5 علامات تدل على أن عملك جاهز لترقية الحل المحاسبي

هل برامج المحاسبة القديمة تكلفك الوقت والمال؟ ابحث عن هذه الأعلام الخمسة الحمراء.

بحلول الوقت الذي تقرأ فيه هذا ، تكون قد تجاوزت الكابوس السنوي لموسم الضرائب (آمل). تهانينا! الآن يمكنك أن تكافئ نفسك بمشروب ليموناضة لطيفة من أجل القيام بعمل جيد والبدء في النوم خاليًا من رعب مصلحة الضرائب التي تلاحقك من خلال أحلامك.

سواء كان هذا هو أول كابوس ضريبي لك أو نوبة سنوية من القلق المرتبط بموسم الضرائب ، فأنا على استعداد للمراهنة على أن برامج المحاسبة غير الكافية أو القديمة كانت جزءًا كبيرًا من مشاكلك.

تقول إيرين واتشسلر ، محاسب قانوني معتمد ومستشار أعمال من ماساتشوستس ، إن أحد أكبر الأخطاء التي ترى أن أصحاب الأعمال الصغيرة يرتكبونها هو "عدم أخذ جميع الخصومات المؤهلة لأنهم لا يستثمرون في نظام محاسبة مناسب".

الخصومات المفقودة ليست سوى واحدة من العلامات على أن نظامك المحاسبي غير الكافي يكلفك الوقت والمال.

أضاف Wachsler أن العديد من مشاكل الأعمال الصغيرة "يمكن حلها بسهولة عن طريق استخدام نظام محاسبة سحابي يحتوي على خلاصات مصرفية آلية وقواعد مصرفية."

ألا يبدو هذا أجمل بكثير من تمزيق شعرك؟

5 علامات حمراء تشير إلى أن برنامج المحاسبة الخاص بك يحتاج إلى ترقية

في هذه المقالة ، سنلقي نظرة على خمس علامات تحذيرية بأن عملك يحتاج إلى ترقية نظام المحاسبة الخاص بك ، إلى جانب نصائح مفيدة حول كيف يمكن أن تساعد تكنولوجيا المحاسبة الحديثة.

1. إنك تقضي وقتًا أطول مع برنامج المحاسبة الخاص بك مما تقضيه في إدارة عملك

علامات التحذير للبحث عن:

• أنت تعمل ليلا وعطلات نهاية الأسبوع لتعويض مهام المحاسبة الأساسية.
• الجزء الأكبر من الوقت الذي تقضيه في واجبات المحاسبة هو عملية إدخال بيانات ثقيلة.
• تعمل المهام المحاسبية الأساسية مثل كشوف المرتبات والفواتير على إبعادك عن تنمية أعمالك.

لماذا تعد هذه مشكلة: يجب تصميم برامج المحاسبة (وجميع برامج الأعمال تقريبًا) لذلك ، إذا كانت أداة المحاسبة الخاصة بك لا تمنحك الوقت الذي يمكنك استخدامه لتنمية عملك ، فهي لا تؤدي وظيفتها.

لكي نكون منصفين ، إذا كانت محاسبتك معقدة بعض الشيء مع الكثير من المعاملات والعملاء ، فقد تكون مشكلاتك متعلقة بالموظفين بقدر ما تتعلق بالبرامج غير الكافية. في هذه الحالة ، عليك أن تسأل نفسك إذا كنت تفضل قضاء عشر ساعات أسبوعيًا في التعامل مع المحاسبة الخاصة بك ، أو دفع بضع مئات من الدولارات شهريًا للمحترف للتعامل معها حتى تتمكن من استعادة ذلك الوقت.

كيف يمكن أن يساعدك برنامج المحاسبة الجديد: يمكن أن يوفر لك الجيل الحالي من برامج المحاسبة الوقت بعدة طرق ، من مسح الإيصالات لإدارة النفقات إلى أتمتة العمليات الروتينية مثل الفواتير ومسك الدفاتر. إذا كنت تقوم بتشغيل كشوف المرتبات يدويًا ، فمن المحتمل أنك تقضي ساعات كل أسبوع لإنجازها. يمكن أن يؤدي استخدام برامج المحاسبة مع كشوف المرتبات المتكاملة إلى تغيير حياتك.

عند الحديث عن عمليات الدمج ، فهي مفتاحك لتوفير الوقت المخصص. أقامت منتجات المحاسبة الراسخة علاقات مع مئات من مطوري التطبيقات ، مما يسمح لك بربط كل شيء من CRM إلى نظام نقاط البيع إلى نظام المحاسبة الخاص بك. هذا يوفر الوقت عن طريق تقليل عدد النقرات بين التطبيقات ، وسحب البيانات من أجلك.

على سبيل المثال ، يُظهر بحث Intuit (كما تمت مشاركته في QuickBooks Connect في نوفمبر 2018) أن كل مستخدم QuickBooks Online يوفر حوالي من الطبيعة البشرية إنشاء روتين ثم الالتزام بما نعرفه ، لذا فإن أفضل طريقة لمعرفة ما فاتك هي عرض أداة محاسبة شائعة واسأل ممثل البائع كيف يمكن أن يوفر لك الوقت.

2. لم تعد أداة المحاسبة الخاصة بك قيد التحديث

علامات التحذير للبحث عن:

• برنامج المحاسبة الخاص بك يتعطل بشكل منتظم.
• تم اختراق برنامج المحاسبة الخاص بك من قبل المتسللين.
• فقد برنامج المحاسبة الخاص بك وظائفه عندما تم تحديث نظام التشغيل الخاص بك.

لماذا هذه مشكلة: سواء كان ذلك بسبب أن برنامج المحاسبة الخاص بك مفتوح المصدر ولم يعد مدعومًا أو لأنه تم توزيعه من قبل شركة لم تعد تعمل ، فإن استخدام البرامج التي لم يتم تحديثها لا يتعلق فقط بفقدان أحدث الميزات ، يتعلق الأمر بحماية بياناتك وبيانات عميلك.

قد تقول ، "لست بحاجة إلى أحدث برامج المحاسبة لأنني لست بحاجة إلى ذكاء اصطناعي وتكاليف محاسبية افتراضية وطائرات بدون طيار ذاتية القيادة لتوصيل مستنداتي الضريبية إلى مصلحة الضرائب."

بادئ ذي بدء: يجب ألا تحاول أبدًا تسليم أي شيء إلى مبنى فيدرالي عبر طائرة بدون طيار. ثانيًا: يتمثل الخطر الأكبر للبرامج غير المدعومة في تعرضها للقرصنة ، مثل باب خلفي مفتوح على مصراعيه يتأرجح في مهب الريح. هل تريد أن تشرح لعملائك أن معلوماتهم المصرفية قد تم تسريبها لأنك لا تريد إفساح المجال في نفقات التشغيل الخاصة بك لبرامج المحاسبة المحدثة؟

كيف يمكن أن يساعدك برنامج المحاسبة الجديد: عندما يكون لديك نظام محاسبة حديث ومحدّث وراء عملك ، يمكنك النوم بهدوء في الليل مع العلم أن بياناتك وبيانات عميلك في أيد أمينة. بالإضافة إلى أمان البيانات ، من الضروري أيضًا تحديث أداة المحاسبة الخاصة بك سنويًا (على الأقل ) لتعكس قوانين الضرائب المتغيرة.

إذا لم يتم تحديث نظامك منذ ، على سبيل المثال ، مرور قانون التخفيضات الضريبية والوظائف في أواخر عام 2017 ، فقد تفقد العديد من الخصومات والإعفاءات الضريبية لأن برنامجك لا يعرف أنه يبحث عنها. أو ربما أسوأ من ذلك ، يمكنك أخذ خصومات أن برنامجك القديم لا يزال يعتقد أنه نشط (مثل نفقات الترفيه) وتضع علامة على نفسك لإجراء تدقيق في مصلحة الضرائب.

3. برنامج المحاسبة الخاص بك لا يعمل على الأجهزة المحمولة

علامات التحذير للبحث عن:

• لا يحتوي برنامج المحاسبة الخاص بك على تطبيقات أصلية لنظام التشغيل iOS أو Android.
• برنامج المحاسبة الخاص بك له وظائف محدودة على الأجهزة المحمولة.
• يعمل برنامج المحاسبة الخاص بك على جهازك المحمول ، لكنه يفتقر إلى الميزات الحيوية.

لماذا هذه مشكلة: منذ حوالي عقد من الزمان ، كانت القدرة على الوصول إلى برنامج المحاسبة الخاص بك على جهازك اللوحي والهاتف الذكي رفاهية نادرة وباهظة ، مثل القدرة على لعب ألعاب الآركيد في حانة رياضية في رحلة عبر البلاد. لقد تغير الكثير منذ ذلك الحين.

في عام 2019 ، مع انتشار الأجهزة المحمولة والفرق الموزعة ، أصبح الوصول عبر الهاتف المحمول أمرًا ضروريًا لقادة الأعمال.

إذا كنت بحاجة إلى القيادة إلى المكتب في منتصف ليل يوم الجمعة لحل مشكلة تتعلق بفاتورة العميل ، فهل برنامج المحاسبة الخاص بك يخدمك حقًا ، أم أنك تعمل من أجله؟ تحتاج أيضًا إلى التأكد من أن أداة المحاسبة الخاصة بك تعمل أيضًا على أجهزة iOS كما هو الحال في Android بحيث يمكن لأي شخص استخدامها ، وأنها مناسبة للمستقبل.

كيف يمكن أن يساعد برنامج المحاسبة الجديد: أصبحت وظائف Android و iOS الآن قياسية لأدوات المحاسبة الشائعة ، مثل QuickBooks و Wave Accounting (أهم اثنين على قائمتنا الأكثر شيوعًا حتى كتابة هذه السطور) ، مما يسمح لك بأداء مهامك المحاسبية بسهولة من القطار أو الحافلة من كمبيوتر سطح المكتب في العمل.

بصفتك قائدًا في مجال الأعمال ، فأنت تعلم مدى ندرة وجود خمس ساعات متتالية عندما يمكنك الجلوس على مكتبك وإلقاء نظرة على التقارير المالية أو موازنة الدفاتر. ولكن إذا كنت قادرًا على القيام بذلك أثناء التنقل في المطار أو من الأريكة بعد ظهر يوم السبت ، فستكون أكثر انسجامًا مع الصحة المالية لعملك.

4. لا يتكامل برنامج المحاسبة الخاص بك مع أي تطبيقات جديدة

علامات التحذير للبحث عن:

• لديك تطبيقات منفصلة لمهام مثل الفواتير أو إدارة النفقات ، لكنها لا تتكامل مع أداة المحاسبة الأساسية لديك ، لذا فأنت عالق في ساعات من إدخال البيانات المملة.
• تم استخدام برنامج المحاسبة الخاص بك للتكامل مع بعض تطبيقاتك ، لكنه لم يتم تحديثه منذ أن تم تحديث التطبيقات ، لذلك لم تعد تعمل بشكل جيد معًا.
• يتكامل برنامج المحاسبة الخاص بك مع قائمة صغيرة جدًا من التطبيقات ، مما يجبرك على استخدام التطبيقات التي لا تشعر بالراحة معها.

لماذا هذه مشكلة: الجميع يحب العمل بشكل مختلف ، وكل شخص لديه أدواته المفضلة للتعامل مع المهام المختلفة. يجب أن تقرر أدوات المحاسبة والتطبيقات التي تستخدمها ، ولا تترك هذا القرار متروكًا لبرنامج المحاسبة الخاص بك.

إذا لم يتكامل برنامجك مع التطبيقات الجديدة ، فهذا يعني أن مطوريه يتجاهلون تحديث النظام ، أو أنهم لا يتعاونون مع مطورين آخرين. لا يبشر أي من هذين السببين بالخير فيما يتعلق بفائدة النظام.

كيف يمكن أن يساعد برنامج المحاسبة الجديد: يتكامل كل من QuickBooks و Xero (اثنان من أفضل خمسة بائعين في قائمة "أفضل 20 برنامج محاسبة شائعًا") مع أكثر من 500 تطبيق. هذا يعني أنه على الرغم من رغبتك في تتبع النفقات ، أو إرسال الفواتير ، أو قبول المدفوعات ، أو القيام بأي شيء تقريبًا يتعلق بالمحاسبة والمالية لشركتك ، فهذه الأنظمة مستعدة للعمل معك ، وليس إجبارك على القيام بالأشياء بطريقتها الخاصة.

لنفترض أنك ورثت أداة فوترة من شريكك التجاري السابق ولكنك لم تعجبك أبدًا؟ باستخدام برنامج المحاسبة الجديد القابل للتخصيص ، يمكنك التوجه إلى سوق التطبيقات وتصفح مجموعة واسعة من تطبيقات الفواتير ، وقراءة المراجعات ، وتجربتها ، والعثور على واحد يعمل مع نظامك ويجعل حياتك أسهل.

5. يحتوي برنامج المحاسبة الخاص بك على ميزات أتمتة قليلة أو معدومة

علامات التحذير للبحث عن:

• أنت ترسل يدويًا فواتير شهرية إلى نفس العملاء ، على الرغم من وجود تغييرات قليلة.
• يمكنك إدارة النفقات عن طريق حساب الإيصالات الورقية الباهتة.
• تقضي عدة ساعات في نهاية كل شهر لتسوية كشف حسابك المصرفي مع برنامج مسك الدفاتر.

لماذا هذه مشكلة: الأتمتة ، التي كانت في يوم من الأيام مادة من الخيال العلمي والخيال ، أصبحت الآن مجرد جزء طبيعي من ممارسة الأعمال التجارية في العالم الحديث. وإذا كنت لا تستخدم برنامج محاسبة مع ميزات الأتمتة ، فأنت تهدر الكثير من الوقت الذي يمكن إنفاقه بشكل أفضل لتنمية عملك.

هناك مشكلة أخرى تتعلق بمهام المحاسبة اليدوية وهي أنك أكثر عرضة للأخطاء من البرامج. تضمن الأتمتة أنه طالما لديك بيانات نظيفة ، فلن يخطئ النظام أبدًا. من ناحية أخرى ، عندما تكتب فاتورتك الخمسين في الساعة 2 صباحًا ، فمن المحتمل جدًا أن ترتكب خطأ.

كيف يمكن أن يساعد برنامج المحاسبة الجديد: يمكن لبرنامج المحاسبة المحدث أن يأخذ إدخال البيانات من مهام مثل الفواتير وكشوف المرتبات وإدارة النفقات والتسوية المصرفية.

تحقق من هذا الفيديو التفصيلي لميزات التشغيل الآلي لـ QuickBooks عبر الإنترنت:

"أفضل ممارسات المحاسب والأتمتة في QuickBooks عبر الإنترنت" (المصدر)

بدلاً من البحث عن أكوام الفواتير والإيصالات وتحديدها ، يمكنك إعداد عمليات آلية والتحقق مرة أخرى من الأرقام في نهاية كل شهر للتأكد من أن كل شيء يتحقق. بهذه الطريقة ، يمكنك قضاء وقتك في إدارة عملك بدلاً من أن تصبح متخصصًا في إدخال البيانات.

ما الذي يمنعك من ترقية حل المحاسبة الخاص بك؟ هل هناك مشكلة تمنعك من ترقية نظامك المحاسبي لم أتحدث عنها في هذا المقال؟ كلفة؟ الشلل عن طريق التحليل؟ محاسب Crotchety الذي يرفض العمل مع أي شيء آخر غير نظام المصدر المفتوح الذي تمت برمجته صهره في أوائل التسعينيات كمشروع كلية مجتمع؟ أيا كان ما يمنعك من الترقية إلى شيء من شأنه أن يجعل الحياة أسهل لك ولفريقك ، فأنا أريد أن أسمع عنه ؛ تواصل معي على TwitterAndrewJosConrad. في غضون ذلك ، تأكد من متابعة مدونتنا للمحاسبة والتمويل للحصول على نصائح حول كل شيء بدءًا من مستقبل تكنولوجيا المحاسبة وحتى أفضل البرامج الصوتية للتكنولوجيا المالية التي يمكنك التعلم منها.