كيفية التبديل بين المشاريع والمهام دون فقدان الإنتاجية

غالبًا ما يتعين علينا العمل في العديد من المهام ، أو حتى المشاريع ، على أساس يومي. لهذا السبب ، نميل إلى التبديل بشكل متكرر بين المشاريع والمهام ، كل ذلك في محاولة لأن نكون أكثر إنتاجية. ولكن ، في معظم الحالات ، من المرجح أن يؤدي تبديل السياق هذا إلى الإضرار بإنتاجيتنا أكثر من مساعدتها. بالنظر إلى أن الحاجة إلى "تعدد المهام" بطريقة أو بأخرى لا تزال ضرورية ، في هذه المقالة ، سنتحدث عن:

• ما هو تعدد المهام ولماذا يتابعه المحترفون؟
• ما هو تبديل السياق ، وما هي تكلفته على قدرتنا المعرفية ، واستخدام الوقت ، والربحية؟
• ما هي المرونة المعرفية والمهام الفائقة وعقوبة التبديل المعرفي ، أي المفاهيم المرتبطة عادة بالقفز بين المهام والمشاريع؟
• كيف يمكننا التبديل بين المهام والمشاريع بشكل أفضل ، دون فقدان الإنتاجية؟

ما هو تعدد المهام؟ لماذا يلاحقها الناس؟

في الثقافة الشعبية ، غالبًا ما يعني تعدد المهام العمل على مهمتين على الأقل في نفس الوقت. ويبدو أن المحترفين يحتاجون غالبًا إلى اللجوء إلى مثل هذه الممارسة.

لنأخذ مهندسي البرمجيات ، على سبيل المثال. وفقًا لمسح أجرته شركة Electric Cloud ، فإنهم يقضون 19.1 ساعة فقط من 41.5 ساعة يعملون عادةً أسبوعيًا في بناء البرامج. يتم قضاء الـ 22.4 ساعة المتبقية في تبادل الأفكار ورسائل البريد الإلكتروني والاجتماعات ، فضلاً عن انتظار اكتمال الإنشاءات والاختبارات. هذا كثير من العمل المتنوع هناك.

علاوة على ذلك ، إذا اعتبرنا أن مهندسي البرمجيات غالبًا ما يعملون بنشاط في مشروع واحد ، ولكنهم يوفرون أيضًا الصيانة لمشروع واحد إلى ثلاثة مشاريع قد أكملوها بالفعل ، فهذا لا يترك سوى القليل من الوقت للتركيز على مشروع أو مهمة واحدة في كل مرة. حتى عندما يتم تصنيف المشاريع أو المهام المذكورة كأولوية.

لذلك ، يبدو من المنطقي أنك ستحاول الرد على بعض رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالعميل أثناء حضور اجتماع حول المشكلات المتكررة في أحدث ميزة للتطبيق ، وذلك لتوفير الوقت.

بعد كل شيء ، إذا كان الأمر يستغرق عادةً 10 دقائق لأداء المهمة 1 و 10 دقائق لأداء المهمة 2 ، فإن العمل في كلا المهمتين في نفس الوقت يجب أن يستغرق 10 دقائق إجمالاً ، أليس كذلك؟

ولكن ، في الواقع ، هذا النوع من العمل المتزامن يكاد يكون مستحيلًا - لأن معظم الأدمغة ببساطة غير قادرة على معالجة مجموعات منفصلة من المعلومات بنفس التفاني.

بعبارة أخرى ، بينما نعتقد أننا نعمل على مهمتين في نفس الوقت ، فإننا في الواقع نركز أكثر على المهمة 1 ونترك المهمة 2 بمثابة إلهاء للمهمة 1. ونتيجة لذلك ، لا يتم إنجاز أي من المهمتين بالجودة المتوقعة ، وقد نشهد انخفاضًا بنسبة 40٪ في الإنتاجية.

يمكن لأي شخص حقا القيام بمهام متعددة؟

على الرغم من أن معظم الأشخاص يحتاجون إلى بذل جهد إضافي لتقسيم انتباههم عبر مهام متعددة (ولا يزالون يفشلون) ، فإن حوالي 2.5٪ من السكان لا يعانون من هذه المشكلة.

يطلق عليهم المهام الفائقة.

يتمتع أصحاب المهام الفائقة ببساطة بالقدرة المعرفية على العمل في مهام متعددة في وقت واحد ، دون ارتكاب أخطاء أو التوقف. في الواقع ، يؤدون أداءً أفضل عند القيام بمهام متعددة مقارنةً بمهمة واحدة. وفقًا لديفيد ستراير ، المؤلف المشارك للتجربة التي خصت هؤلاء العباقرة متعددي المهام ، فإن هذا يرجع إلى أن أدمغة الأشخاص ذوي المهام الفائقة تختلف عن بقية السكان.

قد تكون مهمًا فائقًا إذا كنت:

• تتمتع بمستوى عالٍ من التحكم في الانتباه
• لديهم القدرة على اتخاذ القرارات على الفور
• تزدهر تحت الضغط
• تمتع بضبط النفس بشكل أفضل عند العمل تحت عبء العمل الثقيل

يمكنك أيضًا إجراء اختبارات رسمية للمساعدة في تحديد قدرتك على تعدد المهام ، مثل تلك التي يمكنك العثور عليها في supertasker.org.

ما هو تبديل السياق؟

في معظم الأحيان ، يعد تبديل السياق هو تعدد المهام الحقيقي .

على وجه التحديد ، ما يسميه 97.5٪ من السكان تعدد المهام ، هو في الواقع القفز بين المهام - أي التبديل بين السياقات - في مثل هذا التعاقب السريع ، بحيث يبدو أننا نعمل على مهمتين في وقت واحد.

إنها ممارسة شائعة في مكان العمل ، نظرًا لحجم العمل الذي نواجهه كل يوم - ولكن لها تكلفة.

ما هي تكلفة تبديل السياق؟

لذلك ، يهدف الأشخاص إلى العمل على مهام متعددة في فترة زمنية قصيرة لأنهم يعتقدون أن هذه الممارسة ستساعدهم في توفير الوقت.

ولكن بدلاً من تسريع العمل ، عندما تحول تركيز انتباهك من مهمة إلى أخرى ، فإنك تميل إلى تجربة عقوبة التبديل المعرفي. يقضي عقلك وقتًا إضافيًا وطاقة في تحميل وإعادة تحميل السياقات في ذاكرتك العاملة - وهذا يؤدي إلى إبطاء تقدمك في المهام التي تحاول القيام بها في مهام متعددة. تشعر أنك مشغول طوال اليوم ، ولكنك تنجز أقل ، وتشعر بمزيد من التعب.

تظهر الأبحاث المختلفة أن تعدد المهام ، أو تبديل السياق ، له آثار سلبية أخرى على قدراتنا المعرفية ، واستخدامنا للوقت ، وحتى ربحيتنا:

تكلفة السياق وتحويل قدراتنا المعرفية

• وجدت دراسة في جامعة لندن أن المشاركين في الدراسة الذين عملوا في وقت واحد على المهام المعرفية سيختبرون انخفاضًا في معدل الذكاء بمقدار 15 نقطة أثناء القيام بذلك.
• وجد الباحثون في جامعة ساسكس أن العمل على أجهزة رقمية متعددة في وقت واحد (مثل إرسال الرسائل النصية ومشاهدة التلفزيون في نفس الوقت) يؤدي إلى انخفاض في كثافة الدماغ .
• وجد الباحثون في جامعة أوريغون أن تعدد المهام المزمن لديهم مشاكل في التركيز والذاكرة ، ومشاكل في تبديل السياق بسرعة .

تكلفة تبديل السياق على استخدامنا للوقت

• أظهرت دراسة حالة من عام 2001 أن موظفي المكاتب يتفاعلون مع رسائل البريد الإلكتروني الجديدة في غضون 6 ثوانٍ. بعد ذلك ، يستغرق الأمر حوالي 64 ثانية لاستئناف العمل في مهامهم السابقة. تتسبب رسائل البريد الإلكتروني الجديدة هذه في 96 مقاطعة ، والتي تتراكم حتى 1.5 ساعة يوميًا .
• أظهرت إحدى الأوراق البحثية من عام 2005 أن تشتيت الانتباه بمقدار 2.3 مهمة في المرة الواحدة يؤدي إلى خسارة الوقت لمدة 25 دقيقة قبل استئناف العمل في المهمة الصحيحة.
• أظهرت ورقة بحثية من عام 2007 أن الأشخاص يفقدون 10 دقائق بسبب رسائل البريد الإلكتروني الجديدة وإشعارات التطبيقات ، بالإضافة إلى 10-15 دقيقة من تشتت انتباههم بسبب أنواع أخرى من المهام .
• أظهرت ورقة بحثية من عام 2013 أن 60٪ من المستجيبين لا يستطيعون مقاومة الرغبة في العمل على مهام متعددة في وقت واحد ، حتى عندما يُطلب منهم تجنب القيام بذلك على وجه التحديد. ونتيجة لذلك ، فقدوا 3 دقائق مقابل كل 32 دقيقة يقضونها في العمل.

التكلفة النقدية لتبديل السياق

• وفقًا لمقالة فوربس ، إذا كان إجمالي الوقت الضائع عند الانقطاعات هو 2.1 ساعة لكل موظف ، يوميًا (546 ساعة في السنة) ، فإن التكاليف النقدية لهذا الوقت الضائع هي 8،190 دولارًا للموظف الذي دفع 15 دولارًا لكل ساعة. بالنسبة لشركة يعمل بها 1000 موظف ، فإن ذلك يؤدي إلى خسارة ما يصل إلى 31500 دولارًا أمريكيًا في اليوم ، وحوالي 8.2 مليون دولار أمريكي سنويًا .
• أظهر تقرير واحد حول "تأثيرات تعدد المهام على المنظمات" الذي يغطي 45 منظمة من مجموعة من الصناعات أن التكلفة التقديرية للإنتاجية التي يخسرها الاقتصاد العالمي في تعدد المهام تصل إلى 450 مليار دولار سنويًا .

هل تبديل السياق له أي فوائد؟

أشارت إحدى الدراسات من عام 2008 إلى أن القفز بين المهام قد يؤدي إلى تسريع العمل في مهمتك الرئيسية ، بدلاً من إبطائها - ولكن ، فقط إذا استغرق المشاركون في هذه الدراسة 23 دقيقة لإنهاء المهمة التي قاطعتهم وإعادة تركيز الانتباه على المهمة السابقة بعد ذلك. لكنهم ما زالوا ينهون مهامهم الرئيسية بشكل أسرع من الأشخاص الذين لم تتم مقاطعتهم - وبنفس الجودة.

قد يحدث هذا لأن الأشخاص الذين تمت مقاطعتهم يعرفون أنهم يخسرون الوقت ، لذلك سيسرعون العمل.

لسوء الحظ ، كان الجانب السلبي لمثل هذا التبديل في السياق هو زيادة مستويات التوتر - وهو أمر لم يكن متوقعًا ، نظرًا لتسريع وتيرة العمل.

ما نوع الأشخاص الأفضل في تبديل السياق؟

باختصار - أولئك الذين يتمتعون بمرونة معرفية عالية.

كونك مرنًا معرفيًا يعني أنك قادر على ذلك

• تحويل الانتباه بين المهام ، والتكيف مع القواعد المختلفة المرتبطة بالمهام المذكورة
• تحليل المواقف وإيجاد حلول بديلة لمساعدتك على الانتقال من مهمة إلى أخرى

قد تظهر المرونة المعرفية أيضًا على شكل تبديل المهام (تغيير مجموعة) - القدرة على تحويل الانتباه دون وعي بين مهمة وأخرى.

لاختبار مرونتك المعرفية ، جرب اختبار Stroop Color and Word Test (SCWT) أو اختبار فرز بطاقات ويسكونسن (WCST) - تشير النتيجة الرائعة إلى أن لديك القدرة العقلية للتبديل بين التفكير في مفاهيم متعددة ، أو حتى التفكير في الأمر. مفاهيم متعددة في نفس الوقت.

اختبار Stroop Color and Word Test (SCWT) بسيط - تحصل على قائمة مكتوبة من الألوان ، لكنها مكتوبة بلون حبر خاطئ (على سبيل المثال ، اللون الأزرق مكتوب بالحبر الأحمر ). تحتاج إلى تحديد كل لون وقوله بصوت عالٍ وعدم قراءة الكلمة (على سبيل المثال قل أحمر لكلمة "أزرق" مكتوبة باللون الأحمر ).

يدور اختبار فرز بطاقات ويسكونسن (WCST) حول بطاقات الفرز بناءً على معايير مختلفة ، مثل اللون أو الرقم أو الشكل.

ستتغير المعايير طوال الاختبار ، لكنك لن تكون قادرًا على معرفة متى - ستحتاج إلى الانتباه إلى رسائل الخطأ التي تشير إلى أنه يجب عليك تغيير استراتيجية المطابقة الخاصة بك.

يمكنك العثور على مثال للاختبار عبر الإنترنت ، في PsyToolkit (في الصورة أدناه).

ما هي أفضل طريقة للتبديل بين المشاريع والمهام؟

نعم ، يوضح معظم الباحثين أن تبديل السياق من خلال المهام والمشاريع له أضرار أكثر من الفوائد - ولكن نظرًا لحجم العمل الملقى على عاتقنا ، نادرًا ما يكون العمل على مهام ومشاريع متعددة خلال اليوم مجرد خيار ، وفي كثير من الأحيان ضروري.

ومع ذلك ، يمكنك العمل على تخفيف الآثار الضارة لتبديل السياق - إليك 11 نصيحة حول أفضل السبل للتعامل مع التبديل بين المشاريع والمهام ، دون فقدان الإنتاجية :

1. تعدد المهام في المهام التي تتطلب أجزاء مختلفة من الدماغ
2. قم بتجميع كل المهام من نفس النوع معًا
3. حدد الوقت الذي تقضيه في مهام معينة
4. استخدم التذكيرات المرئية / الصوتية لتوجيه عملك
5. قم بجدولة جميع المهام من نفس النوع في نفس الأيام
6. تنفيذ جداول A / B
7. اجعل المهام التي تتطلب متطلبات معرفية أقل تطلبًا
8. توقف مؤقتًا عن العمل على المهام / المشاريع في الأماكن الصحيحة
9. توثيق كل شيء دائمًا
10. تحسين مرونتك المعرفية
11. محاكاة المهام الفائقة

نصيحة رقم 1: تعدد المهام في المهام التي تتطلب أجزاء مختلفة من الدماغ

من أفضل الطرق للتنقل بين المهام والمشاريع في تتابع سريع التأكد من أن المهام المعنية لا تتطلب:

• نفس نوع المعالجة
• نفس النوع من الاهتمام

مثال:

اجمع بين مهمة حركية ، مثل استبدال البطارية في الكمبيوتر المحمول أو إعداد كمبيوتر مكتبي جديد ، مع مهمة معرفية ، مثل مناقشة أفكار الميزات لتطبيقك الجديد مع الزملاء الذين تشارك مكتبًا معهم.

بالنظر إلى أن هاتين المهمتين تتطلبان مناطق بعيدة من الدماغ ، فسوف تخلق الوهم بأنك لا تؤدي حتى نوعين من المهام في نفس الوقت ، وبالتالي تقلل الآثار السلبية للقفز بين المهام.

نصيحة رقم 2: قم بتجميع جميع المهام من نفس النوع معًا

إذا كانت لديك مهام متكررة تحتاج إلى معالجتها كل يوم ، حتى إذا كانت المهام المذكورة تنتمي إلى مشاريع مختلفة ، فمن الأفضل أن تقوم بتجميعها معًا في مجموعات زمنية . تمثل الكتل الزمنية فترات زمنية محددة خلال اليوم محجوزة فقط لمهام محددة.

تُعد هذه التقنية حلاً رائعًا عندما تريد تنظيم العمل على المهام ذات الأولوية على مدار اليوم - فقط تأكد من منح نفسك الوقت الكافي لإنهاء كل شيء بوتيرة معقولة.

للتأكد من أنك تفهم الوقت المناسب للتبديل إلى مجموعة الوقت التالية ، فمن الأفضل أن تستخدم تطبيقًا مثل Clockify time tracker - وهو نوع من البرامج التي ستمكّنك من تتبع فترات زمنية محددة حتى ثانية.

مثال:

• [9:00 صباحًا - 9:30 صباحًا]: اقرأ رسائل البريد الإلكتروني وقم بالرد عليها
• [9:30 صباحًا - 12:30 مساءً] : الوقت المخصص لأهم مهامك وإلحاحها
• [12:30 مساءً - 1:00 مساءً] : استراحة غداء
• [1:00 مساءً - 2:30 مساءً] : الوقت المخصص لأهم مهامك وإلحاحها
• [2:30 مساءً - 3:30 مساءً] : الوقت المخصص لأهم مهامك ولكن أقل إلحاحًا
• [3:30 مساءً - 4:30 مساءً]: الوقت المحجوز للمهام غير المتوقعة
• [4:30 مساءً - 5:00 مساءً]: قراءة رسائل البريد الإلكتروني والرد عليها

لا يتعين عليك قضاء الوقت بأكمله في العمل - خذ فترات راحة خلال الكتل الخاصة بك ، ولكن تأكد من الانتقال دائمًا إلى الكتلة التالية بمجرد انتهاء الوقت الخاص بالكتلة السابقة. إذا كانت تقديرات الوقت التي قدمتها لإكمال هذه المهام صحيحة ، فلن تواجه مشكلة في إنهاء كل ما تحتاجه خلال فترة زمنية.

لمعرفة المزيد حول أفضل السبل لمنع الوقت من يومك ، وكذلك تنزيل قوالب حظر الوقت الجاهزة التي ستساعدك على تسهيل العملية ، تحقق من مخطط حظر الوقت ونشر القوالب على مدونتنا.

نصيحة رقم 3: حدد الوقت الذي تقضيه في مهام معينة

في بعض الأحيان ، تختلف مهامك من حيث الصلة والأهمية. ستكون بعض المهام ذات أولوية ، في حين أن البعض الآخر سيكون أقل صلة ، لدرجة أن تبدو وكأنها مشتتات عند مقارنتها بالمهام ذات الأولوية (رسائل البريد الإلكتروني والاجتماعات هي أول ما يتبادر إلى الذهن).

لكن ، ما زلت بحاجة إلى أدائها.

لهذا الغرض ، يمكنك تجربة تقنية إدارة الوقت تسمى Timeboxing.

على السطح ، هذه التقنية هي نفسها مثل ميزة حظر الوقت - فأنت تقوم بتعيين مهامك لفترات زمنية محددة ، والعمل عليها خلال هذه الأوقات.

ولكن ، بينما يُقصد من حظر الوقت مساعدتك في العثور على وقت لمهامك ذات الأولوية ، فإن المقصود من تخصيص الوقت هو مساعدتك في الحد من الوقت الذي تقضيه في المهام الثانوية. من المفترض أن تعمل على المهام خلال المربعات الزمنية المخصصة ، وبمجرد انتهاء الوقت ، من المفترض أن تتحرك على الفور.

لقد ذكرنا بالفعل أنك بحاجة إلى توخي الحذر عند تحديد الكتل الزمنية ، لأنك ستحتاج إلى إنهاء ما تريده خلال هذا الوقت - ولكن مع المربعات الزمنية ، فأنت تهدف فقط إلى إنهاء هذه المهام في أقرب وقت ممكن. لذلك ، بمجرد انتهاء الوقت المحدد ، انتقل إلى المربع الزمني التالي أو المهمة ذات الأولوية دون أي ندم - يمكنك دائمًا الرجوع إليهم لاحقًا عندما يكون لديك المزيد من الوقت.

مثال:

خذ الكتلة الأولى التي خصصتها لنفسك لهذا اليوم (الكتلة المتعلقة بقراءة رسائل البريد الإلكتروني والرد عليها ، من 9:00 صباحًا إلى 9:30 صباحًا) ، وقسمها إلى مربعات زمنية قصيرة ستستخدمها للحد من الوقت الذي تقضيه في رسائل البريد الإلكتروني الفردية إلى 5 دقائق.

نصيحة رقم 4: استخدم التذكيرات المرئية / الصوتية لتوجيه عملك

هذا تكتيك رائع للمساعدة في تذكيرك بأن الوقت قد حان لإعادة تركيز انتباهك على مهمة أو مشروع مختلف.

تقوم بإعداد إنذار مرئي و / أو صوتي ، وتعمل على مهمة / مشروع واحد حتى ينطلق صوت و / أو يظهر إشارة بصرية ، وبعد ذلك تنتقل إلى مهمة / مشروع آخر.

لهذا الغرض ، من الأفضل أن تستخدم تطبيقًا مناسبًا ، مثل تطبيق بومودورو. إنها تستند إلى تقنية شائعة لإدارة الوقت تسمى بومودورو ، والتي تشبه حظر الوقت ، ولكنها أكثر تنظيماً فقط. يمكنك التبديل بين كتل عمل مدتها 25 دقيقة وكتل استراحة مدتها 5 دقائق ، في 4 دورات تليها استراحة لمدة 20 دقيقة.

باستخدام تطبيق Pomodoro ، يتم تمييز نهاية كل عمل أو فاصل من خلال إنذار صوتي و / أو إشعار مرئي.

مثال:

روتين 25/5/4/20 المقترح هو تقنية بومودورو الرسمية. ولكن ، يمكنك أيضًا تعديل هذه الأوقات حسب رغبتك. تُظهر الأبحاث أننا نعمل بشكل أفضل في شرائح مدتها 90 دقيقة - إنه الوقت المثالي لمساعدتك في بناء التركيز ، ولكن ليس إجهادك.

لذا يمكنك:

1. اعمل على المهمة 1 لمدة 90 دقيقة
2. خذ استراحة لمدة 5 دقائق
3. بدّل التركيز إلى المهمة 2 لمدة 90 دقيقة.

نظرًا لأنك تعمل في كتل أطول ، فمن الأفضل أن تعمل دورتين في كل مرة ثم تأخذ استراحة أطول لمدة 30 دقيقة.

لتنفيذ هذا الروتين المعدل ، يمكنك استخدام ميزة Pomodore في تطبيق Clockify لنظام macOS أو ملحقات Clockify لمتصفح Chrome أو Firefox ، والتي تحتوي أيضًا على مؤقت بومودورو.

ما عليك سوى الانتقال إلى إعدادات الامتداد وتعيين مؤقتات العمل وفترات الراحة وعدد الدورات وتشغيل الإشعار الصوتي.

ثم ابدأ المؤقت الأول وابدأ العمل. في كل مرة ينتهي فيها العمل أو التوقف ، ستسمع إنذارًا صوتيًا ، وستتلقى إشعارًا مرئيًا في زاوية شاشتك.

نصيحة رقم 5: جدولة جميع المهام من نفس النوع في نفس الأيام

ما هي الطريقة الرائعة الأخرى لتقليل تبديل السياق ، مع الاستمرار في أداء جميع مهامك؟ تجميع المهام حسب النوع ، ومعالجة نوع واحد في اليوم.

بالطبع ، لا تزال هناك بعض أنواع المهام التي سيتعين عليك معالجتها يوميًا - على سبيل المثال ، إذا كنت ستتخطى رسائل البريد الإلكتروني تمامًا يوم الاثنين ، فمن المحتمل أن تكون غارقًا في التعامل معها يوم الثلاثاء. لذا تجنب فعل ذلك.

ولكن ، يمكنك استخدام هذه النصيحة للاجتماعات والنمو وتخطيط الإستراتيجية والمهام المماثلة ذات الحجم الأكبر.

مثال:

جاك دورسي ، الرئيس التنفيذي لتويتر آند سكوير ، هو أحد الأمثلة الشهيرة التي يمكنك محاولة تقليد عاداتها اليومية من أجل هذه النصيحة. يقوم بتحليل أسبوعه بالكامل حسب نوع المهمة ، ثم يركز على نوع واحد فقط من المهام كل يوم:

• أيام الإثنين - مخصص لمهام الإدارة ، بما في ذلك الاجتماعات
• أيام الثلاثاء - مخصصة للأنشطة المتعلقة بالمنتج
• أيام الأربعاء - مخصصة للتسويق والنمو والاتصالات
• الخميس - وقت مع المطورين والشركاء
• أيام الجمعة - مخصصة لثقافة الشركة ، وتوظيف أشخاص جدد
• أيام السبت - إجازة من العمل
• أيام الأحد - مخصصة لوضع الإستراتيجيات للمهام

علاوة على ذلك ، في الأيام التي تبدأ بحرف "T" ، يبدأ عمله في Twitter وينتقل إلى Square في فترة ما بعد الظهر.

نصيحة رقم 6: تنفيذ جداول A / B

واحدة من أكبر المشاكل التي ستواجهها عندما يكون لديك مهام متعددة للعمل عليها خلال اليوم هي - الشعور بالذنب .

أثناء العمل في المهمة 1 ، ستشعر بالذنب لأنك لا تعمل في المهمة 2.

أثناء العمل في المهمة 2 ، ستشعر بالذنب لأنك تعتقد أنه كان عليك العمل في المهمة 1 أكثر.

وفقًا لمدرب الأعمال Andee Love في المقالة التي كتبتها لـ Fast Company ، يكمن الحل لتقليل هذا الذنب في إنشاء جدولين يقسمان المهام إلى مجموعتين ، بناءً على ارتباطهما.

يمكن أن يتمحور نوع الاتصال الذي ستؤسس عليه التقسيم:

1. المواقع التي تحتاج فيها إلى معالجة المهام
2. نوع المهمة ، بغض النظر عن المشروع الذي ينتمون إليه
3. المهام التي تنتمي إلى مشروع واحد ، بغض النظر عن نوعها
4. العميل الذي تنتمي إليه المهام المتعلقة بالمشروع

إذا حددت نوع المهمة ، فيجب عليك تقسيم مهامك إلى مجموعتين بناءً على نوعها - النوع 1 هو جدولك A والنوع 2 هو جدولك B ، وستعمل على كل منهما في وقت واحد.

يمكنك التبديل بين هذه الجداول على أساس يومي (مثل جاك دورسي ، الرئيس التنفيذي لتويتر وسكوير). أو يمكنك التبديل بين هذه الجداول على أساس أسبوعي أو نصف شهري.

مثال:

بينما كانت أندي لوف تعمل كمنسقة تشرف على برامج التوحد في مدرستين مختلفتين ، قامت بتقسيم عملها حسب الموقع ، وجمعته في الجداول التالية:

• الجدول أ : أيام الإثنين والأربعاء والجمعة كانت محجوزة لمدرسة واحدة
• الجدول ب : تم ​​حجز يومي الثلاثاء والخميس للمدرسة الأخرى

كانت تعرف مسبقًا أين ستكون كل يوم ، مما منحها وقتًا كافيًا للاستعداد بشكل صحيح ، والتركيز الكامل على عملها في مدرسة واحدة في كل مرة ، وإنهاء كل شيء بضغط أقل.

النصيحة رقم 7: اجعل المهام التي تتطلب متطلبات معرفية أقل تطلبًا

إذا كنت قادرًا على تبسيط مهمة ما أو جعلها أكثر تلقائية بأي شكل من الأشكال ، فقم بذلك. ستقلل من طلب المهمة على انتباهك ، تاركًا "المزيد" من الاهتمام الذي يمكنك استخدامه بعد ذلك للمهمة الثانية أو الثالثة.

ضع في اعتبارك أننا لا نتحدث على وجه التحديد عن استخدام أدوات الأتمتة هنا - على الرغم من أنه يوصى دائمًا بأتمتة بعض المهام باستخدام الأدوات إذا كان نوع المهمة يسمح بذلك وإذا كان هناك تطبيق لها.

بدلاً من ذلك ، يمكنك إنشاء قائمة تحقق تفصّل الخطوات التي تحتاج إلى القيام بها لمعالجة مهمة ما ، ثم العمل على اتباع هذه الخطوات في كل مرة يتعين عليك فيها معالجة المهمة المذكورة - من أجل محاكاة الأتمتة الحقيقية.

مثال:

قسّم عملية الرد على رسائل البريد الإلكتروني إلى عدة خطوات ، ثم قم بإنشاء قائمة تحقق توضح هذه الخطوات بالتفصيل. في كل خطوة تنتهي بها ، ضع علامة اختيار بجانبها.

• قراءة الرسالة
• حدد نية المرسل (على سبيل المثال ، سؤال سريع ، أو طلب عشوائي ، أو رد على بريدك الإلكتروني السابق ، وما إلى ذلك)
• قرر ما إذا كنت تريد الرد على البريد الإلكتروني
• حدد مستوى أولوية البريد الإلكتروني (عادي ، مرتفع ، عاجل) وجدولته وفقًا لذلك
• قرر ما إذا كان يمكنك الرد على البريد الإلكتروني بمفردك ، أو أنك بحاجة إلى مساعدة من فريقك
• اطلب من فريقك الحصول على معلومات إضافية ، إذا لزم الأمر
• ابدأ بالتحية المناسبة
• اكتب نص البريد الإلكتروني وفقًا لقصد المرسل
• أغلق رسائل البريد الإلكتروني بخاتمة مناسبة
• تأكد من أن طول بريدك الإلكتروني يتراوح بين 50 و 125 كلمة

بعد فترة ، ستحفظ خطوات عملية الرد على رسائل البريد الإلكتروني ، وتبدأ في تنفيذها تلقائيًا ، مما يجعل هذه المهمة المعرفية تتطلب أقل تطلبًا.

نصيحة رقم 8: توقف مؤقتًا عن العمل على المهام أو المشاريع في الأماكن الصحيحة

عند إيقاف العمل في المهمة 1 / المشروع 1 وتحويل الانتباه إلى المهمة 2 / المشروع 2 ، تأكد من إيقاف العمل مؤقتًا في المهمة 1 / المشروع 1 فقط بعد إكمال "كل ذي مغزى" فيه.

هذا "الكل ذي المعنى" هو مكان يمكنك من خلاله إيقاف العمل مؤقتًا بسهولة واستئنافه لاحقًا بسهولة.

أمثلة:

1. إيقاف العمل مؤقتًا لمجموعة من المهام - قسِّم المشروع 1 إلى مهام (على سبيل المثال ، مراحلها أو فئاتها أو مجرد أجزاء من المشروع). نفذ العديد من المهام في Project 1 في وقت واحد ، قبل التبديل إلى Project 2.
2. إيقاف العمل مؤقتًا لمهمة - بعد الانتهاء من معالجة المهمة 1 من المشروع 1 ، أوقف العمل مؤقتًا ، وقم بالتبديل إلى المهمة 1 من المشروع 2. بعد الانتهاء من العمل في المهمة 1 من المشروع 2 ، انتقل إلى المهمة 2 من المشروع 1.
3. إيقاف العمل لمهمة فرعية مؤقتًا - قسِّم المهمة 1 إلى عدة مهام فرعية ، وأوقف العمل مؤقتًا بعد إكمال العديد من المهام الفرعية.

بغض النظر عما إذا كنت تقوم بالتبديل بعد مهمة واحدة ، أو مهمة فرعية واحدة ، أو عدة مهام ، أو عدة مهام فرعية ، فسوف تستأنف العمل عليها بسهولة أكبر لاحقًا ، لأنك ستبدأ العمل على "كل ذي مغزى" جديد.

النصيحة رقم 9: توثيق كل شيء دائمًا

عند العمل على مهام متعددة ، من المحتمل أن يكون لهذه المهام نوع من العلاقة التابعة - أي أن بداية مهمة واحدة أو إكمالها قد تعتمد على بداية مهمة أخرى أو إكمالها.

في بعض الأحيان ، ستكون الشخص الذي يتعامل مع كل هذه المهام التابعة.

في أوقات أخرى ، سيكون زملاؤك في الفريق مسؤولين عن بعض المهام التابعة.

في كلتا الحالتين ، سترغب في شرح المهام / المشاريع المذكورة بقدر ما تستطيع ، لمساعدتك ، ومساعدة الآخرين ، على القفز على هذه المهام / المشاريع الجديدة بسهولة أكبر.

فكر فقط في الأسئلة والمشكلات التي لديك عادة عند بدء مهمة أو مشروع جديد وحاول الإجابة عليها ، لتسهيل العمل المستقبلي للجميع.

مثال:

لتوثيق كل شيء مهم عند إعداد المهام والمشاريع التي ستنتقل بينها ، أجب عن مجموعة الأسئلة التالية:

• ما هي أهداف المهمة / المشروع؟
• لماذا هذه المهمة / المشروع مهم؟
• ما هي أهم مجالات المهمة / المشروع؟
• ما الذي يحدد نجاح المهمة / المشروع؟
• ما هي أكبر العقبات التي تحول دون استكمال هذه المهمة / المشروع؟
• ما الذي يجب عمله إذا فشلت المهمة / المشروع؟

النصيحة رقم 10: حسّن مرونتك المعرفية

إذا كنت تتطلع إلى تحسين قدرات تبديل السياق لديك في المستقبل ، فمن الأفضل أن تعمل على تحسين مرونتك المعرفية:

• القراءة - تنشط القراءة عدة مناطق من الدماغ في نفس الوقت وتجعلها تعمل معًا. القراءة بمثابة تمرين للعقل - فهي تحفز عقلك وتحسن وظيفته بمرور الوقت ، مما يزيد من مرونتك المعرفية في هذه العملية.
• التأمل - يزيد التأمل اليقظ الانتباه والمرونة المعرفية.
• جرب شيئًا مختلفًا - تعلم شيئًا جديدًا والبحث عن تجارب جديدة وتغيير عاداتك هو أسلوب رائع لتوسيع مساراتك العصبية.
• النوم لفترات أطول - النوم مفيد دائمًا للدماغ ، ويمكن لأحلام حركة العين السريعة أيضًا أن تزيد من قدراتك المنطقية والإبداع.
• السماح بفترات من الملل - من خلال السماح لعقلك بالشرود من وقت لآخر ، ستحصل على فرصة لتحليل المشكلات من زوايا مختلفة وإيجاد حلول لن تكون قادرًا على التفكير فيها أثناء التركيز باستمرار على العمل.
• التمرين - تساعد التمارين المنتظمة في التعزيز المعرفي ، والتمارين الهوائية المنتظمة (مثل المشي والسباحة) تساعد على نمو خلايا دماغية جديدة.
• تناول الطعام جيدًا - تساعد الأطعمة التي تحتوي على الدهون الصحية على تقليل التهاب الدماغ وتحسين الوظيفة الإدراكية والانتقال العصبي.
• ممارسة الألعاب - تعتبر أي لعبة تحافظ على عقلك في حالة من التحدي خيارًا جيدًا ، لذا اختر لعبة فيديو مناسبة أو لعبة لوحية أو حتى ألغاز كلمات للمساعدة في بناء مسارات عصبية جديدة.

النصيحة رقم 11: محاكاة المهام العملاقة

حتى لو لم تكن صاحب مهمة كبيرة ، فهناك العديد من الاستراتيجيات التي يمكنك تجربتها لمحاكاة نقاط القوة في المهام الفائقة في أي وقت ، من أجل أن تكون أفضل في القفز بين المشاريع والمهام:

تخلص من الأشياء التي تشتت الانتباه من حولك .

وفقًا للدكتور آدم غازالاي من جامعة كاليفورنيا ، فإن هذه استراتيجية أساسية. أغلق الباب ، وقم بإسكات هاتفك ، وحظر مواقع الويب التي تشتت انتباهك ، وأغلق صندوق البريد الإلكتروني الخاص بك ، وقم بتشغيل تطبيق إلغاء الضوضاء ، وارتداء سماعات الرأس كعلامة على أنه لا ينبغي لأحد أن يقاطعك. بهذه الطريقة ، ستسهل عليك التركيز على أي مهمة تركز عليها حاليًا.

ركز فقط على ما يمكنك التحكم فيه

ينصح كيث ألفي ، المدير التنفيذي لقسم الكوارث في الصليب الأحمر الأمريكي ، بعدم الندم على القرارات التي اتخذتها بالفعل أو القلق بشأن ما لا يمكنك تغييره. إذا امتنعت عن التفكير في مهامك السابقة والمستقبلية ، فستكون أكثر إنتاجية في المهام التي تعمل عليها حاليًا.

تحسين نتائجك عن طريق ممارسة ألعاب الفيديو

أشارت دافني بافيلير ، أستاذة علوم الدماغ والمعرفة ، إلى أن ممارسة ألعاب الفيديو لمدة 30-60 دقيقة يوميًا ، لمدة 10-12 أسبوعًا على الأقل ، يمكن أن تساعدك على تعلم كيفية إدارة تدفقات البيانات المتعددة بشكل أفضل. الألعاب الموصى بها (مثل ألعاب الحركة ، مثل Call of Duty ) هي تلك التي تتطلب قراءة التعليمات واتخاذ قرارات استراتيجية والتركيز على المهام على الرغم من الانحرافات البصرية والسمعية داخل اللعبة.

تغليف

من الممكن التبديل بين المشاريع والمهام دون فقدان الإنتاجية ، ولكن فقط إذا كنت حريصًا على كيفية التعامل معها. قد لا نكون جميعًا عباقرة متعددي المهام ، أي من ذوي المهام الفائقة ، أو نتمتع بمرونة معرفية عالية ، لكنها طرق يمكننا بها محاكاة المهام الكبيرة ، وتحسين مرونتنا المعرفية في المستقبل. يجب عليك أيضًا محاولة:

• قم بالتبديل بين المهام بشكل أفضل - من خلال تنظيم عبء العمل في مجموعات زمنية و / أو مربعات زمنية و / أو كتل بومودورو.
• حافظ على التركيز على مجموعة واحدة من المهام في كل مرة - عن طريق جعل المهام التي تتطلب متطلبات معرفية اجعل الانتقال إلى مهام جديدة ، واستئناف العمل في المهام السابقة أسهل - عن طريق إيقاف العمل مؤقتًا في المهام / المشاريع في الأماكن الصحيحة ، والإجابة على الأسئلة المتعلقة بالمشاريع / المهام مسبقًا ، واستخدام التذكيرات المرئية / الصوتية لتوجيه عملك.

نتيجة لذلك ، ستقلل من مستويات التوتر لديك ، وتزيد من جودة عملك ، وتحسن الإنتاجية بشكل عام.