كيفية إعداد كشوف مرتبات الأعمال الصغيرة الخاصة بك

هناك مجال ضئيل للغاية (إن وجد) للخطأ البشري في كشوف المرتبات. الموظفون غير المأجورين هم موظفون ساخطون ، ويمكن أن تكون خدمة الإيرادات الداخلية غير المدفوعة (IRS) مخيفة تمامًا.

في حين أن الشركات الكبيرة قد يكون لديها قسم كامل مخصص لخدمات كشوف المرتبات أو تعهيد مسؤوليات كشوف المرتبات لطرف ثالث ، فإن أصحاب الأعمال الصغيرة عادة ما يكون لديهم موارد أقل.

إذا كنت تمتلك شركة صغيرة وليس لديك الميزانية اللازمة للاستعانة بمصادر خارجية لمزود خدمة كشوف المرتبات ، فأنت لست وحدك. وفقًا لمسح ضرائب الاتحاد الوطني للأعمال المستقلة لعام 2021 ^[1] ، لا تستخدم 54٪ من الشركات الصغيرة مقدم خدمة كشوف المرتبات من طرف ثالث.

في حين أن إدارة عملية كشوف المرتبات داخليًا ممكنة ، إلا أنها تأتي مع نصيبها العادل من التحديات. في هذه المقالة ، سوف نغطي الخطوات التي يجب عليك اتخاذها عند إعداد كشوف المرتبات لشركتك الصغيرة ، وكيفية التخفيف من التحديات الشائعة ، وكيف يمكن أن يساعد برنامج كشوف المرتبات للشركات الصغيرة في تقليل الجوانب الأكثر إرهاقًا في معالجة كشوف المرتبات.

3 خطوات للحصول على كشوف المرتبات وتشغيلها بسلاسة في عملك الصغير

إعداد كشوف المرتبات هو في النهاية مزيج من إدارة شؤون الموظفين والتنقل في نموذج الضرائب. قد تبدو بعض أجزاء إعداد كشوف المرتبات ^[2] واضحة ، في حين أن البعض الآخر قد لا يكون بديهيًا. فيما يلي ثلاث خطوات أساسية يجب اتخاذها لوضع الأساس لإدارة كشوف المرتبات.

1. احصل على الأوراق الصحيحة من موظفيك

يعتمد نظام كشوف المرتبات السلس على الحصول على الأوراق الصحيحة من موظفيك لإعداد الضرائب: الأعمال الورقية وكشوف المرتبات يسيران جنبًا إلى جنب. للحصول على الأوراق الصحيحة من موظفيك ، عليك أولاً معرفة نوع الموظف الذي هم عليه.

هذا هو المكان الذي يمكن أن تصبح فيه الأمور صعبة.

↛ التحدي : تحديد موظفيك بشكل صحيح لتجنب سوء التصنيف.

عند إعداد الموظفين ، من المهم معرفة نوع الموظف الذي سيكونون عليه. هل سيتم اعتبارهم موظفين بدوام كامل أو موظفين متعاقدين؟ هذا مهم لأنه سيحدد كيفية دفعها وقيامك بضرائب الرواتب.

في بعض الأحيان ، يتم التصنيف الخاطئ للموظفين عن قصد حتى تتمكن الشركة من تجنب دفع أجور العمل الإضافي أو تعويض العمال. هذا يمكن أن يؤدي إلى غرامات لعملك.

في كثير من الأحيان ، ومع ذلك ، فإن سوء تصنيف الموظف هو حادث.

كيف تتجنبه:

تقترح مصلحة الضرائب الأمريكية أن تسأل نفسك ، "ما مقدار السيطرة التي أمتلكها كعمل تجاري على العامل؟" كقاعدة عامة ، فإن المزيد من التحكم في العامل يعني أنه موظف كامل أكثر من كونه مقاولًا.

إذا أخبرت الشخص بمكان وكيفية القيام بعمله ، وإذا واصلت الاحتفاظ به بعد الانتهاء من عمل معين ، وإذا منحته مزايا ، فمن المحتمل أنك تتعامل مع موظف وليس مقاول.

إذا كان الشخص يأتي ويذهب بناءً على الوظيفة ، ويمكنه القيام بالعمل بأي طريقة يراها مناسبة ، ويكون مسؤولاً عن مزاياه الخاصة ، فمن المحتمل أنه متعاقد. إذا كنت لا تزال غير متأكد ، فاستشر مستشارك القانوني أو أرسل نموذج SS-8 إلى مصلحة الضرائب الأمريكية للحصول على قرارها.

2. توثيق سياسات الدفع الخاصة بك

فكر في التحدث مع محام أو طلب المساعدة من موقع ويب قانوني لتوثيق اتفاقيات وسياسات الدفع.

بصفتك مالكًا لمشروع صغير ، يجب أن يكون لدى كل شخص تقوم بتعيينه فهمًا واضحًا لمقدار ما يتم دفعه ، ومتى يتم الدفع لهم ، وكيف يتم الدفع لهم (على سبيل المثال ، الإيداع المباشر ، أو النقد ، أو الشيكات) ، و مزايا الموظف التي تأتي مع الوظيفة. مثل معظم المستندات القانونية ، من الأفضل أن يكون لديك سياسات دفع موثقة ولا تحتاج إليها بدلاً من الحاجة إليها وعدم امتلاكها.

يجب أن يكون لديك نسخة من هذا ، إلى جانب تفاصيل حول شروط التوظيف والسياسات وقضايا الموارد البشرية الأخرى ، موقعة ومخزنة في مكان آمن.

↛ التحدي: الحفاظ على حماية المستندات والامتثال لقوانين خصوصية البيانات

إذا كان لديك مزيج من الموظفين والمقاولين والموظفين من ولايات متعددة ، فسيكون لديك الكثير من المستندات والنماذج لتتبعها وتخزينها.

نظرًا لأن هذه المستندات تحتوي على بيانات حساسة وشخصية (مثل أرقام الضمان الاجتماعي) ، فأنت تريد التأكد من تخزينها بأمان - المستندات المادية في خزانة ملفات مقفلة والمستندات الرقمية في نظام برمجي آمن.

هذا مهم لأنك تريد من الموظفين أن يثقوا بك بمعلوماتهم وأيضًا ، هذا هو القانون. قد يؤدي عدم الامتثال لقانون المعاملات الائتمانية العادلة والدقيقة للولايات المتحدة (قانون FACT) ^[3] وقانون الإبلاغ عن الائتمان العادل (FCRA) ^[4] أو اللائحة العامة لحماية البيانات في الاتحاد الأوروبي إلى عقوبات كبيرة.

كيف تتجنبه:

للحفاظ على أمان الملفات الرقمية والسياسات والبيانات الشخصية لموظفيك ، فكر في الاستثمار في برامج إدارة المستندات ذات الميزات المصممة للحفاظ على أمان المستندات وتساعدك على ضمان الامتثال لقوانين خصوصية البيانات ذات الصلة بموظفيك.

تتضمن هذه الميزات الموقع المركزي لجميع الإدارات لتخزين البيانات وتقليل الصوامع بين الأقسام وأتمتة المهام المتكررة وتبسيط عمليات مسح المستندات وتخزينها واسترجاعها وأرشفتها.

3. استثمر في البرامج لمساعدتك في إدارة عملية كشوف المرتبات

لا شيء سيقلل من معنويات الموظف بشكل أسرع من تأخر الراتب أو اثنين. يمكن أن يساعد برنامج كشوف المرتبات في تبسيط عملية كشوف المرتبات ، وتقليل احتمالية الخطأ ، وتخزين سجلات الرواتب بأمان ، وتسهيل دفع ضرائب الرواتب.

إذا كان لديك مجموعة من الموظفين المتفرغين والمتعاقدين والموظفين في ولايات متعددة ، فيمكن أن يساعد برنامج كشوف المرتبات في التخلص من بعض الضغط عن طريق الحفاظ على السجلات منظمة وآمنة وأتمتة الحسابات والودائع. بالطبع ، هذا يعتمد على اختيار أفضل برنامج كشوف المرتبات لاحتياجات عملك.

↛ التحدي: اختيار برنامج الرواتب

يمكن أن تؤدي عملية كشوف المرتبات المبسطة إلى زيادة نمو غرفة عملك. في دراسة حالة كشوف المرتبات ، ذكرت شركة ناشئة VYRL أن الاستثمار في نظام كشوف المرتبات سمح لهم بدفع رواتب موظفيهم ومقاوليهم بشكل أسرع ، وتنظيم مستنداتهم ، ومنحهم القدرة على تقديم حزم مزايا أكثر تنافسية للموظفين. ساعدهم هذا في النهاية على البدء في تنمية أعمالهم.

لكن التسوق للحصول على نظام كشوف المرتبات يمكن أن يكون أمرًا صعبًا مع وجود العديد من الخيارات المتاحة. يمكن أن يصبح الأمر مربكًا بسهولة مقارنة الأنظمة والميزات المختلفة. قد تفكر في نفسك ، "هل أنا أتخذ القرار الصحيح؟" وتقلق من اختيارك بشكل غير صحيح.

كيف تتجنبه:

عند التسوق للحصول على برنامج كشوف المرتبات (أو حقًا ، أي نوع من البرامج) ، تأكد من مراعاة مشكلتك الأصلية دائمًا لمساعدتك في تحديد أولويات الميزات المهمة بالنسبة لك.

تتضمن بعض الميزات المهمة لبرنامج كشوف المرتبات التي يجب مراعاتها ما يلي:

• إيداع مباشر
• الإيداع الضريبي (ضريبة الرواتب ، ضريبة الرعاية الطبية ، إلخ.)
• إدارة الامتثال
• الخدمة الذاتية للموظف (ESS)
• تكامل المحاسبة وتتبع الوقت

ضع في اعتبارك أن برنامج كشوف المرتبات يقدم مجموعة من الميزات ، من وظائف كشوف المرتبات الأساسية إلى الوظائف الأكثر تعقيدًا. لا يضر أبدًا "بتجربة" البرنامج من خلال الاستفادة من العروض التجريبية للتأكد من أنها مناسبة لشركتك وإجراء عمليات التشغيل التجريبية للنظام قبل إطلاقه رسميًا.

تفريغ الضغط على كشوف المرتبات

يمكن أن تصبح كشوف المرتبات مرهقة بكل أجزائها المتحركة والمخاطر الكبيرة. لكن الحصول على الوثائق الصحيحة من البداية ، ونظام تخزين مستندات آمن ومنظم لسجلات الرواتب ، والبرامج المناسبة لعملك يمكن أن يجعل العملية أسهل.

إذا لم تكن متأكدًا من أين تبدأ ، ففكر في إجراء اختبار القائمة المختصرة لـ Capterra لمساعدتك في تضييق نطاق بعض الخيارات.

مصادر

1. مسح ضرائب الاتحاد الوطني للأعمال المستقلة لعام 2021 ، مركز أبحاث NFIB
2. توظيف وإدارة الموظفين ، إدارة الأعمال الصغيرة الأمريكية
3. قانون المعاملات الائتمانية العادلة والدقيقة ، لجنة التجارة الفيدرالية
4. ملخصات الحقوق بموجب قانون الإبلاغ عن الائتمان العادل ، السجل الفيدرالي