3 طرق يمكن للوكالات من خلالها تجنب زحف النطاق وكيفية إدارته إذا تم ضبطه

تعتقد أنك تدير مشاريعك بكفاءة ، ولكن لا يزال هناك تسلل في النطاق. ماذا تفعل إذا كنت لا تكسب الكثير من الأرباح كما ينبغي أو تتعامل مع عملاء غير راضين؟

إذا كانت مشاريعك تخرج عن نطاق السيطرة بسبب طلب العملاء عملاً إضافيًا ، أو ربما تتطلب المشاريع عملاً أكثر مما كنت تعتقد في البداية ، فقد تكون سمعة وكالتك في خطر ، خاصةً إذا كنت تكافح من أجل الوفاء بالمواعيد النهائية.

إذن ، ما هو نطاق الزحف وكيف يمكن إدارته بنجاح؟

في مقال اليوم ، ستتعرف على ماهية زحف النطاق ، وكيفية منعه وإدارته ، والعثور على أمثلة خاصة بوكالة معينة لتسلل النطاق.

ما هو نطاق الزحف؟

يتعلق زحف النطاق ، المعروف أيضًا باسم متلازمة حوض المطبخ أو زحف المتطلبات ، بإدارة المشروع والتغييرات في المشروع ، مما يتسبب في توسيع الأهداف الأصلية.

في فهم زحف النطاق ، من الضروري النظر في ما ينطوي عليه نطاق المشروع. يتضمن نطاق المشروع عملية التخطيط ، بما في ذلك:

• أهداف محددة
• يتم الانتهاء من التسليمات
• المعالم والمواعيد النهائية لكل نتيجة
• تكاليف المشروع
• يقوم أعضاء الفريق بكل مهمة
• الموارد الخارجية المطلوبة

أي شيء يحدث خارج نطاق المشروع يمكن أن يؤدي إلى زحف النطاق.

وفقًا لـ PMI ، ما يقرب من 50 ٪ من المشاريع تواجه زحفًا في النطاق ، في حين أن ما يقرب من 40 ٪ من الوكالات تتجاوز ميزانية مشاريعها بسبب ذلك.

يمكن أن يتضمن زحف النطاق تغييرات طفيفة ، مثل التعديلات والتعديلات الصغيرة من قبل العميل ، مما يؤدي إلى عمل إضافي ، وعدم الالتزام بالمواعيد النهائية ، والمشاريع التي تستغرق وقتًا أطول من المطلوب. إذا لم تؤدِ التعديلات إلى ساعات عمل أو مصروفات إضافية ، فهذا ليس زحفًا على النطاق.

تشمل الأسباب الرئيسية لتسلل النطاق في الوكالات ما يلي:

• لا يفهم العملاء أهمية دورهم عند إنشاء موجز
• فشل العملاء في فهم مدى تعقيد نطاق المشروع
• وكالة تقلل من تعقيد المشروع
• عدم وجود اتفاق مع العميل
• تنشأ مشكلات غير متوقعة من جانب العميل ، مما يؤدي إلى إجراء تغييرات في المشروع
• لم يتم تحديد نطاق المشروع بدقة
• سوء إدارة الاتصال بين أعضاء الفريق والعميل
• عدم الانخراط مع العميل
• تأخر تقديم التعليقات على المعالم / المخرجات
• أساءت إدارة الوقت من جانب الوكالة
• عدم تحديد الأولويات
• الوكالة لا تفهم سبب إجراء الطلبات / التغييرات الجديدة

كيف يؤثر زحف النطاق على وكالتك

عندما ينشأ زحف النطاق ، يجب إعادة صياغة تقديرات التكلفة الإجمالية للمشروع ، ومن المرجح أن تحصل أرباحك على ضربة. يتطلب العمل الإضافي والساعات والموارد تمويلًا إضافيًا من ميزانيتك حيث تبدأ تكلفة المشروع في التوسع.

إذا كنت قد قدرت عددًا محددًا من الساعات لمشروع ما ، فستستهلك ساعات إضافية في الوقت الذي رتبت فيه لمشاريع العميل الأخرى.

قد تعني ساعات المشروع الإضافية أيضًا أنك تضيف المزيد من الساعات القابلة للفوترة إلى فاتورتك - وهو أمر من المحتمل ألا يكون عميلك سعيدًا به.

يمكن أن يؤدي تفويت المواعيد النهائية بسبب زحف النطاق إلى عدم رضا العملاء وربما الإضرار بسمعة وكالتك.

أمثلة زحف نطاق الوكالة

السيناريو 1

تتولى وكالة رقمية مشروعًا لتصميم نشرة إعلانية وتسليم المرحلة الأولى في الوقت المحدد.

يطلب العميل تغييرات في النشرة الإعلانية. يتم إجراء التعديلات ويطلب العميل مزيدًا من التغييرات خارج موجز المشروع. تتطلب هذه التغييرات وقتًا إضافيًا وموارد من الموظفين خارج العقد المتفق عليه.

السيناريو 2

وكالة تصميم ويب تعمل على موقع ويب جديد للعميل ، انتقل إلى تنفيذ التصميم الجديد ولكن تدرك أنه يجب إصلاح النظام الأساسي الذي يستخدمه العميل قبل بدء التصميم (على سبيل المثال ، نظام إدارة المحتوى قديم أو لا يعمل بشكل صحيح بسبب تعارض الموضوع أو البرنامج المساعد). ينتج عن هذا الوقت الإضافي والموارد اللازمة.

يعد زحف النطاق أمرًا محبطًا ولكنه أيضًا حدث طبيعي ، خاصة عندما تحدث التغييرات بسبب ظروف خارجة عن سيطرة العميل. ولكن ، إذا حدث زحف النطاق بشكل متكرر وتسبب في حدوث اضطرابات لوكالتك ، فأنت بحاجة إلى تحديد كيفية تجنبه وإدارته بمجرد أن يبدأ.

كيف يمكن للوكالات تجنب / منع زحف النطاق؟

ستسمح لك معرفة كيفية منع زحف النطاق بتجنب التأخير في عمل المشروع ، مما يضمن أن وكالتك تحقق ربحًا ، وتسلم العمل في الوقت المحدد ، وتحافظ على سعادة عملائك.

فيما يلي بعض الطرق التي يمكنك من خلالها تجنب زحف النطاق:

1. تقديم وثيقة نطاق المشروع

يجب أن تسرد وثيقة نطاق المشروع المحددة بوضوح كل شيء مفصل في مرحلة التخطيط ، بما في ذلك موجز واضح ، والتسليمات ، والمعالم ، والتكاليف ، والمواعيد النهائية ، والموارد ، والمهام:

يجب أن توضح هذه الوثيقة أيضًا السيناريوهات التي تعتبر خارج المشروع الأولي وكيف ستتم إدارة هذه الطلبات الجديدة من قبل الوكالة.

من الجيد أيضًا أن يوقع العملاء عقد وكالة ، لتوثيق اتفاق الطرفين على نطاق المشروع.

إذا تم إجراء متطلبات إضافية خارج نطاق وثيقة نطاق المشروع ، يمكن لوكالتك تذكير العميل بأن الساعات الإضافية قابلة للفوترة وستتطلب مزيدًا من الوقت.

2. إدارة التوقعات

تحلى بالشفافية مع عملائك قبل أن تبدأ المشروع. اطرح أكبر عدد ممكن من الأسئلة لفهم المشروع بأكمله. إذا كنت تشعر أن المشروع سيستغرق وقتًا أطول مما يطلبه العميل ، فمن المهم أن تخبره قبل البدء.

مثال
عانت سوزانا هاورث ، مديرة المشروع الرقمي المستقل ، من زحف النطاق عند العمل في مشروع تصميم ويب تديره وكالتان.

بدا المشروع الأولي مباشرًا. سوف تصمم سوزانا الواجهة الأمامية للموقع ، بينما تتعامل الوكالة الأخرى مع النهاية الخلفية. ومع ذلك ، فإن الوكالة الأخرى لم تأخذ في الحسبان بناء واجهة أمامية جديدة فوق رمز قديم ، مما أضاف الوقت والجهد لإجراء تغييرات جديدة.

كانت النتيجة موعدًا نهائيًا متأخرًا لمدة شهرين ، وعميل غير سعيد ، وفريق محبط ، ولم يكن أي منها بسبب خطأ الوكالة أو العميل.

أدرك هاورث أنه في هذه الحالة ، كان ينبغي على الوكالة أن تحدد مبدئيًا تبعيات المشروع على أطراف ثالثة وكيف يمكن أن تؤثر على نطاق المشروع. يمكن مناقشة تخطيط المخاطر هذا مع العميل ، حتى يفهموا التأثير الذي يمكن أن تحدثه مشاركة الطرف الثالث على المشروع.

3. إدارة المواعيد النهائية بشكل فعال

حدد أولويات عبء عمل فريقك لضمان الوفاء بالمراحل والمواعيد النهائية. ستكون هناك دائمًا جوانب تريد إضافتها ، لكن التزم بنطاق المشروع عند إكمال المهام.

تعد الإدارة الجيدة للفريق أمرًا ضروريًا عند الوفاء بالمواعيد النهائية ، لذا تتبع تقدم المهمة وإنشاء معالم لإكمال المهام الصغيرة لضمان التزام الجميع بالجدول الزمني. سيساعدك استخدام برنامج إدارة المشاريع على تتبع أعضاء الفريق والتقدم المحرز في كل مشروع ، مثل عرض Trello أو Wrike:

مثال
يتتبع Jawfish Digital كل شيء داخليًا لمشروع معين حتى لو لم يكن مشروعًا كل ساعة:

تعرف الوكالة أيضًا تكاليفها على الموارد الخارجية مثل الدفع لكتاب العقود أو مصممي الجرافيك. لفهم المدة التي تستغرقها المشاريع السابقة المماثلة ، يمكن أن توفر Jawfish Digital عرض أسعار دقيقًا وتحقق ربحًا من خلال تجنب زحف النطاق.

كيف يمكن للوكالات إدارة نطاق التسلل إذا وعندما يبدأ؟

تعد إدارة زحف النطاق أمرًا حيويًا لضمان إكمال المشروع في الوقت المحدد وتحقيق الربح. هناك عدة طرق لإدارة زحف النطاق:

اسأل العملاء عما إذا كانوا يرغبون في الحصول على تقدير للتعديلات

من المهم النظر في نوع المشروع واختيار طريقة الحساب التي تأخذ حجم المشروع في الاعتبار. إذا قمت بحساب توقعاتك بدقة (وأكملت وثيقة نطاق المشروع) ، فستتمكن من إكمال العمل / الساعات الإضافية ضمن ميزانية المشروع.

على سبيل المثال ، إذا كنت تعمل وفقًا لطريقة نهج الموارد والوقت لإعداد الفواتير ، فمن المهم مناقشة التغييرات مع العميل ، إذا طلب ذلك. بهذه الطريقة ، يعلمون أن التعديلات الإضافية تتطلب وقتًا وعملًا إضافيًا ، ويتم تحرير فواتيرها بشكل منفصل.

تحدث إلى فريقك

من المحتمل أن يتسبب المشروع الذي يواجه زحفًا في النطاق في حدوث الكثير من الصداع لفريقك. إحاطة فريقك حتى يكون على دراية بما يحدث بالضبط ومساعدتهم على التخلص من التوتر سيحسن الدافع. تجنب لوم الآخرين أو العميل. جميع مواقف زحف النطاق هي فرص للتعلم ، مما يساعدك على تجنب السيناريوهات المماثلة في المستقبل.

تحدث إلى عميلك

تواصل مع عميلك في كل خطوة من رحلة المشروع. أظهر لهم التقدم الذي أحرزته واجعلهم على دراية بأي مشاكل تطرأ. يعتمد نجاح الوكالة على الشفافية مع العملاء لتعزيز الثقة والتأكد من رضاهم عن المشروع المكتمل.

منع وإدارة زحف النطاق

سيكون تجنب زحف النطاق تحديًا دائمًا. تتغير المشاريع بشكل طبيعي طوال مسارها ، وتظهر مشكلات غير متوقعة.

ومع ذلك ، فإن استخدام استراتيجيات لمنع ذلك ، مثل المحاسبة عن المشكلات في تكلفة المشروع ، أو تقديم مستند نطاق المشروع سيسمح لك بإدارة زحف النطاق بفعالية إذا حدث ذلك.

إن تعلم كيفية منع زحف النطاق وإدارته هو مجرد جانب واحد من جوانب بناء وكالة ناجحة. لاكتشاف المزيد من الطرق لتنمية وكالتك ، اشترك في عرض Instapage Enterprise هنا.