كيفية استخدام الرسائل القصيرة لإدارة الممتلكات: الفوائد وحالات الاستخدام والقوالب

يمكن أن يكون تسويق الممتلكات الخاصة بك عملية مستهلكة للوقت ومكلفة. سيوفر لك استخدام الرسائل القصيرة لإدارة الممتلكات موارد قيمة من شأنها أن تدخل في سوء التخطيط ، وعمليات التفتيش الدورية الفائتة ، والتواصل الخاطئ مع العميل عبر البريد الإلكتروني.

ستعلمك هذه المقالة كل ما تحتاج لمعرفته حول إدارة الممتلكات عبر الرسائل القصيرة ، ومدى سهولة دمج الرسائل النصية في إستراتيجية الإدارة الحالية الخاصة بك ، ولماذا فوائدها المتعددة هي ما تحتاجه لجعل عملك يزدهر.

ما هي إدارة الممتلكات؟

إدارة الممتلكات هي عملية الإشراف على صيانة عقار استثماري. تشمل أنواع العقارات الشقق والشقق السكنية والمجتمعات المنزلية الخاصة ومراكز التسوق وحتى المجمعات الصناعية.

عادةً ما يُطلب من مديري العقارات اجتياز اختبار الترخيص قبل أن يتمكنوا من البدء في العمل بهذه الصفة ويكونون مسؤولين عما يلي:

• إيجاد المستأجرين
• تحصيل الإيجار
• إصلاح القضايا الناشئة ؛
• ضمان الصيانة المناسبة للعقار.

هناك ثلاثة أنواع رئيسية لإدارة الممتلكات:

• سكني - منزل لأسرة واحدة أو إدارة مبنى سكني ؛
• التجارية - إدارة مباني المكاتب ؛
• الصناعية - إدارة المستودعات أو منشأة التصنيع.

كيف تبدأ مع SMS لإدارة الممتلكات

إذا كنت تتطلع إلى خفض التكاليف وزيادة الكفاءة ، فإن الحل المرتكز على الهاتف المحمول هو أفضل طريقة. الرسائل القصيرة هي الطريقة الأسهل والأكثر تكلفة للتواصل مع المستأجرين في أي وقت. إليك كيفية البدء في إدارة الممتلكات الخاصة بك عبر الرسائل القصيرة:

• اختر تطبيقًا يسهل على المستأجرين التسجيل للحصول على تنبيهات نصية على أرقام هواتفهم. إن مطالبتهم باستخدام عنوان بريد إلكتروني أو ربط رقم هاتفهم بحساب شبكة اجتماعية لن يكون آمنًا.
• تعرف على ما تقدمه خدمة الرسائل القصيرة . استكشف جميع الميزات التي يقدمها مزود خدمة الرسائل القصيرة حتى تتمكن من تحقيق أقصى استفادة منها ؛ على سبيل المثال ، يعد إرسال النصوص بالجملة مفيدًا جدًا عندما تحتاج إلى الاتصال بمستأجرين متعددين بخصوص نفس المشكلة (تذكير بالإيجار المستحق ، وأعمال الصيانة المخطط لها ، وما إلى ذلك). ستحتاج إلى التأكد من حصولك على موافقة الأشخاص قبل الاتصال بهم.
• تطوير استراتيجية لإرسال النصوص . فكر في نوع المعلومات التي يحتاجها كل مستأجر ومتى يحتاجون إليها. إذا أمكن ، قم بجدولة نصوصك بناءً على الوقت من اليوم أو اليوم من الأسبوع لضمان حصول المستأجرين على ما يحتاجون إليه عندما يحتاجون إليه. تعمل خدمة الرسائل القصيرة لإدارة الممتلكات بشكل أفضل عندما تعتمد على بيانات المستأجر المحدثة لتخصيص إضافي.

فوائد استخدام الرسائل النصية لإدارة الممتلكات

هناك فوائد لا حصر لها لاستخدام الرسائل القصيرة لإدارة الممتلكات ، لكننا لخصنا أهمها أدناه:

1. التعامل بفعالية مع المستأجرين السيئين

تعتبر النصوص رائعة للتعامل مع المستأجرين السيئين لأنها توفر تاريخًا يسهل الوصول إليه لجميع محادثاتك معهم. نظرًا لأن معظم النصوص تتم قراءتها على الفور تقريبًا ، يمكنك تتبع ما يحدث ومعرفة متى يجب معالجة المشكلات على الفور.

ميزة أخرى لاستخدام الرسائل القصيرة عند التعامل مع المستأجرين السيئين هي العامل "الرائع". عند التعامل مع المشكلات ، غالبًا ما يكون من الصعب الحفاظ على صفاء الذهن. الرسائل القصيرة هي طريقة احترافية للغاية للإشارة إلى قلقك بشأن مشكلة ما دون السماح لعواطفك بالسيطرة عليك. نادرًا ما يحدث الانخراط في الجدل حول الرسائل القصيرة أو لا يحدث على الإطلاق.

2. تجنب المسائل القانونية والمشاحنات الأعمال الورقية

عندما تكون مديرًا للممتلكات ، يمكن أن تصبح أشياء مثل اتفاقيات الإيجار والمدفوعات والشكاوى مربكة بسهولة إذا كنت لا تستخدم النظام الصحيح.

بالإضافة إلى تتبع جميع مدفوعات الإيجار الخاصة بالمستأجرين لديك ، يجب عليك أيضًا التأكد من تحديثهم للتأمين الخاص بهم ، للتحقق من معلومات رخصة القيادة الخاصة بهم ، ولتتبع أي ضرر أو مشكلات صيانة تنشأ في وحداتهم.

أفضل طريقة لتجنب هذه المشكلات هي إرسال رسائل نصية أو رسائل تذكير إلى المستأجرين تلقائيًا. يتيح لك ذلك الاحتفاظ بجميع سجلاتك محدثة دون الحاجة إلى القلق بشأن فقدان المعلومات المهمة.

إذا كنت تستخدم إشعارات الرسائل القصيرة لتذكير المستأجرين بأشياء مثل دفع الإيجار أو الإبلاغ عن مشكلات الصيانة ، فلديك دليل تلقائي على أنه تم إخطارهم ، ويمكنك استخدامه في حال ادعوا خلاف ذلك.

3. تقليل الوقت الضائع والتكاليف

بصفتك مدير عقارات ، غالبًا ما تكون غارقًا في الأعمال الورقية والمهام الإدارية التي تمنعك من إصلاح مشكلات المستأجر فعليًا. عند اختيار SMS للتعامل مع الخصائص ، فأنت:

• تقليل أو القضاء على حالات عدم الحضور ؛
• تحسين التواصل مع المستأجر.
• توفير المال على الطوابع البريدية.
• امنح المستأجرين فرصة الدفع عبر الإنترنت باستخدام بوابات تحصيل الإيجار عبر الرسائل القصيرة.

4. تبسيط الاتصال الداخلي

ستساعدك حلول إدارة ممتلكات SMS على تبسيط الاتصالات الداخلية وجهود فريق العمل. تعمل التنبيهات النصية مثل إلغاء المواعيد أو تقارير الطوارئ على تسهيل حشد فرقك في دقائق.

يمكنك تعبئة المزيد من الفرق بشكل فعال باستخدام رقم عمل مخصص أو إنشاء قوائم لكل فريق (الصيانة ، عرض الممتلكات ، إلخ). سيقدر موظفوك تلقي تنبيهات سريعة في حالة الطوارئ ، وستساعدهم الرسائل النصية القصيرة السريعة في تنظيم جداول الصيانة بشكل أكثر كفاءة.

حالات الاستخدام الرئيسية للرسائل القصيرة لإدارة الممتلكات

إليك كيفية استخدام الرسائل القصيرة لإدارة الممتلكات لصالح شركتك أثناء إدارة عقار واحد أو عدة ممتلكات:

1. تذكير - تواريخ استحقاق الإيجار وانتهاء عقد الإيجار

إذا كنت تقدم تذكيرًا بدفع الإيجار عبر الرسائل القصيرة ، فسيكون من السهل على المستأجرين دفع الإيجار في الوقت المحدد. يمكنك أيضًا أتمتة إشعارات تجديد الإيجار والتحديثات المهمة الأخرى باستخدام أدوات أتمتة الرسائل القصيرة ، والتي تجعل العملية أسهل لكلا الطرفين.

يمكنك أيضًا تخصيص التفاعلات مع المستأجرين بناءً على ردودهم.

على سبيل المثال ، إذا استجاب المستأجر بشكل إيجابي لإشعار تجديد عقد الإيجار الآلي ، فتابع معه مباشرةً عبر الرسائل القصيرة لإنهاء التفاصيل وإعدادها برموز وصول جديدة.

الرسائل القصيرة هي طريقة سريعة ومريحة للتواصل مع المستأجرين وإرسال تنبيهات وإشعارات الصيانة مباشرة إلى هاتف العميل بدلاً من القلق بشأن الأوراق المهمة التي تنتهي في ملف البريد العشوائي.

2. قم بتحديث قاعدة بيانات العملاء الخاصة بك

تساعد إدارة الممتلكات عبر الرسائل القصيرة على زيادة تخزين بيانات العملاء بشكل ملحوظ في فترة زمنية قصيرة. في كل مرة ترسل فيها رسالة نصية إلى مستأجر وتطلب معلومات إضافية أو تحدّث اتفاقية إيجار ، يتم تحديث معلوماته وتصبح قاعدة بياناتك أقوى.

3. الإعلان عن العقارات - الإيجار أو البيع

تعد الرسائل النصية أمرًا رائعًا لإرسال العروض الترويجية أو الإعلان عن أحداث المجتمع أو البيوت المفتوحة أو أحدث العقارات التي قمت بإدراجها. فيما يلي بعض الفوائد التي يجنيها الملاك عند اختيار الإعلان عن العقارات عبر الرسائل النصية القصيرة:

• فعالة من حيث التكلفة - يمكن إرسال الرسائل القصيرة بجزء بسيط من تكلفة المكالمات الهاتفية أو إعلانات الصحف ؛
• مستهدف - يمكنك استهداف الأشخاص حسب العمر والجنس والموقع والاهتمامات بسهولة باستخدام القوائم والكلمات الرئيسية ؛
• ملائم - يمكنك إرسال الرسائل النصية الخاصة بك في أي وقت ومن أي مكان.

4. التنبيهات المتعلقة بالممتلكات

باستخدام عمليات تكامل الرسائل القصيرة ، يمكنك إرسال إشعارات حول مهام الصيانة التي يجب إجراؤها في العقار في وقت معين من اليوم أو الأسبوع.

في حالة الطوارئ (مثل تسريب سقف) ، يمكنك إرسال رسائل نصية مجمعة إلى المستأجرين حتى لا يتفاجأوا بسبب أضرار المياه في شققهم أو منازلهم.

5. أنسنة التفاعلات مع المستأجرين

الرسائل القصيرة هي وسيلة رائعة للتواصل مع المستأجرين. إنه سريع وبسيط وفعال ولكنه شخصي أيضًا. نظرًا لأن حوالي 89 بالمائة من رسائل SMS تتم قراءتها في غضون ثلاث دقائق من استلامها ، فإن الرسائل القصيرة هي أداتك المثالية لطلبات المعلومات ، بما في ذلك تفاصيل حول الحالة الحالية للعقار ، والأوراق المستأجرة ، والتوافر لجدولة الإصلاحات ، وما إلى ذلك.

6. إخطارات المواعيد والصيانة

يمكنك أيضًا استخدام الرسائل النصية كطريقة للتواصل مع البائعين والموردين لجدولة أعمال الصيانة في أيام أو أوقات معينة بناءً على التوفر وعوامل أخرى ، مثل توفر مواقف السيارات أو تدفق حركة المرور داخل منطقة معينة.

قوالب SMS لإدارة الممتلكات

1. فحص المستأجر

2. توقيع عقد الإيجار

مرحبًا بك في [اسم الشركة]!

نحن متحمسون لوجودك كمقيم جديد لدينا. نأمل أن تنال إعجابك هنا ، ونتطلع إلى رؤيتك حول المبنى.

كجزء من عملية الانتقال ، يرجى الوصول إلى الرابط أدناه لقبول الشروط والأحكام الخاصة بنا لاستئجار هذه الوحدة.

بمجرد التوقيع ، سيكون عقد الإيجار الخاص بك ساري المفعول على الفور.

ارسل الان نسخ النص

3. تحصيل الإيجار

متابعة:

4. إدارة الضرائب

5. تسويق العقارات

6. جدولة الإصلاح

7. صيانة الممتلكات

8. فريق الاتصال

استنتاج

الرسائل القصيرة هي أداة قوية يمكن استخدامها لتعزيز استراتيجية إدارة الممتلكات الخاصة بك. تسمح لك القدرة على إرسال الرسائل النصية للمستأجرين مباشرة ببناء علاقة أقوى معهم وتجعلهم يشعرون بالتقدير.

توفر إشعارات الرسائل النصية تجربة ملكية أفضل للمقيمين ، ومن السهل إضافة وظائف الرسائل القصيرة إلى روتين إدارة الممتلكات الحالي أثناء التنقل.

يمكنك إرسال رسائل إلى المستأجرين والعملاء والبائعين والشركاء. يمكنك أيضًا تلقي التعليقات عبر الرسائل القصيرة والحصول على تنبيهات في الوقت الفعلي بأي مشاكل قد تنشأ في ممتلكاتك.