرف وتحتاج إلى القلق بشأن جدولة وقت الموظف على أساس منتظم ، بصرف النظر عن تنظيم وقتك الخاص؟ تحقق من دليلنا لجدولة وقت الموظف ، وجرب قوالب الجدولة المجانية التي ستساعدك على تخطيط وجدولة وقت الموظف على أساس يومي أو أسبوعي أو نصف أسبوعي أو شهري أو سنوي. نصيحة رقم 3: استخدم مخططًا يوميًا تقدم Sandy Rodrigez حلاً يساعدك على التحكم في كل من الأنشطة التي تحتاج إلى القيام بها والأنشطة التي تريد القيام بها والتي تشعر بالإثارة بشأنها - مخطط يوم ورقي بحجم الجيب يحتوي على صفحة فارغة كاملة لكل يوم من أيام عام:
"في كل مرة أحتاج أو أرغب في القيام بنشاط ما ، أكتبه. سواء كان الأمر يتعلق بتشغيل مهمة ، أو الاتصال بصديق ، أو حضور اجتماع ، أو غسل الأطباق ، أو الذهاب إلى السينما.
أكتب أعياد الميلاد والتواريخ المهمة على الصفحات المناسبة ؛ لذلك لست بحاجة إلى وسائل التواصل الاجتماعي لتنبيهي ".
إذا كان يجب القيام بأي شيء بحلول تاريخ معين ، فسأضيف تذكيرات مسبقة.
إذا كان يجب أن يتم الدفع بحلول اليوم العاشر من كل شهر ، فسأكتب ذلك في الصفحة المخصصة لليوم العاشر ، ولكني سأكتب أيضًا "يجب دفع الفاتورة بحلول اليوم العاشر" في صفحة سابقة ، مثل تلك الخاصة بـ الثامن.
عندما يكون الأمر منطقيًا ، أقوم بتقسيم الأنشطة إلى أجزاء يمكن التحكم فيها.
بدلاً من كتابة "ملف الضرائب" في صفحة واحدة ، أقسم ذلك إلى خطوات مثل "تحديد موعد مع المُعد" و "تعقب الإيصالات" وما إلى ذلك ، كل واحدة على صفحتها الخاصة.
أقوم بجدولة الأنشطة التي أستمتع بها طوال أيام الأسبوع. هذا يتجنب الوقوع في فخ إنقاذ كل ما يجلب لك السعادة لعطلات نهاية الأسبوع فقط ، ويساعدك على العيش كل يوم على أكمل وجه.
أسلوبي يتطلب كل شيء في كتاب واحد. عندما تنظر إلى جميع مواعيدك وأنشطتك ، تشعر أنك مطلوب ومنتج ، وشطب العناصر من القائمة يعد أمرًا مفيدًا.
هذا النظام يمنع الإجهاد.
لا أشعر بالقلق حيال الأشياء التي يجب أن تحدث نظرًا لأنها مكتوبة جميعًا حيث يمكن الوصول إليها بسهولة. نظرًا لأنني لست مضطرًا إلى الكفاح لتذكر هذه المعلومات ، يمكنني إخراج أي نشاط ليس في متناول اليد تمامًا من ذهني. وهذا يخلق مساحة أكبر للإبداع والاسترخاء ".
نصيحة رقم 4: افهم كيف تقضي الوقت في العمل
"أول شيء أوصي به هو تقييم الوقت من خلال تسجيل ما تفعله كل دقيقة من اليوم لمدة أسبوع" ، حسب قول أمالي شافير ، الشريك في ملكية Systematic Excellence Consulting والمستشار المعتمد الذي تشمل واجباته مساعدة أصحاب الأعمال على تحسين الكفاءة في أعمالهم وحياتهم الخاصة:
"إنه أمر ممل ولكن بمجرد أن نعرف أين نقضي وقتنا ، يمكننا تقييم أين يمكن أن تتغير الأشياء."
تشرح كاتينا ماونتانوس كذلك سبب أهمية فهم المكان الذي تقضي فيه الوقت لاستعادة السيطرة على وقتك في العمل ، لا سيما فيما يتعلق بالوقت الذي قد تهدره في الإلهاءات:
"أعتقد أنه من المهم حقًا أن تكون صادقًا بشأن أسلوب عملك. معظم الناس لا يفهمون حقًا مقدار الوقت الذي يقضونه في الانخراط في هذه المحفزات أو المشتتات ، على أساس يومي.
لذلك ، إذا كنت غالبًا ما تشعر بالتشتت أو الانحراف ولكنك لا تعرف لماذا أقترح تجربة تجربة صغيرة على نفسك.
سواء كان ذلك ليوم واحد أو أسبوع كامل ، تابع كيف تقضي وقتك حقًا خلال يوم العمل.
كم مرة تقوم بفحص هاتفك أثناء العمل أمام جهاز الكمبيوتر الخاص بك؟
كم مرة تأخذ "فترات راحة" في المطبخ؟
ليس بالضرورة أن يكون أي من هذه الأفعال سيئًا في حد ذاته ، ولكن توضيح ما يبدو عليه يومك هو الخطوة الأولى نحو إحداث التغيير.
من هناك ، يمكنك تحليل أكبر الجناة في وقتك وإجراء نوبات صغيرة لتغيير بيئة عملك ، مثل الاحتفاظ بهاتفك في غرفة أخرى ، أو تخصيص أوقات محددة من اليوم لأخذ استراحات لتناول الوجبات الخفيفة.
كل هذا يعود إلى التحلي بالمرونة والصدق مع نفسك ".
نصيحة رقم 5: افهم مقدار وقت فراغك
تؤكد كاتينا ماونتانوس كذلك على أهمية فهم كيفية قضاء وقت فراغك أيضًا:
"نصيحتي رقم 1 للتحكم في وقت فراغك مشابهة لتوصيتي أعلاه - كن واضحًا حقًا حول كيفية قضاء وقتك الآن .
قد تتفاجأ عندما تجد أن لديك الكثير من الوقت أكثر مما تعتقد ، لكنك تقضيه في طرق تستنزفها بدلًا من أن ترضيك.
بعد أن تكون واضحًا حقًا بشأن شكل وقتك ، أنشئ قائمة بالأنشطة التي ستجلب لك السعادة حقًا - ربما أنشطة لم تفعلها منذ أن كنت طفلاً ، مثل الرسم أو الرقص. خصص قدرًا صغيرًا من الوقت كل أسبوع لتجربة هذه الممارسات حتى تتمكن من تحويلها إلى عادة ".
لتقييم الوقت الذي تقضيه في المهام والمشتتات ، وكذلك الوقت الذي يمكن أن تقضيه في الأنشطة الترفيهية ، يمكنك تجربة Clockify ، تطبيقنا لتتبع الوقت وإدارة الوقت. سجل للحصول على حساب مجاني هنا.
نصيحة رقم 6: قم بمراجعة وتنقيح جدول عملك الحالي
Kelly Harris Perin . تقول كيلي هاريس بيرين تقترح عليك التفكير في كيفية جدولة وقت عملك الآن ، من أجل إنشاء سير عمل أفضل في المستقبل: "أوصي بالتراجع عن Tetris ، وطباعة تقويم أسبوعي فارغ ، وقضاء بعض الوقت في رسم التدفق الأسبوعي" المثالي ولكن الحقيقي ". ابدأ بساعات عملك:
ما هي البداية المعقولة ووقت التوقف بالنسبة لك؟
هل ترغب في ممارسة التمارين عدة مرات في الأسبوع في وقت الغداء ، أو تحتاج إلى الإقلاع من الساعة 3 إلى 4 مساءً كل يوم للعب مع أطفالك عندما ينتهون من المدرسة؟
ما هو التدفق المثالي للاجتماعات - العديد منها على التوالي أو كلها موزعة على نطاق واسع؟
هل تحتاج إلى حماية الوقت للعمل العميق مثل الكتابة أو تحليل البيانات؟
قد لا تكون قريبًا في أي مكان من التدفق الأسبوعي المثالي ولكن الحقيقي الخاص بك حتى الآن ، ولكن وضع ذلك في الاعتبار يمكن أن يساعدك على الاقتراب منه بمرور الوقت ".
نصيحة رقم 7: ابدأ يوم عملك دائمًا بالمهام الصحيحة
أخبرنا Ray Zinn ، الرئيس التنفيذي الأطول خدمة في Silicon Valley ، ومؤلف Tough Things First و Zen of Zinn ، والمؤسس والرئيس التنفيذي السابق لشركة Micrel Semiconductor ، أن الحيلة لاستعادة وقتك في العمل هي العمل على المهام الأكثر صعوبة في وقت مبكر اليوم:
"نصيحتي الأولى لاستعادة وقت العمل هي القيام دائمًا بالأشياء الصعبة أولاً. من خلال القيام بذلك ، تقوم بتنظيف أكبر الصخور أولاً وتعيين نغمة ليوم أكثر إنتاجية.
تتعلم أيضًا الانضباط الذي يبني على نفسه ، مما يتيح لك أن تصبح أكثر مهارة في المهام التي من المحتمل أن تكرهها. عندما تتعلم أن تحب الأشياء التي اعتدت أن تكرهها ، فإنك تأخذ المزيد والمزيد من الوقت وتصبح أكثر إنتاجية بكثير مما كنت تعتقد أنه ممكن.
مكنتني هذه الإستراتيجية الواحدة من تشغيل Micrel Semiconductor لمدة 37 عامًا ، 36 عامًا كانت مربحة ".
نصيحة رقم 8: خذ استراحة من الأجهزة الرقمية
الأجهزة الرقمية سيئة السمعة مضيعة للوقت - وغالبًا ما نلجأ إليها لأننا نشعر بالملل. ولكن ، يمكن أن يكون الملل فرصة لاستعادة وقتك ، بدلاً من أن يكون مصدر إزعاج ، كما أوضحت مانوش زمردي في كتابها "الملل هو بوابة شرود الذهن ، مما يساعد أدمغتنا على إنشاء تلك الروابط الجديدة التي يمكنها حل أي شيء من التخطيط لتناول العشاء إلى تحقيق اختراق في مكافحة الاحتباس الحراري."
من أجل الحصول على مزيد من الوقت للشعور "بالملل" والسيطرة على استخدامك للأجهزة الرقمية ، كتبت عن 7 تحديات يمكنك مواجهتها:
- راقب نفسك - في هذا التحدي ، يجب أن تهدف إلى تتبع وفهم عاداتك الرقمية لترى كيف تستخدم أجهزتك الرقمية في المقام الأول.
- احتفظ بأجهزتك بعيدًا عن متناول اليد أثناء الحركة - في هذا التحدي ، يجب أن تبقي هاتفك بعيدًا عن الأنظار أثناء المشي أو القيادة أو أثناء النقل.
- يوم خالٍ من الصور - في هذا التحدي ، يجب الامتناع عن التقاط أي صور.
- احذف هذا التطبيق - في هذا التحدي ، يجب أن تأخذ تطبيقًا واحدًا تعتقد أنه لا يمكنك العيش بدونه ، وقم ببساطة بحذفه.
- خذ إجازة وهمية ، على سبيل المثال "واجهة" - في هذا التحدي ، يجب قطع الاتصال بجميع تطبيقات وأنظمة الاتصال أثناء تواجدك في المكتب.
- لاحظ شيئًا آخر - في هذا التحدي ، يجب أن تبذل جهدًا لملاحظة شيء آخر غير هاتفك مثير للاهتمام في بيئتك.
- التحدي الممل والرائع - في هذا التحدي ، باعتباره تتويجًا للتحديات السابقة ، يجب عليك استخدام "الملل" المكتشف حديثًا بسبب الاستخدام المحدود لأجهزتك الرقمية ، لفهم حياتك بشكل أفضل وتحديد الأهداف وفقًا لذلك.
نصيحة رقم 9: توقف عن التحقق من بريدك الوارد طوال الوقت
وفقًا للخبراء الذين تم الاستشهاد بهم في دراستنا لعام 2020 حول الوقت الذي يقضونه في أداء المهام المتكررة ، يقضي الأشخاص 28٪ من وقتهم في العمل في إدارة رسائل البريد الإلكتروني. في المجموع ، يؤدي ذلك إلى قضاء ما بين 1.5 و 2.5 ساعة في قراءة رسائل البريد الإلكتروني والرد عليها.
علاوة على ذلك ، يُظهر البحث والخبراء ، مثل أولئك الذين استشهدنا بهم في إحصاءاتنا المتعلقة بإدمان العمل ، أننا نواجه صعوبات في مقاومة الرغبة في التحقق من رسائل البريد الإلكتروني ، حتى بعد العمل. لنأخذ موظفي المملكة المتحدة كمثال:
- 57٪ يتحققون من رسائل البريد الإلكتروني خلال عطلة نهاية الأسبوع
- 30٪ يتحققون من رسائل البريد الإلكتروني طوال الليل
- 23٪ يتحققون من رسائل البريد الإلكتروني أثناء الإجازة
- 20٪ تحقق من رسائل البريد الإلكتروني أثناء وجودك في السرير
- 16٪ لا يمكنهم تناول الطعام دون التحقق من رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بهم
كحل لاستعادة التحكم في هذا الوقت ، يقترح فرانك باك نهجًا منظمًا للتعامل مع رسائل البريد الإلكتروني:
"إيقاف تشغيل إشعارات البريد الإلكتروني. عدة مرات خلال اليوم ، تعامل مع كل بريد إلكتروني دفعة واحدة. صندوق بريد إلكتروني فارغ ليس ممكنًا فحسب ، بل إنه ضروري لتحقيق راحة البال. نحن نعلم الناس كيف يعاملوننا. إذا قمنا بالرد على كل سؤال على الفور ، فإننا نعلم الأشخاص أنه يمكنهم الانتظار حتى اللحظة الأخيرة وسنترك كل شيء للتعامل مع طلباتهم ".
النصيحة رقم 10: حدد أولويات احتياجاتك من خلال الجدولة البديهية
Antoinette Beauchamp begins to explain how you can implement Intuitive Scheduling, a productivity technique she invented, in order to prioritize your free time. وفقًا للتعريف ، فإن الجدولة البديهية هي "منهجية تتمحور حول القلب حيث تخطط لأيامك وفقًا لما يجلب لك أقصى درجات السعادة والراحة - يسير جنبًا إلى جنب مع التواصل مع نفسك لفهم احتياجاتك ، شخصيًا ومهنيا ".
إليك كيف توضح أنطوانيت ذلك:
"إذا كنت متعبًا ، اسمح لنفسك بالراحة. إذا كنت تعلم أنك بحاجة إلى تناول 5 مرات في اليوم ، فاحرص دائمًا على تناول وجبات خفيفة بالقرب منك. إذا كنت تعلم أنك تشعر بالإرهاق من الاجتماعات ، فقم بجدولة الاجتماعات على فترات أبعد.
ابدأ بجرد يومك ولاحظ كيف تؤثر بعض العادات والروتين عليك. باستخدام هذه المعرفة البديهية ، يمكنك التلاعب بجدولك الزمني وتعديله ليناسب احتياجاتك الفريدة - وقد يكون الأمر مختلفًا كل يوم!
من خلال منح نفسك الإذن بالتحول والسير مع التدفق بشكل حدسي ، فإنك تمنح نفسك أيضًا مساحة أكبر لاكتشاف الدافع واكتساب الثقة وتحسين نسختك من الإنتاجية.
لذا ، للتحكم في وقت فراغك ، الأمر كله يتعلق بالاستماع إلى حدسك وإعطاء نفسك مساحة. هذا هو السبب في أن الجدولة سهلة للغاية. يمنحك قوتك مرة أخرى عندما يتعلق الأمر بوقت فراغك وكيف تريد إنفاقه.
من خلال تحديد أولويات احتياجاتك وما يقوله حدسك أنه الأفضل لك في الوقت الحالي ، فهو يدعم الصالح العام من خلال تحويل الطاقة من حولك.
شيء نحتاجه جميعًا الآن! "
نصيحة رقم 11: اطلب المساعدة من الآخرين
تقترح ميليسا كيبلر ، مدربة القوة في Capital Humans حيث تركز على مساعدة الأشخاص على تحقيق النمو الشخصي ، نهجًا آخر مثيرًا للاهتمام من شأنه أن يساعدك على النجاح في تحديد أولويات احتياجاتك الخاصة. ببساطة ، قم بإخفاء احتياجاتك الخاصة على أنها طلبات من الآخرين - لجعلها تبدو غير قابلة للتفاوض:
"أجد أن الناس غالبًا ما يميزون ذهنيًا صامتًا بين الطلبات المقدمة منهم من قبل * الآخرين * والطلبات التي يقدمونها * لأنفسهم *.
الطلبات الواردة من أشخاص آخرين - الموعد النهائي من رئيسك في العمل ، أو العشرات من الكعك لبيع المخبوزات - تشعر بأنها غير قابلة للتفاوض.
الطلبات الواردة من نفسك - للحصول على مزيد من النوم ، أو قضاء بعض الوقت في الرسم ، أو ممارسة رياضة الجري فعليًا - اشعر بالتزوير ومنخفضة الأولوية.
نصيحتي ، إذا كان هذا له صدى معك ، هو اختراق عقلك من خلال جعل شخص آخر يقدم لك الطلب - لكن عليهم أن يقصدوا ذلك في الواقع.
إذا كان صديقك المفضل يتوسل إليك ، من أجل * لها * ، من فضلك الخروج لتناول الغداء معها للحاق بالركب ، لم يعد هذا شيئًا يمكنك تجاهله. إنه طلب من شخص آخر.
إذا أصر رئيسك * على أن تأخذ يوم عطلة لإعادة الشحن قبل أن يبدأ مشروع كبير ، فهذا ليس شيئًا يمكنك إنكاره. إنها ليست أنانية - إنها ضرورية! "
نصيحة رقم 12: تعرف على كيفية قول "لا"
"لكي نعيش حياة حسنة النية ، يجب أن نتعلم فن قول لا!" ، يوضح وارن وونغ ، مؤسس مدونة ومؤلفها ، وتتمثل مهمتها في إلهام وتعليم مليون شخص للسيطرة على حياتهم والقيام بما يحبون:
"أثناء التحسس من الاستعداد للعمل ، والتلاعب بالزوج والأطفال ، ننسى ما هو مهم في حياتنا. نفقد مسار صحتنا وعلاقاتنا ونبدأ في الشعور بالضياع في الطحن اليومي.
أثمن مواردنا هي الوقت والطاقة. كن شديد الحماية لكليهما!
إذا كان هناك شخص يستنزف وقتك وطاقتك ، فتجنبه أو ارفض دعوته بأدب.
إذا كانت هناك وظيفة تستنزف شبابك وعقلك العقلي ، فقد يكون الوقت قد حان لبدء البحث عن وظيفة.
إذا كنت تكره هذا الكتاب الذي تقرأه تمامًا ، فقد حان الوقت لقول لا والعثور على كتاب آخر.
إن قول "لا" أمر بسيط ولكنه قوي. يتطلب جزءًا واحدًا من الشجاعة وجزءًا من الوعي الذاتي وجزءًا واحدًا حب الذات ".
تقترح ماري هول كذلك تخصيص الوقت لتقرير أنواع الطلبات والمهام لقول "لا" لـ:
ضع قائمة بالمهام التي يمكن إلغاؤها و / أو تحديدها.
وإذا كنت لا تعتقد أن هذا ممكن ، اسأل نفسك: "إذا كانت حياتي تعتمد عليها ، فهل يمكنني تركها؟"
على الأرجح ستكون الإجابة نعم. ونوعية حياتك تعتمد على ذلك ، لذا ابدأ بإدارة الذات! "
كحل آخر لتسهيل قول "لا" ، يقترح Lynell Ross ببساطة تخطيط عملك على نطاق أوسع:
"حدد أولويات كل يوم ، واعمل بشكل عكسي عن أهدافك النهائية. انظر إلى أهدافك الأكبر ، ثم قسّم الأشهر والأسابيع والأيام إلى خطوات العمل مع تواريخ الموعد النهائي. بمجرد أن تعرف ما عليك القيام به ، ستكون أفضل بكثير في قول "لا" للأشخاص الذين يقاطعونك أو يطلبون منك القيام بأشياء نيابة عنهم ".
نصيحة رقم 13: حارب عادات تعدد المهام الخاصة بك
عندما يتعلق الأمر بمشكلة تعدد المهام التي تستغرق وقتًا طويلاً (مثل تبديل السياق) ، تنصحك ميغان سومريل بمعركتها من خلال تحديد فترات زمنية لأنشطتك:
"عندما تتعلم كيفية إنشاء النوع الصحيح من كتل الكتابة في يومك لتقليل تبديل السياق ، فإنها تفتح الأبواب لحرية زمنية هائلة!"
لمساعدتك على تجنب تعدد المهام ، تنصحك ساندرا جلافان بتحديد مهامك ذات الأولوية والتركيز عليها أولاً:
"الطريقة الوحيدة التي يمكنك من خلالها التحكم في وقتك هي كتابة قائمة أولويات محدثة كل يوم. يمكن أن يكون لدينا المئات من المهام التي نحتاج إلى إكمالها ، ولكن من أجل البدء في إنجازها بفعالية ، نحتاج دائمًا إلى التركيز على الأولويات أولاً.
خاتمة
Taking back control of your time may seem like a challenge, due to a constant string of interruptions, distractions, and other problems that come your way to stop you from carrying out your day as you intended.
ولكن ، إذا كنت تأخذ وقتًا إضافيًا لجدولة كل ما تريد القيام به ، من مهام العمل إلى الأنشطة الترفيهية ، فأعد التفكير فيما تعتبره مهامًا ذات أولوية ، بالإضافة إلى بذل جهد إضافي لتحديد أولويات احتياجاتك الخاصة ، فسوف تحرز تقدمًا كبيرًا نحو قضاء وقتك في العمل وبعده بالطريقة التي تناسبك.