كيفية شراء برامج الأعمال في 6 خطوات
نشرت: 2022-05-07يعد التنقل في عملية شراء البرنامج أمرًا صعبًا ، لكننا هنا للمساعدة.
قد يكون اختيار البرنامج أمرًا صعبًا ، لكن لا تخف. في هذه المقالة ، سنقوم بتفصيل ست خطوات يجب عليك اتباعها للعثور على البرنامج المناسب والشعور بالثقة في قرارك.
6 خطوات رئيسية للعثور على البرنامج المناسب
الخطوة 1: حدد مشكلتك
تتضمن الخطوة الأولى في عملية شراء البرنامج تحديد احتياجاتك والتأكد من توافقها مع أهداف عملك.
اسأل نفسك: ما المشكلة التي أحتاج إلى حلها؟
يساعدك تحديد المشكلة في تضييق نطاق نوع البرنامج الذي تحتاجه. ابدأ بمسألة محددة مدفوعة بأهداف العمل ، مثل:
- نحن بحاجة لموظفينا للتعاون بشكل أسرع في المشاريع.
- نحتاج إلى تتبع مخزوننا في مواقع متاجر متعددة بشكل أكثر دقة.
- نحن بحاجة إلى تحسين تواصلنا مع العملاء.
إذا لم تكن متأكدًا من أين تبدأ ، فإليك بعض الطرق لتحديد مشاكلك وكيفية ارتباطها بأهداف عملك:
- تحدث إلى فريقك لتحديد المشاكل الحالية. تعمق في الحديث لتجد المشكلة الأساسية ، وليس الأعراض فقط.
- قم بتقييم برنامجك الحالي وناقش مشكلات استخدامه مع فريقك.
- اسأل الآخرين في شبكتك و / أو مجالك عما إذا كانوا يواجهون مشكلات مماثلة.
الخطوة 2: تحديد متطلبات البرامج الخاصة بك
هناك على الأرجح العشرات ، إن لم يكن المئات ، من منتجات البرامج المصممة لمعالجة المشكلة التي تواجهها. لكن هذا لا يكفي. أنت بحاجة إلى برنامج يناسب احتياجات عملك المحددة.
اسأل نفسك: كيف نريد استخدام هذا البرنامج؟
ستساعدك معرفة ما تريد الحصول عليه من البرنامج الذي تستخدمه على الاقتراب من الاختيار الصحيح لعملك. فيما يلي بعض المتطلبات التي يجب مراعاتها:
- الميزات (كل الأشياء التي تحتاجها للقيام بها)
- عدد المستخدمين (إذا كنت بحاجة إلى حسابات منفصلة لكل مستخدم)
- سهولة الاستخدام (ما مدى سهولة استخدام فريقك)
- عمليات التكامل (كيف تتفاعل مع البرامج الأخرى التي تستخدمها)
- إمكانات النمو (مدى تلبية البرنامج للاحتياجات المستقبلية)
- التسعير (المبلغ الذي ترغب في إنفاقه على البرنامج)
لا تتوقف عند الإجابة على هذا السؤال ، رغم ذلك. قم بإحضار معلومات إضافية لتحسين متطلباتك من خلال زيارة أدلة برامج Capterra لتصفح تقييمات المستخدمين المتعمقة من أشخاص آخرين مثلك. سترى الميزات التي تعتبرها الشركات المماثلة ضرورية.
يُظهر بحثنا أن البدء بمواقع مراجعة المستخدمين وأدلة البرامج يوفر الوقت ، مقارنةً بالبحث في Google.
في استطلاع عام 2018 للشركات الصغيرة والمتوسطة الحجم ، أمضى المستجيبون الذين وصلوا لأول مرة إلى المراجعات والأدلة ما متوسطه 22 شهرًا في رحلة شراء البرامج بالكامل ، أي أقصر بخمسة أشهر من أولئك الذين بدأوا بعمليات بحث عامة على الويب ووسائل التواصل الاجتماعي (27 شهرًا).
لبناء الثقة في متطلباتك ، تحدث مع فريقك لمعرفة ما سيحتاجه المستخدمون بالفعل. يمكنك أيضًا إلقاء نظرة على واحدة أو اثنتين من شركات البرامج الرائدة ومعرفة الميزات الإضافية التي تقدمها. قارن هؤلاء بالبرامج الأخرى التي تفكر فيها لمعرفة الميزات التي لا يمكنك الاستغناء عنها وأيها مكافآت رائعة.
الخطوة 3: تحديد الخيارات وإنشاء قائمة مختصرة
تتضمن الخطوة التالية في البحث عن البرنامج إنشاء قائمة شاملة لجميع الحلول التي تلبي احتياجاتك. يعد البحث عن Capterra عن فئة البرامج الخاصة بك مكانًا رائعًا للبدء.
بعد إنشاء قائمة برامج شاملة ، حان الوقت لتضييقها إلى قائمة مختصرة يمكن إدارتها من الخيارات الواقعية. من الناحية المثالية ، يجب أن تحتوي هذه القائمة على ثلاثة إلى سبعة منتجات - أي أكثر من ذلك ، وتخاطر عملية الاختيار بأن تصبح طويلة جدًا ومعقدة.
اسأل نفسك: هل يجب أن يكون حل البرنامج هذا في قائمتي المختصرة؟
للإجابة على هذا السؤال ، ابدأ في مقارنة البرنامج الموجود في قائمتك بالمتطلبات التي حددتها في الخطوة الثانية ، مع الحرص على تقييم ما يلي:
- هل يحل المنتج مشكلتك الرئيسية ويدعم أهداف عملك؟
- هل المنتج يلبي متطلبات الميزات الخاصة بك؟
- ما مدى سهولة استخدام الحل؟
- هل يعمل المنتج (يتكامل) مع البرنامج الذي تستخدمه الآن؟
- هل المنتج لديه مراجعات مستخدم جيدة؟
- هل المنتج في حدود ميزانيتك؟
بمجرد إجابتك على هذه الأسئلة ، يجب أن تجد أنه يمكن إزالة معظم الحلول الموجودة في القائمة الطويلة الأولية الخاصة بك. لتقليل قائمتك بشكل أكبر ، استخدم أداة التصفية ومراجعات المستخدمين من Capterra.
تتيح لك أداة التصفية (الموجودة في صفحات فئة برامج معينة) تقليل نتائجك من خلال الميزات الشائعة وخيارات التسعير والمزيد. ستمنحك مراجعات المستخدم (الموجودة في صفحات منتجات برمجية معينة) تقييمات عامة ، بالإضافة إلى تقييمات لسهولة الاستخدام وخدمة العملاء والقيمة الإجمالية والميزات.
يمكنك أيضًا الاطلاع على حجم الصناعة والأعمال للمراجعين. قد يكون المنتج جيدًا على الورق ، لكنك تريد التأكد من أن الأشخاص مثلك يستمتعون بالفعل باستخدامه.
الخطوة 4: حدد خيارك الأفضل
لقد أجريت الكثير من البحث في هذه المرحلة ، وأنت مستعد للاختيار النهائي من قائمتك المختصرة. لتشعر بالثقة الكاملة في قرارك ، إليك بعض الفحوصات الأخيرة للتأكد من أنك تختار البرنامج المناسب لعملك.
اسأل نفسك: هل أثق بهذه الشركة في عملي؟
ستكون علاقتك ببائع البرنامج شراكة. فيما يلي بعض الطرق لبناء هذه الثقة:
- اقرأ مراجعات المستخدم على Capterra من العملاء الحاليين الذين لديهم احتياجات مماثلة لاحتياجاتك. قم بإنشاء قائمة بالأسئلة للبائعين بناءً على أي مخاوف لديك بعد قراءة المراجعات.
- تواصل مع البائعين وجدولة العروض التوضيحية وطرح الأسئلة. تتيح لك رؤية إمكانات البرامج عن قرب إجراء مقارنات أكثر فائدة.
- اتصل بالموردين الموجودين في قائمتك لتحديد الأسعار النهائية ومستويات الخدمة ، بالإضافة إلى أي تدريب ومواد إعداد. تقدم شركات البرامج المختلفة مستويات مختلفة من الخدمة بعد الشراء ، لذلك إذا كنت تريد شيئًا عمليًا ، فتحدث إلى البائع مسبقًا.
بعد الانتهاء من هذه الفحوصات ، من المفترض أن تشعر بثقة أكبر في اختيارك. الخطوة التالية هي التأكد من مشاركة فريقك في هذه الثقة.
الخطوة 5: احصل على موافقة الفريق
قبل أن تشتري برنامجًا جديدًا ، تحتاج إلى الاشتراك من الآخرين في فريقك. لن يقضي الجميع وقتًا طويلاً في البحث عن البرامج مثلك ، لذا شارك نتائجك واجعلهم يعرفون كيف وصلت إلى خيارك النهائي.
اسأل نفسك: على من سيؤثر هذا القرار؟
قم بتضمين أي شخص سيتأثر بتغيير البرنامج في العروض التقديمية والمناقشات. يمكن أن يشمل ذلك:
- أعضاء الفريق الذين سيستخدمون البرنامج الجديد
- أولئك المسؤولين عن ميزانية البرمجيات
- التنفيذيون الذين سيوقعون الخروج على شراء البرنامج
- موظفو تكنولوجيا المعلومات الذين سينفذون البرنامج الجديد
- الإدارة التي ستكون مسؤولة عن قيادة التغيير
شارك بأسباب البحث والاختيار ، واترك متسعًا من الوقت للتعليقات. بمجرد انضمام المتأثرين بالتغيير (والمسؤولين عن ميزانية البرنامج) ، ستكون جاهزًا للشراء.
الخطوة 6: شراء برنامجك الجديد
هذه الخطوة الأخيرة هي الأكثر مباشرة ، ولكن هناك بعض الأشياء التي يجب أن تكون على دراية بها قبل التوقيع على الخط المنقط وإرسال الدفعة الرسمية الأولى:
- تأكد من أنك قد تواصلت مع البائع مسبقًا بشأن شروط عقدك.
- اسأل عن أي خصومات قد يتأهل عملك لها (على سبيل المثال ، إذا كنت تعمل في مؤسسة غير ربحية).
- ناقش خطط السداد واسأل عن خصومات للدفع سنويًا بدلًا من شهريًا.
- ناقش ما سيكون بائع البرنامج مسؤولاً عن الشراء اللاحق (يمكن أن يشمل ذلك الإعداد وتدريب الموظفين ، وتوافر خدمة العملاء ، والوصول إلى تحديثات البرامج المستقبلية).
- إذا كنت تدفع وفقًا لجدول شهري أو جدول متكرر آخر ، فاعمل مع قسم الشؤون المالية داخليًا للتأكد من أن الميزانية ستكون متاحة عند الحاجة.
بمجرد أن تشتري حزمة برامج رسميًا ، اربت على نفسك على عملك الشاق ، واشعر بالثقة أنك قد اتخذت الخيار المناسب لعملك لأنك أخذت الوقت الكافي لإجراء عملية الشراء بالشكل الصحيح. حان الوقت للاحتفال بالكفاءة الأكبر والمزايا الأخرى التي ستأتي من برنامجك الجديد.
هل تبحث عن المزيد من موارد البرامج؟ أبدأ هنا:
- أهم ميزات البرامج للشركات الصغيرة والشركات الناشئة
- كيفية اختيار البرنامج المناسب لعملك باستخدام مواقع المراجعة
- دليل البطل الخارق لإثبات قضية شراء البرامج
- البرنامج الذي لا يمكن لعملك العيش بدونه
- 5 ابتكارات تكنولوجية من شأنها أن تغير طريقة عملك
معلومات عن استطلاع Capterra "اتجاهات شراء برامج الأعمال الصغيرة"
أجرت Capterra هذا الاستطلاع في شهري يوليو وأغسطس 2018 من بين 420 شركة صغيرة ومتوسطة الحجم (SMBs) مقرها في الولايات المتحدة وألمانيا وفرنسا. تم فحص المستجيبين لحجم الشركة وإيراداتها للتأهل كشركات صغيرة ومتوسطة الحجم. كان المجيبون المؤهلون هم صناع القرار أو كان لهم تأثير كبير على القرارات المتعلقة بشراء التقنيات لمنظمتهم.
لقد طُلب منهم شراء قطعة واحدة على الأقل من البرامج بقيمة 5000 دولار أو أكثر خلال الـ 12 شهرًا الماضية. كان يُطلب من المستجيبين أن يكونوا على الأقل مديري مكاتب ، مما يؤثر على قرارات شراء البرامج في مؤسساتهم.